UNIDAD PAGO DE SUBVENCIONES REGION DE COQUIMBO

UNIDAD PAGO DE SUBVENCIONES REGION DE COQUIMBO SEREMI Región de Coquimbo Ministerio de Educación Ministerio de Educación 1

OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN Reforzar las siguientes tematicas relacionadas con los procesos de Subvenciones que se realizan en forma Anual y mensual, especialmente: Set Art. 12 y sus Modificaciones. Cumplimiento del Calendario Escolar. Habilitación de Cursos. Ingresos de Asistencias al Sistema. Cumplimiento de Remuneraciones y Obligaciones Previsionales. Peticiones de Beneficios. Rendiciones de Cuentas. Ministerio de Educación 2 2

INGRESO DE DATOS DEL PERSONAL. Al inicio del año escolar, se debe ingresar en la Plataforma SIGE la planta docente y asistentes de la educación con su carga horaria y sueldo vigente en marzo. La plataforma SIGE debe actualizarse en forma permanente, ya sea en casos de ingreso o retiro del personal, antes que realice la Declaración de Asistencia, porque esta información es la base para las plataformas de BRP., bonos y aguinaldos. Tener presente que las claves son de utilización, administración y responsabilidad exclusiva de los establecimientos educacionales (RBD) y Sostenedores (RUT). Ministerio de Educación 3

SET del Art.12 Ministerio de Educación 4

SET del Art.12 Nota: Se debe cerrar cada aplicativo: Alumnos Vulnerables Idoneidad Docente Asistentes de la Educación Ingreso Proyectados Ingreso efectivos Ministerio de Educación 7

SET del Art.12 Pantalla anterior dice cerrar Set. Art. 12. Pantalla actual ver Certificado. Ministerio de Educación 8

SOLICITUD ANUAL DE SUBVENCIÓN (SET del Art.12). Él único medio de ingreso y declaración de la información correspondiente al SET del Art. 12, es a través de la zona privada de la página web www.comunidadescolar.cl. La solicitud anual de subvenciones ( SET art. 12) y sus modificaciones, deben realizarla todos los Establecimientos Educacionales Subvencionados para impetrar las subvenciones del período Marzo 2014 a Febrero 2015. Se debe actualizar en el SIGE la Pre matrícula, docentes y asistentes de la educación, datos que internamente son transferidos para completar el SET del Art. 12. Aplicativo Ingresos proyectados, se puede modificar durante el año, a solicitud del Sostenedor, teniendo la precaución de cerrarlo, cuando haya finalizado la modificación. Ministerio de Educación 9

CALENDARIO ESCOLAR. Ministerio de Educación 10

Ministerio de Educación 11

CALENDARIO ESCOLAR. Los E.E. que para el año escolar 2014 ingresaron en forma anticipada, debieron haber informado al Deprov, de acuerdo a lo establecido en el calendario escolar 2014. En los casos de ingreso anticipado, que incluya días de febrero, la asistencia de esos días sólo se registra en el libro de clases para efectos pedagógicos, no corresponde su ingreso al SIGE, porque la subvención del mes de febrero se paga con el promedio de asistencia del año anterior de acuerdo a lo establecido en el DFL 2 Art. 13. Ministerio de Educación 12

CALENDARIO ESCOLAR. Los Establecimientos Educacionales deben: Enviar la solicitud por conducto regular al Deprov, de acuerdo a los procedimientos establecidos. Ingresar las solicitudes de suspensión y recuperación oportunamente en SIGE, es decir, en el momento que envia la solicitud o una semana antes que se efectúe la declaración de asistencia correspondiente al mes. Los Sostenedores deben hacer seguimiento de las solicitudes presentadas en el Deprov, para confirmar la emisión de la REX. Si la REX no es emitida oportunamente no se aprobará la solicitud ingresada en SIGE. Ministerio de Educación 13

CALENDARIO ESCOLAR. Se recomienda revisar que la Rex. corresponda con lo que su Establecimiento Educacional solicitó, en caso contrario deberá solicitar rectificación de la Rex. En los casos de fuerza mayor, debe ingresar la solicitud de suspensión el mismo día, o a más tardar, al día siguiente (días corridos, no hábiles), tiene 48 horas para ingresarla, al mismo tiempo debe enviar su solicitud de Suspensión y Recuperación por conducto regular. (Oficina de Partes Deprov.) Los E.E. que imparten educación de adultos, y que tengan programa especial de horario, deberán efectuar la solicitud respectiva. Ministerio de Educación 14

Módulo Habilitación de Cursos. Ministerio de Educación 15

Módulo Habilitación de Cursos. Esta opción permite: Consultar la cantidad de cursos autorizados de acuerdo a la información contenida en el SIGE Interno. Indicar los cursos a nivel de letra, que corresponden a los autorizados para efectos de pago de subvenciones. Ministerio de Educación 16

Módulo Habilitación de Cursos. Ministerio de Educación 17

INGRESO Y DECLARACION DE ASISTENCIAS. Nota: Cuando ingresan 1er. Curso sin JEC y posteriormente le Ministerio de Educación 18 autorizan JECD, deben volver a habilitar el curso con JECD.

HABILITACION DE CURSOS RECEPCIONA REX. Unidad Pago Provincial Plazo día 25 mes HABILITA CURSOS REGIONAL En SIGE Interno HABILITA E.E. Curso en SIGE E.E. INFORMA AL SOSTENEDOR PARA SU REVISIÓN A sostenedor. Ministerio de Educación 19

MÓDULO HABILITACIÓN DE CURSOS. En aquellos casos que los cursos creados por el establecimiento superen a los autorizados, el sistema permite seleccionar hasta el número de cursos autorizados, en caso que seleccione más aparece el siguiente mensaje: Ministerio Gobierno de Chile Educación / Ministerio de Educación 20

HABILITACIÓN CURSOS: Resolución Exenta (SECREDUC). Formulario Directorio Sistema de Pago de Subvenciones (U Pago Provincial). Ingreso de modificaciones al sistema de Pago de Subvenciones (U Pago Regional día 25 de cada mes), ( Cursos nuevos, paralelos o JEC) SIGE Habilitación de Cursos (EE). Ministerio de Educación 21

DECLARACIÓN DE ASISTENCIA. Ministerio de Educación 22

INGRESO Y DECLARACION DE ASISTENCIAS. Ministerio de Educación 23

Declaración de asistencia. Ministerio / de Educación 26

Declaración de asistencia. Ministerio / de Educación 27

INGRESO Y DECLARACION DE ASISTENCIAS. Ingresar asistencia idealmente día a día, para evitar que la Plataforma se sature o establecer una programación de acuerdo a su realidad. No debe matricular ni ingresar información (asistencias) de alumnos en el SIGE en cursos al cual no pertenecen. Se recomienda revisar la asistencia de los meses anteriores, mes a mes y curso a curso, para detectar eventuales alumnos (asistencias no declaradas). Antes de declarar la Asistencia mensual, se debe revisar la consistencia de la información ingresada. Ministerio de Educación 28

INGRESO Y DECLARACION DE ASISTENCIAS. Cuando se da de baja un alumno, debe retirarlo y no eliminarlo, ya que en el SIGE si lo elimina implicará un reintegro de subvención. Revisar los cursos que tienen reconocimiento JECD según REX, en caso que no se este pagando o no le corresponda debe informar a la Unidad de Pago a la brevedad. Los cursos sin funcionamiento se debe solicitar el cierre por el periodo correspondiente. Para la habilitación de cursos nuevos se debe solicitar a reconocimiento oficial. Ministerio de Educación 29

CUMPLIMIENTO PAGO REMUNERACIONES Y OBLIGACIONES PREVISIONALES. Según el Art. 6 del DFL 2 del 1998, Art. 7 de la Ley N 19.609 de 1999, es requisito para impetrar el pago de la Subvención todos los meses los establecimientos deben presentar su Certificado de cumplimiento de obligaciones laborales al día en los plazos establecidos. Documentación pagada del mes de Debe Presentarse al Deprov Año Mes Del al 2014 Enero 28 de Febrero 7 de Marzo 2014 Febrero 27 de Marzo 7 de Abril 2014 Marzo 25 de Abril 7 de Mayo 2014 Abril 28 de Mayo 6 de Junio 2014 Mayo 28 de Junio 8 de Julio 2014 Junio 29 de Julio 8 de Agosto 2014 Julio 27 de Agosto 5 de Septiembre 2014 Agosto 26 de Septiembre 8 de Octubre 2014 Septiembre 27 de Octubre 7 de Noviembre 2014 Octubre 28 de Noviembre 5 de Diciembre 2014 Noviembre 26 de Diciembre 6 de Enero 2015 2014 Diciembre 28 de Enero 2013 6 de Febrero 2015 Ministerio de Educación 30

CUMPLIMIENTO PAGO REMUNERACIONES Y PREVISION. De no cumplir con las obligaciones previsionales mensuales, será efectuada una retención del 20 % del líquido de la subvención mensual y así mismo será informado a la Superintendencia de Educación Coquimbo. Ministerio de Educación 31

CUMPLIMIENTO PAGO REMUNERACIONES Y PREVISION. Declarando la información de Remuneraciones en el SIGE, pagando las cotizaciones previsionales en Previred, y obteniendo su certificado de Obligaciones Laborales, podría ser eximido de Presentar su Certificado de Cumplimiento de Obligaciones laborales, sólo en el mes informado por SMS desde el nivel central. Información de Remuneraciones Ingresada en SIGE debe ser consistente con la declarada en Previred. La Dirección del Trabajo ha disponibilizado el certificado de cumplimiento laboral en línea, por tanto, es mucho más rápido obtenerlo, ya que se puede desde la página web www.dt.gob.cl. Ministerio de Educación 32

PETICIONES DE BENEFICIOS. Ejemplos: - Bono de Escolaridad - Aguinaldo de Fiestas Patrias - Aguinaldo de Navidad La presentación y el envío de la documentación debe ser en los formatos y fechas establecidas, a fin de evitar quedar fuera de los procesos computacionales o subvenciones que correspondan. Ministerio de Educación 33

RENDICION DE CUENTAS Para realizar la rendición en línea deben realizarse los siguientes pasos: Ingresar a zona privada del establecimiento en sitio comunidad escolar, utilizando RBD y clave asociada a éste. Seleccionar link Aguinaldo Navidad y Bono Especial Ministerio de Educación 34

Seleccionar pestaña Rend. Ctas. Aguinaldo para ingresar a rendición de cuentas Aguinaldo Navidad. En el caso del Bono Especial, debe seleccionar pestaña Rend. Ctas. Bono Para completar la rendición debe indicando si los funcionarios recibieron efectivamente el pago (SI/NO) En caso que se pagase un monto parcial del transferido, debe indicarse opción SI Parcial, e ingresar el monto efectivamente pagado. Completa la información de todos los funcionarios, debe seleccionar botón Guardar Datos. Ministerio de Educación 35

Completa la información de todos los funcionarios, en la parte inferior de la pagina debe seleccionar botón Guardar Datos. A continuación debe cargar archivo en formato PDF o JPG, que contenga la nómina firmada por los trabajadores en un solo archivo. Ministerio de Educación 36

Seleccionado el archivo, debe presionar botón Subir Archivo Firmas, luego de lo cual aparece mensaje: Al seleccionar este link, permite visualizar archivo cargado Realizados los pasos anteriores, debe seleccionarse botón enviar rendición para que la información pase a la aprobación del Sostenedor Envía rendición Ministerio de Educación 37

Realizada esta acción, en la parte superior de la página aparecerá mensaje confirmando el envío Además, se desplegará resumen con los montos globales ingresados a la rendición y mensaje de fecha y hora de envío Ministerio de Educación 38

RENDICION DEL SOSTENEDOR A continuación, Ingresar a zona privada del Sostenedor en sitio comunidad escolar, utilizando RUT sostenedor y clave asociada a éste. Seleccionar Link Rendición Aguinaldo Navidad y Bono Especial Seleccionar pestaña Rendición de cuentas Aguinaldo Navidad para ingresar a rendición de cuentas Aguinaldo Navidad. En el caso del Bono Especial, debe seleccionar pestaña Rendición de cuentas. Bono Especial. A continuación se despliegan los establecimientos que su dependencia, donde puede revisar si el(los) establecimiento(s) ingreso y envió información para rendición, y en el caso que sea así, podrá visualizar la rendición ingresada por el establecimiento. Al seleccionar muestra detalle rendición Ministerio de Educación 39

Si la información corresponde para el establecimiento, en el campo Aprueba Rendición debe seleccionar la opción SI y luego el botón APROBAR Y ENVIAR UNA SOLA RENDICION. En caso que cuente con más de un establecimiento, el sostenedor puede realizar el procedimiento por cada establecimiento o indicar si aprueba rendición para cada uno de sus establecimientos, y a continuar presionar Aprobar y enviar todas las rendiciones. Si la información no está correcta, en el campo Aprueba Rendición debe seleccionar la opción No y luego el botón APROBAR Y ENVIAR UNA SOLA RENDICION. Con esta acción se habilita nuevamente la rendición en el perfil establecimiento para que sea corregida y vuelta enviar al sostener. En caso que se requiera corregir una rendición aprobada por el sostenedor, debe tomarse contacto con encargado de pago provincial, para que solicite habilitar rendición. Ministerio de Educación 40

Los Establecimientos Educacionales, una vez finalizado la rendición por plataforma si le corresponde reintegrar debe realizarlo dentro del plazo de rendición, en caso contrario será informado a la Superintendencia de Educación Escolar. Ministerio de Educación 41

REINTEGRO DE RECURSOS. En caso de que un Sostenedor devuelva recursos, estos deben realizarse mediante CHEQUE nominativo y cruzado del Sostenedor o Representante Legal o VALEVISTA a nombre de la SECRETARIA MINISTERIAL DE EDUCACIÓN COQUIMBO, cuyo Rut. es: 60.901.006-1. En caso de reintegro, debe enviar oficio especificando: Concepto del reintegro (Ej. BRP, Bonos y otros pagos) Motivo del Reintegro (Ej. Licencias médicas, menciones que no correspondan, etcétera) Montos involucrados ($) mes a mes si corresponde. Identificación del funcionario sobre el cual se reintegran fondos. Fecha (mes en que el Sostenedor percibió los recursos). Identificación del documento (Cheque o vale vista, N y fecha). Ministerio de Educación 42

Procedimiento por Reintegro Reliquidación Financiamiento Compartido, si al EE. se le autoriza pago en cuotas, debe enviar Boleta de Garantía por el monto Total, a nombre de la Secretaría Ministerial de Educación Región de Coquimbo Ministerio de Educación 43

PETICIONES Se recomienda que en cada Establecimiento más de una persona conozca los procedimientos que impliquen en el proceso de pago de Subvenciones. Cuando entreguen información de alumnos PIE debe revisar RUT de alumnos, también en incremento de Subvención y alumnos Educación Especial beneficiados por el incremento de Subvención DFL 2/98 Art. 9 bis, deben revisar de forma exhaustiva el RUT y nombre del alumno. Si el establecimiento cambia de Director, debe actualizar sus datos en el menú de datos generales del SIGE y para ellos es necesario el uso de la misma clave utilizada para el proceso de actas. Todos los documentos que envíen los Sostenedores por conducto regular, deben venir con Oficio conductor en original y una copia para que se firme y timbre su recepción en Oficina de Partes. Además de indicar en la parte superior el nombre del establecimiento educacional y su RBD. Ministerio de Educación 44

Los Oficios deben ser firmados por el Sostenedor o Representante Legal. En caso de envío de mails, debe identificar el Establecimiento, RBD, cargo y nombre del emisor de este. Ministerio de Educación 45

PAGINAS WEB UTILES A UTILIZAR: Dirección WEB Descripción de la página web www.comunidadescolar.cl Página con inf. General y Especifica del MINEDUC e ingreso a los sistemas del MINEDUC para los sostenedores. www.secreduc04.cl Página con inf. Regional de las Dependencias del Mineduc - teléfonos direcciones-resoluciones-instrucciones, entre otros. http://www.ayudamineduc.cl/ Página de acceso al sistema de atención de personas-consultas- denuncias-certificados-etc. http://manuales.mineduc.cl Página de tutoriales y manuales que orientan sobre las plataformas del MINEDUC. http://www.youtube.com/user/videostecnologia1 Página de videos en youtube que apoyan las apicaciones y plataformas del MINEDUC. http://masinformacion.mineduc.cl Página con información estadística relevante para conocer los establecimientos de cada comuna. Ministerio de Educación 46