República Dominicana Presidencia de la República Ministerio de Administración Pública Informe Diagnóstico de la Estructura Organizativa Autoridad Metropolitana de Transporte (AMET) Presentado Por: Dirección de Diagnóstico y Diseño Organizacional Lic. Rafael A. Ventura Lic. Rafael T. Fanfán Santo Domingo, D. N. Agosto, 2013
PRESENTACIÓN
INTRODUCCIÓN Este estudio institucional es fruto del interés de la Autoridad Metropolitana de Transporte (AMET), de proveer a la ciudadanía un servicio de viabilizacíon de las vías de tránsitos, seguridad vial a los ciudadanos y establecer estándares de eficiencia y mejora continua de calidad a los servicios que ofreces. A estos fines, la Autoridad Metropolitana de Transporte (AMET) y el Ministerio de Administración Pública (MAP) han consensuado una asesoría técnica con el objetivo de llevar a cabo, un proceso de rediseño organizacional, el cual abarca el diagnóstico de la estructura organizativa, con el propósito de que dicho estudio contribuya a la eficientización de la gestión de los recursos humanos. En ese sentido, el presente Diagnóstico sobre la Estructura Organizativa parte de un análisis de los distintos factores que intervienen en el funcionamiento de la organización, tales como: base legal, otras disposiciones legales complementarias, y levantamientos de funciones a las distintas unidades organizativas. Del mismo modo, se presentan las recomendaciones derivadas de los análisis realizados, los cuales están basados en criterios técnicos para racionalizar las estructuras de todas las áreas de la Autoridad Metropolitana de Transporte (AMET), de manera que éstas contribuyan a la generación de resultados útiles a la institución y a los ciudadanos, a la vez que los mismos sean sostenibles en el tiempo. Es una premisa fundamental para la revisión y discusión de este Informe el proceso participativo necesario para lograr el consenso y aceptación de los cambios requeridos para la racionalización y eficiencia de la estructura organizativa de la Autoridad Metropolitana de Transporte (AMET). Finalmente, esperamos sentar las bases de un nuevo modelo de gestión, que facilite los cambios organizacionales y el desarrollo de una cultura de cooperación eficaz y productiva, entre directivos y empleados de esta organización que ofrece servicios tan importantes como la seguridad vial en todo el territorio nacional. 3
ÍNDICE DE CONTENIDO I. Objetivos del estudio... 05 II. Alcance... 05 III. Metodología utilizada... 05 IV. INFORMACIONES GENERALES DE LA INSTITUCIÓN... 07 4.1 Origen y Evolución.. 08 4.2 Misión... 08 4.3 Visión 08 4.4 Valores... 08 4.5 Base Legal 09 4.6 Objetivo General..... 09 4.7 Atribuciones Principales.. 09 V. RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO... 10 5.1 Organigrama General Actual.. 11 5.2 Áreas de Mejora Identificadas... 13 VI. PRESENTACION DE PROPUESTA O ACCIONES DE MEJORA... 16 6.1 Recomendaciones 17 6.2 Estructura Organizativa Propuesta.. 21 VII. BIBLIOGRAFIA... 23 VIII. ANEXOS... 24 Formulario FO-DDO-3, Cuestionario para el Inventario de Procesos y Análisis de la Estructura Observación Especial 26 4
I. OBJETIVOS DEL ESTUDIO: a) Definir una estructura organizativa que viabilice y facilite el cumplimiento de la misión institucional. b) Dar a conocer a la Dirección General las mejoras en lo relativo a la estructura organizativa de la institución. c) Generar consenso entre la Dirección de la AMET, acerca de las principales acciones de mejora en términos organizativos necesarias para la adecuación de la misma. d) Racionalizar y estandarizar la estructuras organizativa, a fin de que coadyuve al aumento de los niveles de eficiencia/eficacia en la gestión. e) Describir las funciones de las diferentes unidades organizativas, a los fines de evitar dispersiones y duplicidades. II. ALCANCE: El Informe diagnóstico abarca el análisis de la estructura organizativa actual de la Autoridad Metropolitana de Transporte (AMET) y las funciones de las diferentes unidades organizativas que la integran. III. METODOLOGÍA UTILIZADA Para realizar el presente diagnóstico organizacional hemos adoptado las disposiciones contenidas en el Instructivo para el Análisis y Diseño de Estructuras Organizativas en el Sector Público, aprobado mediante Resolución No. 05-09, de fecha 04 de marzo del año 2009; documento que establece la metodología y el proceso a seguir a los fines de realizar el diagnóstico organizacional, paso inicial para realizar el diseño y/o rediseño de estructuras organizativas del sector público, en el cual la participación de la institución objeto del estudio tiene un papel preponderante. ya que todo el análisis y diagnóstico debe ser realizado en gran medida por el personal de la institución interesada, contando éstos con la asesoría de los técnicos del MAP para los fines; lo que a su vez se traduciría en mayor eficacia en la implementación de las recomendaciones formuladas a raíz del análisis organizacional. Reunión con las autoridades de la AMET para definir el alcance del estudio. Estudio y análisis de la base legal y otras disposiciones de igual índole vigentes, así como estudios de estructura y gestión de recursos humanos de la institución. 5
Informar a lo interno de la institución el estudio a realizar. Aplicar el Formulario FO-DDO-003, Cuestionario para el Inventario de Procesos y Análisis de la Estructura. Entrevistas aclaratorias con los responsables de áreas organizativas. 6
IV. INFORMACIONES GENERALES DE LA INSTITUCIÓN 7
4.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN Para el año 1997 la Oficina Técnica de Transporte Terrestre funcionaba como la entidad encargada de planificar, organizar, regular y controlar el transporte de pasajeros; sin embargo, el transporte se convertía en un problema de carácter social, económico y ecológico para todos los sectores nacionales. Era conveniente la creación de una entidad que tuviera la capacidad, solidez y confiabilidad que le permitiera atraer financiamiento, tanto interno como externo, para desarrollar los programas de mejoramiento del transporte en Santo Domingo. En tal sentido, el Poder Ejecutivo emite el Decreto No. 393-97, que crea la Autoridad Metropolita de Transporte (AMET)como organismo dependiente de la Presidencia del República, encargado de regular todo lo relativo a la demanda y oferta del transporte en el área metropolitana de Santo Domingo, con el fin de reducir su costo social, económico y ecológico. 4.2 MISIÓN Crear y mantener una política coherente y continua, capaz de desarrollar sistemas de tránsito y de transporte a nivel nacional estableciendo normas y garantizando el cumplimiento de las mismas mediante medidas coordinadas de administración vial y de tránsito. 4.3 VISIÓN Ser el ente regulador en todo lo relativo a la demanda y oferta del transporte a nivel nacional con el fin de reducir su costo social, económico y ecológico. 4.4 VALORES Integridad Vocación de Servicio Responsabilidad Respeto al Ciudadano Eficiencia, Disciplina Discreción Perseverancia Trabajo en equipo 8
4.5 BASE LEGAL -Decreto Presidencial No. 393-97, del 10 de Septiembre del 1997, Gaceta Oficial No. 9963, que crea la Autoridad Metropolita de Transporte (AMET), como organismo dependiente de la Presidencia del República. -Decreto No. 349-11, que autoriza a la Oficina Técnica de Transporte Terrestre a fijar las tarifas de los pasajes de los vehículos de transporte público, urbano e interurbano, y a la Autoridad Metropolitana de Transporte a establecer el control de las rutas de los vehículos de transporte urbano en el Distrito Nacional y en la provincia Santo Domingo. G.O. No. 10623 del 28 de junio de 2011. 4.6 OBJETIVO GENERAL Regular todo lo relativo a la demanda y oferta del transporte en el área metropolitana, con el fin de reducir su costo social, económico y ecológico. 4.7 ATRIBUCIONES PRINCIPALES Establecer y regular la fiscalización del transporte. Medir el impacto del transporte sobre el costo social, económico y ecológico. Establecer y regular rutas de transporte público económicamente viables. Promover programas de prevención de accidentes. Facilitar la circulación mediante la señalización, semaforizacíon, rediseño y mantenimiento del sistema vial urbano. 9
V. RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO 10
5.1 ORGANIGRAMA GENERAL ACTUAL 11
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5.2 AREAS DE MEJORA IDENTIFICADAS: Al realizar el análisis de la estructura organizativa de la Autoridad Metropolitana de Transporte (AMET), hemos identificado algunas áreas de mejora, las cuales describiremos a continuación: 1. Notamos la existencia de unidades administrativas con niveles jerárquico inadecuado y en otros casos hay áreas organizativas que no poseen los niveles establecidos en la Ley Núm. 247-12, Ley Orgánica de Administración Pública, según el artículo 27, que especifica los siguientes niéveles jerárquicos: Dirección, Departamento, División y Sección, tales caso son: Gerencia de Comunicación Gerencia de Relaciones Públicas Gerencia de Recursos Humanos Gerencia de Salud Gerencia de Informática Gerencia Financiera Atención al Ciudadano Transportación Contabilidad Nómina Almacén Suministro Activo Fijo Sub-Dirección Administrativa y Financiera Sub-Dirección de Operaciones Sub Dirección Fiscalizadora de Tránsitos Sección Procedimientos de Accidente de Tránsitos Unidad Técnica en Centro de Control 2. Dentro de la estructura organizativa de la institución, existen unidades que no poseen el nivel de volumen de trabajo, el grado de responsabilidad por el manejo de recursos, según el análisis realizado mediante el Clasificador de Unidades Organizativas para el sector público centralizado, tales como: Central de Radios Taller Central de Radios Sección de Protocolo Sección de Tránsitos y Estadística Unidad de Gestión Ambiental Sección de Proyectos Sección de Compensación y Beneficios Sección de Carnetización de Recursos Humanos 13
Sección de Archivo Coordinación Adjunto de la Policía Nacional Tránsitos Personal Psicología Odontología Tesorería Presupuesto Taller de Confección de Señales Señalización Horizontal Modulo de Verificación de Multa Unidad de Semáforos Sección de Reglamentos y Análisis Legal Unidad de Diseño Grafico Análisis Técnico Salón de Belleza Sección de Información (Recepción). 3. Existen Unidades bajo la dependencia de otras áreas que por su naturaleza, tecnificación y la diversidad de los servicios que ofrecen, no se corresponden, tales como: Atención al Ciudadanos Departamento de Investigación de Accidentes Departamento de Ordenamiento de Carretera (DOCA). 5. Existen unidades organizativas, cuya denominaciones no identifican apropiadamente la naturaleza y funciones que ellas realizan según las normativas legales, las cuales establecen los criterios de estructuras homogéneas que sirven de integración y coordinación transversal en el sector público, según los lineamiento del Decreto Núm. 668-05, tales como: Compras Departamento de Supervisores Generales Sub-Dirección Normativas de Transporte Diseño y Contratación de Rutas Supervisoría General de Procedimientos de Accidentes de Tránsitos Gobernación Sub-Dirección Fiscalizadora de Tránsito Canódromos Departamento de Transporte Subdirección de Planificación 14
6. Hemos notado duplicidad de funciones en la Gerencia de Asuntos Internos, Inspectoria General de AMET y la Dirección Central de Asuntos Internos de la P.N., Inspectoria General de la P.N, ya que la Ley Núm. 96-04 Ley Orgánica de la Policía Nacional, establece estas unidades organizativas en esta institución. 15
VI. PRESENTACION DE PROPUESTA O ACCIONES DE MEJORA 16
6.1 RECOMENDACIONES Después de haber estudiado y analizado las disposiciones legales vigentes, y los levantamientos aplicados sobre la estructura organizativa a los diferentes responsables de áreas, recomendamos: 1. Adecuar los niveles jerárquicos de las unidades organizativas, según las directrices de la Ley Núm. 247-12 del 7 de agosto de 2012, Ley Orgánica de Administración Pública que en su Artículo 27 establece los siguientes niéveles jerárquicos: Dirección, Departamento, División y Sección, tales casos son: Gerencia de Comunicación, por Departamento de Telecomunicaciones Gerencia de Recursos Humanos, por Dirección de Recursos Humanos Gerencia de Salud, por Departamento Servicios de Salud Gerencia de Relaciones Publicas, por Departamento de Comunicaciones Gerencia de Informática, por Departamento de Tecnología de la Información Gerencia Financiera, por Departamento Financiero Sub-Dirección Administrativa y Financiera, por Dirección Administrativa y Financiera Sub Dirección Fiscalizadora de Tránsitos, por Dirección de Fiscalización. Sub Dirección Planificación, por Dirección de Planes y Estudios Técnico del Transito. Sub Dirección Normativa de Transporte, por Dirección de Regulación del Transporte. Sub Dirección de Operaciones, por Dirección de Operaciones. Sección de Registro y Control, por Departamento de Registro y Control, dependiente de la Dirección de Recursos Humanos. Departamento de Investigación de Accidentes, por División de Investigación de Accidentes. Transportación, por División de Transportación 17
Presupuesto, por División de Presupuesto, con dependencia directa del Departamento de Financiero. Contabilidad, por División de Contabilidad, con de pendencia directa del Departamento Financiero. 2. Sugerimos suprimir estas áreas e integrar las funciones y cargos al área de la cual dependen, con el propósito de concentrar los esfuerzos y optimizar los recursos, estas unidades son: Central de Radios, y Taller Central de Radios, al Departamento de Telecomunicaciones. Sección de Protocolo, al Departamento de Comunicaciones. Unidad de Gestión Ambiental y Sección de Proyectos, a la Dirección de Planes y Estudios Técnico del Transito. Mantenimiento, a la División de Servicios Generales. Sección de Compensación y Beneficios, Sección de Carnetización de Recursos Humanos, Sección de Archivo, a la Dirección de Recursos Humanos. Coordinación Adjunto de la Policía Nacional Tránsito Personal, al Departamento Registro y Control. Oficina Ejecutiva, a la Dirección de Recursos Humanos. Psicología y Odontología, al Departamento Servicios de Salud. Tesorería, al Departamento Financiero. Modulo de Verificación de Multa, al Departamento Procesamientos de Infracciones Tránsito. Salón de Belleza, al Departamento Administrativo. Sección de Reglamentación y Análisis Legal, a la Dirección de Regulación del Transporte Unidad de Diseño Grafico, al Departamento de Registro y Control del Transporte 18
Análisis Técnico, a la Dirección de Regulación de Transporte. Taller de Confección de Señales, Señalización Horizontal, Unidad de Semáforos, pasan como estructura de Cargos al Departamento de Mantenimiento Vial. Sección de Información (Recepción), al Departamento de Comunicación. 3. Adecuar la denominación según las normativas legales, las cuales establecen los criterios de estructuras homogéneas que sirven de integración y coordinación transversal en el sector público, acorde con los lineamiento del Decreto Núm. 668-05, por lo cual sugerimos modificar las siguientes unidades: Departamento de Supervisores Generales, por Departamento de Procesamiento de Infracciones de Tránsitos. Diseño y Contratación de Rutas, por Sección Supervisión de Rutas. Departamento de Transporte, por Departamento Registro y Control de Transporte. Compras, por División de Compras y Contrataciones, bajo la dependencia del Departamento Administrativo. Sub-Dirección Fiscalizadora de Tránsito, por Dirección de Fiscalización. Sub Dirección Planificación, por Dirección de Planes y Estudios Técnico del Transito. Sub Dirección Normativa de Transporte, por Dirección de Regulación del Transporte. Canódromos, por Centro de Retención Vehicular. Gobernación, por División de Servicios Generales. Sección de Estudios y Estadística de Transporte, por Sección de Estadística, con dependencia directa del Departamento de Planificación y Desarrollo. 4. Reubicar las unidades organizativas, atendiendo a la naturaleza y sus fines, con el objetivo de racionalizar y eficientizar sus funciones, por lo cual sugerimos integrar las unidades administrativas siguientes: División Atención al Ciudadanos, bajo la dependencia del Departamento de Comunicaciones. 19
División de Investigación de Accidentes, bajo la dependencia de la Dirección de Procedimientos de Accidentes de Tránsitos. Departamento de Telecomunicaciones, bajo la dependencia de la Dirección Administrativa y Financiera. Sección de Nómina, bajo la dependencia de la Dirección de Recursos Humanos. Departamento de Ordenamiento de Carretera (DOCA). Bajo la dependencia de la Dirección de Operaciones. 5. Crear el Departamento Administrativo, con el objetivo de Planificar, organizar, supervisar y controlar las actividades administrativas de la institución, la cual estará bajo la dependencia directa de la Dirección Administrativa y Financiera. 6. Crear el Departamento de Planificación y Desarrollo, con el objetivo de asesorar en materia de políticas, planes, programas y proyectos a ser desarrollados por la institución y efectuar su evaluación periódica. 7. Crear el Departamento de Mantenimiento Vial, con el objetivo de mantener transitable las carreteras y caminos que conforman la red vial de modo de permitir una circulación más segura, cómoda y fluida atreves de su señalización y semáforarizacion. 8. Unificar el área Almacén, el área de Suministro y el Departamento de Abastecimiento, en una sola unidad organizativa denominada, División de Almacén, con dependencia directa del Departamento Administrativo. 8. Suprimir la Gerencia de Asuntos Internos de la AMET y la Inspectoria General de la AMET, y reubicar los cargos de estas unidades organizativas. 20
6.2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PROPUESTA 21
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VII. BIBLIOGRAFÍA Ley Núm. 96-04, de fecha 28 de enero del 2004 institucional de la Policía Nacional. Ley Núm. 200-04, de fecha 13 de julio del 2004, Ley General de Libre Acceso a la Información. Ley Núm. 449-06, de fecha 6 de diciembre del 2006, Sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones. Ley Núm. 05-07, de fecha 05 de enero del 2007, Ley que crea el Sistema Integrado de Administración Financiera del Estado. Decreto Núm. 668-05, de fecha 12 de diciembre del 2005, que declara de interés Nacional la Profesionalización de la Función Pública. Decreto Núm. 393-97, del 10 de Septiembre del 1997, Gaceta Oficial No. 9963, que crea la Autoridad Metropolita de Transporte (AMET), como organismo dependiente de la Presidencia del República.. Decreto Núm. 349-11, que autoriza a la Oficina Técnica de Transporte Terrestre fijar las tarifas de los pasajes de los vehículos de transporte público, urbano e interurbano, y a la Autoridad Metropolitana de Transporte a establecer el control de las rutas de los vehículos de transporte urbano en el Distrito Nacional y en la provincia Santo Domingo. G.O. No. 10623 del 28 de junio de 2011. Resolución Núm. 05-09, de fecha 04 de marzo del 2009, que modifica el Instructivo para el Análisis y Diseño de estructuras Organizativas en el Sector Público, aprobado por Resolución Núm. 78-06, de 23 noviembre del 2006. Manual para la Organización de las Oficinas de Recursos Humanos del Sector Público, Oficina Nacional de Administración y Personal-Onap, Editora Lozano, segunda edición-2006, Santo Domingo. Manual de Organización del Estado Dominicano, del año2004. 23
VIII. ANEXOS 24
ANEXOS Cuestionario para el Inventario de Procesos y Análisis de la Estructura, Formulario FO-DDO-003. 25
OBSERVACION ESPECIAL: Notamos el otorgamiento de duplicidad de funciones entre la Oficina Técnica de Transporte Terrestre (OTTT) y la Autoridad Metropolitana de Transporte (AMET), establecida en el Decreto Núm. 349-11 de fecha 28 de Junio del 2011. 26