Proceso de solicitud en línea

Transcripción

1 Proceso de solicitud en línea I. Ingreso al formulario de solicitud en línea Para ingresar a la solicitud en línea, siga las instrucciones que encontrará en la sección Acceso al formulario de solicitud en línea. II. Menú principal Primer acceso: Menú inicial 1. La primera vez que ingrese al sistema encontrará un menú inicial en el que se le ofrecerán dos opciones: Crear o editar solicitud (obligatorio) [ Create or Edit Application (mandatory) ] o Cerrar sesión [ Logout ] (véase la siguiente imagen). 2. Haga clic en Crear o editar solicitud (obligatorio), escriba su nombre y después haga clic en Regresar al menú para ver el menú completo con cuatro opciones. 3. Una vez hecho esto, será llevado al menú principal completo, donde podrá elegir una de las cuatro opciones diferentes que encontrará. 4. Cada vez que vuelva a iniciar sesión aparecerá este menú principal completo. 5. Una vez haya hecho clic en Crear o editar solicitud (obligatorio) y después en Regresar al menú, será llevado al menú principal completo. Una vez en el menú principal completo podrá seleccionar una de las cuatro opciones que contiene. Encontrará a continuación las descripciones de cada una de esas opciones en los recuadros de texto siguientes:

2 El menú principal completo OPCIÓN 1 Seleccione esta opción para ir al Formulario de Solicitud. Rellenarlo y presentarlo es obligatorio. Una vez presentado su formulario ya no podrá modificarlo. OPCIÓN 2 Al seleccionar esta opción podrá imprimir su Formulario de Solicitud. Puede imprimir su formulario antes y después de enviarlo. OPCIÓN 4 Seleccione Cerrar sesión para regresar a la página inicial de ingreso. Antes de cerrar sesión recuerde siempre guardar su trabajo! OPCIÓN 3 Seleccione esta opción para ir al Formulario de Pedido de Recomendación. Para que su solicitud sea considerada completa, tendremos que haber recibido todas las recomendaciones requeridas antes de la fecha límite. 6. El primer paso que aconsejamos dar es enviar los pedidos de recomendación mediante el Formulario de Pedido de Recomendación. 7. Recuerde que una solicitud únicamente se considerará completa cuando se cumplan estos DOS requisitos: 1) usted ha enviado el Formulario de Solicitud y 2) sus dos recomendantes han enviado las recomendaciones profesionales. III. Instrucciones sobre el Formulario de Pedido de Recomendación Aconsejamos a los postulantes que envíen el formulario de solicitud de recomendaciones tan pronto como sea posible para que los recomendantes tengan tiempo suficiente y puedan presentar las recomendaciones antes de la fecha límite. Los postulantes tienen que conocer las direcciones de correo electrónico de cada uno de sus dos recomendantes. Los postulantes pueden rellenar de dos formas este formulario para cada uno de sus recomendantes: i) Primero confirme que la persona está dispuesta a proporcionar una recomendación para usted, y luego rellene y envíe el formulario.

3 ii) Redacte y guarde el Formulario de Pedido de Recomendación, confirme que la persona está dispuesta a proporcionar una recomendación para usted, y luego envíe el formulario. Para empezar, desde el Menú principal, haga clic en Crear o editar solicitud (obligatorio). Aparecerá entonces el Formulario de Pedido de Recomendación (véase la imagen que se muestra a continuación): A. Instrucciones para los postulantes que ya están decididos a presentar un pedido de recomendación: Escriba el nombre y dirección de correo electrónico del primer recomendante profesional. Escriba la dirección de correo electrónico de su recomendante sin añadidos o caracteres adicionales tales como comillas, coma, punto y coma, etc. No escriba más de una dirección de correo electrónico, ni ninguna otra palabra adicional, o de lo contrario el sistema no reconocerá la dirección de correo electrónico. El casillero que está a la izquierda de la leyenda Enviar el pedido de recomendación al pulsar 'Guardar' (abajo) debe estar marcado (véase la siguiente imagen). Usted tiene ahora tres opciones: Opción 1. Si desea ingresar el segundo pedido de recomendación, haga clic en Guardar y añadir otro. Opción 2. Si no desea ingresar el segundo pedido de recomendación, haga clic en Guardar y salir. Tanto para la opción 1) como para la opción 2), se abrirá una nueva ventana (véase la imagen siguiente). Aquí se le mostrará el texto del correo electrónico que nosotros enviaremos a su primer recomendante y le daremos la opción de añadir un mensaje personal a nuestro correo. Si ya está preparado para que nosotros enviemos el correo electrónico al primer recomendante, haga clic en Enviar [ Send ]. El correo electrónico le será enviado a su recomendante. En el caso de la Opción 1) usted regresará a la página del Formulario de Pedido de Recomendación, donde podrá

4 comenzar el mismo proceso para ingresar el nombre y dirección de correo electrónico del segundo recomendante. En el caso de la Opción 2) usted regresará al Menú principal. Opción 3. En el improbable caso de que haya cambiado de parecer y considere que no está preparado para que nosotros enviemos el correo electrónico a su primer recomendante, haga clic en Cancelar [ Cancel ] para salir (véase la imagen siguiente) y regresará a la página del Formulario de Pedido de Recomendación.

5 Para recordarle a su recomendante que envíe la recomendación: Vaya a la sección "Formulario de pedido de recomendación" y haga clic en Reenviar pedido en la barra de estado (véase la siguiente imagen). Para cambiar a un recomendante: Usted puede reemplazar a un recomendante que ya ha recibido el mensaje de correo electrónico solo si dicho recomendante aún no ha enviado la recomendación. Tenga presente que, una vez que efectuado el reemplazo, el recomendante original ya no podrá enviar su recomendación. Para cambiar a un recomendante, modifique el nombre y el correo electrónico en los casilleros correspondientes y haga clic en Guardar cambios. Luego pulse el botón Reenviar pedido (véase la siguiente imagen). Atención: Una vez que el recomendante ha enviado la recomendación, esta no podrá ser cancelada ni reemplazada por otra. B. Las siguientes instrucciones están dirigidas a los postulantes que prefieren guardar, primero, en el formulario de pedido de recomendación el nombre y el correo electrónico de un recomendante y enviar, más adelante, en fecha posterior, el pedido de recomendación. Para guardar un pedido de recomendación en el formulario, sin que se notifique al recomendante: Ingrese el nombre y el correo electrónico de su recomendante. Desmarque el casillero que dice "Enviar el pedido de recomendación al pulsar 'Guardar' (abajo)", tal como se muestra en la siguiente imagen: Usted tiene ahora tres opciones: 1) para guardar el nombre y el correo electrónico del recomendante que acaba de ingresar y poder ingresar la información del segundo pedido de recomendación, haga clic en Guardar y añadir otro, o 2) si solo desea guardar el nombre y el correo electrónico del recomendante que acaba de ingresar, haga clic en Guardar y salir, y el sistema lo llevará al menú principal. En cualquier caso, mientras el casillero no esté marcado, el

6 nombre y el correo electrónico que acabó de ingresar se guardarán, pero a su recomendante no se le enviará el correo electrónico. Para enviar el correo electrónico al recomendante cuya información usted guardó en el formulario de recomendación Cuando vuelva al formulario de pedido de recomendación, la barra de estado de su solicitud se verá de la siguiente manera: Haga clic en Enviar pedido en la barra de estado del formulario de recomendación. Luego aparecerá un recuadro (véase la siguiente imagen) con el correo electrónico que se enviará a su recomendante, en el cual usted podrá incluir un mensaje personal. Si desea enviar el correo electrónico a su recomendante, haga clic en Enviar y el sistema lo llevará nuevamente al menú principal. Si, por el contrario, cambia de parecer y ya no desea enviar el correo electrónico a su recomendante, haga clic en Cancelar para salir. De ese modo, volverá nuevamente a la página Formulario de pedido de recomendación.

7 I. Instrucciones sobre el formulario de solicitud En el menú principal, haga clic en la opción Crear o editar solicitud (obligatorio), que lo llevará a la primera de las nueve páginas del formulario de solicitud. Antes de enviar el formulario haciendo clic en el botón correspondiente, deberá llenar las nueve secciones (las que están marcadas con un asterisco de color rojo [*] son obligatorias). Las nueve secciones del formulario de solicitud incluyen: 1. Datos personales 2. Educación 3. Programa de estudios universitarios 4. Empleo 5. Actividades comunitarias o de voluntariado 6. Declaración de intenciones 7. Documentación necesaria 8. Página de firma 9. Revisión Para desplazarse de una sección a otra, haga clic en los botones Anterior o Siguiente, ubicados al final de la página (véase la imagen siguiente), o haga clic en el nombre de la sección a la que desea desplazarse y que figura en color azulado en la zona superior de cada página. Para guardar su formulario de solicitud Para guardar el Formulario de Solicitud completo, pulse el botón Guardar borrador, que se encuentra al final de todas las páginas del formulario (véase la imagen siguiente). Su formulario de solicitud se guardará de forma automática cada 10 minutos. No obstante, para estar completamente seguro, guarde periódicamente su trabajo pulsando el botón Guardar borrador. Asimismo, la mayoría de las personas no dispondrá de toda la información necesaria para rellenar el formulario en su primera visita, por lo que necesitarán guardar un primer borrador, salir y regresar más tarde para seguir trabajando en la solicitud en otro momento.

8 En varias partes del formulario aparece el símbolo. Si desliza el mouse por encima de dicho símbolo, podrá ver la nota aclaratoria correspondiente. Precisión de las fechas solicitadas Al completar su fecha de nacimiento y la fecha de su firma electrónica, solo deberá indicar el día, mes y año exactos. Sin embargo, en todos los demás casos, solo deberá consignar con precisión el mes y el año. La mención del día puede ser aproximada. Carga de los documentos de respaldo Usted deberá cargar los siguientes documentos a la página Documentación necesaria (página 7) del formulario de solicitud. 1. Currículum vítae actualizado que no supere las dos páginas. 2. Fotocopia(s) de comprobantes de empleo de todos los empleadores mencionados en el formulario correspondientes a los últimos cinco años, incluido el empleador actual. El comprobante de empleo deberá presentarse en la lengua original, acompañado, en caso necesario, de una traducción (véase el párrafo 2a). *Dado que hay un solo recuadro para cargar los documentos originales, en el caso de tener más de un empleador, sírvase escanear todos los comprobantes de empleo, guardarlos en un archivo y cargar ese archivo a la página Documentación necesaria. 2a. Traducción de comprobantes de empleo (si corresponde). Si el comprobante de empleo no está escrito ni en inglés ni en el idioma de su programa de maestría, deberá traducirse a cualquiera de esos idiomas y adjuntarse a la solicitud. *Dado que hay un solo recuadro para cargar los documentos traducidos, si usted tiene más de uno, sírvase escanear todos los comprobantes de empleo traducidos, guardarlos en un archivo y cargar ese archivo a la página Documentación necesaria. 3. Fotocopia del certificado del título universitario más avanzado que figura en el formulario de solicitud. El certificado debe presentarse en el idioma original. 3a. Traducción del certificado del título universitario más avanzado (si corresponde). Si el certificado no está escrito ni en inglés ni en el idioma de su programa de maestría, deberá traducirse a cualquiera de esos idiomas y adjuntarse a la solicitud. 4. Fotocopia(s) de la(s) carta(s) oficial(es) de admisión incondicional al respectivo programa de maestría de las universidades de preferencia, si está(n) disponible(s). *Dado que hay un solo recuadro para cargar las cartas de admisión, si usted ha sido aceptado en varios programas de maestrías de las universidades de preferencia,

9 sírvase escanear todas las cartas oficiales, guardarlas en un archivo y cargar ese archivo a la página Documentación necesaria. Firma del formulario de solicitud Tras leer y aceptar las condiciones enumeradas en la página de firma, podrá firmar el formulario sencillamente escribiendo su nombre en el campo Firma e indicando la fecha. Envío del formulario de solicitud Una vez que ha llenado las ocho páginas del formulario de solicitud, el sistema lo llevará a la página 9: 'Revisión'. Antes de enviar el formulario, asegúrese de haber: 1. completado todas las preguntas 'requeridas' (señaladas con un asterisco de color rojo [*]); 2. adjuntado toda la documentación necesaria; 3. revisado y guardado el formulario de solicitud. Para presentar el formulario, primero guarde un borrador de su solicitud pulsando en el botón que hay al pie de la página de revisión, y luego haga clic en el botón correspondiente de la página de revisión (véase la imagen siguiente): Si no ha completado todos los campos obligatorios, no podrá enviar el formulario y el sistema lo llevará directamente a la pregunta específica que debe completar en la página de revisión. Por ejemplo, si ingresó una fecha que no es válida, le aparecerá el siguiente mensaje debajo de la pregunta en cuestión: Una vez que haya hecho la corrección necesaria, debe pulsar el botón Guardar proyecto y nuevamente el botón Presentar. Si ha ingresado todos los campos requeridos, le aparecerá el siguiente recuadro.

10 Esta es su última oportunidad para editar el formulario de solicitud. Si aún desea introducir cambios, haga clic en Cancel. Si desea enviar el formulario, haga clic en OK. Una vez que lo haya enviado, volverá automáticamente al menú principal, donde le aparecerá el siguiente mensaje: *RECUERDE que el hecho de enviar el formulario de solicitud NO SIGNIFICA que su solicitud esté completa. Una solicitud solo estará completa una vez que el JJ/WBGSP haya recibido el formulario correspondiente y dos recomendaciones profesionales. Para enviar los pedidos de recomendación, vaya a Menú principal y haga clic en Formulario de pedido de recomendación.

11 Además del aviso del menú principal (véase el gráfico más arriba), usted recibirá un correo electrónico con el mismo mensaje proveniente de: Por favor, no responda a este correo electrónico. Si no recibió un correo electrónico después de enviar el formulario de solicitud En ese caso, puede ser que en realidad no lo haya enviado, que haya ingresado una dirección de correo electrónico equivocada al registrarse para la solicitud en línea o que el mensaje haya ido a parar a la bandeja de correo no deseado. Dado que se trata del correo electrónico mediante al cual el JJ/WBGSP se pondrá en contacto con los postulantes aceptados, es imprescindible que usted pueda recibir los mensajes que le enviemos. Si el correo electrónico fue a parar a la bandeja de correo no deseado, asegúrese de agregar la dirección a su lista de contactos confiables. Si finalmente no logra encontrar el correo electrónico en el que se le notifica que su formulario ha sido enviado, comuníquese con nosotros a: [email protected]. Tenga presente que no garantizamos que responderemos a las preguntas que recibamos menos de tres días laborables antes de la fecha límite de la solicitud. Para más información sobre cómo comunicarse con la Secretaría del JJ/WBGSP, consulte las Instrucciones para la solicitud de becas de 2015.