18 de noviembre, 2016 DCA-2901 Al contestar refiérase al oficio No. 15276 Señor Marvin Corrales Barboza Subgerente General BANCO DE COSTA RICA Fax: 2223-1983 Estimada señora: Asunto: Se otorga autorización al Banco de Costa Rica para realizar una contratación directa con las empresas VMA Custodia y Valores S.A. y Grupo Proval S.A, para los Servicios de transporte de valores, a oficinas, clientes y atm s, por un plazo de seis meses y por el monto máximo de 350.000.000,00 (trescientos cincuenta millones de colones). Nos referimos a su oficio No SGBMI-10-229-2016, recibido el 10 de octubre del 2016 en esta Contraloría General, mediante el cual solicita la autorización descrita en el asunto. Mediante los oficios Nro. SGBMI-10-245-2016 del 27 de octubre de 2016, SGBMI-11-260-2016 del 3 de noviembre de 2016 y GOAE-095-2016 recibido en fecha 7 de noviembre del 2016, se brindó información adicional a requerimientos planteados por esta División, por medio de los oficios No. 13843 (DCA-2662) del 25 de octubre de 2016, y No. 14303 (DCA- 2743) del 2 de noviembre de 2016. I.-Antecedentes y justificación de la solicitud. Como antecedentes y justificaciones brindadas, destaca la Administración las siguientes: 1. Que como resultado de la Licitación Pública Nro. 2011LN-000012-01, la Administración contrató a las empresas VMA Custodia y Valores S.A. y Grupo Proval S.A, para el servicio el servicio integral de transporte de valores del Banco de Costa Rica. 2. Que los contratos que se generaron producto de esta contratación se ampliaron posteriormente a través de la aplicación del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, que vencieron el 31 de octubre de 2016. 3. Que mediante la resolución R-DCA-720-2016 del 29 de agosto de 2016, esta Contraloría General declaró parcialmente con lugar el recurso de apelación que se presentó en contra del acto de adjudicación de la licitación pública 2016LN-000007-01, mediante la cual se pretendían contratar estos servicios y anuló el acto de adjudicación de los ítems apelados.
2 4. Que la licitación pública 2015LN-000007-01 se encuentra actualmente en el proceso de un nuevo estudio de ofertas para proceder posteriormente a una readjudicación, la cual es susceptible a nuevas apelaciones, por lo que considera el Banco que en seis meses se daría inicio a la ejecución de los contratos que se suscriban producto de esta licitación pública. 5. Que el Banco no cuenta con su propio servicio de transporte de valores, por lo que no contar con este servicio se afecta la operatividad de las oficinas del Banco, ya que se verán afectadas actividades de entrega de efectivo a las oficinas comerciales, atención de carga de cajeros automáticos, así como de las averías de estos equipos, situación que incide en el servicio que se brinda a los cuenta corrientistas y cuenta ahorrantes. 6. Que los clientes del Banco requieren la recolección de los valores por medio de las empresas privadas contratadas por el Banco, pues de no hacerlo el riesgo de asalto se incrementa y con ello las vidas humanas de los dependientes. 7. Que actualmente solamente operan en el país tres empresas privadas que brindan el servicio de transporte de valores, a saber: Proval, VMA y Dunbar. Por lo que considera que es un aspecto relevante para el Banco contratar de manera directa a las empresas VMA Custodia y Valores S.A. y Grupo Proval S.A., para evitar trasladar combinaciones de cajas fuertes, claves de alarmas y llaves de los atm s, situación que de alguna forma significa riesgo y tiempo para hacer estos traslados. 8. Que la empresas VMA Custodia y Valores S.A. y Grupo Proval S.A., se encuentra al día en sus obligaciones obrero patronales con la CCSS y FODESAF, asimismo bajo declaración jurada de ambas empresas indican que no se encuentran afectadas por ninguna de las prohibiciones indicadas en los artículos 22 y 22 bis, ni sancionada de acuerdo con los artículos 99, 100 y 100 bis de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, de igual forma que se encuentran al día con los impuestos nacionales. 9. Que las condiciones por el servicio a contratar se mantendrán tal y como están estipuladas en el contrato actual, existiendo solamente una variación en los precios con la empresa VMA Custodia y Valores S.A. que es de un 0.0823% respecto a los precios actuales. 10. Que en razón de lo anterior, solicita autorización para realizar una contratación directa con las empresas VMA Custodia y Valores S.A. y Grupo Proval S.A, para la contratación directa de los Servicios de transporte de valores, a oficinas, clientes y atm s, por un plazo de seis meses y por el monto máximo de 350.000.000,00 (trescientos cincuenta millones de colones).
3 II.-Criterio de la División. El artículo 182 de la Constitución Política establece que el procedimiento ordinario de licitatación, es el medio por el cual la Administración debe proveerse de los bienes, obras y servicios que requiera. No obstante, los procedimientos ordinarios en algunas ocasiones no resultan la vía más apta para la satisfacción del interés público, por lo que el ordenamiento jurídico le permite a la Administración apartarse de éste y recurrir a medios excepcionales a fin de satisfacer ese interés. Así, el artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) permite a la Administración solicitar a esta Contraloría General autorización para decantarse por una contratación directa, debiendo en tal caso acreditar las razones por las cuales se acude a un medio de excepción. Lo anterior es desarrollado por los artículos 138 y 139 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). Ello implica que esta División puede autorizar la contratación en forma directa en aquellos casos en que así se justifique, y para lo cual se debe realizar una valoración objetiva de todos los elementos de hecho que rodean la situación particular, a efectos de determinar si la Administración se encuentra en una situación excepcional. Ahora bien, en el caso bajo análisis, esa Institución explica que se han ejecutado los contratos para el servicio de transporte de valores, derivado de una licitación realizada en el 2011, para lo cual inició un nuevo proceso de contratación por medio de la licitación pública 2015LN-000007-01 para la contratación de los servicios de transporte de valores mencionados, siendo que mediante la resolución R-DCA-720-2016 del 29 de agosto de 2016, esta Contraloría General declaró parcialmente con lugar el recurso de apelación que se presentó en contra del acto de adjudicación de la licitación pública y anuló el acto de adjudicación de los ítems apelados. Por lo que la licitación pública se encuentra actualmente en el proceso de un nuevo estudio de ofertas para proceder posteriormente a una readjudicación. Menciona que los contratos actuales en cuestión vencieron el pasado 31 de octubre, sin embargo es de interés público e institucional contar con el servicio requerido pues de lo contrario el Banco no podría funcionar en su gestión operativa normal, ya que el servicio de transporte de valores es consustancial a la actividad bancaria. Ahora bien, considerando lo manifestado por la Administración tenemos, que en el caso bajo análisis adquiere especial importancia la naturaleza de los servicios que se pretenden contratar, es decir, el servicio integral de transporte de valores, el cual como bien lo indica la Administración es de interés institucional, ya que de no poder contar con estos servicios que actualmente le brindan las empresas privadas, pondrían al Banco en un estado de vulnerabilidad antes los clientes y usuarios, sobre todo aquellos que manejan sus cuentas corrientes con el Banco, aspectos que podrían provocar también el desinterés de estos en permanecer como clientes del Banco, con el impacto correspondiente en su imagen y comercialidad.
4 En este orden de ideas no se deja de lado además, que este servicio constituye un elemento crítico y sensible en la actividad bancaria, ya que a través de este servicio se abastecen y recogen los valores de los puntos de venta, de igual forma un alto porcentaje de los atm s son atendidos por las empresas privadas quienes realizan las cargas, atienden averías de primera línea y realizan custodias para los mantenimientos preventivos y correctivos, por lo que pensar en la ausencia de este servicio por un tiempo prolongado, podría ocasionar un impacto asociado con la calidad del servicio al que se encuentra obligada toda entidad financiera, colocándola en desventaja frente a otros competidores. Por otra parte como bien lo indica el Banco solicitante, este servicio comprende además el traslado de combinaciones de cajas fuertes, claves de alarmas y llaves de los Atms, por lo que además de aspectos de calidad el servicio en cuestión implica altos elementos de seguridad bancaria que no pueden ser desprovistos a la institución. De ahí que este Despacho considere oportuno autorizar un mecanismo de excepción para continuar proveyéndose de estos servicios vitales para la gestión bancaria, considerando además que la institución ha promovido oportunamente un procedimiento licitatorio el cual se encuentra en fase de readjudicación. Con respecto a la contratación con las empresas VMA Custodia y Valores S.A. y Grupo Proval S.A, indica el Banco que estos proveedores han brindado un servicio a cabalidad y a satisfacción, señalando que las condiciones por el servicio a contratar se mantendrán tal y como están estipuladas en el contrato actual, y solamente existiría una variación en los precios con la empresa VMA que es de un 0.0823% respecto a los precios actuales, lo cual consideran razonable. Al respecto, este Despacho se permite agregar que en efecto pretender realizar en este caso un procedimiento concursal así sea excepcional, coloca en una posición de mayor riesgo la gestión administrativa, toda vez que no debe perderse de vista que los contratos que se venían ejecutando producto del artículo 201 del RLCA vencieron ya, de ahí que el concurso en este caso, es prolongar por un tiempo adicional la atención de la necesidad, lo cual como se dijo implicaría un impacto en el servicio a los clientes y a la propia seguridad de los activos que resguarda. Adicionalmente, incorporar nuevas empresas -que por demás como lo indica el Banco son limitadas en el mercado- implica un despliegue de coordinación y estrategia bancaria que las empresas que recién han prestado el servicio ya conocen, economizando ese paso y en consecuencia, reduciendo tiempos de atención. Por ello, en este caso es criterio de esta División que se ha acreditado la importancia de contratar los servicios de transporte de valores en forma directa con dichas empresas, mientras se concluye el nuevo procedimiento de contratación, ello con el fin de que la Administración no vea interrumpida la prestación de dichos servicios.
5 Así las cosas, y con fundamento en el artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y los principios que rigen la materia, se procede a autorizar al Banco de Costa Rica para que contrate en forma directa los servicios de transporte integral de valores mencionado, por un plazo de seis meses mientras se concluye todos los trámites relacionados con el nuevo procedimiento de contratación. III.-Condiciones bajo las que se otorga la autorización. La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. Se autoriza al Banco de Costa Rica para que contrate en forma directa con las empresas VMA Custodia y Valores S.A. y Grupo Proval S.A., para el servicio integral de transporte de valores, por un plazo de seis meses y por el monto máximo de 350.000.000,00 (trescientos cincuenta millones de colones). Lo anterior, de conformidad con los precios, detalle de actividades que comprende el desarrollo de estos servicios así como su costo proyectado, indicados en los oficios SGBMI-11-260-2016 del 3 de noviembre del 2016, y el oficio GOAE-095-2016 del 27 de octubre del mismo año. 2. La Administración deberá acreditar en el expediente administrativo que cuenta con el contenido económico suficiente y disponible para atender los pagos producto de la contratación que aquí se autoriza, debiendo verificar que tales recursos puedan válidamente ser utilizados para ese fin. 3. La razonabilidad del precio pactado queda bajo la absoluta y exclusiva responsabilidad de la Administración. 4. El plazo de la presente autorización correrá a partir de la comunicación del presente oficio, no obstante la Administración deberá suscribir previo al inicio de los servicios, un contrato con cada una de las empresas que por el presente oficio se autoriza contratar, en el cual se definan las condiciones de precio, plazo y demás esenciales para el servicio. Sin embargo, la ejecución del contrato derivado de la presente autorización deberá tenerse por finalizada anticipadamente, al momento en que el contrato producto del procedimiento de licitación 2015LN-000007-01 pueda dar inicio, y así deberá ser indicado en el contrato citado. 5. El contrato indicado en el punto anterior, queda exento de los trámites de aprobación interna y refrendo, considerando que los servicios en la actualidad carecen de contrato vigente, y considerando además, el impacto que este tiene en la labor ordinaria del Banco. 6. Deberá quedar constancia en el expediente administrativo levantado al efecto, todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior.
6 7. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que las empresas contratistas se encuentra al día en el pago de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago deberá corroborarse dicha situación. De igual forma se deja bajo la responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de parte de la contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto a encontrarse al día con el pago de las obligaciones correspondiente al FODESAF. 8. Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República ( ). 9. Al ser esta contratación un procedimiento excepcional autorizado sobre las base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 10. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que las empresas contratistas no cuenten con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentren inhabilitadas para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 11. La Administración deberá verificar que las empresas contratistas se encuentre al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley No.9024. 12. En razón de la modalidad de contratación, deberán establecerse los mecanismos de control interno suficientes y oportunos que garanticen la sana inversión de recursos públicos, de modo que únicamente se cancelen los servicios efectivamente prestados a satisfacción. 13. De previo a dar la orden de inicio se deberá verifica que el contratista cumple con los permisos, autorizaciones y en general cualquier habilitación que exija el ordenamiento jurídico para prestar el servicio.
7 Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de los señores Marvin Corrales Barboza en su condición de Subgerente General y Henry Gutiérrez Badilla en su condición de Gerente del Área de Operaciones de Administración, ambos del Banco de Costa Rica o en su defecto de las personas que ejerzan esos cargos. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de sus competencias, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, NSM/pus NI: 27642, 29853, 30525, 30853, 31217 G: 2016003659-1 Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado