MANUAL DE SISTEMA DE GESTION Y GENERACION DE PLANILLAS DE SUBSIDIOS Contenido A. ACCESO AL SISTEMA... 2 B. MANEJO Y DESCRIPCION DE LA VENTANA... 4 1. FORMULARIO... 4 1.1. Funcionalidad de los botones... 4 2. IMPRESIÓN... 7 C. MENU PRINCIPAL... 10 1. PARAMETROS... 10 1.1. ACTUALIZACIÓN EMPRESA... 10 1.2. SECTOR... 16 1.3. REGISTRO EMPLEADO... 17 1.4. REGISTRO DE BENEFICIARIA... 22 2. SUBSIDIOS... 26 2.1. PLANIFICACION SUBSIDIO... 26 2.2. GENERACION PLANILLA SUBSIDIO... 32 2.3. Generación PLANILLA RETROACTIVO... 37 3. REPORTES... 43 D. RESUMEN PROCESO GENERACION DE PLANILLAS... 45 PASO 1. ACCESO AL SISTEMA... 45 PASO 2. VERFICACION DE DATOS DE AFILIACION... 45 PASO 3. REGISTRO DE EMPLEADOS... 46 PASO 4. REGISTRO DE BENEFICIARIOS... 47 PASO 5. PLANIFICACION DE SUBSIDIOS... 49 PASO 6. GENERACION DE PLANILLA MENSUAL... 50 PASO 7. CONSOLIDACION DE PLANILLA MENSUAL... 51 PASO 8. IMPRESIÓN BOLETAS DE AGNACION FAMILIAR MENSUAL... 52 PASO 9. GENERACION DE PLANILLA DE RETROACTIVOS... 52 PASO 10. CONSOLIDACION DE PLANILLA DE RETROACTIVOS... 54 PASO 11. IMPRESIÓN BOLETAS DE AGNACION FAMILIAR DE... 54 RETROACTIVOS... 54
A. ACCESO AL SISTEMA Para ingresar al Sistema debe hacer doble click sobre el ícono SUBSIDIOS. En el caso de que no haya conexión a internet, se mostrará el siguiente mensaje: Si no existe ningún problema de conexión, se mostrará ventana de Control de acceso: Donde debe ingresar la CUENTA, el NÚMERO DE CONTROL y la CLAVE. Botón para ingresar al sistema. Botón para cancelar el ingreso al sistema. El sistema verifica los datos que se ingresa a los campos CUENTA, NRO. CONTROL y CLAVE.
Si presiona Aceptar con uno o varios campos vacíos, el sistema le hará notar que los campos son obligatorios mostrando alertas, ubicando el puntero del ratón sobre ícono alerta mostrara una breve descripción indicando el motivo de dicha alerta. El sistema controlará que la información que se está ingresando es válida, y en caso de no serlo, le notificará por medio de mensajes. NOTA: Los datos de ingreso (Cuenta, Nro. de Control y clave), se encuentran en la Carta proporcionada por la DISTRIBUIDORA, al momento de afiliar la empresa en el Nuevo Sistema de Distribución de Subsidios.
B. MANEJO Y DESCRIPCION DE LA FORMULARIOS 1. FORMULARIO 1 2 3 1. Parte superior del formulario, se encuentra el área de Titulo del formulario. 2. Parte media del formulario, está ubicada el área de Datos, donde se encuentran los datos con los que trabaja el formulario. 3. Parte inferior del formulario, se encuentra el área de los botones Añadir, Editar, Guardar, Cancelar, Eliminar, Guardar. En algunos formularios puede variar la cantidad de los botones de acuerdo a la funcionalidad que requiera el formulario en cuestión. 1.1. Funcionalidad de los botones La mayoría de los formularios presentan los siguientes botones: Añadir Editar Guardar Cancelar Eliminar Imprimir
1.1.1. Añadir Botón, se utiliza para crear un nuevo registro. Cuando se presiona el botón, se muestra el siguiente formulario: Donde se debe registrar los datos en los campos (no es necesario registrar todos los campos). Se deben llenar los campos obligatorios, los cuales presentan lo siguiente (*). Una vez registrados los datos seleccionar Guardar para almacenar los datos o seleccionar Cancelar para no realizar ninguna acción. 1.1.2. Editar Botón, modifica los datos de un registro. Para ello se debe posicionar sobre el registro que desea modificar, luego seleccionar Editar y los datos se cargaran automáticamente en el formulario. Seguidamente modificar el/los datos que desea corregir y por ultimo seleccionar Guardar, para almacenar los datos modificados o Cancelar para no realizar ningún cambio.
1.1.3. Guardar Botón almacena los datos registrados en el formulario. Para poder guardar se hace una verificación de los datos ingresados. Una vez guardado los datos del registro, se los puede ver en el listado de la parte media del formulario LISTADO 1.1.4. Cancelar. Botón regresa al formulario anterior, no guarda los datos registrados.
1.1.5. Eliminar Botón, elimina un registro previa verificación de que este no haya sigo referenciado en algún otro formulario. 1.1.6. Imprimir Botón, muestra un reporte. 2. IMPRESIÓN Todas las ventanas de impresión son preliminares o de vista previa y tienen la siguiente estructura
Menú de la vista preliminar: Todos los íconos de este menú despliegan un breve mensaje si ubicamos el puntero del ratón sobre el ícono como muestra la siguiente imagen: Ícono, abre una ventana la cual nos permite exportar el archivo a distintos formatos como muestra la imagen a continuación: Ícono, permite elegir el tipo de impresora a usar para la impresión, como muestra la siguiente imagen:
El botón para confirmar la impresión. Ícono, muestra la estructura del documento si es que lo tuviera, en la siguiente imagen: Íconos de desplazamiento las páginas., se encuentran deshabilitados se usan para desplazarse entre Ícono Ícono, abre la siguiente ventana para buscar un texto específico del documento., despliega una lista con distintas opciones para realizar el acercamiento del documento. Finalmente la barra de estado, nos indica el número de la página, el total de páginas y el porcentaje de acercamiento del documento actual.
C. MENU PRINCIPAL Una vez ingresado al sistema se mostrara el menú principal, que sigue a continuación: Donde tenemos las opciones PARAMETROS, SUBSIDIOS y SALIR. Opción PARAMETROS Sirve para mantener actualizada la información de la Empresa, Los empleados y Beneficiarias: Opción SUBSIDIOS Mediante la misma se puede planificar los subsidios de los empleados, generar las planillas mensuales y sus correspondientes retroactivos. Botón Salir Permite salir del sistema. 1. PARAMETROS Es la primera opción del MENÚ PRINCIPAL que despliega las siguientes funciones: 1.1. ACTUALIZACIÓN EMPRESA Es la primera opción del menú PARAMETROS. Al seleccionar el sub menú: Actualización Empresa se abrirá la siguiente ventana:
6 3 5 1 2 8 4 9 10 11 12 7 13 14 15 16 17 Datos Empresa: 1. Razón Social Muestra la razón social de con la que ha sido afiliada la empresa. (p.ej. COVARRUBIAS S.A.). Esta información no puede ser modificada a menos que se recurra nuevamente al DISTRIBUIDOR solicitando modificación de datos de afiliación. 2. Nombre Comercial Muestra el nombre comercial de la empresa. (p. ej. COVARRUBIAS S.A.) 3. NIT Muestra el NIT de la empresa. 4. Numero Patronal Muestra el número patronal de la empresa. 5. Dirección Debe ingresar la dirección de la empresa. 6. Departamento Debe seleccionar el nombre de departamento en el que se encuentra la empresa. 7. Municipio Debe ingresar el nombre de municipio que pertenece la empresa. 8. Telf/Fax Debe ingresar el número de teléfono o fax de la empresa.
9. Celular Debe ingresar el número de celular de la empresa. 10. Email Debe ingresar el correo electrónico de la empresa. 11. Tipo de Empresa Debe seleccionar el tipo de empresa (pública, privada) 12. Botón Sucursal Muestra una ventana donde indica la(s) sucursal(es) en la(s) que está habilitada la empresa. 13. Botón Cambiar Contraseña Muestra una ventana donde puede modificar la contraseña actual. Datos de Contacto: 14. Nombre Debe ingresar el nombre de una persona que sea contacto de la empresa. 15. Teléfono Debe ingresar el número telefónico de contacto de la empresa. Área inferior de botones: 16. Guardar Guarda los datos actualizados de la empresa, mostrando un mensaje si se guardó con éxito. Botón guarda o almacena los datos ingresados, mostrando el siguiente mensaje cuando se ha guardado con éxito los datos de la empresa. 17. Salir Botón cierra la ventana MENU PRINCIPAL EMPRESA.
1.1.1. Aspectos importantes de la ventana MENU PRINCIPAL EMPRESA..Indica que todos los campos con (*) deben llenarse obligatoriamente. En los campos DEPARTAMENTO y TIPO DE EMPRESA se debe seleccionar un elemento de la lista que se despliega, como se muestra a continuación: Botón Sucursal muestra las sucursales en las que está habilitada la empresa.
Botón Cambiar Contraseña de la ventana MENU PRINCIPAL EMPRESA, muestra la ventana Cambiar Contraseña. Donde se debe ingresar los campos: Contraseña Actual, se debe ingresar la contraseña actual. Nueva Contraseña, se debe ingresar la nueva contraseña. Confirmar Contraseña, se debe volver a escribir la nueva contraseña. Botón para guardar los cambios. Si todo está bien le mostrará el siguiente mensaje. Botón para cancelar el cambio de contraseña. NOTA: En caso de haber modificado la contraseña y haber extraviado el dato, se debe acudir nuevamente a la DISTRIBUIDORA, quien podrá restablecer la contraseña original.
En el caso que no haya llenado uno o más campos, haberse equivocado en los datos, al presionar Aceptar, el sistema alertará que campo(s) no fue llenado, como muestra la siguiente imagen: También muestra los siguientes mensajes, en caso que: La contraseña actual no coincide. La nueva contraseña y confirmar contraseña no coinciden.
1.2. SECTOR Nota: El sector es un campo especial que está habilitado solamente para algunas empresas que lo hayan solicitado. Normalmente este campo es utilizado por universidades y empresas que manejan varios centros de trabajo y por lo tanto administran planillas de subsidio distintas. Se abre la ventana Sector Donde se tiene las siguientes opciones: 1. Añadir Permite añadir un nuevo sector
2. Editar Permite modificar un sector existente. 3. Guardar Guarda el sector mostrando un mensaje de confirmación: 4. Eliminar Elimina un sector existente, previa confirmación: Seleccionar Yes si desea eliminar y No si no desea eliminarlo. 1.3. REGISTRO EMPLEADO Es la segunda opción del menú PARAMETROS.
Abre la ventana REGISTRO DE EMPLEADOS como se muestra: Realizar búsquedas, según escriba en el campo búsqueda como sigue: BUSQUEDA Donde la lista de empleados se reduce a solo los empleados que coincidan con la búsqueda. El formulario presenta las siguientes opciones: 1. Anadir
Botón para Añadir empleado, que mostrara la siguiente ventana: Datos Personales Paterno, debe ingresar el Apellido Paterno del empleado. Materno, debe ingresar el Apellido Materno del empleado. Nombres, debe ingresar los nombres del empleado. CI, debe ingresar la Cedula de Identidad del empleado. A continuación debe seleccionar donde fue expedido dicho CI. Matrícula, debe ingresar la Matrícula de Asegurado (Caja de Salud) del empleado. Sector, Permite seleccionar el sector correspondiente al empleado. Este campo puede dejarse vacío en caso de que la empresa no maneje sectores en planilla. Nota: el sector es un campo especial que está habilitado solamente para algunas empresas que lo hayan solicitado. Sucursal, debe seleccionar la sucursal correspondiente al empleado. Aquí se define en qué sucursal realizara el recojo de subsidio el Beneficiario. Datos de contacto Dirección, debe ingresar la dirección de contacto del empleado. Teléfono, debe ingresar el número telefónico de contacto del empleado. Celular, debe ingresar el número de celular de contacto del empleado. Donde se deben llenar por lo menos los campos obligatorios (*) para registrar un empleado, en caso de no ser así el sistema le informara con un mensajes.
2. Editar Para modificar un Empleado, en la lista de empleados debe ubicarse sobre el empleado que desea editar, seguidamente presionar el botón Editar y los datos del empleado se cargaran automáticamente como se muestra a continuación. Donde puede editar los campos que sean necesarios. No se olvide presionar Guardar, para almacenar los cambios realizados. 3. Guardar Guarda los datos ingresados. 4. Cancelar No realiza ninguna acción, solo regresa a una ventana anterior.
5. Eliminar Para eliminar un empleado, debe ubicarse sobre el empleado que desee eliminar, seguidamente presionar botón Eliminar, el sistema mostrara un mensaje de alerta antes de eliminar el empleado: NOTA: Es posible eliminar a un empleado solamente cuando este no ha sido tomado en cuenta en una planificación o una planilla 6. Imprimir Botón abre una ventana de vista preliminar para imprimir la lista de empleados.
1.4. REGISTRO DE BENEFICIARIA NOTA: Se entiende por Beneficiaria a la persona que está autorizada para recoger el beneficio del subsidio. Regularmente es la conyugue y ocasionalmente es la mamá del hijo reconocido para quien se está otorgando el beneficio. Es importante entender esto porque la entrega del subsidio se realizara previa verificación del CI de esta persona. Es la tercera opción del menú PARAMETROS. 1 2 3 4 5 6 1. Añadir Al seleccionar el botón Anadir se mostrara la siguiente ventana:
Donde debe ingresar los datos de los campos q son obligatorios (*). Datos Beneficiaria Empleado, debe Seleccionar un Empleado al que se le asignará la Beneficiaria que se está registrando. Paterno, debe ingresar el Apellido Paterno del Beneficiario. Materno, debe ingresar el Apellido Materno del Beneficiario. Nombres, debe ingresar el (los) nombre(s) del Beneficiario. CI, debe ingresar la Cedula de Identidad del Beneficiario. A continuación debe seleccionar donde fue expedido dicho CI. Tipo, debe seleccionar el tipo de Beneficiario (Mujer Hijo(a)). Matricula, debe ingresar la matricula del Beneficiario. Se deben llenar por lo menos los campos obligatorios para registrar el (la) beneficiario, en caso de no ser así el sistema le informara con mensajes. En caso de que el empleado sea mujer y sea ella misma la que será beneficiada con el subsidio, se debe registrar de igual forma como beneficiaria, pero utilizando la opción imagen:. Esta opción llena los campos automáticamente, como muestra la siguiente
2. Editar Debe ubicarse sobre la beneficiaria que desea editar, seguidamente presionar el botón Editar y los datos se cargaran automáticamente como se muestra a continuación. Seguidamente seleccionar guardar. Nota. No se puede modificar una beneficiaria que sea misma empleada, misma beneficiaria, En este caso la modificación se realiza desde el formulario de Empleados. 3. Guardar Guarda los datos ingresados. 4. Cancelar Vuelve a la ventana anterior, sin guardar los cambios realizados.
5. Eliminar NOTA: Solo se puede eliminar una beneficiaria si es que todavía no ha sido tomada en cuenta en una planificación o en una planilla. 6. Imprimir
2. SUBSIDIOS Es la segunda opción del menú principal, cuenta con las siguientes sub opciones. 2.1. PLANIFICACION SUBSIDIO Es la primera opción del menú SUBSIDIOS. NOTA: La planificación es el punto central de la gestión de planillas de subsidios. Por medio de esta opción se planifica todos los subsidios (rango de fechas, tipo de paquetes, cantidad de paquetes, etc.) de cada uno de los empleados(as) de la empresa y sus correspondientes beneficiarias.
1. Anadir Para añadir una nueva planificación, presionamos el botón la siguiente ventana: que le mostrará A B C D
A. Sección: Datos Empleado Fecha de registro, muestra la fecha en la que se está realizando el registro (es un dato referencial). Empleado Se debe seleccionar el empleado. Se muestra una lista a todos los empleados de la empresa que todavía no tienen una planificación. Sucursal, campo NO EDITABLE donde mostrará la sucursal correspondiente al empleado seleccionado. CI, campo NO EDITABLE donde mostrará el número del C.I. del empleado correspondiente. Sector, Campo NO EDITABLE donde mostrará el sector correspondiente al empleado. Nota: el sector es un campo especial que está habilitado solamente para algunas empresas que lo hayan solicitado. B. Sección: Añadir Planificación Beneficiaria, debe seleccionar a la beneficiaria relacionada al empleado anteriormente elegido. CI, campo NO EDITABLE donde mostrará el número del C.I. de la beneficiaria. C. Datos de planificación Tipo, Debe seleccionar el tipo de paquete ya sea Urbano o RURAL Periodo Inicio, debe indicar el inicio del periodo que se está planificando para el tipo de subsidio seleccionado. Periodo Fin, debe indicar el fin del periodo de que se está planificando para el tipo de subsidio seleccionado. Subsidio, debe seleccionar tipo subsidio (PRENATAL o LACTANCIA) que se está planificando entregar al beneficiario. PRE-NATAL corresponde 5 paquetes LACTANCIA corresponde 12 paquetes. Cantidad, debe indicar la cantidad de paquete(s) POR PERIODO, en favor de la Beneficiaria.
En el caso que la beneficiaria tenga más de un (1) subsidio del mismo tipo (Ej. hijos múltiples) debe indicarlo como muestra la siguiente imagen en el campo cantidad. (La cantidad se refiere a la cantidad entregada por periodo.) Seguidamente se mostrara una ventana donde deberá seleccionar el motivo por la que se está entregando más de 1 paquete. D. Anadir una planificación Botón +, Añade todos los datos que se están planificando para el Beneficiario. Botón -, Quita el registro planificado para el Beneficiario. Por ej: Se le asignó 1 paquete de subsidio PRENATAL, correspondiente a los periodos De 01/2016 al 05/2016. En el caso de tener Gemelos o dos hijos en distintas mujeres, la cantidad deberá ser 2. (La cantidad se refiere a la cantidad entregada por periodo.)
2. Editar Para editar una planificación, debe ubicarse sobre una planificación y seleccionar Editar. Una vez modificados los datos seleccionar Guardar. 3. Guardar Guarda las planificaciones realizadas. 4. Anular Permitirá eliminar la planificación realizada para el empleado. 5. Imprimir Muestra una ventana de vista preliminar de la planificación. A continuación se muestra la imagen de la vista preliminar. 2.1.1. Anadir Empleado Ventana PLANIFICA SUBSIDIO A. Como añadir empleado desde la ventana PLANIFICACIÓN DE SUBSIDIOS. Solo en el caso que no se haya registrado previamente al Empleado, Es posible hacerlo directamente en el transcurso de la planificación:
B. Hacer click en el botón de la sección Datos Empleado, que abrirá la siguiente ventana: Seguidamente llenar los datos del empleado y seleccionar guardar. 2.1.2. Anadir Beneficiaria Ventana PLANIFICA SUBSIDIO A. Solo en el caso que NO se haya registrado previamente a un beneficiario para el empleado seleccionado. B. Hacer click en el botón de la sección Añadir Beneficiario, que abrirá la siguiente ventana: Ingresar los datos y seguidamente seleccionar Guardar. Nótese que el nombre del empleado no se modifica y corresponde al empleado elegido en el combo en el formulario de planificación.
2.2. GENERACION PLANILLA SUBSIDIO Es la segunda opción del menú SUBSIDIOS. 1. Nuevo
Sucursal, debe elegir la sucursal para la cual se está elaborando la planilla correspondiente. NOTA: las sucursales son asignadas en el momento que la empresa es afiliada. El dato sucursal se guarda como dato al registrar empleado, al generar planilla cuando elija una determinada sucursal, el sistema buscara todos los empleados que pertenezcan a dicha sucursal. Sector, debe elegir el sector correspondiente al subsidio, entre los sectores de la empresa del empleado. Nota: el sector es un campo especial que está habilitado solamente para algunas empresas que lo hayan solicitado. Tipo Paquete, debe elegir el paquete correspondiente al empleado entre URBANO y RURAL. Periodo, debe indicar el periodo de la planilla a generarse. Monto de Paquete, debe seleccionar el monto del paquete correspondiente al subsidio NOTA: Los montos de paquetes aparecerán automáticamente de acuerdo a las disposiciones vigentes de la entrega de subsidios. A la fecha el monto de paquete disponible es de 1665. Opción ADICIONAL, el uso de esta opción está reservado solo para los casos donde ya exista una planilla de subsidio registrado para ese mes, pero que en dicho subsidio no se hayan incluido a todos los empleados planificados. Nota: Si no se hubiese incluido a una persona en una planilla de un determinado periodo, es posible generar nuevamente la planilla con esta persona utilizando la opción de planilla ADICIONAL El botón Generar Planilla, genera la planilla listando TODOS los empleados que según su planificación tiene derecho al subsidio el mes correspondiente
El botón (menos), quita a una persona de la planilla solo en casos excepcionales Nota: Si se desea registrar en planilla a una persona que se haya quitado de un mes determinado, se debe generar una planilla ADICIONAL de dicho periodo. 2. Editar Para poder editar, debe posicionarse sobre la planilla, seguidamente seleccionar Editar 3. Guardar Botón, almacena los cambios realizados. 4. Anular Botón, elimina la planilla seleccionada, previa confirmación por parte del usuario 5. Imprimir Botón, abre una ventana de vista preliminar de la Planilla de Subsidios: La impresión se realizara con el formato que se observa en la imagen. Siendo una impresión en borrador cuando la planilla en cuestión no ha sido consolidada, podemos saber si la
planilla es consolidada, poniendo atención en la parte superior derecha del documento de impresión se genera un código como muestra la siguiente imagen: PLANILLA NO PLANILLA CONSOLIDADA 6. Imp. Boletas Botón, abre una ventana de vista preliminar de las Boletas de Asignaciones Familiares. Esta impresión solo se puede ver cuando la planilla haya sido CONSOLIDADA.
7. Consolidar Botón está aprobada., hace que la planilla se consolide, en otras palabras que la planilla La lista de planillas de subsidio tiene una columna donde indica planilla consolidada, planilla NO consolidada, como muestra la siguiente imagen: Antes de consolidar el sistema muestra un mensaje de para confirmar la consolidación: Nota : es realmente importante comprender el uso de botón CONSOLIDAR ya que no hay vuelta atrás, esto quiere decir que una vez consolidado NO PODRA realizar la operación inversa.
2.1.3. Detallando algunos aspectos importantes de la ventana PLANILLA DE SUBSIDIOS C.1. Caso General de la ventana PLANILLA DE SUBSIDIOS El caso general del uso de esta ventana es seleccionar los datos indicados de la(s) planificaciones que se desean generar planilla. La siguiente imagen muestra los pasos: Donde las opciones: Sector, Adicional, botón (menos) no se usan. C.2. Seleccionando los puntos (A) Sucursal, (B) Tipo Paquete, (C) Periodo, (D) Monto Paquete, y (E) Generar Planilla son suficientes para generar planilla. Opción que pocas empresas manejan sectores., solo en el (los) casos que sean necesarios ya Opción, solo cuando se quiere generar una planilla previamente generada, pero que hubiese excluido a algún empleado planificado. Botón, solo en los casos que se quiera quitar planificaciones de la lista. (están son las planificaciones que luego se podrían ADICIONAR). Botón, genera la planilla y se marca como tickeado en la columna Consolidada de la lista de planillas. 2.3. Generación PLANILLA RETROACTIVO Es la tercera opción del menú SUBSIDIOS
NOTA: Es importante mencionar que el retroactivo se calcula en base a las planillas existentes en el sistema. P.ej. Si se tienen registradas las planillas desde ABRIL, cuando se genere la planilla de retroactivos solo considerará el cálculo a partir de este periodo, porque no existe nada en periodos anteriores. NOTA: Si corresponde entregar paquetes retroactivos a empleados que no tienen registradas planillas en este Nuevo Sistema, Se debe crear una planificación para dicho empleado. Aunque el empleado no este registrado en una planilla, este aparecerá en el formulario de retroactivos y se le debe asignar manualmente la cantidad que le corresponda. Si elegimos la opción Planilla de Retroactivos abrirá la siguiente ventana: 1. Nuevo
Para generar una planilla de retroactivos se debe seleccionar el Botón muestra la siguiente ventana:, el cual Sucursal, debe seleccionar la sucursal correspondiente para generar la planilla de retroactivo. Desde, debe indicar el periodo inicio de planilla de retroactivo. Hasta, debe indicar el periodo fin de planilla de retroactivo. Paquete, debe elegir el paquete correspondiente para generar la planilla de retroactivo. El botón Generar Planilla, genera la planilla de retroactivo. Seguidamente revisar, realizar modificaciones si son necesarias:
En las cantidades por mes Si existe una persona a la que no le corresponde retroactivo, podrá eliminarla de la planilla. Por ultimo seleccionar guardar. 2. Editar Para modificar una planilla se debe posicionarse sobre el registro que desea modificar y seleccionar el botón Editar y se carga automáticamente los datos de esa planilla. NOTA.- Para poder editar una planilla, esta NO DEBE HABER SIDO CONSOLIDADA 3. Guardar Guarda la planilla de retroactivos. 4. Anular Antes de anular la planilla, muestra un mensaje de advertencia: NOTA.- Para poder eliminar una planilla, esta NO DEBE HABER SIDO CONSOLIDADA 5. Imprimir Muestra la cantidad total de retroactivos que corresponde a los empleados de la empresa. 6. Imprimir Det. Meses Muestra un reporte, que permite visualizar en que mes o meses le corresponde retroactivos a los empleados de la empresa
7. Imprimir Boletas Imprime las boletas de asignación familiar correspondientes de retroactivos 8. Consolidar Botón, cancela la consolidación. Botón, acepta la consolidación, mostrando el siguiente mensaje:
Botón Botón consolidación., cancela la impresión., acepta imprimir planilla, mostrando la impresión con el código de 2.3.1. Detallando algunos aspectos importantes de la ventana PLANILLA DE RETROACTIVO. Debe seleccionar Sucursal, Periodo Desde y Hasta y el paquete para poder generar la planilla. Donde básicamente es:
A: seleccionar la sucursal. B: indicar el inicio y el fin del periodo correspondiente al retroactivo. C: elegir el paquete correspondiente. D: Generar la planilla. Una vez seleccionados todos los campos, hacer clic sobre el botón Generar Planilla. Seleccionar en el botón Guardar y se almacenaran las Planillas elaboradas. Seguidamente una vez verificada los datos de la planilla, seleccionar Consolidar. 3. REPORTES Es la cuarta opción del menú SUBSIDIOS Muestra un sub-menú PLANIFICACION POR PERIODO, como muestra la siguiente imagen.
Seguidamente se muestra el siguiente formulario: Botón, abrirá el reporte que muestra la proyección de todos los empleados que deberían estar en planilla en el periodo elegido. Botón, para salir de la ventana REPORTE DE PLANIFICACION.
D. RESUMEN PROCESO GENERACION DE PLANILLAS En el presente manual se ha descrito a detalle cada una de las funcionalidades, ventanas y opciones del sistema. Pero es también es sumamente importante recalcar el PROCESO de generación de planillas de subsidios, el proceso indica qué opciones usar del sistema paso a paso. PASO 1. ACCESO AL SISTEMA Al momento de afiliar la empresa, la Distribuidora de Subsidios le hacer entrega de una Carta de Afiliacion, en la cual indica los datos de acceso al sistema. PASO 2. VERFICACION DE DATOS DE AFILIACION Para verificar que los datos con los que fue afiliada la empresa, se debe ingresar a la siguiente opción: Seguidamente verificar los datos de la empresa:
PASO 3. REGISTRO DE EMPLEADOS Para Registrar un Empleado debe ingresar a la siguiente opción: Donde se muestra el siguiente formulario: Seleccionar: NUEVO: Para registrar un nuevo empleado EDITAR: Para modificar algún datos del empleado en caso de error.
Registrar los campos que sean obligatorios (*) y por ultimo seleccionar Guardar. PASO 4. REGISTRO DE BENEFICIARIOS Para Registrar una Beneficiaria debe ingresar a la siguiente opción: Una beneficiaria puede ser de tres tipos: La esposa del empleado Hijos del Empleado Misma empleada misma beneficiaria.
Seleccionar: NUEVO: Para registrar una nueva Beneficiaria EDITAR: Para modificar algún datos de la Beneficiaria en caso de error. Registrar los campos que sean obligatorios (*), en caso de que la beneficiaria sea la misma Empleada, seleccionar el check Es la misma empleada y los datos de la empleada se carga automáticamente. Por ultimo seleccionar Guardar.
PASO 5. PLANIFICACION DE SUBSIDIOS Para registrar la planificación de subsidios ingresar a la opción: 1. Una vez registrado los empleados y beneficiarios: Seleccionar el Empleado, datos de CI y Sucursal se cargan automáticamente. Seleccionar la Beneficiaria. 2. En caso de no estar registrados los empleados y beneficiarias, se los puede agregar desde este formulario con los botones: Añadir (se encuentra al lado de la selección de empleados y beneficiarías). 3. Seleccionar Periodo Inicio y Periodo Fin 4. Seleccionar el tipo de subsidio, PRE-NATAL o LACTANCIA 5. Ingresar la cantidad (Cantidad asignada por MES, en caso de tener más de un hijo la cantidad será mayor ej. GEMELOS ingresar cantidad 2) 6. Seleccionar botón + para añadir la planificación.(se puede adicionar dos planificaciones correspondientes a los dos tipos de subsidios.) 7. Seleccionar Guardar.
PASO 6. GENERACION DE PLANILLA MENSUAL Para registrar una planilla de subsidios ingresar a la opción: Una vez realizada la planificación ingresar a la opción de generación de planilla. Donde el sistema generará AUTOMATICAMENTE la planilla de subsidios mes a mes. Seleccionar: NUEVO: Para registrar una nueva Planilla EDITAR: Para modificar la Planilla en caso de error, (En caso de no estar CONSOLIDADA)
1. Seleccionar Sucursal 2. Seleccionar el periodo de la planilla. 3. Seleccionar Tipo de paquete (Urbano o Rural). 4. Seleccionar Monto del Paquete. 5. Check ADICIONAL (Solo n caso de que exista una planilla para el mismo periodo y no esté el empleado en esa planilla.) 6. Seleccionar Generar Planilla 7. Seleccionar Guardar. PASO 7. CONSOLIDACION DE PLANILLA MENSUAL Una vez verificada la planilla, se procede a la Consolidación de la planilla. Una vez Consolidada la planilla esta se encuentra lista para poder migrada y facturada en la sucursal correspondiente y no podrá ser modificada. Si la planilla no fue consolidada, esta no podrá ser migrada ni facturada.
PASO 8. IMPRESIÓN BOLETAS DE AGNACION FAMILIAR MENSUAL Esta impresión podrá ser visualizada siempre y cuando la planilla se encuentre CONSOLIDADA. PASO 9. GENERACION DE PLANILLA DE RETROACTIVOS Para registrar una planilla de retroactivo ingresar a la opción: Una vez realizada la planificación ingresar a la opción de generación de planilla Retroactiva. Donde el sistema generará AUTOMATICAMENTE la planilla de retroactivos la cual se calcula en base a:
Planillas existentes (se considera el cálculo en base a las planillas.) Planificación, Aunque el empleado no este registrado en una planilla, este aparecerá en el formulario de retroactivos y se le debe asignar manualmente la cantidad que le corresponda (en caso de no existir planillas para el empleado o hayan sido creadas en el anterior sistema.) Seleccionar: NUEVO: Para registrar una nueva Planilla EDITAR: Para modificar la Planilla en caso de tener que ajustar algún valo,(solamente para planillas no CONSOLIDADAS) 1. Seleccionar Sucursal 2. Seleccionar el periodo DESDE Y HASTA de la planilla. 3. Seleccionar paquete RETROACTIVO.. 4. Check ADICIONAL (Solo n caso de que exista una planilla para el mismo periodo y no esté el empleado en esa planilla.) 5. Seleccionar Generar Planilla
6. Seleccionar Guardar. PASO 10. CONSOLIDACION DE PLANILLA DE RETROACTIVOS Una vez verificada la planilla, se procede a la Consolidación de la planilla. Una vez Consolidada la planilla esta se encuentra lista para poder migrada y facturada en la sucursal correspondiente y no podrá ser modificada. Si la planilla no fue consolidada, esta no podrá ser migrada ni facturada. PASO 11. IMPRESIÓN BOLETAS DE AGNACION FAMILIAR DE RETROACTIVOS Esta impresión podrá ser visualizada siempre y cuando la planilla se encuentre CONSOLIDADA.