CAPITULO V PROPUESTA DE : MODELO DE ORGANIZACION CONTABLE Y CONTROL INTERNO APLICADO EN LA ASOCIACIÓN ADMINISTRADORA DE SISTEMA DE AGUA POTABLE DE COMUNIDADES INTEGRADAS CERRO EL TIGRE (ASAPCIT ) DEL MUNICIPIO DE JUCUAPA, DEPARTAMENTO USULUTÁN. 5.0 PROPUESTA. A. MODELO DE SISTEMA CONTABLE 1. Objetivos Establecer un Sistema Contable que satisfaga las necesidades de la Asociación ASAPCIT en la obtención y presentación de la información contable en la forma más eficiente posible. 2. Desarrollo de La Propuesta 2.1 Diseño de Sistema Contable I DESCRIPCION DEL SISTEMA A) DATOS GENERALES 1. Numero de identificación tributaria: 1109-190105-101-9 2. Numero de acuerdo Municipal: Veintinueve de Julio de 2005. 3. Datos de publicación en el diario oficial: Tomo Número 368 de fecha 29 de Agosto 2005. 4. Actividad principal: Suministro de servicio de agua potable. 5. Dirección: Jucuapa, Usulután. 142
6. Teléfono: 7. Representante legal: 8. Nombre del Contador: 9. Contabilidad se Llevará: B) DATOS DEL SISTEMA 1. El periodo Contable será del 01 de Enero al 31 de diciembre de cada año. 2. Para evaluar los Inventarios se hará con el método: PEPS 3. Los inventarios de materiales de fontanería se manejarán bajo el sistema de INVENTARIO PERMANENTE, estableciendo existencia física al 31 de diciembre de cada año 4. El Método para depreciar el Activo Fijo será el de línea recta. C) DATOS DE LOS REGISTROS CONTABLES 1) La Contabilidad se llevará en: Libros empastados y foliados 2) La contabilidad será llevada en forma: Manual 3) Los libros Legalizados serán: - Libro de Registros de Asociados. - Libro de Actas de Asamblea General. - Libro de Actas de Junta Directiva. - Libro Diario-Mayor. - Libro de Estados Financieros Libros Auxiliares - Libro de Caja Chica - Libro de Bancos - Libro de Cuentas por Cobrar. - Libro de Cuentas por Pagar. 143
Libros para el Registro del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios (IVA) - Libro de Compras - Libros de Ventas a Consumidos Final - Libro de Ventas a Contribuyentes D) LOS LIBROS Y REGISTROS LEGALIZADOS SE LLEVARAN ASI: -Libro Diario-Mayor: Registro cronológico de doble efecto de las operaciones que ocasionan a la estructura contable de la Asociación, mediante partidas las cuales deberán anotarse diariamente a medida van ocurriendo. -Libro de Estados Financieros: Donde se registraran anualmente, al cierre del ejercicio contable los siguientes: Balance General, anexos a cada balance, y Estado de Resultados. -Libro de Actas de la Junta Directiva: Donde se registrarán los Acuerdos tomados en forma ordinaria o extraordinaria por los miembros de la Junta Directiva. - Libro de Actas de Asamblea Generales: Donde se registraran los Acuerdos tomados en Asamblea General en forma ordinaria y extraordinaria. -Libro del IVA: De ventas a consumidores, de ventas a contribuyentes y de compras (estos serán foliados). -Libro de Registro de Asociados: Donde se registraran los nombres de los miembros de dicha entidad y los cambios que se hayan dado por cualquier causa. E) DOCUMENTOS FUNDAMENTALES. Estos documentos son: de ingresos, de egresos, de bodega, planillas. De Ingreso: Estos son recibos originales de facturas y copias de créditos fiscales otorgados, copias de hojas de remesas de fondos en bancos, cancelaciones de préstamos en efectivo, donaciones en efectivo o especie, intereses recibidos en efectivo. De Egresos: Serán facturas originales, comprobantes originales y copias anexas de créditos fiscales pagados, recibos, planillas, cheques, notas de cargo emitidas por los bancos, cancelaciones de préstamos que se habían adquirido, intereses pagados. 144
Otros: Estos serán de operaciones distintas a las antes mencionadas, el cual contendrá: Requisiciones, provisiones de intereses vencidos, reevaluaciones, estados de cuenta, otros. II POLITICAS CONTABLES A continuación se describen las principales políticas contables que se utilizarán para el registro de las operaciones: a) Para el registro contable de las operaciones se observarán las normas internacionales de información financiera. b) Las operaciones serán registradas en dólares estadounidenses. c) Las inversiones serán registradas al costo original o de adquisición y los productos generados por éstas serán reconocidas como ingresos en el Estado de Resultado. d) La valuación de los inventarios de materiales de fontanería se hará con base a su costo de adquisición, y serán registrados bajo el sistema permanente. La Asociación debe conciliar los saldos en libros con los respectivos inventarios físicos al menos una vez al año. e) Se llevará un control de las cuentas de cobranza dudosa mensualmente. f) Las cuentas por cobrar serán registradas a sus costos. Los cargos por provisión de cuentas incobrables son registradas como gastos en el período. La Asociación tiene como política provisionar el cien por ciento de los saldos de las cuentas por cobrar a mayores de 360 días. g) Las Propiedades, Planta y Equipo será valorada al costo de adquisición y las donaciones en especie al precio fijado por el donante, al precio mas bajo del mercado o el establecido por un perito evaluador autorizado. h) Las Propiedades, Planta y Equipo será registrada inicialmente a su costo de adquisición y posteriormente al valor razonable, se llevarán sub-cuentas por separado de cada uno de sus componentes, así como de las adiciones y 145
mejoras para aumento de la vida útil, los cuales se capitalizarán y depreciarán sobre ésta, así como de las reevaluaciones que sean objeto. Las reparaciones y mantenimiento se reconocerán en resultados en el periodo que se efectuaron. i) Los bienes o artículos con un valor unitario de $120.00 en adelante y una vida útil igual o superior a dos años serán capitalizados (activos). Los bienes que no superen los dos años de vida útil serán considerados como gastos. j) Las depreciaciones deberán ser calculadas conforme a la vida útil de los activos o bienes relacionados, considerando el método de depreciación de línea recta. k) La depreciación se calculará bajo el método de la línea recta sobre la vida útil estimada de los activos, los años de vida útil estimados para cada categoría de activos, son los siguientes. - Edificios 20 años - Equipo 5 años - Mobiliario y Equipo 2 años. l) Las amortizaciones se calcularán bajo el método de la línea recta de la vida útil estimada de los activos intangibles. El cálculo para la amortización de cada periodo estará reconocido como gasto. m) Para gastos menores se abrirá un fondo de caja chica que será inicialmente de $100.00 y ajustable de acuerdo a las necesidades de la entidad. n) El monto máximo de pago para el fondo de caja chica será de $30.00 para el monto asignado previamente, y montos superiores deberán hacerse con cheques. o) Las cuentas por pagar y otros pasivos serán registrados a su costo. p) Se registrará una provisión por indemnizaciones a los empleados en caso de despido o renuncia voluntaria basado en el tiempo de servicio. q) El déficit de un período contable podrá amortizarse con excedentes posteriores o absorbidos por el patrimonio de la Asociación al cierre de ese ejercicio contable. r) Para compras menores de $350.00 se harán por libre gestión, por el administrador de la entidad. De $350.00 a $5,000.00 se harán tres cotizaciones escritas. s) Los ingresos generados por el servicio de agua, reconexiones, nuevas acometidas son reconocidos en el Estado de Resultados. 146
t) El uso de los equipos de oficina será exclusivamente para labores relacionadas con las actividades de la entidad. III- ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN 1- CUENTAS DE ACTIVO 2- CUENTAS DE PASIVO 3- CUENTAS DE PATRIMONIO 4- CUENTAS DE RESULTADO DEUDORA 5- CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS 6- CUENTAS DE CIERRE 7- CUENTAS DE CONTROL ESTRUCTURA DE LA CODIFICACION El presente catálogo de cuentas tiene estructurada su codificación de la Siguiente manera: Un digito representa los grupos principales de cuentas: 1. Activo 4-Cuenta de resultados deudoras 2. Pasivo 5- Cuentas de resultados acreedoras 3. Patrimonio 6-Cuentas de Cierre 7-Cuentas de Control Dos dígitos representan los rubros de agrupación: 11- Activo Corriente 41- Costos Operación 51- Ingresos de Operación Cuatros dígitos se asignan a las cuentas de mayor (Cuentas de primer orden) 147
1101- Efectivo y Equivalente 4201- Gastos de Administración 5101- Ingresos Seis dígitos se asignan a la sub- cuentas: (cuentas de segundo orden) 110101- Caja 210101- Proveedores Las sub- cuentas (cuentas de tercer orden), llevan dos dígitos adicionales así: 1103- Cuentas Por Cobrar 110301- Usuarios 11030101- Servicio de Agua Potabl IV- CATALOGO DE CUENTAS ASAPCIT CATALOGO DE DE CUENTAS 1 ACTIVO 11 CORRIENTE 1101 Efectivo y Equivalente 110101 Caja 110102 Caja Chica 110103 Bancos 11010301 Banco Cuscatlan 1101030101 Cuenta Corriente No. 1101030102 Cuenta de Ahorro No. 1102 Inversiones Temporales 148
1103 Cuentas por Cobrar 110301 Usuarios 11030101 Servicio de Agua Potable 11030102 Mora 11030103 Ventas de Acometidas 11030104 Reconexiones 11030105 Multas por Mora 1104-R Estimación Para Cuentas Incobrables 110401-R Usuarios 11040101-R Servicio de Agua Potable 11040102-R Mora 11040103-R Ventas de Acometidas 11040104-R Reconexiones 11040105-R Multas por Mora 1105 Beneficios a Empleados 110501 Préstamos a Empleados 110502 Anticipos a Empleados 1106 Inventarios 110601 Materiales PVC 11060101 Tubos 11060102 Accesorios 110602 Materiales Galvanizados 11060201 Cañerías 11060202 Accesorios 11060203 Medidores de Agua 110603 Materiales Químicos 11060301 Cloro 11060302 DPD Para Muestras de Cloro 149
1107-R Estimación por Obsolescencia de Inventarios 110701-R Materiales PVC 110702-R Materiales Galvanizados 110703-R Materiales Químicos 1108 Pagos por Anticipado 110801 Papelería y Útiles 110802 Alquileres 110803 Seguros 1109 Impuestos Diferidos 110901 Pago a Cuenta 110902 Impuestos Sobre la Renta 1110 Crédito Fiscal IVA 111001 Crédito Fiscal (IVA) 111002 Percepción Por Terceros 111003 Retenido Por Terceros 12 NO CORRIENTE 1201 Bienes Inmuebles 120101 Edificaciones 120102 Instalaciones 120103 Terrenos 120104 Red de Distribución de Agua Potable 1202 Bienes Muebles 120201 Mobiliario y Equipo de Oficina 12020101 Computadoras 12020102 Impresores 150
12020103 Escritorios 12020104 Sillas 12020105 Estantes 12020106 Archivadores 12020107 Oasis 12020108 Máquinas de Escribir 120202 Equipo de Bombeo 12020201 Bombas Sumergibles 12020202 Comparador de Cloro 12020203 Capacitador 12020204 Motor 120203 Equipo de Transporte 12020301 Vehículos 12020302 Motocicletas 12020303 Bicicletas 1203-R Depreciación Acumulada 120301-R Mobiliario y Equipo de Oficina 12030101-R Computadoras 12030102-R Impresores 12030103-R Escritorios 12030104-R Sillas 12030105-R Estantes 12030106-R Archivadores 12030107-R Máquinas de Escribir 120302-R Equipo de Bombeo 12030201-R Bombas Sumergibles 12030202-R Capacitador 12030203-R Motor 120303-R Equipo de Transporte 12030301-R Vehículos 12030302-R Motocicletas 151
12030303-R Bicicletas 120304-R Bienes Inmuebles 12030401-R Edificaciones 12030402-R Instalaciones 120305-R Red de Distribución de Agua 1204 Intangibles 120401 Licencias 120402 Software 1205-R Amortización de Intangibles 120501-R Licencias 120502-R Software 1206 Construcciones en Proceso 1207 Documentos por Cobrar L.P 2 PASIVO 21 CORRIENTE 2101 Cuentas por Pagar 210101 Proveedores 2102 Documentos por Pagar a C.P. 210201 Letras de Cambio 210202 Pagarés 2103 Sobregiros Bancarios 2104 Préstamos Bancarios a C.P. 210401 Préstamos Prendarios 210402 Préstamos Hipotecarios. 152
2105 Retenciones Legales 210501 ISSS 210502 AFP`S Crecer 210503 AFP S Confía 210504 Procuraduría General de la República 210505 Impuesto sobre la Renta 210506 Bancos y Otras Instituciones 2106 Débito Fiscal IVA 2107 Beneficio a Empleados 210701 Sueldos y Salarios 210702 Comisiones 210703 Bonificaciones 210704 Vacaciones 210705 Aguinaldos 210706 Aportes Patronales 2108 Provisión para Obligaciones Laborales. 210801 Indemnizaciones 2109 Impuestos Diferidos 210901 Impuestos sobre la Renta 22 NO CORRIENTE 2201 Cuentas por Pagar a L. P. 2202 Documento por Pagar a L. P. 220201 Letras de cambio 220202 Pagarés 153
2203 Préstamos Bancarios 220301 Préstamos Prendarios 220302 Préstamos Hipotecarios 3 PATRIMONIO 31 PATRIMONIO DE LA ASOCIACIÓN 3101 Aportaciones de Socios 310101 Socios Fundadores 310102 Socios Activos 3102 Donaciones 310201 Organizaciones Nacionales 310202 Instituciones Internacionales 3103 Reevaluaciones 310301 Bienes Inmuebles 3104 Excedentes 310401 Excedentes del Ejercicio Anterior 310402 Excedentes de Ejercicio 3105-R Déficit 310501-R Déficit de Ejercicios Anteriores 310502-R Déficit del Ejercicio 4 CUENTAS DE RESULTADO DEUDORAS 41 COSTOS DE OPERACION 4101 Costos por Servicio 410101 Sueldos y Salarios 410102 Horas Extras 410103 Cloro 154
410104 DPD para Muestra de Cloro 410105 Mano de Obra de Nuevas Acometidas 410106 Accesorios PVC y Galvanizados 410107 Tubería PVC 410108 Tubería Galvanizada 410109 Energía Eléctrica 410110 Mantenimiento y limpieza de Pozo 410111 Mantenimiento de Equipo de Bombeo 410112 Reparación y Limpieza de Tuberías. 410113 Obsolescencia de inventarios 410114 Cuentas Incobrables 42 GASTOS DE OPERACION 4201 Gastos de Administración 420101 Sueldos y Salarios 420102 Horas Extras 420103 Vacaciones 420104 Dietas 420105 Aguinaldos 420106 Indemnizaciones 420107 Cuota Patronal - ISSS 420108 Cuota Patronal - AFP`S 420109 Cuota Patronal - INSAFORP 420110 Honorarios Profesionales 420111 Viáticos 420112 Combustibles y Lubricantes 420113 Fotocopias 420114 Materiales de Limpieza 420115 Teléfono 420116 Papelería y Útiles 420117 Mtto. De Mobiliario y Equipo 420118 Mtto. De Edificaciones 155
420119 Mtto. De Instalaciones 420120 Mtto. De Equipo de Transporte 420121 Depreciaciones de Mobiliario y Equipo de Oficina 420122 Depreciaciones de Equipo de Bombeo 420123 Depreciaciones de Equipo de Transporte 420124 Amortizaciones 420125 Multas 420126 Fovial 420127 Incentivos 420128 Uniforme al Personal 420129 Atención al Personal 420130 Transporte 420131 Gastos en Asamblea de Socios 420132 Seguros 420133 Alquileres 420134 Impuestos Municipales 420135 Aseo y Ornato 420136 Energía Eléctrica 4202 Gastos Financieros 420201 Gastos Notariales 420202 Comisiones Bancarias 420203 Intereses 5 CUENTAS DE RESULTADO ACREEDORAS 51 INGRESOS DE OPERACIÓN 5101 Ingresos 510101 Servicio de Agua Potable 510102 Derecho de Acometida 510103 Reconexiones 510104 Materiales y Accesorios 156
510105 Multas por Moras 52 INGRESOS DE NO OPERACIÓN 5201 Ingresos Financieros 520101 Intereses Bancarios 6 CUENTAS DE CIERRE 61 CUENTAS LIQUIDADORAS 6101 Déficit y Excedentes 7 CUENTAS DE CONTROL 71 CUENTAS DE ORDEN 7101 Cuentas de Orden Deudoras 7102 Cuentas de Orden Acreedora F. F. Representante Legal Contador 157
F. Contador Público V. MANUAL DE APLICACIÓN DE CUENTAS 1 ACTIVO 11 ACTIVO CORRIENTE 1101 EFECTIVO Y EQUIVALENTES. Esta cuenta registrará los ingresos y los egresos de dinero movilizados en caja, caja chica y bancos. Representa el dinero disponible en caja, el fondo para gastos menores, el saldo disponible de las cuentas corrientes y de ahorro, en un periodo menor de un año, en las entidades bancarias y sus equivalentes. Se cargará con todo el efectivo percibido por los distintos conceptos de ingresos propios de la Asociación, el establecimiento del fondo de caja chica o su incremento o por el valor de las remesas o notas de abono emitidas por el banco. Se Abonará con todos los pagos en efectivo que se realicen por cualquier concepto. Su saldo es deudor 1102 INVERSIONES TEMPORALES Esta cuenta registrará los montos correspondientes a las inversiones a corto plazo en bancos o bolsa de valores que realice la Asociación en depósitos a plazo o en 158
cualquier tipo de titulo valor, ya sean de emisión pública o privada que la Asociación mantenga en su propiedad en un tiempo no superior al de un año. Se cargará Con el importe de las inversiones cada vez que se efectúan con bancos, la bolsa de valores y otras entidades. Se Abonará Con la venta de los títulos adquiridos o al vencimiento de las mismas. Su saldo es deudor 1103 CUENTAS POR COBRAR Esta cuenta de mayor agrupa los créditos a favor de la entidad según su naturaleza que son controlados mediante las sub- cuentas del catalogo. Representa los saldos adeudados por los usuarios. Se cargará con los documentos a favor de la entidad en concepto de la venta de servicio de agua, y con todas aquellas operaciones que constituyen deuda a favor de la Asociación que tengan un vencimiento inferior a un año de plazo. Se abonará con las cantidades que se reciban en pago total o que constituyan abono a la cuenta y con las provisiones que se estimen por aquellas cuentas por cobrar de dudosa recuperación de acuerdo a un previo estudio y por los cobros de los documentos que ya hayan vencido. Su saldo es deudor. 1104-R ESTIMACION PARA CUENTAS INCOBRABLES Esta cuenta registrará las cantidades que sean consideradas incobrables según políticas administrativas de la Asociación. Se cargará Cuando sean trasladadas algunas cantidades de la estimación y que son cantidades que se consideren incobrables con abono a la cuenta por cobrar. Se abonará con los porcentajes que la administración estime conveniente como incobrables según datos históricos con cargo a los gastos correspondientes. Su saldo es acreedor. 159
1105 BENEFICIOS A EMPLEADOS Esta cuenta registra saldos por los beneficios a empleados estipulados por la Asociación como anticipos y préstamos. Se cargará con los desembolsos de préstamos y anticipos a los empleados de la Asociación. Se abonará con las cantidades que se reciban en pago total o que constituyan abono a la cuenta. Su saldo es deudor. 1106 INVENTARIOS Bajo esta cuenta se controlarán los inventarios, según las sub. cuentas del catalogo. Se cargará con el valor neto del costo de los inventarios de materias PVC y materiales galvanizados, así como existencias químicas. Se abonará con el costo de los materiales utilizados por la Asociación. Su saldo es deudor. 1107-R ESTIMACIÓN POR OBSOLESCENCIA DE INVENTARIOS. Esta cuenta registrará las cantidades que sean consideradas inventario obsoleto según políticas administrativas de la Asociación. Se cargará con el valor de la liquidación del inventario obsoleto. Se abonará con la obsolescencia del inventario estimada por la Asociación. Su saldo es acreedor. 1108 PAGOS POR ANTICIPADO Esta cuenta registra los saldos deudores, cuyos montos totales o parciales están sujetos a un diferimiento durante un plazo no mayor a un año. Se cargará con el pago de papelería y útiles, seguros, alquileres por adelantado. Se abonará con las cuotas de amortización consideradas por la Asociación. Su saldo es deudor. 1109 IMPUESTOS DIFERIDOS 160
Esta cuenta incluye los pagos de impuesto que la Asociación pague en concepto de anticipo de impuesto sobre la renta. Se cargará con las cantidades que la Asociación anticipe en concepto de impuesto sobre la renta. Se abonará al cierre del período fiscal al momento de contabilizar la declaración del impuesto sobre la renta. Su saldo es deudor. 1110 CREDITO FISCAL- IVA Esta cuenta registrará el impuesto pagado por la transferencia de bienes muebles y servicio (IVA) por las compras que efectué la Asociación ya sea de artículos, materiales, por servicios recibidos o por la compra de activos, por las retenciones y percepciones efectuadas mediante los respectivos comprobantes de crédito fiscal. Se cargará Con el valor impuesto pagado según documento de compra que la entidad pague en concepto de compras, gastos y otros. Se abonará al final de cada mes, liquidándola con la cuenta débito fiscal. Su saldo es deudor. 12 NO CIRCULANTE 1201 BIENES INMUEBLES Esta cuenta registrará cada elemento de las inversiones en inmuebles adquiridos y donados a la Asociación. Se cargará con el valor de la adquisición de bienes urbanos o rústicos y sus costos incluirán gastos de escrituración, gastos de registro, comisiones. Incluye edificios, instalaciones y la red de distribución de agua. Se abonará con el retiro o venta de los bienes inmuebles de esta cuenta. Su saldo es deudor. 1202 BIENES MUEBLES 161
En esta cuenta se llevará por separado para cada elemento que la compone un registro pormenorizado de control donde se especificará toda información del bien. Se cargará Con el costo de adquisición, incluyendo precio de compra o fabricación, cargo de fletes costo de instalación. Se abonará con la venta, destrucción o retiro por cualquier causa por la que se de de baja a un bien. Su saldo es deudor. 1203-R DEPRECIACION ACUMULADA Esta cuenta registrará la acumulación de las depreciaciones de los bienes de activos fijos depreciables y se presentará como disminución al costo de los activos fijos. Funcionará con las sub. cuentas del catálogo. Se cargará Cuando un bien haya sido dado de baja por: uso, destrucción, venta o por cualquier otro concepto. Se abonará mensualmente o al final del año según se considere conveniente con la cantidad de la depreciación calculada de acuerdo a lo estipulado administrativamente, con cargo a las cuentas de gastos o costos según sea el caso. Su saldo es acreedor. 1204 INTANGIBLES. Esta cuenta registrará todos aquellos activos que no tienen existencia física, limitándose a los derechos y/o beneficios que se le confieran. Registrando el valor de licencias, software y otros activos incorpóreos a la Asociación. Se cargará con el pago de las cantidades pagadas por las licencias o software. Se abonará Con las amortizaciones anuales de los mismos. Su saldo es deudor. 1205-R AMORTIZACION DE INTANGIBLES 162
Esta cuenta complementaria de activo registrará la acumulación de las amortizaciones de los intangibles y se presentará como pérdida de valor o disminución de estos. Funcionará con las sub. cuentas del catálogo. Se cargará Cuando el bien haya sido dado de baja por término de plazo, venta o por cualquier otro concepto. Se abonará mensualmente o al final del año según se considere conveniente con la cantidad de amortización calculada de cuerdo a lo estipulado administrativamente, con cargo a las cuentas de gastos o costos según sea el caso. Su saldo es acreedor. 1206 OBRAS EN PROCESO Esta cuenta llevará el control de todas las erogaciones que se realicen cuando la entidad tenga que realizar construcciones que no serán finalizadas dentro del ejercicio contable. Se cargará con las cantidades que gasten en el momento de estar realizando las construcciones correspondientes. Se abonará al final de la construcción, para trasladar su saldo a la cuenta de activo correspondiente, en una de sus sub.-cuentas respectivas. Su Saldo es deudor. 1207 DOCUMENTOS POR COBRAR L.P Esta cuenta de mayor representa los saldos adeudados por los usuarios respaldados por documentos de carácter legal a plazos mayores de un año. Se cargará con el importe de los documentos a favor de la Asociación. Se abonará con las cantidades que se reciban en pago total o que constituyan abono a la cuenta. Su saldo es deudor. 163
2 PASIVO 21 CORRIENTE 2101 CUENTAS POR PAGAR Esta cuenta registrará las obligaciones de la Asociación por deudas, especialmente de accesorios, que se traigan a plazos no mayores de un año y funcionará con las subcuentas del catálogo. Se abonará con el valor de las deudas que contraigan la institución, amparadas mediante los respectivos documentos contables. Se cargará con los pagos que se efectúen a proveedores ya sean parciales o totales. Su saldo es acreedor. 2102 DOCUMENTOS POR PAGAR A C.P: Esta cuenta registrará las obligaciones de la entidad por deudas que se contraigan a plazos no mayores de un año y amparen con documentos como letras de cambio y pagarés u otro tipo de documentos formales de pago. Se abonará con el valor de las deudas que contraiga la entidad, amparadas mediante los respectivos documentos. Se cargará con los pagos que se efectúen a los proveedores y a los acreedores, incluyendo los bancos y otras instituciones financieras. Su saldo es acreedor 2103 SOBREGIROS BANCARIOS: Esta cuenta registra los préstamos que se reciban de la entidades financieras, de diferentes tipos, según las subcuentas especificadas y que serán cancelados en un plazo inferior al año. Se abonará: con el recibo de los préstamos a dominio de la Asociación. Se cargará: con el pago de dichos préstamos ya sea total o parcial. Su saldo es acreedor 164
2104 PRESTAMOS BANCARIOS A C.P: Esta cuenta registra los préstamos que se reciban de la entidades financieras, de diferentes tipos, según las subcuentas especificadas y que serán cancelados en un plazo inferior al año. Se abonará: con el recibo de los préstamos a dominio de la Asociación. Se cargará: con el pago de dichos préstamos ya sea total o parcial. Su saldo es acreedor 2105 RETENCIONES LEGALES Esta cuenta almacenará las cantidades que la Asociación deba cancelar en un período sumamente corto a empresa privadas o estatales por tasa asignadas en leyes correspondientes. Asimismo las cantidades de menciones que se les haga a los empleados que serán trasladadas a las entidades respectivas. Se abonará: con las retenciones de impuestos, las cuotas o cotizaciones que retenga la Asociación al pagar nóminas, honorarios. Se cargará: con el pago de tales cantidades a las entidades correspondientes, ya sea pública o privada. Su saldo es acreedor. 2106 DEBITO FISCAL - IVA Esta cuenta registrará el impuesto cobrado por la transferencia de bienes muebles y prestación de servicios (IVA). Se Abonará: con el valor del impuesto detallado en los documentos de prestación de servicios que emita la Asociación, a medida que las operaciones sucedan. Se cargará: al final de cada mes, liquidándola con la cuenta 1110 CREDITO FISCAL- IVA; el remanente que quedara después de la liquidación se pagara al fisco. Su saldo es acreedor. 2107 BENEFICIOS A EMPLEADOS Estará representada por los sueldos y salarios, comisiones, vacaciones, aguinaldo y las cuotas patronales a pagar. 165
Se Abonará: con las provisiones de sueldos y salarios, comisiones, vacaciones, aguinaldos y la cuota patronal de la Asociación. Se cargará: con el pago de provisiones de sueldos y salarios, comisiones, vacaciones, aguinaldos y la cuota patronal. Su saldo es acreedor. 2108 PROVISION PARA OBLIGACIONES LABORALES. Representa el importe de la provisión para obligaciones laborales. Se Abonará: con las estimaciones para responder a cualquier conflicto laboral y/o prestación social obligatoria. Se cargará: con las indemnizaciones, retiros voluntarios, aguinaldo y vacaciones que la entidad pague a su personal. Su saldo es acreedor. 2109 IMPUESTOS DIFERIDOS Aquí se controlara el valor de la estimación de los impuestos que correspondan, tales como renta. Se Abonará: Con el pago total o parcial (a plazos), computados en la declaración respectiva, también se debitará con el monto del pago a cuenta. Se cargará: Con el valor del impuesto determinado. Su saldo es acreedor. 22 NO CORRIENTE 2201 CUENTAS POR PAGAR A L.P. Esta cuenta registrará las obligaciones de la Asociación por deuda que contraigan a plazos mayores de un año y se amparen con documentos de compras como facturas, créditos fiscales u otro tipo de documento formal de pago. Se Abonará: con el valor de las deudas que contraiga la entidad, amparadas mediante respectivos documentos. Se cargará: con los pagos que se efectúen a los proveedores y a los acreedores incluyendo los bancos y otras instituciones financieras. Su saldo es acreedor. 166
2202 DOCUMENTOS POR PAGAR L.P. Registra los préstamos que reciban de entidades financieras, de diferentes tipos, según las subcuentas especificadas y que serán cancelados en un plazo superior un año. Se Abonará: con el recibo de los préstamos a dominio de la Asociación. Se cargará: con el pago de dichos prestamos, ya sea total o parcial y por el traslado de la porción exigible a corto plazo que vence dentro del siguiente ejercicio. Su saldo es acreedor. 2203 PRESTAMOS BANCARIOS A L.P. Esta cuenta contabiliza los préstamos, de diferentes tipos que se reciban de las entidades bancarias, pertenecientes al sistema financiero y que serán canceladas por la Asociación en un plazo mayor de doce meses. Se Abonará con el valor de los préstamos, a favor de la Asociación. Se Cargará: con el pago que se le haga a dicho préstamo ya sea en forma total o parcial. Su saldo es Acreedor. PATRIMONIO 31 PATRIMONIO DE LA ASOCIACION 3101 APORTACIONES DE SOCIOS Esta cuenta registra las cuotas aportadas por los socios ya sean en efectivo o especies y funcionará con la sub-cuenta del catálogo. Se Abonará: con el valor de las cuotas aportadas por los socios. Se cargará: con el valor de las disminuciones de las aportaciones de socios. Su saldo es acreedor. 167
3102 DONACIONES Aquí se anotarán las cantidades que perciban por donaciones que la entidad administrara bajo linimientos del donante. Se Abonará: con las cantidades que se reciban en concepto de desembolso o adelantos de donación. Se cargará: con las liquidaciones parciales o al finalizar el proyecto Su saldo es acreedor. 3103 REEVALUACIONES Cuenta de mayor que representa los aumentos en el valor de los activos fijos por la plusvalía. Se Abonará: Con el valor determinado por un perito, respecto a los bienes de activo fijo asignado por la plusvalía que puedan obtener. Se cargará: Al venderse los bienes revaluados, por donación o retiro por cualquier causa y por capitalización de ésta. Su saldo es Acreedor. 3104 EXCEDENTES Esta cuenta registrará mediante subcuentas del catálogo los excedentes generados. Se Abonará: con los excedentes acumulados de ejercicios anteriores y con los del ejercicio. Se cargará: cuando se liquide la cuenta excedentes. Su saldo es acreedor. 3105-R DEFICIT Esta cuenta se utilizará para registrar el déficit de ejercicios anteriores y del ejercicio económico resultante del período que termina o actual. Se Abonará: con los excedentes de los ejercicios anteriores y las del ejercicio actual. Se cargará: con los valores que representan pérdidas durante el ejercicio. Su saldo se liquidará contra la de EXCEDENTE. 168
4 CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS 41 COSTOS DE OPERACIÓN 4101 COSTOS POR SERVICIOS Esta cuenta registra el costo de los materiales utilizados según las subcuentas del catálogo. Se Abonará: al final del año para eliminar su saldo con cargo a la cuenta liquidadora Déficit y Excedentes. Se abonaran también con cualquier ajuste resultante en el proceso de cierre. Se cargará: con los costos de los materiales que se vayan utilizando, deteriorados o en mal estado. Su saldo es deudor. 42 GASTOS DE OPERACION 4201 GASTOS DE ADMINISTRACION Esta cuenta registrará los gastos que la entidad realizará para cumplir sus actividades administrativas. Se Abonará: para saldarla al cierre del ejercicio contable y con los valores cargados erróneamente. Se cargará: con el valor de los pagos por actividades administrativas de la Asociación. Su saldo es deudor. 4202 GASTOS FINANCIEROS En esta cuenta se registrarán la acumulación de todos los gastos no ligados a la actividad propia de la Asociación, sino a servicios tales como: intereses, gastos bancarios. Se Abonará: con los valores cargados incorrectamente y con la liquidación en cada cierre contable. Se Cargará: con el valor de todos los intereses financieros, comisiones, gastos notariales por otorgamiento de préstamos a favor de la Asociación. Su saldo es deudor. 169
5 CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS 51 INGRESOS DE OPERACION 5101 INGRESOS Esta cuenta registrará los ingresos por los servicios, reconexiones y nuevas acometidas, moras e intereses realizadas por la Asociación. Se Abonará: con la venta de dichos productos que se den durante el año registrando las transacciones en forma individual. Se cargará: para eliminar su saldo al final del año con cargo a la cuenta liquidadora y con cualquier ajuste resultante durante el año o en el proceso del cierre. Su saldo es acreedor. 52 INGRESOS DE NO OPERACION 5201 INGRESOS FINANCIEROS. Aquí se anotará las cantidades que se perciban sobre los INTERESES. Se Abonará: con los ingresos percibidos en concepto de intereses bancarios por los conceptos respectivos. Se cargará: Al final del periodo con ajustes contra la cuenta DEFICIT Y EXCEDENTES. Su saldo es acreedor. 4 CUENTAS DE CIERRE 61 CUENTAS LIQUIDADORAS 6101 Déficit y Excedentes: Cuenta que servirá para liquidar los saldos deudores y acreedores de las cuentas que representan ingresos y egresos, que podrán resultar Excedentes o Déficit Se Abonará: Con el total de los saldos de las cuentas de resultados acreedoras y con el valor de los Déficit obtenidos. Se cargará: con el saldo de las cuentas de resultados deudoras y con el valor de los excedentes obtenidos. 170
7 CUENTA DE CONTROL 71 CUENTAS DE ORDEN 7101 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS En esta cuenta se aplicarán aquellas operaciones que sirvan únicamente de control y que no afectan el activo, pasivo ni resultado de la institución. Se cargará: con las operaciones que se quieren controlar y Se abonará: al desaparecer la necesidad del control. Su saldo es deudor. 7102 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Esta cuenta únicamente para balancear las cuentas del orden del activo y se operara con cuentas que no afecten el activo, pasivo ni resultado de la empresa. Se Abonará: con los valores que controlen, y Se cargará: al desaparecer la necesidad del control. Su saldo es acreedor. F. F. Representante Legal Contador F. Contador Público 171
B. MODELO DE CONTROL INTERNO. 1. Objetivos. Proteger los recursos de la Asociación ASAPCIT, del municipio de Jucuapa departamento de Usulután, buscando su adecuada administración ante riesgos potenciales y reales que les pueden afectar. Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los registros que respaldan la gestión de la Asociación ASAPCIT, del municipio de Jucuapa departamento de Usulután 2. Desarrollo de la Propuesta 2.1. Políticas, Procedimientos, Controles 2.1.1. Efectivo 2.1.1.1. Definición de Políticas - Registrar los ingresos en forma oportuna - Depósito de los ingresos diarios íntegros y oportunos - Segregar funciones en el control de efectivo - Centralizar la recepción del efectivo - Establecer un monto fijo de caja chica para pagos operativos menores de $ 30.00. - Establecer un monto máximo para el fondo de caja chica - Efectuar todos los pagos por medio de cheque, excepto los pagos menores controlados por caja chica. - Efectuar arqueos de caja periódicos en forma sorpresiva. - Realizar conciliaciones bancarias al último día de cada mes, en caso que no se tenga el estado de cuenta se solicitará al banco. 172
- Cada cheque que se emita deberá estar amparado con la documentación correspondiente, previa autorización - Nombrar refrendarios de cheques, que no tengan relación con el registro de operaciones ni con la custodia del efectivo - Prohibir las firmas de cheques en blanco. - Las firmas para cheques deben ser de forma mancomunada. 2.1.1.2. Procedimientos Establecidos 2.1.1.2.1. Caja 2.1.1.2.2. Fondos Fijos de Caja Chica Estableciendo el Fondo de Caja Chica - Hacer un estudio de gastos menores que la empresa pueda tener un período normal de una semana. - Determinar una cantidad razonable con la cual se establecerá el fondo de caja chica. - Asignar un responsable que maneje el fondo de caja chica, a éste se le entregará un cheque para crear dicho fondo. - Especificar la cantidad máxima de pagos a realizar con los fondos, dichos pagos deberán estar debidamente autorizados. - Por cada pago que va a efectuar el encargado del fondo, la persona que solicita dicho pago deberá firmar un vale de caja chica, dichos vales deberán ser preenumerados. - El encargado del fondo de caja chica deberá mantener en su poder el respaldo respectivo de las erogaciones realizadas con dicho fondo. - Cuando el fondo de caja chica se haya agotado en un 75% a lo establecido y no ajuste a cubrir gastos menores el encargado, deberá solicitar su reposición entregando sus respectivos comprobantes, los cuales serán sellados. - Efectuar corte de caja chica al cierre del mes. 173
2.1.1.2.3 Bancos Preparación de conciliaciones bancarias Libro de Bancos En primer lugar se comparan los cargos registradas en el libro de bancos de la empresa, por los depósitos efectuados contra los abonos mostrados en el estado de cuenta enviado por el banco. En caso de existir discrepancias por este concepto se investigan: 1. Si resultan depósitos en tránsito, se listan con la indicación de la fecha y el importe del mismo. 2. Si existen alguna cantidad que se cargue por más o por menos importe en el libro de bancos. Seguidamente se comparan los abonos registrados en el libro de la empresa por los cheques emitidos, contra los cargos presentados en el estado de cuenta del banco, en el caso de existir discrepancia, esta se investigan: 1. Si son derivadas de cheques pendientes de cobro, se procederá a listarlo señalando el nombre del beneficiario, la fecha de emisión, el numero de cheque y su valor 2. Se verificará si existen cheques pendientes de cobro de meses anteriores, en caso de existir, se incluirán. 3. También se verificara si existe alguna cantidad abonada de más o de menos por error en el libro de bancos. Estado de Cuenta Bancario. A continuación se comparan los cargos de estado de cuenta contra los abonos del libro de bancos de la empresa y se investigan las diferencias, pudiendo deberse a: 1. Cheques sin fondos remesados y emitidos. 2. Cargos por servicios bancarios o pagos de documentos, todos estos se listan, con la indicación de su fecha e importe. Asimismo, se verificará la existencia de errores cometidos por el banco al cargar de más o menos en el estado de cuenta. 174
Acto seguido se compararán los abonos del estado de cuenta del banco contra los cargos del libro de bancos de la Asociación, en este procedimiento las diferencias puedan provenir de: 1. Cobro de documentos 2. Intereses que el banco abono a nuestra cuenta, también se prepara un listado con fecha de importes Se investigan las diferencias motivadas por errores cometidos por el banco al abonar de más o menos en el estado de cuenta. Con las diferencias del saldo en bancos encontradas, se realizará los asientos respectivos en contabilidad. 2.1.1.3 Estructura de Controles 2.1.1.3.1. FORMATO DE REINTEGRO DE FONDO DE CAJA CHICA. Asociación Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT ) FECHA DE REINTEGRO: FONDO DE CAJA CHICA: $ MONTO POR REINTEGRO:$ No. FECHA DETALLE MONTO TOTAL: F. F. Encargado (o) Revisó 175
2.1.1.3.2. FORMATO PARA ARQUEO DE CAJA CHICA. Asociación Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Arqueo de Caja Practicado a las del día de 200_ Billetes De $ 100 $ De $ 50 $ De $ 20 $ De $ 10 $ De $ 5 $ De $ 1 $ $ Monedas De $ 0.25 $ De $ 0.10 $ De $ 0.05 $ De $ 0.01 $ $ $ Cheques Fecha No. Librador Banco Son /Cantidad en Letras) Se hace constar que el efectivo, documentos y comprobantes del presente arqueo, cuyo monto asciende a $ (cantidad en letras) son todos los que conforman la existencia de la caja de: A las horas del día de de 2006, mismos que fueron contados en su presencia. F Contador F Encargado de Caja Chica 176
2.1.1.3.3. FORMATO DE VALE DE CAJA CHICA. Asociación Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) VALE DE CAJA CHICA No. 001 No. Importe $ Fecha Concepto Nombre del Solicitante Cuenta a Cargo: Aprobado Por: Recibido Por: F F 2.1.1.2.3. Banco 177
2.1.1.3.4. Formato de Comprobante de Cheque Asociación Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) COMPROBANTE DE CHEQUE Banco: Cuenta Corriente No. Cheque No. Lugar y Fecha: Por US $ Páguese a la Orden: La Cantidad de: Concepto: Cheque recibido por: Código Concepto Parcial Debe Haber Nota: Anexar Justificante TOTAL Hecho Por Revisado Por Autorizado 178
2.1.1.3.4. Formato de Conciliación Bancaria. Asociación Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Cuenta No Banco Saldo según estado de Cuenta del Banco. $ MAS: Remesas en Transito $ Cargos efectuados por el Bancos $ Abonos por error en Bancos $ Cargos por error en Libros $ $ MENOS: Cheques pendientes de cobro $ Notas de abono efectuados por el Banco $ Cargos por error del Banco $ Abono por error en Libros $ $ Saldo Conciliado $ Saldo según Registros $ F Elaborado por: F Revisado por: 179
2.1.2 Cuentas Por Cobrar 2.1.2.1 Definición de Políticas - Se llevará un registro de las Cuentas por Cobrar. Este contendrá el nombre de los usuarios, la mora, la fecha, el detalle de los movimientos y el saldo de cada uno. - Se nombrará un responsable el cual llevará un control de los estados de cuentas de los usuarios. - La no cancelación de dos meses de servicios obliga a la suspensión, significa que no debe de haber cuentas pendientes de cobro mayores de dos meses del servicio de agua. - Capturar la información de pagos para su procesamiento correcto. - Las Cuentas por Cobrar deben de reflejar las circunstancias y condiciones económicas existentes en la Asociación. - Para la gestión de cobro se le notificará al usuario mediante el texto en la factura SERVICIO EN PROCESO DE SUSPENSIÓN al primer mes de mora, y al segundo mes se le suspenderá el servicio. 2.1.2.2. Procedimientos Establecidos - Verificar los estados de cuentas de los usuarios que no han hecho efectivo su pago por los servicios, tomando en cuenta el comprobante de pago. - La suspensión del servicio de agua será función del fontanero, el cual realizará el trabajo correspondiente. - Registrar los pagos de los usuarios en el periodo que se efectué. - Registrar las facturas en el periodo correspondiente. 180
2.1.2.3. Estructura de Controles 2.1.2.3.1 Formato De Cuentas Por Cobrar Asociación Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Cuentas por Cobrar Mes: Domicilio Fecha Usuarios Detalle Movimientos Saldos Debe Haber Debe Haber 2.1.3 Prestamos a Empleados. 2.1.3.1 Definición de Políticas - Para otorgar préstamos, el empleado deberá tener más de un año de labores continuo. - Todos los préstamos deberán ser autorizados por la Junta Directiva. - Se deberá elaborar un documento de respaldo del préstamo. - Se tomará como base para el préstamo el salario devengado por el empleado. 2.1.3.2 Procedimientos Establecidos - Revisar las planillas de sueldos y salarios para verificar si el empleado tiene más de un año de laborar para la Asociación. - Mediante un acuerdo en reunión de Junta Directiva se procederá a aprobar el préstamo. 181
- Deberá firmar el documento de respaldo el solicitante y el administrador de la Asociación. 2.1.3.3 Estructura de Controles. 2.1.3.3.1 Formato de Respaldo de Préstamos a Empleados Asociación Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Empleado: Cargo: Monto otorgado: Plazo de pago: Fecha Detalle Debe Haber Saldo 2.1.4 Inventario 2.1.4.1 Definición de Políticas - Elaborar un plan de inventarios de suministros de materiales. - Se establecerá el procedimiento de inventario para el control de los diferentes suministros de materiales e insumos, a través del método PEPS. - Se nombrará a un responsable para la custodia de los inventarios de suministros de materiales. - Se establecerá un máximo y un mínimo de existencia. - Todas las existencias se almacenarán en una bodega bajo custodia de persona responsable. 182
- Todas las salidas de bodegas deberán estar soportadas por la documentación comprobatoria correspondiente y debidamente autorizada mediante una requisición de materiales por el encargado de bodega. - El encargado de la bodega deberá informar oportunamente sobre los suministros de materiales obsoletos y dañados. - Se realizara inventario físico de los suministros de materiales dos veces al año, el primero al 30 de junio y el segundo al 31 de diciembre. 2.1.4.2. Procedimientos Establecidos 1. Programación de compra de Materiales. - La persona encargada de compra elaborará una programación trimestral, en el cual se utilizarán listas de compras y estándares de consumo. - La programación de compra de materiales guardará relación directa con las necesidades de materiales por satisfacer en bodega. - La programación de materiales se compara trimestralmente con un plan de compra para determinar, si está cumpliendo las prioridades. 2. Planeación de la Compra - El bodeguero verificará que siempre se tenga las existencias máximas y mínimas de los suministros a través de las tarjetas. - El bodeguero solicitará oportunamente comprar los suministros que se necesiten en bodega mediante una orden de compra. - La persona encargada de compra verificará si las compras estén dando respuestas a las prioridades según las necesidades. 3. Ejecución del proceso de Compra - Se elaborará un listado de los principales proveedores que contengan información actualizada en cuanto a los materiales a utilizar. 183
- Se evaluará las ofertas para adjudicar la compra de materiales y suministros, evaluando precio y calidad de los artículos o servicios. - Se comunicará por escrito a los proveedores, al momento de notificarles la adjudicación y los trámites que deban seguir durante el proceso de compra. 4. Recepción de Materiales en Bodega - La entrega de materiales se hará a la persona encargada de recepción, mediante acta en la cual participará el bodeguero. - La persona de recepción verificará que los materiales adquiridos cumplan las características, serán almacenados y conservados en forma adecuada. - Se llevará una tarjeta de control por cada material. 5. Entrega de materiales a utilizar. - El bodeguero entrega los materiales a los diferentes departamentos mediante un comprobante de salida de materiales debidamente autorizado. - Los diferentes servicios se solicitaran en forma oportuna y en las fechas previstas. 6. Uso de Materiales - Verificar que los diferentes materiales utilizados en las operaciones normales de la Asociación se encuentren en óptimas condiciones. 2.1.4.3. Estructura de Controles 2.1.4.3.1 TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIAS DE INVENTARIO Asociación Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) 184
Nombre del Suministro: Unidad de Medida: Código: Ubicación en Bodega: Fecha Referencia Unidades Costo Valores Entrada Salida Existencia Unitario Debe Haber Saldo 2.1.4.3.2 ORDEN DE COMPRA Asociación Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Orden de Compra No. 0001 Departamento: Solicitante: Fecha: Código Nombre del Suministro Cantidad Costo Solicitada Entregada 2.1.5. Propiedades, Planta y Equipo. 2.1.5.1. Definición de Políticas - Cada persona será responsable del manejo de los bienes que se les asigne. 185
- Mantener un programa de mantenimiento periódico preventivo para los bienes. - Los bienes muebles e inmuebles, excepto por terrenos serán depreciados a través del método de línea recta. - Todos los bienes muebles serán codificados según su ubicación. - Para que una ampliación, adaptación, mejora y reparación sean agregadas al valor en libros de la Propiedades, planta y equipo se deben de considerar los beneficios futuros siguientes: 1. Una extensión en la vida útil estimada del activo. 2. Un aumento en la capacidad. 2.1.5.2. Procedimientos Establecidos - Al adquirir un bien se procederá a asignarle un código que identifique su ubicación y se asignará por escrito un responsable del mismo, el cual será responsable de darle mantenimiento a los bienes que fueran asignados. - Para el cálculo de la depreciación de los bienes, se tomará el costo de adquisición y la vida útil estimada por cada bien adquirido. Cuyo control se llevará a través de tarjetas de control de depreciación. 186
2.1.5.3. Estructura de Controles 2.1.5.3.1 FORMATO DE REGISTRO DE BIENES MUEBLES Asociación Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Cantidad Tipo de Articulo Marca Modelo Fecha de Adquisición Valor Adquisición de 2.1.6. Depreciación 2.1.6.1. Definición de Políticas - La depreciación de cada uno de los bienes muebles e inmuebles se registrarán en tarjetas de control. - Aplicar la depreciación de cada bien al final del ejercicio contable. - Verificar que a todos los bienes se le hayan realizado su respectiva depreciación. - Se aplicará el método de depreciación de línea recta a todos los bienes sujetos a depreciar. - Los activos totalmente depreciados serán dados de baja en el sistema. 187
2.1.6.2. Procedimientos Establecidos - Se llevará un registro de cada bien en una tarjeta de depreciación, registrando, fecha valor a depreciar, tasa de depreciación, importe depreciable, la depreciación anual correspondiente, su depreciación acumulada y el valor en libros. - Comparar los bienes físicos con las tarjetas de de depreciación respectiva. - Verificar que los activos dados de alta hayan sido retirados de las operaciones. 2.1.6.3. Estructura de Controles 2.1.6.3.1 Tarjeta de Depreciación. Asociación Administradora de Servicio de Agua Potable de Comunidades Integradas Cerro El Tigre ( ASAPCIT) Cuadro de depreciación de Propiedades, Planta y Equipo al de de Tipo de Activo: Especificaciones: Responsable: Ubicación: Código: Fecha Descripción Valor a % Tasa de Importe Deprecia Depreciac. Valor en del bien Depreciar Depreciac. Depreciable ción Acumulada libros 188
2.1.7. Cuentas Por Pagar 2.1.7.1 Definición de Políticas. - Se establecerá una separación de las partes que componen las cuentas por pagar según su naturaleza y tiempo de vencimiento. - Los pagos o abonos a cuentas se harán por una persona autorizada por la Asociación quien programará dicho pago para el logro de una buena imagen de la entidad. - Los bienes inmuebles dados en garantía deberán mantenerse siempre seguros. - Conciliar las Cuentas por Pagar en los registros de los proveedores. - Salvaguardar los registros de Cuentas por Pagar. - Se identificará las rebajas y descuentos efectuados por los proveedores. - Las cuentas por pagar deben estar completas y deben ser coherentes, con la documentación de respaldo correspondiente. 2.1.7.2. Procedimientos Establecidos - Separar los documentos por pagar con otras cuentas por pagar para lograr un mejor control sobre ellas. - Registrar una de las cuentas en libros auxiliares según su naturaleza, monto y antigüedad. - Verificar el cálculo de los intereses pagados por cada una de las cuentas según el porcentaje establecido. - Abonar o cargar correctamente a cada una de las cuentas según la fecha que corresponde periódicamente los saldos de cada uno de las cuentas para evitar malas aplicaciones. - Se verificará que las Cuentas por Pagar estén autorizadas y sean a nombre y para uso de la Asociación. 189