1. RECURSOS DE TRABAJO H asta ahora hemos generado la lista de tareas o actividades del proyecto y hemos establecido sus duraciones y dependencias en el orden de realización El siguiente paso en la programación de un proyecto es especificar los recursos que vamos a utilizar. Como siempre, estos recursos vendrán dados por la planificación realizada previamente y su correspondiente aprobación. Una de las formas más adecuadas de añadir recursos al proyecto es a través de la vista Hoja de recursos. Para ello, utilice el botón Ver de la ficha Recurso y elija esta vista. Como recursos debemos entender tanto las personas integrantes del equipo, que se encargarán de completar las tareas, como el equipamiento, materiales o servicios necesarios para ello. La incorporación de recursos es tan sencilla como introducir los detalles en los campos de la tabla anterior. Entre dichos campos, la columna Tipo representa la característica más importante del recurso. En Project podemos describir tres tipos de recursos: Recurso de trabajo: se refiere a personas o herramientas que consumen tiempo al trabajar en las tareas. Recurso material: no se consume tiempo, sino unidades físicas, como gasolina, papel, pintura, ladrillos, etc. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1
Recurso de costo: sirve para representar costes que contribuyen a la realización de una tarea pero que no dependen de la cantidad o duración de la misma. Son ejemplos de recursos de costo: billetes de avión, alojamiento, inscripciones a conferencias, facturas de teléfono, etc. En el caso de los recursos materiales podremos indicar una etiqueta de material que represente las unidades de consumo de dicho recurso: toneladas, metros, cajas, hojas, etc. Por su parte, el campo Grupo sirve para organizar los recursos. Lo único que tenemos que hacer es introducir el mismo nombre de grupo en todos los recursos que queremos que pertenezcan a él. Sin embargo, no debe entender que podrá asignar grupos de recursos. El nombre que establece en esta columna sirve únicamente con fines de ordenación en la hoja de recursos. El campo Capacidad máxima representa la disponibilidad del recurso para el proyecto. Así, si se trata de un recurso a tiempo completo, indicaremos el valor 100%; si es a tiempo parcial, introduciremos un porcentaje menor, como el de 50% para media jornada. En el caso de que se trate de un recurso múltiple, estableceremos un valor mayor del 100%. Por ejemplo, si el recurso representa los operarios y tenemos 3 operarios disponibles para el proyecto, podremos indicarlo con el valor 300%. Por defecto, algunas columnas no muestran el nombre completo del campo. Por ejemplo, la columna Capacidad máxima muestra solo Capacidad. Puede hacer más ancha la columna o detener el puntero del ratón por encima del encabezado de columna. En las columnas Tasa estándar y Tasa horas extra indicaremos el coste del recurso por hora. Estos valores se utilizarán para calcular el coste de las tareas y, por consiguiente, del proyecto en su totalidad. Estos son los detalles más importantes, aunque la hoja de recursos presenta algunos campos adicionales. 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Podemos utilizar la barra de desplazamiento horizontal para verlos o acceder al cuadro de diálogo Información del recurso, de forma parecida a como introducíamos las características de las tareas. Para ello, haga clic en el botón Información del recurso en el grupo Propiedades de la ficha Recurso. También puede hacer doble clic en el recurso para acceder a este cuadro de diálogo. En este cuadro de diálogo es más fácil completar todos los detalles del recurso, ya que aparecen agrupados en distintas fichas. Por ejemplo, podríamos introducir la dirección de correo electrónico por si necesitamos enviar mensajes a esa persona. Es posible inserta recursos de trabajo a partir de los contactos de Microsoft Outlook. Para ello, pulse en la flecha del botón Agregar recursos del grupo Insertar en la ficha Recurso y elija la opción Libreta de direcciones. En el cuadro de diálogo que aparece podrá elegir esos contactos. De esta forma, se creará el recurso en Project con toda la información del contacto que sea posible incorporar desde Outlook. En este menú desplegable vemos que también tenemos la opción de "importar" recursos de trabajo a partir del servicio de directorio Active Directory. Esto puede ser adecuado si el equipo pertenece a una red empresarial. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3
En la ficha Costos estableceremos el coste de utilizar el recurso de trabajo. La columna Costo por uso se utiliza cuando el coste del recurso no viene dado por el tiempo que se dedica a una tarea, sino por el hecho de utilizarlo, independientemente de en cuánto tiempo se haga. Por su parte, la propiedad Acumulación de costos permite aplicar tres métodos a la hora de cargar costos: Si utilizamos la opción Comienzo, entonces el coste de utilizar el recurso se aplica en el momento en el que la tarea comience. Si utilizamos la opción Fin, el coste se contabiliza al finalizar la tarea en la que se utiliza el recurso. Si utilizamos Prorrateo, entonces el coste se contabiliza a medida que se completa la tarea. Por ejemplo, si se utiliza un recurso durante 5 horas, cuyo coste es de 1000 euros/hora, el coste contabilizado en ese momento será de 5000 euros, aunque la programación indique que se va a utilizar durante un total de 8 horas para completar la tarea. En la ficha Notas podremos introducir notas aclaratorias sobre el recurso, como ocurre cuando creamos una tarea. Project indica con un determinado icono en la columna de indicadores que el recurso tiene una nota aclaratoria. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Finalmente, en la ficha Campos personalizados podremos establecer valores para campos que hemos creado. Por ejemplo, podríamos tener un campo que indicase la cualificación que debe tener una persona para desempeñar el papel del recurso que estamos creando. Se dice que hay recursos materiales de consumo fijo y de consumo variable. 2. RECURSOS MATERIALES A diferencia de los recursos de trabajo, el consumo de los recursos materiales para realizar una tarea tiene en cuenta la cantidad utilizada de dichos recursos. Esa cantidad puede ser fija o variable en función del tiempo en que se utiliza el recurso. Por ejemplo, no será el mismo consumo utilizar una impresora láser para imprimir un manual de 500 páginas que hacerlo para solo 50. Sin embargo, podemos estimar que necesitaremos 2 toneladas de acero para la estructura de una nave industrial, independientemente del tiempo que se tarde en construirla. La creación de un recurso material es igual que un recurso de trabajo, aunque cambian los detalles que podemos introducir. Por ejemplo, hay campos que están desactivados porque no tienen sentido para este tipo de recursos, como puede ser la dirección de correo electrónico. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5
En el caso de los recursos materiales no podremos introducir una tasa de horas extra, solo la tasa estándar de utilización o el costo por uso en la ficha Costos. Además, no es necesario introducir la capacidad máxima del recurso material, ya que se supone que siempre estará disponible en las unidades que requiera la tarea. Los recursos materiales se diferencian, entre otros aspectos, de los de trabajo en: No se pueden establecer tasas de horas extra de utilización. No puede especificarse la disponibilidad en unidades del recurso para el proyecto. No se pueden fijar calendarios específicos para este tipo de recursos. Project está enfocado principalmente a la administración de recursos de trabajo, por lo que no tiene en cuenta la gestión de los stocks de recursos materiales. Se supone que los recursos de material están disponibles cuando se asignan y en las unidades que se necesitan. Si en su proyecto intervienen recursos materiales que tienen limitada su disponibilidad, entonces debería cambiarlos a recursos de trabajo. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
En versiones anteriores de Project se denominaba fondo de recursos en lugar de grupo de recursos. 3. GRUPOS DE RECURSOS E n muchas ocasiones, los recursos humanos y de material que dispone para su proyecto son recursos que comparte con otros proyectos de la empresa. En estos casos, lo mejor es crear un grupo de recursos donde introducir los detalles de estos recursos, de forma que estén disponibles para todos los proyectos. Después creamos la lista de recursos de nuestro proyecto a partir del grupo de recursos, compartiéndolos con el resto de proyectos que también los utilizan. Si se utiliza Project 2010 Professional junto a Project 2010 Server, es posible gestionar de una forma mucho más potente los recursos compartidos por los proyectos de una empresa. El fondo o grupo de recursos es una alternativa válida para empresas que no disponen de Project Server. Un grupo de recursos es un proyecto en el que solo se han introducido detalles de recursos. Realmente podríamos acceder a los recursos de cualquier proyecto para utilizarlos en el nuestro, pero es mejor crear un grupo de recursos, en el que toda la información está relacionada con los recursos. Fíjese que aquí aparece una lista completa de recursos. Ahora que tenemos abierto este proyecto, podremos utilizar sus recursos en el nuestro. Por lo tanto, el primer paso es abrir el proyecto correspondiente al grupo de recursos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7
Seguidamente volveremos al proyecto original. Puede utilizar para ello el botón Cambiar ventana del grupo Ventana en la ficha Vista. En la ficha Recurso encontrará el botón Grupo de recursos. Debe pulsarlo y elegir la opción Recursos compartidos. Después, en el cuadro de diálogo que aparece, indicaremos que queremos usar los recursos del grupo de recursos. De ahí que el proyecto correspondiente al grupo de recursos tiene que estar abierto en ese momento. Fíjese. Las dos opciones de la parte inferior del cuadro de diálogo permiten que indiquemos qué información tiene preferencia cuando entre en conflicto el proyecto y el grupo de recursos. Lo normal es que la definición del recurso que existe en el grupo de recursos tenga preferencia, ya que es la definición general para todos los proyectos de la empresa. Aceptando el cuadro de diálogo conseguiremos que los recursos del grupo de recursos estén disponibles en nuestro proyecto. A medida que asignemos estos recursos a las tareas, la información de disponibilidad de los recursos se almacenará también en el grupo de recursos, de forma que se tenga en cuenta en todos los proyectos donde se utilicen. En la figura de la página siguiente puede comprobar que el proyecto Manual del producto.mpp ya dispone de los recursos que aparecen en Grupo de recursos.mpp. Observe que en la primera columna aparecen algunos iconos. 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Uno de los iconos indica que se trata de un recurso genérico. Indicaremos que se trata de un recurso genérico cuando realmente no se refiera a una persona o equipo en particular, sino más bien a la definición de un puesto de trabajo o equipamiento. Por ejemplo, en este caso indicamos que la empresa tiene o puede alquilar ordenadores adecuados para trabajar con aplicaciones de diseño. Realmente no estamos indicando uno u otro ordenador en concreto. Lo mismo podríamos hacer si sabemos que podremos emplear obreros, fontaneros, programadores, etc., aunque no sepamos con exactitud cuáles de ellos van a asignarse al proyecto. Esto se puede indicar en la ficha General de las propiedades del recurso. Cuando conozca el recurso real, podrá sustituirlo por el genérico, ya que un recurso genérico se comporta igual que un recurso real en la programación. El segundo icono indica que se ha escrito algún detalle descriptivo del recurso como una nota. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9
Recuerde que para crear un fondo de recursos no tiene más que crear un proyecto en el que solo introduzca información de los recursos. Después podrá utilizar estos recursos en otros proyectos de la empresa. Ahora veremos que los recursos realmente se almacenan en el grupo de recursos y no en cada uno de los proyectos que los comparten, donde solo se guardará la información de asignación de los recursos a sus tareas. Para ello, guarde los cambios efectuados en su proyecto y ciérrelo (junto al propio grupo de recursos). Cuando vuelva a abrir el proyecto, en este caso, Manual del producto.mpp, se encontrará con este aviso de Project. Project le indica que los recursos disponibles en este proyecto provienen de un fondo de recursos, por lo que le pregunta si también desea abrirlo. Debe aceptar. Si modifica las características de los recursos en el proyecto, Project le indicará si también desea que se haga así en el grupo de recursos, por lo que afectará al resto de proyectos que compartan esos recursos. En definitiva, recuerde la conveniencia de utilizar un grupo de recursos cuando se trabaje con distintos proyectos que utilizan los mismos recursos. De esta forma, la información de disponibilidad se actualiza en el grupo de recursos a medida que los recursos se utilizan en las tareas de los distintos proyectos. Para seguir con la lección, eliminaremos la conexión del proyecto con el fondo de recursos. De esta forma, podremos modificar tranquilamente los recursos del proyecto sin preocuparnos del grupo de recursos. Para ello, elija la opción Utilizar recursos propios en el cuadro de diálogo Compartir recursos. 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
4. CALENDARIO DE RECURSOS D e forma similar a como ocurre cuando trabajamos con tareas, los recursos se programan teniendo en cuenta el calendario del proyecto. Sin embargo, en ocasiones vamos a necesitar modificar el calendario de un determinado recurso o conjunto de recursos de trabajo, reflejando las particularidades que presenta su jornada laboral. Esto puede ser útil para representar períodos vacacionales especiales, asistencia a seminarios, conferencias, viajes, etc. Podrá crear calendarios específicos para recursos de trabajo, no para recursos materiales, de los que supondremos que siempre estarán disponibles cuando sean necesarios. Para crear un calendario de recursos, acceda a las propiedades del recurso y pulse en el botón Cambiar calendario laboral. Como puede ver, por defecto, el recurso se programa teniendo en cuenta el calendario Estándar, que coincide con el calendario del proyecto. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11
Podemos modificar este calendario para adaptarlo a las particularidades del recurso en cuestión, sin que esto afecte al calendario del proyecto. En la figura anterior vemos que el período entre el 7 y el 21 de noviembre se ha establecido como no laborable para el recurso Ana Bretón. En ocasiones será interesante crear un calendario para un conjunto de recursos. Por ejemplo, esto puede ser adecuado cuando el período vacacional de la empresa se divide en diversos turnos. Podrá crear un calendario para cada turno y después aplicarlo a los recursos correspondientes, dejando el calendario del proyecto sin período vacacional. Una vez creado el calendario, no tendremos más que seleccionarlo en esta lista para los correspondientes recursos. En resumen, el calendario del proyecto se aplicará a todas las tareas y recursos, excepto si se establece un calendario particular para alguno de ellos. 5. ESTABLECER DISPONIBILIDAD Y COSTOS L a disponibilidad de los recursos de trabajo viene dada por la capacidad máxima que hemos establecido al crear el recurso y por el calendario que tiene aplicado. Pero, qué ocurre si dicha disponibilidad cambia a lo largo de la vida del proyecto? Por ejemplo, vemos que en el proyecto Manual del producto.mpp tenemos un recurso llamado PC diseño, trabajando al 100% de capacidad máxima, lo que representa un único ordenador con características para trabajar con aplicaciones de diseño. Puede que inicialmente solo tengamos un ordenador de estas características disponible para el proyecto, pero que a partir de un momento dado, se pueda asignar otro más. Para reflejar esta situación, accedemos a las propiedades del recurso y en la ficha General tenemos la sección Disponibilidad de recursos. Por defecto solo hay una entrada. Es posible añadir más de una entrada de disponibilidad, como puede ver en la figura siguiente. 12 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Así pues, del 10/11/2011 al 30/11/2011 se dispone de 1 ordenador (100%); mientras que desde el 01/12/2011 al 27/02/2012 se dispone de 2 ordenadores (200%). Incluiremos tantas entradas en la tabla de disponibilidad como necesitemos para reflejar la planificación de este recurso. Project utilizará estos detalles cuando asignemos el recurso a las tareas del proyecto. Tenga en cuenta que cuando se indica más de una entrada en esta tabla, Project indica un 0% en la columna Capacidad máxima de la Hoja de recursos. Por otra parte, también podemos hacer lo mismo en cuanto al coste de los recursos. Así, podría darse el caso de que aumente o disminuya en función de la fecha en que se utilicen o del tipo de la tarea involucrada. Por ejemplo, podremos indicar que a partir del nuevo año en curso, el coste de un empleado aumenta en el 5% que indica su convenio colectivo o que el alquiler del ordenador de diseño disminuye con la entrada del nuevo año. Para ello, trabajaremos en la ficha Costos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13
En esta ficha tenemos hasta cinco tablas de costos (A, B, C, D, E), que podremos rellenar para representar distintas tasas de costos. A la hora de asignar el recurso a una tarea, se podrá especificar qué tasa es la que se aplica en ese caso. Tenga en cuenta que en la Hoja de recursos Project muestra la disponibilidad del recurso en la fecha actual. Por lo tanto, para una fecha en la que el recurso no esté disponible, indicará el valor 0% en la columna Capacidad máxima. En esta lección hemos visto los detalles de los recursos como elementos aislados en el proyecto. Sin embargo, cuando realmente van a ser útiles será en el momento de asignarlos a las tareas del proyecto. En ese momento es cuando los recursos podrán modificar la programación. Además, se utilizarán para calcular el coste de las tareas y del proyecto. Esto lo veremos en la próxima lección. 14 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO