1. INTRODUCCIÓN L os informes que hemos visto hasta ahora se basan en texto, resumiendo cifras sobre tareas, recursos, asignaciones, costos, etc. Son informes que el administrador del proyecto y cualquier otro participante debe analizar con detenimiento. Como complemento a estos informes básicos, Project proporciona la posibilidad adicional de crear informes visuales, basados en gráficos. Se trata de informes que nos permiten reflejar rápidamente el estado del proyecto. Project se apoya en la funcionalidad de Excel y Visio para generar los informes visuales. Por lo tanto, es necesario tener instaladas esas aplicaciones para acceder a este tipo de informes. Excel es la hoja de cálculo incluida en Office. Se trata de una aplicación tan conocida que seguramente la habrá utilizado en alguna ocasión o lo hace diariamente. Por su parte, Visio es una aplicación de dibujo especializada en la confección de diagramas. Al crear un informe visual, Project extrae los datos desde su base de datos y utiliza una plantilla, bien de Excel o bien de Visio, para generar el informe visual. Una vez hecho esto, se abre la aplicación correspondiente y usted puede comprobar el resultado e incluso modificarlo. En esta lección conoceremos los informes visuales que utilizan plantillas de Excel. 2. TIPOS DE INFORMES VISUALES C omo ocurre con los informes basados en texto, los informes visuales se dividen en distintas categorías. Para acceder a estos informes visuales, utilice el botón correspondiente en el grupo Informes de la ficha Proyecto de la Cinta de opciones. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1
Aquí encontramos el conjunto de informes visuales disponible en nuestro ordenador. El número de informes que podrá utilizar está en función de si dispone de Excel, de Visio o de ambas aplicaciones. En nuestro caso vemos los que utilizan Excel, por lo que hay un total de 10 informes visuales. Puede utilizar las casillas de la opción Mostrar plantillas de informes creadas en para elegir el tipo de informe de Excel o de Visio que desea visualizar. Los informes se dividen en varias fichas en este cuadro de diálogo, según su naturaleza. Además, en la ficha Todas podemos encontrar todos los informes disponibles. Vemos que, en este caso, presentan el icono típico de Excel. Esto permite diferenciar rápidamente entre un informe de Excel o de Visio. Tenemos estos tipos de informes visuales: resumen de la tarea, resumen del recurso, resumen de la asignación, uso de tareas, uso de recursos y uso de la asignación. 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Los informes de resumen son más generales al no incluir datos de fase temporal, mientras que los informes de uso presentan información más detallada. Una vez seleccionado un informe, en la lista de la parte inferior podremos indicar los períodos de tiempo para los que queremos que el informe muestre los datos gráficamente. Finalmente, pulsaremos en el botón Ver y se generará el informe (en este caso en Excel) a partir de la información extraída desde el proyecto de Project. Esto quiere decir que puede utilizar toda la potencia de Excel para estudiar, modificar o imprimir el informe visual, como veremos a continuación. 3. TRABAJANDO CON EL INFORME EN EXCEL E l informe visual generado utilizando una plantilla de Excel se compone de dos hojas de cálculo. Una es el propio gráfico, que representa de una forma muy intuitiva los datos extraídos desde la base de datos del proyecto. Por otra parte, se crea una hoja de cálculo con dicha información. Esta hoja tiene el mismo nombre que el tipo de informe en Project. Puede verlo a continuación para el caso del informe anterior. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3
Los cambios que realicemos en esta tabla dinámica se verán reflejados en el gráfico y viceversa. Aquí vemos la información que se representa gráficamente en la otra hoja de cálculo. No es una hoja de cálculo tradicional de Excel sino que se utiliza lo que se conoce como "tabla dinámica". Las tablas dinámicas de Excel aportan más funcionalidad que las hojas de cálculo normales, ya que es más fácil agrupar, ordenar o filtrar los resultados, así como realizar consultas del tipo " y si cambiamos esto, qué resultado obtendríamos?". También es posible modificar el gráfico como lo desee utilizando las características de Excel. Por ejemplo, podríamos cambiar el tipo de gráfico a través de este botón de la Cinta de opciones de Excel. Accederá a un cuadro de diálogo como el de la figura siguiente donde puede elegir entre gráficos 2D y 3D. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Lo mismo podríamos decir respecto a los estilos de gráfico, disponibles a través del grupo Estilos de diseño de la Cinta de opciones. Utilizando estos diseños elige entre las distintas combinaciones de colores para las series del gráfico. También es posible seleccionar uno de los elementos del gráfico y editarlo a nuestra conveniencia. Por ejemplo, fíjese en la orientación de los nombres de cada uno de los recursos en el eje horizontal de la figura anterior. Podríamos seleccionar dicho eje y cambiar la orientación para que se mostraran como en esta otra figura. Para ello, utilizaría el botón Orientación del grupo Alineación en la ficha Inicio de la Cinta de opciones de Excel. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5
También podemos configurar la distribución de los elementos del gráfico, como la leyenda, el título del gráfico, etc. Para ello, utilizaremos las opciones disponibles en el grupo Diseños de gráfico de la ficha Diseño. Podrá elegir un diseño para que la leyenda de las series de datos se muestre en la parte inferior en lugar de hacerlo en la parte superior. Adicionalmente a estas opciones de diseño o formato del gráfico, Excel nos proporciona formas rápidas para representar exactamente lo que deseamos. En la lista de campos de la derecha podremos indicar qué información se muestra en el gráfico. Inicialmente cada tipo de informe de Project configura los campos adecuados a su naturaleza. Por ejemplo, en el informe que estamos utilizando se muestra el trabajo real efectuado por cada recurso conjuntamente con su disponibilidad restante. Así es posible ver rápidamente, por ejemplo, que el recurso Carlos López Martínez no tiene disponibilidad restante, por lo que no podremos asignarle una tarea adicional. Activando cualquiera de los campos disponibles en la lista de la derecha, podremos añadir su serie de datos en el gráfico. También podemos filtrar los datos mostrados en el gráfico. Para ello, pulse en alguno de los campos que aparece en la superficie del gráfico que presente este icono. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
En la figura anterior vemos que podríamos hacerlo para indicar si queremos mostrar la disponibilidad para los recursos de trabajo (lo más habitual en este informe), de materiales o de costo. En el caso de los recursos de trabajo, también podríamos elegir cuáles de ellos queremos mostrar en el gráfico a través del campo Recursos situado a la derecha del de filtro. Por ejemplo, en la figura siguiente el gráfico solo se muestra la información de cuatro de esos recursos. Recuerde que todo lo que está haciendo en el gráfico queda reflejado también en la tabla dinámica desde donde se obtienen los datos. De forma equivalente podríamos trabajar con esta tabla para modificar el aspecto del gráfico. En ocasiones será interesante poder ver, al mismo tiempo, el gráfico y la tabla de datos. Una forma sencilla de conseguirlo es copiar el gráfico en la hoja de cálculo correspondiente a la tabla. Una vez ha pegado el gráfico en la hoja de la tabla, podrá ajustar el tamaño del gráfico utilizando los bordes del mismo; también podría desplazarlo hasta la ubicación deseada en esta hoja de cálculo, etc. En definitiva, vemos que una vez estamos trabajando en Excel, disponemos de todas las características de esta aplicación para modificar el informe visual que hemos solicitado en Project. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7
Esto incluye imprimir el gráfico o convertirlo en un archivo PDF para enviarlo por correo electrónico o publicarlo en la intranet de la empresa. Ahora que conocemos un poco más cómo trabajar con un informe visual de Project desde Excel, vamos a estudiar los distintos informes disponibles. 4. INFORMES REFERENTES A TAREAS C omo hemos visto anteriormente, hay tres tipos principales de informes visuales: referentes a las tareas, a los recursos y a las asignaciones. Además, aparecen en dos versiones, la de resumen y la de detalle o uso. Centrémonos ahora en los informes referentes a las tareas. En este caso solo hay un tipo de informe de Excel, correspondiente a la categoría Uso de tareas. En esta categoría aparece el Informe del flujo de caja. Se trata de un informe en formato de gráfico de barras con el costo y el costo acumulado distribuido a través del tiempo (fase temporal). En la figura siguiente puede ver el aspecto de este informe. Puede comprobar el costo correspondiente al cuarto trimestre del año 2011 y al primero del año 2012. 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
En este caso, la serie Costo representa el valor programado según la situación actual del proyecto. Esto es importante, ya que podríamos reflejar también el costo previsto (guardado en la línea de base) o real (introducido durante el seguimiento del proyecto). Cuando se habla de costo, se refiere al costo programado en la fecha de estado del proyecto. Por su parte, el costo acumulado refleja cómo se está produciendo dicho costo. Vemos que queda reflejado como una línea y que el consumo es bastante lineal. Fíjese que aparece un botón en el gráfico para filtrar los datos según las semanas del año. Esto es posible porque representa información de fase temporal. Además, si sitúa el puntero del ratón por encima de una serie representada en el gráfico, podrá conocer el valor correspondiente. 5. INFORMES REFERENTES A RECURSOS P or su parte, los informes referentes a recursos nos muestran información relacionada con ellos: trabajo, costos, disponibilidad, etc. En la ficha Resumen de recursos tenemos el Informe del trabajo restante de los recursos. Este informe nos da idea del trabajo real efectuado por cada recurso y el trabajo que le queda por realizar. En la ficha Uso de recursos tenemos tres informes más: Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9
Informe de disponibilidad de los recursos: utilice este informe para ver un gráfico de barras con la capacidad total de trabajo y disponibilidad restante de los recursos de trabajo distribuidas a lo largo del tiempo. A diferencia del informe de resumen que hemos visto antes, aquí se muestra la capacidad y disponibilidad total de los recursos. Informe del resumen de costos de los recursos: utilice este informe para ver un gráfico circular que ilustra la división del costo de recursos entre los tres tipos de recursos (costo, material y de trabajo). Gracias a este informe comprobamos que la mayoría del coste del proyecto viene dado por la contabilización de los recursos de trabajo o personal. Informe del resumen de trabajo de los recursos: utilice este informe para ver un gráfico de barras con la capacidad total de trabajo, disponibilidad restante y trabajo real de los recursos codificados en unidades de trabajo. 6. INFORMES REFERENTES A ASIGNACIONES E n cuanto a los informes de asignaciones, muestran cómo se están llevando a cabo las distintas tareas por parte de los recursos que tienen asignados. En el caso de los informes que utilizan Excel, solo hay en la categoría Uso de la asignación. 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Estos informes se basan en los datos de fase temporal, que son similares a los que puede encontrar en las vistas Uso de tareas y Uso de recursos de Project. Normalmente es la categoría más interesante de los informes visuales en cuanto a realizar el seguimiento y control del proyecto. Si accede a la ayuda de Project, podrá obtener también la descripción de cada uno de estos informes. Microsoft utiliza el término "planeado" en lugar de "programado", pero se trata del mismo concepto, es decir, del valor que aparece en la programación actual del proyecto en Project. Informe de costo presupuestado: Utilice este informe para ver un gráfico de barras con el costo presupuestado, previsto, programado y real ilustrados a lo largo del tiempo. En la figura de la página siguiente aparece este informe. De esta forma puede ver que el costo programado es superior, en ambos trimestres, al costo previsto en la línea de base. Además, para el trimestre T4 de 2011 el costo real es bastante menor a estas dos cantidades ya que se trata de tareas en curso. Los costos presupuestados no tienen valor porque no se han establecido en el proyecto. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11
Informe de horas extra del valor acumulado: se trata de un informe referente al valor acumulado, concepto que estudiaremos en la próxima lección. Informe del costo previsto: utilice este informe para ver un gráfico de barras con el costo previsto, programado y real del proyecto ilustrados a través de tareas. Es similar al primero de esta categoría de informes, pero sin especificar el costo presupuestado. Además, en el eje de coordenadas se representan las distintas tareas del proyecto en lugar del período de tiempo estudiado. Informe del trabajo presupuestado: utilice este informe para ver un gráfico de barras con el trabajo presupuestado, previsto, programado y real ilustrados a lo largo del tiempo. Informe del trabajo previsto: utilice este informe para ver un gráfico de barras con el trabajo previsto, programado y real del proyecto ilustrados a través de tareas. Se muestra en la figura de la página siguiente. Fíjese que puede encontrar el trabajo previsto (almacenado en la línea de base), programado (reflejado en la programación del proyecto) y real (establecido durante el seguimiento) de cada una de las tareas. En este caso se podría filtrar la información por tarea o por fase temporal. 12 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO
Además, en el caso de disponer de tareas de resumen en el proyecto, en la hoja de datos podríamos indicar que se muestren también las subtareas. Obsérvelo en la figura siguiente, donde se ha desplegado la tarea Obtener contenido, por lo que aparecen tres subtareas más. De esta forma, estas tres subtareas quedarán representadas en el gráfico. Como ha podido ver, la utilización de los informes visuales de Project puede facilitar en gran medida la comunicación de la marcha del proyecto. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13
Poder ver de un vistazo y gráficamente la información que necesitamos en un momento dado es muy útil, sobre todo durante las reuniones con la dirección de la empresa. Sin embargo, los informes visuales no son otra cosa que informes complementarios a los de texto. En esta lección hemos visto algunos de estos informes visuales. Adicionalmente podría emplear los que utilizan plantillas de Visio e incluso personalizar y crear sus propios informes. Puede obtener más información acerca de ello en la ayuda Project. de 14 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO