PAGINA: 1 de 19 VERSIÓN: 1 GUÍA METODOLÓGICA PARA EL SEGUIMIENTO A LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2010
PAGINA: 2 de 19 VERSIÓN: 1 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 4. DEFINICIONES... 3 5. CUERPO DEL DOCUMENTO... 5 5.1 Conceptos Básicos... 5 6. METODOLOGÍA PROPUESTA... 6 6.1 Dimensiones... 8 6.1.1 Dimensión Financiera... 9 6.1.2 Dimensión Organización... 9 6.1.3 Dimensión Productiva... 10 6.2 Selección de indicadores... 11 6.3 Flujos de Información... 11 6.3.1 Definición y diligenciamiento de la matriz... 12 6.3.1.1 Consideraciones sobre diligenciamiento de la matriz... 13 6.3.1.2 Parámetros incorporación de indicadores nuevos en la matriz... 14 6.3.1.2.1 Indicadores alternos... 15 6.4 Consolidación de los resultados... 16 6.5 Generación de alertas... 17 6.6 Verificación y control de la información... 18 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES... 19
PAGINA: 3 de 19 VERSIÓN: 1 1. OBJETIVO Proporcionar una herramienta que permita realizar un análisis integral a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, de manera detallada, generando la posibilidad de realizar agregados con el fin de conocer las condiciones reales de la empresa en un momento determinado y establecer su sostenibilidad en el mediano y largo plazo. 2. ALCANCE La presente guía orienta a las Empresas en el análisis detallado y puntos de control específicos, los cuales se denominarán en este documento dimensiones. Dichas dimensiones son: Financiera, organización y productividad. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS Estatuto orgánico del presupuesto: Decreto 111 de 1996. Decreto 115 de 1996 Decreto 353 de 1998 Decreto 3286 de 2004 Decreto 1957 de 2007 Decreto 3517 de 2009 4. DEFINICIONES Apalancamiento: Indicador del nivel de endeudamiento de una organización en relación a su patrimonio. Se mide como la relación entre las deudas y el capital propio. Se subdivide en apalancamiento financiero (utilización de la deuda para aumentar la rentabilidad esperada del capital propio) y apalancamiento operativo (costos fijos de explotación, así llamados porque acentúan la variabilidad de los beneficios). Apropiación: Son autorizaciones máximas de gasto que el Confis aprueba para ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Causación: Se refiere al momento específico en que surge o se configura una obligación o, cuando nace el derecho a exigir un pago aunque no se haya hecho efectivo el cobro. Compromisos: Son los actos realizados por los órganos que en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal. Cuentas por pagar: Son las apropiaciones comprometidas que a 31 de diciembre de la vigencia fiscal, no han sido pagadas pero que se derivan de la entrega a satisfacción de los bienes y servicios contratados o que se hayan pactado anticipos a contratos. Déficit: Es un saldo que corresponde a egresos que no alcanzaron a ser cubiertos por los ingresos. Déficit Fiscal: Situación que expresa una diferencia negativa entre los ingresos y los egresos públicos, de acuerdo con el presupuesto. Déficit Presupuestal: Exceso de los gastos sobre los ingresos de un presupuesto o vigencia presupuestal.
PAGINA: 4 de 19 VERSIÓN: 1 Dimensión: Cada nivel que explica la gestión y el comportamiento del negocio y que se reduce a indicadores. Disponibilidad inicial: Es el saldo de caja, bancos, inversiones temporales proyectado a 31 de diciembre de la vigencia en curso, excluyendo los dineros recaudados que pertenecen a terceros y por lo tanto no tienen ningún efecto presupuestal. Dividendos: Distribución ordinaria o extraordinaria que haga una sociedad en dinero o en especie a favor de sus accionistas, socios o suscriptores de la utilidad neta o periodo gravable o de la acumulada en años o periodos anteriores, sea que figure contabilizada como utilidad o como reserva. Excedente financiero - Utilidades de EICE y SEM: Es el monto de recursos que cada año el Conpes determina que entrarán a hacer parte de los Recursos de Capital Presupuesto Nacional. Funcionamiento: Son aquellos gastos que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la constitución y la ley. Gestión: Técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia, por medio de la coordinación de personas cosas y sistemas que forman una empresa. Indicador: Resultado de establecer una relación numérica entre dos cantidades. Elemento de un ordenador que muestra la ocurrencia de un estado o condición específica. Medición utilizada para determinar una situación específica. Ingresos corrientes: Son los ingresos que se reciben ordinariamente en función de su actividad y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados. Se clasifican en ingresos de explotación, aportes y otros ingresos corrientes. Interfaces: Herramienta informática que permite vincular sistemas de información entre sí. Inversión: Son aquellas erogaciones susceptibles de causar réditos o de ser de algún modo económicamente productivas, o que tengan cuerpo de bienes de utilización perdurable, llamada también por oposición a los de funcionamiento, que se hayan destinado a extinguirse con su empleo. Modificaciones al Presupuesto: Son los ajustes realizados a la apropiación presupuestal durante la vigencia, ya sea para incrementarla o reducirla. Operaciones efectivas de caja: Son las transacciones de ingresos efectivamente recaudados o desembolsados y pagos realizados, sobre los cuales se mide el déficit fiscal y las necesidades de financiamiento del Sector Público no Financiero, SPNF; se determina el grado de compatibilidad con el Programa Anual de Caja, PAC, y la relación de las disponibilidades reales de crédito externo e interno con las metas cambiaría y monetaria definidas previamente por la junta directiva del Banco de la República. Programa Anual de Caja, PAC: Instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la cuenta única nacional para efectuar el pago de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuéstales incorporadas en el presupuesto y financiadas con recursos de la Nación. Plan financiero: Es un instrumento de planificación y gestión financiera del sector público, de mediano plazo. Este ejercicio sirve de base para que el Consejo Superior de Política Fiscal, Confis, fije la meta de pagos del Sector Público No Financiero, SPNF, y en particular las metas anuales de pago del Gobierno Nacional, compatibles con las otras metas y con el escenario de inflación y de crecimiento del Producto Interno Bruto, PIB, previsto por las autoridades económicas. Recursos de capital: Son los ingresos extraordinarios. Dentro de estos se encuentran: recursos de crédito interno y externo con vencimiento mayor a un año de acuerdo con los cupos autorizados por el Congreso de la República, los recursos del balance, los rendimientos financieros, el diferencial cambiario originado por la monetización de los desembolsos del crédito externo, las
PAGINA: 5 de 19 VERSIÓN: 1 donaciones, los excedentes financieros y las utilidades del Banco de la República, descontadas las reservas de estabilización cambiaría y monetaria. Servicio de la deuda: Los gastos por concepto de deuda pública, tanto interna como externa, tienen por objeto atender el cumplimiento de las obligaciones correspondientes al pago de capital, los intereses, las comisiones y los imprevistos, originados en operaciones de crédito público que incluyen los gastos necesarios para la consecución de los créditos externos, realizadas conforme a la ley. Sostenibilidad: para los propósitos de esta metodología, se refiere a la posibilidad de mantener o mejorar, en el mediano y largo plazo, el estado actual de las empresas estatales, dadas las condiciones y características tanto internas como del entorno. El concepto abarca un análisis prospectivo de las empresas, con base en las circunstancias específicas actuales y en el impacto de los posibles cambios y no solo se refiere a aspectos puramente empresariales, como son la capacidad operativa, comercial y financiera, sino también a aspectos político-institucionales relacionados con las características del Estado y, de manera particular, la relación Estado- Mercado. Subdimensión: Subnivel de desagregación de las dimensiones Superávit: Es un saldo que corresponde a la diferencia entre ingresos y los egresos, en donde los primeros son superiores a los segundos. Vigencia fiscal: Comienza el primero de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de Diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán si excepción. 5. CUERPO DEL DOCUMENTO 5.1 Conceptos Básicos La Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas, tiene como función diseñar y velar por el cumplimiento de lineamientos de Política e instrucciones gerenciales y administrativas orientadas al logro de eficiencia, rentabilidad y sostenibilidad en el mediano y largo plazo de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y las Sociedades de Economía Mixta (SEM) y demás entidades que componen el sector descentralizado 1. La ley 489 de 1998 define Empresa Industrial y Comercial del Estado, como un organismo creado por la Ley o autorizado por ella, que desarrolla una actividad de naturaleza industrial o comercial y de gestión económica conforme a las reglas del Derecho Privado, salvo en las excepciones creadas por la Ley. Adicionalmente, reúne los siguientes requisitos: personería jurídica, autonomía presupuestal y financiera y capital independiente. Las Empresas Industriales y Comerciales pueden tener el carácter de societarias cuando la Nación tiene una participación inferior al 100%, es decir que comparte la calidad de socio con otras entidades públicas, y no societarias, si el capital de la Empresa está constituido por recursos de un único ente público. Así mismo, define las Sociedades de Economía Mixta como organismos autorizados por la Ley, pero constituidos bajo la forma de sociedades comerciales con aportes estatales y de capital privado, que 1 Artículo 25 del decreto 3517 de 2009.
PAGINA: 6 de 19 VERSIÓN: 1 también desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial conforme a las reglas de Derecho Privado, salvo en las excepciones consagradas por la Ley. En este sentido, se propone para el seguimiento del sector, un tablero de control que permita integrar todas las áreas de acción de la empresa de tal forma que se visualice de manera general los problemas de sostenibilidad tanto en el mediano como en el largo plazo. 6. METODOLOGÍA PROPUESTA El objetivo es crear un sistema de información integrado y de control de gestión empresarial que le permita a la Nación adoptar estrategias de política encaminadas a optimizar el desempeño de sus Empresas. El modelo es, básicamente, un sistema de diagnóstico de la situación actual de la gestión de la empresa y, por ello es principalmente analítico. El modelo no entrega la solución, sólo muestra donde están las debilidades, los correctivos deben ser planteados por la entidad. Para lograrlo, se propone un sistema de medición sobre la base de tres dimensiones que permite identificar una serie de factores claves en el éxito de las Empresas, y se construyen indicadores integrados que permite analizar las principales ventajas y fallas de las organizaciones. Lo anterior, integraría el seguimiento fiscal, financiero y presupuestal que debe adelantar la Dirección a las EICE y SEM. La recepción de la información específica de las entidades se hará a través de correo electrónico. Para la consolidación de los resultados por Empresa se requiere la definición de las ponderaciones para cada una de las dimensiones, subdimensiones e indicadores que las componen y la responsabilidad de dicha definición recaerá en las entidades. Las ponderaciones se estructurarán con base en el contexto en el cual se desenvuelven las entidades y el sector al cual pertenecen. Las ponderaciones cumplen un papel importante en la consolidación de la valoración total de la Empresa, si se tiene en cuenta que la metodología propuesta de seguimiento se apoya en un árbol de medición, en dónde cada nivel corresponde a una dimensión, compuesta por subdimensiones e indicadores heterogéneos, que miden aspectos distintos, con diferentes unidades de medida. El sistema de información contemplará una matriz inicial de ponderaciones 2, sólo para dimensiones que servirá como punto de partida para la valoración de la Empresa. Será utilizada sólo en el caso en que la entidad no actualice su matriz de ponderaciones. Cabe resaltar, que de la entidad depende el resultado de la Empresa, si no se actualizan los indicadores, las ponderaciones, las metas y la información en general, el resultado global no estará acorde con la situación real de la empresa y no se podrán realizar los correctivos necesarios, en el punto específico. Por lo anterior, es importante mencionar que los resultados de los análisis, son el insumo para los procesos de aprobación de cuotas de presupuesto y excedentes financieros, que de no contar con la información suficiente, se presentarían inconvenientes en la toma de decisiones. Cada dimensión, subdimensión e indicador deben ser ponderados y su agregación dentro de su nivel superior debe dar como resultado 100%. 2 La definición inicial de las ponderaciones se realizó con base en el comportamiento presentado por las entidades en los dos últimos años, según el seguimiento financiero, presupuestal y fiscal, realizado a las mismas.
PAGINA: 7 de 19 VERSIÓN: 1 El gráfico 1 muestra el marco conceptual sobre el que se basa el sistema de medición propuesto. Los indicadores se estructuran y se relacionan con base en las tres dimensiones planteadas. La hipótesis con la que se trabaja es que el resultado financiero son la consecuencia de los resultados obtenidos en la dimensión organización y productiva. Gráfico 1 Árbol de gestión con base en indicadores para empresas del sector descentralizado
PAGINA: 8 de 19 VERSIÓN: 1 6.1 Dimensiones El árbol de medición propuesto como herramienta utilizada en la metodología de seguimiento, contempla tres dimensiones o niveles, las cuales fueron establecidas de acuerdo con las áreas estratégicas o que explican de la mejor manera el comportamiento del negocio. Dichas dimensiones son: Gráfico 2 Dimensiones del Seguimiento Las dimensiones deben estar sustentadas en un modelo de relaciones entre los diversos indicadores que permita identificar las causas y los efectos que influyen en las variables claves de las empresas. En particular, las relaciones causa - efecto permitirán identificar acciones encaminadas a obtener mejores resultados, para lo cual, los indicadores de cada dimensión deben guardar coherencia o cierta relación entre sí. Con base en lo anterior, será posible preguntarse no sólo por lo que está ocurriendo con la empresa sino qué está causando dicha dinámica. Así mismo, esta causalidad permitirá identificar con claridad oportunidades de mejoramiento.
PAGINA: 9 de 19 VERSIÓN: 1 6.1.1 Dimensión Financiera La Dimensión Financiera está encaminada hacia la evaluación de la estructura financiera de las empresas involucrando las subdimensiones de rentabilidad, estructura financiera, productividad y liquidez, presupuestal y fiscal, centrándose en lo siguiente: El estudio fiscal busca analizar la rentabilidad de los recursos aportados por el Gobierno Nacional, en las entidades del sector descentralizado. El resultado de esto será un mayor o menor superávit o déficit y la posibilidad de transferencia de dividendos o excedentes a la Nación. El análisis de liquidez permite identificar dónde están las oportunidades de generación de efectivo, dónde están las fallas del negocio o las razones por las cuales la empresa no tiene la liquidez necesaria para llevar a cabo sus operaciones. De igual forma, el análisis de la estructura financiera mide la capacidad del negocio de mantener el endeudamiento en el tiempo, adquirir nuevas obligaciones de diferentes plazos y su evolución. Es decir, que las empresas tienen la posibilidad de cubrir con la operación de la empresa tanto el endeudamiento como los gastos adicionales generados por el mismo. El análisis de la rentabilidad por su parte, permitirá medir el retorno al capital de los socios de la empresa, en este caso la Nación, identificando la proporción generada por la operación del negocio. Dentro de la dimensión financiera a su vez, se evalúa la productividad del capital de trabajo y activo fijo. Adicionalmente, se contemplan indicadores presupuéstales que miden la eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos. Basados en los indicadores presupuéstales se podrá inferir el nivel de planeación en la programación de las inversiones, que sirvan como parámetro en la definición de las cuotas globales de inversión. La principal fuente de información serán los estados financieros y la ejecución presupuestal, los cuales serán reportados directamente por la entidad. La matriz cuenta con unos indicadores mínimos en la dimensión financiera los cuales son homogéneos para todas las entidades y son los que se encuentran en la matriz. Existe la posibilidad de que al no aplicar los indicadores: i) cobertura de intereses y ii) cobertura servicio de deuda se incorporen indicadores alternos. 6.1.2 Dimensión Organización La Dimensión Organizacional, mide la calidad de las entidades del sector partiendo de su estructura, recursos y el desempeño institucional. En esta dimensión se evaluará el talento humano, gestión de riesgos y el gobierno corporativo, en la siguiente forma: La subdimensión de talento humano evalúa el desarrollo organizacional mediante la integración de aspectos como la capacitación, el clima organizacional y la medición de resultados.
PAGINA: 10 de 19 VERSIÓN: 1 El análisis de la subdimensión de talento humano permitirá medir la gestión de las políticas implementadas por la empresa en esta área, así como el retorno que esta genera en términos de productividad. Así mismo, se recomienda a las empresas la creación de indicadores de talento humano que permitan medir la productividad del capital humano al interior de la empresa. Dichos indicadores, son únicos para cada entidad y ésta será responsable de su definición y diligenciamiento. De igual forma, la subdimensión de mitigación de riesgos busca valorar la efectividad de las medidas adoptadas para la contención de los riesgos medio ambientales y laborales que afrontan las empresas. Dentro de la dimensión se evalúa el Gobierno Corporativo cuyo rol se enmarca en la medición de la forma como se administra y se gobierna una empresa a través de las mejores prácticas empresariales. La matriz cuenta con unos indicadores mínimos en la dimensión organizacional los cuales son homogéneos para todas las entidades y son los que se encuentran en la matriz. 6.1.3 Dimensión Productiva En la dimensión de productividad se mide la gestión operativa de la empresa, es decir que el mejoramiento de la productividad determina su progreso y será traducido en mejores indicadores financieros y organizacionales. La productividad es una combinación tanto de la eficiencia como de la eficacia de las operaciones del negocio, puesto que la efectividad está relacionada con el desempeño y la eficiencia con la utilización de los recursos. Dentro de esta dimensión se contemplan tres subdimensiones, cliente, producción e innovación y desarrollo, las cuales evalúan lo siguiente: La subdimensión Cliente evalúa la satisfacción que le ofrece el producto y la rentabilidad derivada de la comercialización de estos. A través de la percepción del producto por parte del consumidor, la gestión comercial realizada por la empresa y el nivel de aceptación del cliente. En la subdimensión Innovación y Desarrollo se analizan la gestión y políticas de investigación para el mejoramiento de procesos que se traduzcan en beneficios para las empresas. Por medio de la investigación en áreas estratégicas de la empresa tales como: procesos productivos, preservación del medio ambiente, gestión organizacional, entre otros, a través de convenios docentes asistenciales, inversión y renovación tecnológica. La subdimensión producción busca medir la eficiencia en los procesos productivos de las empresas. En esta subdimensión se contemplan los indicadores que miden los resultados obtenidos según los objetivos propuestos por cada entidad, teniendo en cuenta el objeto social de cada negocio.
PAGINA: 11 de 19 VERSIÓN: 1 Los indicadores productivos, son únicos para cada entidad y ésta será responsable de su definición y diligenciamiento. Las empresas deben establecer las ponderaciones de: i) la dimensión, ii) las subdimensiones y iii) los indicadores, correspondientes. 6.2 Selección de indicadores La idea es seleccionar los indicadores que expliquen la situación general de la Empresa, de tal forma que se puedan detectar a tiempo las deficiencias para generar los correctivos y acciones de política correspondientes. Las características para la definición de indicadores son: a) Facilidad de construcción b) Disponibilidad de la información c) Medibles d) Fácil interpretación e) Que estén orientados a medir empresa y no nivel de detalle (proyectos). 6.3 Flujos de Información Gráfico 3 Flujos de información Las principales fuentes de información del Sistema serán: las entidades, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Contaduría General de la Nación.
PAGINA: 12 de 19 VERSIÓN: 1 6.3.1 Definición y diligenciamiento de la matriz Gráfico 4 Estructura de la matriz Paso 1 Definir metodología de cálculo del indicador Definición de indicadores, los cuales deben asociarse a una dimensión o subdimensión según sea el caso Definir fuente de información y periodicidad Paso 2 Definición de ponderaciones para cada uno de los indicadores. Para lo cual, se debe tener en cuenta que la suma de las ponderaciones de los indicadores por subdimensión o dimensión debe ser 100%. La suma de las ponderaciones de las subdimensiones en cada dimensión debe ser 100% La suma de las ponderaciones de los indicadores en cada subdimensión o dimensión debe ser 100% Paso 3 Establecer por cada indicador el parámetro de control o meta. Esto significa los resultados esperados en cada periodo de análisis por indicador La matriz guía cuenta con unos indicadores mínimos que deben ser diligenciados en la dimensión financiera, dimensión organizacional y dimensión de productividad, los cuales al ser definidos por el DNP se recomienda que no sean eliminados por las empresas. Cada entidad debe definir los indicadores de la subdimensión de productividad, teniendo en cuenta la aplicabilidad de los mismos para determinar el comportamiento general de la empresa en un período determinado. Por último, las empresas tienen la posibilidad de incorporar indicadores en cada uno de las diversas dimensiones, si lo consideran necesario, con el fin medir en forma óptima sus actividades y su gestión; dichos indicadores deben tener coherencia en su definición, cálculo, evaluación y clasificación dentro de la matriz.
6.3.1.1 Consideraciones sobre diligenciamiento de la matriz PAGINA: 13 de 19 VERSIÓN: 1 La estructura de la matriz se define en función de: El indicador, el cual está definido a partir de: i) la ponderación, ii) la fórmula de cálculo y iii) la meta establecida por la empresa. El seguimiento, la cual se define por medio de: i) la periodicidad de la medición de la meta y ii) la fuente del indicador. La planeación estratégica de la empresa se refleja en su Plan de gestión, el cual debe ser enviado por la entidad, con el fin de apoyar el proceso de análisis de la matriz de seguimiento. El responsable del diligenciamiento de la matriz (jefe del área de planeación), debe firmar la documentación remitida. Cuando un indicador no aplique la empresa debe remitir una nota explicativa. En este caso puede: i) recalcular las ponderaciones de los indicadores de la subdimensión correspondiente o ii) Incluir en la dimensión financiera los indicadores alternos o los indicadores que la empresa considera conveniente. El periodo de cada indicador debe ser a lo sumo trimestral 3, incluyendo una meta anual para cada indicador. Las empresas deben definir la periodicidad de la medición de la meta, dado que pueden ser: i) acumuladas o ii) con corte en periodo, por ejemplo: II trimestre (abril junio). La unidad de medida de los indicadores deben ser iguales en la meta como en el resultado (por ejemplo: cuando la meta de un indicador se mide en millones, el resultado del indicador se debe medir también en millones). Las empresas no deben enviar metas, calculadas a partir de desigualdades o rangos. El plazo para el envió de información de seguimiento es un mes después de terminar el periodo de cálculo del indicador (por ejemplo: si el indicador tiene una periodicidad trimestral, el envío de información debe ser máximo un mes después de terminado el trimestre). Para el cierre las entidades tienen plazo para enviar la información de la matriz, hasta el 30 de abril de la siguiente vigencia. El cumplimiento en el envío de la información totalmente diligenciada es fundamental para la evaluación de la matriz. Cuando no se envíen completas las metas o los resultados del seguimiento, es necesario remitir una nota aclaratoria explicando la situación por parte de la empresa 4. Es de suma importancia que las entidades seleccionen para la subdimensión producción de la dimensión de productividad, los indicadores que reflejen la representatividad del comportamiento de la empresa, de acuerdo con su objeto social (Gráfico No. 2). La empresa debe remitir una nota explicativa sobre la definición y la lectura de los indicadores propuestos. 3 Según la resolución No 373 de 1999 de la Contaduría General de la Nación, los entes públicos de los Niveles Nacional y Territorial deben presentar la información Financiera, Económica y Social de periodos intermedios. 4 No obstante, cuando la empresa no envié metas o resultados de los indicadores se catalogara en un rango incompleto.
6.3.1.2 Parámetros incorporación de indicadores nuevos en la matriz PAGINA: 14 de 19 VERSIÓN: 1 1. Establecer a que dimensión y subdimensión pertenecen. 2. Definir la metodología de cálculo del indicador (fórmula). 3. Establecer la fuente de información. 4. Definir la periodicidad para reporte de resultados del indicador. 5. Establecer el parámetro de control o meta, el cual se refiere a los resultados que la empresa espera alcanzar por cada indicador en un período determinado. La información proporcionada como meta o parámetro de control, estará de acuerdo con las estacionalidades, el comportamiento generado en series históricas anteriores o por las perspectivas que tiene la entidad para el cumplimiento de sus objetivos. Según el resultado obtenido, la comparación con las metas programadas determinará el avance y/o fallas por cada dimensión y subdimensión y servirá de retroalimentación para posteriores períodos de análisis. Los resultados serán medidos frente a las metas de control de acuerdo con la siguiente tabla: Rango alto Rango medio Rango bajo <=M y > (M-20%) <=(M-20%) y >(M-30%) <=(M-30%) M = (meta propuesta para dimensión, subdimensión, indicador) a) Si el resultado obtenido está dentro del rango determinado por la meta propuesta menos veinte puntos porcentuales, el resultado se encuentra en un rango alto; b) Si el resultado está dentro de la meta menos veinte puntos porcentuales y la meta menos treinta puntos porcentuales, se encuentra en un rango medio y; c) Si el resultado está dentro de la meta menos treinta puntos porcentuales, se encuentra en un rango bajo. 6. Definir la ponderación del indicador dentro de la subdimensión o dimensión según sea el caso. Es decir, el proceso de actualización de ponderaciones irá del nivel inferior al superior, de tal forma que permita la agregación por cada dimensión y subdimensión. En cada nivel de agregación el resultado deberá totalizar un 100%, de modo que al agregar las ponderaciones de las dimensiones (o nivel superior del árbol) se logre una valoración total de la empresa. La ponderación de las dimensiones debe ser relacionada con la actividad social de la empresa.
6.3.1.2.1 Indicadores alternos GUÍA PARA EL SEGUIMIENTO A LAS EMPRESAS PAGINA: 15 de 19 VERSIÓN: 1 Cuando un indicador no aplica en la dimensión de productividad y/o en la dimensión financiera, se deben construir indicadores alternos. Después de un análisis se determinaron 2 indicadores, que por diversas situaciones no aplican en promedio: i) Cobertura de intereses y ii) Cobertura servicio de deuda. Cuando un indicador no aplica, dicha información es útil para el análisis de la empresa. No obstante, es importante construir indicadores sustitutos que permitan complementar la medición de las subdimensiones en los cuales aplican dichos indicadores. Por lo tanto, se definieron dos indicadores alternos para cada indicador a sustituir: Indicador Original Indicadores Alternos Formula Fuente de Información Cobertura de Intereses Carga Impositiva Total Impuestos / Pasivo Estados Financieros Concentración Proveedores Cuentas por pagar a proveedores / Activos Estados Financieros Cobertura Servicio de Deuda Corrientes Concentración del Pasivo Corriente / Pasivo Estados Financieros endeudamiento Apalancamiento Pasivo / Patrimonio Estados Financieros Por otra parte, en la dimensión de Productividad se recomienda la incorporación del indicador Producto en la subdimensión Cliente. El indicador se mide como: Gastos asociados a publicidad / total de gastos. Este indicador aplica a aquellas empresas que poseen gastos de publicidad. Las empresas no deben olvidar diligenciar la columna Objetivo, en la cual deben incluir los objetivos estratégicos relacionados directamente con el indicador propuesto. Por ejemplo: Indicador: - Conocimiento y Estrategia Objetivo: - Ampliar el grado de conocimiento del plan de gestión de la empresa.
PAGINA: 16 de 19 VERSIÓN: 1 6.4 Consolidación de los resultados Para la consolidación de los resultados por empresa se requiere la definición de las ponderaciones para cada una de las dimensiones, subdimensiones y los indicadores que las componen. La responsabilidad de dicha definición será de las entidades. Las ponderaciones se estructuran con base en el contexto en el cual se desenvuelven las entidades y el sector al cual pertenecen. Las ponderaciones cumplen un papel importante en la consolidación de la valoración total de la empresa, si se tiene en cuenta que la metodología propuesta de seguimiento se apoya en un árbol de medición, en dónde cada nivel corresponde a una dimensión, compuesta por subdimensiones e indicadores heterogéneos, que miden aspectos distintos, con diferentes unidades de medida. Cada dimensión, subdimensión e indicador deben ser ponderados y su agregación dentro de su nivel superior debe dar como resultado 100% (Ver ejemplo Grafico 5). Por lo tanto, las empresas al definir la ponderación de los indicadores, subdimensiones y dimensiones deben evaluar y corroborar que la suma de las ponderaciones en cada nivel de la matriz sea igual al 100%. Gráfico 5 Consolidación de los resultados El proceso será inductivo, es decir que la agregación se hará de nivel inferior a superior del árbol, lo que significa de indicador a subdimensión ó dimensión, según sea el caso, hasta obtener la valoración global de la empresa. La agregación se hará de la siguiente manera: I. Primero se multiplicará el resultado obtenido de cada indicador por su ponderación, según el periodo de análisis, para poder ser agregados al nivel superior respectivo (dimensión o subdimensión, según sea el caso). II. III. Al igual que los indicadores, las subdimensiones deberán agregarse al interior de cada dimensión, multiplicando el resultado obtenido por la ponderación de cada una de ellas y sumando dicho resultado. El resultado obtenido según los numerales anteriores (indicadores y subdimensiones), se multiplicarán por el valor de su ponderación, de tal forma que puedan sumarse para obtener el resultado por cada nivel superior, de manera interactiva hasta llegar al primer nivel o valoración global.
PAGINA: 17 de 19 VERSIÓN: 1 Para entender lo explicado anteriormente, se presenta en el siguiente cuadro un ejemplo que visualiza la evaluación global de una empresa. En la tabla se muestran las tres dimensiones, fiscal, financiera y productividad. En la tabla, la dimensión fiscal contempla dos indicadores, cuyas ponderaciones son 30% y 70% respectivamente, y el resultado obtenido en ese periodo de análisis, 40% y 60%. Al obtener dichos resultados, la columna total por indicador, será el producto del resultado obtenido en el periodo por su ponderación, es decir que según la tabla el resultado es 12% y 42% respectivamente. Para obtener el valor que se muestra en la columna resultado de la dimensión fiscal, se sumará el valor obtenido en la columna total, explicado anteriormente, por cada indicador, es decir 12% y 42%, para un total de 54%. El valor total mostrado en la columna total para la dimensión fiscal es resultado de multiplicar la ponderación de dicha dimensión, 20%, por su resultado, 54%, para obtener 10,8%. Una vez obtenidos los resultados totales por cada dimensión, columna 3 de la tabla anterior, la valoración general se obtendrá al sumar dichos totales, que para el caso presentado, el resultado es 41,6%. El proceso explicado anteriormente será transparente para el usuario, el cálculo corresponderá a un proceso interno del sistema. 6.5 Generación de alertas Una vez se han actualizado las variables que hacen parte de los indicadores y se ha consolidado la información para obtener la valoración final de la empresa, es necesario validar el resultado final comparándolo frente a una matriz de control, la cual se debió haber actualizado con anterioridad y que
PAGINA: 18 de 19 VERSIÓN: 1 dentro de los procesos descritos anteriormente se denominó definición y actualización de metas para cada dimensión, indicador y subdimensión. Realizada la comparación y se han ubicado los resultados dentro de los rangos definidos anteriormente, se generarán los informes que mostrarán las debilidades de la entidad, determinando los puntos en los cuales se deben definir los correctivos necesarios. Adicional a la información generada por el sistema con respecto a las alertas en cada dimensión y subdimensión, se reportarán los factores tanto positivos como negativos que afectan los resultados para facilitar la definición de estrategias que determinen los correctivos necesarios para mejorar los resultados. Las estrategias se presentaran en las reuniones de control, las cuales servirán de soporte para complementar los resultados arrojados por el sistema. 6.6 Verificación y control de la información En este proceso se hará el inventario de la información existente en el sistema, de tal forma que se comprobará que los datos requeridos para el cálculo de indicadores y la valoración de la Empresa estén completos. De otro lado, se revisará que el total de las entidades del sector descentralizado hayan actualizado toda la información, de manera que el sistema identifique las entidades que no han enviado la información o la han enviado parcialmente y generé automáticamente un correo electrónico recordando el envío de la información ó la información que hace falta, de manera permanente hasta que la información sea remitida al DNP.
PAGINA: 19 de 19 VERSIÓN: 1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La metodología propuesta pretende la definición de una estrategia de seguimiento integrado a la gestión empresarial que le permita a la Nación adoptar los lineamientos de política encaminados a optimizar el desempeño de sus empresas. El modelo es un sistema de diagnóstico de la situación actual de la gestión de la Empresa y, por ello es principalmente analítico. El modelo no entrega la solución, sólo muestra donde están las debilidades, los correctivos deben ser planteados por la entidad. Para la definición de los indicadores debe tenerse en cuenta: facilidad de construcción, disponibilidad de la información, ser medibles, de fácil interpretación, que estén orientados a medir empresa y no nivel de detalle (como proyectos). Para la valoración global de la entidad se utilizará un método inductivo que vaya agregando del nivel inferior al superior, para lo cual se requerirá del uso de ponderaciones que den la posibilidad de agregar parámetros homogéneos. La responsabilidad de los resultados arrojados por el sistema serán de la entidad. Esto quiere decir que si la entidad no actualiza de manera oportuna y completa la información no se podrá tener una valoración acorde con la situación real. Para esto el sistema contará con un proceso de alerta que estará informando continuamente a la entidad los requerimientos de información. Dado que el éxito de los resultados arrojados por el sistema son responsabilidad de la entidad, es importante que estas se concienticen de que el sistema propuesto es una herramienta de apoyo para el mejoramiento de su gestión y no tarea más para ser diligenciada.