Controlling / Sistemas de información /Centros de Coste / Comparaciones Plan Real / Centros de coste:real-plan-desv.

Transcripción

1 EJECUCIÓN DE INFORMES CON SELECCIÓN DE DATOS El objetivo de este manual es explicar como hemos de navegar por cualquiera de los informes que nos proporciona SAP en Controlling. Para ello vamos a visualizar uno de esos informes y explicaremos todas las opciones. Vamos a ver un informe de Centros de Coste. Para ello seguiremos el siguiente camino del menú funcional. Controlling / Sistemas de información /Centros de Coste / Comparaciones Plan Real / Centros de coste:real-plan-desv. Haremos doble click sobre la etiqueta del informe Centros de coste: real/plan/desv. que es el que vamos a ejecutar. Nos saldrá la siguiente pantalla: Dentro del apartado Selección de Valores aparecen los siguientes campos: Sociedad CO : En él aparece por defecto la sociedad de controlling sobre la que vamos a pedir el informe, que en el GRUPO CODERE será siempre CODN. Ejercicio : En él deberemos especificar el ejercicio sobre el que queremos pedir el informe. De periodo : Se especifica el primer periodo del ejercicio anteriormente señalado sobre el que vamos a pedir el informe. Página 1 de 18

2 A periodo : Indicaremos el último periodo del ejercicio elegido sobre el que queremos el informe. Versión plan : En él especificamos sobre qué versión de planificación deseamos obtener el informe. Dentro del apartado Selección de Sets tenemos los siguientes campos: Grupo de Centros de Coste : Si el informe que queremos ejecutar queremos que esté basado en un Grupo de centros de coste, especificaremos en este campo el nombre de dicho grupo. Si no sabemos cual es, desplegaremos el matchcode para seleccionarlo. o valor ( es ) : Si el informe queremos que esté basado en un determinado centro de coste especificaremos el nombre de dicho centro de coste en el apartado izquierdo de este campo. Si queremos que el informe sea sobre un intervalo de centros de coste, en el lado izquierdo del campo escribiremos el centro de coste que inicia el intervalo y en la derecha el centro de coste que finaliza el intervalo. Grupo de clases de coste : Rellenaremos este campo si queremos que el informe que vamos a ejecutar sea sobre un grupo determinado de clases de coste o Valor ( es ) : Si lo que deseamos es que el informe esté basado en una clase de coste o un intervalo de clases de coste utilizaremos este campo. Situándonos en cada icono el sistema nos mostrará la función que realiza. Si presionamos el icono ejecutar el sistema ejecutará el informe y obtendremos los datos seleccionados. Si presionamos el icono Traer variante podremos obtener una variante ya grabada. Si presionamos el icono Variación podremos elegir si queremos o no desglose de las características seleccionadas. Si presionamos el icono Conversión de moneda el sistema nos da la opción de cambiar de moneda de visualización del informe y podremos elegir las columnas en las que cambiar la moneda. Si presionamos el icono Fuente de datos tendremos la opción de elegir si queremos que el sistema vuelva a leer los datos de la base de datos o que el sistema lea un extracto previamente gravado. Si ejecutamos el informe obtenemos la siguiente pantalla: Página 2 de 18

3 A la izquierda de la pantalla nos aparece el desglose del grupo de centros de coste que he seleccionado. Situándonos sobre algún ceco el sistema nos mostrará los datos de dicho ceco. Si queremos que ese desglose desaparezca de la pantalla presionaremos el icono Barra de navegación on/off. Si presionamos el icono Formato de página de impresión on/off el sistema nos mostrará cómo saldrá impreso el informe. Si presionamos el icono Fixación de columnas on/off la columna clave se quedará fija y podremos ir pasando las demás columnas por la pantalla sin que desaparezca la columna clave. Si presionamos el icono Opciones integración Office tendremos la posibilidad de traspasar los datos del informe a una hoja de cálculo de excel quedando la pantalla anterior como sigue: Página 3 de 18

4 El sistema nos muestra los datos en una hoja excel en la que podremos operar como en cualquier otra hoja de cálculo excel. Lo que nos muestra la hoja no son subtotales sino agrupaciones de filas. Para volver a ver el informe en el formato de sap presionaremos en el icono Opciones integración Office y elegiremos la opción Inactivo. Dentro de las opciones de integración office podremos elegir Modo de experto que nos da las siguientes posibilidades: *Visualizar cómo está diseñado un informe y ver que es lo que realmente nos muestra cada fila y columna. *Refrescar un informe sin necesidad de salir y ejecutarlo de nuevo. Una vez ejecutado un informe si queremos actualizarlo con los nuevos datos introducidos tenemos la posibilidad de presionar en el menú Informe Refrescar y el sistema vuelve a leer de la base de datos y se actualiza. Como podemos observar, el informe no se visualiza en la totalidad en la pantalla pues no se observan ni todas las columnas ni todas las filas. Para visualizar las demás columnas utilizaremos los siguientes iconos: Para desplazarnos a la página siguiente. Para desplazarnos a la última página. Para desplazarnos a la página anterior. Página 4 de 18

5 Para desplazarnos a la primera página. Para visualizar las demás filas utilizaremos los siguientes iconos. Para pasar a la página siguiente. Para pasar a la última página. Para pasar a la página anterior. Para pasar a la primera página. Si ahora presionamos el icono la pantalla se desplazará hacia abajo mostrándonos otras líneas diferentes a las anteriores, quedando la pantalla como sigue. En el lado izquierdo de estas pantallas vemos una serie de iconos. Vamos a explicar para qué sirven: Si el icono es de color rojo con un signo (-) en su interior y con una flecha indicando hacia arriba significa que la fila correspondiente a ese icono no tiene más desglose. Para entenderlo mejor veamos en la pantalla el grupo de cuentas OTROS INGRESOS 1 OTRAS EMPRESAS. Vemos que el icono de la izquierda está de color rojo, lo que significa que está desglosado en su totalidad. Si observamos el importe es de que es la suma de las tres partidas que se encuentran por encima de ellas ( ). Página 5 de 18

6 Si ahora presionamos ese icono de color rojo que se encuentra a la izquierda vemos que cambia a color verde, que el signo (-) se convierte en (+) y que la flecha que indicaba hacia arriba ahora indica hacia abajo. La pantalla quedaría como sigue: Como podemos observar ahora aparecen las pero no aparece el desglose que compone esa partida. Si quisiéramos ver el desglose simplemente tendríamos que volver a presionar el icono de la izquierda. Desplazándonos hacia abajo, vemos que el sistema nos proporciona también información sobre Contabilizaciones estadísticas y posteriormente nos da también información sobre los valores estadísticos. Haciendo doble click sobre cualquiera de las partidas aparece la siguiente pantalla: Página 6 de 18

7 Aquí tenemos las diferentes posibilidades que nos ofrece el sistema para la visualización de una partida determinada. Vamos a verlo con un ejemplo: Partiendo de la siguiente pantalla: En ella hemos seleccionado la cantidad de que pertenece a la cuenta Presionando el icono o haciendo doble click sobre dicha partida, obtenemos la pantalla de Seleccionar informe mostrada anteriormente. Haciendo doble click en la opción que deseemos, por ejemplo, la opción CeCo partidas individuales reales obtenemos la siguiente pantalla: Página 7 de 18

8 En ella vemos todas las contabilizaciones que han dado lugar a la partida de los pts. Si queremos ver individualmente cualquiera de las contabilizaciones, por ejemplo, la de los haremos doble click sobre ella, obteniendo la siguiente pantalla: En ella vemos el documento que ha originado la partida, que en este caso es un documento de logística. Si deseamos ver el documento financiero presionaremos el icono obteniendo la siguiente pantalla: Página 8 de 18

9 Si elegimos la primera opción Documento contable obtendremos el asiento de contabilización: Volviendo a la explicación de los diferentes iconos, tendremos: Este icono se denomina Valor umbral. Vamos a explicar su uso mediante un pequeño ejemplo, para lo que partiremos de una de las pantalla del informe: Página 9 de 18

10 Mediante la opción Valor umbral le vamos a pedir al sistema que nos señale en color rojo aquellas partidas que han tenido una desviación absoluta entre el Coste Real y el Coste Plan superior a pts. Para ello presionaremos el icono del valor umbral y aparece la siguiente pantalla. Haremos doble click sobre Contab.reales que es la primera parte del informe y obtenemos la siguiente pantalla: Página 10 de 18

11 En el campo Condición tenemos diferentes posibilidades, pero elegiremos el signo > porque lo que queremos es averiguar las cantidades superiores a En el campo Valor umbral definiremos la cantidad en la que se tiene que basar el sistema para buscar, en este caso, En el campo Col.referencia deberemos indicar al sistema en qué columna del informe debe buscar. En nuestro caso es la columna de las desviaciones, que empezando a contar por la izquierda es la columna número 3. Página 11 de 18

12 Tenemos la posibilidad de indicarle al sistema, mediante la opción Ignorar signo +/- que queremos valores absolutos, y que resalte en rojo las lineas seleccionadas. Como podemos observar sólo resalta aquellas partidas cuya desviación en valor absoluto es superior a pts. Una vez examinado el informe, para salir presionaremos el icono. El sistema nos mostrará el siguiente mensaje: o el icono Página 12 de 18

13 Si presionamos el icono volveremos al informe. Si presionamos el icono saldremos del informe. Si elegimos la opción de Crear extracto obtendremos la siguiente pantalla: En el campo Descripción pondremos una descripción del informe. En el apartado Fecha de Caducidad le indicaremos al sistema cuando tiempo queremos que mantenga guardado el extracto. Una vez realizados estos pasos presionaremos el icono y ya tendremos guardado el extracto. Página 13 de 18

14 Para visualizar dicho extracto volveremos a la pantalla inicial y dentro del menú elegiremos la opción Entorno/ Indice de Extracto : Obtenemos la siguiente pantalla: Elegiremos las opciones que creamos conveniente y presionaremos el icono Ejecutar apareciendo la siguiente pantalla: Haremos doble click sobre el extracto seleccionado y aparecerán los datos que guardamos en su día. Página 14 de 18

15 Puede suceder que deseemos obtener varios informes basados en el mismo ejercicio, en los mismos periodos, sobre los mismos centros de coste y de las mismas clases de coste, pero variando la versión. O quizás que permanezca todo igual menos el ejercicio, o cualquier otra combinación que deseemos hacer. Para evitar el tener que introducir otra vez todos los datos existe una opción que se denomina Variante de Visualización mediante la cual, al ejecutar un informe, elegimos esa variante de visualización guardada y el sistema sólo nos preguntará sobre el campo que es variable. Supongamos que queremos obtener informes del ejercicio 1.999, de los periodos 1 a 12, del grupo de centro de costes SDADES y de la clase de coste TOTALES, y lo unico que variará de un informe a otro es la versión. La pantalla quedaría como sigue: En el menú funcional presionaremos la opción Pasar a Variante Grabar como variante, obteniendo la siguiente pantalla: Página 15 de 18

16 Obteniendo la siguiente pantalla: En el campo Variante especificaremos un nombre para dicha variante, por ejemplo, SDADES y en el campo Signific. Le daremos una descripción a la variante. Página 16 de 18

17 Vamos a entrar de nuevo en la pantalla de selección de informes. La pantalla que aparece es la siguiente: Como podemos observar tenemos el icono que se utiliza para traer las variantes grabadas. Si lo presionamos aparece la siguiente pantalla: Podremos seleccionar por algunas de las opciones que nos propone. Página 17 de 18

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