ACCESO Y REGISTRO DE UN AGENTE EN EL EXTRANET COES MANUAL DE USUARIO. Preparado por : DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DE

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1 ACCESO Y REGISTRO DE UN AGENTE EN EL EXTRANET COES MANUAL DE USUARIO Preparado por : DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN Versión : 1.2. Fecha : 24 de setiembre del 2015

2 Elaborado por: Departamento de Tecnología de la Información Versión de 12 Historial de Revisiones. Versión Fecha Autor Descripción Abr-2014 J. Sayán Actualización de información G. Morales Actualización del manual: Acceso al Sistema, Opciones de administración de usuario :Cambiar Password y Solicitar Módulos G. Morales Actualización del manual: Opciones de administración de usuario :Cambiar Password, Actualizar mis datos y Solicitar Módulos

3 Elaborado por: Departamento de Tecnología de la Información Versión de 12 Índice 1. Introducción Acceso al Sistema Registrando un nuevo Agente Consideraciones Ingreso Satisfactorio Opciones de Administración de Usuario Cambiar Password Actualizar mis datos Solicitar Módulos

4 Elaborado por: Departamento de Tecnología de la Información Versión de Introducción El presente documento tiene como finalidad informar al usuario la definición funcional con el rol de agente que le permitirá estar familiarizado con la navegación de las interfaces del sistema, manteniendo el perfil funcional del sistema. Para ello se describe inicialmente el acceso al aplicativo continuando con las funcionalidades de cada uno de los módulos. 2. Acceso al Sistema Para acceder al extranet SGO COES se debe abrir un navegador web de preferencia Internet Explorer a partir de la versión 9, Mozilla Firefox o Google Chrome. En la barra de direcciones digite la siguiente dirección y presionar la tecla Entrar. Otra forma de acceder al sistema es primero entrando a la página web Figura 1 Segunda forma de entrar

5 Elaborado por: Departamento de Tecnología de la Información Versión de 12 Una vez en la página web seleccionamos la opción Extranet como se muestra en la figura 1, la cual nos llevará a la dirección del extranet SGOCOES. Se mostrará un formulario de identificación, en este deberá de ingresar los siguientes datos: Usuario y Contraseña. Figura 2 Acceso al SGOCOES 3. Registrando un nuevo Agente 3.1. Consideraciones - El proporcionado será la identificación de usuario. - Solo se atenderá a las solicitudes inherentes a sus funciones, y procedentes de empresa y organismo del SEIN. - Si la empresa cumple con los antes indicado y no se encuentra en la lista, el usuario podrá contactarse al webmaster@coes.org.pe - El agente deberá de indicar a que módulo debe estar asociado luego de la aprobación del administrador el sistema le dará el permiso al módulo solicitado y además automáticamente se asociará al módulo de reclamos. - Si un agente solo desea registrar su reclamo y no estar asociado a los demás módulos entonces deberá de solicitar su ingreso solo al módulo de reclamos y este será aceptado por el administrador responsable. Para registrar un nuevo agente deberá de hacer Clic en la parte inferior de la autenticación (Figura 2) donde dice <<Obtenga su cuenta de acceso>> al seleccionar esta opción el sistema le mostrará una pantalla para que

6 Elaborado por: Departamento de Tecnología de la Información Versión de 12 complete los datos solicitados (Figura 3) donde se debe de tener en cuenta las consideraciones explicadas. Figura 3.- Proceso de Registro. Luego de ingresar los campos solicitados, se debe seleccionar el botón Grabar (Figura 4) para que el administrador valide y registre el nuevo usuario.

7 Elaborado por: Departamento de Tecnología de la Información Versión de 12 Figura 4.- Registro de un nuevo Agente. El sistema nos muestra un resumen de los datos del nuevo usuario ingresados. (Figura 5). Figura 5.- Mensaje Enviado

8 Elaborado por: Departamento de Tecnología de la Información Versión de 12 A la vez se envía un mensaje al correo del usuario ingresado con un el resumen de la solicitud registrada (Figura 6).. Figura 6.- Registro de Solicitud de Usuario. El administrador del extranet COES debe evaluar la solicitud de usuario, una vez que lo evalué y registre se enviará al correo que ha sido registrado una contraseña que se le ha asignado para su cuenta activada (Figura 7). Figura 7.- Activación de Usuario. También se notificará al usuario la habilitación de acceso al módulo o módulos del Extranet solicitadas (Figura 8).

9 Elaborado por: Departamento de Tecnología de la Información Versión de 12 Figura 8- Habilitación de Acceso a Modulo. 4. Ingreso Satisfactorio El usuario ingresa su usuario y contraseña que se le ha sido asignado y selecciona la opción Ingresar como se muestra en la siguiente figura. Figura 9- Ingreso de usuario y contraseña El sistema valida que el usuario y contraseña ingresados, sean válidos. En la siguiente figura se muestra el mensaje de bienvenida de un usuario que se ha logueado correctamente.

10 Elaborado por: Departamento de Tecnología de la Información Versión de 12 Figura 10- Ingreso exitoso 4.1. Opciones de Administración de Usuario El sistema permite administrar los datos del usuario, se cuenta con las opciones: Cambiar Password, Actualizar mis datos y Solicitar Módulos, estas opciones se encuentran ubicadas en el menú Administración Figura 11 -Opciones de administración de usuario Cambiar Password. Para cambiar la contraseña se debe ingresar la contraseña actual, la nueva contraseña (6 o más caracteres) y también confirmar la contraseña nueva. Una vez ingresado estos campos, se deberá presionar el botón Actualizar. La próxima vez que ingrese a la Extranet deberá utilizar esta nueva contraseña. Figura 12 Cambiar Contraseña

11 Elaborado por: Departamento de Tecnología de la Información Versión de Actualizar mis datos Esta opción permite actualizar los datos del usuario. Cuando se termine de modificar los datos de usuario se selecciona el botón Actualizar. Figura 13 Actualizar datos de usuario Solicitar Módulos. En esta opción nos permite solicitar acceso a módulos adicionales de la Extranet COES. Una vez seleccionado los módulos en la sección Módulos disponibles, se presiona el botón Enviar Solicitud. El sistema notificará a los administradores de los módulos para evaluar las solicitudes de acceso. Cuando la solicitud sea aprobada por el administrador se enviará una notificación al correo electrónico. Figura 14- Seleccionar Solicitud de Módulo

12 Elaborado por: Departamento de Tecnología de la Información Versión de 12 En la sección Solicitudes de acceso se muestra los módulos aceptados y pendientes, como se observa en la siguiente figura: Figura 15 Solicitudes de acceso También en la sección Solicitud de acceso se puede enviar un recordatorio al administrador en caso todavía no ha aceptado la solicitud de acceso al módulo. Figura 16 Enviar recordatorio