Parte 1: MANUAL DE USO PARA EL GESTOR DOCUMENTAL Versión en Español Parte 2: MANUAL DO USUÁRIO GESTOR DOCUMENTAL Versão em Português 1
INDICE Contenido Pag Parte 1: Versión en Español... 4 1. Qué es el gestor documental?... 5 2. Para qué sirve el gestor documental?... 5 3. Cómo solicitar una cuenta del gestor documental?... 5 4. Cómo ingresar al gestor documental?... 8 5. Cómo buscar de forma genérica en el gestor documental?... 9 Opción Búsqueda... 10 6. Cómo buscar por tipo de documento en el gestor documental?... 10 7. Cómo buscar un documento Almacén en el gestor documental?... 11 8. Cómo buscar un documento de Mantenimiento en el gestor documental?... 13 9. Cómo buscar un componente en el gestor documental?... 15 10. Cómo buscar un documento COMAT en el gestor documental?... 16 11. Cómo buscar una bitácora de vuelo/mantenimiento en el gestor documental?... 17 12. Cómo buscar un nuevo libro MLB y FLB en el gestor documental?... 18 13. Cómo buscar un mayor repair Form 337?... 20 14. Cómo buscar una Shop Visit de Motor?... 21 15. Cómo descargar varios documentos desde el gestor documental?... 21 16. Preguntas frecuentes... 23 Parte 2: Versão em Português... 26 1. O que é o gestor documental?... 27 2. Para que serve o gestor documental?... 27 3. Como criar uma conta no gestor documental?... 27 4. Como entrar no gestor documental?... 29 5. Como pesquisar de forma genérica no gestor documental?... 30 Opción Búsqueda... 32 6. Como pesquisar por tipo de documento no gestor documental?... 32 2
7. Como pesquisar documentos de Armazém no gestor documental?... 33 8. Como pesquisar um documento de manutenção no gestor documental?... 34 9. Como pesquisar um componente no gestor documental?... 35 10. Como pesquisar um documento COMAT no gestor documental?... 36 11. Como pesquisar um log de vôo / manutenção no gestor documental?... 37 12. Como pesquisar um novo livro MLB e FLB no edocs... 39 13. Como pesquisar um Major repair Form 337?... 40 14. Como pesquisar um Shop Visit de Motor?... 41 15. Como fazer o Download de varios documentos do gestor documental?... 41 16. Perguntas frequentes... 43 3
Parte 1: Versión en Español 4
1. Qué es el gestor documental? Es una plataforma digital desarrollada por la Gerencia de Aeronavegabilidad donde se pueden visualizar documentos de la ejecución del mantenimiento, almacén, trazabilidad de componentes, bitácoras de vuelo y COMAT. 2. Para qué sirve el gestor documental? El gestor documental edocs permite consultar, visualizar y descargar distintos tipos de documentos como la ejecución del mantenimiento, almacén, trazabilidad de componentes, bitácoras de vuelo y COMAT. 3. Cómo solicitar una cuenta del gestor documental? a) Ingresar al portal LATAM en la opción autoservicio 5
b) Ingresar a continuidad de negocio c) Ingresar a CDN mantenimiento/solicitud acceso gestor documental 6
d) Llenar la información de la solicitud e) Informar a tu jefe directo que debe aprobar el Workflow para avanzar con la solicitud. 7
4. Cómo ingresar al gestor documental? a) Ingresar al gestor documental, https://gd-tcs.cl/latam/login.html, el Username y Password son los mismos de la red LATAM. b) Seleccionar View Documents 8
5. Cómo buscar de forma genérica en el gestor documental? a. Puedes buscar cualquier tipo de documento mantenimiento, almacén, componente, comat o bitácora de vuelo, ejemplo buscar el T006M3Z2, una serie number componente, serviciable part tag, etc Actualmente esta opción se encuentra deshabilitada, el sistema les entregara el siguiente mensaje: 9
Se recomienda usar BUSQUEDA Opción Búsqueda 6. Cómo buscar por tipo de documento en el gestor documental? Se dispone de un menú que permite buscar los siguientes tipos de documentos: 10
7. Cómo buscar un documento Almacén en el gestor documental? a) Para buscar almacén puedes usar cualquiera de los campos disponibles, ejemplo buscar por el Inventory Barcode el I00042QL 11
Resultado: También puedes buscar varios Inventory Barcode usando la coma, como separador 12
8. Cómo buscar un documento de Mantenimiento en el gestor documental? a) Seleccionar General Seach y usar cualquiera de los campos disponibles, ejemplo1, buscar un ID Barcode JIC T00BM3Z2 o algun codigo REQ o WP También puedes buscar varios Barcode JIC, REQ o WP usando la coma, como separador. 13
Al buscar un REQ el resultado son todas las JIC asociadas. Al buscar un WP el resultado son todas las JIC asociadas. (Ejemplo 2, buscar WP: T00BDGPX) 14
9. Cómo buscar un componente en el gestor documental? a) Seleccionar Components Search y usar cualquiera de los siguientes campos, Ejemplo: Buscar Serial Number: 03291 15
10. Cómo buscar un documento COMAT en el gestor documental? a) Seleccionar COMAT y usar cualquiera de los siguientes campos. Ejemplo: Buscar N Documento Importación: 12490 16
11. Cómo buscar una bitácora de vuelo/mantenimiento en el gestor documental? a) Seleccionar Technical Log Book search y usar cualquiera de los siguientes campos, sin embargo se recomienda usar el A/C MSN o A/C Registration más un complete date asociado. Ejemplo: Buscar A/C Registration: CC-BAH y complete date: 01-01-2017 hasta 06-01- 2017 Nota: Desde Septiembre-2017 se incorporó un nuevo Technical Log Book el cual reemplaza al anterior, este documento se divide en un Maintenance Log Book (MLB) y un Flight Log Book (FLB), para buscar este tipo de documento usar: 17
12. Cómo buscar un nuevo libro MLB y FLB en el gestor documental? Los nuevos MLB y FLB se empezaron a usar desde Septiembre 2017 por lo tanto muchos de ellos ya están disponibles en el gestor documental e-docs, la forma correcta para buscarlos es: 1. Ingresa al gestor documental e-docs / View Documents / BUSQUEDA / New Technical Log Book. 2. Ingresa el Type (MLB o FLB) + A/C Registration ya que estos son campos obligatorios. Resultado: Encontraste tres archivos MLB que corresponden a todos los disponibles para el CC-CPJ y cada archivo contiene los registros entre las fechas Opening Date y Close Date. Al abrir el documento se mostrara un archivo.pdf que contiene el MLB completo. 18
Como ejercicio también intenta buscar de las siguientes formas: 19
13. Cómo buscar un mayor repair Form 337? a) Seleccionar Major Repair (Form 337) y buscar por alguno de los siguientes campos: Ejemplo: A/C Registration CC-BAH Resultado: Todos los Form 337 asociados al CC-BAH 20
14. Cómo buscar una Shop Visit de Motor? 1. Seleccionar Shop Visit y buscar por cualquiera de los siguientes campos: 15. Cómo descargar varios documentos desde el gestor documental? 1. Seleccionar con un click el checkbox para todos los documentos. Ejemplo: WP T00BDGPX. Para ver más registros ampliar las entradas en Show 21
2. Solicitar descargar archivo Zip. 3. Confirmar la descarga Zip 4. Seleccionar archivos ZIP y Download. 22
16. Preguntas frecuentes 1. Si no encuentro un documentos en el gestor documental edocs a quién debo solicitarlo? R: De no encontrarse algún documento se debe solicitar vía sysaid al grupo Record Keeping Para matriculas CC, HC, LV y N generar sysaid a: Categoria: Airworthiness LATAM Subcategoria: Document Request Matricula: Engineering Order Grupo de agentes: Record Keeping Para matriculas PR y PT generar sysaid a: Categoria: Airworthiness Brazil - Records / Audit Data Subcategoria: Aeronaves Matricula: Airworthiness Brazil - Records / Audit Data Grupo de agentes: TAM Aero Records Importante: Favor indicarnos los BC MXI que necesita y el plazo del sysaid. Nota: De no contar con cuenta sysaid, enviar un correo hacia: GrpRecordKeeping@lan.com 23
2. Qué navegador es el ideal para el gestor documental edocs? Google Chrome 3. Existe algún comodín de búsqueda para el gestor documental edocs? Si, el comodín de búsqueda es el asterisco * Ejemplo: Buscar todos los vuelos LAN de la aeronave MSN 4549. En Flight Number escribir LAN* y en A/C MSN 4549 4. Hay alguna diferencia si se busca un Technical Log Book por la matricula o A/C MSN? Si, varias aeronaves en el transcurso de su operación han cambiado de matrícula, por lo tanto es recomendable buscar por A/C MSN ya que este parámetro no cambia. 5. Qué diferencia tienen los MLB y FLB de los actuales Technical Log Book? El actual Technical Log Book se dividió en dos libros el primero es el MLB (Maintenance Log Book) donde se registran las acciones de mantenimiento, el segundo es el FLB (Flight Log Book) donde se registran las acciones de la operación del vuelo. Para la búsqueda en el gestor documental edocs se recomienda intentar con el Technical Log Book y New Technical Log Book 24
6. Si tengo un problema para ingresar al gestor documental edocs? Llamar al teléfono.: 26774573, 26774665, 26774483 o enviar un correo a: GrpRecordKeeping@lan.com Nota: Antes de reportar el problema, intente limpiar el historial del navegador Google Chrome 25
Parte 2: Versão em Português 26
1. O que é o gestor documental? É uma plataforma digital desenvolvido pela Gerência de Aeronavegabilidade onde você pode visualizar documentos executados pela manutenção, arquivo histórico, rastreabilidade de componentes, diários de bordo e COMAT. 2. Para que serve o gestor documental? O gestor documental edocs permite-lhe consultar, visualizar e fazer o download de diferentes tipos de documentos, facilitando assim o trabalho dos usuários. 3. Como criar uma conta no gestor documental? a) Entre no portal LATAM na opção de autosserviço b) Entre na opção continuidade de negócios c) Entre em mantenimiento CDN Manutenção / aplicação gestor documental. 27
d) Escreva as informações solicitadas e) Informe ao seu chefe direto, que deverá aprovar o fluxo de trabalho para prosseguir com a aplicação. 28
4. Como entrar no gestor documental? a) Acessar o link, https://gd-tcs.cl/latam/login.html, utilizando o usuário e senha de rede LATAM. b) Selecionar View Documents 29
5. Como pesquisar de forma genérica no gestor documental? a) Você pode encontrar qualquer tipo de documentos gerados na manutenção, arquivos históricos, componentes ou Maintenance Flight Log (MLB) ou RTA (Para buscar vias de RTA, é necessário sempre pesquisar pela primeira via da pagina solicitada). Exemplo 1: pesquisar o barcode T006M3Z2, um serial number de componente, serviceable part tag, etc Exemplo 1: Encontrar T006M3Z2 Atualmente esta opção está desativada, o sistema lhe dará a seguinte mensagem: 30
Recomenda-se utiliza BÚSQUEDA 31
Opción Búsqueda 6. Como pesquisar por tipo de documento no gestor documental? Existe um menu que permite pesquisar os seguintes tipos de documentos: 32
7. Como pesquisar documentos de Armazém no gestor documental? a) Para encontrar documentos de armazém você pode usar qualquer um dos campos disponíveis, exemplo: pesquisar pelo Inventory Barcode I00042QL Você também pode pesquisar vários Inventory Barcode utilizando a vírgula, como separador 33
8. Como pesquisar um documento de manutenção no gestor documental? a) Selecionar General Seach e usar qualquer um dos campos disponíveis, exemplo: pesquisar um ID Barcode JIC T00BM3Z2 ou algum código REQ ou WP Você também pode pesquisar vários Barcodes utilizando a vírgula, como separador Para encontrar um REQ o resultado são todas as JIC associadas. Para encontrar um WP o resultado são todas as JIC associadas. (Exemplo: encontrar o WP T00BDGPX) 34
9. Como pesquisar um componente no gestor documental? a) Selecionar Components Search e usar qualquer um dos campos disponíveis, exemplo: Encontrar Serial Number: 03291 35
10. Como pesquisar um documento COMAT no gestor documental? a) Selecionar COMAT e usar qualquer dos campos disponíveis, exemplo: encontrar N Documento Importación: 12490 36
11. Como pesquisar um log de vôo / manutenção no gestor documental? Selecionar Technical Log Book search e usar qualquer dos campos disponíveis, porém recomenda-se utilizar o A/C Registration com um complemento associado. Exemplo 1: Encontrar A/C Registration: CC-BAH e complete date: 01-01-2017 até 06-01-2017 Exemplo 2: de busca de vias de RTA: Para buscar a via H882602 é necessário buscar a numeração H882601 37
Resultado: Você pode usar a vírgula, como separador para pesquisar vários documentos de uma só vez. Nota: Desde Setembro-2017 foi incorporada o novo Technical Log Book que substitui o RTA. Os novos documento são chamados de Maintenance Log Book (MLB) e o Flight Log Book (FLB), para encontrar este tipo de documento, escolher: 38
12. Como pesquisar um novo livro MLB e FLB no edocs 1. Entre no e-docs / View Documents / BUSQUEDA / New Technical Log Book. 2. Escreva no Type (MLB o FLB) + A/C Registration, eles são campos obligatorios. 39
13. Como pesquisar um Major repair Form 337? b) Selecionar Major Repair (Form 337) e usar qualquer dos campos disponíveis: Exemplo: A/C Registration CC-BAH Resultado: Todos os Form 337 associados ao CC-BAH 40
14. Como pesquisar um Shop Visit de Motor? 1. Selecionar Shop Visit e usar qualquer dos campos disponíveis: 15. Como fazer o Download de varios documentos do gestor documental? 1. Selecione com um clique a caixa de seleção para selecionar todos os documentos. Exemplo: WP T00BDGPX. Para mais registros expandir entradas em Show entries 41
2. Clicar em Solicitar Zip. 3. Confirmar o download Zip 4. Selecionar archivos ZIP. 42
16. Perguntas frequentes 1. Se não consigo encontrar um documento no gestor documental edocs a quem devo solicitar? R: Caso nenhum documento seja encontrado, o documento deve ser solicitado via sysaid ao grupo Record Keeping (Aeronavegabilidade) Para matriculas CC, HC, LV y N abrir um sysaid a: Categoria: Airworthiness LATAM Subcategoria: Document Request Matricula: Engineering Order Grupo de agentes: Record Keeping Para matriculas PR y PT abrir um sysaid a: Categoria: Airworthiness Brazil - Records / Audit Data Subcategoria: Aeronaves Matricula: Airworthiness Brazil - Records / Audit Data Grupo de agentes: TAM Aero Records Importante: Por favor indicar os Barcodes MXI e o prazo do sysaid. Nota: Caso não possua uma conta sysaid, enviar um e-mail para: cassia.fontana@latam.com ou GrpRecordKeeping@lan.com 43
2. Qual é o navegador ideal para acessar o gestor documental? Google Chrome 3. Há um comodin de pesquisa? Sim, o comodin e * Exemplo: Pesquisar todos los voos LAN da aeronave MSN 4549 Em Flight Number escrever LAN* e em A/C MSN 4549 4. Existe alguma diferença se você esta procurando um livro de registro técnico pela inscrição o A/C MSN. Sim, varias aeronaves durante a sua operação mudaram o registro, por isso é aconselhável procurar por A/C MSN este parâmetro no muda. 5. Qual a diferença entre MLB e FLB, RTA de Registro Técnico? O atual Livro de Registro Técnico foi dividido em dois livros, o primeiro é o MLB (Maintenance Log Book) onde as ações de manutenção são registradas, o segundo é a FLB (Flight Log Book) onde as ações de operação do voo são gravadas. Para pesquisar no gestor documental edocs é recomendado utilizar o Technical Log Book y New Technical Log Book. 44
6. Se eu tiver problemas para acessar o gestor documental? Chamar: 26774573, 26774665, 26774483 ou enviar um e-mail a: GrpRecordKeeping@lan.com Nota: Antes de relatar o problema, tente limpar o histórico do navegador Google Chrome e fazer o login novamente no sistema. 45