DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA INFORME DE SEGUIMIENTO Fondo de Solidaridad e Inversión Social Número de Informe: 9512013 8 de enero de 2015 www. contra 1 oria. ci
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLiCA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 4.905/2014 REF.: N 214.265/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAl. OFICINA DE PARTES Y ARCHIVOS 12 ENE 2015 j SANTIAGO, OBENE15 *001505 RECIBIDO HORA Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 95, de 2013, debidamente aprobado, sobre examen de cuentas al Programa Desarrollo Social Componente Acción en Familia, del Fondo de Solidaridad e Inversión Social. Saluda atentamente a Ud., RAMIRO MEI ZÚÑIGA CONTRALOR GENERAL DE LA REPUBLICA 14íE ~TECER A LA SEÑORA MARÍA FERNANDA VILLEGAS ACEVEDO MINISTRA DE DESARROLLO SOCIAL RESENTE
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DAA N 4.906/2014 REF.: N 214.265/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, OSENE1S *001506 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 95, de 2013, debidamente aprobado, sobre examen de cuentas al Programa Desarrollo Social Componente Acción en Familia, del Fondo de Solidaridad e Inversión Social. Saluda atentamente a Ud., General Subiefe Subrogante ONisión de Auditoria Administlaflva HORACIo ~/ERGARA O. R.LLT,: 10.471.534.6 AL SEÑOR DIRECTOR EJECUTIVO (TP) FONDO DE SOLIDARIDAD E INVERSIÓN SOCIAL PRESENTE
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DAA N 4.907/2014 REF.: N 214.265/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. MINISTERIO DE DESARROU.O SOCIAL OFLOINA DE PARTES Y ARCHIVOS [PENE 2015J RECIBIDO HORA SANTIAGO, OBENEi5 *ØØj5Ø7 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 95, de 2013, debidamente aprobado, sobre examen de cuentas al Programa Desarrollo Social Componente Acción en Familia, del Fondo de Solidaridad e Inversión Social. Saluda atentamente a Ud., Subjefe Subrogante División de Auditoria Administrativa A LA SEÑORA AUDITORA MINISTERIAL MINISTERIO DE DESARROLLO SOCIAL PRESENTE
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DM N 4.908/2014 REF.: N 214.265/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, OBENE1S *001508 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 95, de 2013, debidamente aprobado, sobre examen de cuentas al Programa Desarrollo Social Componente Acción en Familia, del Fondo de Solidaridad e Inversión Social. Saluda atentamente a Ud., Por OlCtç6rGenerai ubrogan División de Auditoria Adminisfrabva ---r~ HORACIO VERGARA O. R,U,T, 10.471.534.6 FONDO [E 501icwuóÁb ItVERSiÓN SOCIAl. FOSIS N 2 113 ENE 2015 RECIBIDO MERCED 480 HORA AL SEÑOR JEFE DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA FONDO DE SOLIDARIDAD E INVERSIÓN SOCIAL PRESENTE
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DM N 4.940/2014 REF.: N 214.265/2014 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA. SANTIAGO, OBENEi5 *001509 Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 95, de 2013, debidamente aprobado, sobre examen de cuentas al Programa Desarrollo Social Componente Acción en Familia, del Fondo de Solidaridad e Inversión Social. Saluda atentamente a Ud., _1z~3~.t~ 12 ~ SERGIaÇgIM~~~ Ñl~INO Jefe liudad Técnica de Co~*d Ezlernc, DMsjÓn de Auditotía Mnjt~a~jy9 Subjefe Subregante División cte Auditoria Administrativa 09 ENE 2015 r RTE1 LAN AL SEÑOR JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA USEGN 148/2014 REF. N 214.265/2014 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N 95, DE 2013, SOBRE EXAMEN DE CUENTAS AL PROGRAMA DESARROLLO SOCIAL COMPONENTE ACCIÓN EN FAMILIA, DEL FONDO DE SOLIDARIDAD E INVERSIÓN SOCIAL. SANTIAGO, 8 ENE. 2015 De acuerdo a las facultades establecidas en la ley N 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se efectuó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final N 95, de 2013, sobre examen de cuentas al Programa Desarrollo Social Componente Acción en Familia, del subtítulo 33, ítem 01, asignación 002, ejecutado por la Dirección Regional Metropolitana del Fondo de Solidaridad e Inversión Social, FOSIS. Los funcionarios que realizaron esta fiscalización fueron doña Claudia Buscaglia Silva y don Luis López Rodríguez. El proceso de seguimiento consideró el referido Informe Final N 95 y la respuesta al citado documento, comunicada a través del oficio N 483, de 2014, a este Ente Contralor. Los antecedentes aportados fueron analizados y complementados con las validaciones correspondientes en la entidad, a fin de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican. e. C3 ev o -6- AL SEÑOR RAMIRO MENDOZA ZÚÑIGA CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA PRESENTE
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1.- OBSERVACIONES QUE SE SUBSANAN N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE ~ OBSERVACIÓN RESPUESTA DE ~ ENTIDAD CONCLUSIÓN, 1-2 Manual de funciones Mediante la resolución exenta N 305, de 28 de marzo de 2013. El ente auditado manifestó que dispone de un Se comprobó la elaboración y aprobación el servicio aprobó la nueva politica de recursos humanos para el Manual de Políticas de Recursos Humanos, del procedimiento PR-GDP-6.2.2-01, en lo FOSIS, sin embargo, no cuenta con un manual que defina, entre formalizado por la citada resolución exenta referido a los perfiles de cargo, el que a otras materias, las actividades, perfiles de cargos, niveles de NÓ 305, de 2013, no obstante en lo que se diciembre de 2014 forma parte del Sistema autorización, responsabilidad de las distintas unidades de la refiere a la existencia de un manual en los de Gestión de Calidad. entidad, que faciliten el desarrollo y coordinación de dichas términos que precisa esta Contraloría General, labores, evitando duplicidades y omisiones de funciones, en reitera lo comunicado en respuesta al Al respecto, cabe precisar, que los concordancia con los principios de eficiencia y eficacia preinforme, de no contar con un documento que procedimientos que son aprobados y pasan establecidos en el inciso segundo del articulo 3, de la ley consolide las materias que se indican, sin a integrar el citado sistema poseen, la N 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la embargo, tiene procedimientos que describen calidad de oficiales, pues la formalizacion. Administración del Estado, cada uno de los procesos de la gestión de del mismo se efectuo mediante la resolucion recursos humanos, los cuales forman parte del N 2.227, de noviembre de 2013. Sistema de Gestión de Calidad, agregando que dichos documentos son auditados de acuerdo al programa definido por el área de Calidad. Asimismo, detalló los procedimientos que dicen relación con las materias señaladas en el referido Informe Final N 95, de 2013, en cuanto a actividades y perfiles de cargos, concluyendo que se procederá a actualizar y aprobar mediante resolución el Procedimiento PR-GDP 6.2.2-01 Creación y/o Actualización de Estructura y/o Perfiles de Cargo, instrumento mediante el cual se crean y/o actualizan todos los perfiles de cargo institucionales con sus respectivas funciones, el que cumple con los objetivos exigidos a un manual de funciones, toda vez que a través de él se autoriza la generación de información relativa a dependencia y supervisión, objetivos, funciones, requisitos, competencias y conocimientos técnicos de los cargos existentes en la institución y que una vez dictada la resolución 2 En atención a los antecedentes proporcionados por el organismo auditado, se subsana la observación.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD que aprueba el referido procedimiento, se hará llegar una copia a este Órgano Contralor. ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN 1-3. Segregación de funciones. La revisión practicada permitió comprobar que el contador La entidad fiscalizada argumentó que la regional metropolitano, entre otras funciones, registra los pagos, Dirección Regional Metropolitana del Fondo de confecciona la nómina de las transferencias electrónicas y Solidaridad e Inversión Social, sancionó elabora las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes mediante la resolución exenta N~ 795, de 12 de N 90119502. 9022651, 9022643 y 9022660, del Banco del junio de 2014, el procedimiento para las Estado, correspondientes al Programa 01, giros globales de la conciliaciones bancarias, con et objeto de Región Metropolitana. situación que impide contar con un procurar el resguardo de la normativa de control control por oposición de intereses sobre las mismas, toda vez interno, asi como la desconcentración de que se encuentran concentradas, principalmente en dicho labores en un mismo funcionario. funcionario. Agrega. que el citado procedimiento incorpora Dicho proceder, no se concilia con el principio de control todos aquellos aspectos que permiten garantizar establecido en el inciso segundo del articulo 3 de la ley un proceso eficiente, efectivo y transparente y N 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la en cuyo contenido se incluye la contabilización Administración del Estado, además no se condice con las de pagos, confección de nóminas para normas especificas de control interno de la letra d) N 54, de la transferencias electrónicas y elaboración de las resolución exenta N 1.485, de 1996. que Aprueba Normas de conciliaciones bancarias. Control Interno de la Contraloria General, que indica que las tareas y responsabilidades esenciales ligadas a la autorización, tratamiento, registro y revisión de las transacciones y hechos deben ser asignadas a personas diferentes. Se validó que la citada resolución exenta N 795, de 2014, contempla la segregación de funciones, asignando la responsabilidad de la confección de las conciliaciones bancarias mensuales a un funcionario distinto del contador regional metropolitano. Las acciones adoptadas, permiten subsanar lo objetado II- 1. Gastos de sostenimiento Se determinó que el FOSIS contravino lo señalado en el numeral 15, letra Ala, del anexo N 3, instructivo de rendición de cuentas, sancionado por la resolución exenta Pt 375, de 2012, de su dirección Regional Metropolitana, toda vez que no exigió a los ejecutores, de forma previa al inicio de los proyectos, la programación mensual de los gastos de sostenimiento, por $ 32.247.000, ni tampoco efectuó las aprobaciones del Agente de Desarrollo Local, AOL, encargado para por el ente auditado. Cabe agregar, que dichos gastos corresponden a aquellos desembolsos indirectos en que deba incurrir un ejecutor para la realización y desarrollo del proyecto, como por ejemplo, uso de infraestructura u oficinas, gastos de El ente auditado manifestó que para el año 2013, se dispuso en las bases tipo de licitación que los gastos de sostenimiento serán rebajados en dos oportunidades: La primera, a partir del tercer mes de ejecución, respecto de aquellos que ya se hayan verificado, y la última, al final de la ejecución, todo ello con la finalidad de que sean rendidos una vez que estos se hayan producido efectivamente. Mientras que para el año 2014, y en la mejora continua de los procedimientos, se pidió al ejecutor la confección de un informe técnico de Se examinó la aplicación de las medidas informadas en los proyectos ejecutados periodo 2013 y 2014, es decir, la rebaja de los gastos previamente ejecutados, en dos oportunidades durante el desarrollo del proyecto, y el informe elaborado por el AOL de aprobación de los gastos por sostenimiento del proyecto. En virtud de los antecedentes proporcionados por el organismo auditado. se subsana la observación 3
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN VERIFICACIONES REALIZADAS bienes y servicios de consumo, tales como energia eléctrica, gastos de sostenimiento que involucra todos los telefonía, remuneraciones, registro contable de recursos desembolsos indirectos en que deba incurrir recibidos y otros de similar naturaleza que no son susceptibles para la realización y desarrollo del proyecto, de distribuir e identificar en forma precisa en el proyecto, con un tope máximo dei 6% dei total de recursos transferidos. Agregó, que adicionalmente se hizo una revisión de los proyectos cerrados o en cierre, con Por lo anterior, se requirió al organismo exigir la programación distintos ejecutores no encontrando ninguna mensual de los gastos de sostenimiento a los ejecutores de anomalía en relación a lo detectado en la proyectos, y su aprobación por parte del Agente de Desarrollo auditoría y que además en el año 2014, se Local, ADL en concordancia con lo dispuesto en el mencionado capacitó a los ejecutores contratados sobre el Instructivo de Rendición de Cuentas. procedimiento de rendiciones, que contempla el citado informe técnico, A mayor abundamiento, argumentó que los recursos por concepto de gastos de sostenimiento transferidos a los ejecutores, se encontraban debidamente garantizados por pólizas de anticipo. La base de datos de beneficiarios de las lineas de acción La entidad fiscalizada manifestó que Se examinaron los documentos Variables de Las medidas adoptadas Apoyo Especializado Dinámica Familiar y Apoyo efectivamente en el Sistema Nacional de Intervención Programa Acción, años 2013 y permiten subsanar la Especializado Adulto Mayor, de la Región Metropolitana, Usuario del año 2012, no se ingresó el total de 2014, del Departamento de Estudios y observación. entregada por la encargada del Programa Acción, provenientes integrantes de cada familia, sino que aquel Evaluación, del FOSIS, que constituyen las del Sistema Nacional de Usuario, SNU, contienen un total de miembro que la familia escogió como guias a los ejecutores del programa para el 1.244 beneficiarios, representante. Sin embargo, hizo presente que registro de información al SNU, además se El referido sistema solo entrega los datos de los usuarios el registro de la totalidad de los integrantes, no se relaciona con la validación de las condiciones revisó que las bases de datos, a partir de 2013, disponen de los campos necesarios representantes de las familias, no existiendo la posibilidad de de pobreza o vulnerabilidad, si de ello se trata, para el ingreso del núcleo familiar, como V-1. Integridad de la Base identificar a los demás integrantes del núcleo familiar, lo cual basta con el ingreso de una persona del núcleo asimismo, que su incorporación en dicha de datos hace que la información no sea integra para efectos de verificar familiar, base. Cabe hacer presente, que la la calidad de beneficiarios de cada uno de ellos, considerando comprobación efectuada no se refiere a la que estos deben encontrarse en situación de vulnerabilidad y Agrega que el programa de acción no utiliza la integridad ni la pertinencia de esta pobreza, entre otros requisitos, Ficha de Protección Social para focalizar a las información, sino a que este dato forma En respuesta al preinforme, el FOSIS puntualizó que entregó familias, ya que la condición de vulnerabilidad está dada por factores psicosociales como parte de la base de datos, nuevas orientaciones en el año 2013, las que indican que todos habitar sectores de alta vulnerabilidad social, los integrantes deben ser cargados en el SNU, lo que se condiciones de relaciones familiares aplicaria a partir de ese año, inadecuadas que determinan baja posibilidad de integración social, entre otras. / 1 4
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN Aun así, a partir del año 2013, se contempló el ingreso de la totalidad de los integrantes del grupo familiar que particípa en el programa, esto como forma de mejorar el registro de las familias beneficiarias y dar cuenta de mejor manera de los resultados de la intervención.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2.- OBSERVACIONES QUE SE MANTIENEN N ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA 7-1. Falta de aprobación de instructivos Durante el año 2012, el FOSIS emitió los documentos Orientaciones e Instrucciones para la Elaboración de las Bases de Licitación del Programa Acción e Instructivo de Rendiciones Plan de Cuentas FOSIS 2012 Programas Regulares, como también, publicó en su intranet los procedimientos sobre los desembolsos o pagos a los ejecutores, revisión de rendiciones de cuentas, registros contables y control presupuestario. Al respecto, se comprobó que dichos documentos no se encontraban aprobados mediante las pertinentes resoluciones, por la autoridad máxima del servicio, vulnerando lo dispuesto en el articulo 3 de la ley N 19.880, de Bases de los Procedimientos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, en cuanto a que dichas decisiones se deben expresar mediante tos actos administrativos correspondientes. El P0515 señaló que tales orientaciones tienen como objetivo establecer un lineamiento únicamente metodológico, que sirve de guia a la región respecto de la implementación programática para el periodo correspondiente, permitiendo facilitar la adecuación de los programas a las particularidades propias de cada territorio o región, ampliando de este modo el abanico de posibilidades para la ejecución del proyecto en concreto. Agregó que por su parte, las bases administrativas resguardan todos aquellos actos que dicen relación con el cumplimiento de las actividades que ineludiblemente cada proyecto debe desarrollar para dar cumplimiento a sus propósitos, no pudiendo ser alteradas o cambiadas por tas direcciones regionales, razón por la cual se deben aprobar por resolución de conformidad al articulo 3 de la citada ley N 19.880. Por lo que concluye que sólo tiene sentido aprobar mediante resolución las bases, que resguardan el cumplimiento de los propósitos programáticos; y no asi tas orientaciones, que sólo son una referencia metodológica. En atención a lo expuesto por el organismo fiscalizado y que similar situación se presentó para el Programa de Empleabilidad, según lo consignado en el Informe Final N 96, de 2013, de este origen, se realizó la consulta al Área de Trabajo, Agricultura y Desarrollo Social, para su análisis. Por lo anterior, se mantiene la observación. Lo expuesto ha sido enviado en consulta a otra dependencia de esta Contraloria General, por lo que las eventuales acciones de seguimiento quedarán sujetas al resultado del referido estudio. Y
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA N ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA 1-4. Custodia de expedientes Los antecedentes que respaldan la documentación de los proyectos no se resguardan en un archivo institucional como repositorio administrado por el FOSIS. En efecto, los expedientes que contienen la información que respalda la ejecución y supervisión de los proyectos, tales como rendiciones, antecedentes personales del adjudicado, actividades de los beneficiarios, y las supervisiones efectuadas por el fondo, se encuentran en poder de los Agentes de Desarrollo Local, ADL, asignados a cada proyecto, situación que no permitió acceder oportunamente a dichos antecedentes, debido a que el personal habitualmente se encuentra en terreno, La situación antes señalada, no da cabal cumplimiento a los numerales 3 y 40 de la resolución N 759, de 2003, de esta Contraloria General, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, los cuales establecen, en lo que interesa, que la rendición de gastos comprende la totalidad de las operaciones, constituida entre otros, por los comprobantes de egreso con toda la documentación auténtica o la relación y ubicación de esta cuando proceda, que acredite los pagos realizados, la cual debe permanecer a disposición de este Organismo Contralor para su ulterior examen y juzgamiento. También, vulnera la letra a), del numeral 44 de la citada resolución exenta N 1.485, de 1996, de esta Entidad de Control, que indica, en sintesis, que la documentación debe estar disponible y ser fácilmente accesible para su verificación por el personal apropiado y los auditores, Sobre la materia el P0515 manifestó que es relevante destacar lo siguiente: a) Cada agente requiere de la carpeta y/o expediente para poder llevar a cabo las labores asignadas a su cargo, por ello la gestión interna de la organización ha dispuesto que así se desarrolle dicha actividad, pues garantiza el correcto y eficiente desarrollo de las actividades con los usuarios. Finalmente, una vez cerrado cada proceso, la carpeta es archivada con el debido orden que garantiza su resguardo y disposición en caso de ser requerida para cualquier electo interno, solicitud ciudadana o de un órgano externo. b) Por razones de logistica, es inviable resguardar todas y cada una de las carpetas en dependencias de la Dirección Regional Metropolita, ello debido a que la actual dotación, más los distintos aspectos instrumentales de una buena administración del edificio, no permiten por seguridad y bienestar laboral mantener allí dichos antecedentes. c) En virtud de lo anterior, se requerirá un aumento presupuestario en el exploratorio correspondiente al ciclo 2015, para destinar a adecuar las instalaciones o adjudicar a un tercero el resguardo de la documentación, o que incorpora la posibilidad de que no se disponga el presupuesto solicitado para la Sin perjuicio de la solicitud de un aumento presupuestario para 2015, con el fin de mejorar la logística del almacenaje o en su defecto asignar esta función a un tercero, la entidad fiscalizada no ha evidenciado las medidas adoptadas sobre la custodia de los expedientes. Por lo anteriormente expuesto, se mantiene la observación, La disponibilidad en el acceso a la información de los expedientes de proyectos, será verificada en una futura auditoria que realice esta Institución Superior de Control. 7
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA pr ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD VERIFICACIONES REALIZADAS CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA Dirección Regional Metropolitana. d) Luego de una revisión exhaustiva a la normativa legal vigente, en ningún caso existe faltas respecto de ella, pues el aspecto cuestionado dice relación con la gestión interna de la institución, existiendo en todo caso, siempre acceso a la documentación de los proyectos. Termina argumentando, que la Dirección Regional Metropolitana se encuentra siempre en condiciones de ser auditada respecto de cualquiera de sus procesos, tal como ha sido durante los últimos cuatro años en que ha recibido en más de tres oportunidades a esta Contraloria General, en diversas auditorías a los diferentes programas desarrollados por el FOSIS, no habiéndose presentado problemas de similar naturaleza. /
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA NG OBSERVACIÓN 11-3. Retardo en la revisión de as rendiciones de cuentas de los ejecutores DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA VERIFICACIONES REALIZADAS Los expedientes de rendición de cuentas, en general, son presentados por los ejecutores dentro de los plazos establecidos en la citada resolución N 759, de 2003, de esta Entidad de Control, sin embargo, estos no son revisados y aprobados por el FOSIS en forma oportuna, yen algunos casos, con un desfase de hasta tres meses, situación que impide el normal avance de los proyectos, por cuanto la ejecución se encuentra correlacionada directamente con sus gastos, lo que implica una demora en el desarrollo y el cumplimiento del cronograma de los mismos. Lo anterior no da cumplimiento a los articulos 3G, 5G y 8G, de la antes mencionada ley W 18,575, que impone a los órganos de este, el deber de actuar por iniciativa propia en el cumplimiento de sus funciones, procurando la simplificación y la aplicación de los procedimientos administrativos ágiles y expeditos, sin más formalidades que las que establezcan las leyes y reglamentos. En respuesta al preinforme, el FOSIS argumentó que han adoptado medidas para perfeccionar el procedimiento, definiendo los tiempos de revisión de todas las partes involucradas, mediante la publicación del Procedimiento de Calidad de Rendiciones en la intranet institucional, fortaleciendo al equipo de revisión en la unidad de contabilidad y presupuesto; realizando capacitaciones a los ejecutores y supervisores (AOL) y estableciendo un monitoreo permanente por parte de la jefa de administración y procesos de la región Metropolitana. La repartición indicó que se ha trabajado respecto de la optimización permanente de plazos, para lo cual se ha elaborado y difundido un procedimiento de rendiciones. Sumado a lo anterior, en el contexto de la mejora continua dentro de este procedimiento, se han llevado a cabo las siguientes acciones: - Para el periodo 2013-2014, se han definido los tiempos de revisión de todas las partes involucradas: ejecutor-oficina de partes-supervisor (ADL)-Equipo de revisión contabilidad y presupuesto, los que son conocidos por todos, mediante la publicación del Procedimiento de Calidad de Rendiciones en su intranet. - Fortalecer el equipo de revisión en la unidad de contabilidad y presupuesto, lo que, señaló, ya está dando resultados, por cuanto se encuentran revisadas y contabilizadas las rendiciones de los proyectos 2012 y gran parte de los proyectos 2013. Lo anterior permitiria mejorar los tiempos de registro de las rendiciones que se presenten durante este año 2014. - Se han hecho capacitaciones a los ejecutores y supervisores (AOL) de una manera más integral, con ello se abordaron los errores más frecuentes que han retrasado las revisiones. - Para el periodo 2013-2014 se estableció un monitoreo permanente por parte de la Jefa de Administración 9 Se comprobó la emisión de la actualización del procedimiento de rendiciones de cuentas de proyectos, de 2014, al 7 de febrero de 2014, que contempla modificaciones tendientes a mejorar y optimizar la revisión de estas rendiciones. No obstante, no se evidencia su publicación en la intranet institucional conforme lo comprometido en el Informe Final NG 95, de 2013, de este origen. Por otra parte, se constataron las nóminas de las capacitaciones efectuadas a los ejecutores en el dia 25 de julio de 2014. Sin perjuicio de las medidas implementadas por el FOSIS, procede mantener la observación en tanto no se compruebe la publicación en actualización la intranet de las modificaciones introducidas al Procedimiento de Rendición de Cuentas de Proyectos, de 7 de febrero de 2014. Acreditar a este Organismo de Control, en un plazo máximo de 60 dias hábiles.la publicación de la referida del procedimiento de rendiciones de cuentas
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA y Procesos de la Región Metropolitana, el acatamiento de los tiempos, de manera de abordar con oportunidad los retrasos que se sucedan y tomar las medidas necesarias para ir mejorando los tiempos de registro. En los proyectos códigos N 5 13-382102458, El FOSIS respondió que se insistió Se validó la realización de la No obstante la acción Remitir a esta Contraloria 13-382102459 y 13-382102-460, de la línea de en la capacitación impartida a los mencionada capacitación, sin adoptada, se mantiene la General en el plazo de 60 Acción Dinámica Familiar, ejecutado por la ejecutores, sobre la importancia de embargo, no se acreditó la observación hasta verificar la dias hábiles, debidamente Corporación Desarrollo Urbano Nuevo San contar con cotizaciones, siendo una modificación al instructivo de aludida instrucción, formalizada la incorporación Joaquín, se determinó la existencia de gastos buena práctica respecto de las rendición de cuentas con esa medida en el citado Instructivo de por concepto de cenas relacionadas con el rendiciones. Lo anterior considerando de control. Rendición de Cuentas, la cierre de estos, por la suma de $ 5.715.071, que a cada proyecto se le ha obligación de efectuar cuyos servicios se encargaron a un único aprobado un presupuesto por el item cotizaciones para los gastos proveedor en todos los programas y no se correspondiente a comunicaciones, asociados a los proyectos, hicieron cotizaciones para dichas prestaciones. debiendo hacer uso de lo alli 114. Gastos de.., señalado para estos efectos. Evidenciando con ello que no se dio almuerzo y... cumplimiento a los principios de control cenas en cierre,. establecidos en el Inciso segundo del articulo 30, de proyectos. de la aludida ley N 18.575, que impone a los órganos el deber de observar los principios de responsabilidad, control, transparencia y publicidad administrativa para el cumplimiento de sus fines. Por lo anterior, se solicitó a esa entidad la modificación del Instructivo de Rendición de Cuentas incorporando la obligación de efectuar cotizaciones para los gastos asociados a los proyectos.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto, cabe concluir que el Fondo de Solidaridad e Inversión Social implementó medidas que permitieron subsanar las observaciones detalladas en el cuadro N 1 del presente Informe. No obstante lo anterior, se mantienen las situaciones informadas en el cuadro N 2, con las acciones derivadas que en cada caso se indican. Acerca de las materias para las que se ha otorgado un nuevo plazo, este comenzará a regir a partir del día hábil siguiente a la recepción de este documento. Cabe indicar que en lo concerniente a la observación 11-2. Rendición de gastos sin documentación original, por la determinación de la inexistencia de las facturas originales que respalden los desembolsos imputados al ítem gastos de administración de los proyectos, en que el FOSIS en su respuesta reitera que no es factible presentar en la rendición copia autentificada por ministro de fe o por el funcionario correspondiente, del original de la factura por parte del ejecutor, solicitando por ello se levante lo objetado o en su defecto se requerirá un pronunciamiento a la División Jurídica de este Organismo de Control, se informa que los antecedentes respecto de la materia, fueron remitidos al Área de Trabajo, Agricultura y Desarrollo Social de la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General, para su correspondiente análisis. En tanto que respecto de lo consignado en el numeral VI-2 Saldos deudores años anteriores sin gestionar su recuperación, por la que esta Entidad de Control requirió en el mencionado Informe Final N 95, de 2013, presentar los antecedentes que permitieran comprobar los avances de las acciones realizadas para la recuperación de las cifras detalladas en el mismo, consta que el servicio dio cumplimiento a ello mediante el oficio N 309, de 2014. de la dirección ejecutiva. Al respecto, recepcionada y analizada la documentación este Órgano Fiscalizador dio respuesta al FOSIS mediante el oficio N 100.649, de diciembre de 2014. Transcríbase a la Ministra de Desarrollo Social, a la Auditora Ministerial de esa cartera de Estado, al Director Ejecutivo (TP) y al Jefe de la Unidad de Auditoría Interna del Fondo de Solidaridad e Inversión Social y a la Unidad Técnica de Control Externo de la División de Auditoría Administrativa de este Ente de Control. Saluda atentamente a Ud., ubjefe Subregante División de Auditoría Administrativa 11
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