Aprovisionamiento de Usuarios Manual de Usuario Versión 1.2 Fecha de la versión 10/05/2016 Madrid, 10 de mayo de 2016 Elaborado por la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas Aprovisionamiento de usuarios Página 1 de 26
ÍNDICE 1. OBJETO... 3 2. DESCRIPCIÓN... 4 2.1. ACCESO... 4 2.1.1.AUTENTICACIÓN... 4 2.1.2.PERMISOS... 5 2.2. USUARIOS... 5 2.2.1.BANDEJA DE ENTRADA... 6 2.2.2.GESTIÓN DE USUARIOS... 11 2.2.3.MODIFICACIÓN DE DATOS DE USUARIO... 17 2.3. ADMINISTRACIÓN... 19 2.3.1.GESTIÓN DE PERFILES... 20 2.3.2.USUARIOS PENDIENTES DIR3... 22 2.3.3.UNIDADES PENDIENTES DIR3... 24 Aprovisionamiento de usuarios Página 2 de 26
1. OBJETO El objeto de este manual es el de servir como guía de referencia para el usuario del módulo de Aprovisionamiento de Usuarios dentro del Sistema de Repositorio Horizontal de Autenticación. Aprovisionamiento de usuarios Página 3 de 26
2. DESCRIPCIÓN 2.1. ACCESO 2.1.1. AUTENTICACIÓN Para acceder al módulo de Aprovisionamiento de Usuarios será necesario autenticarse mediante la aplicación AutenticA. Hay dos modos de autenticación: - Mediante certificado electrónico: - Mediante usuario y contraseña: Aprovisionamiento de usuarios Página 4 de 26
2.1.2. PERMISOS En las diferentes funcionalidades accesibles desde el módulo de aprovisionamiento de usuarios, es necesario tener un perfil determinado que te permita el acceso, ya que se deben tener permisos de administrador para acceder a ellas. Existen dos tipos de administradores: - Administrador Central: Tiene acceso a todas las funcionalidades y además puede realizar operaciones con cualquier usuario del repositorio horizontal de autenticación. - Administrador Delegado: Tiene acceso a las funcionalidades de la pestaña Usuarios (no así a la de Administración ) y sólo puede realizar operaciones con usuarios que pertenezcan a su misma organización (nivel superior de la unidad orgánica). En las búsquedas sólo aparecerán usuarios de su organización y de igual manera no podrá modificar este nivel en la unidad orgánica. En los diferentes apartados correspondientes a cada funcionalidad se indican qué tipo de perfil tiene acceso. 2.2. USUARIOS Toda la gestión de usuarios por parte de los administradores se hará a través de las opciones de Bandeja de entrada y Gestión de usuarios accesibles desde la pestaña Aprovisionamiento de usuarios Página 5 de 26
Usuarios. Sólo tendrán acceso a esta pestaña los administradores (tanto central como delegado) 2.2.1. BANDEJA DE ENTRADA Una vez que pulsamos la opción de Bandeja de entrada tenemos las opciones de ver las solicitudes de alta y las solicitudes de modificación. Aprovisionamiento de usuarios Página 6 de 26
2.2.1.1. Solicitudes de alta. Si pulsamos en Solicitudes de alta aparecerá un listado con aquellas solicitudes para el alta en el repositorio horizontal de autenticación que enviaron los usuarios (bien a través del autoregistro o bien que se enviaron mediante servicio web). Aprovisionamiento de usuarios Página 7 de 26
El administrador elegirá una de las solicitudes y aparecerá el formulario de detalle de la misma. Aprovisionamiento de usuarios Página 8 de 26
El administrador estudiará los datos, pudiendo corregir aquellos relativos a la unidad orgánica así como escribir las observaciones oportunas. El solicitante debe indicar la aplicación a la que desea acceder y que motiva su alta. En el caso de solicitar el alta por acceso a servicios horizontales (ej: plataforma SIM), es necesario indicar el campo Motivación la aplicación que va a hacer uso del servicio horizontal. En el caso de alta de personal externo, la solicitud debe estar motivada por un responsable de la Administración que autorice y justifique la necesidad del alta en Autentica. Esta motivación puede enviarse tanto de forma adjunta a la solicitud de autoregistro, como por algún medio externo a Autentica. El solicitante debe haber cumplimentado el campo Motivación del formulario de autoregistro, especificando el proyecto de la Administración en el que trabaja, siendo deseable que incluya el nombre del expediente de contratación asociado al servicio prestado a la Administración por la empresa para la que trabaja y el nombre de dicha empresa. En caso de que el administrador considere que la solicitud está adecuadamente motivada, aceptará la solicitud, y en caso contrario, la rechazará justificando dicho rechazo en el campo Observaciones solicitud rechazada de la pantalla de rechazo: En ambos casos, se le enviará un email al solicitante informándole del resultado de su solicitud de alta: Aprovisionamiento de usuarios Página 9 de 26
La funcionalidad de eliminación de solicitudes de alta únicamente deberá emplearse en el caso de solicitudes de un mismo usuario presentadas más de una vez. 2.2.1.2. Solicitudes de modificación. Si pulsamos en Solicitudes de modificación aparecerá un listado con aquellas solicitudes para la modificación de los datos en el Repositorio Horizontal de Autenticación que enviaron los usuarios (bien a través de la opción de modificación de datos o bien a través de servicio web). El administrador elegirá una de las solicitudes y aparecerá el formulario de detalle de la misma. Aprovisionamiento de usuarios Página 10 de 26
En la columna de la izquierda aparecen los datos actuales del usuario. En la de la derecha los datos tal y como quedarán si se acepta la modificación propuesta. El administrador estudiará los datos, pudiendo corregir aquellos relativos a la unidad orgánica así como escribir las observaciones oportunas (siempre de la segunda columna). Finalmente aceptará o rechazará la solicitud. En ambos casos se le enviará un email al solicitante con el resultado. Si el administrador decide rechazarla, podrá rellenar el motivo del rechazo en una pantalla específica para ello tal como ocurría en la solicitud de alta. 2.2.2. GESTIÓN DE USUARIOS Una vez que pulsamos desde la pestaña Usuarios la opción de Gestión de Usuarios tenemos las opciones de Alta de usuario y Mantenimiento de usuarios. Aprovisionamiento de usuarios Página 11 de 26
2.2.2.1. Alta de usuario. Eligiendo esta opción se mostrará el formulario de alta, que deberá cumplimentar un administrador. Aprovisionamiento de usuarios Página 12 de 26
Aprovisionamiento de usuarios Página 13 de 26
El administrador debe indicar la aplicación a la que desea acceder el solicitante y que motiva su alta. En el caso de solicitar el alta por acceso a servicios horizontales (ej: plataforma SIM), es necesario indicar el campo Motivación la aplicación que va a hacer uso del servicio horizontal. En el caso de alta de personal externo, el alta debe estar motivada por un responsable de la Administración que autorice y justifique la necesidad de dicha alta en Autentica. El administrador debe cumplimentar el campo Motivación del formulario de alta, especificando el proyecto de la Administración en el que trabaja el solicitante, siendo deseable que incluya el nombre del expediente de contratación asociado al servicio prestado a la Administración por la empresa para la que trabaja el solicitante y el nombre de dicha empresa. El administrador podrá tomar la decisión de incluir al usuario en la rama de usuarios restringidos. Esta opción sólo está disponible para el rol de administrador central, no así para el de administrador delegado. Una vez cumplimentado el formulario y aceptado, se le enviará por mail al usuario dado de alta la confirmación de la misma e información de su identificador de usuario y contraseña en el repositorio. 2.2.2.2. Mantenimiento de usuarios. Esta opción te muestra un formulario de búsqueda con diversos criterios: Aprovisionamiento de usuarios Página 14 de 26
Si como en el ejemplo hubiéramos discriminado por Unidad Orgánica, aquellas de Comunidades Autónomas, este podría ser el resultado: Aprovisionamiento de usuarios Página 15 de 26
Nos saldrá un listado paginado con los usuarios que cumplen los criterios de búsqueda y tendremos la opción de modificar los datos o de eliminar al usuario. Si decidimos modificar los datos de un usuario se nos presenta el siguiente formulario: El administrador podrá modificar casi todos los datos del usuario. Si elegimos la opción de eliminar el usuario, se nos presentará una pantalla con el detalle de sus principales datos para que confirmemos o no el borrado: Aprovisionamiento de usuarios Página 16 de 26
2.2.3. MODIFICACIÓN DE DATOS DE USUARIO Un usuario de una aplicación adscrita al Repositorio Horizontal de Autenticación, podrá desde esa aplicación a una opción de modificación de sus datos en el propio repositorio. Por ejemplo, desde la aplicación de Reúnete: Aprovisionamiento de usuarios Página 17 de 26
El enlace de la modificación de datos, nos llevaría directamente al formulario de modificación. No es necesario volver a autenticarse ya que esa operación se realizó para entrar en Reúnete. Aprovisionamiento de usuarios Página 18 de 26
El usuario puede solicitar el cambio de cualquiera de sus datos. Esta solicitud aparecerá en la bandeja de entrada del módulo de aprovisionamiento de usuarios anteriormente explicado, para que desde allí un administrador la valore y decida si la acepta o rechaza. Una vez que el usuario envía la solicitud recibirá un email de confirmación de que la misma ha sido almacenada con éxito en el sistema. 2.2.1. USUARIOS A INCLUIR EN LA RAMA RESTRINGIDA AutenticA dispone de una rama para colectivos de especial protección y altos cargos. Los usuarios de esta rama únicamente podrán ser gestionados por un Administrador Central de Autentica. En la actualidad, los usuarios a incluir en dicha rama son los pertenecientes a las siguientes unidades u organismos: Ministerio de Defensa Secretaría de Estado de Seguridad del Ministerio del Interior Dirección General de la Policía Dirección General de la Guardia Civil Secretaría General de Instituciones Penitenciarias Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno del País Vasco y Navarra 2.3. ADMINISTRACIÓN En el menú superior, desde la pestaña de Administración estarán disponibles las opciones para la gestión de perfiles y modificaciones en las unidades orgánicas de un usuario tras cambios en las unidades de DIR3. Aprovisionamiento de usuarios Página 19 de 26
2.3.1. GESTIÓN DE PERFILES Desde esta opción se podrán cambiar los perfiles asignados a los diferentes usuarios del repositorio horizontal de autenticación. Para acceder a ella se deben tener permisos de Administrador Central. En primer lugar aparecerá un formulario de búsqueda de usuarios con diferentes criterios: Aprovisionamiento de usuarios Página 20 de 26
Al buscar, se muestra un listado con los usuarios encontrados: Aprovisionamiento de usuarios Página 21 de 26
Y si pulsamos modificar tendremos la pantalla con los datos básicos del empleado y la posibilidad de cambiarle el rol: 2.3.2. USUARIOS PENDIENTES DIR3 Desde esta opción se podrán gestionar las modificaciones en las unidades orgánicas de los usuarios necesarias cuando los datos proporcionados por la aplicación DIR3 cambien. Para acceder a esta opción se deben tener permisos de Administrador Central. Inicialmente aparecerá una bandeja de entrada con aquellos usuarios afectados por los cambios en las unidades orgánicas de DIR3: Aprovisionamiento de usuarios Página 22 de 26
Pulsando sobre uno de ellos accedemos a la pantalla de modificación de unidad orgánica, donde podremos cambiar la unidad actual por aquella nueva que le corresponderá con los cambios producidos en DIR3 y que habrá recibido el administrador para poder realizar la modificación. Aprovisionamiento de usuarios Página 23 de 26
Una vez aceptada la modificación los cambios se harán efectivos en el repositorio horizontal de autenticación. 2.3.3. UNIDADES PENDIENTES DIR3 Desde esta opción se podrán gestionar las modificaciones en las unidades orgánicas de los usuarios necesarias cuando la información recibida en el proceso de sincronización con DIR3 requiera la toma de decisión de un administrador. Por tanto, para acceder a esta opción se deben tener permisos de Administrador Central. Inicialmente aparecerá una bandeja de entrada con aquellas unidades afectados por los cambios en las unidades orgánicas de DIR3: Aprovisionamiento de usuarios Página 24 de 26
Pulsando sobre una de ellos accedemos a la pantalla de modificación de unidad orgánica, donde podremos gestionar los cambios producidos en la unidad tras la sincronización con DIR3. Aprovisionamiento de usuarios Página 25 de 26
Una vez aceptada la modificación los cambios se harán efectivos en el repositorio horizontal de autenticación. Aprovisionamiento de usuarios Página 26 de 26