@unam.mx. Manual del Usuario de correo electrónico. dgtic

Transcripción

1 dgtic DGTIC FESI Universidad Nacional Autónoma de México Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de la Información y Comunicación Facultad de Estudios Superiores Iztacala Manual del Usuario de correo

2 1. Introducción Acceso al correo vía WEB La interfaz Web Lectura y administración de correos Redactar un nuevo mensaje correo Herramientas en correo UNAM Calendario Contactos Tareas Opciones de configuración Configuración de cuenta de correo en diferentes sistemas Mac OS Microsoft Outlook Configuración para dispositivos móviles Dispositivos Android Dispositivos ios

3 1. Introducción El correo electrónico es un servicio que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes, no solamente de texto, sino de todo tipo de documentos digitales. Para enviar un correo electrónico se necesitan tres datos: Destinatario: Una o varias direcciones de cuentas de correo a las que ha de enviarse el mensaje. Además se pueden utilizar dos campos de mucha utilidad: Cc. El destinatario que se agregue en este campo, además de recibir copia del correo recibirá una copia de la lista de todos los que recibieron el correo. Asunto: Una descripción corta del asunto. El mensaje: Puede ser texto con formato y no hay límite de tamaño. Además se pueden incluir archivos adjuntos al mensaje (11MB) Una vez que el destinatario ha recibido el mensaje puede hacer varias cosas con él, como: Responder: escribir un mensaje a la persona que ha mandado el correo y responder a todos. Reenviar (o remitir): pasar este mensaje a una tercera persona, que verá quién lo envió y el destinatario original, junto con el cuerpo del mensaje. De forma opcional se puede añadir más texto al mensaje o borrar los encabezados e incluso el cuerpo o parte de él. Marcar como correo no deseado (spam): separar el correo y esconderlo. Se usa para evitar la publicidad no solicitada. Archivar: guardar el mensaje en el ordenador, pero sin borrarlo, de forma que se pueda consultar más adelante. Borrar: Se envía el mensaje a una carpeta elementos eliminados que puede ser vaciada posteriormente. Mover a carpeta o añadir etiquetas: dependiendo del sistema que tenga se pueden catalogar los mensajes en distintos apartados según el tema del que traten. Otros permiten añadir marcas definidas por el usuario (ej: "trabajo", "casa", etc.). 2

4 2. Acceso al correo vía WEB Para tener acceso a nuestra cuenta de correo electrónico necesitamos ingresar a la dirección y seleccionar la opción de Centro de Datos de la UNAM, donde proporcionaremos el nombre de usuario y contraseña. En esta pantalla se muestra que para ingresar a nuestra cuenta de correo se requiere de la siguiente información: Nombre de usuario y contraseña. 3

5 3. La interfaz web El conocer cómo se distribuyen los elementos en la interfaz, permitirá ubicar los diferentes vínculos disponibles, facilitando el manejo de la información Hay dos íconos ubicados en la cintilla superior azul de Outlook Web App. Uno de ellos nos indica que hay un mensaje nuevo y el otro es una tabla que representa el calendario. Estos dos aparecerán cada vez que se tenga un mensaje nuevo o una actividad programada en el calendario. 2. En esta sección podremos navegar en las diferentes áreas como: correo, calendario, contactos o tareas. 4

6 3. En este apartado se encuentran las opciones de configuración, con las cuales podremos cambiar nuestra información personal. También está la opción que permite cerrar la sesión de nuestra cuenta. 4. Lectura y administración de correos La siguiente imagen describe la ubicación de los elementos que nos ayudarán a crear un mensaje, así como para ver la bandeja de entrada y conocer más acciones que nos ayudarán a manipular nuestros correos. 5

7 1. Para crear un nuevo mensaje 2. La lista de las carpetas de usuario, permite administrar las cuentas de correos contenidos en la bandeja de entrada. Además, se pueden crear otras carpetas para tener una mejor administración de los correos; para contraer esta lista de carpetas se debe dar un clic al ícono del triángulo que está situado a la derecha del nombre del usuario. Se recomienda revisar con frecuencia la carpeta de Correo no deseado o SPAM, ya que en ocasiones pueden ingresar correos que sí sean del interés del usuario. 3. Este es el campo de búsqueda, cuando se requiere buscar los mensajes enviados por una persona en específico, se coloca el nombre de ella y se desplegarán todos sus mensajes. También se puede hacer una búsqueda por alguna palabra, para encontrar un mensaje en particular. 4. Aquí se despliega una lista de todos los mensajes de la carpeta que se visualiza. Además tiene información adicional como; cuántos mensajes están sin leer, si tienen datos adjuntos o si están asociados a una categoría. 6

8 5. En esta sección se muestra el panel de lectura, aquí se visualiza el contenido del mensaje seleccionado. Se puede responder a quien envió el mensaje, responder a todos o reenviar a una tercera cuenta, como se muestra en la parte superior del mensaje. 5. Redactar un nuevo mensaje de correo Se da clic en el ícono que tiene un signo de más y se coloca el cursor en donde dice correo nuevo. Se colocará la dirección electrónica del destinatario en el campo Para ; si deseamos enviar copias a otros destinatarios, utilizaremos el campo Cc. En Asunto se colocará un título breve al mensaje haciendo referencia a su contenido. En el campo cuerpo del mensaje es el espacio donde se redacta el mensaje, utilizando diferentes herramientas de formato para asignar estilo el texto como tipo de fuente, tamaño de fuente, negrita, cursiva o subrayada. También se pueden agregar uno o varios archivos adjuntos dando clic en la opción insertar junto al ícono del clip. Una vez que el mensaje ha sido redactado y revisado, solo resta enviarlo haciendo clic en la opción de enviar. 7

9 6. Herramientas en correo UNAM Entre las herramientas que nos proporciona el correo de la UNAM se encuentra el calendario que nos servirá para agendar reuniones, actividades, apuntes, etc. 6.1 Calendario La imagen describe la ubicación de los elementos del calendario, el cual nos ayudará a tener un mejor control de las actividades programadas. Este calendario está en línea, lo cual significa que puede ser consultado en cualquier dispositivo que tenga conexión a internet Aquí se podrá ingresar un nuevo evento, el cual puede ser una cita, reunión o una junta, incluyendo el tiempo que durará, así como la hora en que empezará y terminará. 2. En este calendario se puede navegar por las fechas, se visualizará la semana seleccionada la cual esta sombreada y en un color más obscuro aparece el día en el que estamos. 3. Se puede ver más de un calendario a la vez. Es decir, se pueden agregar diferentes calendarios, por ejemplo un calendario personal donde estén los onomásticos de la familia, otro de trabajo con las actividades laborales que se tengan agendadas, etc. 4. Esta área sirve para navegar entre días y si se da clic en las flechas que están en los extremos se podrán visualizar las fechas anteriores y posteriores. 8

10 5. La ventana principal, muestra los eventos que tenemos en el calendario. Se muestra la información por día, por semana o mes. El calendario se puede compartir o imprimir. 6.2 Contactos Desde aquí se puede buscar, crear, agregar y editar la lista de nuestros contactos Crear un nuevo contacto. 2. Los lugares donde almacenamos nuestros contactos, clasificados por grupos, como ejemplo: pueden ser familia, amigos, trabajo, proveedores, etc. 3. Se escribe el nombre del contacto que estamos buscando. 4. Una lista donde se ve el contenido de los contactos que tenemos almacenados. 5. Es la ficha del contacto seleccionado. 6. Estas son las acciones que podemos hacer con los contactos, es decir crear una reunión o enviar un mensaje. 9

11 6.3 Tareas La herramienta tareas nos permite realizar un seguimiento de las actividades que tenemos programadas, pero que no deseamos que aparezcan en el calendario. 1. Esta ventana sirve para crear una tarea, haciendo clic en nuevo + Nueva tarea. 2. Es el área para ver Elementos y tareas marcados o únicamente Tareas. 3. Filtros. Seleccionar el filtro en función de los elementos que se desean ver. Las tareas y los elementos marcados que no tengan una fecha asociada y no estén completos solo aparecerán cuando se seleccione todo. 4. Lista de elementos que cumplen los criterios del filtro actual. Hacer clic en cualquier elemento para verlo en el panel de lectura. Se pueden usar los controles para realizar cambios en el estado de un elemento. Por ejemplo, se puede marcar una tarea como completada, o eliminar una marca de un mensaje. 5. Panel de lectura, en él se muestra el contenido de los elementos seleccionados. Se pueden usar los controles situados en el vértice superior para realizar cambios en el elemento, si se trata de una tarea. Si es un mensaje, los controles serán los mismos que se ven al leer el correo. 10

12 7. Opciones de configuración Es donde tenemos acceso a la información de nuestro perfil y la podremos personalizar, cambiar la contraseña, etc. 1. Opciones, acceso a la configuración de los servicios como correo, calendario y contactos. 2. Información de la cuenta. 3. Se puede visualizar el uso del buzón y lo que se tiene de espacio. 4. Accesos rápidos a otras configuraciones, como sería el cambio de contraseña

13 8. Configuración de la cuenta de correo en diferentes sistemas operativos. Se explicará cómo podremos configurar nuestra cuenta de correo, dependiendo de la plataforma que se esté utilizando. 8.1 Mac OS Para configurar nuestro cliente de correo Mail para Mac OS X haremos lo siguiente: 1. Ingresar a la aplicación Mail. 2. En la parte superior ingresar al submenú Preferencias. 3. En la siguiente ventana revisar que este seleccionada el Tipo de cuenta (IMAP o POP3). 4. Ahí mismo localizar el Servidor de correo entrante y cambiarlo por correo. unam.mx. 5. En la sección de Dirección de correo y Nombre de usuario se agrega su dirección de correo. 12

14 6. En la pestaña de Avanzado se realiza la configuración de los puertos. 7. Para usuarios IMAP, el puerto es 993. Es necesario seleccionar la casilla de verificación SSL. 8. Para usuarios POP, el puerto es 995. Es necesario seleccionar la casilla de verificación SSL 13

15 9. Seleccionar la pestaña Información de la cuenta y en el campo servidor de correo saliente (SMTP), dar clic en la opción Editar lista de servidores SMTP. 10. En el siguiente cuadro, dentro de la pestaña de Avanzado, dar doble clic sobre la dirección del Nombre del Servidor para habilitar la edición y cambiar la dirección por correo.unam.mx. Es necesario verificar que el puerto sea 587 y que la casilla Usar SSL esté seleccionada. 14

16 11. Dar clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y guardar la configuración. Cuando esté de vuelta en la ventana principal de configuración, es necesario que cierre la ventana para finalizar el cuadro de dialogo. 15

17 8.2 Microsoft Outlook Los siguientes ajustes nos permitirán configurar su cuenta. 1. Ingresar a la aplicación Microsoft Outlook 2. Ingresar al menú Archivo e ingresar al submenú Información para seleccionar la Configuración de la cuenta. 3. En el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, seleccionar la pestaña Correo electrónico y enseguida escoger la opción Cambiar. 16

18 4. En el siguiente cuadro de diálogo, Cambiar la cuenta y revisar la opción de Tipo de cuenta (IMAP o POP3). 5. Ahí mismo en los cuadros de texto del Servidor de correo entrante y Servidor de correo saliente (SMTP), cambiar en ambos casos a correo.unam.mx. 6. En ese mismo cuadro de dialogo dar clic en la opción Más configuración. 17

19 7. Aparecerá otra ventana en la cual debe seleccionar la pestaña Servidor de salida. Es importante seleccionar la opción Mi servidor de salida de (SMTP) requiere autenticación. 18

20 8. Seleccionar la pestaña que dice Avanzadas. Revisar que esté asignado el puerto IMAP. El puerto en el Servidor de entrada (IMAP) es 993 y debe estar seleccionado el cifrado SSL en la opción Usar el siguiente tipo de conexión cifrada. Es importante revisar que la cuenta de correo necesita una conexión cifrada (SSL), por lo cual es necesario seleccionarlo. 9. Para los usuarios IMAP y POP3, el puerto para el Servidor de salida (SMTP) es 587 y la opción de conexión cifrada deberá ser TLS. En el menú Usar la conexión cifrada como se muestra en la figura. 19

21 10. En el cuadro de diálogo de configuración dar clic en Siguiente. 11. Aparecerá un cuadro de diálogo con la verificación de los parámetros. Es importante verificar que aparezcan dos marcas de validación, esto significa que tanto el servidor de entrada como de salida están correctamente configurados, dar clic en cerrar. 12. Para concluir el proceso dar clic en el botón Finalizar. 20

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23 9. Configuración para dispositivos móviles La tecnología ha tenido un gran avance en los sistemas de comunicación, por lo que hoy día podemos revisar nuestro correo en los dispositivos móviles. 9.1 Dispositivos Android El sistema Android nos permite recibir nuestro correo con una aplicación que se llama e- mail, está aplicación la podemos encontrar representada como un sobre con una carta amarilla y que tiene Al configurar la aplicación podremos recibir y enviar correos. 22

24 1. Abrir la aplicación de correo 3. En la siguiente pantalla pulsar IMAP 2. Introducir la cuenta de correo y la contraseña y después pulsar en configuración manual 4. Ahora se configurará el servidor de entrada, introduciendo de nuevo la cuenta de correo y la contraseña. En la opción de servidor IMAP es necesario escribir correo. unam.mx y pulsar siguiente. 23

25 5. Configurar el servidor de salida, en Servidor SMTP, escribiendo smtp.correo.unam.mx y marcar la opción Acceso obligatorio. Es necesario introducir la cuenta de correo y la contraseña, después pulsar siguiente. 7. Seleccionar la frecuencia con la que el dispositivo móvil comprobará si hay nuevos correos y pulsar Siguiente 8. Finalmente escribir el nombre que se desea que aparezca al enviar los correos y pulsar Siguiente. 6. El aparato móvil comprobará los datos que se indicaron. 9. Con esto queda finalizado la configuración de la cuenta de correo. 24

26 9.2 Dispositivos ios Las siguientes instrucciones nos permitirán configurar el sistema ios para recibir nuestro correo. Al configurarlo podremos recibir y enviar correos. 1. Ingresar a los ajustes del dispositivo. 4. Saldrá una ventana de la configuración de la cuenta, en ella es necesario cambiar el Nombre del host por correo.unam.mx 2. Seleccionar de la barra lateral la opción de Correo, contactos, calendario y seleccionar la cuenta que se desea actualizar. 5. En esa ventana, seleccione la opción SMTP para cambiar los valores del Servidor de correo saliente. 3. Dentro de la siguiente pantalla, seleccionar el nombre de usuario. 25

27 7. En esta ventana es necesario cambiar el Nombre del host por correo.unam.mx 6. Se selecciona la opción de Servidor principal, para editarlo. 8. Al terminar presione el botón OK 9. Regresar a la ventana principal de configuración, presionar OK para finalizar la actualización. 26