Año CXVII Panamá, R. de Panamá viernes 25 de mayo de 2018 1 N 28533-A CONTENIDO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Decreto N 29-2018-DNMySC (De miércoles 09 de mayo de 2018) POR EL CUAL SE APRUEBA EL "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DEVOLUCIÓN DE DINEROS POR EL COBRO DE SERVICIOS NO OFRECIDOS EN CONSULTAS, SERVICIOS MÉDICOS Y EXONERACIONES EN EL HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA.
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República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DEVOLUCIÓN DE DINEROS POR EL COBRO DE SERVICIOS NO OFRECIDOS EN CONSULTAS, SERVICIOS MÉDICOS Y EXONERACIONES EN EL HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA Mayo de 2018 4
REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN SUPERIOR FEDERICO A. HUMBERT Contralor General NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD ELY BROKAMP I. Directora FELIPE ALMANZA Subdirector DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe JOSÉ CASTILLO Supervisor de Calidad LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Supervisora ZAIDA L. GONZÁLEZ Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 5
DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA JAMES E. BERNARD V. Director DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL LUTZIA FISTONIC B. Directora DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL OLDEMAR GUERRA ESPINOZA Director 6
REPÚBLICA DE PANAMÁ HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA DIRECCIÓN MÉDICA JOHNY I. PARRA M. Director Médico DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS MARTÍN ALMENGOR CANO Jefe SUBDIVISIÓN DE FINANZAS XENIA ROSA ELEIDA PERALTA Jefas DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DALIA GONZÁLEZ Jefe DEPARTAMENTO DE TESORERÍA JAIME ÁLVAREZ Jefe DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO DIONISIO VILLARREAL Jefe 7
EQUIPO TÉCNICO HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA SUBDIVISIÓN DE FINANZAS XENIA ROSA ELEIDA PERALTA Jefas DEPARTAMENTO DE TESORERÍA JAIME ÁLVAREZ Jefe de Tesorería MEIBYS ALLARD Asistente Administrativa LILIA MAESTRE Supervisora de Caja DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS ZAIDA L. GONZÁLEZ Analista de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos 8
ÍNDICE INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES... A. B. C. D. II. Objetivo General Ámbito de Aplicación Base Legal Consideraciones Previas MEDIDAS DE CONTROLES APLICABLES A. GENERALES 1. Probidad para los empleados de manejo 2. Manejo de los recursos 3. Pacientes de bajos recursos, no asegurados 4. Pacientes asegurados 5. Conciliación bancaria 6. Medidas de seguridad para cheques, efectivo y valores 7. Uso de sello restrictivo para documentos pagados por la Tesorería 8. Teneduría de los recursos recibidos a. Conciliación de saldos b. Documentación sustentadora c. Registro y presentación de información financiera 9. Controles para la programación de la ejecución presupuestaria 10. Control de la evaluación del presupuesto B. 1. 2. 3. III. ESPECÍFICOS Devolución de dinero en cheque o efectivo a los pacientes Anulación de facturas Regulación por los costos de servicios PROCEDIMIENTOS A. Ingresos por consultas y servicios médicos, (Laboratorios, Radiografías e Imagenología y Medicamentos), recibidos en la Caja Principal y Caja de Urgencias 9
B. Devolución de dinero a través de cheques a pacientes por Servicios no Prestados C. Devolución de dinero en efectivo a pacientes por Servicios no Prestados RÉGIMEN DE FORMULARIOS ANEXOS 10
INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con el Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía, han desarrollado el documento denominado MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DEVOLUCIÓN DE DINEROS POR EL COBRO DE SERVICIOS NO OFRECIDOS EN CONSULTAS, SERVICIOS MÉDICOS Y EXONERACIONES EN EL HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA. Los procedimientos que se incluyen en este documento, constituyen una herramienta de apoyo a la Administración, para efectuar la labor de control y la aplicación de un proceso eficiente en la devolución de dineros por el cobro de servicios no ofrecidos en consultas, servicios médicos y exoneraciones a los pacientes de dicha institución hospitalaria. El presente documento comprende tres capítulos. El primero, se refiere a las Generalidades, en él se incluyen los temas inherentes al Objetivo General, Ámbito de Aplicación, Base Legal y Consideraciones Previas. El segundo, trata sobre los Controles Internos Aplicables a los procesos. El tercero, abarca la descripción de los Procedimientos, con sus respectivos mapas de procesos; por último, presenta el Régimen de Formularios con el detalle de las descripciones de cada uno de ellos y los Anexos. No obstante, como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad 11
I. GENERALIDADES A. Objetivo General Establecer los controles y procedimientos para las recaudaciones, exoneraciones y devoluciones en el Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía. B. Ámbito de Aplicación Aplica para el personal de las Unidades Administrativas involucradas en los procesos descritos en este manual. C. Base legal Constitución Política de la República de Panamá, Que reforma la Constitución Política de la República de Panamá de 1972 reformada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos No.1 de 1993 y No.2 de 1994. Publicada en la Gaceta Oficial Nº17210 de 24 de noviembre de 1972 y Gaceta Oficial Nº25176 del 15 de noviembre de 2004. Código Fiscal de la República de Panamá. Artículo 1089 y 1090, (de los empleados y agentes de manejo). Publicado en la Gaceta Oficial Digital Núm.12995 de 29 de junio de 1956. Ley 32 de 8 de diciembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Artículo 36. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm.20,188 de 20 de noviembre de 1984. Ley N 42 de 27 de agosto de 1999, Por la cual se establece la equiparación de oportunidades para las personas con discapacidad. Título III Equiparación de Oportunidades, Capítulo I, Artículo 15. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm.23,876 de 31 de agosto de 1999. Ley N 38 de 31 de julio de 2000, Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones especiales. Artículo 46. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm.24,109 de 2 de agosto de 2000. Ley N 12 del 12 de enero de 2001, Que reorganiza el Patronato del Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía. Capítulo I Reorganización y Finalidad Artículo 1. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm.24228 de 26 de enero de 2001. Ley N 6 de 22 de enero de 2002, Que dicta normas para la transparencia en la gestión pública, establece la acción de Hábeas Data y dicta otras disposiciones. Capítulo V Acción de Hábeas Data Artículo 17 al 19. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm.24,476 de 23 de enero de 2002. Normas de Administración Presupuestaria Vigente. 12
Decreto Ejecutivo N 428 de 15 de diciembre de 2004, Por el cual se ordena la gratuidad en la prestación del servicio y asistencia de la maternidad, en todos los establecimientos de salud, del Ministerio de Salud. Artículo Primero. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm.25,199 de 20 de diciembre de 2004. Decreto Ejecutivo N 546 de 21 de noviembre de 2005, Por el cual se ordena la gratuidad en la atención de salud de los niños menores de cinco (5) años, en todos los establecimientos de salud, del Ministerio de Salud. Artículo 1. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm. 25,432 de 24 de noviembre de 2005. Decreto Ejecutivo N 5 de 6 de marzo de 2006, Por el cual se modifica el Artículo Primero del Decreto Ejecutivo No.428 de 15 de diciembre de 2004, que ordena la gratuidad en la prestación del servicio y asistencia de la maternidad, en todos los establecimientos de salud, del Ministerio de Salud. ARTÍCULO PRIMERO. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm.25,498 de 8 de marzo de 2006. Decreto N 234 de 22 de diciembre de 1997, Por el cual se adoptan las Normas de Contabilidad Gubernamental. ARTÍCULO PRIMERO, ARTÍCULO SEGUNDO, ARTÍCULO TERCERO, ARTÍCULO CUARTO, ARTÍCULO QUINTO. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm.23,451 de 2 de enero de 1998. Decreto N 214-DGA de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. punto 3.2.1 Ambiente de Control, punto 3.3.1 Normas de Control Interno para el Área de Presupuesto, 3.3.2 Normas de Control Interno para el Área de Tesorería. Promulgado en la Gaceta Oficial No.23,946 de 26 de octubre de 1999. Decreto No.211-2007-DM y SC de 26 de junio de 2007, Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. ARTÍCULO PRIMERO Promulgada en la Gaceta Oficial Digital Núm.25,861 de 22 de agosto de 2007. Decreto Número 54-2012-DMySC de 15 de febrero de 2012. Por el cual se aprueba el documento titulado Guía para la Declaración Jurada de Estado Patrimonial de los Servidores Públicos, en Calidad de Empleados de Manejo. Promulgado en la Gaceta Oficial Digital 27033 de 14 de mayo de 2012. Decreto N.105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014, Por el cual se actualiza y formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección Nacional. ARTÍCULO PRIMERO. Promulgada en la Gaceta Oficial Digital Núm.27547 de 2 de junio de 2014. Decreto N.220-2014-DMySC de 25 de julio de 2014, Por el cual se adoptan las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público en la República de Panamá. ARTÍCULO PRIMERO. Promulgada en la Gaceta Oficial Digital Núm.27646 de 20 de octubre de 2014. 13
Decreto Núm.01-2017-DNMySC de 3 de enero de 2017, Por el cual se aprueba el Manual General de Contabilidad Gubernamental basado en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) - Versión II. ARTÍCULO PRIMERO. Promulgada en la Gaceta Oficial Digital Núm.28198-A de 17 de enero de 2017. Resolución N.321 de 18 de agosto de 2005, Por la cual se brindarán servicios de salud, en forma gratuita, a las personas con discapacidad, en todas las instalaciones de salud, administradas por el Ministerio de Salud. ARTÍCULO PRIMERO. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm.25,375 de 31 de agosto de 2005. Resolución N.322 de 18 de agosto de 2005, Por la cual se instruye a las instalaciones comarcales de salud del país, administradas por el Ministerio de Salud a brindar los servicios de salud a la población indígena de forma gratuita. ARTÍCULO PRIMERO. Promulgada en la Gaceta Oficial Núm.25,375 de 31 de agosto de 2005. D. Consideraciones Previas Los procedimientos descritos en este manual, están relacionados con los cobros, exoneraciones y devoluciones de las siguientes actividades: consultas, servicios médicos (laboratorios, radiografías e imagenología y medicamentos); entiéndase por este último, aquellos en los cuales los especialistas realizan algún procedimiento en particular y que se requiere del uso de insumos médicos. 14
II. MEDIDAS DE CONTROLES APLICABLES A. GENERALES 1. Probidad para los empleados de manejo Las unidades encargadas del manejo de efectivo y con poder de firma, deben tener la probidad para realizar este tipo de actividad: Director médico Jefe y subjefe de la División de Finanzas Jefe de Tesorería Supervisores Cajeros El Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía, enviará nota a la Oficina de Fiscalización en la Entidad u Oficina Regional, con los nombres y copias de las cédulas, solicitando la verificación de la probidad de dichos servidores. (Decreto Número 54-2012DMySC de 15 de febrero de 2012). 2. Manejo de los recursos Las recaudaciones se realizarán en los siguientes horarios: De 7:00 a.m. a 3:00 p.m. De 3:00 p.m. a 11:00 p.m. De 11:00 p.m. a 7:00 a.m. En cada uno de estos horarios, el cajero efectuará un cierre, para generar el Informe de cierre de Caja. Todas las prestaciones por los servicios realizados en el Hospital Materno Infantil, José Domingo De Obaldía, que involucre recaudación de ingresos, debe registrarse en la Factura (Formulario Núm.1). La numeración secuencial establecida en las facturas, debe ser prenumerada por el sistema informático existente. El director médico y el administrador, serán los facultados para otorgar exoneraciones, crédito o arreglo de pago a los pacientes. Las exoneraciones que reciban los pacientes, deben estar respaldadas por las fotocopias de los documentos sustentadores de las leyes de gratuidad, adoptadas por la institución (cédula, carné y Formulario de Exoneración (Formulario Núm.2) a fin de que sean adjuntos a la factura, como evidencia de la exoneración otorgada. 15
El Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía, exonerará a los pacientes sustentados en el Listado de Exonerados (Anexo Núm.1). Los ingresos que reciba el Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía, se depositan en la Cuenta Única del Tesoro del Banco Nacional de Panamá, a través de la Boleta de Depósito Tesoro Nacional, la cual se obtiene mediante el Sistema Electrónico de Tesorería. El cajero, tendrá la responsabilidad de realizar el cobro de los saldos anteriores, a fin de aplicar abonos a la cuenta pendiente de cada paciente; de tratarse de arreglos de pago, éstos serán tramitados a través de la Dirección Médica del Hospital, mediante nota formal de solicitud. La factura debe prepararse en original y 2 copias, será distribuida de la siguiente manera: Original: para el paciente Primera copia: para el Departamento de Tesorería Segunda copia: para el Departamento de Contabilidad. El cajero realizará el cierre de caja y debe entregar el dinero al supervisor, con los siguientes formularios adjuntos: Factura (Formulario Núm.1) Fondo de Cambio (Formulario Núm.3) Informe de Cierre de Caja (Anexo Núm.2) Listado Detallado de Ventas (Anexo Núm.3) Listado de Ventas Diarias Resumidas por Clasificación (Anexo Núm.4) Listado de Facturas Anuladas (Anexo Núm.5) Nota de Facturas Anuladas (Anexo Núm.6) Hojas de Salidas de Pacientes Hospitalizados El supervisor, procederá a realizar el arqueo de la caja en presencia del cajero, de no haber inconsistencia, introduce el dinero en la Bolsa de Alta Seguridad. De haber inconsistencias, se aplicará lo que dicta la norma 3.3.2.12 Arqueos de Fondos y Valores, acápite D. El formulario de Fondo de Cambio, deberá estar firmado por el supervisor de turno y el cajero de turno. Cuando se trate de fines de semana y en los turnos de 3:00 p.m. a 11:00 p.m. y de 11:00 p.m. a 7:00 a.m., se colocará el dinero en la Bolsa de Alta Seguridad y se depositará en la Bóveda o Caja Fuerte, posteriormente son enviados a través de valija del Banco Nacional de Panamá, para su depósito. Los ingresos serán depositados en el Banco Nacional de Panamá, el mismo día en que fueron recibidos o en la mañana del día siguiente hábil, de conformidad con los procedimientos que defina la Dirección General de Tesorería. 16
El Hospital Materno Infantil, José Domingo De Obaldía, a través de la Oficina de Auditoría Interna, deberá practicar arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de las cajas. Esto sin perjuicio del control que puede ejercer la Contraloría General de la República (Normas Generales de Control Interno). 3. Pacientes de bajos recursos, no asegurados La Subdivisión de Finanzas, a través del Departamento de Tesorería, autorizará al cajero a consultar al familiar responsable del paciente, antes que el médico le dé salida al mismo, si está en condiciones de realizar el pago total de la factura o si puede realizar un abono a la cuenta; en caso de que el paciente no cuente con el recurso monetario para estas dos opciones, el cajero, a través de sus superiores, hará las consultas con las autoridades competentes para aplicar la exoneración. 4. Pacientes asegurados Aquellos pacientes asegurados, que deban ser hospitalizados, presentarán, en la sala en la que va a ser internado, la siguiente documentación: ficha de Seguro Social vigente y carné del Seguro Social o cédula de identidad personal. Cuando se trate de personas aseguradas, que deseen realizarse cualquier servicio que ofrezca el hospital, deberán hacer los pagos en efectivo en la Caja de Turno, conforme al valor estipulado en el Listado de Servicios y su composición (Anexo Núm.7). 5. Conciliación bancaria El jefe del Departamento de Contabilidad o a quien designe, será responsable de conciliar los saldos contables de la cuenta Bancos con los estados de cuentas bancarias y los movimientos contables de los cheques pagados (en tránsito) y los girados y no pagados (en cartera). (Ver Norma CIG 3.3.2.3). El jefe del Departamento de Tesorería, es responsable de designar al servidor encargado de llevar el libro de banco. El jefe del Departamento de Tesorería, debe garantizar que los depósitos de los fondos, sean realizados en forma oportuna. 6. Medidas de seguridad para cheques, efectivo y valores El jefe del Departamento de Tesorería o a quien designe, llevará registros de la numeración de cheques utilizados para efectuar los pagos, a través del fondo institucional. El jefe del Departamento de Tesorería, solicitará por escrito al jefe de la Subdivisión de Finanzas, la confección adicional de cheques, únicamente, cuando estén próximos a 17
agotarse los que hay en existencia; indicando en dicha solicitud la numeración de los cheques que queden en existencia. 7. El Departamento de Tesorería, emitirá cheques en orden cronológico sin reservar cheques en blanco; usará caja fuerte o muebles con cerradura y llave para custodiar cheques en cartera y no utilizados; contará con registros apropiados para los cheques en cartera, facilitando los arqueos y la revisión de conciliaciones, así como la utilización de mecanismos eficaces para bloquear cuentas bancarias cuando se extravíen los cheques, anulando con sello y perforando los cheques invalidados. Uso de sello restrictivo para documentos pagados por la Tesorería El Departamento de Tesorería es responsable, a través de los funcionarios delegados para dichos trámites, de colocar el sello restrictivo Pagado en el comprobante del cheque y toda la documentación sustentadora, luego de que el paciente firme el comprobante del cheque por devolución, al ser entregado y el funcionario responsable del trámite, actualice en el libro de control de entrega de cheques, a cheque entregado. 8. Teneduría de los recursos recibidos a. Conciliación de saldos Realizará, el jefe del Departamento de Contabilidad o a quien designe, la verificación de las conciliaciones entre los registros contables y las copias de los cheques recibidos, de forma tal, que se detecten diferencias u omisión en los registros y efectuar los ajustes necesarios; dicho servidor no debe estar vinculado con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósito de fondos o registro de operaciones. Verificará, el jefe del Departamento de Contabilidad o a quien designe, los saldos contra los arqueos efectuados y los estados bancarios, comprobando los pagos realizados a los pacientes por devoluciones de dinero. (Ver Manual de Procedimientos de los Ingresos recaudados en el Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía). b. Documentación sustentadora El Departamento de Contabilidad debe disponer de las copias de cheques, informe de ingresos y demás documentos, en el momento en que se practique una auditoría al Departamento. Establecerá, el jefe del Departamento de Contabilidad, los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentadora, durante el período de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes. c. Registro y presentación de información financiera El funcionario asignado al registro de las operaciones, tendrá la responsabilidad de realizar el 18
registro de las transacciones en el mismo momento en que ocurren, a fin de que la información esté actualizada y sea de utilidad a la División de Administración y Finanzas, que tiene a su cargo el control de las operaciones. El jefe del Departamento de Contabilidad, indicará la fecha en que deba ser presentada la información financiera. El incumplimiento en la presentación de información financiera o el retraso en el plazo de entrega, compromete la responsabilidad de la División de Administración y Finanzas, jefe de la Subdivisión de Finanzas, jefe de Contabilidad y jefe de Tesorería. El jefe del Departamento de Contabilidad o a quien designe, mantendrá el control y seguimiento de toda la documentación, registros contables y financieros. El jefe del Departamento de Contabilidad, designará a la unidad responsable de realizar los registros contables, los cuales deben estar sustentados con su respectiva documentación original, que evidencie la transacción contable realizada. El jefe del Departamento de Contabilidad, designará a la unidad responsable que conservará la copia de los cheques pagados con documentación de respaldo, para el archivo del Departamento. El funcionario designado por el jefe de Contabilidad, registrará las transacciones contables en el momento en que ocurran. El servidor designado por el jefe del Departamento de Contabilidad, revisará periódicamente con la unidad designada por la Oficina de Auditoría Interna, el manejo de los fondos y las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su ejecución en forma oportuna y correcta, así como todo el sistema de control interno aplicable en dicha área. La Contraloría General de la República, realizará el control previo y posterior a la documentación y sustentadores en el momento en que así lo determine. 9. Controles para la programación de la ejecución presupuestaria Las oficinas de presupuesto, en coordinación con la Tesorería de cada entidad, deben implementar los procedimientos de control necesarios que permitan asegurar, si las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios, son razonables. 10. Control de la evaluación del presupuesto La evaluación presupuestaria es una herramienta importante para la gestión gubernamental, por cuanto determina sus resultados en base al análisis y medición de los avances físicos y financieros obtenidos. Comprende la determinación del comportamiento de los ingresos. 19
Como se desprende de las citadas normas, resulta necesario que la oficina recaudadora elabore informes periódicos sobre los ingresos obtenidos para que la Unidad de Presupuesto los clasifique y registre, a fin de medir el avance de la ejecución presupuestaria de ingresos (que a su vez permitirá sustentar la ejecución del gasto). B. ESPECÍFICOS 1. Devolución de dinero en cheque o efectivo a los pacientes Las solicitudes de devoluciones a través de cheques, descritas en el Listado de Servicios y su composición (Anexo Núm.7), relacionadas a Consultas y Servicios Médicos (laboratorios, radiografías e imagenología y medicamentos) no recibidos, que fueron pagados con antelación, serán presentadas por parte de los pacientes o familiares responsables, mediante una nota al jefe de la División de Administración y Finanzas, adjuntando original de la Factura (Formulario Núm.1). Cuando se trate de devoluciones a través de cheque, la Administración, solicita mediante memorando a la unidad respectiva, emitir una nota que certifique el por qué el estudio no fue realizado al paciente. Las devoluciones que se realicen a través de cheques, deben contar con la autorización del jefe de la División de Administración y Finanzas, para que el jefe de Tesorería o a quien este designe proceda con el trámite; la devolución se hará por medio de cheque cuando haya transcurrido más de un día de haberse efectuado el pago por parte del paciente. El jefe de la División de Administración y Finanzas, verificará que el cheque haya cumplido con los trámites correspondientes, así como los documentos sustentadores. Una vez emitido los cheques, el Departamento de Contabilidad llevará el registro de los mismos. Cuando el paciente efectúe el pago el día en que debe realizarse la consulta o servicio médico y la misma no se realice, podrá solicitar la devolución de su dinero de manera inmediata, presentando la factura y copia de cédula, ante las unidades de Consultas y Servicios Médicos. Cuando exista un saldo pendiente por Consultas o Servicios Médicos anteriores del paciente que solicita la devolución de su dinero, se le informará que no procede y que dicho efectivo será usado como abono al saldo pendiente a la cuenta adeudada. 2. Anulación de facturas Las anulaciones de facturas serán aplicadas en los siguientes casos: Pacientes que no se hayan realizado los servicios como: Consultas y Servicios Médicos (laboratorios, radiografías e imagenología y medicamentos). 20
Que indiquen el por qué no se realizó dicho estudio o atención. 3. Regulación por los costos de servicios Los cambios presentados a los costos de servicios, están sujetos a la autorización del Patronato del Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía, a través de un documento que lo norme, con copia a la Oficina de Fiscalización General. 21
III. PROCEDIMIENTOS A. Ingresos por consultas y servicios médicos (Laboratorios, Radiografías e Imagenología y Medicamentos), recibidos en la Caja Principal y Caja de Urgencias 1. Paciente Solicita al cajero información sobre el costo de la consulta o servicio médico que debe realizarse. Realiza el pago en la caja respectiva. 2. Cajero Recibe el pago por parte del paciente, completa y genera la Factura (Formulario Núm.1) firma y entrega original al paciente, conserva dos copias, la primera copia para el Departamento de Tesorería, la segunda para el Departamento de Contabilidad. Realiza cierre de caja al finalizar el turno y entrega al Supervisor de turno el dinero en efectivo, junto con los formularios requeridos (ver Medidas de Controles Aplicables). 3. Supervisor de Caja Efectúa el arqueo de caja en presencia del cajero, completa el formulario Fondo de Cambio (Formulario Núm.3), el cual debe ser firmado por el supervisor y el cajero. Completa la Boleta de Depósito - Tesoro Nacional (Formulario Núm.4) de cada turno, la introduce conjuntamente con la bolsa de seguridad en la valija del Banco Nacional de Panamá. 4. Funcionario asignado a realizar el depósito Recibe la valija del Banco Nacional de Panamá, firma en el libro de Registro de Valijas para el Banco como Recibido Conforme. Realiza los depósitos en el banco, una vez efectuado el mismo, entrega las boletas de depósitos al supervisor certificando lo actuado. 5. Supervisor de Caja Envía copia de la Boleta de Depósito - Tesoro Nacional (Formulario Núm.4), a través de correo electrónico a la Dirección General de Tesorería, Ministerio de Economía y Finanzas, con copia a la División y Subdivisión de Finanzas, así como los Departamentos de Presupuesto y Contabilidad. 22
Registra en el Libro de Banco Cuenta Única del Tesoro, remite los originales de los formularios (descritos en los Controles Internos), al Departamento de Contabilidad y un juego de copia a la Oficina de Fiscalización General. Nota: Se adjuntarán Cierre de Caja, Fondo de Cambio, los cuatro listados de informe, la nota del cajero por las facturas anuladas y las hojas de las salidas de pacientes hospitalizados, por cada uno de los turnos: Caja Principal Lunes a Viernes 6:30 a.m. 2:30 p.m. Caja de Urgencia - Lunes a Viernes 7:00 a.m. 3:00 p.m. 3:00 p.m. 11:00 p.m. 11:00 p.m. 7:00 a.m. Fines de Semana - Días Feriados 7:00 a.m. 3:00 p.m. 3:00 p.m. 11:00 p.m. 11:00 p.m. 7:00 a.m. 6. Departamento de Contabilidad Recibe los informes diarios que contienen los ingresos devengados (facturas totales) los abonos a facturas anteriores, el total recaudado del turno, los montos exonerados, las devoluciones realizadas entre otras informaciones y registra en el sistema informático existente. 7. Oficina de Fiscalización General Realiza el control posterior de la documentación sustentadora, en el momento en que el jefe de Fiscalización autorice que se efectúe esta labor. 23
24 MAPA DE PROCESO INGRESOS POR CONSULTAS Y SERVICIOS MÉDICOS (LABORATORIOS, RADIOGRAFÍAS E IMAGENOLOGÍA Y MEDICAMENTOS) RECIBIDOS EN LA CAJA PRINCIPAL Y CAJA DE URGENCIAS HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA DIVISIÓN DE FINANZAS PACIENTE CAJERO 1 2 SUPERVISOR DE CAJA FUNCIONARIO ASIGNADO A REALIZAR EL DEPÓSITO 3 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL 4 5 6 1 SOLICITA AL CAJERO INFORMACIÓN SOBRE EL COSTO DE LA CONSULTA O SERVICIO MÉDICO QUE DEBE REALIZARSE, REALIZA EL PAGO EN LA CAJA RESPECTIVA. 2 RECIBE EL PAGO POR PARTE DEL PACIENTE, COMPLETA Y GENERA LA FACTURA, FIRMA Y ENTREGA ORIGINAL AL PACIENTE, CONSERVA DOS COPIAS, LA PRIMERA COPIA PARA EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA, LA SEGUNDA PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, REALIZA CIERRE DE CAJA AL FINALIZAR EL TURNO Y ENTREGA AL SUPERVISOR DE TURNO EL DINERO EN EFECTIVO, JUNTO CON LOS FORMULARIOS REQUERIDOS. 3 EFECTÚA EL ARQUEO DE CAJA EN PRESENCIA DEL CAJERO, COMPLETA EL FORMULARIO FONDO DE CAMBIO, EL CUAL DEBE SER FIRMADO POR EL SUPERVISOR Y EL CAJERO, COMPLETA LA BOLETA DE DEPÓSITO - TESORO NACIONAL DE CADA TURNO, LA INTRODUCE CONJUNTAMENTE CON LA BOLSA DE SEGURIDAD EN LA VALIJA DEL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ. 7 4 RECIBE LA VALIJA DEL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, FIRMA EN EL LIBRO DE REGISTRO DE VALIJAS PARA EL BANCO COMO RECIBIDO CONFORME, REALIZA LOS DEPÓSITOS EN EL BANCO Y ENTREGA LAS BOLETAS DE DEPÓSITOS AL SUPERVISOR. 5 ENVÍA COPIA DE LAS BOLETAS DE DEPÓSITO - TESORO NACIONAL A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO A LA DIRECCIÓN GENERAL DE TESORERÍA, MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS, CON COPIA A LA DIVISIÓN Y SUBDIVISIÓN DE FINANZAS, DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD, REGISTRA EN EL LIBRO DE BANCO CUENTA ÚNICA DEL TESORO, REMITE LOS ORIGINALES DE LOS FORMULARIOS AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y UN JUEGO DE COPIA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN. 6 RECIBE LOS INFORMES DIARIOS QUE CONTIENEN LOS INGRESOS DEVENGADOS, LOS ABONOS A FACTURAS ANTERIORES, EL TOTAL RECAUDADO DEL TURNO, LOS MONTOS EXONERADOS, LAS DEVOLUCIONES REALIZADAS ENTRE OTRAS INFORMACIONES Y REGISTRA EN EL SISTEMA INFORMÁTICO EXISTENTE. 7 REALIZA EL CONTROL POSTERIOR DE LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA EN EL MOMENTO EN QUE EL JEFE DE FISCALIZACIÓN AUTORICE QUE SE EFECTÚE ESTA LABOR.
B. Devolución de dinero a través de cheques a pacientes por Servicios no Prestados 1. Paciente Presenta nota a la División de Administración y Finanzas, solicitando la devolución del efectivo, adjunta original de la Factura (Formulario Núm.1) y copia de cédula. 2. División de Administración y Finanzas Recibe la nota, original de la Factura (Formulario Núm.1) y copia de cédula. Solicita mediante memorando a las Unidades de Consultas y Servicios Médicos, según sea el caso, que certifique la razón por la cual el estudio no fue realizado al paciente. 3. Unidades de Consultas y Servicios Médicos Recibe memorando, verifican a través de la Factura (Formulario Núm.1), la fecha en que el paciente realizó el pago por el servicio; confecciona memorando donde certifica la razón por la cual el servicio no fue prestado y remite a la División de Administración y Finanzas. 4. División de Administración y Finanzas Recibe memorando con la certificación por parte de las Unidades de Consultas y Servicios Médicos, verifica la razón descrita en el memorando, de no existir objeción anota en el memorando la autorización para que se proceda con la devolución y remite al Departamento de Tesorería. 5. Departamento de Tesorería Ventanilla Recibe el memorando con los documentos sustentadores y con la instrucción que autoriza la devolución del dinero, entrega al jefe de Tesorería. Jefe Verifica la documentación recibida, adjunto el memorando que indica que el paciente no recibió el servicio. Coloca en el memorando la instrucción de confección de cheque. 25
Oficinista Confecciona el cheque, registra en el Libro de Control de Cheques, completa el formulario Devolución de Cheques (Formulario Núm.5), entrega al jefe de Departamento. Jefatura Recibe el cheque, junto con el formulario de Devolución de Cheques (Formulario Núm.5) y la documentación sustentadora, firma el formulario de Devolución de Cheques y entrega al oficinista quien a su vez lo remite al Departamento de Contabilidad. 6. Departamento de Contabilidad Recibe el cheque y demás documentos, desprende una copia del cheque. Realiza el registro contable, sella, firma y remite a la División de Administración y Finanzas. 7. División de Administración y Finanzas Recepción Recibe el cheque, documentos adjuntos y remite al Administrador. Administrador Recibe el cheque y formulario de Devolución de Cheques (Formulario Núm.5), verifica los registros y firma el cheque, entrega a la secretaria en Recepción. Recepción Recibe el Cheque junto con el formulario de Devolución de Cheques (Formulario Núm.5) registra en el Libro de Registro de Cheques y remite a la Dirección Médica. 8. Dirección Médica Secretaria Recibe y firma el Libro de Registro de Cheques, firma y remite el cheque al director médico. Director Médico Recibe el cheque, verifica, firma y entrega a la secretaria. 26
Secretaria Recibe el cheque firmado, registra en el Libro de Registro de Cheques y remite a la Oficina de Fiscalización General. 9. Oficina de Fiscalización General Fiscalizador Revisa y verifica que los documentos cumplan con las disposiciones legales vigentes. Jefe Refrenda y remite al Departamento de Tesorería. 10. Departamento de Tesorería Recibe los cheques refrendados, el oficinista localiza a los pacientes, y les notifica que deben apersonarse a la institución para retirar el cheque. Entrega cheque al paciente, solicita que firme el comprobante, desglosa original de las copias y entrega el original al paciente. Conserva las copias del cheque, la primera copia para el Departamento de Tesorería y la segunda copia para el Departamento de Contabilidad. 27
28 MAPA DE PROCESO DEVOLUCIÓN DE DINERO A TRAVÉS DE CHEQUES A PACIENTES POR SERVICIOS NO PRESTADOS HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA PACIENTE DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 1 2 SUBDIVISIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA UNIDADES DE CONSULTAS Y SERVICIOS MÉDICOS DIRECCIÓN MÉDICA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL 3 4 5 7 6 8 9 10 1 PRESENTA NOTA A LA DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, SOLICITANDO LA DEVOLUCIÓN DEL EFECTIVO, ADJUNTA ORIGINAL DE LA FACTURA Y COPIA DE CÉDULA. 2 RECIBE LA NOTA, ORIGINAL DE LA FACTURA Y COPIA DE CÉDULA, SOLICITA MEDIANTE MEMORANDO A LAS UNIDADES DE CONSULTAS Y SERVICIOS MÉDICOS QUE CERTIFIQUE LA RAZÓN POR LA CUAL EL ESTUDIO NO FUE REALIZADO AL PACIENTE. 3 RECIBE MEMORANDO, VERIFICAN A TRAVÉS DE LA FACTURA, LA FECHA EN QUE EL PACIENTE REALIZÓ EL PAGO POR EL SERVICIO; CONFECCIONA MEMORANDO DONDE CERTIFICA LA RAZÓN POR LA CUAL EL SERVICIO NO FUE PRESTADO Y REMITE A LA DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. 4 5 RECIBE MEMORANDO CON LA CERTIFICACIÓN POR PARTE DE LAS UNIDADES DE CONSULTAS Y SERVICIOS MÉDICOS, VERIFICA LA RAZÓN DESCRITA EN EL MEMORANDO, ANOTA EN EL MEMORANDO LA AUTORIZACIÓN PARA QUE SE PROCEDA CON LA DEVOLUCIÓN Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA. RECIBE EL MEMORANDO CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, ENTREGA AL JEFE DE TESORERÍA QUIEN VERIFICA LA DOCUMENTACIÓN RECIBIDA, ADJUNTO EL MEMORANDO DONDE COLOCA LA INSTRUCCIÓN DE CONFECCIÓN DE CHEQUE, EL OFICINISTACONFECCIONA EL CHEQUE, COMPLETA EL FORMULARIO DEVOLUCIÓN DE CHEQUES Y ENTREGA AL JEFE DE DEPARTAMENTO QUIEN FIRMA EL FORMULARIO Y ENTREGA AL OFICINISTA QUIEN REMITE AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. 6 RECIBE Y DESPRENDE UNA COPIA DEL CHEQUE, REALIZA REGISTRO CONTABLE, SELLA, FIRMA Y REMITE A LA DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. 7 RECIBE EL CHEQUE, DOCUMENTOS ADJUNTOS Y REMITE AL ADMINISTRADOR, QUIEN RECIBE EL CHEQUE Y FORMULARIO DE DEVOLUCIÓN DE CHEQUES, VERIFICA LOS REGISTROS Y FIRMA EL CHEQUE, ENTREGA A LA SECRETARIA EN RECEPCIÓN QUIEN REMITE A LA DIRECCIÓN MÉDICA. 8 RECIBE Y FIRMA EL LIBRO DE REGISTRO DE CHEQUES Y REMITE AL DIRECTOR MÉDICO, QUIEN VERIFICA, FIRMA Y ENTREGA A LA SECRETARIA, QUIEN REGISTRA EN EL LIBRO DE REGISTRO DE CHEQUES Y REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL. 9 REVISA Y VERIFICA QUE LOS DOCUMENTOS CUMPLAN CON LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES, REFRENDA Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA. 10 RECIBE LOS CHEQUES REFRENDADOS, EL OFICINISTA LOCALIZA A LOS PACIENTES, Y LES NOTIFICA QUE DEBEN APERSONARSE A LA INSTITUCIÓN PARA RETIRAR EL CHEQUE, ENTREGA CHEQUE AL PACIENTE, SOLICITA QUE FIRME EL COMPROBANTE, DESGLOSA ORIGINAL DE LAS COPIAS Y ENTREGA EL ORIGINAL AL PACIENTE.
C. Devolución de dinero en efectivo a pacientes por Servicios no Prestados 1. Paciente Presenta la Factura (Formulario Núm.1) y copia de la cédula, solicitando la devolución del efectivo por el servicio no prestado. 2. Unidades de Consultas y Servicios Médicos Recibe la Factura (Formulario Núm.1) y cédula, verifican la fecha para validar que el paciente no recibió la atención médica. Entrega nota al Departamento de Tesorería, certificando que no se prestaron los servicios médicos. 3. Departamento de Tesorería Cajero Recibe nota de certificación y completa el formulario Comprobante de Devolución de Caja (Formulario Núm.6), el cual debe llevar la firma del cajero y el supervisor; posteriormente se entrega el formulario al paciente. 4. Paciente Recibe formulario Comprobante de Devolución de Caja (Formulario Núm.6), firma y entrega al cajero. 5. Departamento de Tesorería Cajero Recibe el formulario Comprobante de Devolución de Caja (Formulario Núm.6), entrega el dinero al paciente. Adjunta el formulario Comprobante de Devolución de Caja (Formulario Núm.6) a la documentación sustentadora, reproduce una copia del expediente para el archivo y remite el expediente al Departamento de Contabilidad. 29
30 MAPA DE PROCESO DEVOLUCIÓN DE DINERO EN EFECTIVO A PACIENTES POR SERVICIOS NO PRESTADOS HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA PACIENTE SUBDIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 1 4 UNIDADES DE CONSULTAS Y SERVICIOS MÉDICOS 2 3 5 1 PRESENTA LA FACTURA Y COPIA DE CÉDULA, SOLICITANDO LA DEVOLUCIÓN DEL EFECTIVO POR EL SERVICIO NO PRESTADO. 2 RECIBE LA FACTURA Y CÉDULA, VERIFICAN LA FECHA PARA VALIDAR QUE EL PACIENTE NO RECIBIÓ LA ATENCIÓN MÉDICA, ENTREGA NOTA AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA CERTIFICANDO QUE NO SE PRESTARON LOS SERVICIOS MÉDICOS. 3 RECIBE NOTA DE CERTIFICACIÓN Y COMPLETA EL FORMULARIO COMPROBANTE DE DEVOLUCIÓN DE CAJA, EL CUAL DEBE LLEVAR LA FIRMA DEL CAJERO Y DEL SUPERVISOR, POSTERIORMENTE SE ENTREGA EL FORMULARIO AL PACIENTE. 4 RECIBE FORMULARIO COMPROBANTE DE DEVOLUCIÓN DE CAJA, FIRMA Y ENTREGA AL CAJERO. RECIBE EL FORMULARIO COMPROBANTE DE DEVOLUCIÓN DE CAJA ENTREGA EL DINERO AL PACIENTE. 5 ADJUNTA EL FORMULARIO COMPROBANTE DE DEVOLUCIÓN DE CAJA A LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA, REPRODUCE UNA COPIA DEL EXPEDIENTE PARA EL ARCHIVO Y REMITE EL EXPEDIENTE AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS 31
32 FORMULARIO NÚM.1 HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA FACTURA FACTURA POR Generales del Paciente Código Nombre Cédula Iditems N Factura Fecha Condición Teléfono Res Teléfono Ofic. Descripción Cantidad P/U Total Total Observaciones: Firma Cajero Hora: IdCajero Turno
33 FORMULARIO NÚM.1 HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA FACTURA A. ORIGEN: Departamento de Tesorería B. OBJETIVO: Formalizar entre el proveedor o beneficiario y la institución, el pago por el suministro del bien y/o servicio recibido. C. CONTENIDO: 1. Factura por: Indicar el tipo de servicio a pagar. 2. N Factura: Número asignado automáticamente en el sistema de cobro. 3. Fecha: Día, mes y año en que se realiza el cobro. 4. Condición: Pago al contado o exonerado. Generales del Paciente 5. Código: Número de identificación, asignado por el sistema informático, el primer día que el paciente realiza el pago de una consulta, servicios o medicamentos. 6. Nombre: Colocar el nombre del paciente. 7. Cédula: Colocar la cédula de identidad personal. 8. Teléfono Residencia: Colocar el número de teléfono de residencia. 9. Teléfono Oficina: Colocar el número de teléfono donde labora el paciente. 10. Iditems: Número de código de cada procedimiento: exámenes, servicios, consultas, entre otros. 11. Descripción: Detalla el nombre de los servicios o suministros realizados. 12. Cantidad: Coloca el número de servicios brindados. 13. P/U: Indica el precio por unidad de servicio brindado. 14. Total: Costo de cada servicio pagado.
15. Total: Sumatoria total de todos los servicios pagados. 16. Observaciones: Indicar comentarios de ser necesarios. 17. Firma Cajero: Nombre del cajero de turno. 18. IdCajero: Código asignado al cajero. 19. Turno: Identifica el horario asignado al cajero. 20. Hora: Hora en que se confecciona la factura. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Paciente 1ra. Copia: Departamento de Tesorería 2da. Copia: Unidad de Auditoría Interna 3ra. Copia: Departamento de Contabilidad 34
35 FORMULARIO NÚM.2 Hospital Materno Infantil José D. De Obaldía Dirección Médica General - Administración y Finanzas Fecha: Departamento: _ Beneficiario: Formulario de Exoneración Procedencia: Hospital Ambulatorio _ Nombre (s) Colaborador ( ) Si Importe total: B/. Exoneración: B/. Apellidos Edad ( ) No Monto a Cancelar: B/. Servicio: ( ) Laboratorio ( ) Imagenología ( ) Farmacia ( ) Odontopediatría ( ) Hospitalización * Otros: ( ) Consulta externa ( ) Terapias ( ) Consulta Urgencias ( ) Otros* Beneficiario de la Exoneración Cédula Director Médico General Jefe de Administración y Finanzas Sello Sello **Este formulario no es válido sin la firma del Director Médico y del Administrador.** División de Planificación. Febrero 2018
36 FORMULARIO NÚM.2 FORMULARIO DE EXONERACIÓN A. ORIGEN: Funcionario asignado. B. OBJETIVO: Mantener un control de las exoneraciones realizadas a los pacientes C. CONTENIDO: 1. Nombre, apellidos, edad: Colocar el nombre, apellidos y edad del paciente a quien se realiza la exoneración. 2. Colaborador: Indicar con un gancho o (x) si se trata de un colaborador del hospital o si es un paciente. 3. Importe Total: Indicar el total de la exoneración. 4. Exoneración: Indicar el porcentaje de la exoneración, autorizado por el director médico o el administrador. 5. Monto a cancelar: Saldo final del monto de los servicios a pagar. 6. Servicio: Indicar con un gancho o cruz el servicio a exonerar. 7. Otros: Anotar cualquier otro servicio que no se Adjunte en el formulario. 8. Beneficiario de la Exoneración: Nombre del paciente que recibe la exoneración. 9. Cédula: Colocar el número de cédula del beneficiario. 10. Director Médico General: Firma del director médico. 11. Jefe de Administración y Finanzas: Firma del jefe de Administración y Finanzas.
37 FORMULARIO NÚM.3 HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA SUBDIVISIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE TESORERÍA FONDO DE CAMBIO FECHA: TURNO: MONEDAS Cantidad Denominación 1.00 0.50 0.25 0.10 0.05 0.01 TOTAL TOTAL DE MONEDAS BILLETES Cantidad Denominación B/. 100.00 B/. 50.00 B/. 20.00 B/. 10.00 B/. 5.00 B/. 1.00 TOTAL DE BILLETES CANTIDAD DE CHEQUES ( TOTAL B/. ) TOTAL DE CHEQUES TOTAL DE EFECTIVO TOTAL A DEPOSITAR ENTREGADO: RECIBIDO:
38 FORMULARIO NÚM.3 FONDO DE CAMBIO A. ORIGEN: Funcionario asignado. B. OBJETIVO: Presentar en detalle el resultado del efectivo recaudado. C. CONTENIDO: MONEDAS 1. Fecha: Día, mes y año en que se practica el arqueo de caja. 2. Turno: Indicar la hora del turno de caja. 3. Cantidad: Indicar la cantidad de monedas por renglón. 4. Denominación: Recuento por denominación del dinero en monedas. 5. Total: Sumatoria general de las monedas de todas las denominaciones. 6. Total de Monedas: Total de monedas recolectadas. BILLETES 7. Cantidad: Indicar la cantidad de billetes por renglón. 8. Denominación: Recuento por denominación del dinero en billetes. 9. Total: Sumatoria general de los billetes de todas las denominaciones. 10. Total de Billetes: Total de billetes recolectados. 11. Cantidad de Cheques: Anotar la cantidad de cheques recibidos.
12. Total de Cheques: Anotar la cantidad de los cheques recibidos. 13. Total de Efectivo: Anotar la cantidad total del efectivo recibido. 14. Total a depositar: Sumatoria total de monedas, billetes y cheques. 15. Entregado: Firma del cajero de turno. 16. Recibido: Firma del supervisor de turno. 39
40 FORMULARIO NÚM.4 República de Panamá Ministerio de Economía y Finanzas Cuenta Única del Tesoro Boleta de Depósito Tesoro Nacional Cuenta Nº Nº Fecha R.U.C./ Cédula/ NT Nombre o Razón Social Nombre del depositante: CÓDIGO DEPOSITAR CONCEPTO A DEPOSITAR Firma
41 FORMULARIO NÚM.4 BOLETA DE DEPÓSITO TESORO NACIONAL A. ORIGEN: Departamento de Tesorería B. OBJETIVO: Formalizar el depósito de efectivo por parte del Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía. C. CONTENIDO: 1. Cuenta Núm.: Colocar el número de cuenta donde se realizará el depósito en efectivo. 2. Fecha: Colocar el día, mes y año en que se completa la boleta de depósito. 3. Colocar el número de Registro Único de contribuyente, número de cédula, correspondiente al Proveedor o a la persona natural, según sea el caso. R.U.C./Cédula/NT: 4. Nombre o Razón Social: Nombre de la empresa o persona natural. 5. Nombre del depositante: Nombre de la persona asignada a realizar el depósito de efectivo. 6. Código: Número asignado al servicio de depósito de dinero. 7. Concepto a Depositar: Describir el tipo de depósito. 8. Firma: Firma de la persona que realiza el depósito.
42 FORMULARIO NÚM.5 HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEVOLUCIÓN DE CHEQUES FECHA: JEFE DE TESORERÍA CAJA: OBSERVACIONES NOMBRE DEL CAJERO: JEFE DE TESORERÍA
43 FORMULARIO NÚM.5 DEVOLUCIÓN DE CHEQUES A. ORIGEN: Departamento de Tesorería. B. OBJETIVO: Formalizar la devolución de efectivo por parte del Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía. C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año en que se completa el Informe de Devolución. 2. Jefe de Tesorería: Anotar el nombre del jefe. 3. Caja: Anotar el nombre o ubicación de la caja 4. Observaciones: Indicar el tipo servicio facturado al paciente, el cual será devuelto en efectivo. 5. Nombre del cajero: Anotar el nombre del cajero que realizó la devolución. 6. Jefe de Tesorería: Firma del jefe de Tesorería.
44 FORMULARIO NÚM.6 HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA DEPARTAMENTO DE TESORERÍA COMPROBANTE DE DEVOLUCIÓN DE CAJA CÉDULA Nº DE FACTURA NOMBRE DEL PACIENTE FECHA: HORA: CAJERO TURNO: NOMBRE DEL SERVICIO MONTO: FIRMA DEL CAJERO: RECIBIDO POR: VERIFICADO POR: JEFE/ SUPERVISOR DE CAJA DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
45 FORMULARIO NÚM.6 HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA COMPROBANTE DE DEVOLUCIÓN DE CAJA A. ORIGEN: Departamento de Tesorería. B. OBJETIVO: Formalizar la devolución de efectivo por parte del Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía. C. CONTENIDO: 1. Cédula: Colocar el número de cédula del paciente. 2. Número de Factura: Número asignado automáticamente en el sistema. 3. Nombre del Paciente: Colocar el nombre del paciente quien solicita la devolución. 4. Fecha: Hora: Fecha y hora en que se completa el formulario. 5. Cajero: Anotar el nombre del cajero que realiza la devolución. 6. Turno: Colocar el turno asignado al cajero. 7. Nombre del Servicio: Anotar el tipo de servicio facturado al paciente. 8. Monto: Costo del servicio facturado al paciente. 9. Firma del Cajero: Firma del cajero que realiza la devolución del dinero. 10. Recibido por: Firma del paciente que recibe el dinero. 11. Verificado por: Firma del jefe de Tesorería o supervisor de caja. D. DISTRIBUCIÓN: Original: Paciente Copia: Departamento de Tesorería
ANEXOS 46
47 ANEXO NÚM.1 LISTADO DE EXONERADOS 1. Administración 2. Aldeas S.O.S. 3. Asegurados 4. Casa Esperanza 5. Caso Legal 6. Centro Aurelio Granados 7. Centro de Rehabilitación Femenino 8. Decreto N 546 / Menor 5 años 9. Trabajo Social 10. Dirección Médica 11. Granja Menor Arturo Miró 12. H.I.V. 13. Hogar Maná Panamá 14. Hogar Medalla Milagrosa 15. Hogar San Francisco de Asís 16. Hogar Trisker 17. Ley 428 de Maternidad 18. Ley N 29 / Adolescente Embarazada 19. Discapacitados 20. Nutre Hogar 21. Operación Sonrisa 22. Paciente Con Etilenglicol 23. Reintegra 24. Tuberculosis
48 ANEXO NÚM.2 INFORME DE CIERRE DE CAJA Nº DETALLE DEL CIERRE FECHA DE APERTURA: FECHA DE CIERRE: CAJERO: SUPERVISOR: APERTURA: EFECTIVO: CHEQUES: TOTAL DE INGRESO: TOTAL ENTREGADO: TOTAL FALTANTE: DEVOLUCIÓN HORA DE APERTURA: HORA DE CIERRE: B/. B/. B/. B/. B/. B/. B/. TOTAL SOBRANTE B/. EXONERACIONES EN EL TURNO B/. Rango Fact. a TOTAL A DEPOSITAR B/. Observación: TOTAL DE CK PAGADOS B/. DETALLE DEL EFECTIVO DE LA FACTURACIÓN DEL TURNO Billetes de 1.00 Billetes de 5.00 Billetes de 10.00 Billetes de 20.00 Billetes de 50.00 Billetes de 100.00 B/. B/. B/. B/. B/. B/. Monedas de 0.01 cts Monedas de 0.05 cts Monedas de 0.10 cts Monedas de 0.25 cts Monedas de 0.50 cts Monedas de 1.00 cts Total Firma del Cajero Firma del Supervisor
49 ANEXO NÚM.3 LISTADO DETALLADO DE VENTAS Factura Fecha Paciente Iditems Descripción Cant Costo Total Personal: Término: Contado Total por Forma Pago 000.00 Total por Personal 000.00 Total general: 000.00
50 ANEXO NÚM.4 LISTADO DE VENTAS DIARIAS RESUMIDAS POR CLASIFICACIÓN Cajero: Clase Cantidad Total TIPO DE VENTA: Servicios Total General:
51 ANEXO NÚM.5 LISTADO DE FACTURAS ANULADAS Número Fecha Total General: Paciente Término Turno Monto xxxxxxx_
52 ANEXO NÚM.6 David, de de 20 Licenciado Jefe de Tesorería H.M.J.D.D.O. E. S. M. Yo, con cédula, le informo que en el turno de se anularon las siguientes facturas: xxxxx Se anula ya que no se realizó el estudio al paciente, al parecer no cooperó para la realización del mismo. Se le devuelve el dinero al paciente. Atentamente, Cajero