MANUAL DE USUARIO MÓDULO FACILITADOR USHAY ELABORACIÓN DE OFERTA COTIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS OCTUBRE 2014
INDICE 1. Presentación... 2 2. Descripción del Proceso... 2 2.1 Crear Oferta... 2 2.2 Formularios... 9 2.3 Compromiso de Asociación... 29 2.4 Generar Oferta... 30 2.5 Anexos... 33 3. Utilitarios del aplicativo... 35 3.1 Inicio... 35 3.2 Ayuda... 35 3.3 Listado de Oferente... 35 3.4 Lista de Ofertas... 36 3.5 Resumen del Pliego... 36 3.6 Vista previa de la Oferta... 36 3.7 Vista previa del Cronograma... 37 3.8 Vista previa del Pliego... 38 3.9 Archivos Anexos... 38 3.10 Guardar Oferta... 38 3.11 Subir Oferta... 39 1
1. Presentación El presente manual ha sido elaborado con el objeto de dar a conocer a los Proveedores del Estado la funcionalidad del aplicativo Modulo Facilitador USHAY para la elaboración de Ofertas. 2. Descripción del Proceso Una vez que el oferente ha ingresado los Datos del Oferente en el módulo de ofertas del aplicativo USHAY, podrá iniciar con la elaboración de su(s) oferta(s) para el(los) procedimiento(s) en los que esté interesado, para ello deberá ingresar a la sección Ofertas que se encuentra en la pantalla de inicio del aplicativo USHAY (Módulo Facilitador de Contratación). Imagen 2.1 Imagen 2.1 2.1 Crear Oferta Ingrese a la sección Ofertas del módulo USHAY donde encontrará la siguiente pantalla. Imagen 2.2 2
Imagen 2.2 El módulo presenta la información general registrada previamente por oferente, junto con las siguientes opciones: Nueva oferta: Permite crear y adjuntar el(los) archivo(s) del pliego que será ofertado Ofertas: Permite visualizar las ofertas creadas Editar: Permite editar los Datos del Oferente Eliminar: Permite eliminar el oferente creado Para continuar con la creación de la oferta de clic en el icono de nueva oferta. Imagen 2.3 3
Imagen 2.3 A continuación, el sistema desplegará una pantalla, donde se ingresarán los siguientes datos: Forma de Ofertar: Corresponde a la modalidad en la que los oferentes participan en el procedimiento de contratación como persona natural, persona jurídica o compromiso de asociación o consorcio. Este campo no es editable, captura la información registrada en Datos del Oferente. Descripción: Permite el ingreso del nombre con el que el oferente identifica la oferta. Pliego: Permite cargar el o los archivos que contienen el pliego del procedimiento, previamente descargados del Sistema Oficial de Contratación del Estado -SOCE Para cargar el pliego, debe dar clic en el botón Examinar de esta sección. Imagen 2.4 4
Imagen 2.4 Una vez seleccionado el archivo que contiene el pliego del procedimiento, debe dar clic en el botón Subir Archivo, para iniciar la carga del pliego. Imagen 2.5 Imagen 2.5 Si el pliego del procedimiento consta de dos o más partes se deberán cargar todos los archivos que lo conformen. Imagen 2.6 5
Imagen 2.6 El aplicativo permite visualizar los archivos que se encuentran cargados. Finalizada la carga del (los) archivo(s) que contiene el pliego del procedimiento, de clic en el botón Consolidar para completar la carga del pliego en el aplicativo. Imagen 2.7 Imagen 2.7 La Consolidación de archivos es una funcionalidad que permite subir toda la información que haya generado el aplicativo ushay para el pliego, existen casos en los que el archivo que genera el aplicativo ushay pliegos contratación_pli_menbieser.ushay es de un tamaño superior a los 10MB, en este 6
caso el aplicativo ushay generará el archivo con una extensión.zip contratación_pli_menbieser.zip. En caso de que el pliego descargado se encuentre con la extensión.zip descomprima primero el archivo zip en su computador, y luego cargue cada uno de los archivos ushay del pliego, finalmente de clic en Consolidar Archivos. Si el pliego se ha subido correctamente, de clic en OK para continuar. Imagen 2.8 Imagen 2.8 A continuación, de clic en el botón Regresar para vizualizar la oferta creada. Imagen 2.9 Imagen 2.9 El Módulo Facilitador de Contratación USHAY, presenta los datos generales de la oferta. Imagen 2.10 7
Imagen 2.10 Así mismo, el USHAY presenta las siguientes opciones: Editar Permite ingresar al módulo de edición de la oferta Eliminar Permite eliminar la oferta creada En consecuencia, para iniciar con la edición de la oferta, de clic en el botón Editar, y el aplicativo presentará la pantalla correspondiente a los Datos del Procedimiento. Imagen 2.11 8
Imagen 2.11 Se debe destacar que los datos presentados en esta sección no son editables, constituyen información general del procedimieto de contratación sobre el cual se desea ofertar. 2.2 Formularios Para ingresar a esta sección deberá dar clic en el botón Formulario de Oferta. Imagen 2.12 9
Imagen 2.12 El aplicativo solicita la siguiente información, como se muestra a continuacion. Imagen 2.13 10
Imagen 2.13 Situación Financiera. De clic sobre el botón de Situación Financiera, para que proceda a ingresar la información relacionada con los índices financieros. Imagen 2.14 Imagen 2.14 11
De clic sobre el botón indicado, para que proceda a ingresar la información relacionada con los índices financieros. Imagen 2.15 Imagen 2.15 Ingrese el indicador a declarar y el archivo que respalda la información ingresada en el indicador, cabe indicar que el archivo deberá ser cargado previamente en la sección de Anexos. Imagen 2.16 Imagen 2.16 Registrada la información del índice financiero de clic en el botón Guardar. Imagen 2.17 12
Imagen 2.17 Ingresada la información de los índices se podrá visualizar el indicador solicitado y el indicador declarado por el proveedor así como también el nombre del archivo que respalda la información señalada. Imagen 2.18 Imagen 2.18 Componentes de los (Bienes o Servicios) Ofertados.- En esta opción proceda a ingresar los componentes o servicios ofertados, tomando en cuenta que el módulo presentará los términos de referencia solicitados por la entidad contratante. Imagen 2.19 13
Imagen 2.19 Proceda a revisar de forma detallada los términos de referencia requeridos por la entidad contratante e ingrese la información ofertada en la columna Términos de referencia requeridos ofertados. Imagen 2.20 Imagen 2.20 14
Igual a lo indicado de manera previa, proceda a ingresar toda la información solicitada en términos de referencia. Imagen 2.21 Imagen 2.21 Ingresada la información de términos de referencia requeridos de clic en el botón Guardar. Imagen 2.22 Imagen 2.22 15
Experiencia del Oferente: Ingrese la información relacionada con la experiencia general y específica, para ello de clic en el botón Agregar. Imagen 2.23 Imagen 2.23 En Experiencia del Oferente se deberá registrar la siguiente información: Tipo: General o Específica. Imagen 2.24 Imagen 2.24 Contratante Objeto del Contrato Valor del Contrato Fecha de recepción Archivos: Documentos que permitirán verificar la experiencia ingresada por el oferente, estos deberán ser cargados previamente en la sección de Anexos. Imagen 2.25 16
Imagen 2.25 Ingresada la información correspondiente a la Experiencia del Oferente de clic en Guardar. Imagen 2.26 Imagen 2.26 Se visualizará la información registrada. Imagen 2.27 17
Imagen 2.27 Si se requiere editar o eliminar la información de la experiencia ingresada se lo puede realizar a través de las opciones ubicadas en la parte lateral derecha. Imagen 2.28 Imagen 2.28 Una vez ingresada la información de la experiencia general y específica se visualizará como se indica. Imagen 2.29 Imagen 2.29 18
Personal técnico mínimo requerido: Ingrese la información del personal técnico que participará en el proceso de contratación. De clic en el botón Agregar. Imagen 2.30 Imagen 2.30 Los datos que se deben ingresar en personal técnico mínimo requerido son: función, cantidad, experiencia requerida. De clic en Guardar para almacenar los datos registrados. Imagen 2.31 Imagen 2.31 De igual manera, proceda a ingresar la información del personal técnico mínimo requerido, de acuerdo a lo solicitado por la entidad contratante. Ingresada la información se visualizará como se indica a continuación. Imagen 2.32 19
Imagen 2.32 Si se requiere editar o eliminar la información del personal técnico mínimo requerido se lo puede realizar a través de las opciones ubicadas en la parte lateral derecha. Imagen 2.33 Imagen 2.33 Equipo mínimo requerido: Detalle el equipo que la entidad contratante requiere para este procedimiento. De clic en editar del menú de opciones, para ingresar la información del equipo solicitado por la entidad contratante. Imagen 2.34 Imagen 2.34 Ingrese lo solicitado y de clic en el botón Guardar. Imagen 2.35 20
Imagen 2.35 Se visualizará la información ingresada en equipo mínimo requerido. Imagen 2.36 Imagen 2.36 Para el caso que se considere necesario incluir un equipo adicional al solicitado por la entidad contratante de clic en Agregar e ingrese la información solicitada. Imagen 2.37 21
Imagen 2.37 Cantidad y precios Valor Agregado Ecuatoriano de la Oferta: En este punto proceda a ingresar el precio a ofertar para el proceso de contratación, luego de clic en Guardar. Imagen 2.38 Imagen 2.38 Guardada la información del precio el modulo habilitará el botón % VAE ; de clic en esta opción para habilitar el formulario e ingresar los datos correspondientes. Imagen 2.39 22
Imagen 2.39 Ingrese los valores solicitados en A, B, C, D, E tomando en cuenta que: A: Porcentaje (%) del valor de materia prima, materiales e insumos de origen ecuatoriano de aplicación directa al bien o servicio. B: Porcentaje (%) del valor de mano de obra utilizada en el país para la fabricación del bien o prestación del servicio. C: Porcentaje (%) del valor de la tecnología de origen nacional aplicado en la elaboración del bien o prestación del servicio: Gastos de investigación, desarrollo y Propiedad Intelectual. D: Porcentaje (%) del valor de servicios, incluidos los profesionales, prestados por personas naturales y jurídicas nacionales para la fabricación del bien o prestación del servicio. E: Porcentaje (%) del valor de depreciación de equipos instalados en las plantas industriales en Ecuador empleados para la fabricación del bien, o prestación del servicio, de acuerdo a los siguientes criterios: Para la fabricación de bienes o prestación de servicios, la depreciación no podrá ser realizada en un tiempo menor de diez (10) años para herramientas, maquinarias, equipos e instalación. 23
El valor de depreciación utilizado para el cálculo será el valor histórico en libros. En caso que no exista valor de depreciación, este concepto se lo realizará según avalúo de activos. El valor proporcional utilizado para este cálculo, será el resultante de aplicar el valor de depreciación anual obtenido de la maquinaria, equipos o instalaciones en el período realmente utilizado directamente en la fabricación del bien o prestación del servicio objeto de la oferta Para mayor detalle del Valor Agregado Ecuatoriano se recomienda revisar la Resolución RE-INCOP 096-2013. Imagen 2.40 24
Imagen 2.40 25
Registrada la información del Valor Agregado Ecuatoriano se visualizará el porcentaje de VAE para la oferta, de clic en Guardar para almacenar la información. Imagen 2.41 Imagen 2.41 De clic en Guardar para almacenar la información correspondiente cantidades, precios y Valor Agregado Ecuatoriano de la Oferta. Imagen 2.42 Imagen 2.42 Otros parámetros resueltos por la entidad: En este punto si la entidad resolvió otros parámetros de calificación, proceda a ingresar si no le aparecerá el mensaje No requerido por la Entidad. Imagen 2.43 26
Imagen 2.43 Finalmente guarde la información correspondiente al Formulario de Oferta, para lo cual debe dar clic en Guardar. Imagen 2.44 Imagen 2.44 Se presentará un mensaje indicando que los datos del Formulario de Oferta se han registrado correctamente. Imagen 2.45 27
Imagen 2.45 Si ha registrado toda la información requerida, de clic en el botón Validar. Imagen 2.46 Imagen 2.46 El aplicativo mostrará un mensaje en el cual informará si se han registrado los datos requeridos. Para continuar de clic en Aceptar. Imagen 2.47 28
Imagen 2.47 En caso de que no se hubiera registrado algún dato obligatorio se informará a través de este mensaje para que se realice el cambio respectivo. Para continuar de clic en Aceptar. Imagen 2.48 Imagen 2.48 2.3 Compromiso de Asociación El siguiente paso a seguir es el registro del formulario de Compromiso de Asociación, para ello de clic en Compromiso de Asociación. Imagen 2.49 29
Imagen 2.49 Para el caso de que la participación sea individual no aplica el formulario de Compromiso de Asociación, para el caso de que si aplique y la oferta vaya ser entregada de forma física de clic en el botón Imprimir y proceda a firmarlo. Imagen 2.50 Imagen 2.50 2.4 Generar Oferta El siguiente paso es ingresar a la sección Generar. Para proceder a Generar la Oferta de clic sobre esta opción. Imagen 2.51 30
Imagen 2.51 Proceda a ingresar los siguientes datos: Tiempo de entrega propuesto Tiempo de Garantía Observación Ingresados los campos solicitados de clic en Generar Oferta. Imagen 2.52 31
Imagen 2.52 Proceda a GUARDAR el archivo generado del aplicativo USHAY. Al guardar el documento recuerde ver el nombre con el que se grabó en su computador. Imagen 2.53 Imagen 2.53 Si dispone de Firma Electrónica proceda a realizar el procedimiento respectivo para firmar electrónicamente su oferta para lo cual de clic en Firma Electrónica. Imagen 2.54 32
Imagen 2.54 2.5 Anexos Para agregar los documentos que formarán parte de la oferta diríjase a la sección Anexos, la cual se muestra en la siguiente imagen a continuación. Imagen 2.55 Imagen 2.55 Recuerde que los archivos son previamente ingresados, para que en las opciones que solicita el aplicativo un archivo pueda este ser seleccionado, como se indicó en pasos anteriores. Para cargar o subir un documento o archivo de clic en el botón Nuevo. Imagen 2.56 33
Imagen 2.56 Ingrese Descripción, cargue el archivo en la opción Examinar, abra el documento y finalmente de clic en el botón Guardar. Imagen 2.57 Imagen 2.57 A continuación de clic en el botón Regresar, para que pueda visualizar si el documento fue cargado. Imagen 2.58 34
Imagen 2.58 3. Utilitarios del aplicativo 3.1 Inicio Esta opción permite volver a la pantalla de inicio. Imagen 3.1 3.2 Ayuda Imagen 3.1 En caso de solicitar ayuda técnica o requiera acceder a un informe de los Logs del Sistema acceda a este botón. Imagen 3.2 3.3 Listado de Oferente Imagen 3.2 35
Esta opción le permite visualizar los Oferentes que se encuentran registrados en el aplicativo USHAY. Imagen 3.3 Imagen 3.3 3.4 Lista de Ofertas Esta opción permite visualizar todas las Ofertas que han sido creadas en el módulo USHAY. Imagen 3.4 3.5 Resumen del Pliego Imagen 3.4 Permite visualizar información general del pliego del procedimiento en el cual se desea participar. Imagen 3.5 3.6 Vista previa de la Oferta Esta opción permite tener una vista previa de las ofertas elaboradas y en caso de que se requiera imprimir puede hacerlo a través de esta opción. Imagen 3.6 36
Imagen 3.6 Aquí encontrará toda la información que se ingresó en las diferentes secciones del módulo. Imagen 3.7 Imagen 3.7 3.7 Vista previa del Cronograma 37
Para visualizar información de las fechas y horas en las cuales se ejecutará cada una de las etapas del proceso de contratación en el cual desea participar puede hacerlo a través de la opción Vista Previa del Cronograma. Imagen 3.8 Imagen 3.8 3.8 Vista previa del Pliego Esta opción permite acceder a toda la información del pliego del proceso de contratación en el cual se desea participar. Imagen 3.9 Imagen 3.9 3.9 Archivos Anexos Esta opción permite visualizar los archivos que fueron publicados conjuntamente con los pliegos tales como: Resolución de inicio y aprobación de Pliegos, certificación presupuestaria, entre otros. Imagen 3.10 Imagen 3.10 3.10 Guardar Oferta 38
Esta opción permite guardar la oferta elaborada en el Módulo Ushay. Imagen 3.11 Imagen 3.11 3.11 Subir Oferta Esta opción se utiliza para subir una oferta que ya ha sido elaborada y validada por el Módulo USHAY. Para acceder a esta opción realice los siguientes pasos: Acceda a la pantalla de Oferentes (esta pantalla se presenta cuando accede al módulo USHAY. Imagen 3.12 Imagen 3.12 En la barra de utilitarios podrá visualizar la opción Subir Oferta. Imagen 3.13 Imagen 3.13 De clic en Examinar y ubique la oferta que se encuentra almacenada en su computador de clic en Subir Archivo y posteriormente en Consolidar archivo(s) 39
el módulo presentará un mensaje indicando que la oferta se ha subido correctamente. Imagen 3.14 Imagen 3.14 40