Introducción a la logística integral 1. Qué es la logística? En toda empresa, independientemente del sector en que desarrolle su actividad, existen cuatro grandes flujos, que corresponden a otras tantas magnitudes, como son: las personas, el dinero, los materiales y la información. Estas cuatro grandes corrientes fluyen a través de toda la estructura organizativa clásica de la empresa, es decir, por todos y cada uno de los departamentos de la misma. En algún momento de su actividad, estos departamentos precisan de alguna de las cuatro magnitudes citadas. Por ejemplo, un departamento de producción requiere recursos humanos (personas) para realizar las operaciones productivas necesarias con el fin de obtener un producto; también necesita unos recursos económicos (dinero) para invertir en la infraestructura que le permitirá obtener el citado producto; de unos recursos materiales (materias primas), como base de la transformación y obtención del producto final; y como último recurso necesario y presente en todas las actividades, requerirá del flujo de información preciso para desarrollar sus actividades. ORGANIZACIÓN CLÁSICA vs ORGANIZACIÓN POR PROCESO Funciones Ventas Compras Producción Flujos Personas Materiales Dinero Información El flujo de materiales citado en el párrafo anterior es el que da entidad a la actividad logística. Es el flujo que la logística planifica, supervisa y controla, unido a la información necesaria para tal efecto.
18 Introducción a la logística integral Definiremos la logística como una disciplina de la empresa, de caracter técnico, que engloba la gestión del flujo de materiales y productos en la misma, desde nuestros proveedores hasta nuestros clientes, de manera que consigamos llegar a éstos en el momento adecuado y con el menor coste posible. Es decir, la logística planifica, organiza, coordina, controla y dirige todo el proceso de los materiales que fluyen a través de los diferentes departamentos o secciones de la empresa. Distinguiremos dentro del proceso logístico de la empresa tres sistemas principales, que son el de aprovisionamiento, el de producción y el de distribución. FLUJO LOGÍSTICO LOGÍSTICA INTEGRAL Proveedor LOGÍSTICA INTERNA Aprovisionamiento Producción Distribución Cliente 2. El sistema logístico de la empresa. Como se menciona en el apartado anterior, el sistema logístico de la empresa se subdivide a su vez, en tres subsistemas o procesos: aprovisionamiento, producción y distribución, ligados directamente al desarrollo cronológico del flujo de materiales a través de la empresa. Veamos en el siguiente cuadro el resumen de la Logística Integral: 2.1. El proceso de aprovisionamiento Es el proceso responsable de poner a disposición del proceso posterior (bien sea el proceso de producción en el caso de una empresa industrial, o bien el proceso de distribución, en el supuesto de una empresa de tipo comercial), los materiales o productos requeridos por el sistema. Las funciones requeridas en este sistema son:
La Subcontratación de Servicios Logísticos 19 SISTEMA PROCESO FUNCIÓN TAREA Logístico Producción Distribución Compras Aprovisionamiento Aprovisionamiento Existencias Almacenes Planificación Gestión Control Almacenes Preparación Transporte - Búsqueda y selección de proveedores - Recepción y análisis de ofertas - Negociación precios - Realización compras - Control compras - Representación de proveedores - Previsión de las necesidades - Establecimiento de cantidades - Seguimiento de los pedidos - Tipos de stocks - Rotación de las existencias - Inventarios - Ubicación y dimensionamiento - Tipos de almacenes - Tipos de almacenamientos - Tipos de movimientos y manutención - Administración del almacén - Cálculo de necesidades de recursos - Programación de producción - Lanzamiento de ordenes de producción - Producción - Gestión de stocks (curso+acabado) - Seguimiento de la producción - Análisis de desviaciones - Cierre de ordenes de producción - (=Aprovisionamiento) - Definición del tipo de distribución - Tipo y método de preparación - Medios para la preparación - Gestión del ámbito de cobertura - Gestión del factor tiempo - Ámbito legal La gestión de las compras tiene un marcado acento económico, siendo sus tareas más representativas las siguientes: La búsqueda, evaluación y selección de proveedores. La petición, recepción y análisis de ofertas de proveedores. La negociación y realización de las compras. El control y la administración de las compras. La representación de los proveedores en la propia empresa. La gestión del aprovisionamiento enfatiza su función en la gestión de las unidades físicas y entre sus tareas más importantes, cabe destacar: La previsión, planificación y programación de necesidades, cuantitativas y temporales, en cuanto a los requerimientos de compra. Seguimiento y control de los aprovisionamientos.
20 Introducción a la logística integral La gestión de las existencias y de los almacenes combina los caracteres de la gestión económica con la gestión cuantitativa. Las tareas a destacar, son: La definición de los niveles de stock precisos, para dar continuidad al suministro. La identificación de los índices de rotación y de cobertura de existencias. Los inventarios, tanto físicos como permanentes, requeridos para llevar a cabo una gestión adecuada del aprovisionamiento. La definición y control de todos los elementos precisos para gestionar correctamente el almacén, desde la óptica de la ubicación y dimensionamiento del almacén; tipología de los almacenes y del almacenamiento; las instalaciones y los equipos de manutención; y, finalmente, la administración del propio almacén. Sus objetivos son los siguientes: Abastecer al cliente de la cantidad que precisa en el momento oportuno. Minimizar el coste de adquisición para obtener el máximo beneficio. Minimizar el coste integral de aprovisionamiento para obtener la máxima rentabilidad. 2.2. El proceso de producción. Asume la responsabilidad de la transformación de los materiales adquiridos en el proceso de aprovisionamiento en productos que son puestos a disposición del sistema de distribución. Sus principales funciones son: Planificación y control de la producción. En esta función cabe destacar las siguientes tareas: Interlocución con el área comercial en temas de previsión de la demanda. La previsión, planificación y programación de las cantidades a producir. El cálculo de recursos necesarios, tanto materiales como humanos, para la planificación prevista. Seguimiento y control de la producción, con el correspondiente análisis de desviaciones y el cierre de las órdenes lanzadas a fabricación. Gestión de la Producción, que incluye: La propia gestión del hecho productivo. La producción en sí misma. La gestión de los stocks de los productos acabados y de los productos en curso de fabricación que permitan la continuidad en la entrega a los procesos siguientes, estableciendo los ratios de rotación y cobertura. Entre sus objetivos, cabe destacar: Proporcionar el producto al proceso de distribución, en las condiciones de calidad, cantidad y plazos exigidas.
La Subcontratación de Servicios Logísticos 21 Minimizar el coste de elaboración obteniendo el máximo beneficio. Minimizar el coste global de la producción hasta el momento de pasar a distribución, consiguiendo la máxima rentabilidad. 2.3. El proceso de distribución. Este sistema es el que tiene la responsabilidad de llevar al cliente el producto que hemos realizado en el proceso anterior, el de producción. Destacaremos entre sus funciones, las siguientes: Almacenamiento de productos acabados. Posee la misma filosofía de acción que el definido en el subsistema de aprovisionamiento, con la diferente idiosincrasia entre el producto acabado para expedir y las materias primas o componentes a recepcionar. Preparación de pedidos. En este apartado, señalaremos las siguientes tareas asociadas: Concreción del tipo de distribución física a realizar, de acuerdo con la distribución definida por el área comercial en su función de marketing. Tipología, metodología y recursos necesarios para efectuar la tarea de preparación de los productos a expedir. Gestión del transporte. En la que se gestiona el ámbito de cobertura geográfico, el factor tiempo y todo lo relacionado con la legislación vigente en materia de transportes. Como objetivos a destacar, citaremos los siguientes: Llegar al cliente en el plazo y en el modo estipulado. Minimizar los costes de distribución, maximizando el beneficio. Minimizar el coste total de la distribución física hasta el momento de la entrega al cliente, que es el proceso posterior, lo que nos llevará a una mayor rentabilidad. 3. El grado de aplicación de un proceso de subcontratación en la logística integral. Como hemos podido apreciar en el punto anterior, las funciones y tareas susceptibles de ser externalizadas en el campo de la logística integral, son múltiples y variadas. Quiere ello decir que no podemos dejar a un lado cualquier posibilidad que se plantee en términos de outsourcing. Las tareas más comúnmente adaptadas a procesos de externalización son aquellas que van asociadas a la gestión del hecho físico, como pueden ser: los transportes, el almacenamiento y la preparación de pedidos. Pero el campo de actuación se va ampliando, cada vez más, tanto desde el punto de vista unitario de las funciones a realizar (incluyendo la imprescindible gestión de la información asociada), como desde el de la integración de esas tareas descritas.
22 Introducción a la logística integral En próximos apartados analizaremos el flujo de la logística integral, desde sus dos vertientes. La primera, que engloba el sistema logístico en su primera mitad, aquella que va aguas abajo, desde los proveedores, vía aprovisionamiento, hasta nuestro propio proceso productivo; y en segundo lugar, que transcurre entre nuestro sistema productivo, una vez acabado el proceso, hasta el cliente final, mediante el proceso de distribución. En ellos podremos observar las posibilidades de subcontratación o externalización en cada una de las funciones o tareas, siendo guía orientativa para aquellas empresas que quieran emprender un proceso de tal magnitud.