ERPs Universitarios: soluciones, experiencias y tendencias Universidad Politécnica de Valencia Jornada Sectorial CRUE-TIC - Octubre 2011
Reflexión Qué es ERP Universitario? En qué entorno hay que implantarlo? Qué ámbito debe abarcar? Cómo he llegado hasta aquí? Tengo ya un ERP aunque no se llame así? Realmente necesito un ERP? Qué espero que cubra? Cómo lo hago? Conclusiones LA RIOJA octubre 2011 2
Qué es un ERP? Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning). Permiten integrar y automatizar las áreas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Características principales: Integral, necesidad que todos los departamentos se relacionen entre sí. Modular, cada módulo resuelve las funciones de un área diferente pero interrelacionadas entre sí y compartiendo información. Adaptable, se adaptan a la idiosincrasia de cada empresa (parametrizable). Base de datos centralizada. Los datos se introducen una vez y deben de ser consistentes. LA RIOJA octubre 2011 3
Dónde hay que implantarlo? LA RIOJA octubre 2011 4
Qué ámbito debe abarcar? Gestión Académica: acceso, inscripción, POD, horarios, gestión expedientes, actas, recibos, certificados, evaluación curricular, becas, títulos, estadísticas, e learning Gestión de Recursos Humanos: acceso, gestión de plantillas, nómina, formación, acción social Gestión Económica: Contabilidad presupuestaria, contabilidad financiera, gestión de cobros y pagos, inventario Gestión de la contratación: expedientes de contratación Gestión de la investigación Gestión de Directorio y Acreditaciones Gestión de Comunicaciones. email, noticias, eventos Gestión de la Biblioteca LA RIOJA octubre 2011 5
y estos? Gestión de la Editorial Gestión Centro de Salud Prevención de Riesgos Laborales Registro General Infraestructura, reserva de recursos y espacios Gestión de Deportes Servicio Integrado Empleo Gestión de la Calidad Necesito un sistema de gestión que integre y automatice TODAS Y CADA UNA de las Áreas de Gestión de la Universidad. LA RIOJA octubre 2011 6
Cómo he llegado hasta aquí? Antes 90 Soluciones verticales (Alumnado, Gestión Económica, Nómina, Biblioteca, Investigación) Cambio sistemas a UNIX 90 95 Cambio a BBDD ORACLE Migración de las soluciones existentes (comercial, desarrollo a medida, software libre) S. Gestión BBDD único 95- hasta hoy Efecto año 2.000 Implantación de soluciones para otros Áreas/Servicios de gestión ( Deportes, Área de información, Espacios, Gestión Editorial, Gestión Secretaría General, Prevención y Riesgos Laborales, Acción Internacional, Sistema Información Universitario Digitalización expedientes Sede Electrónica; Adaptación planes de estudio EEES LA RIOJA octubre 2011 7
Premisas básicas Buscar solución hecha que satisfaga en un alto porcentaje las necesidades del usuario. Base datos centralizada. Gestión descentralizada Dato único. Integración con los sistemas existentes. Sistema de autentificación única. Entorno de trabajo único para el usuario. Entorno tecnológico de Sistemas, gestor BBDD y servidores de aplicaciones único. Garantías de crecimiento. Soluciones desarrolladas en Tecnología Oracle Developer/ Java Funcionalidades orientadas a usuarios finales en PL*SQL y J2EE LA RIOJA octubre 2011 8
Situación Actual Soluciones verticales Interrelacionadas Sistema autentificación única Orientadas a servicios No perder nada de lo que ya tenemos consolidado LA RIOJA octubre 2011 9
Situación Actual Soluciones verticales Interrelacionadas Sistema autentificación única Orientadas a servicios No perder nada de lo que ya tenemos consolidado LA RIOJA octubre 2011 10
Actualmente estamos trabajando en Consolidación del Gestor de Contenidos Consolidación de la Sede Electrónica Migración del Gestor Documental Migración del Sistema de Gestión de la Biblioteca pero sin olvidar + Nuevas necesidades + Constante evolución tecnológica + Cambios constantes de Normativas LA RIOJA octubre 2011 11
Realmente necesito un ERP? Qué demanda la Universidad? Agilidad adaptación nuevas necesidad demandadas Agilidad en la adaptación tecnológica Agilidad en la adaptación de las Normativas Integridad de la información ( conservar lo que existe) Gestión del cambio transparente Interoperabilidad con organizaciones externas Mi solución es un ERP? Integral Modular Adaptable Base Datos única Los datos se introducen una vez Necesito un ERP? Necesito una solución integral de TODA la Gestión Universitaria LA RIOJA octubre 2011 12
Qué espero de cubra? Qué áreas de negocio debe de cubrir? Gestión Económica, Gestión de RRHH, Gestión de la Investigación, Sistema de Información, Gestión Académica Biblioteca, Editorial, Deportes, Prevención de Riesgos Laborales, Centro de Salud, Reserva de recursos y espacios, Información y Comunicaciones internas y externas, Protocolo, Acción Social, Cultura. Existe ésta solución? No la conozco Cual es el coste de la migración? Hay que valorar la gestión del cambio LA RIOJA octubre 2011 13
Cómo lo hago? Desarrollo a medida: + se ajusta alto porcentaje las necesidades usuario Pocos recursos (humanos/económicos) Muy lenta la evolución de cambios tecnológicos y normativos Solución comercial: + Evolución tecnológica y normativa rápida Parametrización costosa No cubre todas las necesidades usuario Necesidad de desarrollo a medida para cubrir necesidades de usuario Consorcio: + Evolución tecnológica y normativa más rápida + División gastos Muchos de los procesos no están estandarizados (ej. Gestión Alumnado) Objetivos de las universidades no alineados LA RIOJA octubre 2011 14
Conclusiones Desconozco qué solución es la óptima Sería deseable unir esfuerzos, colaboración a través de consorcios para gestionar los recursos mas eficientemente pero, para ello, es necesaria la implicación de la dirección para alinear objetivos y normalizar procesos Espero salir de estas jornadas con una solución Con la confianza que las premisas con las que estamos trabajando son válidas LA RIOJA octubre 2011 15
Muchas gracias por vuestra atención