Registro Único de Proponentes - RUP Decreto 734 de 2012, Título VI Requisitos habilitantes y clasificación
Régimen Jurídico del Registro Único de Proponentes Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007 (EGCAP) Arts. 166 y 221 Decreto-Ley 19 de 2012 (Anti trámites) Título VI Decreto 734 de 2012 (Decreto único reglamentario de la Contratación de la Administración Pública) Circulares Externas y/o Resoluciones Superintendencia de Industria y Comercio*
De la verificación de los requisitos habilitantes de los proponentes Capacidad jurídica Experiencia Capacidad financiera Capacidad de organización Experiencia probable Organización técnica Experiencia acreditada Organización Operacional
Adecuación de requisitos a las previsiones Decreto Ley 19 de 2012 Taxatividad de los documentos Formalidades de los documentos Solo se pueden exigir los documentos previstos de forma expresa en el Régimen del RUP Art. 50 Ley 789 de 2002. Certificación Verificar el cumplimiento de pagos parafiscales* para cada acto en el Registro Único de Proponentes. Forma en que deben presentarse los documentos 1. En original y debidamente suscritos por el responsable de la información. 2. También podrán presentarse en copia simple. 3. Documentos otorgados en el exterior: debidamente legalizados (Resolución 4300 del 24 de julio de 2012. Min. Rel. Ext.) Siempre* deberá presentarse certificación suscrita por el Representante Legal o proponente persona natural, que se entenderá presentada bajo la gravedad del juramento, en la que se asegure que las firmas impuestas en los documentos soportes son de las personas respecto de las cuales se afirma corresponden y se indique la veracidad de la información relacionada en el formulario y en los documentos soporte (Modelo 12). Certificaciones y documentos suscritos por contador público o revisor fiscal Documentos generales que siempre se deben aportar para todos los trámites Deben acompañarse de copia de la tarjeta profesional y de la certificación expedida por la Junta Central de Contadores. Certificado RUT; Certificado de pagos parafiscales; Certificado de que los documentos de soporte han sido suscritos por quien corresponde y que son veraces (modelo 12).
Capacidad jurídica de los proponentes Personas jurídicas inscritas en el registro mercantil o ESAL Personas jurídicas no sujetas al registro ESAL de las Cámaras de Comercio o entidades con legislaciones especiales o cualquier persona jurídica nacional no inscrita en los registros. Se acudirá únicamente a la información existente en dichos registros, la cual no se verifica documentalmente. Documento soporte: Certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad correspondiente, con fecha de expedición no superior a 2 meses de antelación a la inscripción. Contenido del Certificado de E y RL: Nombre y modificaciones al nombre Tipo y fecha del documento de constitución o creación Fecha y clase de documento que reconoce personería jurídica Duración de la entidad Nombre e identificación del RL Facultades del RL Cuando el certificado omita alguno de los datos anteriores, deberá anexar copia de los estatutos certificados en donde conste la información faltante. Cuando falte la duración, se aportará adicionalmente una certificación suscrita por el Representante Legal (Modelo 1)
Capacidad jurídica de los proponentes (ii) Personas naturales matriculadas en el registro mercantil Personas naturales no matriculadas en el registro mercantil. Se acudirá únicamente a la información básica que por ley se haya indicado al registro mercantil que no requiera soporte documental. Documentos soporte: Copia documento de identidad y certificado de inscripción en el Registro Único Tributario RUT. Personas naturales extranjeras con domicilio en Colombia: Deben aportar declaración que se entiende prestada bajo la gravedad del juramento, en la que se indique el municipio donde se encuentre su domicilio. Si son varios los domicilios en Colombia, la inscripción se hará en la Cámara con jurisdicción en el domicilio donde tenga el asiento principal de sus negocios.
Capacidad jurídica de los proponentes (iii) Acreditarán su capacidad jurídica de la misma forma que las personas jurídicas no inscritas en Cámara de Comercio Personas Jurídicas de derecho Público creadas mediante Ley o Acto Administrativo Si no cuentan con la anterior documentación, soportarán la capacidad jurídica adjuntando copia de la Ley o acto administrativo de creación y el documento idóneo que acredite el nombramiento y facultades del representante legal. Tamaño de la Empresa: Gran empresa Mediana Empresa Pequeña empresa Microempresa Los proponentes acreditarán el tamaño de la empresa de conformidad con el artículo 2 de la Ley 590 de 2000 modificado por el Artículo 43 de la Ley 1450 de 2011 y sus decretos reglamentarios o las normas que lo modifiquen* Documento soporte: Certificación de contador público o revisor fiscal. (Modelo 2)
Experiencia de los proponentes: experiencia probable Personas Jurídicas constructoras, consultoras y proveedoras Disposición especial Fecha de adquisición de la personería jurídica Personas jurídicas constructoras, consultoras y proveedoras con existencia inferior a 60 meses: Podrán* acudir a los promedios aritméticos del tiempo de ejercicio de la profesión u oficio de sus socios o asociados que puedan aportar experiencia (Impide combinar la experiencia de la PJ con la de los socios). Inscritos: Se recurrirá a la información existente en el registro mercantil o ESAL. No inscritos: se recurrirá a los documentos que soportan la capacidad jurídica. Documentos de soporte: Certificación de contador público o revisor fiscal (Modelo 5) Personas naturales constructoras y consultoras A partir de la fecha de terminación y aprobación del pensum académico; o a partir de la fecha de grado que figure en acta de grado o título profesional; o la fecha de grado que conste en la tarjeta o matrícula profesional. Documentos de soporte: Certificación de la institución de educación superior que acredite terminación y aprobación del pensum académico o; Copia del acta de grado o título profesional o; Copia tarjeta o matrícula profesional.
Experiencia de los proponentes: experiencia probable (ii) Personas naturales proveedoras Equivalencias para constructores y consultores PJ y PN (agregar años de experiencia probable) Fecha del contrato de proveeduría más antiguo 1. Cada libro especializado publicado certificado con su respectivo ISBN: Equivale: 1 año de experiencia probable 2. Cada semestre de docencia o investigación certificado por entidad de educación superior: Equivale: 1 año de experiencia probable. 3. Cada post-grado o estudio de especialización: Equivale: 2 años de experiencia probable. 4. El primer lugar en los concursos arquitectónicos y distinciones profesionales nacionales o internacionales: Equivale: 3 años de experiencia probable Documentos de soporte: Certificación expedida por el contratante (modelo 3), o en su defecto copia del contrato, acompañada de una declaración expedida por el mismo proponente (Modelo 4) en la que se asegure su completa y cumplida ejecución. Documentos de soporte: Libros: Certificación editorial donde conste título, autor, tema y fecha de impresión. Docencia o investigación: certificación entidad de educación superior donde conste el tiempo de docencia o investigación. Estudios postgrado y especialización: certificación entidad de educación superior donde conste cada postgrado y estudio de especialización. Si se hizo en el exterior, debe adjuntar convalidación* Concursos y distinciones profesionales nacionales o internacionales: certificación de la entidad otorgante del premio o distinción.
Experiencia de los proponentes: experiencia acreditada (no es obligatoria para el registro) PERSONAS JURÍDICAS CONSTRUCTORAS, CONSULTORAS Y PROVEEDORAS PERSONAS NATURALES CONSTRUCTORAS Y CONSULTORAS PERSONAS NATURALES PROVEEDORAS CONSORCIO, UNION TEMPORAL FUSION, ESCISION Acreditación de máximo sus diez (10) mejores contratos ejecutados, desde la adquisición de la personería jurídica, medidos en S.M.M.L.V vigentes a la fecha de terminación del contrato, cuyo objeto se relacione con la actividad de Construcción, Consultoría y/o Proveeduría. Acreditación de máximo sus diez (10) mejores contratos ejecutados, desde que haya desarrollado la profesión en el área de la construcción o consultoría, a partir de: Fecha de terminación del pensum académico de educación superior o Fecha de grado que figure en: 1. Acta de grado 2. Título profesional 3. Tarjeta o Matricula profesional. Acreditación de máximo diez (10) mejores contratos ejecutados, desde que haya desarrollado la actividad en el área de proveeduría, medidos en SMMLV vigentes a la fecha de terminación del contrato, cuyo objeto se relacione con la proveeduría. Cuando se han ejecutado los contratos como miembro de un consorcio, unión temporal, sociedad de objeto único, empresa unipersonal o sociedades en general, debe tomar para estos efectos, solo el porcentaje del valor del contrato que él ejecutó. Cuando el proponente haya participado en procesos de fusión o escisión empresarial, debe tomar para estos efectos, exclusivamente los contratos o el porcentaje de los mismos, que le hayan asignado en el respectivo proceso de fusión o escisión. Documento de soporte: Certificado de contador público o revisor fiscal, si lo tiene, en donde conste: 1. Relación de cada uno de los contratos. 2. Nombre del contratante. 3. Resumen del objeto principal del contrato. 4. Cuantía expresada en S.M.ML.V vigentes a la fecha de terminación del contrato. 5. Duración del contrato en meses. 6. Clasificación CIIU hasta nivel 4 y asociados a la actividad. 7. % del contrato que ejecutó, como miembro de un consorcio o unión temporal, si es del caso* 8. % que se le asignó en la fusión o escisión, si es del caso* (Modelo 14)
Capacidad financiera de los proponentes Indicadores Para Constructores Para Consultores Para Proveedores Indicadores comunes a las tres actividades 1. Capital real. 2. Liquidez. 3. Nivel de endeudamiento. 4. Capital de trabajo. 5. Indicador de Crecimiento EBITDA (proponentes con más de un año fiscal) 1. Capital real. 2. Liquidez. 3. Nivel de endeudamiento. 4. Capital de trabajo. 5. Indicador de Crecimiento EBITDA (proponentes con más de un año fiscal) 1. Capital real. 2. Liquidez. 3. Nivel de endeudamiento. 4. Capital de trabajo. 5. Indicador de Crecimiento EBITDA (proponentes con más de un año fiscal) Indicadores especiales para las actividades 6. Indicador EBITDA. 7. Indicador de riesgos. N/A 6. Indicador EBITDA. 7. Indicador de riesgos. 8. Rotación del inventario.
Capacidad financiera de los proponentes (ii) INDICADOR CONSTRUCTOR CONSULTOR PROVEEDOR CAPITAL REAL DEL PROPONENTE Capital social efectivamente pagado + las reservas constituidas, + las utilidades retenidas + las utilidades del ejercicio. Capital social efectivamente pagado + las reservas constituidas, + las utilidades retenidas + las utilidades del ejercicio. Capital social efectivamente pagado + las reservas constituidas, + las utilidades retenidas + las utilidades del ejercicio. LIQUIDEZ Activo corriente Pasivo corriente. Activo corriente Pasivo corriente. Activo corriente Pasivo corriente. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO CAPITAL DE TRABAJO INDICADOR DE RIESGO Pasivo total Activo total. Activo corriente - Pasivo corriente. Activos fijos Patrimonio neto. Pasivo total Activo total. Activo corriente - Pasivo corriente. N.A. Pasivo total Activo total. Activo corriente - Pasivo corriente. Activos fijos Patrimonio neto INDICADOR EBITDA (Utilidad antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones) Utilidad operacional + depreciaciones y amortizaciones N.A. (Utilidad antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones) Utilidad operacional + depreciaciones y amortizaciones INDICADOR CRECIMIENTO EBITDA (No aplica para los que tienen menos de un año fiscal) EBITDA del último año EBITDA del año inmediatamente anterior. EBITDA del último año EBITDA del año inmediatamente anterior. EBITDA del último año EBITDA del año inmediatamente anterior. ROTACIÓN DEL INVENTARIO N.A N.A Costos de ventas inventario
DOCUMENTOS SOPORTE: CONSTRUCTOR CONSULTOR - PROVEEDOR Para los Proponentes que en su Plan Único de Cuentas manejen rubros contables diferentes a los de los artículos 6.2.2.1,6.2.2.2, 6.2.2.3 y 6.2.2.4., deberán anexar junto con la información financiera, certificación suscrita por contador público o revisor fiscal, si la persona jurídica tiene revisor fiscal, en la que se establezcan equivalencia de las distintas cuentas. Para las inscripciones y renovaciones que se realicen dentro de los 3 primeros meses del año, si el proponente no tiene estados financieros aprobados con corte a 31 de diciembre del año anterior a la actuación, podrán presentar estados financieros intermedios del año inmediatamente anterior, sin perjuicio de la obligación del proponente de actualizar la información financiera, una vez tena los estados financieros debidamente aprobados con cierre fiscal del año inmediatamente anterior a la actuación presentada. NO habrá cotejo con la información que reposa en el registro mercantil 1. Certificado de revisor fiscal o contador, según el caso, donde conste de manera discriminada y detallada cada uno de los valores de los indicadores, señalando las cuentas del PUC de los estados financieros de donde se toma dicha información (Modelo 15) 2. Los Balances Generales y Estados financieros: Con corte a 31 de Diciembre del año inmediatamente anterior a la inscripción, renovación o actualización, o Balance de apertura: Persona jurídica nueva o persona natural que haya iniciado operaciones el último año. En caso de PJ, la fecha del balance de apertura debe coincidir con la fecha de la adquisición de la Personería jurídica. Los datos indicados en el certificado del contador público o revisor fiscal, si la persona jurídica tiene revisor fiscal, y los datos contenidos en los estados financieros anexos deberán ser coherentes. Inscripciones y renovaciones que se realicen dentro de los 3 primeros meses del año: Si el proponente no tiene estados financieros aprobados con corte a 31 de diciembre del año anterior a la actuación, podrá presentar estados financieros intermedios del año inmediatamente anterior, sin perjuicio de la obligación del proponente de actualizar la información financiera, una vez tenga los estados financieros debidamente aprobados con cierre fiscal del año inmediatamente anterior a la actuación presentada. NO habrá cotejo con la información que reposa en el registro mercantil. En la CCMA no habrá redondeo de cifras*
Capacidad de organización de los proponentes: organización técnica (Cota) Personas jurídicas y personas naturales constructoras, consultoras y proveedoras 1. Socios o asociados. 2. Personal: Profesional universitario, Administrativo, Tecnólogo y Operativo. Vinculados mediante una relación contractual* en la cual desarrollen actividades referentes estrictamente con la actividad constructora, de consultoría o proveeduría. Certificación suscrita por el representante legal de la persona jurídica (Modelo 10) o por el mismo proponente persona natural (Modelo 11), que se entenderá formulada bajo la gravedad del juramento, donde conste la información. Personas naturales constructoras, consultoras y proveedoras que desarrollen por sí mismas la actividad Las personas naturales que desarrollen por sí mismas las actividades en que se inscriben podrán tenerse en cuenta así mismas. Deben adjuntar una certificación donde indiquen tal situación (Modelo 11). Los proponentes que se clasifiquen en más de una actividad, determinarán el personal que utilizan en cada una de ellas.
DISPOSICION ESPECIAL REGLA GENERAL Capacidad de organización de los proponentes: organización Operacional (Copa) Solo para constructores y proveedores Se determinará por los ingresos brutos operacionales relacionados exclusivamente con la actividad de la construcción o la proveeduría, en términos de S.M.M.L.V., calculada con base en el valor del S.M.M.L.V. al momento de causación. Documentos de soporte: Para el cálculo de los ingresos brutos operacionales, se tomará el promedio aritmético de los dos (2) años de mayor facturación que haya obtenido el proponente en los últimos cinco (5) años, incluyendo el de la inscripción (Modelo 6). Si el proponente acredita un período de actividad inferior a cinco (5) años y mayor a dos (2) años: Si el proponente acredita un período de actividad inferior o igual a dos (2) años y superior a un (1) año: Cuando el periodo de actividad sea inferior a un (1) año: Podrá tomar el promedio aritmético de los dos (2) mejores años de mayor facturación que haya obtenido el proponente durante el tiempo en que ha ejercido su actividad (Modelo 7). Podrá tomar el mayor ingreso obtenido en un período continuo de un (1) año (Modelo 8). Podrá tomar el ingreso obtenido durante todo el tiempo de actividad (Modelo 9). Certificación del contador público o revisor fiscal (si la Persona Jurídica tiene revisor fiscal) donde conste la anterior información. Proponentes personas naturales profesionales que hayan estado vinculados mediante relación contractual o reglamentaria con el Estado o con la empresa privada en cargos afines a su clasificación. Las cifras numéricas de esta información se presentarán con los siguientes signos de puntuación: El punto para determinar miles, La coma para determinar decimales. Se tendrá en cuenta como ingresos brutos operacionales los percibidos por honorarios, salarios, prestaciones sociales del último año anterior a su inscripción, expresados en S.M.M.L.V. Certificación de contador público (Modelo 13)
De la verificación de la clasificación de los proponentes
CLASIFICACIÓN Se aplicará el Sistema de Clasificación Internacional Industrial Uniforme - CIIU CONSTRUCTOR - CONSULTOR PROVEEDOR PERSONAS JURÍDICAS Y PERSONAS NATURALES Actividad o actividades a que pertenece: Un proponente podrá inscribirse en una o varias actividades. Clasificación Documento soporte: Verificación documental: Consorcios o uniones temporales 1. Constructor 2. Consultor 3. Proveedor. Principal: Una Se tomarán del código CIIU. Debe indicar los cuatro dígitos. Debe coincidir: Secundaria: Máximo 1. Con el cual se clasificó ante el Registro Único Tributario RUT- (DIAN) tres. 2. Con el reportado en el Registro Mercantil, si el proponente está matriculado. 3. Con el reportado En ESAL cuando se encuentre inscrito. Inscripción Renovación Actualización Copia del formulario del Registro Único Tributario Las cámaras de comercio verificarán documentalmente la clasificación en el RUT y lo corroborarán con el reportado en Mercantil. Los documentos a nombre de consorcios o uniones temporales servirán para la inscripción de sus integrantes, siempre que se acompañen con copia del documento de conformación del consorcio o unión temporal. En todo caso, se requerirá del soporte documental del CIIU.
Para tener en cuenta Cambio domicilio: se hace en la cámara del nuevo domicilio, con cobro de la actualización (en la nueva Cámara) y traslado interno de la información sin cobro desde la cámara del anterior domicilio, trámite que no podrá superar el término de 5 días hábiles. Cámara competente para expedir certificados en los casos de cambio de domicilio: lo seguirá expidiendo la cámara del domicilio inicial hasta tanto no sea inscrito el proponente en el nuevo domicilio, para esto será de gran importancia verificar el RUES, pues el cambio de domicilio es una actualización que debe publicarse en ese portal. Se recomienda comunicar a la Cámara de Origen que se ha efectuado la inscripción del proponente, para que sea esta última cámara la única que siga expidiendo certificaciones (y para que aquella inactive el número RUP del proponente).
José David Martínez Cuervo Jose.Martinez@camaramedellin.com.co 576 62 25 Av. Oriental 52-82. Piso 3. Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia