- MANUAL DE USUARIO - Aplicación: Kz Precio Hora Instagi Instagi Teléfono: 943424465-943466874 Email: instagi@instagi.com
GUIA PROGRAMA CALCULO PRECIO HORA 1. Introducción 2. Datos de la empresa 2.1.Gastos de personal 2.1.1. Personal de Gestión 2.1.2. Oficial 2.1.3. Ayudante 2.1.4. Autónomo/Otra categoría 2.1.5. Personal de administración 2.2.Gastos generales 2.3.Gastos de materiales y otros 2.3.1. Gastos de materiales 2.3.2. Gastos de subcontratas 2.3.3. Ingresos facturación servicios oficina 2.3.4. Ingresos facturación salidas, dietas y desplazamientos 2.4.Márgenes 3. Precio hora 4. Informes 4.1.Coeficientes de gastos 4.2.Costes netos 4.3.Umbral de rentabilidad 4.4.Ratios de beneficio Programa Calculo Precio Hora Página 2
1. Introducción Este programa está especialmente dirigido a las microempresas instaladoras, con el objetivo básico de que calculen el precio hora al que, en base a sus costes, deben facturar su hora de trabajo. Además, este programa permite realizar simulaciones en cuanto a costes que la empresa soporta y márgenes que aplica a los productos y servicios que factura. La empresa puede realizar este ejercicio utilizando los datos ya conocidos del ejercicio anterior concluido. Esto supone el inconveniente de considerar que el ejercicio que afronta actualmente va a ser similar al anterior. También puede realizar este ejercicio utilizando el presupuesto del año objeto de cálculo, lo cual supone que la empresa tiene que realizar este presupuesto (no habitual en las microempresas instaladoras) y que va a realizar un ejercicio de imaginar y marcar objetivos. Cada empresa debe realizar su propia elección. No obstante siempre deberá tener en cuenta que el resultado obtenido será la conclusión de los datos y, por tanto, del análisis económico. La empresa deberá analizar lo que hacen otras empresas de su entorno para fijar definitivamente su estrategia, con el límite evidente de su análisis. El programa es una herramienta que permite un análisis sencillo, rápido y eficaz. Está dotado de ayudas, además de esta guía, que aclaran en todos y cada uno de los conceptos, a que se refieren para que pueda ser utilizado sin ninguna duda. Programa Calculo Precio Hora Página 3
Solamente se introducen datos en el primer apartado de Datos de la empresa. Los otros dos apartados de Precio Hora e Informes, permiten conocer las conclusiones del análisis, conclusiones que evidentemente variaran si la empresa modifica estos datos haciendo un verdadero ejercicio de análisis acerca de que costes debe reducir, que ingresos debe potenciar o donde debe situar sus márgenes y su productividad por persona. Antes de empezar a utilizar el programa, será necesario realizar el registro. Para ello, habrá que acceder al apartado de Registrarse desde la pantalla de acceso. Se deberá introducir el nombre, el e-mail y la contraseña con la que accederemos al programa. Es importante leer y aceptar la política de privacidad. En el caso de que se quiera recuperar la contraseña, se accederá al apartado de Has olvidado la contraseña?, situado también en la pantalla de acceso. Se deberá introducir el e-mail y el programa enviará un mensaje para pedir la confirmación de la recuperación de la contraseña. Una vez realizada la confirmación, se generará una nueva contraseña que será enviada por e-mail, junto con los demás datos de acceso. El programa permite cambiar la contraseña de acceso. Para ello, una vez que se ha realizado el acceso, desde el apartado de Cambiar contraseña, se deberá introducir la nueva contraseña que se desee. A la hora de realizar la introducción de los datos, hay que tener en cuenta todas las acciones básicas de edición de los registros: Añadir: A través de este botón se guardarán los nuevos datos que se han introducido en el formulario vacío para este propósito. Programa Calculo Precio Hora Página 4
Guardar: Al modificar los datos de algún registro, es necesario pulsar en el icono de guardar para que los cambios se hagan efectivos. Eliminar: Si se quiere eliminar un registro, se deberá pulsar en el icono de eliminar. Desplegar registros: El icono indica que existen registros en el apartado, con el que se pueden desplegar dichos registros. Para facilitar la visibilidad, primero se muestra un listado resumen de los registros introducidos. Para ver en detalle cada registro, es necesario pulsar el mismo icono en la fila del registro que se quiera visualizar. Imprimir datos: Existe la posibilidad de imprimir los datos de los apartados del programa en formato PDF. Para ello, se deberá pulsar en el icono de imprimir. Es importante y hay que tener en cuenta que a la hora de introducir o modificar algún registro, será necesario introducir todos los datos de dicho registro. En el caso de que alguno de los datos no tenga valor o el valor sea nulo, se introducirá un 0. Programa Calculo Precio Hora Página 5
2. Datos de la empresa En este apartado la empresa debe introducir todos sus datos económicos acerca de los gastos de personal, los gastos generales, los de materiales, y los márgenes sobre cada uno de ellos con los que va a trabajar para presupuestar y facturar. Además se contempla introducir los gastos de subcontratas y los ingresos que la empresa obtiene en concepto de facturación de proyectos, documentaciones técnicas, kilometraje, salidas,. Analizamos, a continuación, cada uno de ellos. 2.1. Gastos de personal Este programa está preparado para recoger los datos de todas y cada una de las personas que trabajan en la empresa, clasificándolos en 5 grupos: gestión, oficial, ayudante, autónomo u otra categoría, y personal de administración. En todos los grupos establecidos, salvo en el de administración, se tiene en cuenta el porcentaje de horas de producción facturables, indicador que mide la productividad de cada persona y que supone las horas, de entre todas las trabajadas, que efectivamente son facturadas directamente a los clientes de la empresa. Programa Calculo Precio Hora Página 6
2.1.1. Personal de Gestión Es el personal, habitualmente titular de la empresa, en el que se contempla que realiza actividades de producción que se facturan directamente, y actividades de gestión que van a repercutirse indirectamente a la facturación a través de los gastos generales. Se contempla que las horas de producción y las horas de gestión sean un porcentaje sobre las horas totales anuales. Programa Calculo Precio Hora Página 7
2.1.2. Oficial Este es el personal que realiza exclusivamente labores de producción y cuyas horas la empresa factura en concepto de oficial, sea cual sea su categoría en el contrato laboral que tengan. Programa Calculo Precio Hora Página 8
2.1.3. Ayudante Igual que en el caso anterior, este es el personal que realiza exclusivamente labores de producción y cuyas horas la empresa factura en concepto de ayudante, sea cual sea su categoría en el contrato laboral que tengan. Programa Calculo Precio Hora Página 9
2.1.4. Autónomo/Otra categoría Igual que en los dos casos caso anteriores, este también es el personal que realiza exclusivamente labores de producción y cuyas horas la empresa factura en concepto diferente de oficial y ayudante, sea cual sea su categoría en el contrato laboral que tengan. Programa Calculo Precio Hora Página 10
2.1.5. Personal de administración Finalmente este es el caso del personal que realiza labores de administración. Sus costes deben ser introducidos íntegramente el programa, que los distribuye como los gastos generales entre todas las horas que se facturan, siendo minorados por los ingresos que generan en concepto de proyectos, certificados de instalación, disposición de servicio, desplazamiento o similares. Programa Calculo Precio Hora Página 11
2.2. Gastos generales Son los gastos de infraestructura de la empresa que se introducen por partidas, de forma similar a como se recogen en el Plan General de Contabilidad, del tipo de arrendamientos, reparaciones, seguros, gastos financieros, etc.. Programa Calculo Precio Hora Página 12
2.3. Gastos de materiales y otros En este apartado el programa establece dos categorías de gastos: materiales y subcontratas, y dos de ingresos: facturación de servicios de oficina y salidas, dietas y desplazamientos. Veamos, a continuación, cada uno de ellos. 2.3.1. Gastos de materiales Se deben introducir los costes, a precio de adquisición, de los materiales comprados por la empresa para ser utilizados en el proceso de realización de su actividad, por ejemplo, en la realización de una instalación. Programa Calculo Precio Hora Página 13
Se tendrá en cuenta el stock inicial y el final, también valorados a su coste de adquisición, para imputar al año solo los materiales verdaderamente utilizados. 2.3.2. Gastos de subcontratas En este apartado se contemplan los costes de los trabajos subcontratados que, posteriormente, tras el margen que establezca la empresa, son facturadas a los clientes. 2.3.3. Ingresos facturación servicios oficina Programa Calculo Precio Hora Página 14
El programa contempla este apartado de ingresos y el siguiente, que van a minorar los gastos generales de la empresa, en este caso, por proyectos, memorias, presupuestos o certificados de instalación, que la empresa factura explícitamente a sus clientes. 2.3.4. Ingresos facturación salidas, dietas y desplazamientos Finalmente, el programa contempla este otro apartado de ingresos, en este caso, por conceptos como disposición de servicio, salida, dietas, desplazamientos, que la empresa factura explícitamente a sus clientes. Programa Calculo Precio Hora Página 15
2.4. Márgenes Este capítulo del programa plantea a la empresa que indique los márgenes que va a cargar a los costes que tiene de personal, materiales y subcontratas, y que van a influir directamente en la facturación por cada uno de estos conceptos, en el precio hora de la mano de obra, y en el beneficio que la empresa va a obtener. Es evidente que estos márgenes tienen como objetivo recuperar todos estos costes y, además, los gastos generales de la empresa. Por lo que si los márgenes sobre personal, materiales y subcontratas son escasos, solo se cubrirán estos costes, pero no los gastos generales y el beneficio será negativo. Si, por el contrario son amplios, el beneficio sería positivo pero podría tener problemas de adjudicarse presupuestos si la competencia tiene costes, márgenes y, en definitiva precios más competitivos. Programa Calculo Precio Hora Página 16
3. Precio hora Es el precio por hora de trabajo que, para oficial, ayudante, autónomo u otra categoría, la empresa debería facturar a sus clientes. El programa obtiene este resultado en base a los costes de personal, gastos generales, costes de materiales y costes de subcontratas que hemos identificado en los capítulos de Datos de la empresa. En base a los márgenes que va a cargar a estos costes de personal, materiales y subcontratas, y que va a determinar el beneficio que la empresa va a obtener, se obtiene el precio hora para cada una de las categorías. Programa Calculo Precio Hora Página 17
Se ha habilitado una columna para indicar el precio hora actual en cada una de las categorías y comparar con el resultado obtenido según los datos que se introducen. Programa Calculo Precio Hora Página 18
4. Informes Este capítulo permite, dados los datos introducidos por la empresa, obtener una serie de informes y ratios que permiten analizar la situación de la empresa y adoptar decisiones para introducir mejoras en los resultados. Veamos, a continuación, los tipos de informes disponibles. 4.1. Coeficientes de gastos Programa Calculo Precio Hora Página 19
Se obtienen, en primer lugar informes acerca del porcentaje que representa cada uno de los capítulos de gastos (coste de materiales, coste del personal imputado a la producción, costes de infraestructura o gastos generales, y coste del personal imputado a gestión y administración) sobre el total de gastos. Además se obtiene el coeficiente de gastos generales, es decir, el porcentaje que representan los gastos de infraestructura, incluidos los de personal de gestión y producción, sobre los costes de materiales y del personal de producción. Este coeficiente es el que tenemos que recuperar con márgenes suficientes sobre materiales, personal y subcontratas (o facturando salidas, kilometraje, proyectos, certificados, ). 4.2. Costes netos Este informe nos da dos tipos de ratios: Programa Calculo Precio Hora Página 20
Por un lado los costes netos imputados a infraestructura, a personal de producción y a personal de gestión y administración. Por otro el coste neto de la hora del personal de producción para cada una de las categorías. 4.3. Umbral de rentabilidad Nos proporciona también dos tipos de ratios: Por un lado la facturación mínima total y por conceptos (horas, materiales, subcontratas, servicios de oficina, desplazamientos). Y, el precio hora mínimo, es decir, el que, al menos permite recuperar el porcentaje que le corresponde sobre gastos generales. Programa Calculo Precio Hora Página 21
4.4. Ratios de beneficio Finalmente, este informe presenta el beneficio que la empresa obtiene en porcentaje sobre costes o sobre ventas y en valores absolutos, teniendo en cuenta los gastos y los márgenes establecidos. Evidentemente, cualquier cambio en estas variables permite hacer ejercicios de simulación para analizar la variación que supone en el resultado de la empresa. Programa Calculo Precio Hora Página 22