EN CFE ENERO 2005 MÉXICO
1 de 5 1 OBJETIVO Proporcionar las directrices que permitan sistematizar la definición, documentación y desarrollo de proyectos de desarrollo tecnológico e innovación en las Áreas de Comisión Federal de Electricidad (CFE) que así lo requieran, con la finalidad de contar con una metodología congruente que facilite el desarrollo de los mismos y la gestión de la cartera de proyectos. 2 CAMPO DE APLICACIÓN Aplicable para la elaboración de todos los proyectos de desarrollo tecnológico e innovación independientemente de su complejidad, duración o área tecnológica. 3 NORMAS QUE APLICAN CFE L0000-62-2005; Bases Generales para el Desarrollo Tecnológico e Innovación. CFE L0000-63-2005; Sistema de Gestión Tecnológica de CFE. 4 DEFINICIONES Para los fines de esta norma se aplican las definiciones dadas en el apéndice A de la guía normalizada CFE L0000-63 Sistema de Gestión Tecnológica de CFE. 5 REQUISITOS 5.1 Generalidades A continuación se describen todos los elementos que debe contemplar un proyecto de desarrollo tecnológico e innovación. Se pretende que sea una descripción de requerimientos mínimos y no se trata de establecer un formato rígido para la redacción de proyectos de desarrollo tecnológico e innovación. 5.2 Responsabilidades El Área de CFE debe designar un responsable del proyecto que es el encargado de su elaboración, control, seguimiento y presentación de propuestas del plan de protección y explotación de resultados. 5.3 Memoria 5.3.1 Objetivos de los proyectos de desarrollo tecnológico e innovación y estrategia para alcanzarlos Este apartado debe contener un resumen del proyecto, explicando la estructura general de los trabajos y la metodología general que se debe utilizar para alcanzar los objetivos. Se recomienda utilizar los métodos de análisis de causa raíz, considerando la conducción de estos como un requisito del Módulo de Gestión y Mejora de Procesos y de ISO 9001-2000, para la búsqueda de mejoras y desarrollos tecnológicos. Los métodos que, sin duda serán de mayor provecho, son los de Análisis de Modos y Efectos de Falla (AMEF) y de árboles de eventos y averías (potenciales). El proyecto debe tener unos objetivos medibles y deben describirse con exactitud los elementos principales de desarrollo tecnológico e innovación del mismo. Para la determinación de los objetivos del proyecto deben contemplarse los siguientes aspectos: a) Antecedentes: Describir los antecedentes que propiciaron el desarrollo del proyecto. b) Situación a resolver: Definir la situación, áreas de oportunidad o problemática técnica, ambiental, de seguridad, administrativa, de servicio, económica o social que el proyecto va a resolver. c) Objetivos del proyecto: Describir los objetivos del proyecto. d) Aplicabilidad: Indicar la factibilidad de aplicar el proyecto en otros procesos, centros de trabajo o Áreas de CFE afines. e) Beneficios: Describir las bondades, características o contribuciones del proyecto a la cadena de valor de CFE, mencionando los resultados que serán obtenidos. f) Oportunidades: Describir las oportunidades que ofrece el proyecto así como la importancia del mismo para las partes interesadas (contribución del proyecto a programas y políticas del Área de CFE o a aspectos generales de la CFE, sobre los procesos, calidad, protección ambiental, seguridad industrial y administración, entre otros). g) Estrategia para alcanzar los objetivos de desarrollo tecnológico e innovación: Describir las estrategias que requerirá para alcanzar los objetivos de desarrollo tecnológico e innovación. Se deben incluir las principales tareas con estimaciones del tiempo, recursos y financiación necesarios. h) Sustento teórico: Describir los conceptos teóricos en los cuales el proyecto se sustenta. i) Descripción y cuantificación de los logros del desarrollo tecnológico e innovación: Se deben describir y cuantificar los resultados previstos y la propiedad, protección, explotación y difusión de los mismos, identificando los riesgos existentes. j) Cumplimiento de aspectos legales y éticos: Se debe afirmar explícitamente el cumplimiento de las normas éticas y legales, cuando sean aplicables.
2 de 5 5.3.2 Innovación y novedad del proyecto Debe describir el estado del arte, en relación con los objetivos del proyecto y especificar la novedad o avance que supone la realización del mismo para los grupos de usuarios y partes interesadas. 5.3.2.1 Estudio del estado del arte Debe describir la situación técnica actual. Para definir el estado del arte actual, el proyecto debe considerar: - proyectos de Investigación básica o aplicada: Se debe describir el estado actual de los conocimientos, en el ámbito de la CFE, en relación con los objetivos del proyecto, - proyectos de desarrollo: Se debe describir el estado actual de la tecnología que se quiere desarrollar en CFE, - proyectos de innovación: Se debe describir la situación actual de los productos, procesos, tecnologías, metodologías, políticas, especificaciones CFE, normas nacionales o internacionales, entre otros, que se quieren aplicar así como en qué procesos y Áreas de CFE se aplican actualmente. 5.3.2.2 Limitaciones técnicas del estado actual Debe describir la situación tecnológica actual del Área de CFE considerado que refleja las desventajas y limitaciones para alcanzar los objetivos del proyecto. - proyectos de Investigación básica o aplicada: Se deben describir los conocimientos científicos actuales de especial interés para alcanzar los objetivos del proyecto, - proyectos de desarrollo: Se debe hacer una relación y análisis de las tecnologías actuales disponibles para la aplicación que se quiere desarrollar y su grado de adecuación, - proyectos de innovación: Se debe hacer una relación y análisis de los productos, procesos, tecnologías, metodologías, políticas, especificaciones CFE, normas nacionales o internacionales, entre otras, actuales disponibles y sus características técnicas. 5.3.2.3 Avances científicos y/o técnicos que propone el proyecto El proyecto debe cuantificar los avances en la ciencia y la tecnología que supondría el logro de los objetivos. - proyectos de investigación básica o aplicada: Se deben justificar o cuantificar de una forma verificable, los objetivos de la investigación científica y tecnológica, y los avances que van a suponer en el conocimiento científico actual, - proyectos de desarrollo tecnológico: Se deben cuantificar, de una forma medible y verificable, los objetivos del desarrollo tecnológico basados en conocimientos científicos existentes, y los logros tecnológicos del proyecto, - proyectos de innovación: Se debe cuantificar de una forma medible y verificable los objetivos de la innovación. Se debe describir la originalidad del proyecto y se deben justificar las innovaciones, las cuales pueden ser, el lanzamiento de la fabricación de nuevos materiales, productos o dispositivos; el establecimiento de nuevos procesos, sistemas o servicios; o la mejora sustancial de los ya existentes. 5.3.3 Protección de la propiedad de los resultados Debe documentarse que el Área de CFE tiene previsto proteger los resultados del proyecto indicándolo razonadamente. 5.4 Planificación La planificación del proyecto debe ser realizada con alguna metodología de administración de proyectos. La metodología y las herramientas para el seguimiento del proyecto deben ser identificadas. El plan debe describir los objetivos, la estructura del proyecto, las relaciones entre los diferentes subprocesos y fases, los contenidos de los trabajos y las conclusiones disponibles al finalizar cada fase. El número y la organización de los subprocesos y fases dependerán del tamaño del proyecto y del objetivo de los trabajos. 5.4.1 Planificación del proyecto y papel de las diferentes organizaciones participantes El proyecto debe contener una descripción detallada de los trabajos planeados para lograr los objetivos planteados. Una introducción explicará la estructura y tecnología del proceso seguido en el proyecto y cómo éste permite a las Áreas de CFE o grupos participantes alcanzar los objetivos del proyecto. El proceso debe estar subdividido en subprocesos o tareas y éstos a su vez se agruparán en fases, siguiendo el orden lógico del ciclo de vida de un proyecto. El número de tareas y fases debe ser el adecuado a la complejidad del proyecto. Cada fase es una subdivisión del proyecto y se deben especificar las tareas y los resultados de cada fase, según sea requerido, que normalmente serán hitos importantes en el desarrollo del proyecto. 5.4.2 Estructura organizativa y personal Se debe definir la estructura organizativa del proyecto dentro de la planificación, estableciendo la autoridad y responsabilidad en cada fase del proyecto. Cada grupo participante debe seleccionar y asignar el personal suficiente con la competencia adecuada para las necesidades del proyecto.
3 de 5 La estructura organizativa se debe diseñar, de forma que estimule la comunicación efectiva y la cooperación entre todos lo grupos participantes del Área de CFE o grupos participantes del proyecto. Se debe prestar especial atención a la identificación y al establecimiento de las interrelaciones de la organización interna del proyecto y de éstos con otras partes interesadas. Se deben definir las aptitudes necesarias en términos de formación inicial, conocimientos y experiencia del personal que trabaja en el proyecto. En particular, para el responsable del proyecto deben considerarse su experiencia como participante en proyectos de desarrollo tecnológico e innovación y su capacidad para trabajar en equipo, su liderazgo, su iniciativa, su creatividad y su proactividad frente al entorno. Cuando se prevean dificultades en la contratación de personal debido a los requisitos de competencia, se debe prever tiempo adicional para la contratación y la formación, 5.4.3 Planificación de tareas y sus interacciones En cada fase del proyecto se deben describir y detallar las tareas a realizar y los grupos participantes del Área de CFE o grupos participantes. Se debe especificar claramente los responsable de cada fase. Se deben tener en cuenta las interacciones entre fases y tareas del proyecto, así como las relaciones entre las Áreas de CFE o grupos participantes, y deben presentarse en forma de diagrama de flujo, tipo "Gantt" o "Pert". Los hitos del proyecto deben corresponderse con decisiones importantes dentro del proyecto. En el caso de proyectos donde intervengan varias Áreas de CFE o grupos de trabajo, se debe incluir una relación de los participantes, indicando su actividad principal y papel dentro del proyecto. 5.4.4 Duración La duración asignada a cada una de las tareas debe estimarse por personal con responsabilidad para esas actividades. Se deben contrastar las estimaciones de tiempo a partir de experiencias anteriores, si las hubiera, y se debe consultar a las partes interesadas. Los datos de entrada deben estar documentados. Al realizar las estimaciones de duración se deben obtener, al mismo tiempo, las estimaciones de recursos asociados. Se debe prestar atención especial a la asignación de tiempo suficiente para los procedimientos del plan de calidad del proyecto. Cuando la estimación de la duración conlleve una incertidumbre significativa, se debe evaluar y reducir el riesgo en lo posible. 5.4.5 Control del programa de trabajo o gestión del proyecto El proyecto debe describir la estructura de toma de decisiones, los flujos de comunicación entre los diferentes participantes y las medidas de calidad y control que se establezcan. Igualmente, se deben especificar todas las autorizaciones legales o no legales, así como los acuerdos de cooperación necesarios para el arranque y la ejecución del proyecto. Se debe establecer el ritmo de revisiones del programa de trabajo y la frecuencia de recogida de datos, para asegurar el control adecuado de las actividades del proyecto y de la información relacionada con el mismo. Para asegurar que todas las fases del proyecto se cierran tal corno está planificado, se debe establecer un mecanismo para recoger y conservar la documentación generada en el proyecto durante un tiempo determinado. Se debe establecer el procedimiento para la evaluación y prueba de los resultados del proyecto, antes de dar la planificación por concluida. Se deben tener en cuenta todos los registros relevantes, incluyendo los de evaluaciones de la marcha del proceso y los de informaciones procedentes de las partes interesadas. 5.4.6 Identificación de riesgos y puntos críticos Se deben describir y evaluar los riesgos y puntos críticos, en su caso, que puedan afectar de forma relevante a la ejecución del programa de trabajo. 5.4.7 Gestión de cambios, imprevistos y riesgos identificados Se deben especificar y describir los procedimientos para implantar los cambios necesarios a planes o programas para responder a los imprevistos y riesgos identificados. 5.5 Presupuesto El presupuesto debe estar basado en las estimaciones de costos y en la planificación definida anteriormente. El presupuesto debe ser coherente con los requisitos del proyecto. El presupuesto debe incluir todos los costos autorizados y se debe presentar en un formato adecuado para su aceptación y su posterior control de cumplimiento. 5.5.1 Recursos asignados al proyecto Se debe establecer un mecanismo para identificar qué recursos son requeridos por el proyecto y cuándo éstos se necesitan, de acuerdo con la planificación del mismo. Se debe especificar cómo y dónde se obtienen y cómo se asignan los recursos y, si procede, los métodos de disposición de los recursos excedentes, así como las posibles limitaciones en la provisión de los mismos. 5.5.2 Estimación de costos Se deben identificar claramente todos los costos del proyecto (ejemplo: personal propio, contratación externa, equipos, materiales, entre otros) y su distribución en el tiempo; la estimación de costos debe considerar las fuentes de información relacionada con ellos y estar conectada con la estructura de desglose de tareas. Se deben revisar las estimaciones de costos de experiencias anteriores, si las hubiere, para asegurarse de que son correctas en las actuales condiciones del proyecto. Los costos deben estar documentados y ser fácilmente trazables hasta su origen. Las estimaciones de costos se deben presentar en un formato que permita establecer y desarrollar los presupuestos de acuerdo con los procedimientos contables aprobados y con las necesidades de gestión del proyecto.
4 de 5 5.6 Plan de Calidad del Proyecto Se debe tener siempre preparado y actualizado un plan de calidad del proyecto. El grado de detalle aplicado debe estar en función del tamaño y la complejidad del mismo. El plan de calidad del proyecto debe ser una parte del sistema de gestión del proyecto y estar suficientemente documentado. El plan de calidad debe contemplar los siguientes aspectos: - identificación de proyectos similares llevados a cabo por el Área de CFE o por otras Áreas de CFE con anterioridad, para poder utilizar mejor la información procedente de proyectos previos, - relación con el sistema de la calidad de la organización, en su caso, - relación con los requisitos específicos del sistema de gestión de la calidad de otras Áreas de CFE o grupos participantes, en su caso, - identificación y registro de la documentación generada. 5.7 Plan de Explotación de Resultados Dentro del programa de trabajo del proyecto se deben definir claramente las acciones que se van a llevar a cabo para la explotación y diseminación de los resultados del mismo, que deben quedar plasmados en el correspondiente plan de explotación. Se deben explicar los beneficios que representan los resultados del proyecto para los clientes y, en su caso, para el resto de la industria y de la sociedad que podrían verse afectados por los resultados del proyecto. Señalando por qué estarían interesados. 5.7.1 Identificación de un nuevo producto o proceso Si como consecuencia de los resultados del proyecto de desarrollo tecnológico e innovación se originara un nuevo producto o proceso se deben definir claramente sus características y su potencial de explotación en el mercado al que esté dirigido. Se deben indicar las posibles aplicaciones, así como los posibles grupos de usuarios objetivos. También se deben indicar el impacto y la duración de la explotación. Se debe determinar la política de precios para explotar los resultados del proyecto. 5.7.2 Mercado potencial Se deben definir los clientes (internos o externos) que estarían interesados en el uso de los resultados del proyecto, diferenciando los posibles segmentos del mercado y explicando someramente las características de cada segmento. Se debe cuantificar el mercado potencial al que van dirigidos los resultados del proyecto para la realización de la explotación económica. Se deben especificar las necesidades de cada segmento del mercado que sean susceptibles de beneficiarse de los resultados del proyecto y por qué los resultados del proyecto podrían satisfacerlas. 5.7.3 Medios necesarios Se deben definir y evaluar los medios que se utilicen en la protección y diseminación de los resultados del proyecto. 5.7.4 Explotación económica Es la parte más importante de la explotación de los resultados. En el caso de proyectos con varias Áreas de CFE participantes, se debe definir documentalmente el interés de cada una en la explotación económica de los resultados y cómo va a participar cada una en esta explotación. Se deben identificar las acciones planeadas por cada Área de CFE para explotar los resultados, incluyéndose estas acciones en alguna de las tareas del proyecto. También se debe contemplar la política que ha de seguirse para proteger los derechos de propiedad intelectual e industrial, para licenciar los resultados, o para normalizarlos en su caso. Una vez definidos el producto o proceso, la política de precios y el mercado potencial, se deben establecer la cadena de distribución y la política de diseminación (publicidad, promociones,...). Se deben cuantificar económicamente cada uno de los elementos mencionados para poder estimar los resultados económicos de la explotación. 5.7.5 Inversión y financiación Se deben definir los medios económicos con que cuentan las Áreas de CFE participantes para financiar la explotación de los resultados una vez finalizado el proyecto. Se debe especificar si esos medios son propios o van a disponer de financiación externa, en este último caso, se debe explicar de dónde procede el financiamiento y el grado de seguridad de su disponibilidad. 5.7.6 Cuenta de explotación Todos los datos de los puntos anteriores se deben utilizar para establecer cuentas de explotación provisionales en distintos escenarios para la diseminación y explotación de los resultados. 5.7.7 Beneficios industriales y económicos del proyecto Se debe describir cómo los resultados del proyecto contribuyen al crecimiento económico y a la mejora de la competitividad del Área de CFE al que van dirigidos. Para ello se debe: a) Describir brevemente la situación del Área de CFE o grupos participantes y el entorno en que compiten. b) Estimar la mejora de su posicionamiento tecnológico (mejora de su acervo tecnológico, mejora de sus intangibles: imagen, situación en el mercado, patentes, valoración de los clientes, participación en proyectos nacionales, entre otros).
5 de 5 c) Cuantificar el aumento de ventas y beneficios u otras ganancias económicas importantes de los participantes, si se obtienen los resultados esperados en el proyecto. Índices de rentabilidad, costo-beneficio, etc. deben ser empleados. d) Cuantificar los ahorros o mejoras de impacto ambiental, seguridad industrial u otras derivadas de la implantación del proyecto en el Área de CFE. e) Identificar las Áreas de CFE que pueden verse afectadas y se beneficiarán de los resultados del proyecto, definiendo y cuantificando el posible impacto de los resultados sobre ellas. 6 BIBLIOGRAFÍA UNE 166001:2002-EX Gestión de la I+D+I: Requisitos de un proyecto de I+D+I.