En esta unidad haremos un recorrido por, la agenda y calendario electrónico desarrollado por Google. Aprenderemos a sincronizar nuestros calendarios con los contactos de GMail para compartir la agenda con otros usuarios de una manera sencilla, recibir notificaciones vía correo electrónico o mensajes SMS. También veremos cómo incorporar calendarios creados por otros usuarios y otros calendarios de eventos disponibles en internet. Finalmente, se explica cómo importar y exportar calendarios a otras aplicaciones compatibles con icalc. INTRODUCCIÓN...28 CONFIGURACIÓN...29 FLUJO DE TRABAJO EN GOOGLE CALENDAR...30 CREAR EVENTOS...30 AÑADIR CALENDARIOS...33 VISUALIZAR CALENDARIOS...35 IMPORTAR Y EXPORTAR CALENDARIOS...36 COMPARTIR E INVITAR...37 NOTIFICACIONES...38 ALGUNAS PROPUESTAS DE UTILIZACIÓN DE CALENDARIOS...39 Tiempo estimado: 3 horas 27
INTRODUCCIÓN Google ofrece a todos los usuarios de cuentas de correo GMail un espacio personal gratuito para que puedan crear, gestionar y compartir eventos dentro de sus agendas. presenta una disposición similar a la de las clásicas agendas, con siete columnas que corresponden a los días de la semana y las filas corresponden a franjas horarias (Cada fila es una hora) Para acceder a desde GMail haz clic en el enlace que hay en la parte superior derecha. También puedes acceder desde la página principal de Google haciendo clic en el menú desplegable Más. Nada más entrar en te encontrarás con la página de bienvenida con tu nombre, ubicación y zona horaria. Una vez que aceptes o cambies los datos accedes a la página principal de Calendar. Para introducir datos basta con hacer clic sobre una franja horaria o pulsar el botón Crear evento. permite una fácil introducción de datos y se puede sincronizar con las agendas de otros usuarios de Calendar o con otras agendas como Microsoft Outlook o Apple ical. Cada usuario puede tener múltiples calendarios (cada uno de ellos con una temática diferente, en nuestro caso, podemos tener uno para cada una de las asignaturas que impartimos) y enviar a nuestros contactos un determinado evento para que lo añadan a sus agendas. 28
Unidad 02 Además, está perfectamente integrado con GMail, de modo que el servicio de correo de Google reconoce eventos mencionados en los mensajes y te permite añadirlos a tu agenda, puedes recibir notificaciones por SMS o imprimir los calendarios en formato.pdf. CONFIGURACIÓN Antes de comenzar a utilizar Calendar es conveniente configurarlo a nuestro gusto. Para configurar Calendar tienes que hacer clic en el icono con forma de rueda dentada de la esquina derecha, junto a tu nombre de usuario y seleccionar la opción Configuración de Calendar. Seguidamente aparece una pantalla muy parecida a la de la configuración de GMail. La configuración de la pestaña general es bastante sencilla e intuitiva. Desde ella puedes seleccionar el idioma del calendario, país, zona horaria, formato de fecha y hora, la duración de las reuniones (las franjas horarias) el día que comienza la semana, si se muestran los fines de semana o no, si quieres que se muestre la predicción meteorológica de tu localidad, etc. La pestaña que te puede resultar más interesante es la de configuración de calendarios, la segunda pestaña. 29
Desde esta pestaña se pueden seleccionar los calendarios activos, añadir calendarios, importar y exportar. Estas opciones las veremos con detalle más adelante. En la parte superior está relacionados tus calendarios, aquellos que puedes modificar, y en la parte inferior tienes dos calendarios ya creados en Calendar. En el primero tienes los días festivos en España y en el segundo se muestran los cumpleaños de tus contactos (si es que lo has puesto en la ficha del contacto) FLUJO DE TRABAJO EN GOOGLE CALENDAR CREAR EVENTOS Puedes crear eventos de varias maneras: la más inmediata es hacer clic en el día y hora de la agenda que desees y escribir. Aparece una ventana emergente en la que podrás escribir el título del evento. Por último haz clic en Crear evento para que aparezca en tu calendario inmediatamente o en Editar detalles del evento para añadir información adicional. Arrastrando el evento lo puedes cambiar de día y de hora Es la forma más inmediata de crear un evento. Otra posibilidad es hacer clic en el botón Crear evento en la columna de la izquierda del calendario. Esto te llevará a una página en la que puedes introducir toda la información que desees sobre el evento. 30
Unidad 02 Con esta opción tienes muchas más posibilidades que añadir al evento desde el primer momento. Así, puedes añadir invitados, cambiar la configuración del recordatorio y publicar el evento para otros usuarios. Una vez que hayas introducido la información deseada y adecuado la configuración a tu gusto tienes que hacer clic en Guardar, en la parte inferior de la ventana, para que el evento se publique. La tercera posibilidad de crear un evento es hacer clic en el botón de la flecha hacia abajo, junto al calendario correspondiente y seleccionar la opción Crear evento en este calendario 31
Esta opción te lleva a la ventana descrita anteriormente. 1. Editar detalles del evento En cualquier momento puedes editar los detalles de un evento haciendo clic encima del texto e irás a la pantalla de edición del evento. Si haces clic sobre la casilla del evento se muestra una ventana emergente con la información del evento y desde la que puedes suprimir el evento o editar los detalles del evento. Si seleccionas la opción suprimir, se suprimirá el evento, pero Calendar nos permite deshacer esa acción desde la ventana principal. 32
Unidad 02 Para hacer que un evento se repita tienes que ir a la pantalla de edición del evento y hacer clic en la casilla de verificación Repetir En la ventana emergente que aparece debes de seleccionar cuando se repite el evento seleccionando la opción que te interese. También puedes finalizar un evento cuando se repita las veces deseadas. Para copiar un evento a otro calendario tienes que hacer clic en la opción Copiar a mi calendario desde la ventana de información del evento. AÑADIR CALENDARIOS Para añadir un nuevo calendario solamente tienes que hacer clic en el enlace Añadir el parte inferior de la sección Mis Calendarios. Aparecerá una nueva ventana que debes completar con la información requerida y cuando hayas completado todo lo necesario debes hacer clic en el botón Crear calendario. Todos los calendarios que vayas creando se enumerarán en la sección Mis Calendarios en la barra lateral izquierda. Puedes añadir, editar y eliminar eventos de estos calendarios cuando quieras. 33
También puedes añadir calendarios de otras personas (compañeros, amigos, alumnos, etc.) siempre que tengas su dirección de correo electrónico. Estos calendarios se irán enumerando en la sección Otros Calendarios en la barra lateral de la izquierda, justo debajo de la sección Mis Calendarios. Hay dos modos de añadir los calendarios de los contactos. El modo más directo es escribir la dirección del contacto directamente en la casilla que hay bajo el rótulo Otros calendarios y pulsar la tecla intr. al terminar de escribir. Seguidamente aparece una nueva ventana. En el caso de que nuestro contacto no tenga ningún calendario compartido, en esta nueva ventana Calendar nos informa de ello y nos ofrece enviar una invitación a nuestro contacto para que comparta un calendario. El mensaje de invitación es completamente personalizable. La segunda opción consiste en hacer clic en la flecha hacia abajo junto al enlace Añadir y seleccionar la opción Añadir el calendario de un amigo. Al seleccionar esta opción se abre una ventana emergente en la que se te pide que introduzcas el correo electrónico de tu contacto; cuando completes esa información haz clic en el botón Añadir. Si tu contacto no tuviera ningún calendario compartido aparece de nuevo la ventana anterior para que le invites a compartirlo. Si tu contacto tuviera algún calendario compartido, éste aparecería relacionado junto los otros calendarios. También puedes añadir calendarios públicos a tus calendarios. El procedimiento para añadirlos es igual al mostrado para añadir el calendario de un contacto pero en este caso has de seleccionar la primera opción del menú emergente: Calendarios interesantes. Google ofrece calendarios de fiestas nacionales de muchos países, calendarios deportivos y otros calendarios como fases de la luna, salida y puesta de sol, fechas estelares, etc. Para añadir cualquiera de estos calendarios solamente tienes que hacer clic en el enlace Suscribirse a la derecha del nombre del calendario. Para dejar de ver un calendario al que te has suscrito y ya no te interesa tienes que hacer clic en Anular suscripción. También puedes añadir calendarios públicos mediante la URL del calendario. Estos calendarios tienen que estar en formato icalc (tienen la terminación.ics) Hay muchos calendarios públicos en la web que se pueden añadir de forma sencilla. Solamente hay que hacer clic en Añadir por URL y en la siguiente ventana introducir la dirección URL del calendario. 34
Unidad 02 En la imagen he añadido el calendario del Mundial de F1. La dirección URL para el Mundial de MotoGP es http://franctastic.com/calendarios/calendario-motogp.ics Hay, incluso, páginas especializadas en calendarios. Una muy interesante es http://icalshare. com/, en donde puedes encontrar miles de calendarios clasificados por categorías. Aunque están pensados para el mundo anglosajón, se pueden adaptar fácilmente. También es interesante la página de calendarios de Apple en http://www.apple.com/downloads/macosx/calendars/ VISUALIZAR CALENDARIOS Para ver solamente un calendario en pantalla puedes seleccionar con el ratón el calendario que desees ver (en la imagen puedes ver que tengo seleccionado el calendario del Curso de herramientas). Y en la ventana se muestran los eventos del curso que he creado. Al mismo tiempo puedes seleccionar otro calendario y superponerlo al que primero has seleccionado. En esta imagen puedes ver superpuestos los calendarios Curso de herramientas y Familia del modulo Mis calendarios y el calendario fases de la luna del Módulo Otros calendarios. 35
IMPORTAR Y EXPORTAR CALENDARIOS permite importar y exportar eventos desde archivos ical o CSV. Si utilizas ical (aplicación de calendario de Apple) o el calendario de Microsoft Outlook o cualquier otra aplicación de calendario como Yahoo Calendar, puedes importar los archivos generados por esas aplicaciones a. Tienes que seguir los siguientes pasos: 1. En la parte inferior del módulo Otros calendarios haz clic en el botón de la flecha hacia abajo Añadir y selecciona la opción importar calendario. 2. Haz clic en Examinar y selecciona el archivo que contiene tus eventos. Seguidamente haz clic en Abrir. Para exportar eventos desde en formato ical (para incorporarlo a una aplicación de calendario como ical de Apple, por ejemplo que viene instalada por defecto en todos los ordenadores Mac, ipad, iphone) el procedimiento es muy parecido. 1. En el módulo Mis Calendarios de la izquierda haz clic en el icono de flecha hacia abajo junto al nombre del calendario que quieres exportar. 2. En la parte inferior de la nueva ventana tienes que hacer clic en el botón ICAL del apartado Dirección privada. 3. Seguidamente haz clic en la URL que se muestra y guarda el archivo exportado en la carpeta de tu equipo que quieras. 4. Sigue las instrucciones de la aplicación de calendario que elijas para importar el archivo exportado. 36
Unidad 02 COMPARTIR E INVITAR Puedes compartir tus calendarios de diversas maneras. Puedes hacerlos completamente públicos, compartir con determinados usuarios que utilizan GMail, compartir con usuarios que no lo utilizan, e incluso, incrustarlo en tu propia página web. Vayamos por partes. a) Compartir con el público Para compartir tu calendario con cualquier usuario tienes que seguir los siguientes pasos: 1. Haz clic en el botón de flecha hacia abajo junto al calendario adecuado y selecciona Compartir este calendario. 2. En la nueva ventana tienes que seleccionar la casilla Hacer público este calendario. 3. Finalmente, haz clic en Guardar. Ten en cuenta que haciendo esto, tu calendario aparecerá en los resultados de búsqueda de Google. b) Compartir un calendario con determinados usuarios Para compartir un calendario con determinados usuarios tienes que proceder de la misma manera que en el caso anterior, pero en vez de clicar en la casilla Hacer público este calendario, debes de introducir la dirección de correo electrónico de la persona con la que desees compartir el calendario en la casilla correspondiente. En el menú desplegable de la derecha puedes elegir el nivel de permiso que quieres que tenga la persona seleccionada (nivel que puedes cambiar en cualquier momento) y para finalizar haz clic en el botón Añadir persona. Cuando hayas añadido todos los contactos con los que quieres compartir el calendario debes de hacer clic en Guardar, antes de volver al calendario. Una vez guardados los cambios tus contactos recibirán un mensaje de correo electrónico con la invitación para ver tu calendario. En la invitación irá un enlace desde el que acceden al calendario. La configuración de Calendar permite compartir un calendario con 75 personas al día. Si necesitas añadir más contactos debes de esperar 24 horas. c) Compartir con usuarios que no utilizan También puedes compartir calendarios con personas que no utilicen. En este caso tienes que utilizar la dirección URL de tu calendario, para que tu contacto vea el calendario en formato HTML. En el módulo de mis calendarios haz clic en el botón de flecha hacia abajo del calendario que quieres compartir y selecciona la opción Configuración del calendario. En la sección Dirección del calendario (Casi en la parte inferior de la ventana), haz clic en el botón HTML (de color azul) 37
Seguidamente aparece una nueva ventana con la dirección URL de tu calendario. Selecciona la dirección URL y envíasela a tu contacto en un mensaje de correo electrónico. En cualquier momento puedes cambiar la cantidad de información que se muestra en tu calendario haciendo clic en el enlace Cambiar las preferencias de uso compartido de la ventana anterior. Si no quieres que tu calendario esté disponible para todos, pero aún así quieres compartirla con amigos que no usen, puedes compartir la dirección privada. Para compartir esta dirección privada debes de proceder igual que en el apartado anterior: clic en el botón HTML y enviar la URL de la nueva ventana. d) Integrar en un sitio web También puedes incrustar tu calendario en un sitio web o en un blog. Para hacerlo tienes que seguir los siguientes pasos: En el módulo de Mis calendarios haz clic en el botón de flecha hacia abajo del calendario que quieres compartir y selecciona la opción Configuración del calendario. En la nueva ventana, en la sección Incrustar este calendario copia el código que aparece en el rectángulo blanco. Pega este código en el sitio web o en el blog en el que quieras mostrarlo. NOTIFICACIONES Las notificaciones son los recordatorios o avisos de los eventos. Calendar te ofrece diversas opciones para recibir recordatorios de los eventos. Puedes recibirlos por correo electrónico, mensajes SMS (si tu operador lo permite) o por ventanas emergentes en el propio Calendar. Para ajustar la configuración de notificaciones tienes que ir al módulo de Mis calendarios y hacer clic en el botón de flecha hacia abajo del calendario que quieres configurar y selecciona la opción Configuración del calendario. En la nueva ventana haz clic en el vínculo Notificaciones. 38
Unidad 02 Si quieres recibir las notificaciones mediante SMS tienes que hacer clic en Configura tu teléfono móvil para recibir las notificaciones. Si sólo deseas recibir las notificaciones por correo electrónico tienes que hacer clic en las casillas de verificación que necesites. Finalmente, guarda los cambios antes de volver al calendario. ALGUNAS PROPUESTAS DE UTILIZACIÓN DE CALENDARIOS Una aplicación práctica de sería crear un calendario para cada uno de los grupos y asignaturas que impartes. Realizar la programación del curso de cada asignatura directamente sobre el calendario correspondiente e irlo rectificando según los temas que vayas dando en clase. Cada cambio se actualiza automáticamente en la red. De esta manera los alumnos saben lo que se ha hecho en cada clase y los temas generales que entrarán más adelante. Previamente hay que animar a los alumnos a suscribirse y a que lo consulten. Otra posible utilización es que un profesor se encargue del calendario general del centro o de cada departamento para las reuniones, claustros, días festivos, sesiones de evaluación, etc. Igualmente se puede animar al resto de profesores a suscribirse al calendario y a insertar sus propios eventos. PRÁCTICA 2 Antes de continuar, vas a poner en práctica lo que has aprendido. 1. Crea un calendario en 2. Para comenzar a utilizar esta herramienta puedes crear un calendario familiar que te recuerde las fechas de los cumpleaños de los miembros de tu familia. 3. Titúlalo Familia 4. Insertar cuatro fechas de cumpleaños. 5. Ajusta las notificaciones para que te avise mediante un mensaje de correo electrónico. 6. Compártelo con, al menos, un contacto. 39