Al contestar refiérase a oficio No. 02753 06 de marzo, 2017. DCA-0506 Señor M.Sc. José Rojas Méndez Alcalde Municipal Municipalidad de Buenos Aires Fax: 2730-2556 Estimado señor: Asunto: Se otorga autorización a la Municipalidad de Buenos Aires para contratar directamente con el señor Alonso Murillo Rojas, para culminar el proyecto de fachadas, puertas y aires acondicionados para el Edificio Municipal, por un monto total de 10.000.000,00 (diez millones de colones exactos). Nos referimos a su oficio AMBA-14-2017 del 18 de enero de 2017, recibido en esta Contraloría General de la República en esa misma fecha, mediante el cual solicita la autorización para el objeto descrito en el asunto. Esta División de Contratación Administrativa requirió información adicional a la Administración contratante mediante oficios 01260 (DCA-0219) del 31 de enero de 2017, 02029 (DCA-0369) del 17 de febrero de 2017, atendidos mediante los oficios AMBA-44-2017 del 02 de febrero de 2017 y AMBA-66-2017 del 20 de febrero de 2017. I. Antecedentes y justificación La Administración solicitante motiva su solicitud con base en lo siguiente: 1. Que la Municipalidad promovió la licitación abreviada 2016LA-000013-000420001 para la remodelación de las oficinas de la Municipalidad de Buenos Aires, el cual consistió en la demolición de paredes no estructurales de cerramiento, instalación de los muebles de plataforma de servicios, alisado e instalación de piso, cerramiento en vidrio y aluminio de las oficinas. Dicho proyecto no incluyó las prestaciones de fachada, puertas principales y aire acondicionado toda vez que la Municipalidad no disponía de contenido presupuestario suficiente ni cuantificación de obras por realizar. 2. Que para completar el proyecto de remodelación, la Municipalidad ahora cuenta con un disponible de 10.000.000,00 (diez millones de colones exactos), a efecto de sustituir
2 la puerta principal, umbral de acceso a la plataforma de servicios y parte trasera, fabricación de ventanas nuevas, cerramiento de la parte trasera e instalación de 6 unidades de aire acondicionado. 3. Que el anterior proyecto de remodelación del edificio le fue adjudicado al contratista José Alonso Murillo Rojas, por lo que conoce el estado del inmueble y se encuentra familiarizado con la instalación eléctrica del mismo. En ese sentido, la Municipalidad considera al proveedor José Alonso Murillo como el candidato idóneo para completar el proyecto de fachada, puertas, ventanas y aire acondicionado, ya que al tener conocimiento de la planta física disminuye los costos y se ajusta al presupuesto planteado. 4. Que el señor José Alonso Murillo Rojas se encuentra anuente a mantener los costos de la remodelación contratada según el procedimiento 2016LA-000013-000420001. 5. Se aporta certificación del Sistema Centralizado de Recaudación (SICERE) de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) número 1204001238844-590747, en la que consta que el señor José Alonso Murillo Rojas se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con esa entidad. 6. Se aporta certificación de la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares del Ministerio de Trabajo, en la que se indica que a José Alonso Murillo Rojas no le registra ninguna deuda. 7. Se aporta declaración jurada por parte del señor José Alonso Murillo Rojas, en la que manifiesta que no se encuentra inhabilitado para contratar con la Administración Pública, al tenor de lo dispuesto en los artículos 22 y 22 Bis de la Ley de Contratación Administrativa y 65 inciso b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y que además se encuentra al día en el pago de impuestos nacionales. 8. Se aporta el oficio número TMBA-06-2017 de fecha 02 de febrero de 2017, en el que se certifica que en la partida presupuestaria 030201-1080100 Mantenimiento de edificios y locales se ha incluido el monto de 10.000.000,00. 9. Se aporta el cronograma completo de las actividades, con indicación de los funcionarios responsables de dicho proceso. II. Criterio de la División Identificados los antecedentes y argumentos que motivan la solicitud de la Administración, corresponde a esta Contraloría General valorar si tales circunstancias ameritan la autorización excepcional para ejecutar un proceso distinto de los concursos ordinarios establecidos por ley. En primer término, debe recordarse que al tenor de los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 146 de su Reglamento, la Contraloría General puede autorizar
3 la contratación directa en aquellos casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos, para lo cual, la Administración deberá brindar una justificación detallada de las circunstancias por las cuales la utilización del procedimiento licitatorio no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general. De esta manera, resultan de especial importancia las razones y justificaciones dadas por la Administración para solicitar la autorización de contratación directa, las cuales deben ser analizadas a fin de determinar si se cumple o no con los supuestos de la norma. En el caso bajo análisis, la Municipalidad acude a este órgano contralor a efecto de que se autorice un procedimiento de excepción para solventar de forma inmediata algunas prestaciones que no fue posible atender con la remodelación del Edificio Municipal, por cuanto no contaban con recursos suficientes. Al respecto, se menciona en el oficio AMBA-14-2017 del 28 de febrero lo siguiente: el proyecto Fachadas, Puertas y Aires Acondicionados para Edificio Municipal no estaba previsto inicialmente cuando se presupuestó y diseñó El Proyecto Remodelación de Plataforma de Servicios y UTGV, porque no se tenía contenido presupuestario ni cuantificación de Obras por realizar. En virtud de lo anterior, la Municipalidad requiere concretar con la participación del señor José Alonso Murillo Rojas (contratista adjudicado para el proyecto de remodelación), el proyecto denominado Fachadas, Puertas y Aires Acondicionados las siguientes obras: DESCRIPCION Puerta doble de lujo con cierra puertas para la entrada principal del edificio (costado del parque), umbral y contra marco en aluminio natural, vidrio de 1/4 y película de seguridad Desinstalar ventanales existentes, fabricación de ventanas tipo móvil fijas con cargador de 30 cm Cerramiento parte trasera en vidrio y aluminio natural, fabricación de puerta abatible doble COSTO 625.000 2.735.000 1.060.000 2 Unidades de Aire Acondicionado 12.000 BTU 1.500.000 2 Unidades de Aire Acondicionado 18.000 BTU 1.930.000 2 Unidades de Aire Acondicionado 24.000 BTU 2.150.000 10.000.000 Verificadas las especificaciones técnicas 1 del proyecto de Remodelación de oficinas de la Municipalidad de Buenos Aires, es posible observar que su objeto consistió en lo siguiente: demolición y remoción de paredes internas de mampostería y otros materiales alisado fino en muros de mampostería aplicación de pintura en muros 1 Disponibles en el expediente electrónico de la licitación 2016LA-000013-000420001:: https://www.sicop.go.cr/modulooferta/search/ep_sej_coq603.jsp?cartelno=20161000270&cartelseq=00&ispopup=y&currseq=0 0, apartado 2. Información del Cartel / Versión Actual / F. Documento del Cartel / Documento No. 3 / Especificaciones paredes de vidrio.docx
instalación de piso tipo porcelanato instalación de muebles en plataforma de servicios instalación de paredes y puertas de vidrio 4 Según se aprecia de las actividades antes mencionadas, la Municipalidad no contempló especificación alguna en lo que se refiere a ventanas o bien, unidades de aire acondicionado. En cuanto a las puertas, sí se incluyó un apartado que establece lo siguiente: 10. Puertas de vidrio. 10.1. Las puertas serán de vidrio de 10 mm de espesor, llevarán película de sand-blasteado. 10.2. Los marcos deben ser en metal color natural del aluminio. 10.3. Las puertas sencillas son de una hoja de 2,10 metros de alto donde la altura de la pared es total y 1,70 m de altura donde las paredes alcanzan esa altura, y ancho de acuerdo a lo indicado en planos, en aluminio de 1-3/4" x 4" de 1,5 mm (1/16"). 10.4. Debe incluir todos los accesorios, como pivotes, llavines, brazo abatible, y demás accesorios para su funcionamiento. Todas las puertas interiores y exteriores tendrán una altura de 2.10 desde el nivel de piso terminado, deberán ser construidas con los materiales que indique cada tipo de puerta. En caso de discrepancia entre lo indicado en los planos y en estas especificaciones, prevalecerá lo aquí indicado. 10. GENERALIDADES 10.1La fabricación, suministro o instalación de la totalidad de puertas del proyecto, deberá considerar su correcta instalación para guardar su verticalidad, escuadre, holguras no variables en vanos y pisos y entre sus elementos inherentes, de tal cuenta que su funcionamiento se realice sin ningún tipo de impedimento e imperfección, al igual que la puerta sea finalizada sin deformaciones ni irregularidades. Los materiales deberán ser nuevos, con las dimensiones adecuadas, de primera calidad, con los acabados que indicados en los planos y previo a su instalación deberán ser autorizadas por el supervisor. 10.2 Puertas de una hoja, de un solo abatimiento, fabricadas con marco de aluminio anodizado color natural y vidrio color verde obscuro. De una lectura de las cláusulas antes transcritas, no es posible distinguir cuáles puertas ampara la presente contratación, motivo por el cual este órgano contralor solicitó aclarar dicho aspecto mediante oficio 02029 (DCA-0369) del 17 de febrero de 2017. Así las cosas, mediante oficio AMBA-66-2017 del 20 de febrero de 2017 los señores Alcalde M.Sc. José Rojas Méndez y Arquitecto Jorge Morales Black manifestaron: Las puertas del Proyecto Original: Remodelación de Plataforma de Servicios y UTGV consistieron en las puertas para los espacios de trabajo creados, sin embargo las puertas que incluiría esta nueva Contratación que requerimos son las puertas principales del Edificio y las puertas del Umbral de acceso a la plataforma de Servicios (tal y cómo indica la cotización de la nueva Contratación), las cuáles no tienen relación alguna con la remodelación Original y por lo tanto no se derivan de incumplimientos de la remodelación Original. Dicho lo anterior, se entiende que las prestaciones que se pretenden satisfacer con la presente autorización no fueron contempladas en el pliego del proyecto de remodelación, de forma que puedan entenderse como incumplimientos del contratista derivados del contrato anterior, tal cual lo ha acreditado la Administración. Lo cierto es, que tales elementos se obviaron del proyecto inicial, componentes que afectan sustancialmente la funcionalidad del
5 inmueble. Así lo ha reconocido la Municipalidad, expresamente en el oficio AMBA-14-2017 del 18 de enero cuando indicó: Este Proyecto nace por la necesidad de empatar estéticamente, confortablemente y funcionalmente con el Proyecto Remodelación de Plataforma de Servicios y UTGV, por lo cual se decidió buscar la manera de lograrlo financieramente. Al encontrar financiamiento decidimos que se debían acondicionar las ventanas del Edificio actual para que sean de función corrediza y que tengan película con protección solar para el debido confort de nuestros funcionarios Municipales y contribuyentes. Asimismo el financiamiento encontrado nos permitiría comprar los aires acondicionados para brindar confort individual a los nuevos espacios. Con respecto de las puertas, al no tener inicialmente el dinero tendríamos que conformarnos con puertas en malas condiciones tanto funcional como estéticamente (el resaltado no es del original) A partir de los argumentos de la Administración, lleva a considerar a este órgano contralor, que un procedimiento ordinario sería inconveniente en este caso, no solo en virtud de la premura con que se requiere solventar las necesidades de cerramiento y ventilación para resguardar el patrimonio público, la seguridad y la salud de los servidores; sino también en la medida que la Municipalidad ya promovió el procedimiento concursal correspondiente. Tomado en consideración lo expuesto, este órgano contralor encuentra argumentos suficientes para autorizar la contratación directa del proveedor Alonso Murillo Rojas, para culminar el proyecto de fachadas, puertas y aires acondicionados para el Edificio Municipal, por un monto total de 10.000.000,00 (diez millones de colones exactos). con las siguientes salvedades. Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 146 de su Reglamento, se concede autorización a la Municipalidad de Buenos Aires para directamente al proveedor José Alonso Murillo Rojas, para culminar el proyecto de fachadas, puertas y aires acondicionados para el Edificio Municipal, por un monto total de 10.000.000,00 (diez millones de colones exactos). Sobre el precio de la contratación, la Municipalidad deberá verificar que los costos de las actividades aquí autorizadas se mantengan en las mismas condiciones en que fueron cotizados originalmente para el proyecto de remodelación, lo cual en todo caso ha sido consentido por el contratista. En virtud de las regulaciones propias de la contratación directa con un particular como es el caso que nos ocupa y de conformidad con el párrafo último del artículo 146 del Reglamento de Contratación Administrativa, se entiende eximida la aplicación del régimen recursivo, en la medida de que no existe concurso. Con respecto al contrato, deberá realizarse el análisis de legalidad, para lo cual debe contar con la aprobación interna por parte de la asesoría jurídica de dicha entidad, de conformidad con lo establecido por el artículo 18 del Reglamento de Refrendo.
6 Por último, esta Contraloría General estima oportuno advertir a la Municipalidad, para que tome las medidas necesarias a efecto de planificar correctamente la definición de un objeto contractual íntegro, cuyo entregable resulte apto desde el punto de vista funcional para atender las necesidades públicas. Para esto, deberá contar no sólo con una adecuada estimación del presupuesto que le permita hacer frente al costo del objeto que pretende contratar, sino además los estudios necesarios que le permitan asegurar de forma eficiente la ejecución del proyecto. Lo anterior, dado que promover un concurso mediante el cual se pretenda remodelar las instalaciones físicas, incorporando componentes que atenten contra la funcionalidad del edificio tales como puertas en mal estado y ventanales no considerados en el diseño inicial, no pareciera una circunstancia conveniente en tanto se desconoce si obtendrá finalmente los recursos para terminar debidamente la obra integralmente considerada. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. Se debe confeccionar un expediente administrativo en el cual consten todas las actuaciones que al tenor de la realización de la contratación se efectuaren. 2. La contratación se autoriza para contratar directamente al proveedor José Alonso Murillo Rojas, para culminar el proyecto de fachadas, puertas y aires acondicionados para el Edificio Municipal, por un monto total de 10.000.000,00 (diez millones de colones exactos). 3. De conformidad con lo señalado en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la Administración podrá adjudicar ofertas que superen ese monto hasta en un diez por ciento. Si la propuesta que se debe adjudicar supera ese porcentaje, deberá requerir autorización previa de esta Contraloría General. 4. Se deberá contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para amparar las erogaciones producto de esta autorización, debiendo verificarse que los recursos pueden utilizarse válidamente para el fin propuesto. 5. Queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración las condiciones técnicas y administrativas de la contratación, así como la razonabilidad del precio del insumo por adquirir, en cuyo caso, deberá dejar constancia dentro del expediente administrativo descrito, que el precio que se llegare a adjudicar es razonable según lo dispuesto en el artículo 30 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 6. Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 208 de su Reglamento. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 208, puesto que, en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que
7 no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 7. Al ser un procedimiento excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 8. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que el consorcio contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitado para contratar con la Administración Pública. Además, es responsabilidad de esa Administración velar porque las empresas miembros del consorcio se encuentren al día en el pago de obligaciones de seguridad social e impuestos nacionales. 9. De igual manera, es responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones del artículo 5 de la Ley de Impuesto a las Personas Jurídicas (Ley No. 9024), en el sentido de que los contribuyentes que se encuentren morosos no podrán contratar con el Estado o cualquier institución pública autónoma y semiautónoma. 10. Por las especiales circunstancias que se destacan en este oficio y por la estimación del presente negocio, se exime de la aprobación interna esta contratación, pero no de la respectiva formalización. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de M.Sc. José Rojas Méndez en su condición de Alcalde Municipal o quien ejerza este cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Marcia Madrigal Quesada Fiscalizadora Asociada MMQ/chc Ci: Archivo Central NI: 1093, 2723, 4624, 4641, 4642, 4852. G: 2017000755-1