Guía de procedimientos de respuesta para las Representaciones Diplomáticas y Consulares mexicanas en caso de emergencias en el exterior, causadas por desastres naturales o de otro tipo. Secretaría de Relaciones Exteriores Unidad de Relaciones Económicas y Cooperación Internacional Dirección General de Cooperación Técnica y Científica Febrero de 2011
Guía de procedimientos de respuesta para las Representaciones Diplomáticas y Consulares mexicanas en caso de emergencias en el exterior, causadas por desastres naturales o de otro tipo. (Versión 3, 9 de febrero 2011) INDICE I. Introducción. 1 Pág. II. Objetivos. 1 III. Marco normativo. 2 IV. Coordinación de la SRE. 2 V. Responsabilidades de las Representaciones Diplomáticas en el exterior. 3 VI. Fase Operativa. 3 a) Acerca del tratamiento de las solicitudes de ayuda humanitaria. 3 b) Acciones de las Representaciones Diplomáticas. 4 c) Acciones de la Secretaría de Relaciones Exteriores. 7 d) Tareas de Coordinación de la Dirección General de Cooperación Técnica y Científica. 9 VII. Diagrama 11 1
Secretaría de Relaciones Exteriores, febrero de 2011 Guía de procedimientos de respuesta para las Representaciones Diplomáticas y Consulares mexicanas en caso de emergencias en el exterior, causadas por desastres naturales o de otro tipo. I. Introducción. 1. Esta guía tiene por objeto proporcionar información y orientación estandarizada a las Representaciones Diplomáticas de México en el exterior, para responder de manera planificada y sistemática ante situaciones de emergencia causadas por desastres o contingencias graves de otra naturaleza. 2. La guía para tales efectos establece diversos procedimientos destinados a facilitar la evaluación inicial y la respuesta de las Representaciones mexicanas ante las emergencias ocurridas en su país o área de de adscripción. 3. La guía está destinada para el conocimiento y atención de todos los funcionarios de la Representación Diplomática, incluyendo personal del SEM, asimilado y personal local. El Titular de la Misión será responsable de la difusión y observancia de esta información. II. Objetivos. 4. La asistencia humanitaria internacional reviste importancia fundamental para las víctimas de desastres naturales u otras contingencias que se traduzcan en situaciones de emergencia. 5. Dado que en situaciones de este tipo se genera incertidumbre, necesidades cruciales y la necesidad de respuestas urgentes, esta guía tiene por objetivo primordial establecer los procedimientos pertinentes para normar la coordinación entre la Secretaría de Relaciones Exteriores y las Representaciones Diplomáticas en el exterior, sobre bases conocidas y estandarizadas. 6. En ese sentido, se considera relevante que ante escenarios de emergencia (local o nacional e independientemente de que sea provocada por un desastre natural o no), deberán observarse determinados procedimientos de atención para la prestación de asistencia humanitaria mexicana. 7. En línea con esa lógica, la guía debe constituirse en un marco de referencia que indique los pasos a seguir en casos de emergencia que ameriten la prestación de asistencia humanitaria y especifique además las tareas que deberá realizar la SRE y cada Representación de México en el exterior que enfrente una situación de este tipo en el país o área de adscripción. 2
8. Con esta guía se espera complementar asimismo los planes específicos que sobre el particular pudieran existir ya en cada Representación Diplomática. III. Marco normativo. 9. La Ley Federal de la Administración Pública Federal, en su artículo 28 fracción I señala que corresponde a la Secretaría de Relaciones Exteriores conducir la política exterior, así como promover, propiciar y asegurar la coordinación de acciones en el exterior de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, sin afectar el ejercicio de las atribuciones que a cada una de ellas corresponda. La fracción XII del mismo artículo señala que también le corresponde el despacho de las demás asuntos que le atribuyan expresamente las leyes y reglamentos. 10. La Ley General de Protección Civil señala que la SRE forma parte del Consejo Nacional de Protección Civil (CNPC), cuyo artículo 16 fracción IV establece que corresponde a la Cancillería fijar los criterios para el cumplimiento de los acuerdos internacionales en materia de protección civil, así como las modalidades de cooperación con otros países, en el marco del Sistema Nacional de Protección Civil (SINAPROC). 11. El artículo 41, Fracción XX, del Reglamento Interior de la SRE, establece que corresponde a la Dirección General de Cooperación Técnica y Científica (DGCTC) servir como punto focal en las gestiones para la recepción y envío de ayuda humanitaria en casos de desastres ocurridos en México o en el extranjero. IV. Coordinación de la SRE. 12. La SRE es la encargada de definir y desarrollar la política exterior del país y articular las acciones de las entidades del Estado con respecto a las relaciones internacionales en los ámbitos político, económico y social. Es el interlocutor y enlace para las gestiones oficiales que se realicen entre las entidades gubernamentales y los gobiernos de otros países, así como con los organismos internacionales. 13. Las funciones y responsabilidades de la SRE -y de las entidades y dependencias de la Administración Pública Federal- en materia de prevención, auxilio y recuperación de un desastre ocurrido dentro de las fronteras de México quedan establecidas en el Manual de Organización y Operación del Sistema Nacional de Protección Civil, elaborado por la Secretaría de Gobernación (SEGOB). 14. Dado que los casos de emergencias en otros países no es una hipótesis contemplada en dicho Manual, corresponde a la SRE definir los mecanismos de acción con las autoridades centrales, locales y de protección civil del país afectado, para identificar los requerimientos de auxilio en casos de emergencia y el envío de la ayuda humanitaria que se determine. 3
15. La participación del Gobierno de México en tareas de asistencia humanitaria deberá realizarse con el ánimo de complementar la capacidad de respuesta del país afectado, evitando duplicar los esfuerzos en curso. V. Responsabilidades de las Representaciones Diplomáticas en el exterior. 16. La actuación de las Representaciones Diplomáticas en el exterior exige una acción permanente para resguardar los intereses del país y proteger a los connacionales, residentes o visitantes en las diversas regiones del mundo, particularmente en casos de emergencia. 17. Cuando sucede una situación de emergencia, las labores de las Representaciones Diplomáticas se intensifican de distintas maneras, por lo que se requiere de manera primordial asegurar la operación de la sede de la Representación y la seguridad del personal de la Misión. 18. Las Representaciones Diplomáticas serán el conducto oficial para establecer contacto permanente con la Cancillería, otras dependencias públicas y, de ser el caso, con otras organizaciones no gubernamentales del país afectado. 19. Las gestiones de ayuda humanitaria se realizarán a través de los canales diplomáticos correspondientes, ajustándose al marco normativo del país afectado. En ese sentido, las Cancillerías de cada país serán el interlocutor primordial de las Representaciones mexicanas en el exterior, tanto para recibir posibles peticiones de ayuda como para notificarles la respuesta del Gobierno de México. Dicho interlocutor podrá cambiar a petición expresa del país afectado. 20. De ser el caso, la asistencia humanitaria se proporcionará con el consentimiento expreso del país afectado, en principio, sobre la base de una petición oficial y con apego a lo que dicho país solicite. VI. Fase Operativa. a). Tratamiento de las solicitudes de ayuda humanitaria. 21. Cuando una situación de desastre sobrepase la capacidad de respuesta del Estado afectado, las autoridades competentes del país podrán emitir un llamamiento de ayuda internacional. 22. En tal caso, se esperaría en condiciones normales un comunicado oficial del gobierno afectado, a través de su Cancillería, indicando de forma precisa la asistencia requerida de los actores humanitarios del exterior, a fin de evitar la duplicidad de esfuerzos o bien ofrecimientos no solicitados. 4
23. En ese contexto, la SRE considera esencialmente dos modalidades de auxilio humanitario para la atención de emergencias en otros países: a). Ayuda técnica, brindada a través de recursos humanos especializados, tales como rescatistas, cuerpo médico, paramédico y sanitario, vulcanólogos, sismólogos y demás personal del ramo. b). Ayuda en especie, consistente en alimentos, material médico, frazadas, casas de campaña, colchonetas u otros bienes similares. 24. Existe también la ayuda en efectivo, sin embargo esta es una modalidad que el Gobierno de Mexico normalmente no observa ni promueve. 25. Una vez definidos el tipo y cantidad de ayuda requerida por el gobierno del país afectado, será imprescindible que la SRE, por conducto de la Dirección General de Cooperación Técnica y Científica (DGCTC), en consulta con la Coordinación General de Protección Civil de la SEGOB, precise el tipo de transportes que se requerirá (aéreo, terrestre o marítimo), así como sus características (modelo, tipo, capacidad, matrícula, etc.) para informar lo conducente a las autoridades del país afectado, a través de la Representación Diplomática en el país afectado, marcando copia de tal notificación a la Subsecretaría y Dirección General política que corresponda. b). Acciones de las Representaciones Diplomáticas y Consulares. 26. Las Representaciones Diplomáticas deberán contar con planes de contingencia para asegurar el adecuado y continuo funcionamiento de la Misión en caso de emergencias, de acuerdo a lo señalado en la Guía de Seguridad para las Representaciones Diplomáticas en el Exterior, elaborada por la Dirección General de Tecnologías de la Información e Innovación, en la que se establecen procedimientos de evacuación del inmueble y medidas de seguridad para el personal 1. Igualmente, se deberán seguir las normas de seguridad establecidas por las autoridades del país de adscripción. 27. Asimismo, deberán contar con un Plan de respuesta inmediata de protección a ciudadanos mexicanos, que seguirá los lineamientos establecidos por la Dirección 1 La Dirección General de Tecnologías de la Información e Innovación de la SRE formula esta Guía para explicitar lo señalado por la Ley General de Protección Civil, en el artículo 38, capítulo VII.- De las medidas de seguridad; así como en el Reglamento Interior de la SRE, artículo 10.XXIX, capítulo IV, Sobre la coordinación, establecimiento y operación del programa interno de protección civil para el personal, instalaciones, bienes e información de la Secretaría. 5
General de Protección a Mexicanos en el Exterior, enfocado a la consecución de cuatro objetivos principales: i) evaluación de los daños y afectaciones de la población mexicana para proporcionarle ayuda; ii estimación por parte de los integrantes de la Misión Diplomática de las necesidades primordiales de ayuda de la comunidad mexicana en la zona afectada; iii) interlocución de la comunidad mexicana ante las autoridades locales para la localización de damnificados, su evacuación e inclusión en programas de ayuda; y iv) prestación de ayuda directa a los nacionales damnificados. 28. En caso de fenómenos naturales que permitan un alertamiento previo a la comunidad mexicana, deberá mantenerse un seguimiento puntual de la situación de emergencia (a través de los medios masivos de comunicación), de las acciones desplegadas por las autoridades locales y atender las instrucciones y protocolos establecidos por el gobierno del país afectado. 29. Es importante obtener información fidedigna sobre la situación de la zona afectada, así como los datos que permitan valorar de manera inicial los daños causados por la emergencia y la eventual ayuda que pudiera requerir la población y el país afectado. 30. Para ello, se establecerá comunicación con la Cancillería del país afectado y con la entidad del gobierno responsable de la atención a emergencias, a fin de tener información de primera mano sobre la situación existente y los posibles requerimientos de apoyo internacional. 31. Se buscará, en la medida de lo posible, establecer contacto directo con los nacionales mexicanos en el área de afectada por la emergencia, ya sea por vía telefónica o por medios masivos de comunicación, con objeto de conocer de su situación personal y necesidades de ayuda. 32. De la manera más inmediata posible, la Representación Diplomática o Consular deberá notificar a la SRE sobre lo acontecido, con una valoración inicial sobre la situación de la colonia mexicana residente en la región afectada. Esta información deberá enviarse a la Subsecretaría y Dirección General política correspondientes, asi como a la Unidad de Relaciones Económicas y Cooperación Internacional (URECI) y a la DGCTC. 33. Dicha comunicación deberá contener información que sea útil para establecer una estrategia de apoyo al país afectado, obtenida preferentemente de fuentes oficiales. 34. De manera enunciativa, se señalan los elementos mínimos que deberá contener la comunicación referida: 35. i. Información detallada de los acontecimientos. 6
36. ii. Situación del edificio de la Representación Diplomática, residencia y casas habitación del personal de la Misión. 37. iii. Situación de los miembros de la comunidad mexicana, así como de los turistas y hombres de negocios de los que se tenga conocimiento. 38. iv. Descripción de los daños causados, como pérdidas humanas, económicas y ambientales, así como de las acciones tomadas por el gobierno afectado para afrontar el problema en forma inmediata y posterior. 39. v. Necesidades del país afectado para atender la emergencia (los datos sobre este rubro es común que no se obtengan como definitivos hasta un periodo de 72 hrs. posteriores al evento). 40. vi. Relación actualizada de los miembros de la Misión, con sus números telefónico, celulares y correos electrónicos, donde puedan ser localizados en cualquier momento. 41. vii. Cualquier otra información que el Titular de la Misión considere relevante. 42. Todos los llamados de ayuda humanitaria que reciban las Representaciones Diplomáticas de las autoridades del país o área de circunscripción correspondiente deberán ser transmitidos a la URECI y a la DGCTC, con copia para la Subsecretaría y Dirección General política correspondientes, para su debida valoración. 43. En respuesta a una posible solicitud de las autoridades del país afectado, se responderá, previa instrucción de la SRE, que México brindará ayuda para atender la emergencia en la medida de sus posibilidades, atendiendo los lazos de amistad y cooperación existentes entre ambos países. 44. La Representación que corresponda realizará las gestiones necesarias ante las autoridades pertinentes para la recepción de la ayuda humanitaria. Esta tarea incluye los procedimientos para facilitar los trámites migratorios de ingreso y egreso a/o del país afectado, exenciones aduaneras y de impuestos para la ayuda en especie, así como para el libre tránsito y despliegue del personal técnico y sus implementos de trabajo. 45. Corresponde a la Representación Diplomática o Consular recibir, junto con las autoridades del país afectado, la ayuda humanitaria que envíe el Gobierno de México, y en la medida de lo posible, verificar que esta ayuda se canalice a los efectos para cual fue solicitada. 46. Cuando la asistencia incluya el envío de una delegación técnica especializada, la Representación Diplomática destacada en el país afectado, coordinará su recepción y apoyará sus acciones hasta que éstas finalicen. 7
47. En las operaciones de asistencia humanitaria, las Representaciones de México deberán observar los siguientes principios: a) Respeto a la soberanía, independencia política e integridad territorial del país afectado, b) Cooperación estrecha con las autoridades del país afectado, así como la observancia de su legislación. c) Abstención de cualquier actividad que resulte incompatible con los propósitos de la asistencia humanitaria 48. La Representación Diplomática o Consular informará a la delegación técnica especializada de México la importancia de respetar los mecanismos y normativas operativas y jurídicas establecidas por el país afectado para la asistencia internacional. 49. Una vez que la delegación técnica especializada concluya sus trabajos, la Representación Diplomática o Consular enviará a la URECI y a la DGCTC, con copia para la Subsecretaría y Dirección General política correspondientes, un informe sobre el uso de la asistencia enviada y una evaluación sobre las acciones realizadas. 50. La presente guía deberá ser complementada por cada Representación Diplomática con un directorio permanentemente actualizado de los canales de interlocución locales encargados de la prevención y atención de desastres y emergencias, tales como: Ministerio de Relaciones Exteriores; Ministerio de Salud; Ministerio de Transporte y Obras Públicas, Policía Nacional, dependencia nacional para la prevención y atención de desastres o emergencias; Cruz Roja, Cuerpo de Bomberos; y otras que se consideren importantes para estos casos. La información deberá contener el nombre de la dependencia/organismo, su ubicación, funcionarios o personas a contactar, teléfonos y dirección electrónica. c). Acciones de la Secretaría de Relaciones Exteriores. 51. Al recibir la solicitud de ayuda internacional, por conducto de la Representación Diplomática de Mexico en el país afectado o de la Embajada del país afectado con sede en México, se desplegarán todas las acciones posibles al interior de la SRE y del gobierno para asegurar una reacción de auxilio humanitario rápida y eficaz. 52. Para el efecto, la SRE, por conducto de la DGCTC, procederá a intercambiar información sobre la emergencia con las autoridades del Sistema Nacional de Protección Civil (SINAPROC), de la SEGOB, atendiendo las prioridades que establezca el país solicitante, a fin de determinar la respuesta del Gobierno de México. 8
53. Se mantendrá comunicación en todo momento con la Coordinación General de Protección Civil, de la SEGOB, a fin de responder adecuadamente a la petición de ayuda internacional. 54. La URECI, por conducto de la DGCTC, participará en las reuniones intersecretariales convocadas por la SEGOB, para evaluar las posibles acciones para atender la solicitud de ayuda internacional. 55. Para hacer más eficiente y ágil la respuesta de auxilio, la URECI, a través de la DGCTC, se coordinará con las áreas política, económica, jurídica, consular, de protección a mexicanos en el exterior y de comunicación social de la SRE, que tengan competencia en materia de cooperación internacional en casos de emergencias en el exterior. 56. La URECI, por medio de la DGCTC, informará a los organismos internacionales y misiones diplomáticas acreditadas en México sobre las acciones nacionales llevadas a cabo para colaborar en la asistencia humanitaria requerida, a efecto de lograr una adecuada coordinación de la ayuda internacional al país afectado. 57. Cuando se tenga información suficiente, se difundirá en los medios nacionales de comunicación los requerimientos establecidos por el Estado solicitante de la asistencia humanitaria, a fin de propiciar y ordenar la cooperación del sector privado, de organizaciones no gubernamentales y de otros agrupamientos de la sociedad civil. 58. Previo acuerdo con la SEGOB, la SRE podrá apoyar el envío de ayuda humanitaria de carácter no oficial, como la recabada por la sociedad civil y grupos empresariales. Para el efecto, habrá de determinarse oportunamente la dependencia mexicana que asumirá la organización y consolidación de la carga a enviar, además de los gastos de envío de la misma. 59. La URECI, por conducto de la DGCTC, solicitará a la Dirección General de Protección a Mexicanos en el Exterior el establecimiento de un Centro de Atención Telefónico para la localización de connacionales en el país afectado, dando seguimiento puntual a las solicitudes de familiares y amigos, tanto al interior de México como en el extranjero. 60. Se tramitarán, a través de la Dirección General de Protocolo, los permisos de sobrevuelo de aeronaves militares o civiles extranjeros destinados al traslado de suministros de auxilio humanitario que ocupen el espacio aéreo nacional y, de ser el caso, tramitar permisos de sobrevuelo ante las autoridades de control aeronáutico del país receptor, a través de la Representación Diplomática residente en el país solicitante de ayuda humanitaria. 61. Se gestionarán, a través de la Dirección General de Protocolo, los permisos de fondeo de embarcaciones y buques extranjeros destinados al traslado de suministros de auxilio humanitario que ocupan el espacio marítimo nacional o la 9
infraestructura portuaria de México y, de ser al caso, tramitar permisos de embarcaciones y buques ante las autoridades de control naval del país receptor a través de la Representación Diplomática en el país solicitante de ayuda humanitaria, cuando se trate de embarcaciones o buques que ocupan al espacio marítimo nacional o la infraestructura portuaria del país demandante de asistencia. d). Tareas de coordinación de la Dirección General de Cooperación Técnica y Científica. 62. La DGCTC es el área administrativa de la SRE encargada de coordinar la gestión, recepción y envío de la asistencia humanitaria otorgada por México. 63. Al conocerse el llamado internacional de ayuda humanitaria de un país afectado por una emergencia, la DGCTC realizará las consultas del caso con la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Protección Civil, de la SEGOB, para analizar la respuesta inicial de México. 64. La DGCTC establecerá contacto con la Embajada en México del país afectado, para conocer las necesidades concretas de ayuda humanitaria. Esta información complementará la proporcionada por la Representación Diplomática de México en el dicho país. 65. Dicha información se compartirá con la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Protección Civil, de la SEGOB, a efecto de reunir los elementos que ayuden a determinar la respuesta adecuada de Mexico, en función de nuestra capacidad de asistencia humanitaria. 66. Una vez que el Gobierno de México determine el tipo de ayuda que es posible brindar y que esta sea aceptada por el país afectado, la DGCTC establecerá el esquema logístico correspondiente y realizará las gestiones necesarias para el envío de ayuda en especie y de expertos y técnicos mexicanos. 67. La DGCTC establecerá contacto con la Secretaría de Gobernación, la Secretaría de la Defensa Nacional (SEDENA) y la Secretaría de Marina (SEMAR), para la coordinación adecuada del envío de la ayuda acordada. 68. A través de la Embajada de México en el país afectado, la DGCTC realizará las gestiones necesarias para el envío y recepción de la ayuda brindada al país solicitante. 69. La DGCT dará seguimiento a los procesos administrativos, valorativos, analíticos e informativos sobre la cadena de acopio-transporte-almacenamiento-clasificacionentrega-distribución de la ayuda humanitaria mexicana. 70. Hasta la conclusión definitiva de las gestiones de ayuda humanitaria, la DGCTC procesará la información respectiva y operará las acciones relacionadas con la ayuda mexicana. 10
71. Por instrucciones de la DGCTC, la Representación Diplomática o Consular en el país afectado, informará a la Cancillería correspondiente sobre la conclusión de la ayuda humanitaria mexicana, información que se hará extensiva a los organismos internacionales y otros países cooperantes de la emergencia. 11
DIAGRAMA DE LA FASE OPERATIVA