TÍTULO DEL PROYECTO. CONSOLIDACIÓN DE INFRAESTRUCTURAS Y SERVICIOS COMUNES EN MINETUR COMO CONSECUENCIA DEL TRASLADO DE LA SEDE DE TURESPAÑA.. Implantado en: MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGÍA Y TURISMO ANTECEDENTES/OBJETIVOS DEL PROYECTO En el Ministerio de Industria, Energía y Turismo (MINETUR) se aplican prácticas de consolidación de servicios desde hace años. El Centro de Proceso de Datos (CPD) de la Subsecretaría da servicio a otros Organismos Autónomos, con unidades TIC sectoriales independientes, bien albergando sus sistemas principales como el caso del Instituto de Restructuración de la Minería y el Carbón (IRMC), de la Dirección General de la Pequeña y Mediana Empresa (DGPYME) o, más recientemente, del Instituto de Estudios Turísticos (TURESPAÑA) o como centro de respaldo en el caso de la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). Pero no sólo a nivel de infraestructuras, también otros servicios comunes se prestan de forma centralizada a estos organismos, con un esquema de cofinanciación y acuerdos de prestación y seguimiento. Entre estos servicios se encuentra el portal del empleado (PRO@), algunas aplicaciones de gestión de recursos humanos, el correo electrónico, el acceso a Internet, la gestión del puesto de trabajo, etc. Esta iniciativa está muy alineada con el espíritu CORA en cuanto a la eliminación de duplicidades y búsqueda de la eficiencia en el uso de los recursos. En consonancia con las directrices de la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas (CORA), creada por Acuerdo de Consejo de Ministros de 26 de octubre de 2012, que, entre otras medidas, aboga por la gestión de servicios y medios comunes y la racionalización de alquileres de edificios públicos, se iniciaron las labores previas para el traslado de la sede que el Organismo Autónomo Instituto de Turismo de España (Turespaña) tenía establecida en la calle José Lázaro Galdiano 6, donde se ubicaban sus oficinas de Servicios Centrales y su centro de proceso de datos (CPD) a las instalaciones de la sede del Ministerio de Industria, Energía y Turismo (Minetur),
aprovechando la circunstancia de que el 30 de septiembre de 2013 terminaba el contrato de arrendamiento de la sede de Turespaña. A tal efecto, el CPD de Turespaña quedó realojado dentro del propio CPD del Ministerio situado en Castellana 160 en julio del año 2013, mientras que los casi 300 usuarios de los Servicios Centrales de Turespaña se distribuyeron entre las sedes ministeriales de Castellana 160 y Capitán Haya 41, ocupando su nueva ubicación antes del 30 de septiembre del mismo año. Imagen 1. Noticia publicada en prensa el 4 /11/2013 Este traslado ha supuesto además, en el marco de las Tecnologías de la Información, el lanzamiento de una serie de proyectos de unificación y homogeneización de sistemas de información e infraestructuras. Con este proyecto se ha logrado una mayor consolidación e integración de servicios que permite una mejora en la calidad percibida por los usuarios, así como un ahorro de costes en gastos corrientes y de mantenimiento. FASES DEL PROYECTO RECURSOS EMPLEADOS Para organizar el proyecto se creó en septiembre de 2012 un equipo transversal compuesto por funcionarios del cuerpo TIC de Turespaña y de la Subdirección General de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (SGTIC) del Ministerio, que ejerció las labores de jefatura del proyecto y diseñó el plan del mismo. No se contó con colaboración externa o consultoría dada la experiencia y capacidad técnica y gestora de los funcionarios de ambos centros gestores. A su vez, se crearon grupos ad hoc de trabajo mixtos, formados por los responsables de los servicios implicados, tanto personal técnico informático (Explotación de Sistemas, Desarrollos de Aplicaciones, etc.), como personal del resto de áreas afectadas (Oficialía Mayor, RRHH, etc.), cuando así lo requirió la naturaleza de las tareas. Desde el principio se identificaron como principales factores críticos de éxito el contar con el apoyo por parte de la Alta Dirección, sin el cual no se hubiera podido lograr en plazo la obtención de todos los recursos necesarios, humanos y materiales, para la ejecución del mismo. Se consideró también esencial la colaboración y transparencia entre los distintos participantes en el proyecto para la definición de la mejor estrategia de traslado e integración, con la delimitación clara de responsabilidades y compromisos por parte de las unidades TIC de ambos organismos, los colaboradores de empresas externas y otras dependencias con unidades de apoyo, en particular, Oficialía Mayor. Además, se estimó imprescindible, de cara al usuario, el contar con un Plan de comunicación para gestión del cambio, a fin de informar, concienciar e involucrar al personal afectado. Por último, el éxito del proyecto solo sería completo si se podía minimizar la interrupción del servicio.
El proyecto ha tenido una duración de 8 meses, desde enero a septiembre de 2013, con una etapa previa, entre septiembre de 2012 y enero de 2013, en que se realizaron los estudios de planificación y se definió la estrategia a seguir, quedando el proyecto quedó estructurado en 3 fases que afectaron a infraestructuras (CPD), a usuarios y a servicios TIC, tal y como se aprecia en el siguiente gráfico: Imagen 2. Cronograma del proyecto TRASLADO DE INFRAESTRUCTURAS Se valoraron tres estrategias principales como posibles escenarios de migración del CPD, en función de factores tales como el riesgo a asumir, el efecto sobre la continuidad del servicio y la inversión y esfuerzo necesarios. Técnicamente, la diferencia principal era el grado de integración de las infraestructuras y servicios TI dentro del direccionamiento privado del Ministerio o el planteamiento de una estrategia de consolidación gradual en el mismo. Imagen 3. Estrategias planteadas para la migración Tras el análisis de riesgos de los escenarios planteados se optó finalmente por un traslado gradual sin integración con el direccionamiento IP de Minetur de cara a minimizar riesgos y tiempos de ejecución Para acometer la estrategia elegida, el primer paso consistió en trasladar los elementos del CPD de Turespaña y sus infraestructuras asociadas, entre los que se contabilizaban 200 servidores ubicados en 11 racks, a las dependencias de Minetur y efectuar la consolidación de elementos siempre que fuera posible. El éxito del proyecto dependía de que el CPD destino tuviera la capacidad necesaria para acoger los racks de Turespaña y que los servidores contenidos en ellos pasasen a producción lo antes posible. Para alcanzar este hito se tuvieron que realizar trabajos de adecuación física del CPD destino (habilitación del espacio, soporte de
bastidores, cuadros eléctricos, ampliación de cableado estructurado y electrónica de red adicional, contratación de suministro eléctrico, etc.) para dar cabida a los nuevos elementos. Dado que Turespaña no contaba con un CPD de respaldo, era necesario que el traslado de sus servidores se pudiera realizar sin modificar la capa de almacenamiento para lo cual fue imprescindible que el CPD destino tuviera implementada una extensión de la red de almacenamiento, de comunicaciones y de sistemas de Turespaña. Para ello, y en consonancia con la estrategia elegida, se instaló en el CPD destino un nodo de comunicaciones, gemelo del existente en el CPD origen y, a continuación, el operador de comunicaciones, Telefónica, instaló una nueva ruta óptica CWDM entre ambos nodos uniendo así ambas infraestructuras para permitir el transporte de 2 canales Fibre Channel (2 Gbps) y 1 canal Ethernet (1 Gbps), a la vez que se instalaba en el CPD destino una nueva cabina de almacenamiento EMC para extender la SAN de Turespaña. Con estas medidas se consiguió extender la red de almacenamiento y la red interna de Turespaña. De esta manera, entre junio y julio de 2013, se migraron de forma gradual los servidores de aplicaciones y servicios, junto con sus líneas de comunicaciones, integrando y consolidando simultáneamente aquellos servicios que podían ser ofrecidos de forma conjunta por la infraestructura de Minetur, de manera que los usuarios no percibieron cambios en su forma de trabajar ni cortes de servicio. MIGRACIÓN Y MUDANZA DE USUARIOS Previo al traslado físico de usuarios, la SGTIC comenzó un proceso de unificación de redes y aplicaciones comunes durante el cual, las cuentas de usuarios de Turespaña se consolidaron en la red informática y el dominio de Minetur y comenzaron a usar los servicios informáticos horizontales que la SGTIC prestaba, entre ellos el portal del empleado, el registro electrónico de órganos administrativos y el correo electrónico del ministerio, de forma desacoplada en tiempo a la ubicación física en sus nuevos puestos de trabajo de Capitán Haya. Al no disponer de crédito para la adquisición de ordenadores adicionales se reutilizaron los equipos originales de cada usuario objeto de la mudanza. Dichos ordenadores debían ser reconfigurados para que cumpliesen con las reglas y políticas de uso vigentes en el dominio de Minetur. A su vez, se llevaron a cabo las acciones contenidas en el plan de comunicación, incluyendo notas informativas a los usuarios sobre el proceso del traslado y sesiones formativas para conocer las nuevas herramientas y funcionalidades que encontrarían en sus nuevos puestos. Una vez realizadas las tareas técnicas previas se comenzó de forma gradual la mudanza física de usuarios en base a grupos de usuarios agrupados por unidades, según el plan logístico previamente establecido, pero teniendo en cuenta siempre aquellas circunstancias que favoreciesen la mudanza sin detrimento de los servicios prestados. El traslado y la consolidación de usuarios en la red del Minetur concluyeron con éxito el 20 de septiembre de 2013. CONSOLIDACIÓN DE SERVICIOS Y APLICACIONES
Durante este proceso, siempre que han existido duplicidades, se han consolidado servicios y aplicaciones en el área técnica. En aquellos sistemas de información en los que las versiones o la plataforma tecnológica eran diferentes para ambos organismos, la SGTIC optó por homogeneizar el servicio antes de efectuar la consolidación de cara a minimizar riesgos, tal y como ocurrió con el Directorio Activo y el correo electrónico Exchange, mencionados en el punto anterior, o con el antivirus corporativo. En los servicios de otras áreas funcionales, como Recursos Humanos, Gestión económica, Nóminas, Registro, Archivo Central, etc. se hizo una selección previa de los servicios a consolidar, determinando de manera consensuada entre los gestores el modelo de prestación, y modificando, cuando procedía, los sistemas de información de Minetur implicados en función del modelo de prestación elegido. Varias de estas aplicaciones ya venían utilizándose con instalaciones independientes en Turespaña por lo que fue necesario analizar cada una de ellas para hacer o bien una migración de datos al sistema destino, o una adaptación multi entidad sobre la propia aplicación para mantener la gestión independiente o, en algunos de los casos, mantener la aplicación de forma aislada dado que el coste de la integración superaba los beneficios esperados. En las aplicaciones compartidas fue necesaria la configuración de los perfiles de acceso y flujos de tramitación necesarios para adaptar las aplicaciones de gestión para el personal de Turespaña. La selección de de servicios a consolidar deja una puerta abierta a la ejecución de nuevos proyectos. Por otra parte, y debido a la integración y consolidación de servicios, todo el soporte al usuario que hasta entonces se prestaba mediante dos CAUs (Centros de Atención a Usuarios) distintos pasó a prestarse de forma unificada, con contratos cofinanciados por ambos organismos que permiten aplicar economías de escala. BENEFICIOS OBTENIDOS El proyecto de consolidación de Turespaña en las instalaciones físicas y digitales de Minetur ha cumplido plenamente con las expectativas deseadas y se encuentra alineado con las nuevas directrices exigibles a la Administración tendentes a eliminar duplicidades y a controlar el déficit público. Los beneficios obtenidos pueden reducirse a dos tipos: tangibles e intangibles. Del primer tipo, la reubicación del CPD de Turespaña en un edificio propiedad de la AGE y del personal de los servicios centrales de Turespaña en un edifico cuyo arrendamiento se comparte con los servicios centrales del Ministerio ha permitido un considerable ahorro al abandonar el arrendamiento de la anterior sede. Dado que cualquier proyecto TIC a abordar en la Administración debería ir acompañado de la consiguiente Memoria de Impacto que evalúe la rentabilidad de la inversión, se ha utilizado una metodología propia de la SGTIC, denominada ARCAS (Análisis del Retorno de la Inversión y Costes Administrativos de Sistemas), para el cálculo de los costes y el ahorro asociados, junto con el cálculo del ROI (Retorno de la Inversión). Como costes adicionales por el traslado, son representativos los costes derivados del traslado a la sede de Capitán Haya (acondicionamiento eléctrico y de comunicaciones del edifico y costes de mudanza física de personal) que
ascienden a 85.000 euros y los costes derivados de la adaptación de los sistemas informáticos (acondicionamiento del CPD, traslado de racks y ajuste de aplicaciones horizontales) que ascienden a 146.000 euros. Por tanto, el traslado de sede y la adaptación de aplicaciones comunes han supuesto un coste total de 231.000 euros, totalmente amortizable en el corto plazo. Como principal ahorro, destaca el correspondiente al arrendamiento y mantenimiento anual del edificio inicial de Turespaña, que ascendía a 3.500.000 euros anuales. Además, se prevé un sobrecoste anual para reforzar los servicios informáticos horizontales prestados de forma centralizada desde el Ministerio en concepto de mantenimiento de aplicaciones horizontales, licencias de servidor, seguridad informática, mantenimiento de red de comunicaciones LAN y CPD de 72.000 euros, frente a la reducción obtenida en estos mismos conceptos prestados previamente en Turespaña que se ha cuantificado en un ahorro de unos 200.000 euros anuales. Por otra parte, se ha alcanzado una mayor y mejor optimización en los servicios informáticos prestados, eliminando también costes duplicados en mantenimiento de infraestructuras y de licencias. Como casos particulares cabe resaltar la reducción de costes de telecomunicaciones, por el uso de enlaces de datos e Internet comunes, y la reducción de costes al consolidar los servicios de atención al puesto microinformático del usuario. El ahorro acumulado de estos dos servicios asciende a 495.000 euros anuales. Por lo tanto, el ahorro obtenido anual es: 3.500.000 + 200.000 + 495.000 = 4.195.000 euros Imagen 4. ROI: por cada euro invertido se han conseguido ahorrar 17 euros Como beneficios intangibles, se ha incrementado la cohesión de los servicios informáticos prestados por el Ministerio, evitando la duplicidad de infraestructuras y de servicios. Con ello, se unifica la gestión de los servicios prestados, se incrementa la seguridad de los sistemas de información y se logra ofrecer un mejor servicio al usuario final. Desde el punto de vista del personal involucrado en la materialización del proyecto, se han puesto a prueba sus capacidades técnicas y logísticas, adquiriendo durante el proceso una experiencia muy valiosa para previsibles futuras acciones similares, ya que la consolidación se servicios TIC forma parte esencial del nuevo modelo de gestión pública tanto de cara al ciudadano como de cara a la gestión interna.