2. Confirmaciones de lectura.- Elegir cómo responder a solicitudes de confirmación de lectura

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Germán Moreno Flores
hace 6 años
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1 TUTORIAL 2. MICROSOFT EXCHANGE CORREO ELECTRONICO LOS PRIMEROS PASOS. A medida que trabaje con el programa, es posible que también aparezcan algunas ventanas que le ofrezcan autoarchivar mensajes o realizar tareas de importación. CONFIGURAR LA CUENTA Si ha ejecutado el programa, ya se encontrara dentro de su entorno y estará preparado para comenzar a configurar su cuenta de correo electrónico. Allí deberá ir a Opciones y, en la ventana que se abre, seleccionar Configuración. Ahí puede configurar las siguientes opciones: 1. Firma de Correo electrónico. 2. Confirmaciones de lectura.- Elegir cómo responder a solicitudes de confirmación de lectura 3. Panel de Lectura.- Elija cuándo se deben marcar los elementos como leídos. 4. Conversaciones.- Ordenar los mensajes en el panel de lectura de la conversación en este orden; Elija cómo desea ordenar los mensajes en la vista de lista en una conversación expandida. 5. Formato del Mensaje.- Tipo de letra, Mostrar CCO, Mostrar campo De, etc. 6. Opciones del Mensaje. 7. Cualquier cambio que realice, deberá oprimir Guardar.

2 ENVIAR Y RECIBIR MENSAJES Una vez que haya configurado el correo, verifique su funcionamiento. La mejor manera de hacerlo es mandar un mail a su propia dirección de correo, para comprobar que los mensajes son enviados correctamente y que puede recibirlos sin problemas. Si este es el caso, la información le servirá para corroborar que todos los datos ingresados durante la configuración de la cuenta fueron exactos. Más abajo, veremos los pasos para llevar a cabo esta prueba. Luego, este será el procedimiento que deberá seguir cada vez que quiera enviar o recibir un mail. 1. Para comenzar, ubicado en la Bandeja de entrada, presione el botón Nuevo, que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. Se abrirá una nueva ventana en la que podrá escribir su mensaje, y en cuya parte superior se presentan distintos casilleros para completar. 2. Por ahora, ingrese su dirección de correo en Para y el motivo de su mensaje en el campo Asunto. Luego, comience a escribir el texto en el cuerpo del mensaje, y cuando esté listo, presione Enviar.

3 3. Cuando llegue el mensaje lo identificara por el icono de un sobre sin abrir. Si se dirige a la carpeta Elementos enviados o Send Items, también encontrara el mail que usted se ha enviado.

4 RESPONDER MENSAJES Si siguió todos los pasos indicados hasta el momento, entonces ya habrá enviado y recibido uno o más mensajes. En caso de que quiera responder alguno de los mails que han llegado a su casilla, puede hacerlo de manera muy simple y ahorrándose el trabajo de teclear todos los datos del destinatario. También podrá hacer que los datos de la persona que le envió el mensaje se almacenen en la libreta de direcciones. Para realizar estas dos tareas, deberá seguir un sencillo procedimiento: 1. Haga clic en el sobre cerrado que se ubica en la Bandeja de entrada, para que se muestre su contenido. 2. Una vez abierto, vera el texto del mensaje. Si quiere guardar la dirección del remitente, presione el botón derecho del mouse sobre el nombre de la persona y elija la opción Agregar a contactos, del menú que se despliega.

5 3. Si desea contestar el mensaje, presione el botón Acciones.

4. Se desplegara una barra en donde aparecerán unas opciones para Responder, Reenviar o Responder a todos, entre otras. Hacer clic en la opción que desee. 5.

6 4. Se desplegara una barra en donde aparecerán unas opciones para Responder, Reenviar o Responder a todos, entre otras. Hacer clic en la opción que desee. 5. Se abrirá un mensaje nuevo, en el que se incluye el contenido del mail recibido. Redacte su respuesta y presione enviar. Recuerde que, si el mensaje fue enviado a varias personas, usted podrá contestarles presionando el botón Responder a todos.

7 LOS ARCHIVOS ADJUNTOS. Además de contener texto, los mensajes pueden llevar archivos adjuntos. Esta posibilidad es muy valiosa, ya que le permitirá agregar información adicional, como plantillas, imágenes, programas, archivos comprimidos, etc. Para adjuntar un archivo, una vez que está redactado el mensaje, vaya a Insertar/Archivo (o haga clic en un icono de un clip).

8 A continuación, se abrirá una ventana llamada Adjuntar Archivos, en la cual deberá buscar el documento que quiera agregar. Cuando lo encuentre, presione Adjuntar.

9 Vera que en la parte inferior del Asunto aparece el archivo adjunto.

Cuando reciba un archivo anexado a algún mensaje, podrá abrirlo de varias maneras: dentro de la ventana de pre visualización, marcando el archivo que se encuentra en el clip; dentro del cuerpo del

10 Cuando reciba un archivo anexado a algún mensaje, podrá abrirlo de varias maneras: dentro de la ventana de pre visualización, marcando el archivo que se encuentra en el clip; dentro del cuerpo del mensaje, o bien, haciendo doble clic sobre el archivo para abrirlo. Para guardarlo, vaya a Archivo/Guardar datos adjuntos, y elija el lugar donde quiere almacenar el contenido. ENVIAR MENSAJES CON COPIA Muchas veces usted querrá mandar un mismo mensaje a más de una persona. Si bien, es posible enviar un mail a cada uno de los destinatarios, esta opción resultaría poco práctica. En su lugar, el correo electrónico ofrece la posibilidad de hacerlo en forma simultánea. Esto significa que un mismo mensaje saldrá de su PC para llegar a todas las personas que usted haya indicado en el campo CC. Si quiere enviar un mensaje con copia, deberá proceder de la siguiente manera: 1. Abra un nuevo mensaje de correo. 2. En el campo Para ingrese el nombre del principal destinatario, si va a agregar más de un contacto deberá separar los correos con punto y coma (;).

11 3. Presione <Tab> para pasar al campo CC. Allí escriba las direcciones de las demás personas. 4. Si no desea escribir los nombres, oprima el botón CC. 5. En la ventana que se abre, vaya marcando los contactos a los que desea enviarles el mensaje y luego presione el botón CC.

12 6. Cuando oprima Aceptar, podrá continuar trabajando normalmente.

13 MENSAJES CON COPIA OCULTA Otra de las variantes para envíos múltiples es la copia oculta. Esta modalidad es similar al envió con copia, aunque cambia en un aspecto fundamental: todos los nombres que se encuentren en el campo CCO serán invisibles para el resto de los destinatarios. Por lo tanto, si usted envía un mensaje con copia oculta, quienes lo reciban solo identificaran a la persona que lo mando. Si quiere habilitar el campo CCO, deberá ir a Opciones y elegir la opción Mostrar CCO y Aceptar. Entonces, aparecerá un nuevo casillero dedicado a este campo

14 1. Inicie un nuevo mansaje. 2. En el campo Para ingrese la dirección del destinatario. Puede omitir este paso. 3. Presione <Tab> hasta llegar al campo CCO, y allí agregué las direcciones de las demás personas. 4. Luego, continúe trabajando sobre el mensaje de forma normal.

REENVIAR Y RESPONDER UN MENSAJE En muchas ocasiones, a través de e-mail recibirá información que quiera difundir a otras personas o simplemente responder los mensajes.

15 REENVIAR Y RESPONDER UN MENSAJE En muchas ocasiones, a través de recibirá información que quiera difundir a otras personas o simplemente responder los mensajes. Una posibilidad para realizar estas tareas rápidamente y sin necesidad de alterar el contenido del mensaje es recurrir al comando Reenviar o Responder. Con ellos, podrá elegir varios destinatarios para difundir el Haga clic sobre el mensaje que desea reenviar. 2. Luego, vaya al menú Acciones y elija la opción Reenviar o Responder. Otra opción para ir a esas opciones es usando los iconos que se encuentran en la parte superior del mensaje. Los iconos son: Este icono sirve para Responder un mensaje.

16 Este icono sirve para Responder a todos los contactos. Este icono sirve para Reenviar un Mensaje. Hace Reenvío normal o como datos adjuntos. 3. Se mostrara la ventana del mensaje, en la que solo llenara los campos que requiera llenar. 4. Haga clic sobre el botón Enviar. INCLUIR LA FIRMA EN LOS MENSAJES Aun que todos los mensajes incluyen el nombre del remitente, usted quizá prefiera añadir al final de sus mails alguna identificación más precisa, tal como su nombre completo, cargo, empresa en la que trabaja, domicilio, teléfono, etc. Para no tener que escribir estos datos en todos los mensajes, Microsoft Exchange le da la posibilidad de incluirlos automáticamente mediante una firma. 1. Vaya al menú Opciones/Configuración y en donde dice Firma de Correo Electrónico hay que agregar la firma que aparecerá en los mensajes que se envíen desde este correo. Escriba e texto que desea incluir al final de todos sus mensajes. Puede usar los botones Fuente y Párrafo para dar formato al texto de la firma, si así lo desea. Puede activar la casilla de verificación Incluir automáticamente mi firma en los mensajes que envíe. Si la deja marcada, el texto de la firma aparecerá en todos los mensajes que se envíen desde este correo.

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