MANUAL PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO TABLA DE CONTENIDO OBLIGATORIEDAD 2 OBJETIVO DEL SISTEMA PARA LA PREVENCIÓN LA/FT. 2 RESPONSABILIDAD 2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2 FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA 3 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN 3 FUNCIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO 3-4 FUNCIONES DE LA REVISORÍA FISCAL 4 CONOCIMIENTO DE LOS INVERSIONISTAS 5 FORMULARIOS 5-7 PLAZO PARA CONFIRMAR INFORMACIÓN DE UN INVERSIONISTA EN EL MERCADO PRIMARIO 7-8 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN 8 EXCEPCIONES A LA OBLIGATORIEDAD DE DILIGENCIAR FORMULARIO DE VINCULACIÓN 8 OPERACIONES INUSUALES Y OPERACIONES SOSPECHOSAS 9 PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y REPORTE 9 CONTROL Y REGISTRO DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO 10 CONFLICTOS DE INTERÉS 10 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 10-11 RESERVA DE LOS DOCUMENTOS RELATIVOS A LA PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS 11 1
La Superintendencia Financiera de Colombia, expidió el 18 de diciembre de 2008 la Circular Externa 060, derogatoria de la Circular Externa 062 de 2007. Atendiendo a los nuevos lineamientos del ente regulador y a las políticas internas de la Compañía sobre Responsabilidad Empresarial y Buen Gobierno FABRICATO definió en el presente Manual sus obligaciones y la estructura del Sistema para la Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SIPLAFT. El presente manual permanecerá en la intranet a disposición de los trabajadores de FABRICATO y será actualizado según las necesidades normativas y del entorno. ARTÍCULO PRIMERO: OBLIGATORIEDAD, como sociedad emisora de valores sujeta al control de la Superintendencia Financiera está obligada a adoptar un sistema integral para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, denominado SIPLAFT. ARTÍCULO SEGUNDO: OBJETIVO DEL SISTEMA PARA LA PREVENCIÓN LA/FT. En desarrollo de este deber legal y social FABRICATO S.A. expide este manual que contiene el conjunto de políticas, mecanismos y procedimientos que la Sociedad ha adoptado, encaminados a prevenir que las operaciones que se realicen con sus acciones o con otros valores emitidos por ella lleguen a convertirse en instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de dinero proveniente de actividades ilícitas o para darle a éstas o a los fondos vinculados a dichas actividades, apariencia de legalidad. ARTÍCULO TERCERO: RESPONSABILIDAD. En consecuencia, es obligación de FABRICATO S.A. asegurar el cumplimiento de las normas orientadas al control y prevención del lavado de activos. Esta obligación se extiende, en forma directa a sus órganos de administración y control, al oficial de cumplimiento y a los demás empleados que intervengan en las transacciones de acciones u otros valores o en las relaciones con los accionistas y tenedores de otros títulos. ARTÍCULO CUARTO: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL En la definición, puesta en marcha, gestión y aplicación del SIPLAFT participan los siguientes órganos y funcionarios: a) La Junta Directiva b) El Representante Legal c) El oficial de cumplimiento d) El Revisor Fiscal ARTÍCULO QUINTO: FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA. Le corresponde a la Junta Directiva: 2
a) Señalar las políticas para la prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo. b) Aprobar el manual SIPLAFT, así como sus actualizaciones. c) Aprobar los mecanismos e instrumentos que compongan el SIPLAFT de la compañía. d) Designar al oficial de cumplimiento. e) Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el oficial de cumplimiento, dejando expresa constancia en la respectiva acta. f) Pronunciarse sobre los informes presentados por el revisor fiscal y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando expresa constancia en la respectiva acta. g) Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SIPLAFT. ARTÍCULO SEXTO: FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN. Corresponde a la administración, entendiéndose por tal los representantes legales de la sociedad, los empleados de nivel directivo y todos aquellos vinculados directa o indirectamente a las transacciones de acciones u otros valores, las siguientes funciones: a) Cumplir las políticas e instrumentos que en materia de prevención y control de lavado de activos fije la Junta Directiva. b) Suministrar al oficial de cumplimiento los recursos tecnológicos, humanos y físicos aprobados por la Junta Directiva para llevar a cabo su encargo. c) Adoptar las medidas pertinentes para que los manuales de operación de FABRICATO S.A. establezcan los requisitos y procedimientos necesarios para la correcta aplicación del Manual para la Prevención del Lavado de Activos y financiación del terrorismo. d) Atender los requerimientos y recomendaciones que formule el oficial de cumplimiento para el adecuado cumplimiento de sus funciones. ARTÍCULO SÉPTIMO: OFICIAL DE CUMPLIMIENTO. FABRICATO S.A. tendrá un oficial de cumplimiento y su respectivo suplente cuya designación corresponde a la Junta Directiva. Deberá tener un alto nivel jerárquico y capacidad decisoria y dependerá directamente de la Presidencia. Al oficial de cumplimiento le corresponden las siguientes funciones: a) Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del SIPLAFT. b) Presentar informes escritos semestrales a la junta directiva, en los cuales se referirá como mínimo a los siguientes aspectos: I. Los resultados de la gestión desarrollada. II. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades. III. La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SIPLAFT. 3
IV. Los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva. V. Los resultados de la colocación cada vez que finalice la vigencia de la respectiva oferta pública. VI. Un reporte en relación con el control de LA/FT realizado a las transferencias en el mercado secundario, si es del caso. c) Presentar al Representante Legal los requerimientos de recursos informáticos, tecnológicos, físicos y humanos necesarios para el cumplimiento de sus funciones. d) Promover la adopción de correctivos del SIPLAFT. e) Evaluar los informes que presente el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas. f) Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad competente judicial o administrativa en esta materia. La designación del oficial de cumplimiento no exime de responsabilidad a los demás empleados de la compañía de aplicar los procedimientos de prevención y control de lavado de activos. Se deberán remitir a la UIAF dentro de los quince (15) días corrientes siguientes a su designación, el nombre del Oficial de Cumplimiento, su número de identificación, cargo y nivel. ARTÍCULO OCTAVO: FUNCIONES DE LA REVISORÍA FISCAL. Dentro de su deber de vigilar que las actuaciones de los administradores se ciñan a las normas legales, la Revisoría Fiscal debe diseñar y poner en marcha los controles adecuados que le permitan detectar el incumplimiento de las instrucciones dadas en la circular 060 de 2008. Esta gestión incluye el examen de las funciones que llevan a cabo los administradores de la compañía y el oficial de cumplimiento con respecto del SIPLAFT. Dentro del informe que debe presentar el revisor fiscal a la Asamblea de Accionistas y al oficial de cumplimiento, deberá expresar las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre prevención y control LA/FT. ARTÍCULO NOVENO: CONOCIMIENTO DE LOS INVERSIONISTAS. Cuando se trate de operaciones realizadas por fuera de los sistemas de negociación de valores o de registro de operaciones sobre valores, por ejemplo sucesiones o donaciones entre otras, si las mismas se refieren a títulos desmaterializados o inmovilizados, corresponderá a los depositantes directos en los depósitos centralizados de valores, dar cumplimiento a las normas relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo. Cuando este tipo de operaciones recaiga sobre títulos materializados corresponde a FABRICATO dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 2.4.2 de la circular 060 de 2008. 4
El conocimiento de los inversionistas es un aspecto fundamental del SIPLAFT, Para tal efecto, FABRICATO S.A. adoptará los procedimientos que le permitan identificar en forma plena y confiable a sus inversionistas y verificar la información suministrada por éstos. ARTÍCULO DÉCIMO: FORMULARIOS. Las personas que se vinculen como inversionistas de la Compañía deberán diligenciar un formulario con la siguiente información: a) Personas naturales: - Nombres y apellidos - Tipo de documento de identidad - Número del documento de identidad, lugar y fecha de expedición - Lugar y fecha de nacimiento - Dirección y teléfono de la residencia - Correo electrónico personal - Descripción de la actividad económica - Nombre, dirección, fax y teléfono de la oficina, empresa o negocio donde trabaja, si aplica y cargo que desempeña y fecha de vinculación - Dirección para envío de correspondencia - Declaración voluntaria de origen de los bienes y/o fondos - Ingresos y egresos mensuales - Detalle de otros ingresos o ingresos no operacionales u originados en actividades diferentes a la principal - Total de activos y pasivos - Autorización para consulta y reporte a Centrales de Riesgos - Estado civil - Sexo - Nivel de estudios - Operaciones internacionales (importaciones, exportaciones, inversiones, créditos, otros) - Vínculos con entidades financieras - Referencias (financieras, comerciales, personales) y nombre de la persona que suministró la referencia) - Otras declaraciones - Nombre del funcionario que efectuó la verificación - Fecha de verificación - Comentarios adicionales - Firma y huella - Información tributaria Las personas naturales anexarán los siguientes documentos: Fotocopia del documento de identificación Certificado de ingresos Copia de la declaración de renta del último año 5
Estados financieros correspondientes al último año si el inversionista está obligado a llevarlos. b) Personas jurídicas: - Nombre o razón social - NIT - Nombres y apellidos completos del representante legal y número del documento de identificación - Dirección y teléfono del representante legal - Dirección para envío de correspondencia - Cargo que desempeña y tiempo de servicio - Tipo de empresa - Descripción de la actividad - Dirección, fax, teléfono y correo electrónico de la entidad y sus sucursales - Tipo de empresa: privada, pública, mixta - Declaración voluntaria de origen de los bienes y/o fondos - Información financiera - Ingresos y egresos mensuales - Detalle de otros ingresos o ingresos no operacionales u originados en actividades diferentes a la principal - Total de activos y pasivos - Autorización para consulta y reporte a Centrales de Riesgos - Dirección para envío de correspondencia - Operaciones internacionales (importaciones, exportaciones, inversiones, créditos, otros) - Vínculos con entidades financieras - Referencias (financieras y comerciales) y nombre de la persona que suministró la referencia - Otras declaraciones - Nombre del funcionario que efectuó la verificación - Fecha de verificación - Comentarios adicionales - Firma y huella del representante legal - Contacto comercial - Número de empleados - Socios y/o accionistas - Información tributaria Las personas jurídicas deberán adjuntar los siguientes documentos: Certificado de existencia y representación con fecha de expedición no anterior a tres meses Fotocopia del NIT Fotocopia del documento de identificación del representante legal Estados financieros recientes 6
Lista de socios con participación superior al 5% Declaración de renta del último año gravable En el caso de inversionistas que dependan de un tercero, la información requerida y los documentos correspondientes se le solicitarán al tercero de quien provengan los recursos. Los formularios se anexan y forman parte integrante de este reglamento. ARTÍCULO ONCE: FORMULARIO SIMPLIFICADO. Cuando el valor del traspaso sea inferior a 66.000 UVR, el inversionista deberá diligenciar un formulario simplificado con la siguiente información: - Nombre o razón social - Número documento de identidad - Dirección y teléfono ARTÍCULO DOCE: FORMULARIO PARA EL MERCADO PRIMARIO. Para participar en un proceso abierto por la Compañía para colocación de acciones u otros valores en el mercado primario, el inversionista interesado debe allegar el formulario con información de vinculación a más tardar en el momento de la aceptación de la oferta. La compañía dejará una constancia de este requisito en el prospecto de colocación y en el aviso de oferta. ARTÍCULO TRECE: PLAZO PARA CONFIRMAR INFORMACIÓN DE UN INVERSIONISTA EN EL MERCADO PRIMARIO. La compañía procederá a confirmar la información suministrada por los adquirentes de valores en el mercado primario dentro de los siguientes plazos contados a partir de la fecha de recepción de los documentos: NÚMERO DE ADQUIRENTES Hasta 100 adquirentes De 101 a 200 adquirentes De 201 a 300 adquirentes De 301 a 500 adquirentes De 501 a 1000 adquirentes De 1001 a 2000 adquirentes De 2001 a 5000 adquirentes Más de 5000 adquirentes PLAZO 5 días 10 días 20 días 30 días 40 días 50 días 60 días 120 días ARTÍCULO CATORCE: Cuando se trate de traspasos en el mercado secundario, como paso previo a su registro, la compañía procederá a solicitar el diligenciamiento del formulario de vinculación y a confirmar la información suministrada. Ello no será necesario si el traspaso se realizó por intermedio de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera o cuando los valores objeto del traspaso estén desmaterializados. 7
Cuando el inversionista no suministre la información o no pueda confirmarse será señal de alarma, se considerará como inusual la operación que realizó y como tal deberá reportarse al Secretario General. ARTÍCULO QUINCE: ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN. El Secretario General deberá mantener actualizada la información de vinculación cuando se trate de accionistas con una participación del 1% o más de las acciones en circulación mediante el diligenciamiento del formulario y sus anexos, por lo menos una vez al año. ARTÍCULO DIECISEIS: EXCEPCIONES A LA OBLIGATORIEDAD DE DILIGENCIAR FORMULARIO DE VINCULACIÓN. No se requerirá el diligenciamiento del formulario de vinculación por parte de los siguientes inversionistas: - Emisores de valores o entidades inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores. - Entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia. - Organismos multilaterales. - Entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, salvo que se trate de empresas industriales y comerciales del Estado, sociedades de capital público o sociedades de economía mixta que no estén sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC. ARTÍCULO DIECISIETE: OPERACIONES INUSUALES Y OPERACIONES SOSPECHOSAS. Para efectos de este reglamento se entiende por operación inusual aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica del inversionista. La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales con la información obtenida de los inversionistas debe permitir, conforme al buen criterio de la compañía establecer si una operación es o no sospechosa. Con todo, la compañía podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones de los inversionistas que no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil financiero la compañía considere que revisten características irregulares o extrañas. El concepto de operación sospechosa incluye no solo las que efectivamente se han realizado, sino aquellas que intentan realizar pero que por cualquier razón no fueron concluidas. ARTÍCULO DIECIOCHO: PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y REPORTE. Determinar si una operación inusual reviste el carácter de sospechosa es fundamental para el control del lavado de activos al que puede verse expuesta la compañía. 8
Con tal fin la persona encargada de acciones deberá informar al Secretario General cualquier operación inusual que detecte en su labor de registro, señalando las razones que permiten considerarla inusual, quien procederá a su estudio y análisis. Si concluye que se trata de una operación sospechosa, informara de ello al oficial de cumplimiento adjuntando el estudio y los soportes correspondientes para que a su turno proceda a su informe inmediato y directo a la UIAF en el formulario diseñado para tal efecto. Ello también dará lugar a que la administración adopte las medidas necesarias para disminuir el riesgo del lavado de activos. En todos los casos consultar los antecedentes del tercero en la Internet en la dirección www.procuraduria.gov.co. Cuando se trate de la vinculación de un tercero potencial, se debe consultar la inclusión en las listas internacionales (Lista Clinton), y reportarlo al Secretario General. ARTÍCULO DIECINUEVE: En caso de ocurrencia de operaciones sospechosas la compañía podrá recurrir a los mecanismos legales tendientes a no constituir vínculos contractuales con el inversionista que las realizó. Sin embargo, el hecho de establecer o mantener el vínculo con el inversionista no significará el incumplimiento por parte de la compañía de las normas sobre control de activos ya que su deber primordial es informar el hecho a las autoridades y además puede no resultar jurídicamente posible la terminación del vínculo contractual. ARTÍCULO VEINTE: CONTROL Y REGISTRO DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO. En el caso de colocación en el mercado primario de acciones u otros títulos emitidos por la compañía y durante el período de la oferta se deberá dejar constancia de la información relativa a las transacciones en efectivo, cuyo valor sea igual o superior a $10.000.000 en el formulario diseñado para tal efecto. Una vez terminado el período de colocación los emisores remitirán a la UIAF los formularios debidamente diligenciados. ARTÍCULO VEINTIUNO: PREVENCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS. La compañía pondrá particular empeño en prevenir los conflictos de intereses que puedan surgir en desarrollo de su objeto social y, de manera especial, en la detección y análisis de operaciones inusuales y en la definición y reporte de operaciones sospechosas. ARTÍCULO VEINTIDÓS: DEFINICIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS. Se entiende por conflicto de interés cualquier situación en la que una persona enfrenta sus intereses personales con los de la compañía de tal manera que se vea afectada su libertad para decidir. 9
ARTÍCULO VEINTITRÉS: REPORTE DE CONFLICTO DE INTERÉS. Las personas que intervengan en operaciones de acciones u otros valores emitidos por la compañía, como administradores, empleados, oficial de cumplimiento o revisor fiscal, cuando a su juicio se encuentren en un conflicto de interés relacionado con la calificación de operaciones inusuales o sospechosas deberán comunicarlo a su superior jerárquico para que adopte las medidas pertinentes. ARTÍCULO VEINTICUATRO: PRESUNCIÓN DE UN CONFLICTO DE INTERÉS. Se presume que existe conflicto de interés cuando el administrador, empleado, oficial de cumplimiento o revisor fiscal y la persona que es parte de la operación de acciones o de valores están ligadas por cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil. Esta presunción no descarta que se presenten otras circunstancias que puedan dar lugar a que surja el conflicto de interés. ARTÍCULO VEINTICINCO: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. En lo referente a documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado de activos, la compañía se ceñirá estrictamente a las normas legales sobre conservación de libros y papeles de comercio. ARTÍCULO VEINTISÉIS: PLAZOS DE CONSERVACIÓN. Los registros y documentos referentes al SIPLAFT deberán conservarse debidamente ordenados. Los documentos en que consta la decisión de considerar una operación como sospechosa al igual que los formularios de reporte a la UIAF, deben conservarse con las debidas seguridades para hacerlos llegar a las autoridades cuando éstas lo soliciten. ARTÍCULO VEINTISIETE: ARCHIVO DE LOS FORMULARIOS DE REPORTE A LA UIAF. Los formularios de reporte a la UIAF de operaciones sospechosas y de transacciones en efectivo deben organizarse en orden alfabético y con la numeración correspondiente de tal manera que sea posible atender en forma inmediata los requerimientos de las autoridades. ARTÍCULO VEINTIOCHO: RESERVA DE LOS DOCUMENTOS RELATIVOS A LA PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS. Los documentos relativos a la prevención y lavado de activos están sometidos a reserva y solo pueden utilizarse para los fines establecidos en este reglamento. Los reportes de operaciones sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) en ningún caso pueden ser puestos en conocimiento de quienes las efectuaron o intentaron hacerlo por parte de los administradores y empleados de la Compañía. APROBACIÓN DEL MANUAL PARA LA PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS El presente manual y las políticas generales para el control y prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, fueron oportunamente aprobados y adoptados por la Junta Directiva de FABRICATO S.A. 10
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