Informe de la revisión del cumplimiento del contrato de servicios de limpieza adjudicado a Distribuidora y Envasadora de Químicos, S.A.

Transcripción

1 Informe de la revisión del cumplimiento del contrato de servicios de limpieza adjudicado a Distribuidora y Envasadora de Químicos, S.A. 1. Introducción: 1.1. Origen El estudio corresponde a una de las actividades programadas en el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría General Se fundamenta en lo establecido en la Ley General de Control Interno, artículo 22 inciso a) Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional. La Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, en adelante la Auditoría, ha considerado conveniente efectuar la evaluación de los servicios de limpieza adjudicados a la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos, S.A, debido a que es un servicio esencial para brindar condiciones ideales de trabajo a los funcionarios. 1.2 Objetivo General Determinar si existe seguimiento adecuado al contrato marco de servicios de limpieza DGBACA adoptado por este Ministerio. 1.3 Objetivos Específicos Determinar si tanto la empresa como el Ministerio cumple con las condiciones establecidas en el contrato.

2 Determinar si existe oportunidad y calidad en los servicios de limpieza brindados por la empresa contratada para tales efectos. 1.4 Metodología El estudio se llevó a cabo realizando una revisión del expediente de la contratación para observar información relacionada con la comunicación entre las partes y el cumplimiento de las clausulas establecidos en el contrato, así como una entrevista al jefe de Servicios Generales como contraparte institucional para conocer si el contrato se hace cumplir en su totalidad. En cuanto a la evaluación de la satisfacción del usuario, se aplicó una encuesta a una muestra de 34 funcionarios del Ministerio obtenida a través de la aplicación de la fórmula estadística de muestreo aleatorio simple sobre una población total de 172 funcionarios, basado en la lista de extensiones telefónicas al momento del estudio Alcance El estudio comprende el período del 16 de junio del 2011 al 31 de mayo de 2013, ampliándose en aquellos casos que se considere necesario. 1.6 Antecedentes El Ministerio realizó la contratación de una empresa para que brinde el servicio mensual de limpieza en un área de metros cuadrados correspondientes a del edificio administrativo, del Instituto Diplomático y del edificio de Casa Amarilla. La contratación del servicio fue

3 adjudicada a la empresa Distribuidora y Envasadora de Químicos, S.A. (DEQUISA), en adelante la Empresa, mediante adopción del convenio marco DGBACA resultante de la licitación pública 2009LN CMBYC Contratación de Servicio de Limpieza para las Instituciones Públicas que utilizan compra red, establecido entre el Ministerio de Hacienda y la Empresa. De acuerdo con el estudio realizado, la mayoría de los funcionarios del Ministerio están satisfechos con los servicios brindados por la Empresa contratada, sin embargo, algunos presentan observaciones que deben ser consideradas por el Departamento de Servicios Generales para brindar mayor valor agregado al usuario. 2. Resultados 2.1. Del contrato sobre los servicios de limpieza Al efectuar una revisión al contrato por servicios de limpieza de este Ministerio, se determinó falta de cumplimiento en algunas de sus cláusulas, en lo particular no se encontró evidencia que el Departamento de Servicios Generales atienda la totalidad de las formalidades en el contrato. Adicionalmente, el expediente no contiene documentación que compruebe: Si el personal asignado por la Empresa a este Ministerio es de reconocida probidad y no tiene antecedentes legales por delito o cuasidelito. Si el personal asignado a este Ministerio es mayor de 18 años y ciudadano en el ejercicio pleno de sus derechos que enmarca la Constitución Política de Costa Rica. Si la Empresa remitió a este Ministerio el currículum vitae con fotografía adjunta de cada una de las personas que brindarán el servicio.

4 Si el contratista proporcionó a este Ministerio una lista del personal que estará destacado en las instalaciones. Si el contratista paga al menos el salario mínimo establecido por el Ministerio de Trabajo y si el personal cuenta con todos los beneficios que comprende la legislación laboral de Costa Rica. Si la Empresa cumple a cabalidad con las obligaciones de Seguridad social pues no se puede observar si el personal asignado a este Ministerio está incluido en las Planillas que la empresa envía a la Caja Costarricense del Seguro Social y el Instituto Nacional de Seguros. Al consultarle al Señor Oscar Chaves Chacón, Jefe del Departamento de Servicios Generales sobre el cumplimiento de las cláusulas mencionadas, manifestó que la responsabilidad recae en la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, pues considera que así lo establece el convenio marco DGABCA adoptado por este Ministerio. Lo anterior evidencia una interpretación errónea de las obligaciones por parte de la jefatura del Departamento antes mencionado. Es importante aclarar lo señalado en el artículo A-3 de la cláusula tercera del convenio mencionado: El Ministerio a través de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa ejercerá los controles necesarios y oportunos que estime convenientes para inspeccionar y hacer cumplir con todos los extremos el presente contrato. Si bien el convenio marco establece la responsabilidad sobre la citada Dirección, debe tomar en cuenta que la responsabilidad de inspeccionar y supervisar el cumplimiento del contrato recae sobre la contraparte institucional designada por cada Ministerio. Al no brindar seguimiento en algunas de las clausulas del contrato, lleva en si un incumplimiento con lo establecido en el artículo número 13 de la Ley de Contratación Administrativa, el cual indica lo siguiente: La administración fiscalizará todo el proceso de ejecución, para eso el contratista deberá ofrecer todas las facilidades necesarias. A fin de restablecer la verdad real, podrá prescindir de

5 las formas jurídicas que adopten los agentes económicos, cuando no correspondan a la realidad de los hechos. En virtud de este derecho de fiscalización, la Administración tiene la potestad de aplicar los términos contractuales para que el contratista corrija cualquier desajuste respecto del cumplimiento exacto de las obligaciones pactadas. Si la administración no fiscaliza los procesos, eso no exime al contratista de cumplir con sus deberes ni de la responsabilidad que le pueda corresponder. De acuerdo con lo anterior, el Departamento de Servicios Generales tiene la obligación de velar por el cumplimiento a las clausulas establecidas en el convenio marco, así como identificar y solicitar que se subsane cualquier incumplimiento de las mismas De la satisfacción del usuario Se llevó a cabo la aplicación de una encuesta para determinar el grado de satisfacción que tienen los servidores del Ministerio en relación con los servicios de limpieza brindados por la empresa DEQUISA, la muestra se obtuvo mediante la fórmula estadística del muestreo aleatorio simple para una población total de 172 funcionarios, la selección se realizó aplicando la función número aleatorio de Excel para dar la misma probabilidad de ser seleccionado a cada uno de los elementos. Los resultados de la encuesta muestran aceptación en cuanto a la limpieza, la mayor parte de los funcionarios opinan sentirse satisfechos con el servicio, sin embargo algunos mostraron disconformidad e inclusive manifestaron observaciones: Los encargados de la limpieza tienen por costumbre realizar las labores en momentos en que funcionarios tratan asuntos de suma discreción o en reuniones e incluso cuando se necesita silencio. Opinan que es necesario la utilización de cloro en los servicios sanitarios y lavatorios para desinfectar con mayor seguridad. No obstante, el señor Chaves Chacón manifiesta que en el contrato se establece la utilización de

6 productos amigables con el ambiente por lo que el cloro se aplica en casos excepcionales. En ocasiones el aseo es realizado al momento en que los funcionarios empiezan a utilizarlo. Es recomendable que sea una persona del mismo sexo quien limpie los servicios sanitarios. Es conveniente la utilización de avisos preventivos cuando el piso esta mojado. Aunque un 82% de los encuestados están satisfechos con el servicio de limpieza, existe una parte de ellos que manifiestan insatisfacción, lo cual puede provocar indisposición, pues la limpieza es un factor importante para brindar un ambiente laboral cómodo. Las sugerencias brindadas por los funcionarios evidencian que el servicio de limpieza brindado por DEQUISA puede ser perfeccionado, por lo tanto el Departamento de Servicios Generales como contraparte del contrato debe supervisar los servicios de limpieza efectuando evaluaciones periódicas con el propósito de mejorar este servicio.

7 3. CONCLUSIONES 3.1 Los servicios de limpieza realizada por la firma comercial DEQUISA, en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto son satisfactorios. 3.2 La contraparte institucional no está cumpliendo con la totalidad de los requisitos establecidos en las cláusulas del contrato. 3.3 El servicio de limpieza es susceptible a ser mejorado.

8 4. RECOMENDACIONES 4.1 Al Viceministro Administrativo Girar las instrucciones a la instancia correspondiente para que se pongan en práctica las recomendaciones emitidas e informar a esta Auditoría General sobre los resultados obtenidos. 4.2 A la Jefatura de Servicios Generales Verificar que la empresa DEQUISA cumpla con los requisitos establecidos en las cláusulas del contrato, por ser el Departamento de Servicios Generales la contraparte institucional. (Ver punto 2.1) Mantener un expediente de la empresa DEQUISA con información completa y suficiente que permita constatar el cumplimiento del contrato de servicios. (Ver punto 2.1) Supervisar directamente el servicio de limpieza y efectuar evaluaciones para conocer el nivel de satisfacción institucional, que a su vez permita una coordinación oportuna con los encargados de la empresa sobre sugerencias y observaciones. (Ver punto 2.2)