EMERIX WEB PARA LA RENDICIÓN DE GASTOS 1
1- CÓMO DAR DE ALTA LA CARPETA DE GASTOS? Al ingresar al sistema con el Usuario y Clave del Proyecto lo primero que deben hacer es identificar la convocatoria en la cual van a ingresar la rendición de comprobantes, para el caso de Gastos la convocatoria a seleccionar es la que se denomina General. Al ingresar a la convocatoria seleccionada, al final de la pantalla encontrarán el botón Nuevo Proyecto. Verán esta pantalla: Presionar NUEVO BENEFICIARIO y accederán a la pantalla de generación de carpeta: El Beneficiario es la carpeta a dar de alta, entonces deberán cargar: Apellido: GASTOS Nombre: Denominación del proyecto. Ej: DTEC 0004/13 CUIT/CUIL: Clave Tributaria de la Institución 2
Tipo de Documento: CUIT Nº de Documento: Repetir la Clave Tributaria de la Institución Email: Contacto de la Institución para estos proyectos Grabar esta pantalla y continuar con la carga de los siguientes datos: Nº de Proyecto: se completa con la palabra GASTOS Nombre del Proyecto: ejemplo 0004/13. Fecha de inicio: fecha de inicio de la ejecución. Fecha de fin: la fecha de finalización del proyecto. Nuevamente Grabar el proyecto. En la pantalla que se habilita a continuación deberán generar el presupuesto correspondiente a Gastos. Hacer clic en Nuevo Presupuesto, aparecerá la siguiente pantalla: 3
Nota: El presupuesto a cargar se corresponderá con el Anticipo recibido en concepto de Gastos por Viajes y Viáticos. Dado que los anticipos son semestrales, deberá abarcar el semestre en que se pretenden consumir los fondos recibidos según el presupuesto presentado a la Agencia al momento de solicitar estos fondos. Tildar la opción Propio (corresponde al financiamiento de la AGENCIA). Los campos se completan de la siguiente manera: Fecha desde: fecha de inicio del semestre a cargar Fecha hasta: fecha finalización del semestre a cargar Rubro: GENÉRICO Importe: El correspondiente al anticipo recibido para Gastos por Viajes y Viáticos. PRESUPUESTO BENEFICIARIO (EN CASO QUE CORRESPONDA APORTE DE CONTRAPARTE) En el presupuesto Beneficiario se cargará el presupuesto correspondiente a la INSTITUCIÓN según contrato. Es decir que los campos se completan de la siguiente manera: Fecha desde: se coloca la fecha de inicio del proyecto Fecha hasta: fecha de finalización del proyecto Rubro: Genérico. Importe: Es el correspondiente al aporte de la Institución según contrato. Luego de completar dichos datos se hace clic en Grabar para concluir la carga del presupuesto. 4
2 - RENDICIÓN DE GASTOS Para rendir los GASTOS deberán ingresar a la solapa GASTOS A RENDIR (margen izquierdo). En convocatoria seleccionar la correspondiente a los gastos que se desea rendir. Ej. DTEC 04 U.N.DE LANUS GENERAL. Hacer Click en NUEVO GASTO (cualquiera de las dos opciones que se ven en pantalla). Luego en el campo Apellido ingresar el símbolo % y hacer clic en Buscar. El sistema les mostrará todas las carpetas disponibles dentro de la convocatoria seleccionada. (Ver print de pantalla a continuación). Deberán hacer clic sobre la carpeta correspondiente al concepto que se desea rendir, en este caso Gastos. En la pantalla que se abre a continuación, tienen que ingresar los datos solicitados: 5
Deberán completar: Fecha: Corresponde a la fecha de la planilla de viajes y viáticos (que es la de inicio del viaje). Rubro: Viajes y Viáticos Monto ($): El importe total de la planilla Nº de comprobante: numeración otorgada a la planilla 1 (según criterio de la institución) Descripción: Destino del viaje, concepto general Proveedor: Nombre de quién realiza el viaje Observaciones: aquí se deberá indicar fecha de inicio y fin del viaje, destino y medio de transporte. Importante: Al momento de programar el viaje se deberá tener en cuenta lo dispuesto por los Decretos 1189/12 y 1191/12. Presionar Guardar e ingresar otro si tienen mas facturas o sólo Grabar. RENDICIÓN DEL APORTE BENEFICIARIO Para certificar el Aporte de la Institución al programa, deberán completar los mismos campos que en la rendición propia pero tildando el ítem BENEFICIARIO. Deberán completar: Fecha: Corresponde a la fecha del comprobante Rubro: Viajes y Viáticos o el que corresponda Monto ($): El importe total del gasto Nº de comprobante: numeración otorgada a la planilla en caso de viajes y viáticos. Para el resto de los gastos el número del comprobante a rendir Descripción: Destino del viaje, concepto general. Breve descripción del gasto Proveedor: Nombre de quién realiza el viaje o proveedor. Observaciones: En caso de viajes y viáticos, en este campo se deberá indicar fecha de inicio y fin del viaje, destino y medio de transporte. 3 - CÓMO RENDIR EL LOTE? Ingresar a la opción Gastos a Rendir que se encuentra en el margen izquierdo. En la pantalla que aparece seleccionar del desplegable de Convocatorias la correspondiente a Gastos. Para el ejemplo: DTEC 04-U.N.DE LANUS GASTOS En ésta pantalla se podrán visualizar las certificaciones de gastos pendientes de rendición. Sugerimos corroborar nuevamente la información cargada ya que una vez rendido el lote no se podrán realizar modificaciones. 1 No puede haber dos (o más) planillas con la misma numeración. 6
Si los datos son correctos, clickear en el botón Rendir Lote. En la pantalla que aparece a continuación se deben tildar las certificaciones a rendir en un mismo Lote y colocarle un nombre en el campo Comentario. En el caso de los gastos, el nombre es: RENDICIÓN DE GASTOS DTEC0004/13 SEMESTRE DEL XX/XX AL XX/XX. Hacemos click nuevamente en el botón Rendir Lote y de esta manera completamos la etapa de Certificación de Gastos en el sistema Emerix Web. Para finalizar, a efectos de que se valide técnicamente la certificación realizada, la misma deberá ser notificada a la Unidad a cargo de la ejecución del instrumento. Para ello, la Dirección del Proyecto (o persona autorizada por la Dirección) deberá remitir un sobre por correo postal a: Mg. Federico ROBERT Unidad de Evaluación y Aseguramiento de la Calidad Agencia Nacional de Promoción Científica y Tecnológica Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación Productiva Godoy Cruz 2370, 3 Piso, (C1425FQD) Ciudad Autónoma de Buenos Aires, Argentina El sobre deberá contener lo siguiente: 1) Nota firmada por el Director/ Subdirector del proyecto con los siguientes datos: Número de lote certificado; semestre certificado (con formato: mm/aa) y monto total de la certificación del lote. 2) Para el rubro viajes y viáticos: o o Planillas de Viajes y Viáticos con firma en original del becario y el Director/ Subdirector del proyecto. Deberán firmar dos ejemplares de un mismo tenor por cada planilla presentada. Uno de esos ejemplares es para remitir al FONPRHI y el otro debe conservarlo la Universidad. Copia fiel de los comprobantes rendidos en dichas planillas, es decir, firmados por el Director/ Subdirector del Proyecto. Los originales deberán ser conservados por la Institución. Los mismos pueden ser requeridos en eventuales auditorías. 3) Para Aportes de beneficiario (Rendición contraparte): o Certificación contable de los gastos realizados. (utilizando modelo anexo ó similar) 7
GASTOS CONTRAPARTE PROYECTO D-TEC 00XX/13 Componente proyecto (si corresponde) Rubro de gasto (*) Fecha comprobante Nº comprobante Tipo de comprobante Proveedor Concepto/Descripción del gasto Monto (*) Recursos humanos / Materiales e insumos / Equipamiento / Servicios / Viajes y viáticos / Capacitación 8