AUTOMATIZACIÓN DEL PIF 1 de 44
AUTOMATIZACIÓN DEL PIF En SAP se han desarrollado unos informes que responden a las cédulas del Pif con datos origen en SAP que genera unos ficheros Excel y se ha desarrollado una macro en Excel que traspasa estos datos al formato en el que se reportan los PIF, el proceso se realizará en el siguiente orden: Ejecutar los informes de SAP Ejecutar la macro 1. Ejecutar los informes de SAP. Todos los informes generaran uno o varios ficheros Excel, la codificación de dichos ficheros contendrá el mes, ejercicio y sociedad de que se trate y el sistema me permitirá dejarlo en una unidad de red o en el propio pc en una carpeta PIF, en esa carpeta se deberá dejar tanto el fichero que contiene la macro como el modelo PIF Cédulas A y Saldos Iniciales Para ejecutar el Balance PIF debemos seguir el siguiente camino en SAP: PIF/ 1. Cédula A/ Balance PIF (Transacción ZZMENF201) En esta transacción debemos completar: - Sociedad para la que queremos descargarnos el balance. - Año y periodos del balance a analizar. - Año y periodos de comparación. Normalmente suele ser el año anterior para todo el ejercicio, o con los mismos periodos para los que vamos a ejecutar el informe. 2 de 44
En el campo Estructura de balance /P y G por defecto debe aparecer PIFI que es la estructura a utilizar para Italia en la automatización de las cedulas PIF o PIF1 en el caso de México o España. Seleccionamos ejecutar y pasamos al informe: Una vez que hayamos comprobado el balance, que lo hemos ejecutado como realmente queríamos, que los datos son lo correctos, etc., vamos para atrás y automáticamente el fichero se nos descargará en nuestro equipo. 3 de 44
En un principio nos aparecerá el siguiente mensaje: inmediatamente a continuación aparecer:., para Cuando esto ocurra se nos abrirá un archivo de excel como el siguiente: Cédula B.5 Para ejecutar la cédula B.5 debemos seguir el siguiente camino en SAP: PIF/ 2. Cédula B/ B.5 Cartera de valores y créditos no comerciales. Movimiento/ Cédula B.5 (Transacción ZZMENF205) 4 de 44
En esta transacción debemos completar: Criterios de selección. - Sociedad para la que queremos descargarnos estas cédulas. - Mes o meses para los que queremos sacar el informe. - Ejercicio. Ficheros a descargar en formato excel. Aquí indicamos la ruta del fichero que descargaremos al ejecutar el informe. Podremos modificarla si así lo deseamos. En caso de que dejemos estos campos en blanco no se nos descargarán la diferentes cédulas al Pc en formato excel. En nuestro ejemplo ejecutaremos la cédula para la sociedad CODE para el intervalo de enero a marzo de 2005: Seleccionamos ejecutar y pasamos al informe: 5 de 44
Inicialmente vemos la cédula B.5, pero podemos ir pasando por cada una de las cédulas de desglose cambiando de pestaña: También podemos cambiar de pestaña pulsando Pasar a y la cédula que queremos visualizar: 6 de 44
Cada una de las pestañas corresponde con cada una de las cédulas del apartado Cartera de valores y créditos no comerciales (B.5) del Paquete de Información Financiera (PIF) Este listado es un informe dinámico y por tanto nos permite realizar ciertas operaciones como subtotalizar, filtrar u ordenar los datos, entre otras cosas. Para movernos por el informe tenemos las barras de desplazamiento horizontal y vertical: En la pestaña B.5 pulsando sobre cada uno de los Código Línea de cada de uno de los apartados pasamos a ver los movimientos de cada apartado. Por ejemplo, si pulsamos sobre el código línea de Participaciones en empresas asociadas (12430) vamos a: 7 de 44
Y pulsando sobre el número de documento pasamos a visualizarlo: Una vez que hayamos visualizado el informe, para descargárnoslo en formato Excel, solamente tenemos que ir hacia atrás y el programa automáticamente nos lo bajará a la carpeta que le habíamos indicado en la pantalla de selección de datos: C:\PIF 8 de 44
Nos aparecerá este mensaje y se nos abrirá un fichero Excel con las siguientes hojas: 9 de 44
Si vamos a la carpeta de destino veremos que se nos han creado 5 nuevos archivos: Pestaña B.5.1 10 de 44
En esta pestaña se va a informar por una parte del desglose referente a carteras de valores tanto a largo plazo como a corto plazo así como un detalle del vencimiento de las mismas, representando en la línea 200X+1 ( ) partidas que vencerán el siguiente año para el que se está ejecutando el informe PIF en nuestro caso el 2006 y así sucesivamente. En este ejemplo la línea RESTO correspondería a partidas cuya vencimiento sea superior al 01.01.2011. Pestaña B.5.1.1 En esta cedula se van a representar los depósitos a la vista en entidades de crédito, otras inversiones a corto plazo de gran liquidez con un vencimiento de hasta tres meses superior al intervalo de fechas para el que se ha ejecutado dicho informe. 11 de 44
Pestaña B.5.2 En la cedula expuesta se van a representar el detalle de renta fija y renta variable tanto a largo plazo como a corto plazo en función del tipo de moneda Pestaña B.5.4 En la cédula comentada se detallarán las provisiones derivadas de operaciones realizadas con empresas pertenecientes al grupo. 12 de 44
Cédulas B.20 B21 Para ejecutar la cédula B.20 B21 debemos seguir el siguiente camino en SAP: PIF/ 2. Cédula B/ Cédulas B.20 B.21(Transacción ZZMENF206) En esta transacción debemos completar al igual que en el informe B.5: Criterios de selección. - Sociedad para la que queremos descargarnos estas cédulas. - Mes o meses para los que queremos sacar el informe. - Ejercicio. Ficheros a descargar en formato excel. Aquí indicamos la ruta del fichero que descargaremos al ejecutar el informe (Igual que en informe B.5) En nuestro ejemplo ejecutaremos la cédula para la sociedad CPRO para el intervalo de Enero a Diciembre de 2005: 13 de 44
Seleccionamos ejecutar y pasamos al informe: 14 de 44
Inicialmente vemos la cédula B.20, pero podemos ir pasando por cada una de las cédulas de desglose cambiando de pestaña. También podemos cambiar de pestaña pulsando Pasar a y la cédula que queremos visualizar, siendo igual para el resto de informes PIF. Pestaña B.20 En esta pestaña se listan los saldos para cada uno de los epígrafes correspondientes al cierre del ejercicio el cual se ha introducido en la pantalla de selección previamente para cada una de las empresas del grupo. Pestaña B 20.1 15 de 44
Dicha pestaña nos muestra las transacciones realizadas con empresas del grupo para cada uno de los epígrafes correspondientes mostrados en dicho informe (Ctas de gastos) distinguiendo entre empresas del grupo y terceros. Pestaña B 20.2 Esta pestaña tiene el mismo funcionamiento que la B.20.1 con la salvedad que en este caso la información obtenida es la referente a ctas de ingresos, mostrándose por un lado la información referente a Prestación de servicios diferenciando entre Empresas de Grupo desglosada en sus distintos epígrafes y Terceros. Por otro lado, se desglosa la información procedente de Ingresos participaciones en capital e Intereses e ingresos asimilados distinguiendo entre Grupo y Terceros. 16 de 44
Pestaña B.21 Dicha pestaña nos muestra los saldos al cierre del ejercicio por sociedades asociadas para aquellas cuentas comprendidas en los epígrafes que componen cada una de las columnas mostradas en dicha pestaña. Una vez que hayamos visualizado el informe, para descargárnoslo en formato Excel, solamente tenemos que ir hacia atrás y el programa automáticamente nos lo bajará a la carpeta que le habíamos indicado en la pantalla de selección de datos: 17 de 44
Cédulas B.2_B3_B4 Para ejecutar las cédulas B.2_B3_B4 debemos seguir el siguiente camino en SAP: PIF/ 2. Cédula B/Cédulas B.2_ B.3_B4 (Transacción ZZMENF207) Haciendo doble clic accedemos a la pantalla de selección: 18 de 44
Criterios de selección. - Sociedad para la que queremos descargarnos estas cédulas. - Mes o meses para los que queremos sacar el informe. - Ejercicio. Ficheros a descargar en formato excel. Aquí indicamos la ruta del fichero que descargaremos al ejecutar el informe (Igual que en informe B.5) En nuestro ejemplo ejecutaremos la cédula para la sociedad CPRO para el intervalo de Enero a Diciembre de 2005: Inicialmente vemos la cédula B.2, pero como ya hemos comentado, podemos ir pasando por cada una de las cédulas de desglose cambiando de pestaña. También podemos cambiar de pestaña pulsando Pasar a y la cédula que queremos visualizar, siendo igual para el resto de informes PIF. Pestaña B.2 La finalidad de dicha pestaña tal como se aprecia, es listar los gastos de establecimiento a final del ejercicio para los periodos y sociedad previamente introducidos desglosados por conceptos, recogiendo los saldos inicial y final correspondientes así como aquellas operaciones contabilizadas durante dicho ejercicio que supongan una variación en dicho saldos. 19 de 44
Pestaña B.3 En esta pestaña se muestra por en primer lugar los saldos inicial y final así como aquellos movimientos (altas, bajas, traspasos..) contabilizados durante el ejercicio para el que se ejecuta dicho informe relacionados con el inmovilizado inmaterial. A continuación se muestra el mismo detalle para las cuentas relacionadas con la amortización acumulada así como para las cuentas de provisiones. 20 de 44
Pestaña B.3.1 En esta parte se listan para el inmovilizado inmaterial, aquellos activos cuyo valor de adquisición fuera superior a 150.000 euros detallando el concepto descripción del activo, así como la clase de activos fijos a la que pertenece. También se puede ver numero de años de amortización, así como la feb así como la fecha de vencimiento de su vida útil. 21 de 44
Pestaña B.4 En esta pestaña se muestra por en primer lugar los saldos inicial y final así como aquellos movimientos (altas, bajas, traspasos..) contabilizados durante el ejercicio para el que se ejecuta dicho informe relacionados con el inmovilizado material. A continuación se muestra el mismo detalle para las cuentas relacionadas con la amortización acumulada así como para las cuentas de provisiones. 22 de 44
Pestaña B.4.4 La finalidad de esta pestaña es mostrar los bienes totalmente amortizados- Inmovilizado material a la fecha de ejecución del informe totalizando por clase de activo fijo. Cédulas B6_B12 Para ejecutar las cédulas B6_B12 debemos seguir el siguiente camino en SAP: PIF/ 2. Cédula B/Cédulas B6_ B12 (Transacción ZZMENF208) 23 de 44
Haciendo doble clic pasamos a la pantalla de selección: Criterios de selección. - Sociedad para la que queremos descargarnos estas cédulas. - Mes o meses para los que queremos sacar el informe. - Ejercicio. En nuestro ejemplo ejecutaremos la cédula para la sociedad CPRO para el intervalo de Enero a Diciembre de 2005: 24 de 44
Ficheros a descargar en formato excel. Aquí indicamos la ruta del fichero que descargaremos al ejecutar el informe (Igual que en informe B.5) Pestaña B.6 En esta pestaña se muestran los Créditos no comerciales pendientes a la fecha en la cual se está ejecutando el informe en función de cada columna. Dicha deuda se distribuye por ejercicios atendiendo al vencimiento de cada una de las partidas que componen dicha deuda. Para esto el criterio que se sigue es el siguiente: 25 de 44
La primera línea 200X+1 ( ) representa el siguiente año para el que se está ejecutando el informe PIF en nuestro caso el 2006 y así sucesivamente. En este ejemplo la línea RESTO correspondería a partidas cuya vencimiento sea superior al 01.01.2011. Pestaña B 6.1 26 de 44
En esta pestaña se listan la deuda pendiente Créditos no comerciales a la fecha de ejecución de dicho informe diferenciándose de la pestaña B.6 en que en esta se realiza el desglose por tipo de moneda (expresado en Euros) en vez de por fecha de vencimiento. Pestaña B 12 En esta pestaña se muestran las Deudas no comerciales pendientes a la fecha en la cual se está ejecutando el informe en función de cada columna. Dicha deuda se distribuye por ejercicios atendiendo al vencimiento de cada una de las partidas que componen dicha deuda. Al igual que en la pestaña B6, la línea 200X+1 ( ) representa el siguiente año para el que se está ejecutando el informe PIF en nuestro caso el 2006 y así sucesivamente. En este ejemplo la línea RESTO correspondería a partidas cuya vencimiento sea superior al 01.01.2011. 27 de 44
Pestaña B 12.1 En esta pestaña se listan las Deudas no comerciales a la fecha de ejecución de dicho informe, diferenciándose de la pestaña B.12 en que en esta se realiza el desglose por tipo de moneda (expresado en Euros) en vez de por fecha de vencimiento. 28 de 44
Cédulas NIC Para ejecutar las cédulas NIC debemos seguir el siguiente camino en SAP: PIF/ 2. Cédula B/Cédulas NIC (Transacción ZZMENF209) Haciendo doble clic pasamos a la pantalla de selección: 29 de 44
Criterios de selección. - Sociedad para la que queremos descargarnos estas cédulas. - Mes o meses para los que queremos sacar el informe. - Ejercicio. En nuestro ejemplo ejecutaremos la cédula para la sociedad CPRO para el intervalo de Enero a Diciembre de 2005: Ficheros a descargar en formato excel. Aquí indicamos la ruta del fichero que descargaremos al ejecutar el informe (Igual que en informe B.5) Pestaña NIC 1.1 En esta pestaña se detallan los gastos e ingresos extraordinarios desglosados por código de línea de epígrafe correspondiente. Pestaña NIC 1.2 30 de 44
En esta pestaña se detalla los gastos extraordinarios propios superiores a 30.000 euros del ejercicio anterior al introducido en la pantalla de selección en nuestro ejemplo 2005 para el cual se está ejecutando dicho informe el cual recoge la contabilización real de dichos gastos. El resto de partidas que no superen dicha cifra aparecerán sin desglose en las líneas Otros gastos extraordinarios y Extraordinarios de ejercicios anteriores 31 de 44
El desglose viene detallado por código de línea, existiendo la posibilidad de navegar al documento de contabilización correspondiente haciendo clic sobre dicho documento situado en la columna Nº de documento. Visualización de un documento Pestaña NIC 1.3 En esta pestaña se detalla En esta pestaña se detalla en la columna concepto los Ingresos extraordinarios superiores a 30.000 euros del ejercicio anterior al introducido en la pantalla de selección en nuestro ejemplo 2005 para el cual se está ejecutando dicho informe y el cual recoge la contabilización real de dichos ingresos. 32 de 44
El resto de partidas que no superen dicha cifra aparecerán sin desglose en las líneas Otros ingresos extraordinarios y Extraordinarios de ejercicios anteriores El desglose viene detallado por código de línea, existiendo la posibilidad de navegar al documento de contabilización correspondiente de igual manera que para los gastos, haciendo clic sobre dicho documento situado en la columna Nº de documento. La línea Total recoge el sumatorio de aquellas partidas que no superan dicho importe para ser desglosadas. Pestaña NIC 3 En esta pestaña se muestran desglosadas inversiones financieras y cuentas a cobrar a largo plazo cuyos importes sean superiores a 50.000 euros para los epígrafes de balance seleccionados. En la línea Otros importes de importe no significativo se mostraran el resto de partidas que no superen dicho importe hasta completar el saldo de dicho epígrafe. 33 de 44
Del mismo modo que en otras pestaña como la NIC1.2, se puede navegar al detalle de un documento determinado situándose en el numero de documento que se quiera visualizar detallado en la columna Nºdocumento de dicha pestaña. Pestaña NIC 4 En esta pestaña se mostraran desglosadas aquellas deudas y cuentas a pagar a largo plazo cuyos importes sean superiores a 50.000 euros para los epígrafes mostrados en dicho informe. Al igual que en la pestaña NIC3, en la línea Otros importes de importe no significativo se mostraran el resto de partidas que no superen dicho importe hasta completar el saldo de dicho epígrafe. Pestaña NIC 6 34 de 44
En esta pestaña se mostraran por un lado aquellas altas de elementos propios del inmovilizado inmaterial cuyo valor de adquisición sea superior a 50.000 euros. Por otro lado, se deberá mostrar un desglose de movimientos referentes a la línea Gastos a distribuir en varios ejercicios y Gastos de establecimiento cuyos importes sean también superior a dicho importe comentado. 35 de 44
Cédula B8 Para ejecutar la cédula B8 debemos seguir el siguiente camino en SAP: PIF/ 2. Cédula B/Cédula B8 (Transacción ZZMENF213): Haciendo doble clic accedemos a la pantalla de selección: 36 de 44
Criterios de selección. - Sociedad para la que queremos descargarnos estas cédulas. - Mes o meses para los que queremos sacar el informe. - Ejercicio. En nuestro ejemplo ejecutaremos la cédula para la sociedad CPRO para el intervalo de Enero a Diciembre de 2005: Ficheros a descargar en formato excel. Aquí indicamos la ruta del fichero que descargaremos al ejecutar el informe (Igual que en informe B.5) Pestaña B8 La finalidad de esta pestaña es la de mostrar un desglose de los movimientos de la línea de epígrafe Gastos a distribuir en varios ejercicios. 37 de 44
Pestaña B 8.1 En esta pestaña se procede a desglosar los ajustes por periodificación de activos, recogiendo para la línea Prima de seguros el saldo de la cuenta 480000, la línea Gastos de intereses diferidos el saldo de la cuenta 580000 y la línea Otros gastos pagados por anticipado el saldo del resto de cuentas de dicho epígrafe. 38 de 44
Cédula B15 Para ejecutar la cédula B15 debemos seguir el siguiente camino en SAP: PIF/ 2. Cédula B/Cédula B15 (Transacción ZZMENF214): Haciendo doble clic accedemos a la pantalla de selección: 39 de 44
Criterios de selección. - Sociedad para la que queremos descargarnos estas cédulas. - Mes o meses para los que queremos sacar el informe. - Ejercicio. En nuestro ejemplo ejecutaremos la cédula para la sociedad CPRO para el intervalo de Enero a Diciembre de 2005: Ficheros a descargar en formato excel. Aquí indicamos la ruta del fichero que descargaremos al ejecutar el informe (Igual que en informe B.5) Pestaña B 15 En esta pestaña se detallaran aquellas transacciones realizadas en monedas distintas a la moneda local contabilizadas en sociedades tanto del grupo como de fuera de el para determinadas agrupaciones de cuentas las cuales componen cada una de las líneas mostradas en el informe. Pestaña B 15.1 40 de 44
En esta pestaña se muestra la distribución de la cifra de negocios (epígrafe 40100) de perdidas y ganancias desglosada por categorías y actividades. 41 de 44
Cédulas Descarga total Para ejecutar la cédulas Descarga total debemos seguir el siguiente camino en SAP: PIF/ 2. Cédula B/Cédulas Descarga total (Transacción ZZMENF210): Haciendo clic pasamos a la pantalla de selección: 42 de 44
Criterios de selección. - Sociedad para la que queremos descargarnos estas cédulas. - Mes o meses para los que queremos sacar el informe. - Ejercicio. En nuestro ejemplo ejecutaremos la cédula para la sociedad CPRO para el intervalo de Enero a Diciembre de 2005: La finalidad de esta cédula es poder realizar una bajada masiva a fichero Excel de los informes PIF que se desee, solamente marcando cada una de las casillas que aparecen a la derecha de la ruta de descarga de cada uno de dichos informes. Dichas casillas se encuentran encuadradas en rojo en la pantalla anterior. En el caso de querer excluir alguna cuenta determinada en particular para la valoración de moneda extranjera, se introducirían en los campos correspondientes mostrados en la pantalla siguiente: 2. Ejecutar la macro Una vez descargados los ficheros, se abrirá el fichero de la macro 43 de 44
Se le indicará sociedad, mes, año y unidad de red como se muestra en la pantalla y se seleccionará Pulsar Aquí se copiaran los datos al modelo_pif y lo guardará con el nombre que corresponda. 44 de 44