Versión 4.6 Manual de Usuario v. 2.1 Junio, 2004
ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN...3 2. HISTORIAL DEL EXPEDIENTE...3 2.1 BÚSQUEDA POR EXPEDIENTE...4 2.2 BÚSQUEDA POR NÚMERO DE DOCUMENTO...8 3.TRATAMIENTO DE EXPEDIENTES...9 3.1 BANDEJAS DE TRAMITACIÓN.... 10 3.1.1 Tramitación individual...11 3.1.2 Tramitación masiva...13 3.2 ASUNTOS ECONÓMICOS... 14 3.3 INTERVENCIÓN DELEGADA Y TERRITORIAL... 15 3.4 TRAMITACIÓN CON ANEXO... 16 Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 2 de 19
1. INTRODUCCIÓN El objetivo del expediente contable es agilizar la ejecución del gasto y hacer más sencillo para todos los usuarios del circuito la localización de los expedientes y la toma de decisiones necesarias. 2. HISTORIAL DEL EXPEDIENTE El historial de un expediente se refiere a la visualización de dicho expediente. Esta herramienta es muy útil para ver en que estado se encuentra un expediente concreto, el usuario ha de seguir la siguiente ruta: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 3 de 19
El sistema abre seguidamente la siguiente pantalla: 2.1 BÚSQUEDA POR EXPEDIENTE. En esta pantalla el usuario ha de cumplimentar una serie de datos que se pasan a explicar a continuación: Clase del Expediente será CONTS. Ejercicio del Expediente cumplimentado por el sistema.. Para Hospitales y. Este campo está Número del Expediente.Aquí se ha de cumplimentar el número de expediente contable o rango de expedientes a visualizar. Si se quiere hacer una Selección múltiple : que se encuentra junto a cada criterio de selección. Opciones de visualización: Sin Jerarquía. Cuando está pinchado este icono, el usuario solamente podrá visualizar el expediente/ s contable que haya elegido. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 4 de 19
Con Jerarquía. Cuando está este icono pinchado, el usuario podrá visualizar el expediente/ s que haya elegido y todos aquellos que cuelguen de él, es decir, sus hijos. Historial completo. Cuando se selecciona este icono, el usuario visualizará el árbol completo de expedientes. Desde el expediente de origen, hasta el último expediente creado en el árbol. El usuario ha de elegir una de las tres opciones arriba indicadas. A la hora de explicar el historial, se va a elegir la opción de Historial completo, por ser la más amplia de todas. Una vez que se han rellenado todos los datos pulsar el botón de ejecutar. El sistema abre una pantalla con el expediente y todos sus movimientos, igual a la que se muestra a continuación. En esta pantalla se visualiza el expediente contable solicitado y todos los expedientes padres e hijos de este. Cada uno de los expedientes está identificado por el icono de la Carpeta, dependiendo de este icono están todos los pasos por los que ha pasado el expediente desde el momento de su creación. Cada uno de los pasos está identificado por el icono, la descripción interna de ese paso dentro de la clase de expediente CONTS y la fecha en que se realizó. Algunos de estos pasos tendrán a la izquierda un icono que permita la visualización de documentos asociados al mismo. Estos documentos son documentos contables, es decir el documento de contabilidad que se genera al abrir un expediente. Iconos: Desplegar o comprimir subárbol. Desde el lugar donde se sitúe el cursor. Buscar pasos del árbol.. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 5 de 19
Imprimir vista. Pinchando en el despegable se puede elegir entre la opciones de imprimir vista o jerarquía completa, o ver la presentación preliminar de la vista o de la jerarquía completa. Seleccionar disposición. Se pueden variar la disposición de las columnas en la pantalla. En caso de desear visualizar un documento pulsar el icono aparecerá la pantalla del documento:. Pulsando este icono Entro los iconos de esta pantalla tiene especial relevancia el de. Como su nombre indica, si seleccionamos una posición y pulsamos este icono veremos los consumos, es decir, los documentos que se han generado a partir del saldo de este documento como se muestra a continuación: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 6 de 19
Si damos dos veces con el ratón sobre la línea de Total compromiso de gastos se despliega la pantalla de la siguiente manera: En esta pantalla podemos visualizar el número del documento de consumo. Si pinchamos sobre este número podremos acceder a visualizar también ese documento: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 7 de 19
2.2 BÚSQUEDA POR NÚMERO DE DOCUMENTO. Si se quiere buscar por número de documento hay que desplegar el campo de Número de Expediente. Aparece la siguiente pantalla: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 8 de 19
El desplegable de la derecha presenta las posibles opciones de búsqueda del número de expediente. En la pantalla impresa si se rellena el campo Doc. Presupuestario, el sistema trae automáticamente el número de expediente. 3.TRATAMIENTO DE EXPEDIENTES Los expedientes, una vez generados, atravesarán distintos pasos hasta llegar al cierre del tramite. En cualquier caso, un expediente después de su generación necesitará de la validación por asuntos económicos para que pueda ser intervenido por las distintas intervenciones existentes en la Junta. El circuito completo del expediente contable se resume en el siguiente gráfico. Observamos que hay dos circuitos integrados en el circuito del expediente contable, el de arriba de Intervención, llamémosle normal y el de abajo, de Intervención con fiscalización previa. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 9 de 19
3.1 BANDEJAS DE TRAMITACIÓN. Este sistema se estructura en una serie de bandejas de tramitación que tienen disponibles los usuarios en función de su perfil de autorización. La herramienta nos permite saber en que estado se encuentra un expediente en cualquier momento. La tramitación administrativa discurre en paralelo al expediente contable de modo que el documento contable una vez impreso se anexará a dicha documentación y será firmada físicamente por el responsable correspondiente en cada caso. La Bandeja de Tramitación ha cambiado. En 4.0 existían una serie de Bandejas diferenciadas. Así, entre otras, estaban la bandeja de Tramitación Asuntos Económicos: Validación expedientes, Reparar exp. Devueltos por intervención delegada o territorial; Bandeja Tramitación de Intervención Delegada/ Territorial: Intervenir expedientes, Fiscalización Previa; Bandeja de Dirección Gestión SCM2 u OOAA: Contabilizar. Ahora, en 4.6 existe la posibilidad de tramitar de dos formas distintas: Tramitación individual de expedientes, desde la bandeja del usuario. Tramitación masiva de expedientes. 3.1.1. Tramitación individual Por la bandeja de tramitación individual se validar, anularán, contabilizarán o devolverán los exp. que requieran llevar un anexo. Es decir, si el usuario desea tramitar los expedientes directamente, sin anexo, deberán utilizar la bandeja de tramitación masiva. En el menú la ruta sería: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 10 de 19
La bandeja única se muestra de la siguiente manera: En la Bandeja de Tramitación del usuario, se reciben todos los expedientes que requieran de cualquier tipo de trámite por parte del usuario. A esta Bandeja se accederá directamente, sin pasar por ninguna pantalla de selección anterior. En esta nueva versión, y como funcionalidad adicional desde esta Bandeja es posible ver los Datos del Expediente y su estado actual de tramitación. Aunque no es posible tramitar varios expedientes de una sola vez, sí es posible seleccionar varios expedientes y tratarlos consecutivamente. Para tramitar el o los expedientes (para escoger varios se debe utilizar la tecla Ctrl), se seleccionan y se pulsa el icono de Ejecutar,. Para tramitar un único expediente, también puede realizarse haciendo doble clic sobre dicho expediente. Se entra en el Trámite / Tarea en el que se encuentre el expediente para tomar la decisión correspondiente. Desde este punto, se pueden visualizar los Datos Básicos del expediente y el Árbol de Tramitación. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 11 de 19
Iconos destacables:. Refresca la pantalla.. Gestión de anexos. Crea, modifica, visualiza y borra anexos.. Modifica la disposición de las columnas. 3.1.2- Tramitación masiva La Tramitación masiva en 4.6 permite tramitar de una sola vez varios expedientes. Consta de una pantalla de selección previa a la obtención de los expedientes a tratar. En esta pantalla, se deberán indicar los datos arriba mostrados: Entidad CP: JCCM (SCM2, OOAA, IVCM) Sociedad: JCCM (SCM2, IPEX, SEPE, IEST, IMUJ) Familia: CONTAB Procedimiento: CONTABLE, CONTSCM2, CONTOOAA, GMCREDIT Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 12 de 19
Órgano Gestor: al que pertenezca el usuario. Ejercicio: el que se requiera. Nº Expediente: existe la posibilidad mediante el match code de seleccionar un intervalo de exp. o varios exp. no consecutivos. Opcionalmente, se podría indicar el código de circuito, si se desea buscar por ejemplo todos los expedientes de autorización que estén pendientes de Asuntos Económicos, etc. Además de otras consultas más restrictivas como por el número de expediente, y el resto de valores mostrados en la pantalla de selección. A continuación se muestra la bandeja de tramitación masiva: En esta Bandeja, se pueden seleccionar varios expedientes a tramitar. Se tramita el primero de ellos y el sistema realiza la misma operación con el resto de expedientes seleccionados. No se puede, sin embargo, entrar a visualizar los Datos Básicos del Expediente y el Árbol de Trámites por los que ha pasado un determinado expediente. Para ello habrá que acceder a través del Tratamiento Individual mencionado anteriormente. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 13 de 19
3.2 ASUNTOS ECONÓMICOS En la Bandeja de Tramitación del usuario se escoge el expediente que esté en la bandeja de Validación por asuntos económicos y se ejecuta. La pantalla que aparece es la siguiente: Antes de ejecutar la tarea escogida el sistema da un mensaje de confirmación: En función de la opción que se escoja el expediente se llevará a una bandeja u otra. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 14 de 19
3.3 INTERVENCIÓN DELEGADA Y TERRITORIAL En la Bandeja de Tramitación del usuario se escoge el expediente que esté en la bandeja de Intervención. La pantalla que aparece es la siguiente: Antes de ejecutar la tarea escogida el sistema da un mensaje de confirmación: En función de la opción que se escoja el expediente se llevará a una bandeja u otra. En el caso de elegir Contabilización directa el expediente ya estará contabilizado y cerrado. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 15 de 19
3.4 TRAMITACIÓN CON ANEXO En el caso de tramitación de un expediente con anexo, por ejemplo contabilizar, una vez que se entra a la bandeja de tramitación la pestaña que se selecciona es Contabilizar c/anexo El expediente sigue estando en la bandeja de Intervención (con el texto Contabilizado ) para introducir el anexo: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 16 de 19
Aparece la pantalla siguiente y desplegando el campo de Cod. Modelo aparece TEXTO, se selecciona y cuando TEXTO está en verde aceptamos. El semáforo amarillo significa que aunque nos falta algún documento (en nuestro caso el anexo) se puede continuar. Para introducir el anexo pulsar e introducir el texto: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 17 de 19
Se graba y se pulsa. Ahora el semáforo está en verde y para contabilizar dar a la opción Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 18 de 19
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