SOFTWARE PARA HACER COMENTARIOS A LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN

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1 SOFTWARE PARA HACER COMENTARIOS A LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN Esta guía lo ayudará a utilizar el software del proceso de autorización de todos los programas del IB que se encuentra en IB Docs. INSTRUCCIONES PARA LA OFICINA DEL IB Hay dos versiones del software: una para PC y otra para MAC. Ambas son iguales y comparten los mismos datos. Cuando se asigna un educador a la tercera fase de un proceso de autorización, en la pantalla del educador aparecerá un enlace al software. Habrá dos enlaces: uno para la versión de Windows y otro para la versión de Mac. Cuando se asigna un educador a un proceso, también deberá seleccionar el tipo de acceso que este tendrá. Hay tres opciones: acceso como LECTOR, acceso como VISITANTE (el que se concede a un jefe de una delegación visitante) o acceso como VISITANTE SÓLO LECTURA (el que se concede a un miembro de una delegación visitante). El acceso como lector solamente permite ver información que le es pertinente al lector. El acceso como visitante (jefe de delegación visitante) permite ver toda la información de lector (en modo de solo lectura) y toda la información de visitante. Además, permite publicar cambios o el resultado final en el servidor de IB Docs. El modo sólo lectura es para los miembros de una delegación visitante, que podrán guardar datos de manera local pero no publicar cambios en IB Docs. Los administradores del programa tienen acceso al formulario de cualquier colegio que esté asignado en ese momento a los educadores. Los educadores solo pueden acceder al de los colegios que se les hayan asignado. INSTRUCCIONES PARA EDUCADORES Hay dos versiones del software: una para PC y otra para MAC. Ambas son iguales y comparten los mismos datos. Puede descargar el programa de IB Docs mediante su acceso como educador. El programa no requiere que se instale en el equipo informático del educador. Haga doble clic en el ícono del programa para iniciar el software. Si tiene un servidor de seguridad (firewall) y el programa pide que le conceda acceso a Internet, permítaselo. Cada vez que quiera abrir el documento, ya esté guardado en una ubicación local o en IB Docs, deberá hacer doble clic en el ícono del programa y acceder al archivo correspondiente desde ahí.

2 En la parte superior de esta pantalla se indicará el programa del IB (PEP, PAI o PD). Los primeros dos botones de la pantalla de bienvenida llevan a archivos en PDF alojados en Internet actualizados con instrucciones sobre cómo utilizar el programa (Cómo usar este programa) y cómo completar el formulario (Cómo completar este formulario). Hacer clic en Comenzar inicia el programa. Descarga del formulario de comentarios de un colegio desde IB Docs Para empezar a completar un formulario de comentarios, primero se debe descargar de IB Docs el formulario del colegio. Para acceder a IB Docs, primero debe iniciar la sesión. Primero seleccione su región. A continuación, ingrese su nombre de usuario y contraseña.

3 Una vez que haya ingresado a IB Docs, aparecerán los colegios que tiene asignados (los colegios los asigna el administrador del programa en IB Docs). Seleccione el formulario del colegio que quiera descargar y haga clic en el botón Abrir. Cuando se descarga el formulario del colegio, aparece la pantalla principal. Apertura de archivos locales Si anteriormente ha guardado un archivo de manera local y quiere seguir editando dicho archivo local, primero abra el software y haga clic en el botón Abrir archivo local. NO abra el archivo desde su computador. Guardar archivos Toda la información que se introduce queda almacenada en la memoria hasta que se guarda el archivo. El formulario del colegio se puede guardar en dos ubicaciones: localmente o en IB Docs (se necesita conexión a Internet en este último caso). Para guardar los cambios que se hagan a un formulario, seleccione el menú ARCHIVO y, a continuación, una de las opciones de guardar (Guardar archivo local o Guardar en IB Docs). Depende del educador decidir qué archivo utilizar para evitar perder datos por seleccionar un archivo guardado equivocado. Se recomienda guardar los archivos en las dos opciones, siempre que sea posible.

4 Cargar y guardar archivos locales puede llevar hasta un minuto en los equipos informáticos más lentos. No cierre el software durante ese tiempo. NOTA: El propósito de la siguiente descripción es explicar cómo funciona el software. Tanto los lectores como los visitantes deben leerla como complemento al documento Cómo completar este formulario, donde se incluye la secuencia de tareas. Edición de la pantalla Información general (delegación visitante) Al ingresar al formulario aparece la pantalla Información general del programa. (PEP, PAI y Diploma-delegación visitante). En el caso de los lectores del Programa del Diploma aparece directamente la pantalla de las aplicaciones concretas. En el PEP, se completan los grupos de edad de los alumnos y los requerimientos del colegio (delegación visitante). En el PAI, se deberá completar los años del PAI que se planea ofrecer en el colegio y los datos de los colegios asociados (si los hubiere). Los requerimientos del colegio deben ser completados por la delegación visitante. En el Programa del Diploma, la delegación visitante debe completar los requerimientos del colegio. Vista de las Aplicaciones concretas Para cambiar la vista a Aplicaciones concretas, pulse el botón Aplicaciones concretas.

5 Los menúes desplegables que hay en la parte superior izquierda de la pantalla permiten seleccionar Secciones y Normas. Identificación de Hallazgos En determinados casos se requieren hallazgos, como se describe en documento Cómo completar este formulario, que se encuentra en la pantalla de inicio. Los hallazgos se pueden escribir directamente en el cuadro de texto. El botón + abre una ventana en la que se muestran hallazgos que sugiere el IB. El botón Agregar que hay al lado de cada uno de estos hallazgos sirve para agregarlo al cuadro de texto, donde se puede editar. La delegación visitante encontrará hallazgos que le sugiere el IB y podrá cambiar la vista para ver los hallazgos sugeridos por el IB al lector al hacer click en la parte inferior derecha.

6 Identificación de Parece estar presente la aplicación concreta? (lector) o de Está presente la aplicación concreta? (delegación visitante) Estas columnas muestran las opciones SI o NO. Si se selecciona NO debe completarse la ventana CUESTIONES QUE REQUIEREN ATENCION INMEDIATA según se describe más adelante. Identificación de Cuestiones que requieren acción inmediata Como consecuencia de la selección de la opción NO como se explicó anteriormente- la ventana Cuestiones que requieren atención inmediata se abrirá automáticamente. Los textos son fijos y por lo tanto no pueden editarse. Para agregar una cuestión que requiere acción inmediata, haga clic en el botón + que hay bajo el cuadro de texto Cuestiones que requieren acción inmediata. Aparecerán las posibles cuestiones relacionadas con la aplicación concreta. Para seleccionar una o más cuestiones, haga clic en las casillas de verificación correspondientes.

7 Agregar Pruebas Las pruebas que el colegio deba enviar para demostrar que la cuestión se ha abordado se deben escribir en el cuadro de texto que hay al lado de la cuestión. Para acceder a las pruebas que sugiere el IB, haga clic en el botón +. Una vez que la casilla de verificación de una cuestión esté marcada, dicha cuestión aparecerá en el formulario principal, seguida de la prueba que será necesario presentar al IB. El texto relativo a las pruebas que aparezca en la ventana Cuestiones que requieren acción inmediata del formulario principal no se puede editar en dicha ventana. Para editarlo, hay que hacer clic en el botón + y, a continuación, editar la selección o la prueba de cuestiones que requieren acción inmediata en la ventana emergente. Mientras se edita toda esta información, el formulario del colegio se puede guardar localmente, en IB Docs o en ambas opciones. (Vea Guardar archivos) Identificación de Menciones especiales y Recomendaciones (sólo delegación visitante) El botón + abre una ventana que muestra las menciones especiales y recomendaciones sugeridas por el IB. Al seleccionar el botón Agregar ubicado al lado de cualquiera de ellas, se agregará la misma al cuadro de texto donde puede ser editada. La delegación visitante también puede escribir directamente en el cuadro de texto. Informe del lector y de la delegación visitante El lector puede generar el informe del lector a partir de menú de informes (PDF). La delegación visitante puede generar tanto el informe del lector como el informe de la delegación visitante (PDF). No se les pedirá a los educadores que carguen o envíen el informe.

8 Antes de generar el informe, debe seleccionar algunas opciones. En el caso del informe del lector, seleccione si desea incluir el texto opcional de felicitaciones, seleccione el texto apropiado para la conclusión, y complete las fechas y datos del contacto de la oficina del IB si fuera necesario. Luego seleccione Generar informe del lector. El informe en formato PDF abrirá en una ventana del navegador web (debe estar conectado a internet para que funcione). Si no tiene acceso a internet el software le avisará. El informe de la delegación visitante requiere completar una pantalla similar. Finalización del formulario del colegio Cuando el lector o la delegación visitante completen el formulario del colegio, este debe finalizarse. La finalización del formulario de un colegio bloquea cualquier acceso posterior a los datos y envía un correo electrónico de aviso al administrador del programa. Para finalizar el formulario de un colegio, en el menú principal hay que seleccionar Archivo y, a continuación, Finalizar informe.

9 Antes de que el formulario del colegio se dé por finalizado, aparece un mensaje de aviso que permite cancelar la acción. Solicitud de asistencia Si necesita ayuda técnica, vaya al menú Ayuda y seleccione Contactar con la oficina de información. Complete la información en el formulario y haga clic en Enviar. La solicitud de asistencia se envía directamente a la oficina de información y usted recibirá ayuda por correo electrónico.