DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INFORME DE SEGUIMIENTO Dirección General de Aguas Ministerio de Obras Públicas Número de Informe: 124/2014 26 de junio de 2015 www.contraloria.d
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DM~ N 1.504/2015 REF.: N 196.746/2015 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 26.JUN1S*051201 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final 124, de 2014, sobre auditoria a remuneraciones y horas extraordinarias, efectuada en la Dirección General de Aguas del Ministerio de Obras Públicas. ARRIAGADA VIi ~,er~erei de a ITA ~úbiica AL SEÑOR ALBERTO UNDURRAGA VICUÑA., MINISTRO DE OBRAS PÚBLICAS -, PRESENTE RTE ANTECED
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 1.505/2015 REF.: N 196.746/2015 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 26.JUN75*051202 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final 124, de 2014, sobre auditoría a remuneraciones y horas extraordinarias, efectuada en la Dirección General de Aguas del Ministerio de Obras Públicas. ~7 C==. RICARDO PROVOWrE ACEVEDO Subjefe División de Auditoría Administrativa A LA SEÑORA AUDITORA MINISTERIAL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS PRESENTE fr RTE ANTECED
CONTRALQRÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 1.506/2015 REF.: N 196.746/2015 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, 2 & i~u~? 5~9 ~ 1263 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final 124, de 2014, sobre auditoria a remuneraciones y horas extraordinarias, efectuada en la Dirección General de Aguas del Ministerio de Obras Públicas RICARDO PROVOSTE ACEVEDO Subjefe División de Auditoría Administrativa DIRECcION GENERAL DE4~VÁ~ OFICINA DE PARTES AL SEÑOR DIRECTOR GENERAL DE AGUAS MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS PRESENTE 1 JtJL 2015j N PROCESO - kt~partes 1 RTE ANTECED
CONTRALORFA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 1.507/2015 REF.: N 196.746/2015 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, z&jun1s*051294 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final 124, de 2014, sobre auditoría a remuneraciones y horas extraordinarias, efectuada en la Dirección General de Aguas del Ministerio de Obras Públicas RICARDO PROVOSTE ACEVEDO Subjefe División de Auditoría Administrativa 1 01 JUL 2015 1 AL SEÑOR AUDITOR INTERNO DIRECCIÓN GENERAL DE AGUAS PRESENTE 1 RTE ANTECED
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DAA N 1.508/2015 REF.: N 196.746/2015 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO 26. JUN 15*051205 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final 124, de 2014, sobre auditoría a remuneraciones y horas extraordinarias efectuada en la Dirección General de Aguas del Ministerio de Obras Públicas 7 C e- SERGIO JIMÉNEZ MERINO Jeb ~.Mided TóaW~ de Confr~ Exteqn~, de A4bja Adamq4j~jj~~ ~ICARDØ PROVOS1-E Su~j~f~ ~iw&ón as Auditoria ACEVEDO Administrativa 3441 AL SEÑOR JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE II RTE ANTECED
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 1.509/2015 REF.: N 196.746/2015 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, z&jun15*osno6 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final 124, de 2014, sobre auditoría a remuneraciones y horas extraordinarias, efectuada en la Dirección General de Aguas del Ministerio de Obras Públicas. c RlÓÁ~O PROVOSTE ACEVEDO Suoj~f& bñ~ióñ ~ Auditoría Administrativa A LA SEÑORA JEFA DE LA FISCALÍA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA JRESENTE r _ RTE ANTECED REcIBIDo EN 30 JUN 2015 FIScALIA CONTRALORIA GRAl.. DE LA REPLIeLICA
DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA USEG N 147/2015 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N 124, REF. N 196.746/2015 DE 2014, SOBRE AUDITORÍA A REMUNERACIONES Y HORAS EXTRAORDINARIAS, EFECTUADA EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE AGUAS DEL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS. SANTIAGO, 26 JUN. 2015 De acuerdo con las facultades establecidas en la ley N 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final N 124, de 2014, sobre auditoría al macroproceso de Recursos Humanos en la Dirección General de Aguas, DGA, con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidas requeridas por este Órgano de Control. El funcionario que ejecutó esta fiscalización fue el señor Rodrigo Ramírez Tapia. El proceso de seguimiento consideró el referido Informe Final N 124, de 2014, y la respuesta a dicho documento remitida mediante oficio ORD N 282, de 2015. Los antecedentes aportados fueron analizados, con el objeto de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican. A LA SEÑORITA PATRICIA ARRIAGADA VILLOUTA CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA (5) PRESENTE ~ General dela Republic
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 1. OBSERVACIONES QUE SE SUBSANAN ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN VERIFICACIONES REALIZADAS 1-1 Inexistencia de trabajos de auditoria acerca de la materia auditada Se detectá que la Unidad de Auditoria Interna de la Dirección General de Aguas no contempló durante el año 2013, la revisión del proceso de remuneraciones, como tampoco lo hizo para el año 2014. Al respecto, resulta necesario anotar la importancia de llevar a cabo exámenes periódicos sobre procesos como el auditado, en el entendido que el control interno constituye un instrumento que permite facilitar la gestión institucional, lo que se vincula además! con los principios de control y eficiencia a los cuales deben sujetarse los órganos y servidores públicos, acorde con lo previsto en los artículos 3, 5 y 11 de la ley N 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. En respuesta al preinforme, la DGA manifestó que el procedimiento de remuneraciones lo lleva centralizadamente la Dirección de Contabilidad y Finanzas del Ministerio de Obras Públicas! MOP, siendo la Unidad de Auditoria Interna de esa dirección, la que planifica y ejecuta las revisiones a sus métodos de negocio. Agregó, que durante el año 2013, la citada unidad auditó materias tales como retenciones judiciales, ahorro previsional voluntario, incentivos al retiro y permiso postnatal parental; y para el año 2014, programó una revisión a materias de gestión del pago de las remuneraciones. Añadiendo que la dependencia antes referida ejecutó en el año 2013 una auditoria transversal sobre materias de personal en los servicios dependientes del Ministerio de Obras Públicas, y que para el año 2014, planificó un examen al cumplimiento de la jornada laboral. Manteniéndose hasta demostrar documentadamente esas revisiones. La entidad auditada adjuntó copia de los informes realizados por la Unidad de Auditoría Interna del MOP, sobre el proceso de remuneraciones. Se comprobó la existencia de 4 informes de auditoria efectuados por la Dirección de Contabilidad y Finanzas del MOP, DCYF, relacionados con el proceso de remuneraciones, de los cuales tres correspondían al periodo 2013 y uno al 2014. Asimismo, se constató el oficio ordinario N 619, de 30 de diciembre de 2014, a través del cual la DCYF aprobó el plan de seguimiento 2015, para los informes evacuados durante el 2014, en el cual se incluye el seguimiento al informe de auditoria de aseguramiento al proceso de remuneraciones N 03.213.03.14. Por lo expuesto, se da por subsanada la observación. 2
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN Se determinó que algunos funcionarios tanto del nivel central como La DGA indicó que por intermedio del oficio Se confirmó que la entidad oficializó a las aludidas Por lo expuesto, se subsana.la de las regiones de Atacama y del Maule, no contaban con registro ordinario N 138, de 27 de febrero de 2015, oficinas regionales para constatar como están observación de marcación horaria, lo que, de acuerdo a lo informado, se debió instruyó a las Direcciones Regionales de operando sus sistemas de reloj control. a deficiencias de software y de hardware, y a otros problemas Atacama y del Maule, comunicar el actual En ese mismo ámbito, se verificaron los actuales técnicos, o bien al extravio de los libros de firma manual, cuyo funcionamiento de su reloj control, controles que posee la Dirección General de Aguas detalle se consigna en el anexo NG 1, del Informe Final N 1 24, de para el cumplimiento de la jornada diaria, ante 111-2 Falta de 2014. eventuales problemas del servidor informático que respaldo sobre Lo anterior vulneró los artículos 61, letra d), y 65, inciso tercero, de las registra, efectuándose a través de medios control de la ley N 18.834, sobre Estatuto Administrativo que establecen la manuales, los que se encuentran operativas tanto en asistencia Y obligación de todo funcionario de cumplir con la jornada de trabajo el nivel central, como en las oficinas regionales que cumplimiento de y de desempeñar su cargo en forma permanente durante dicho fueron objetadas en el Informe Final N 124, de jornada período y la letra a) del articulo 64 de dicho cuerpo legal, en 2014, de este origen. armonía con lo dispuesto en el articulo 11 de la referida ley N5 18575. En conformidad con lo manifestado por este Órgano de Control, a La repartición comunicó que con fecha 18 de Se corroboró el envio de la declaración de intereses La remisión de dichas declaraciones a través de los dictámenes N 50.009, de 2009 y 33.220, de 2011, marzo de 2015, remitió a este Organismo y de patrimonio del citado ex funcionario en la fecha esta Contralorla General, subsanan lo 111-5.1 Omisión de la obligación de realizar la declaración de Intereses incumbe a las Contralor, la declaración de intereses y individualizada precedentemente. observado, independientemente del presentación de la autoridades mencionadas en el artículo 57, incisos primero y patrimonio del señor Antonio Vargas Riquelme. resultado del sumario administrativo declaración de segundo de la ley N 18.575, hasta los jefes de departamento o su Adicionalmente, inició un sumario administrativo que se instruye por no haberse intereses de don equivalente, vale decir, hasta el tercer nivel jerárquico, cualquiera a través de la resolución exenta N 575, de 16 presentado dichas declaraciones en Antonio Vargas sea su denominación. De la revisión llevada a cabo, se determinó de marzo de 2015, para determinar las el plazo fijado en el articulo 57 de la Riquelme que el señor Antonio Vargas Riquelme, no presentó su declaración responsabilidades de no haber enviado ley N 18.575. de intereses, pese a estar obligado a hacerlo, oportunamente las declaraciones del funcionario a este Ente Fiscalizador.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2. OBSERVACIÓN QUE SE MANTIENE OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA Se constaté la falta de manuales e instructivos acerca de las La repartición argumenté que la Dirección Se corroboré que la referida dirección En atención a lo expuesto, La finalización y materias revisadas, toda vez que el proceso de remuneraciones de Contabilidad y Finanzas del MOP, está de contabilidad se encuentra la observación se mantiene. aprobación del manual de es realizado centralizadamente por el Departamento de elaborando un manual de procedimientos confeccionando el citado manual de procedimientos de Remuneraciones de la Dirección de Contabilidad y Finanzas del de remuneraciones, el que será adoptado y procedimientos. remuneraciones será Ministerio de Obras Públicas, el cual utiliza un documento aplicado por la DGA para sus propios fines, verificado en una futura denominado Manual de remuneraciones año 201W, el que no estimándose su finalización para el mes de auditoria que lleve a cabo define qué unidades y funcionarios participan en los procesos agosto de 2015. este Organismo de relativos a esos aspectos. Control. Sobre el particular, es dable consignar la conveniencia de contar con instructivos que permitan sistematizar los procedimientos administrativos, entre los que se cuentan los de personal y 1-2 Carencia de remuneratorios, pues ellos permiten optimizar la comunicación manuales de entre las diversas unidades involucradas en esos procesos, procedimientos disminuyendo, por consiguiente, los tiempos de los mismos, y aumentar la transparencia y la forma en que estos se efectúan al interior de la entidad. Finalmente, es útil recordar que los numerales 38 y 39 de la resolución exenta N 1.485, de 1996, de este Organismo Fiscalizador, que Aprueba Normas de Control Interno, prevé que los directivos deben vigilar continuamente sus operaciones y arbitrar inmediatamente las medidas oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o de actuación contraria a los principios de economía, eficiencia o eficacia, en el entendido que esos controles intemos contribuyen a la consecución de los resultados pretendidos por el organismo de que se trate.
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto, cabe concluir que la Dirección General de Agua del Ministerio de Obras Públicas realizó gestiones que permitieron subsanar las observaciones contenidas en el cuadro N 1 del presente informe. No obstante lo anterior, se mantiene la situación informada en el cuadro N 2, con la acción derivada que se indica, dándose por finalizado el proceso de seguimiento. En relación con la objeción 111-5.1, Omisión de presentación de la declaración de intereses de don Antonio Vargas Riquelme, se deja constancia que la DGA inició el sumario administrativo requerido, según resolución exenta N 575, de 16 de marzo de 2015, debiendo enviar, en su oportunidad, la resolución que lo afine, junto con el correspondiente expediente, para su respectivo control previo de legalidad, de conformidad con lo dispuesto en el punto 7.2.3 de la resolución N 1.600, de 2008, de este origen, que Fija Normas sobre Exención del Trámite de Toma de Razón. Transcríbase al Ministro de Obras Públicas y a la Auditora Ministerial de esa cartera de Estado, al Director General de Aguas y Auditor Interno de esa repartición, a las Unidades Técnica de Control Externo de la División de Auditoría Administrativa y de Seguimiento de Fiscalía, ambas de esta Contraloría General. ROSA MOft~Es CAMpos Jet Unjd~ de de Audjto~9 Administrauve
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