Al contestar refiérase al oficio Nº 11904 Doctor Douglas Montero Chacón Director General Hospital México 19 de agosto de 2015 DCA-2060 Estimado señor: Asunto: Se otorga autorización al Hospital México, para contratar en forma directa, la adquisición de kits de inmunohistoquímica con la empresa Makol OCR, S.A, por un plazo de seis meses y por un monto unitario por kit de $34.90 (treinta y cuatro dólares con 90/100). Nos referimos a su oficio No. DGHM-01918-2015, del 14 de julio del 2015, recibido en esta Contraloría General el dia 15 de igual mes y año, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante oficio No 10638 (DCA-01817), del 27 de julio del año en curso, esta División requirió información adicional a la Administración, la cual fue atendida por medio de oficio DGHM-02096-2015, recibido en este órgano contralor en fecha 05 de agosto de 2015. I.-Antecedentes y justificación de la solicitud. Para los efectos de la presente solicitud, el Hospital México señala como justificaciones los siguientes aspectos: 1. Que el servicio de Anatomía Patológica de ese Hospital, implementó la técnica de inmunohistoquímica desde el año 1998, indicando que dicha técnica es fundamental para la clasificación adecuada de neoplasias malignas y clasificación de padecimientos renales y de piel, que determinan la conducta terapéutica final del usuario para una mejora su calidad de vida. 2. Que con dicha técnica se logró automatizar y estandarizar el proceso de inmunohistoquímica del Servicio de Anatomía Patológica, con el beneficio para el usuario del servicio de salud, siendo que el hospital cuenta con equipos de última tecnología con el beneficio para el personal técnico y profesional médico, quienes al manipular e interpretar las muestras de biopsias con este tipo de tecnología, logran obtener diagnósticos con resultados más confiables y de mejor calidad.
2 3. Que la técnica se aplica para el diagnóstico de biopsias del Hospital México y su área de atracción, así como para los Servicios de Patología de hospitales como: San Vicente de Paúl, San Rafael de Alajuela, San Carlos, Monseñor Sanabria, además de otros casos referidos como ínter consultas a los Hospitales: Nacional de Niños, San Juan de Dios, Calderón Guardia y Máx. Peralta. 4. Que en el año 2010 se promovió la licitación pública número 2010LN-000006-2104, con el fin de adquirir Kits de Reactivos para inmunohistoquímica, el cual se compone de kit de reactivos e insumos, según necesidades de servicio. Manifiesta que el cartel así como el contrato exigía que la casa proveedora aportara todos aquellos equipos y accesorios en calidad de préstamo, además de efectuar las respectivas rutinas de mantenimiento a los equipos sin costo adicional para el Hospital, los cuales eran necesarios para el desarrollo de la técnica en las pruebas de inmunohistoquímica. 5. Que de conformidad con lo anterior en marzo de 2011, a través de la citada licitación, se estableció el contrato número 1049, para la compra de Kits de inmunohistoquímica, con un costo unitario de 34,90 dólares por kits, resultando adjudicado la firma Makol S.A. La demanda inicial se estableció por 10.000 kits anuales y conforme fue aumentando la demanda se efectuaron modificaciones unilaterales a fin de abastecer la demanda real, la cual finalizó para el año 2014 con un consumo de 15.000 kits anuales. 6. Que dicha contratación se planificó para cubrir la necesidad anual, con la posibilidad de prórroga por tres periodos iguales, y el contrato #1049, inicio en fecha 7 de marzo de 2011, estableciéndose una primera entrega de kits y los respectivos equipos en un plazo de 30 días hábiles posterior a la notificación de la disponibilidad de retiro del contrato, con entregas posteriores de kits según las necesidades de Servicio. Señala que la empresa adjudicataria aportó en calidad de préstamo los siguientes equipos: Una teñidora automática para las tinciones de inmunohistoquímica equipada con computadora, impresora y con UPS. Una impresora para códigos de barras. Un colocador automático de cubreobjetos. Un baño de flotación. Un micrótomo rotatorio y electrónico. Un horno con capacidad de alcanzar temperaturas de hasta 1009C (+-20 C) (Estufa). Un microscopio de investigación. Un congelador, que alcance temperaturas de menos 20 C, un refrigerador vertical de doble puerta de vidrio, y una teñidora automática para tinciones especiales equipada con computadora, impresora y con UPS. 7. Que debido al aumento de la demanda en la aplicación de esta técnica para el diagnóstico y la clasificación adecuada de tumores, aunado a la demanda de otros centros de referencia, fue necesario efectuar una modificación unilateral para aumentar la cantidad de pruebas cada año. 8. Que en vista de lo anterior, siendo que la licitación 2010LN-000006-2104, finalizaba su último periodo de prórroga en fecha 6 de marzo 2015, se determina la necesidad de efectuar un contrato adicional al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, para abastecer la demanda por un periodo aproximado de seis meses más, es decir se cuenta con existencias para cubrir hasta el 5 de setiembre
3 del 2015, mientras se finaliza el trámite de la nueva contratación anual, misma que fue gestionada mediante la Licitación Nacional 2015LN-000002-2104, no obstante se presentaron dos recursos de objeción al cartel, lo que ha retrasado el curso normal de la licitación. 9. Que por lo expuesto requiere el Hospital, se conceda autorización para contratar directamente con la empresa Makol OCR, S.A, al amparo del artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, para la adquisición de kits de inmunohistoquímica por el periodo aproximado adicional de seis meses a partir del 06 de setiembre del 2015, tiempo durante el cual se estima tener adjudicada e instalada la solución integral (equipos, dotación de kits y capacitación del personal) de la nueva licitación, para poder atender en forma oportuna a los usuarios y no afectar la oportunidad de mejorar su calidad y cantidad de vida. 10. Que las razones que justifican la autorización con dicha empresa se basa en lo siguiente: a) En el escenario que se lleve a cabo una contratación concursada, puede ocurrir que termine adjudicada una empresa distinta a Makol OCR, S.A, lo que conlleva tener que iniciar un periodo de capacitación del personal técnico debido a que la nueva empresa aportaría equipos y tecnología nueva no conocida por el personal, situación que requiere de cierto tiempo (aproximadamente 2 semanas), hasta abarcar el 100% de capacitación al personal, periodo durante el cual no se efectuarán estas pruebas, con la consecuencia de no poder atender la necesidad de los pacientes. Adicionalmente según sea las características de un nuevo equipo, puede ocasionar que se requiera efectuar modificaciones al mobiliario del Laboratorio, retrasando aún más la implementación de la solución integral de una nueva casa proveedora. b) Reitera el Hospital que, cuenta con los equipos proporcionados por la empresa Makol OCR, S.A, en calidad de préstamo siendo que aún están siendo abastecidos de los kits adquiridos con dicha compañía, por medio del contrato adicional vigente, por lo que contratar directamente con esa empresa garantiza que no haya necesidad de cambiar la tecnología existente es decir los equipos, ya que solamente requeriríamos de hacer el pedido de los kits con dicha casa proveedora. c) Señala que al adquirir el producto directamente con dicha empresa se garantiza satisfacer las necesidades, se permite darle continuidad al servicio por cuanto se tiene la experiencia en el uso de ese producto durante estos últimos cuatro años, mismo que ha demostrado ser de calidad y confiabilidad para los estudios de biopsia efectuados a los usuarios. Por lo que el personal cuenta con amplia experiencia y capacitación en el uso de la tecnología que ofrece dicha compañía, la cual ha cumplido a cabalidad con todas las exigencias del contrato. d) Ante ello se aporta la anuencia de la empresa en seguir brindando el servicio.
4 11. Que aporta Certificación del Sistema Centralizado de Recaudación de la CCSS, en la que consta que la empresa Makol OCR, S.A, está al día en el pago de las obligaciones obrero patronales y declaración jurada atinente al régimen de prohibiciones al tenor de lo que disponen los artículos 22 y 22 Bis de la Ley de Contratación Administrativa y 215 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Además se indica que la sociedad se encuentra al día en el pago de impuestos nacionales, obligaciones con la C.C.S.S. y FODESAF. II.-Criterio de la División. Para efectos de análisis del presente caso, debe tenerse presente que la licitación es el mecanismo establecido constitucionalmente para realizar las adquisiciones de bienes y servicios que requieran las administraciones públicas para el desempeño de sus cometidos, no obstante existen situaciones en las cuales la aplicación del procedimiento ordinario que por monto corresponda, podría generar una afectación a la satisfacción oportuna y adecuada del interés general. Es ante ello, que de conformidad con los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 138 y 139 del Reglamento a dicha ley, esta Contraloría General puede autorizar mediante resolución motivada, la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios, para situaciones o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Tomando en consideración lo anterior, para el caso bajo estudio resulta de relevancia lo expuesto por la Administración en varios sentidos. Como primer punto procede señalar que con el fin de suplir la necesidad en cuestión, se tramitó inicialmente la Licitación Pública no. 2010LN-000006-2104, la cual fue objeto de prórrogas y modificaciones con el fin de dar continuidad al servicio, siendo que se suscribió con la empresa encargada un contrato adicional, cuyo plazo máximo finaliza el 06 de setiembre de 2015. En segundo término se tiene, que el Hospital se encuentra tramitando el procedimiento de Licitación Nacional 2015LN-000002-2104, sin embargo dicho concurso ha sido objeto en dos oportunidades de recursos de objeción, lo cual ha generado un retraso en el curso normal del procedimiento, ocasionado que no se va a encontrar preparado para iniciar su ejecución en forma inmediata al 6 de setiembre de 2015, sino más bien, según cronograma aportado por la Administración, estaría para iniciar aproximadamente el 4 de enero de 2015. Bajo este orden de ideas, es claro que la Administración con posterioridad al 6 de setiembre del 2015, se encuentra frente a un escenario en donde ya no va a contar con proveedor para los kits de inmunohistoquímica, insumos estos que resultan vitales para la atención de los pacientes y con ello garantizar una mejor calidad de vida. Sobre este particular, debemos señalar en primer lugar, que es claro que un procedimiento ordinario de contratación en este caso, no resulta la mejor forma de satisfacer el
5 interés, ello tomando en cuenta por un lado, que el contrato actual vence en setiembre del presente año y por otro, que en paralelo ya la Administración se encuentra tramitando un proceso licitatorio para suplir dicha necesidad por un período mayor, cuyos atrasos en este procedimiento es precisamente lo que genera la presente solicitud de autorización. Derivado de lo anterior es claro, que la imposibilidad de contar con dichos insumos con posterioridad a la fecha de cita, implicaría por un lado, que la Administración no pueda prestar el servicio de atención conforme se encuentra obligada a hacerlo, y por otro, los pacientes a los cuales van dirigidos estos insumos, verían severamente atrasada la atención de sus necesidades, que no solo podría derivar en una afectación directa a su condición de salud, sino que en algunos casos, hasta su propia vida, visto el tipo de patología a la que van dirigidos estos insumos. De lo anterior queda claro, que sin importar las causas de las dilaciones presentadas en el procedimiento concursal que actualmente se encuentra tramitando la Administración, lo cierto del caso es que estas no pueden ser trasladadas al usuario final de los servicios, sea el paciente, por que el compromiso institucional con estos, es brindar no solo un servicio efectivo, sino además oportuno, de forma tal que la institución debe procurar esa oportunidad por medio de mecanismos que lejos de extender el período de la atención del paciente, lo reduzca en su beneficio. Lo anterior lleva al convencimiento de este Despacho, que efectivamente la contratación directa se convierte en el medio más apto para satisfacer la necesidad, por cuanto el servicio de la adquisición de los kits de inmunohistoquímica no se puede suspender, ya que es un insumo necesario y básico con el que debe contar el hospital para la atención de los usuarios, considerando además, el concurso ordinario que se está celebrando para satisfacer de forma permanente dicha necesidad. Al respecto, no brindar la autorización en los términos indicados, implicaría una desatención de los pacientes, sobrando decir el impacto que ello tendría en su salud, producto de los atrasos o cancelación de diagnósticos o valoraciones por falta de estas pruebas, de ahí que la contratación directa se visualiza en este caso, como un mecanismo rápido y efectivo para atender la necesidad prevista, evitando colocar en situación de riesgo al paciente, que es al fin de cuentas, el objetivo esencial de todo servicio de salud. Por otra parte, en cuanto a que se conceda la autorización de contratación directa con la empresa Makol OCR, S.A, se ha tomado en consideración lo manifestado por la Administración, en el sentido que realizar un procedimiento concursal, podría generar la adjudicación a un proveedor diferente, lo que ocasionaría un trastorno importante, en vista que desde el contrato inicial, Makol OCR S.A aportó en calidad de préstamo equipos que se encuentran instalados, acorde a la infraestructura hospitalaria y que son manejados por el personal que en su momento se capacitó, lo cual implica que con un nuevo proveedor, se dilataría el proceso por efecto de los nuevos ajustes a la infraestructura existente y nuevas capacitaciones que tendría que llevar cabo el personal encargado.
6 Lo anterior, sin dejar de lado el hecho que como lo apunta la Administración, esta empresa ha prestado un servicio eficiente y adecuado a los intereses institucionales. De forma adicional se toma en consideración, que hay anuencia por parte de la empresa Makol OCR, S.A, en brindar el servicio durante los próximos seis meses y ante la situación descrita, este Despacho no puede obviar la incuestionable necesidad de contar con los kits de inmunohistoquímica para el servicio de patología. Motivo por el cual ante lo indicado por la Administración, estima este Despacho que dicha empresa posee las condiciones de conocimiento y experticia necesaria, lo cual no se garantizaría al menos con la misma celeridad, de pensar en otro proveedor que tendría que entrar a dar en calidad de préstamos algunos equipos, instalarlos y posteriormente brindar la capacitación necesaria. Adicionalmente debemos resaltar, que no solo existe la necesidad inminente de contar con el servicio de los kits de inmunohistoquímica para los usuarios pacientes de ese Hospital, sino que adicionalmente el contar con ese servicio es trascendental para que la Administración preste su colaboración a otros centros hospitalarios como lo indicó, a saber: San Vicente de Paúl, San Rafael de Alajuela, San Carlos, Monseñor Sanabria, además de otros casos referidos como ínter consultas a los Hospitales Nacional de Niños, San Juan de Dios, Calderón Guardia y Máx. Peralta. Siendo así las cosas, y reconociendo el deber del Estado de garantizar la continuidad del servicio público, aún más en un servicio fundamental como lo es la salud, y dado que la adquisición de kits de inmunohistoquímica, se torna vital para ese propósito, encuentra claro este Despacho que la solución adecuada es el recurrir a un mecanismo de contratación directa con dicha empresa, conforme lo dispuesto en los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su Reglamento, normativa bajo la cual se otorga la autorización solicitada, condicionada no obstante a lo que de seguido será indicado. III.-Condiciones bajo los que se otorga la autorización. La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. Se otorga autorización al Hospital México, para contratar en forma directa la adquisición de kits de inmunohistoquímica, con la empresa Makol OCR, S.A, por un plazo de seis meses y por un monto unitario por kit de $34.90 (treinta y cuatro dólares con 90/100). 2. El plazo de la presente contratación, iniciará a partir del día inmediato siguiente al vencimiento del contrato que actualmente mantiene en ejecución dicho Hospital con la citada empresa y por el plazo indicado de seis meses. Queda entendido no obstante, que si el contrato derivado de la Licitación Pública 2015LN-000002-2104, se encontrare preparado para su ejecución con anterioridad al advenimiento de dicho plazo, el contrato derivado de la presente autorización quedará sin efecto, aspecto que deberá ser
7 expresamente indicado en el contrato que se suscribirá con el proveedor que se autoriza contrata en forma directa por este oficio. 3. Es responsabilidad exclusiva de esa Administración, contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente al contrato producto de la presente autorización, debiendo verificarse que los recursos pueden utilizarse válidamente para el fin propuesto. 4. Deberá suscribirse un contrato con el proveedor, donde se establezcan claramente las obligaciones de las partes, el cual se encuentra sujeto al trámite de aprobación interna institucional. 5. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 6. Queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración, la verificación de la idoneidad del proveedor seleccionado, lo cual deberá quedar acreditado en el expediente que se confeccione para estos efectos. 7. En el mismo sentido, también queda bajo responsabilidad de la Administración, la razonabilidad de los precios ofertados, por parte del proveedor a contratar. 8. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 9. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que la empresa contratista se encuentre debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación. 10. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración, la verificación del cumplimiento de parte de la contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 11. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado según lo dispuesto en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, y que no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración Pública. 12. Al ser un procedimiento excepcional, autorizado sobre la base de las explicaciones aquí brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
8 13. Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 14. La Administración deberá verificar que la eventual contratista se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley 9024. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del Doctor Douglas Montero Chacón, en su condición de Director General del Hospital México o de la persona que ejerza ese cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado Adriana Artavia Guzmán Fiscalizadora Asociada AAG/yhg NI: 18109-20503 Ci: Archivo central G: 2015002368-1