Herramientas Avanzadas Word 2003 Autor: Viviana M. Lloret Prof. de Matemática e Informática Blog: aulamatic.blogspot.com
Microsoft Word Herramientas Proteger documentos Para proteger un documento en Word contamos con dos opciones, una de ellas impide la escritura y modificación del documento, mientras que la segunda impide el acceso a su contenido. Para activar alguna de estas funciones debemos recurrir al menú de Herramientas > Opciones. En dicha ventana hacemos clic en la pestaña Seguridad. Allí tendremos acceso a las dos opciones, que podemos activar en conjunto con dos contraseñas diferentes. Contenidos Proteger documentos Determinar parámetros de autocorrección Autotexto. Personalizar las propiedades del archivo En la primera podemos generar una contraseña de apertura, que impedirá la apertura del documento si no se ingresa la contraseña.
La segunda impedirá que se modifique el documento, pero si permitirá acceder a su contenido. Cuando hayamos definido la contraseña debemos hacer clic en Aceptar. Esta función es ideal para enviar archivos por Internet de manera más segura a clientes, proveedores, empleados o amigos que comparten su PC con otras personas. Determinar parámetros de autocorrección Word nos brinda la opción Autocorrección, presente en el menú Herramientas > Opciones de Autocorrección, para detectar y corregir automáticamente errores tipográficos, palabras escritas incorrectamente y el uso indebido de mayúsculas. Por ejemplo, si escribimos qeu y un espacio, la opción Autocorrección sustituye lo que hemos escrito por "que". O bien, si escribimos Ésta es lac asa y un espacio, Autocorrección reemplaza lo que hemos escrito por "Ésta es la casa". Desde la pestaña Autocorrección podremos configurar, activando o no la casilla de verificación, las distintas opciones que nos brinda esta herramienta.
Corregir DOs MAyúsculas SEguidas. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayúsculas seguidas al principio de una palabra, Word sustituirá la segunda mayúscula por una minúscula. Por ejemplo: "Corregir DOs MAyúsculas SEguidas" se corregiría a: "Corregir Dos Mayúsculas Seguidas". Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Pone en mayúscula la primera letra después de un signo de puntuación que indique el final de una oración, como por ejemplo un punto, un final de interrogación, etc. Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace que empiece por mayúscula. Corregir configuración de teclado. Corrige posibles configuraciones erróneas del teclado automáticamente. Poner en mayúscula los nombres de días. Pone en mayúscula los nombres de los días de la semana. Corregir el uso accidental de bloq mayús. Cuando encuentra una palabra con la primera letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de mayúsculas. Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. Como podemos observar en la siguiente imagen, Word tiene por defecto una lista integrada de elementos de Autocorrección. Por ejemplo, escribimos (c) para insertar. Si la lista de elementos integrados de Autocorrección no contiene las correcciones que deseamos, podremos agregar nuevos elementos.
Para agregar elementos de autocorrección, simplemente en donde dice: Reemplazar escribimos el texto que deseamos sea reemplazado por el escrito en la casilla Con:, luego debemos hacer clic en Agregar. Por ejemplo, podemos escribir en Reemplazar: EEUU y en Con: Estados Unidos, para que cada vez que encuentre la sigla EEUU la reemplace por Estados Unidos Cuando escribimos en forma incorrecta una palabra, automáticamente Word la subraya de color rojo, y se visualiza el botón de autocorrección, primero como un pequeño cuadro de color azul, y al apoyar el mouse sobre él se convierte en botón. Si en alguna ocasión no deseamos que se corrija el texto, podremos deshacer la corrección o bien, activar o desactivar las opciones de Autocorrección haciendo clic en el botón y realizando una selección.
Autocorrección puede poner en mayúscula la letra inicial de la primera palabra de una frase, los nombres de los días de la semana, texto en una celda de tabla, etc. Autotexto. Personalizar las propiedades del archivo A la hora de confeccionar documentos del mismo tipo ciertos párrafos se repiten frecuentemente, por lo que podría aprovecharse en otros documentos. Así por ejemplo el comienzo o despedida de una carta se podría utilizar para otras. Word permite este uso empleando autotextos, un autotexto permite almacenar textos o gráficos bajo un nombre o abreviatura para posteriormente insertarlos en cualquier parte del documento. Cada selección de texto o gráficos se graba como un elemento de Autotexto y se le asigna un nombre exclusivo. Se los divide en categorías. Para agregar un elemento de Autotexto en un documento de Word, debemos recurrir al menú Insertar > Autotexto y, a continuación, elegimos dentro de la categoría, el tipo de elemento que deseamos insertar. Para crear un elemento de autotexto seleccionamos el texto o el gráfico que deseamos guardar como un elemento de Autotexto. Para guardar el formato de párrafo con el elemento, incluye la marca de párrafo ( ) en la selección. Luego en el menú Insertar, escogemos Autotexto y, a continuación, clic en Nuevo.
Cuando Microsoft Word proponga un nombre para el elemento de Autotexto, lo aceptamos o escribimos uno nuevo. Para acceder a la pestaña Autotexto debemos recurrir al menú Herramientas > Opciones de Autocorrección. En la misma se halla un listado de los autotextos disponibles, si lo queremos insertar desde esta opción, primero debemos seleccionarlo y luego hacemos clic en Insertar.