MODELO: GESTION DE CONTRATACION Y CONVENIOS DOCUMENTO DE TRABAJO: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Objetivo del Documento de Trabajo: Garantizar la adquisición de bienes, obras o prestación de servicios de forma transparente y en cumplimiento de la normatividad legal vigente, para los Centros de Gestión Administrativa de conformidad con el Proceso GCCON-C-003 Gestión Contractual del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol Dirección General Responsables: Subdirector de Centro Coordinador Grupo de Apoyo Administrativo s Asignados. Alcance: El Documento de Trabajo inicia con la identificación de la necesidad y elaboración de los estudios previos y termina con liquidación del contrato en los casos señalados por la ley. Generalidades : MODALIDAD SELECCIÓN MÍNIMA CUANTÍA PREPARATORIA PRECONTRACTUAL CONTRACTUAL 1. ELABORACIÓN DE LOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OBTENCIÓN DE LAS AUTORIZACIONES. PARA LA COMPRA DE ELEMENTOS DE CONSUMO, DEVOLUTIVOS Y/O SERVICIOS: Solicitud de la contratación debidamente justificada por el área que requiera la necesidad. Certificado plan de compras. Estudio de mercado. Comité de licitaciones y compras PARA LA CONTRATACIÓN DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS. Certificación de existencias en el almacén. PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS: 5. INVITACIÓN PÚBLICA: La Entidad formulará Invitación Publica a los interesados a través del SECOP, que contendrá además de lo establecido en el literal a) Art 94 Ley 1474 de 2011, lo siguiente: - Objeto - Plazo Ejecución - Forma de Pago -Causales rechazo de las propuestas o declaratoria de desierto del proceso. -Cronograma del proceso. -Lugar físico o electrónico-recibo de las ofertas. -Requisitos habilitantes. 11. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: Verificación de requisitos habilitantes. Evaluación técnica y económica. 12. REPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LA EVALUACIÓN. 13. ACTA DE COMITÉ DE LICITACION Y COMPRAS: Recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta. Certificación sobre inexistencia de personal 6. NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 1 de 23
de planta para la actividad que se pretende contratar. EVALUADOR POR EL FUNCIONARIO AUTORIZADO. 2. OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. 3. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD(Decreto 2516/2011) La sucinta descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con la contratación. La descripción del objeto a contratar. Las condiciones técnicas exigidas. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Análisis que sustenta la exigencia del mecanismo de cobertura que garantice las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar 4. OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN REGIONAL PARA CONTRATAR: De acuerdo con lo establecido en la Resolución 159 / 2008. 7. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS Y ELABORACIÓN ACTA DE APERTURA Y/O RECIBODE PROPUESTAS. 8. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: Verificación de requisitos habilitantes. Evaluación técnica y económica. 9. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LA EVALUACIÓN. 10. ACTA DE COMITÉ DE LICITACIÓN Y COMPRAS: Recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta. MODALIDAD- SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA PREPARATORIA PRECONTRACTUAL CONTRACTUAL 1. ELABORACIÓN DE LOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OBTENCIÓN DE LAS AUTORIZACIONES. PARA LA COMPRA DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS 8. RESOLUCIÓN DE APERTURA DEL PROCESO. 9. PUBLICACIÓN DE PLIEGOS DE 23. ELABORACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 2 de 23
Y/O SERVICIOS: Solicitud de la contratación debidamente justificada por el área que requiera la necesidad. Certificado plan de compras. Estudio de mercado (se tienen en cuenta precios de referencia SICE) Comité de licitaciones y compras CONDICIONES DEFINITIVOS. Página web del SENA y en el SECOP. 10. NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ EVALUADOR POR EL FUNCIONARIO AUTORIZADO. Firma del contrato, 24. REGISTRO PRESUPUESTAL. PARA LA CONTRATACIÓN DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS. Certificación de existencias en el almacén. PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS: Certificación sobre inexistencia de personal de planta para la actividad que se pretende contratar. 2. OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. 3. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD (Decreto 2474 / 2008). Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación. Descripción del objeto a contratar con sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el valor de los costos para la entidad asociados a la 11. RESPUESTA A OBSERVACIONES A PLIEGOS DEFINITIVOS (ADENDAS). 12. AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS DEFINITIVOS. 13. AUDIENCIA DE FIJACIÓN DE RIESGOS. 14. MANIFESTACION DE INTERES EN PARTICIPAR. 15. CONFORMACIÓN DE LA LISTA DE OFERENTES POSIBLES A PARTICIPAR LA CUAL NO DEBE EXCEDER A DIEZ (SORTEO Art. 44 N 3 y 4 Decreto 2474/2008). 16. CONSTANCIA DE LA PUBLICACIÓN SECOP LISTA DE OFERENTES. 17. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS Y ELABORACIÓN ACTA DE APERTURA Y/O RECIBO DE PROPUESTAS. 25. APROBACIÓN DE GARANTÍAS. 26. PAGO PUBLICACIÓN DIARIO UNICO DE CONTRATACIÓN IMPRENTA NACIONAL. 27. NOTIFICACIÓN DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA. 28. ACTA DE INICIACIÓN DEL CONTRATO. 29. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 3 de 23
realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato. Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. Soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos predecibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. Análisis que sustenta la exigencia del mecanismo de cobertura que garantice las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar. Los demás aspectos derivados de la complejidad del objeto a contratar. 4. OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN REGIONAL PARA CONTRATAR: De acuerdo con lo establecido en la Resolución 159 / 2008. 18. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: a) Revisión jurídica. b) Evaluación económica. c) Evaluación técnica. 19. SUBSANABILIDAD REQUISITOS HABILITANTES 20. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LA EVALUACIÓN. 21. ACTA DE COMITÉ DE LICITACIÓN Y COMPRAS: Recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta. 5. AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA. 6. PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: Debe contener: 22. RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTO. Notificación a los proponentes. Descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio, según sea el caso. Fundamentos de proceso de selección, su modalidad, términos, planes y demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, así como la evaluación y ponderación de las mismas y la adjudicación del contrato. Razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o declaratoria de desierta del proceso. FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 4 de 23
Las condiciones de celebración del contrato; Presupuesto, garantías, forma de pago y demás asuntos relativos al mismo. Criterios de desempate. Requisitos y documentos necesarios para la comparación. Fecha y hora límite de presentación de las ofertas. 7. RESPUESTA A OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES. MODALIDAD- SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA PREPARATORIA PRECONTRACTUAL CONTRACTUAL 1. ELABORACIÓN DE LOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OBTENCIÓN DE LAS AUTORIZACIONES. PARA LA COMPRA DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS Y/O SERVICIOS: 8. RESOLUCIÓN DE APERTURA DEL PROCESO. 9. PUBLICACIÓN DE PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVOS. 25. ELABORACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: Firma del contrato Solicitud de la contratación debidamente justificada por el área que requiera la necesidad. Página web SECOP. del SENA y en el 26. REGISTRO PRESUPUESTAL. Certificado plan de compras. Estudio de mercado (se tienen en cuenta precios de referencia SICE). Comité de licitaciones y compras 10. NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ EVALUADOR POR EL FUNCIONARIO AUTORIZADO. 11. RESPUESTA A OBSERVACIONES A PLIEGOS 27. APROBACIÓN DE GARANTÍAS. 28. PAGO PUBLICACIÓN DIARIO UNICO DE CONTRATACIÓN IMPRENTA NACIONAL. FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 5 de 23
DEFINITIVOS (ADENDAS). PARA LA CONTRATACIÓN DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS. 12. AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS DEFINITIVOS. 29. NOTIFICACIÓN DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA. Certificación de existencias en el almacén. 13. AUDIENCIA DE FIJACIÓN DE RIESGOS. 30. ACTA DE INICIACIÓN DEL CONTRATO. PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS: Certificación sobre inexistencia de personal de planta para la actividad que se pretende contratar. 14. RECEPCIÓN DE PROPUESTAS Y ELABORACIÓN ACTA DE APERTURA Y/O RECIBO DE PROPUESTAS. 15. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: 31. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. 2. OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. 3. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD (Decreto 2474 / 2008). Revisión jurídica. Evaluación técnica. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación Descripción del objeto a contratar con sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el valor de los costos para la entidad asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato. Fichas técnicas de cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, en términos de 16. SUBSANABILIDAD REQUISITOS HABILITANTES 17. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LA EVALUACIÓN PROPUESTAS INICIALES. 18. AVISO DE LA REALIZACIÓN O NO DE LA SUBASTA (LISTA DE HABILITADOS). 19. PUBLICACIÓN DE AMPLIACIÓN DEL PLAZO PARA PRESENTAR FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 6 de 23
desempeño y calidad. Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. Soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos predecibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. Análisis que sustenta la exigencia del mecanismo de cobertura que garantice las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar Los demás aspectos derivados de la complejidad del objeto a contratar. 4. OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN REGIONAL PARA CONTRATAR. De acuerdo con lo establecido en la Resolución 159 / 2008 5. AVISO DE CONVICATORIA PÚBLICA. DOCUMENTOSHABILITANTES Y OFERTA INICIAL DE PRECIO (sólo aplicable incisos 3 y 4 y parágrafo del art 22 del decreto 2474). 20. AVISO DE LA REALIZACIÓN O NO DE LA SUBASTA (LISTA DE HABILITADOS). 21. REALIZACIÓN DE LA SUBASTA. 22. ACTA DE COMITÉ DE LICITACION Y COMPRAS: Recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta. 23. RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTO. 6. PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: Debe contener: 24. NOTIFICACIÓN A LOS PROPONENTES. Descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso. Fundamentos de proceso de selección, su modalidad, términos, planes y demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, así como la evaluación y ponderación de las mismas y la adjudicación del contrato FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 7 de 23
Razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o declaratoria de desierta del proceso. Las condiciones de celebración del contrato. Presupuesto, garantías, forma de pago y demás asuntos relativos al mismo. Criterios de desempate. Requisitos y documentos necesarios para la comparación. Fecha y hora límite de presentación de las ofertas. Planes, términos y mecanismos de la realización de la subasta. 7. RESPUESTA A OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES. ETAPAS DE LA LICITACIÓN PÚBLICA PREPARATORIA PRECONTRACTUAL CONTRACTUAL 1. ELABORACIÓN DE LOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OBTENCIÓN DE LAS AUTORIZACIONES. PARA LA COMPRA DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS Y/O SERVICIOS: Solicitud de la contratación debidamente justificada por el área que requiera la necesidad. Certificado plan de compras. Estudio de mercado (se tienen en cuenta precios de referencia SICE) Comité de licitaciones y compras. 11.RESOLUCIÓNAPERTURA LICITACIÓN PÚBLICA O CONCURSO. 12. PUBLICACIÓN DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES EN LA PAG. WEB DEL SENA. 13. AUDIENCIA DE ACLARACIÓN 19. ELABORACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: Firma del contrato 20. REGISTRO PRESUPUESTAL. FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 8 de 23
PARA LA CONTRATACIÓN DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS. Certificación de existencias en el almacén. PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS: Certificación sobre inexistencia de personal de planta para la actividad que se pretende contratar. 2. OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. 3. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD (Decreto 2474 / 2008). Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación. Descripción del objeto a contratar con sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el valor de los costos para la entidad asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato. Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable. Soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES. 14. PRESENTACIÓN DE OFERTAS. 15. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS. 16.ETAPA DE OBSERVACIONES Y DE PERMANENCIA EN LA SECRETARÍA DE LA ENTIDAD, EN LA PÁG. WEB DEL SENA INFORMES DE EVALUACIÓN (5 DÍAS HÁBILES. NUMERAL.8 ART.30 LEY 80/93). 17. ACTA DE ADJUDICACIÓN (RESOLUCIÓN-AUDIENCIA PÚBLICA). 18. NOTIFICACIÓN. 21.APROBACIÓN GARANTÍAS. DE 22. PAGO PUBLICACIÓN DIARIO UNICO DE CONTRATACIÓN IMPRENTA NACIONAL. 23. NOTIFICACIÓN DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA. 24. ACTA DE INICIACIÓN DEL CONTRATO. 25. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 9 de 23
predecibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. Análisis que sustenta la exigencia del mecanismo de cobertura que garantice las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar Los demás aspectos derivados de la complejidad del objeto a contratar. 4. OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN REGIONAL PARA CONTRATAR. De acuerdo con lo establecido en la Resolución 159 / 2008 5. REPORTE DE APERTURA DE LICITACIÓN PÚBLICA. 6. APERTURA DE LA LICITACIÓN MEDIANTE ACTO ADMINISTRATIVO MOTIVADO POR EL SUBDIRECTOR. 7. PUBLICACIÓN DE AVISO EN DIARIO DE AMPLIA CIRCULACIÓN EN EL TERRITORIO (20 ó 10 días calendario antes de la apertura). 8. ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES. 9. RECEPCIÓN DE OBSERVACIONESY SUGERENCIAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 10 de 23
CONDICIONES. 10. AJUSTE Y ELABORACIÓN DE PLIEGOS DE CONDICIONES. MODALIDAD CONTRATACIÓN DIRECTA PREPARATORIA PRECONTRACTUAL CONTRACTUAL 1. ELABORACIÓN DE LOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA Y OBTENCIÓN DE LAS AUTORIZACIONES. PARA LA COMPRA DE ELEMENTOS DE CONSUMO, DEVOLUTIVOS Y/O SERVICIOS: 5. RESOLUCIÓN DE JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA. Que contendrá: 9.ELABORACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: Firma del contrato Solicitud de la contratación debidamente justificada por el área que requiera la necesidad. Certificado plan de compras. Comité de licitaciones y compras. PARA LA CONTRATACIÓN DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS. Certificación de existencias en el almacén. Señalamiento de la casual que se invoca. Determinación del Objeto a Contratar. Presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista. La indicación del lugar donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por Urgencia manifiesta. 6. RECEPCIÓN Y EVALUACIÓN DE 10. REGISTRO PRESUPUESTAL. 11.APROBACIÓN GARANTÍAS. DE 12. PAGO PUBLICACIÓN DIARIO ÚNICO DE CONTRATACIÓN IMPRENTA NACIONAL. FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 11 de 23
PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS: Certificación sobre inexistencia de personal de planta para la actividad que se pretende contratar. 2. OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. 3. ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD (Decreto 2474/2011). Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación. Descripción del objeto a contratar con sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el valor de los costos para la entidad asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato. Análisis que sustenta la exigencia del mecanismo de cobertura que garantice las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar Los demás aspectos derivados de la complejidad del objeto a contratar. LA PROPUESTA. 7. ACTA DE COMITÉ DE LICITACIÓN Y COMPRAS: Recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta. 8. RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA. 13. NOTIFICACIÓN DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORÍA. 14. ACTA DE INICIACIÓN DEL CONTRATO. 15. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 12 de 23
4. OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN REGIONAL PARA CONTRATAR. De acuerdo con lo establecido en la Resolución 159 / 2008. Definiciones y Términos: Acta de iniciación: Documento en el cual consta el inicio de la ejecución del objeto del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de legalización que permiten la iniciación formal de actividades, suscrito entre el contratista o conveniente y el interventor o supervisor. Acta de suspensión: Documento expedido por quienes suscribieron el contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo, cuando se presenta una circunstancia especial que lo amerite, previo visto bueno de la interventoría o del supervisor según el caso. En la misma deberá incluirse las razones que sustentan la suspensión del contrato así como la fecha exacta de la reiniciación del mismo. Acta de Liquidación: Documento suscrito entre el SENA y el contratista, con el visto bueno del Supervisor o Interventor, en el que se refleja el balance de ejecución del contrato o corte de cuentas entre las partes, en el cual se deja constancia de los pagos efectuados por el SENA, los ajustes, reconocimientos, revisiones, multas aplicadas, los descuentos realizados, los acuerdos, conciliaciones, transacciones a que llegaren las partes, saldo a favor o en contra del Contratista y las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones para que puedan declararse a paz y salvo. Acta de Reinicio: Documento expedido por quienes suscribieron el contrato, mediante el cual se acuerda el reinicio del mismo, de acuerdo con lo pactado en el acta de suspensión. Análisis de Mercado o Estudio de Mercado: Consulta de los precios indicativos registrados; En el evento de no encontrarse estos registros se realiza el análisis de precios mediante solicitud de cotizaciones a proveedores potenciales, con el fin de estimar el valor del objeto a contratar. Bienes de Consumo: Bienes que se agotan o consumen con su uso. Bienes Devolutivos: Bienes que no se agotan o consumen con su uso y que requieren de un cuentadante responsable para su uso y custodia. Certificado de Disponibilidad Presupuestal o CDP: Documento mediante el cual se certifica que existe apropiación suficiente y libre de afectación para atender los desembolsos de la respectiva contratación, durante la vigencia fiscal correspondiente. FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 13 de 23
Certificado de existencia y representación legal: Documento por medio del cual las personas jurídicas demuestran su existencia y representación legal, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Esta representación legal, igual que el tiempo de constitución de una persona jurídica nacional o extranjera se demuestra a través del certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica. Certificado de Registro Presupuestal: Documento que certifica la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación. Comité de Licitaciones y Compras: Órgano encargado de asesorar al ordenador del gasto en los procesos contractuales. Comité Evaluador: Órgano encargado de realizar la evaluación jurídica, técnica y económica de las propuestas presentadas dentro de los procesos contractuales. Comunicación de aceptación de la oferta: Mecanismo mediante el cual la entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de una oferta. Contratista: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra(s) se obliga(n) a una determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación. Licitación pública: Modalidad de contratación, cuya cuantía es superior a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (1000 SMLMV). Mínima Cuantía. Modalidad de contratación para la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 Selección Abreviada: Modalidad de contratación prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Selección Abreviada por Subasta Inversa. La subasta inversa, se llama así, porque es una compra que se hace a aquel que ofrezca el producto al menor valor, o como lo define el artículo 18 del decreto 2474 de 2008. Es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el presente decreto y en los respectivos pliegos de condiciones. Selección Abreviada por Menor Cuantía: La contratación de menor cuantía. Se entiende por menor cuantía los valores relacionados en el artículo 2, numeral 2, literal b de la Ley 1150 de 2007, los cuales han sido determinados en función de los presupuestos de las entidades públicas y expresados en salarios mínimos legales mensuales (contrato cuya cuantía oscila entre 100 SMLMV y hasta 1000 SMLMV). Contratación Directa: Modalidad de selección de contratación que procede para los casos establecidos en el Numeral 4 FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 14 de 23
Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Concurso de méritos: Modalidad de contratación prevista para la selección de consultores o proyectos. Interventor / Supervisor: Es la persona natural o jurídica que representa al SENA en el contrato o convenio para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del objeto contractual o convenio. Invitación pública: Conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos y económicos que se establecen para una contratación y que están contenidos en el documento así denominado. Utilizado en la modalidad de contratación de Mínima Cuantía. Ordenador del Gasto: Es el funcionario del SENA que por disposición legal o por delegación está facultado para contratar en representación del SENA, y en consecuencia, para proferir todos los actos que demande la selección del contratista y la celebración, iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo. El ordenador del gasto responderá por la dirección y manejo de la actividad contractual y no podrá subdelegar ni trasladar esa responsabilidad a otros funcionarios o al Comité de Licitaciones y Compras. Perfeccionamiento del contrato: Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, se formalice por escrito, se suscriba por las partes, se obtenga el registro presupuestal correspondiente y se obtenga la aprobación de la póliza respectiva por parte del ordenador. Plazo de ejecución: Período o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las partes derivadas del contrato. Plazo de vigencia del contrato: Período comprendido entre el perfeccionamiento hasta la liquidación del contrato. Pliego de Condiciones: Conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos y económicos que se establecen para una contratación y que están contenidos en el documento así denominado, utilizado en las modalidades de Selección Abreviada y en Licitación Pública. SICE: Sistema de información para la contratación estatal. FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 15 de 23
Documentos Asociados - DTCA-F001-M-09 Formato Solicitud y Justificación. - DTCA-F002-M-09 Formato Certificación Plan de Compras - DTCA-F003-M-09 Formato Certificación de Existencias en el Almacén - DTCA-F004-M-09 Formato Certificación Sobre Inexistencia de Personal para la Actividad que se Pretende Contratar. - DTCA-F005-M-09 Formato Estudio de Mercado - DTCA-F006-M-09 Formato Acta Comité de Licitaciones y Compras y/o servicios Aprobación Contratación - DTCA-F007-M-09 Formato Estudio Previo de Conveniencia y Oportunidad (anexo 2 y/o anexo 6). - DTCA-F008-M-09 Formato Autorización Dirección Regional (anexo 6A) - DTCA-F009-M-09 Formato Autorización Dirección Regional (anexo 6B) - DTCA-F010-M-09 Formato Proyecto y/o Pliego de Condiciones Definitivo - DTCA-F011-M-09 Formato Aviso de Convocatoria Pública - DTCA-F012-M-09 Formato Resolución de apertura de licitación pública - DTCA-F013-M-09 Formato Respuesta a observaciones proyecto de pliego de condiciones - DTCA-F014-M-09 Formato de Invitación Pública - DTCA-F015-M-09 Formato Resolución de apertura - DTCA-F016-M-09 Formato Acta designación comité evaluador - DTCA-F017-M-09 Formato Resolución de justificación de Contratación Directa - DTCA-F018-M-09 Formato Control de recepción de ofertas - DTCA-F019-M-09 Formato Acta Apertura de Urna y Propuestas - DTCA-F020-M-09 Formato Evaluación Jurídica - DTCA-F021-M-09 Formato Evaluación Técnica y Económica - DTCA-F022-M-09 Formato Acta de Recomendaciones de Adjudicación - DTCA-F023-M-09 Formato Resolución de Adjudicación o declaratoria de desierto - DTCA-F024-M-09 Formato Contrato (Según la modalidad de la Contratación) - DTCA-F025-M-09 Formato Aceptación de Oferta - DTCA-F026-M-09 Formato Acta Designación de supervisión y/o interventor del Contrato o Aceptación de Oferta. - DTCA-F027-M-09 Formato Acta de Inicio de la Ejecución del contrato o Aceptación de Oferta. - DTCA-F028-M-09 Formato Acta de Liquidación del Contrato o Aceptación de Oferta. Nota: - DTMC-F011-M-07 Formato Evaluación de proveedores de compras y/o servicios (publicado en el Documento de Trabajo Medición y Control) Normatividad - Constitución Política de Colombia de 1991 - Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. - Estatuto General de Contratación de la Administración Pública - Ley 1150 de 2007 - Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. - Ley 1474 de 2011 - Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. - Resolución 2039 de 2004 - Por la cual se delega competencia para ordenar el gasto que se requiera en las funciones administrativas y misionales independiente de la naturaleza y cuantía, según decreto 249 de 2004. FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 16 de 23
- Resolución 000159 de 2008 - Por la cual se efectúan unas delegaciones especiales. - Resolución 00844 de 2012 - Manual de Contratación SENA. - Ley 1450 de 2011 - Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014. (Mipymes) - Decreto 019 de 2012 - Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. - Decreto 734 de 2012: Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones. - Norma NTCGP 1000:2009 - Norma NTC-ISO 9001:2008 - Norma NTC-ISO 9000:2005 - Norma NTC-ISO 10013 - OHSAS 18001:2007 - ISO 14001:2004 - ISO 27001:2005 FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 17 de 23
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO INICIO INICIO 1. Justificar y Solicitar Bienes, Obras y/o Prestación de Servicios. 2. Verificar el Certificación Plan de Compras. 3. Solicitar la Certificación de Existencias en el Almacén o Certificación Inexistencia personal para la labor que se pretende Contratar 4. Realizar Estudio de Mercado (No aplica para Contratación F 5.Analizar solicitudes. 6. Aprobación del Comité de compras y/o servicios? SI 7. Generar Certificado de Disponibilidad Presupuestal- CDP 8. Realizar estudio previo de conveniencia y oportunidad. A NO FIN 1. El responsable del área solicitante determinará la necesidad que pretende satisfacer con la contratación y establecerá las especificaciones técnicas de los bienes, obras y/o prestación de servicios. Diligenciar el formato Justificación y Solicitud de los Bienes, Obras y/o Prestación de Servicios del área que lo requiere. 2. Se verifica en el Plan de compras, y expedir Certificación en constancia que los bienes, obras y/o prestación de servicios se encuentran incluidos o fueron ajustados. Formato Certificación plan de compras. 3. Se solicitar constancia de la Existencia de bienes en el almacén. Formato Certificación Almacén Compras. El funcionario encargado del Almacén realizará la Certificación de Existencia del bien. (Aplica para contratación de compra y suministro de bienes). El subdirector del Centro certificará la inexistencia de personal mediante el Formato Certificación sobre inexistencia de personal para la actividad que se pretende contratar (anexo 1) (aplica para contratación de servicios y obras). 4. Se analizan precios mediante solicitud de pre-cotizaciones de proveedores, precios históricos y/o precios SICE, con el fin de estimar el precio objeto a contratar, mediante el Formato Estudio de Mercado 5. El comité de compras y servicios Evalúa la conveniencia y oportunidad de cada una de las solicitudes de bienes, obras y/o Servicios y autorizar el inicio de la contratación mediante acta, Formato Acta de Comité de Licitaciones de compras y/o servicios Aprobación Contratación. 6. Si: Ejecutar actividad 7 No: Fin del Documento de Trabajo 7. El subdirector autoriza el respectivo CDP mediante correo electrónico al Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo. El funcionario encargado del área de presupuesto genera el CDP. 8. Se consideran para este estudio los aspectos contenidos en el Formato Estudio Previo de Conveniencia y Oportunidad, (anexo 2 y/o anexo 6). Anexo 6, cuando se trate de Contratación de suministro, mantenimiento, reposición o mantenimiento del parque automotor. Solicitante. Vo. Bo. Subdirector del Centro Área de Contratación Almacén Subdirector de Centro Área de Contratación Comité licitaciones compras servicios de y/o -Subdirector de Centro - Área Presupuesto Ordenador del gasto - DTCA-F001-M-09 Formato Solicitud y Justificación. - DTCA-F002-M-09 Formato Certificación Plan de Compras - DTCA-F003-M-09 Formato Certificación de Existencias en el Almacén -DTCA-F004-M-09 Formato Certificación Sobre Inexistencia de Personal para la Actividad que se Pretende Contratar - DTCA-F005-M-09 Formato Estudio de Mercado - DTCA-F006-M-09 Formato Acta Comité de Licitaciones y Compras y/o servicios Aprobación Contratación -Correo Electrónico y/o Comunicación Interna -CDP - DTCA- F007-M-09 Formato Estudio Previo de Conveniencia y Oportunidad (anexo FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 18 de 23
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO A 9. Solicitar autorización a la Dirección Regional 9. La solicitud de la autorización a la Dirección Regional se genera en el -Formato Autorización Dirección Regional (Anexo 6 A) Para contrataciones de suministro, mantenimiento y reposición o mantenimiento del parque automotor. En caso que el Director Regional ejerza las funciones de Subdirector la autorización se genera en el Formato Autorización Dirección Regional (Anexo 6 B) para contrataciones de suministro, mantenimiento y reposición o mantenimiento del parque automotor. Subdirector de Centro Director Regional 2 y/o anexo 6). anexo 6). DTCA-F008-M-09 Formato Autorización Dirección Regional (anexo 6A) DTCA-F009-M-09 Formato Autorización Dirección Regional (anexo 6B) 10. Publicar Estudio previo de Conveniencia y oportunidad 11. Elaborar y publicar proyecto pliegos de condiciones 12. Recepcionar y responder observaciones al proyecto de términos B 10. Se publicará El estudio el Previo de Conveniencia y Oportunidad; a través de la página Web del SENA www.sena.edu.coy en http://www.contratos.gov.co/ y se envía mediante correo electrónico la solicitud de Publicación a la Dirección General para que se efectúen los trámites administrativos pertinentes, por un término de tres (03) días hábiles. 11. Cuando se trate de contratación por la modalidad de licitación pública, se requiere realizar el reporte de apertura de licitación a la cámara de comercio, publicación de aviso en diario de amplia circulación en el territorio (20 ó 10 días calendario antes de la apertura), acto de apertura motivado de la licitación y la elaboración del proyecto de pliego de condiciones Formato Proyecto y/o Pliego de Condiciones Definitivo. El Formato Proyecto y/o Pliego de Condiciones Definitivo, también es utilizado en los procesos de selección abreviada, los cuales se deben publicar en la página Web del SENA y SECOP por un término hasta de 5 días. El Formato Aviso de Convocatoria Pública se utiliza para los procesos de selección abreviada y Licitación Pública por un término mínimo de 5 días. Cuando la cuantía supera los 1000 SMMLV el ordenador del gasto genera una Resolución de apertura de convocatoria pública mediante el Formato Resolución de apertura de Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo encargado de compras Correo Electrónico Comunicación a cámara comercio. la de Aviso de prensa DTCA-F010-M-09 Formato Proyecto y/o Pliego de Condiciones Definitivo DTCA-F011-M-09 Formato Aviso de Convocatoria Pública DTCA-F012-M-09 Formato Resolución de apertura de licitación pública 12. El proyecto de pliego de condiciones está sujeto a ajustes y modificaciones solicitadas por los potenciales proponentes, para la elaboración de los pliegos de condiciones definitivos, se debe registrar en el Respuesta a observaciones Pliego de Condiciones. asignado y Coordinador administrativo. DTCA-F013-M-09 Formato: Respuesta a observaciones Pliego de Condiciones Respuesta a FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 19 de 23
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO B 13. Elaborar y publicar pliego de condiciones definitivas o Invitación Publica 14. Realizar resolución de Apertura del proceso/ Resolución de justificación de Contratación Directa/ Acta Designación Comité Evaluador 15. Recepcionar Propuestas 13. El funcionario encargado de Compras del Grupo de apoyo administrativo Elabora: La invitación a publicar en el Formato invitación pública. (Aplica para mínima cuantía). Publicación en la página Web y SECOP, por el termino mínimo de un (1) día. El Pliego de condiciones generado en el Formato Proyecto de Pliegos y/o Pliego de Condiciones Definitivo aplica para Licitación pública, selección abreviada. Publicación en la página Web y SECOP, por el termino mínimo de cinco (5) días. 14. Resolución de apertura de proceso (aplica para modalidad de licitación pública y selección abreviada). Formato Resolución de apertura. Designar comité evaluador de las propuestas Formato Acta designación comité evaluador. Resolución de justificación de contratación directa Formato Resolución de justificación de Contratación Directa. encargado de Compras. Coordinador del Grupo de apoyo Ordenador del gasto. Coordinador del grupo de apoyo. observaciones Pliego de Condiciones DTCA-F014-M-09 Formato: Invitación Pública DTCA-F010-M-09 Formato: Proyecto y/o Pliego de Condiciones Definitivo DTCA-F015-M-09 Formato: Resolución de apertura. DTCA-F016-M-09 Formato: Acta designación comité evaluador DTCA-F017-M-09 Formato Resolución de justificación de contratación Directa 16. Realizar apertura de urna. 15. Para los procesos de selección de Mínima Cuantía los proponentes deberán inscribirse en el formato Control de recepción de ofertas". Depositar las propuestas en la respectiva urna por parte de los proponentes. encargado de Compras. DTCA-F018-M-09 Formato: Control de recepción de ofertas. Propuestas recibidas. 17. Evaluar propuestas C 16. Se procederá la apertura de la urna y retiro de las ofertas depositadas, en el día y hora señalado, las cuales deben ser enumeradas y foliadas. Se elabora el acta respectiva según Formato Acta Apertura de Urna y Propuestas. 17. Se realiza la evaluación de las propuestas en el siguiente orden : Evaluación jurídica: Consiste en la verificación de los documentos habilitantes exigidos para lo cual se diligencia el Formato Evaluación Jurídica. encargado de Compras. Coordinador Grupo de Apoyo Administrativo. encargado de Compras. DTCA-F019-M-09 Formato: Acta Apertura de Urna y Propuestas DTCA-F020-M-09 Formato: Evaluación Jurídica. Evaluación técnica: Se verifican los requisitos mínimos exigidos en las condiciones de contratación para lo cual se diligencia el Formato Evaluación Económica y Técnica de Propuestas. Evaluación económica: Hace referencia al análisis de precios frente al Comité evaluador. DTCA-F021-M-09 Formato: Evaluación Económica y Técnica de Propuestas FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 20 de 23
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO presupuesto estimado en las condiciones de negociación, para el cual se diligencia el formato Evaluación Económica y Técnica de Propuestas. C 18. Realizar la Recomendación en el Comité de Compras y/o Servicios 19. Adjudicar o Declaratoria de Desierta 20. Elaborar Contrato 21. Radicar Contratos 18. El comité de licitación y compras verifica la evaluación presentada por el comité evaluador y recomienda al ordenador del gasto la adjudicación del contrato en el Formato Acta de Comité de licitaciones de compras y/o servicios recomendación adjudicación. 19. Se Adjudica la compra o la declaratoria desierta del proceso, para lo cual se elabora el Formato Resolución de Adjudicación y/o Declaratoria de Desierto, por el ordenador del gasto. 20. Elaborar contrato en el Formato Contrato (según la modalidad de la Contratación) Para el caso de Contratación de Mínima Cuantía, mediante Aceptación de Oferta Formato Aceptación de Oferta. Se perfecciona el contrato y/o aceptación de oferta, mediante la firma del ordenador del gasto y del proveedor, para su posterior Radicación. 21. El funcionario encargado del manejo de la gestión documental del grupo de apoyo, radica el contrato mediante la asignación de un número consecutivo y la fecha correspondiente según el Control Consecutivo de Contratos. Comité licitaciones de compras y/o servicios Ordenador del gasto. encargado de Compras. encargado de compras Coordinación Grupo de Apoyo Administrativo Ordenador del gasto de Gestión Documental. DTCA-F022-M-09 Formato: Acta de Comité de recomendación adjudicación. DTCA-F023-M-09 Formato: Resolución de Adjudicación o declaratoria de desierto DTCA-F024-M-09 Formato Contrato (Según la modalidad de la Contratación) DTCA-F025-M-09 Formato: Aceptación de Oferta Control Consecutivo de Contratos 22. Registrar presupuestalmente el Contrato 23. Constituir Garantía única y aprobación de la misma. 22. Realizar los registros correspondientes para la expedición del certificado de registro presupuestal, en el aplicativo Finanzas 2000 en el módulo de presupuesto. 23. Entregar al contratista copia del Contrato, para que constituya la garantía única de acuerdo con lo estipulado en las condiciones de contratación. encargado de Presupuesto. Coordinador del grupo de Apoyo. y Contratista Certificado Registro Presupuestal. de D Aprobar la garantía única, de acuerdo a lo estipulado en las condiciones de contratación, por el ordenador del gasto con su firma, indicando la fecha de aprobación. Se informa al proveedor la fecha de aprobación de la garantía única, para que proceda a la entrega de elementos en el sitio y plazo acordado. Ordenador del gasto. encargado de Compras. Garantía aprobada mediante sello y firma del ordenador. FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 21 de 23
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO D 24. Con la copia del contrato entregada al contratista deberá pagar a la Imprenta Nacional los derechos de publicación del contrato en el diario único de contratación conforme a las tarifas vigentes para tal fin. Contratista Recibo de pago De publicación. 24. Recepcionar recibo de pago de publicación del contrato y reporte a la Imprenta Nacional 25. Realizar Acta Designación de supervisión y/o interventor del Contrato 26. Realizar Acta de Inicio de la Ejecución del Contrato o Aceptación de Oferta 27. Aplicar evaluación y reevaluación de Proveedores 28. Realizar Acta de liquidación del Contrato o Aceptación de Oferta FIN Registrar Contrato y pago en la Página de la Imprenta Nacional y enviar a las Oficinas de la Imprenta con la copia del respectivo pago. Aplica para Contratación superior al 10% de la menor Cuantía. 25. Mediante Acta de Designación Formato Acta Designación de supervisión y/o interventor del Contrato se asignará al funcionario como supervisor del contrato: Entregándosele copia del contrato o de la Aceptación de Oferta adjudicada y copia de la Garantía Única. 26. Mediante Formato Acta de Inicio de la Ejecución del contrato o Aceptación de Oferta, se establece le fecha de inicio del contrato, fecha de terminación, su ejecución, los nombres de las partes intervinientes y el valor. Aplica para el caso de Contratos de tracto sucesivo, obra. 27. Evaluar aspectos técnicos y administrativos de los proveedores, considerando que sólo podrán continuar como proveedores quienes obtuvieren resultado satisfactorio, reevaluar a aquellos proveedores que reiteradamente efectúen suministros de compras y elementos de consumo en el Centro, según Formato Evaluación de proveedores de compras y/o servicios comunicando a los proveedores el resultado de su evaluación. Remitirlos resultados de la evaluación de proveedores al Documento de Trabajo para la Medición y control. 28. Mediante formato Acta de Liquidación del Contrato o Aceptación de Oferta, se realiza el acta de liquidación del contrato o aceptación de oferta, previo informe de recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato. FIN encargado de Compras. Ordenador del gasto. Ordenador del Gasto. Contratista. Supervisor. encargado de Compras Ordenador del Gasto. Contratista. Supervisor. Comunicación DTCA-F026-M-09 Formato Acta Designación de supervisión y/o interventor del Contrato o Aceptación de Oferta. DTCA-F027-M-09 Formato: Acta de Inicio de la Ejecución del contrato o Aceptación de Oferta. DTMC-F011-M-07 Formato: Evaluación de proveedores de compras y/o servicios DTCA-F028-M-09 Formato: Acta de Liquidación del Contrato o Aceptación de Oferta. Control de los cambios Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio 1 Mayo 31 de 2007 Documento original Solicitado por FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 22 de 23
2 Abril 16 de 2008 Actualización con base en modificación de Documentación legal 3 Agosto 31 de 2009 4 Octubre 2 de 2009 Integración de los Procedimientos P01-10 (Procedimiento para la Compra de Elementos de Consumo y Devolutivos). Y P02-10 (Procedimiento para la Contratación de Servicios) del Proceso. Por el decreto 3676 de 2009 y la circular N 3-2009- 000237 del 25 de septiembre de 2009 y cambio de versión del Formato F7-10 y F12-10 01 Enero 10 de 2012 Se generan los cambios respectivos por lineamientos dados por la Dirección General y se pasa del Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión 1(uno); ésta disposición es para todos los Documentos del Sistema. 02 Marzo 22 de 2013. Se generan cambios en el Alcance, Actualización de Normas y Documentos de Referencia 03 Enero 25 de 2014 Se realiza el cambio de acuerdo a los Ajustes del Sistema Integrado de Gestión. 04 Enero 07 de 2014 Se realiza por la Implementación del SIG con base en los lineamientos de la Dirección General y el Centro de Gestión Administrativa 05 Noviembre 11 de 2014 Se realiza por la Implementación del MSIG con base en los lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa 06 Agosto 6 de 2015 Se realiza la Implementación del Modelo del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol MSIGA con base en los lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa Claudia Gómez L. Coordinadora Grupo Apoyo Administrativo Coordinadora Grupo de Apoyo Intercentros y s Asignados. Coordinadora Grupo de Apoyo Intercentros y s Asignados. Comité Del SIMCI Coordinadora Grupo de Apoyo Intercentros y s Asignados. Comité SIG SIG MSIG MSIGA FECHA 06/ 08/ 2015 CÓDIGO: DTCA-C002-M-09 Versión:06 Página 23 de 23