ÍNDICE 1. OBJETO. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. 4. DEFINICIONES. 5. RESPONSABILIDADES. 6. DESARROLLO. 6.1. Generalidades 6.2. Gestión de expedientes 6.3. Gestión de títulos oficiales de 1º y 2º ciclo 7. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA CONTINUA. 8. RELACIÓN DE FORMATOS ASOCIADOS. 9. EVIDENCIAS. 10. RENDICIÓN DE CUENTAS. 11. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO. 12. FICHA RESUMEN Anexo 1. Carpeta de expediente Anexo 2. Libro de registro de títulos RESUMEN DE REVISIONES Número Fecha Modificaciones B00 07/01/08 Edición inicial B01 22/04/08 Incorporación de las propuestas de mejora de la comisión de evaluación Elaborado por: Revisado por: Fdo. Narciso de Gabriel Fernández Presidente de la Comisión de Garantía de Calidad Fecha: 22-04-2008 Aprobado por: Fdo. Miguel González Valeiro Director Unidad Técnica de Calidad Fecha: Visto Bueno: Fdo: Narciso de Gabriel Fernández Decano Fecha: Fdo. José María Barja Pérez Rector de la Universidad de A Coruña Fecha: PA08 B01de 22/04/2008 Página 1 de 9
1. OBJETO. El objeto del presente documento es garantizar la correcta gestión de los expedientes y la tramitación administrativa de los títulos oficiales de la Facultad de Ciencias de la Educación en particular, y de la UDC en general por tratarse de un procedimiento de aplicación global en la Universidad. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este procedimiento será de aplicación para todos los títulos oficiales expedidos por la institución y, por lo tanto, para la Facultad de Ciencias de la Educación. 3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. RD 1496/1987, de 6 de noviembre, sobre obtención, expedición y homologación de títulos universitarios. Orden de 8 de julio de 1988, del MEC, para la aplicación de los RD 185/1985 y 1496/1987 en materia de expedición de títulos universitarios oficiales (BOE de 13 de julio) Orden de 24 de diciembre de 1988, del MEC, para la aplicación de los RD 185/1985 y 1496/1987 en materia de expedición de títulos universitarios oficiales (BOE de 7 de enero de 1989) Resolución de 14/10/1994, de la secretaría de estado de Universidades e Investigación, por la que se modifica la de 26/06/1989 dictada para la aplicación de lo dispuesto en la órdenes de 08/07/1988 y 24/12/1988 en materia de los títulos universitarios (BOE de 25 de octubre). Orden de 22 de marzo de 1995, del MEC, su adecuación a la condición masculina y femenina de quienes obtengan títulos oficiales (BOE de 28 de marzo). RD 778/1998, de 30 de abril, por el que se regula el tercer ciclo de estudios universitarios, la obtención y expedición de título de doctor y otros estudios de postgrado. RD 1044/2003 de 1 de agosto, por el que se establece el procedimiento para la expedición por las universidades del Suplemento Europeo al Título. RD 56/2005, de 21 de enero, por el que se regulan los estudios oficiales de postgrado (BOE de 25 de enero) PA08 B01de 22/04/2008 Página 2 de 9
Orden de 30 de abril de 1990, por la que se regula el procedimiento de expedición de determinados títulos y diplomas oficiales de Educación Superior y Postgrado. Orden ECI/2514/2007, de 13 de agosto, sobre expedición de títulos universitarios oficiales de Máster y Doctor. Información del MEC sobre expedición de títulos. Instrucciones emitidas por Vicerrectorado de Organización Académica y Titulaciones y la Secretaría General de la UDC donde se regulen los procesos de expedición de títulos oficiales. MSGIC-06. Orientación al aprendizaje. 4. DEFINICIONES. No se considera necesario incluir definiciones. 5. RESPONSABILIDADES. CGCC: Analizar los resultados del proceso. PRCC: recoger indicadores de satisfacción e incidencias, así como los de proceso y presentarlos a la CGCC del centro Rector: firmar las certificaciones Supletorias de los títulos. Sección de Títulos y Planes de Estudio: comprobar la documentación y emitir el título. Pasa a firma de Rector y remitir a los Centros para su entrega al interesado. Secretaria Académica del Centro: proporcionar información e impresos de solicitud del título. Proporcionará la certificación de pago de los derechos y el certificado académico para el expediente de expedición del título. 6. DESARROLLO. 6.1. Generalidades Este documento es de desarrollo generalizado a todos los centros de la UDC, pues las actuaciones están centralizadas. 6.2. Gestión de expedientes La UDC dispone de una aplicación informática para la consulta y gestión correcta de expedientes. El programa permite conocer y gestionar todos los PA08 B01de 22/04/2008 Página 3 de 9
aspectos relacionados con el acceso (inicio de expediente, forma de acceso al título, reconocimientos, traslados de expedientes, etc.) hasta la finalización de los estudios. Las secretarías de los centros llevan al día y atienden las peticiones de información respecto a los expedientes académicos de los estudiantes. Existen además en la UDC y en la Facultad de Ciencias de la Educación puntos informáticos para su consulta. 6.3. Gestión de títulos oficiales de 1º y 2º ciclo El acto por el que se solicita la expedición de un título Oficial se denomina Depósito de Título. Se realiza en la Secretaría del Centro donde se han terminado de cursar los estudios que dan lugar al mismo, salvo en los estudios de doctorado, que se efectúa en la sección de Tercer Ciclo. Realizado el pago de las tasas correspondientes, corresponde al centro gestionar la apertura de expediente para su remisión a la sección de títulos, que procederán a su expedición y su remisión al centro, donde el interesado/a lo podrá recibir una vez firmado en el libro de títulos (también pude solicitar que se lo remitan por correo mediante un escrito dirigido al centro solicitando que se lo remitan a la Delegación del gobierno, Alta Inspección de Educación de su provincia. También se lo pueden recoger mediante la entrega de un poder notarial). Documentación -Fotocopia del DNI y resguardo de pago de tasas 7. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA CONTINUA. El proceso de emisión de expedientes de la UDC está certificado por la NORMA ISO 9001: 2000. En sus revisiones periódicas (auditorias internas) se comprueba la concordancia entre los registros de solicitudes (que están en la ) y las entradas en el libro de registro de títulos (que están custodiadas por la Sección de Títulos y Planes de Estudio). Este servicio es el encargado de realizar su medición, análisis y mejora continua y la UTC de controlarlo y remitir al PRCC de la Facultad de Ciencias de la Educación el informe de funcionamiento preceptivo por las obligaciones de sus auditorias. PA08 B01de 22/04/2008 Página 4 de 9
8. RELACIÓN DE FORMATOS ASOCIADOS. Estos formatos son los propios del servicio. Hoja de solicitud y de pago. Certificado de pago de derechos. 9. EVIDENCIAS En el diagrama de flujo se pueden encontrar tanto los documentos que deben utilizarse como base para la ejecución de acciones, como aquellos que se generan en cada etapa (actas de reuniones, borradores, documentos finales, ). Identificación del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservación Carpeta de expediente Papel Responsable de la Sección de Títulos y Planes de Estudio 10 años Resguardo de hojas de solicitud y pago Papel o informático Secretaría de centro permanente Certificación académica Informático Secretaría de centro permanente Resguardo de expedición de títulos Informático Secretaría de centro permanente Libro de registro de títulos Papel o informático Responsable de la Sección de Títulos y Planes de Estudio 10 años 10. RENDICIÓN DE CUENTAS Dado que este procedimiento está certificado por la ISO 9001:2000 dentro del Sistema de Garantía de Calidad del servicio que lo gestiona, la UTC enviará al PRCC del Centro los expedientes sobre las incidencias, reclamaciones, sugerencias y felicitaciones que les afecten, así como los resultados de sus indicadores, así como de la evolución de las acciones de mejora que han emprendido, en su caso. La CGCC informará a la JC anualmente sobre los resultados de este proceso. PA08 B01de 22/04/2008 Página 5 de 9
11. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO Procedimiento de expedición de títulos propios ENTRADAS ETAPAS DEL PROCESO Y RESPONSABLES SALIDAS Inicio Instrucciones de la Secretaría General donde se regula el proceso de expedición de títulos propios Solicitud de expedición de títulos Interesado Entrega de impresos de solicitud Hoja de solicitud y de pago (AI) Rechazo de la solicitud no Efectúa el alumno el ingreso y envía el resguardo con el DNI al AI? sí Revisión de la documentación Hoja de solicitud y de pago Fotocopia DNI / pasaporte Asignación del número de expediente Certificación académica Carpeta de expediente Grabación en aplicación informática Impresión del certificado de pago / entrega al interesado Certificado de pago de derechos Envío de expediente de títulos a la Sección de Títulos y Planes de Estudio Impresión de títulos y hojas del libro de registro de títulos Sección de Títulos y Planes de Estudio Firma de los títulos Rector Envío de títulos a la Sección de Títulos y Planes de Estudio Oficio de remisión Justificante de recepción Entrega del título PA08 B01de 22/04/2008 Página 6 de 9
12. FICHA RESUMEN GRUPOS DE INTERÉS ÓRGANO RESPONSABLE IMPLICADOS Y MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN RENDICIÓN DE CUENTAS MECANISMOS TOMA DE DECISIONES RECOGIDA Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN SEGUIMIENTO, REVISIÓN Y MEJORA Sección de Títulos y Planes de Estudio del VOAT/CGCC PAS Estudiantes: A través de sus representantes en Junta de centro y CGCC, además de la participación a nivel personal suministrando información mediante encuestas, reuniones,. Equipo Decanal: además de su participación en Junta de Centro y CGCC, mediante sus propias reuniones, comunicados, Anualmente, el PRCC recogerá información necesaria para que la CGCC proceda al análisis del proceso de gestión de expedientes de las titulaciones de la Facultad de Ciencias de la Educación e informará a la JC de los resultados de dicho análisis. Además por medio del proceso PC12 Información pública se informa a los grupos de interés internos y externos de forma global. Ver apartado 6 del procedimiento El PRCC recoge información sobre los indicadores propios del proceso que le serán enviados por el servicio específico o por la UTC de acuerdo a los indicadores que tienen definidos por estar sujetos a la Norma ISO 9001:2000 y la presenta a la CGCC para su validación y toma de decisiones. Además del seguimiento y mejora propio de la Sección de Títulos y Planes de Estudio, la CGCC, de forma anual, analiza el resultado de las actividades relativas a este proceso y propone medidas correctoras o de mejora según según PM01. PA08 B01de 22/04/2008 Página 7 de 9