Uso de Web Email Índice: Abrir Formulario de Respuesta Completa... 10 Acceso al WEBmail... 5 Acceso al WEBmail de la F.E.N.... 4 Borrado Definitivo de un email... 16 Borrar un email... 15 Botón Enviar... 8 Configuraciones del WEBmail... 16 Control de Versionado Documento... 17 Cuentas de Correo Institucionales(email)... 3 Definición de Correo Electrónico... 2 Dejar un email Pendiente (Borrador)... 13 Diferencias entre un Web mail y un Cliente de Correo... 2 Enviar un email completado... 13 Figura 1... 4 Figura 10... 9 Figura 11... 9 Figura 12... 10 Figura 13... 11 Figura 14... 11 Figura 15... 12 Figura 16... 12 Figura 17... 12 Figura 18... 13 Figura 19... 13 Figura 2... 4 Figura 20... 13 Figura 21... 14 Figura 22... 14, 15 Figura 23... 15 Figura 24... 15 Figura 25... 15 Figura 26... 16 Figura 27... 16 Figura 3... 5 Figura 4... 6 Figura 5... 7 Figura 6... 7 Figura 7... 8 Figura 8... 8 Figura 9... 9 Generar un nuevo email:... 12 Guardar... 8 Imprimir... 8 Leer los Emails... 6 Página: 1
Re enviar... 8 Reciclar un email Borrado... 15 Responder el email... 11 Responder:... 7 Ver Detalles... 9 Ver encabezados Completos... 9 www./webmail... 4 Página: 2
Acceso al Servidor de Webmail Definición de Correo Electrónico: El Correo Electrónico (también conocido como e-mail, un término inglés derivado de electronic mail - Correo electrónico) es un servicio que permite el intercambio de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos. El concepto se utiliza principalmente para denominar al sistema que brinda este servicio vía Internet mediante un protocolo de transmisión de datos, pero también permite nombrar a otros sistemas similares que utilicen distintas tecnologías. Los mensajes de correo electrónico posibilitan el envío, además de texto, de cualquier tipo de documento digital (imágenes, videos, audios, etc.). En este documento explicativo haremos referencia a email, en lugar de e-mail Diferencias entre un Web mail y un Cliente de Correo: Hay dos tipos de aplicativos para poder leer nuestras cuentas de correo electrónico o email, uno denominado WEBmail, y el otro Cliente de Correo. Los Clientes de Correo se instalan en la PC anfitriona, y almacenan todos los correos con sus adjuntos (PFD, imágenes, Documentos, etc.) de manera local (base de datos local), por lo tanto, para poder usar esos correos, documentos, imágenes o planillas adjuntadas, debemos disponer de la PC en cuestión, cada vez que necesitemos trabajar con ellos. El Cliente de Correo instalado en la PC ofrece algunas ventajas con respecto a los servicios de gestión de correo en la nube (WEB) ya que, por ejemplo, permiten un mejor funcionamiento sin conexión a Internet, búsqueda integrada en Windows para encontrar archivos almacenados o para adjuntar documentos, y sobre todo un mayor control sobre todos tus correos. Un ejemplo de los clientes de correo más usual es el caso del Outlook, Outlook Express o Thunderbird, por mencionar algunos. Este tipo de aplicativos (programas), tienen puntos a favor y en contra. El mayor punto en contra de los Clientes de Correo Electrónico, es que si la PC queda inutilizada (rotura, ingreso de un virus informático, extravío), impide al cliente de correo instalado localmente en el equipo acceder a la información almacenada, con la posible pérdida de los datos. Ahora bien, para los WEBmail (denominados también Clientes WEB), solo se necesita que la PC tenga al menos un navegador WEB (Chrome, Opera, Explorer, Zafari, etc.), lo cual, dependiendo del SO (Sistema Operativo), siempre al tiene uno. Página: 3
Resumiendo, un correo web (WEBmail) es un cliente de correo electrónico, que provee una interfaz web por la que accede al correo electrónico. Otras formas de acceder al correo electrónico pueden ser: Conectándose con un cliente de correo local a un servidor de correo remoto utilizando un Cliente de Correo por consola, por ejemplo Outlook Express. El WEBmail permite listar, desplegar y borrar vía un navegador web los correos almacenados en el servidor remoto. Los correos pueden ser consultados posteriormente desde otra PC conectada a la misma red (por ejemplo Internet) y que disponga de un navegador web, o dependiendo del tipo de Webmail, acceder desde un dispositivo móvil como por ejemplo un celular o una tableta. Además, también permite la redacción y envío de correos mediante esta modalidad ya que no está limitado solo a la lectura de correo electrónico. Cuentas de Correo Institucionales (email) Este servicio se implementó para dar mayor transparencia al intercambio de mensajes entre los integrantes de la FEN. De esta manera, se separan las cuentas personales, por cuentas de correo institucionales, las cuales perduraran independientemente de las personas que las utilicen y centralizan los mensajes y comunicaciones de y hacia los miembros de la F.E.N. Estas cuentas no solo se podrán usar para intercambiar mensajes, sino que además, sirven de clave de accedo para ingresar al sitios de la Federación donde se publique material de uso interno como por ejemplo comunicados, resoluciones, informes y datos propios que requieran estar a disposición de los integrantes de la Federación y que sean de uso exclusivo. Página: 4
Acceso al WEBmail de la F.E.N.: La forma de acceder es muy sencilla, solo basta con hacer un clic en el icono del navegador que se disponga (Chome, Explorer, Zafari, Opera, etc.) como se muestra en la Figura 1. Figura 1 Una vez que se abre el navegador, en la barra de dirección escribir: www./webmail como se muestra Figura 2, y presionar el ENTER. Figura 2 Al indicarle al navegador la dirección a acceder, este llama al servidor de correo de la FEN (Federacion Entrerriana de Natacion) presentando la pantalla de la Figura 3. Página: 5
Figura 3 Acceso al WEBmail: Si los datos han sido ingresados correctamente se accede a la ventana principal del WEBmail, como se muestra en la Figura 4. Página: 6
Figura 4 Una vez dentro de la ventana se mostraran 3 zonas, a la izquierda la Zona de carpetas en uso, en la parte superior las configuraciones de la cuenta de correo y en centro, la bandeja de entrada con los contenidos de cada email. Leer los Emails: Al ingresar al WEBmail, se leen en forma automática los correos que hayan llegado a esa cuenta. En la ventana del centro, que se encuentra dividida en 2 partes, en la parte superior se muestra el/los email/s recibido/s, y en la parte inferior de la ventana en contenido del mismo en una vista previa como se muestra en la Figura 5. Página: 7
Figura 5 Para ver el email completo solo hay que hacer un doble clic en el email seleccionado y se abre en una nueva ventana como se muestra a continuación en la Figura 6. Figura 6 Una vez dentro de la pantalla de lectura del email, se presentan las siguientes opciones 1. Responder: permite responder el email al remitente. Página: 8
2. Re enviar: permite elegir un nuevo remitente o cuenta de email hacia donde enviarlo, si la cuenta ya ha sido escrita con anterioridad, el navegador la sugiere autocompletando la caja de texto con la sugerencia del envío. 3. Imprimir: permite imprimir el email seleccionado como se muestra en la Figura 7. Figura 7 (la pantalla de impresión puede variar según la versión de Windows Instalado o del Sistema Operativo que tenga la PC) 4. Guardar: permite guardar el email en formato.eml (formato de intercambio), el cual puede ser interpretado por la mayoría de los clientes de correo. Esto se utiliza para copiar todo el contendido llevándolo en un archivo como se muestra en la Figura 8. Figura 8 5. Botón Enviar: al presionar el boto enviar en la parte inferior de la ventana, este dispara una respuesta sin contenido en caso que la casilla de respuesta rápida este vacía, el email que recibe el destinatario se muestra en la Figura 9. Página: 9
Figura 9 Como se puede ver en la parte inferior dela Figura 9, el contenido de la respuesta esta vacía, ya que se presionó enviar sin texto de respuesta. 6. Ver encabezados Completos: esto permite ver datos de origen e información contenida el en el email recibido. En la pantalla inferior se muestra un detalle del contenido, esta información es para poder inspeccionar el origen del email o analizar su procedencia en caso de dudas, o hacer algún tipo de peritaje. Esto es solo información técnica como se muestra en la Figura 10. Figura 10 7. Ver Detalles: esta opción permite ver datos del destinatario del email y la fecha de envío del mismo como se muestra en la Figura 11. Figura 11 Página: 10
8. Abrir Formulario de Respuesta Completa: esta opción abre el email para hacer una devolución de respuesta como se muestra en la Figura 12. Figura 12 Página: 11
El formulario de respuesta completa, es el mismo que se abre cuando se selecciona el email con el botón derecho del mouse, mostrando un menú emergente como se muestra en la Figura 13. Responder el email: Figura 13 Otra forma de responderlo, es seleccionando el email con el botón izquierdo del mouse y luego hacer clic en el botón responder que se habilita cuando se selecciona el email como se muestra en la Figura 14. Figura 14 Al presionar Responder se abra le ventana de respuesta del email en cuestión, completando el Para con el email del remitente y dejando abierto el cuerpo del texto para completar el envío como se muestra en la Figura 15. Página: 12
Figura 15 Una vez que se completó el email y se presiona el botón Enviar, si el proceso fue satisfactorio el WEBmail da un aviso como se muestra en la Figura 16. Generar un nuevo email: Figura 16 Para enviar un nuevo email se debe presionar el botón nuevo mensaje como se muestra en la Figura 17. Figura 17 Al presionar el Botón Nuevo mensaje se abre la ventana de email como se muestra en la Figura 18. Página: 13
Figura 18 Enviar un email completado: Una vez que el email se completa se debe presionar el botón Enviar y el mismo es enviado a la dirección indicada en el destinatario en la casilla Para:. En caso que la dirección no sea correcta, el servidor de correo lo devolverá como no entregado o Undelivered, como se muestra en la Figura 19. Figura 19 Si el email se envió con éxito, el miso queda registrado en la carpeta Enviado (Send) como se muestra en la Figura 20. Figura 20 Dejar un email Pendiente (Borrador): Página: 14
Puede darse el caso que el usuario comience a escribir un email y por alguna razón determinada, decide dejarlo pendiente para continuarlo en otro momento. Para este caso, el WEBmail permite dejarlo en estado Borrador, lo cual significa que se puede abrir y editarlo cuantas veces quiera sin ser enviado, hasta que el usuario decide terminar y enviar el correo. Para que esto sea posible, una vez redactado el email se debe presionar el botón guardar y este se envía a la carpeta borrador, como se muestra a continuación, en las Figuras 21 y 22 respectivamente. Figura 21 Figura 22 Para continuar con el email, solo se debe seleccionar la carpeta borrador donde está almacenado, hacerle un doble clic y permite continuar trabajando con el email hasta terminarlo o bien volverlo a almacenar de manera indefinida. Cabe aclarar que el sistema va a mostrar la última fecha en que se guardó el cambio del documento. Para enviar el email una vez que el usuario decidió terminarlo, solo debe hacer un cli en el botón Enviar que se encuentra en el borde inferior derecho o en la barra de opciones como se muestra en la Figura 23 Página: 15
Figura 23 Borrar un email: Existe la posibilidad de borrar los emails que se encuentren en cualquier estado, y seleccionando uno o un grupo se pueden enviar a la carpeta Papelera desde la Bandeja de Entrada, Borrador o Spam, o de la carpeta que el usuario haya creado, como se muestra en la Figura 24. Reciclar un email Borrado: Figura 24 Si el email es enviado a la papelera, este se puede reciclar y volver a poner en la bandeja de entradas, siempre que no se haya vaciado la papelera, como se muestra en la Figura 25. Figura 25 Una vez seleccionado el o los emails, se puede indicar a que carpeta se desea enviarlo para que quede disponible, el WEBmail deposita el email en la carpeta indicada en la selección. Cabe aclarar que si el email se borró desde la bandeja de entrada, y se desea sacarlo de la papelera, la primera opción que aparecerá para devolver en la lista es la carpeta de origen de ese email. Página: 16
Borrado Definitivo de un email: Al hacer un clic al tacho que muestra como icono la carpeta papelera, interpreta que va a ser borrado todo el contenido, pero antes de hacer eso, pide la confirmación mediante la ventana de la Figura 26 Figura 26 Si la opción es Aceptar todos los elementos que estaban en la papelera se borraran de manera definitiva y no podrán ser recuperados. Configuraciones del WEBmail: El WEBmail permite que el usuario pueda personalizar el entorno de trabajo. Esto implica que se pueda cambiar el tipo de fuente para la escritura, crear grupos y contactos importándolos de otros clientes de correo, cambiar algunas preferencias de lenguaje y cantidad de email que se presenten en la bandeja de entrada, agregarle una firma al email, Crear carpetas nuevas donde el usuario va a agrupar los emails por preferencias o coincidencias, o asignar un mansaje de respuesta automática. Al usar la configuración por defecto que tiene la cuenta de correo no impide el uso de la misma. Todos estos procesos están disponibles en el menú que se muestra en la Figura 27. Figura 27 Debido a la sencillez de estos menús, no se incluye en este instructivo. Página: 17
Control de Versionado Documento Fecha Autor Contenido 22/03/18 Dante Kemal Uso de WebEmail Cuentas FEN 25/03/18 Dante Kemal Corrección de contenido Página: 18