UNIVERSIDAD PONTIFICIA COMILLAS ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE INGENIERÍA (ICAI) INGENIERO TÉCNICO DE INFORMÁTICA DE GESTIÓN PROYECTO FIN DE CARRERA Entorno para la Gestión de Programas, Subprogramas y Proyectos de una ONG AUTOR: Flórez Regaliza, Álvaro MADRID, septiembre 2009
Autorizada la entrega del proyecto al alumno: Álvaro Flórez Regaliza EL DIRECTOR DEL PROYECTO Pedro Castejón Silvo Fdo: Fecha: Vº Bº del Coordinador de Proyectos David Contreras Bárcena Fdo: Fecha:
Resumen Este proyecto tiene como objetivo el desarrollo de un entorno de gestión de Programas, Subprogramas y Proyectos en la aplicación GESPRO de la ONG Entreculturas. Mejorando el diseño actual con una nueva lógica que los relacione entre sí. Entreculturas es una ONG para del desarrollo promovida por los Jesuitas que defiende el acceso a la educación de los más desfavorecidos, como medio de cambio social, justicia y diálogo entre culturas. GESPRO permite gestionar los proyectos desde todos los puntos de vista: administrativo, documental, técnico y económico. Es una herramienta intranet que inicialmente estaba implantada en las oficinas de Entreculturas en Madrid, pero se ha ido adaptando a las necesidades de sus contrapartes (plataformas locales de cada país que ejecutan los proyectos) y se está implantando su utilización ahí. La aplicación GESPRO se centra principalmente en la gestión de proyectos, entendiendo estos como una acción de desarrollo con un objetivo definido tendente a solucionar problemas específicos, acotada en el tiempo, espacio y beneficiarios. Un [I]
proyecto puede llevarse a cabo de forma autónoma (situación habitual), o puede desarrollarse integrado, junto a otros, en un programa o en un subprograma. El proyecto es la entidad más importante de Entreculturas. Esta aplicación ha sido desarrollada en las oficinas de Entreculturas, formando parte del equipo de desarrollo de la organización, y pasando continuos chequeos por parte de Accenture, empresa colaboradora. El proyecto se ha desarrollado en el entorno de programación Visual Studio 6.0, con un entorno Web con tecnología ASP y gestión de eventos mediante Javascript, la base de datos utilizada ha sido MS SQL Server 2005 y para la comunicación entre base de datos y aplicación se han utilizado DLL's programadas en Visual Basic. En este proyecto además de quedar los programas, subprogramas y proyectos relacionados a través de sus diversas financiaciones también se realizaran los cambios necesarios en la navegación, formularios y la vinculación. Empezando por trabajar con los programas y subprogramas como entidades independientes, ya que anteriormente solo podían existir subprogramas si estos estaban relacionados con un programa. [II]
Abstract This project aims to develop a management system of Programs, Subprograms and Projects within GESPRO, application by Entreculturas (NGO) and to improve the current design through a new logic that links these programs to each other. Entreculturas is a non-governmental organisation promoted by Jesuits for social development that supports the access to education for the socially disadvantaged, as a way of social transformation, justice and dialogue between cultures. You can manage projects with GESPRO in every view: administrative, documentation-based, technical and economic. It is an Intranet tool that was initially deployed in the Madrid office but it has evolved along the requirements of its counterparts (local platforms running projects in each country) thus the deployment is spreading out there. GESPRO application focuses on project management; may it be noted that project in this context means an action plan for development towards a defined goal in order to [III]
resolve specific issues delimited by time, location and beneficiaries. You can carry out a project either in autonomous mode (typical situation), or along with others, either within a program or subprogram. Project is the top entity in Entreculturas. Gespro has been developed by the in-house developers of Entreculturas and has been followed up regularly by his collaborative partner, Accenture. The Project has been developed with Visual Studio 6.0 and ASP technology along with an event management system in Javascript. The database is MS SQL Server 2005 and the database connectors for the application are DLLs coded in Visual Basic. In this Project, apart from keeping the programs, subprograms and projects related to every financing source, it will be described the necessary changes in browsing, forms and linking. Starting off with programs and subprograms as independent entities, as you could only work in the past with a subprogram when it was linked to a program. [IV]
ÍNDICE 1. Introducción... 1 1.1. Entreculturas... 1 1.2. Motivación del proyecto... 4 2. Análisis del sistema... 6 2.1. Funcionamiento de GESPRO... 6 2.1.1. Términos y definiciones... 6 2.1.2. Procesos... 9 2.1.3. Descripción general y actividades... 11 2.1.4. Tareas... 17 2.2. Arquitectura Técnica de Gespro... 30 2.2.1. Arquitectura Hardware... 30 2.2.2. Arquitectura software... 32 2.2.3. Arquitectura Cliente Servidor... 43 3. Metodología de Trabajo... 49 4. Diseño del Proyecto... 50 4.1. Cambios en la base de datos... 50 4.2. Separación mantenimientos Programa y Subprograma... 53 4.3. Vinculación a través de la financiación... 63 4.4. Listado de dependencias... 84 5. Mapa Web... 98 6. Planificación... 99 7. Presupuesto... 100 8. Conclusión... 101 8.1. Conocimientos.... 102 8.2. Profesional.... 103 8.3. Personal.... 104 9. Bibliografía... 105 13.1. Bibliografía... 105 13.2. Recursos Web... 106 [V]
1. Introducción: 1.1. Entreculturas Entreculturas es una ONG de desarrollo promovida por la Asociación Fe y Alegría, en colaboración con la Compañía de Jesús. Su finalidad es impulsar y promover iniciativas para el desarrollo integral de los sectores más desfavorecidos. Se centra en una apuesta por una educación gratuita de calidad para todos y todas, fomentando la participación de los sectores populares en procesos de desarrollo sostenible, estructuras democráticas y proyectos productivos que ayuden a mejorar su calidad de vida para romper con el círculo de la pobreza. Entreculturas nace en España en 1986, como Fe y Alegría España. 1999 es un año clave para nuestra organización que apuesta por una nueva imagen y un nuevo nombre. ENTRECULTURAS se adapta mejor a nuestra misión en el campo de la cooperación internacional, enfocada en la búsqueda de nuevos caminos de justicia en un mundo global de mezcla de culturas y de convivencia. 1
También promueven campañas de sensibilización en países occidentales para la comprensión de un mundo interdependiente, que sigue sin acortar las distancias entre ricos y pobres. Forma parte de una red internacional, la Federación Fe y Alegría Internacional promovida por la Compañía de Jesús y que lleva más de 45 años fomentando su labor educativa en las zonas más empobrecidas. Fe y Alegría es un movimiento de Educación Popular que nace en Venezuela en 1955. Promueve la formación de hombres y mujeres protagonistas de su propio desarrollo, favoreciendo el acceso a la educación de niños, niñas y jóvenes de las barriadas populares y zonas desfavorecidas latinoamericanas. Entreculturas realiza acciones de cooperación con contrapartes del Sur, que tienen por objetivo contribuir a aquellas transformaciones sociales que promuevan la existencia de comunidades de solidaridad, particularmente entre las poblaciones excluidas social, económica, política y/o culturalmente. Para ello ponemos el acento en la promoción de la justicia y la centralidad de la persona en todo el proceso de desarrollo, desde una perspectiva integral de la misma que contempla tanto las necesidades materiales, culturales, sociales y políticas como su dimensión espiritual. 2
La educación es el instrumento fundamental para lograr estas transformaciones y cambios sociales, tal y como se indicaba en los criterios constitutivos. Por ello, Entreculturas apoya prioritariamente acciones que contengan esta dimensión de educación popular, entendida en sentido amplio y no solo como sector de trabajo. Esta ONGD, en coherencia con su misión, siempre trabaja en colaboración con instituciones locales. De acuerdo con el estilo institucional, colabora con instituciones plurales y diversas con las que comparte objetivos y principios, y de manera preferente con aquellas vinculadas con la Compañía de Jesús. En particular, Entreculturas mantiene una relación de asociación y un compromiso muy profundo con Fe y Alegría, de cuya Federación somos miembros y con quien establecemos una vinculación de pertenencia. Concibe la relación construida con Fe y Alegría como una referencia en la relación con otras instituciones, en particular con el Servicio Jesuita de Refugiados que constituye nuestro socio prioritario en África. Valora especialmente la cercanía con las comunidades populares y la capacidad de asumir innovaciones y retos. Trabaja con organizaciones con capacidad y estructura adecuadas para la colaboración propuesta. 3
En coherencia con todo lo anterior las acciones de cooperación de Entreculturas son, en su mayoría, proyectos concretos de desarrollo. Además esta ONGD quiere apoyar la realización de otras acciones de cooperación diferentes que respondan al tipo de relación que establecemos con las contrapartes (fortalecimiento institucional, apoyo técnico, etc.). En todas estas acciones, además de los criterios generales de estilo de la institución, valoramos especialmente la participación de la población, la calidad técnica, la sostenibilidad y la dimensión de género. 1.2. Motivación del proyecto: GESPRO es una aplicación accesible no solo desde la sede central en Madrid, sino que también desde las diferentes delegaciones en España y el resto del mundo, denominadas contrapartes. Por ello se trata de un desarrollo que está constantemente sujeto a cambios que generalmente se abordan desde el equipo de desarrollo de la delegación central. Debido a diferentes desarrollos que han ampliado la aplicación se ha creado la necesidad de cambiar el modelo de relaciones entre los programas, subprogramas y proyectos. 4
Estos cambios se centran en la vinculación entre las financiaciones que se asignan a cada programa, subprograma y proyecto. Con el nuevo modelo lógico se optimizará el funcionamiento de Gespro y se conseguirá una gestión más sencilla de las financiaciones, lo que proporcionara un funcionamiento más eficiente de la aplicación. La motivación principal de este proyecto es que mejorar el rendimiento de la aplicación conlleva un mejor funcionamiento de Entreculturas, ya que GESPRO es una de las principales herramientas de gestión dentro de la ONG, y gestiona una parte tan importante como es la gestión de los proyectos. También hay una motivación extra con la satisfacción personal de trabajar con un proyecto de índole social, en la ayuda al desarrollo ayudando a una mejor gestión de las financiaciones, un elemento clave de la gestión de proyectos de la ONG. 5
2. Análisis del sistema: 2.1. Funcionamiento de GESPRO: Gespro es un desarrollo aplicado a los procesos de formulación, financiación, seguimiento de envíos o pagos y cobros de los recursos económicos y cierre de los proyectos. Para que entendamos como se realiza la gestión de Proyectos en GesPro, es importante que entendamos algunos conceptos, por eso en este apartado se describen de forma muy genérica los distintos procesos de gestión de un proyecto que están implementados en GesPro. 2.1.1. Términos y definiciones Proyecto: cada uno de los planes de desarrollo destinados a cubrir las necesidades demandadas por la gente a quien van dirigidos. Los proyectos son fundamentalmente educativos, aunque existen iniciativas orientadas en otras áreas complementarias como las emisoras de radio, los programas de educación de adultos, capacitación laboral y reinserción escolar, la formación profesional media y superior, el fomento de cooperativas y microempresas, así como 6
proyectos de desarrollo comunitario, salud, cultura indígena, formación de educadores, edición de materiales educativos, entre otros. Programa: agrupación global de varios proyectos locales, cuya gestión se realiza conjuntamente. Subprograma: sub.-agrupación de proyectos gestionados conjuntamente debido a sus sinergias de contenido, geográficas, etc. Financiador (también denominado agencia o entidad financiera): entidad que aporta el capital necesario para el desarrollo y ejecución de proyectos y a la cual se informa de la evolución de éstos. Donante: persona o entidad que realiza una disposición puntual de dinero con destino o de libre disposición. Socio: persona o entidad que realiza una aportación de dinero cíclica. Parte solicitante 1 : Fe y Alegría encargada de buscar financiadores para los proyectos. Parte ejecutora / Contraparte: cada una de las plataformas locales de cada país perteneciente a la Federación de Fe y Alegría que ejecutan los proyectos. Delegación: representación local de una contraparte, encargada de la ejecución y seguimiento de los proyectos. 1 Normalmente la parte solicitante de un proyecto es EC o FIFyA. 7
Envío: envío del capital necesario para la ejecución de un proyecto de la parte solicitante a la contraparte interesada. Los fondos provienen de una financiación aprobada. Adelanto: envío de capital necesario para la ejecución de un proyecto, normalmente un proyecto para cubrir una emergencia, de la parte solicitante a la contraparte interesada. Los fondos no provienen de ninguna financiación aprobada, sino de los fondos propios de la parte solicitante. Anticipo: envío de dinero de la contraparte al ejecutor sobre el terreno (Ej. cooperante) para ejecutar cierta actividad del proyecto. Cobro: recepción del capital donado por el financiador a la organización de Fe y Alegría. Informe: documento elaborado por Fe y Alegría, bien por las contrapartes, por los solicitantes (la federación o por Entreculturas), explicando el estado, evolución y resultados de un proyecto. Dentro de un proyecto puede haber uno o varios y siempre un informe final. En el caso de proyectos pertenecientes a un programa, pueden existir tanto informes a nivel del programa como a nivel de cada proyecto. Convocatoria: Depende de un financiador, generalmente público pero no siempre. Se trata de un concurso de fondos para ONGs de periodicidad anual, con determinados requisitos y condicionantes para la presentación de proyectos. 8
2.1.2. Procesos Los principales procesos que se llevan a cabo durante la gestión de un proyecto son: Planificación del proyecto Formulación del proyecto Seguimiento del proyecto Cierre del proyecto Figura 1. Proceso de gestión de proyectos. 9
En cada nuevo proyecto que se recibe por parte de la fundación Fe y Alegría se analizan las contrapartes y los posibles financiadores. Si se decide asumir el proyecto, se determina el contenido, monto, financiador y responsable del proyecto y se procede a su comunicación (proceso de planificación). El proyecto, una vez planificado, se debe analizar y formular. Tras su presentación al financiador o financiadores correspondientes, éstos deben aprobarlo o no, y dicha aprobación puede ser total o parcial. Este proceso se repite hasta que el proyecto es aprobado completamente por uno o más financiadores (proceso de formulación), tras lo cual el proyecto se pone en marcha. A partir de ese momento, Fe y Alegría realiza el seguimiento del proyecto, en cuanto a envío de fondos y ejecución del mismo. La gestión de proyectos interacciona con la contabilidad en esta fase. El final de este proceso lo marca la generación de un informe del análisis técnico y económico del proyecto y su presentación al financiador (proceso de seguimiento). Finalmente, se elabora un informe final que marca el cierre del proyecto, junto con una evaluación del mismo si procede (proceso de cierre). 10
2.1.3. Descripción general y actividades: 2.1.3.1. Actividades de la gestión de un proyecto Cada proceso se puede descomponer en actividades, que a su vez constan de tareas. La actividad representa un conjunto lógico de tareas que se agrupan para ejecutar una función específica del proceso. Cada actividad puede ser ejecutada por un equipo o una sola persona. A continuación se muestra el esquema de las actividades desarrolladas en cada proceso de la gestión de proyectos. En los apartados siguientes se describen las actividades y las tareas dentro de cada proceso. Figura 2.Gestión de proyectos: Actividades 11
2.1.3.2. Agrupación de proyectos: programas y subprogramas Un proyecto puede pertenecer o no a un programa. Cada proyecto involucra a una sola contraparte, por lo que un programa puede involucrar a una o más contrapartes, una por cada proyecto incluido. Un programa es simplemente una agrupación de proyectos, que a su vez se subdivide en subprogramas. Los subprogramas comprenden proyectos agrupados por un criterio que decide el usuario (puede ser geográfico, por contenido u otros) y que facilitará su gestión. El objetivo del subprograma es servir de apoyo a la gestión de proyectos que reciben un tratamiento similar dentro del programa. Así, por ejemplo, se consolidan los datos de todos los proyectos de un subprograma o se realizan envíos por subprograma (cada envío comprende los importes de todos los proyectos agrupados en el subprograma). Los cobros se reciben del financiador a nivel de programa. Los envíos se realizan por contraparte, de forma que si existen dos contrapartes para un mismo país, se realizan siempre dos envíos, uno a cada contraparte. Por tanto, los envíos pueden realizarse a nivel de programa, subprograma y proyecto (siempre un envío por contraparte). El usuario será quien decida el nivel de los envíos en cada caso particular. Así, si el usuario decide realizar el envío a nivel de programa, sólo deberá registrar datos en el calendario 12
de envíos del programa (no deberá insertar datos en los calendarios de envíos de sus subprogramas y sus proyectos). Es responsabilidad del usuario registrar los datos de envíos al nivel correcto. 2.1.3.3. Estados de un proyecto Desde que una contraparte envía la idea de un proyecto a la parte solicitante, hasta que éste se ejecuta y finaliza, pasa por varios estados dependiendo de la etapa del proceso en que se encuentre. Dentro de cada estado, el proyecto se puede encontrar en una situación diferente respecto del financiador. 13
A continuación se muestra el diagrama del proceso de gestión de un proyecto orientado a estados: Propuesta de Proyecto Contraparte Entreculturas Financición PENDIENTE DE PRESENTAR Gestiones de Presentación PROYECTO EN ESTUDIO Introducción de Datos Básicos Presentado? Presentado? No Sí Aprobación? Aprobación? No PROYECTO NO ACTIVO Introducción de causas Financiación NO PRESENTADO Financición PRESENTADO Sí No se cumplen condiciones Introducción de causas Introducción de Presupuesto Presentado Presupuesto preliminar por Proyecto Financición DENEGADO No Aprobado? Aprobado? Búsqueda de Financiador/es Introducción de Presupuesto preliminar por Financiador Introducción de causas Sí PROYECTO APROBADO Y EN SEGUIMIENTO Introducción de: Presupuesto Aprobado Calendario de informes Calendario de envíos Calendario de cobros Financiador/es? No PROYECTO NO ACTIVO Introducción de causas (si todos los Financiadores deniegan) No Sí Financiado a totalidad o parte Con todos los Con todos los Financiadores? SEGUIMIENTO INFORMES / ENVÍOS / COBROS Ejecución de órdenes de envío Administración introduce: Cobros ingresados Envíos ejecutados Seguimiento Técnico Se encuentra un posible Financiador/es Sí PRESENTADO INFORME FINAL PROYECTO CERRADO Figura 3. Proceso de gestión de proyectos: Estados 14
Descripción de estado vs. Situación de un proyecto Un proyecto se considera activo ( vivo ) cuando se encuentra abierto con cualquier financiador. Dentro de cada estado, un proyecto puede encontrarse en situaciones diferentes respecto al financiador. EN ESTUDIO: las contrapartes o la parte solicitante proponen posibles proyectos, que se encuentran en estudio mientras la organización no se reúna para analizar si el proyecto se pone en marcha o no. NO ACTIVO: No financiado: cuando tras estudiar la parte solicitante el proyecto considera no llevarlo a cabo ya que no se ha encontrado un financiador/es que asuma su ejecución. Denegado internamente, cuando tras estudiar la parte solicitante el proyecto considera no llevarlo a cabo por cualquier motivo Cerrado: Para que un proyecto se encuentre en este estado debe haber finalizado para todos los financiadores. 15
ACTIVO: Pendiente de presentar: Se están preparando los documento para su presentación o se está a la espera de la convocatoria Presentado: El proyecto se ha presentado al financiador correspondiente Denegado: el financiador no ha aprobado la financiación del proyecto Aprobado y en Seguimiento: el proyecto está en curso por lo que hay que realizar el seguimiento de los envíos, informes y cobros Presentado Informe Final: se ha finalizado el proyecto respecto a un financiador y se presenta el informe de cierre. EN ESTUDIO DENEGADO INTERNAMENTE NO ACTIVO NOFINANCIDO CERRADO (para todos los financiadores) PENDIENTE DE PRESENTAR PRESENTADO ACTIVO DENEGADO APROBADO Y EN SEGUIMIENTO PRESENTADO INFORME FINAL ESTADOS DE PROYECTO SITUACIONES RESPECTO A FINANCIADOR Figura 4. Situaciones respecto a la financiación 16
2.1.4. Tareas 2.1.4.1. Actividades y tareas del proceso de planificación Las actividades del proceso de planificación son el análisis de la ficha de proyecto, la elaboración de la planificación anual y la comunicación a la contraparte del resultado. Otra actividad complementaria en este proceso es la gestión de la información de las convocatorias de cada financiador. Descripción de las tareas de planificación La parte solicitante recibe la idea de un nuevo proyecto en forma de ficha con un formato estandarizado u otro documento. Si el documento de recepción no es la ficha de proyecto estándar, normalmente se elabora dicha ficha para facilitar la posterior gestión del nuevo proyecto. La parte solicitante realiza un análisis del nuevo proyecto recibido. El análisis se realiza desde dos puntos de vista: se analiza tanto el proyecto en sí y su posible ejecución por una o varias contrapartes, como los posibles financiadores a los que se puede presentar el proyecto. 17
De esta manera, se llega a una correspondencia entre la contraparte o contrapartes involucradas y el financiador o financiadores potenciales que podrían subvencionar el proyecto. En este punto también se estudia la posibilidad de incorporar el proyecto en un programa ya existente. Una vez realizado el análisis, se determina si el proyecto se asume internamente o no por la parte solicitante. En caso de ser denegado se comunica a la contraparte afectada. En caso de ser aprobado, se realiza la planificación anual, que comprende la elección del financiador, el responsable, el monto y el contenido del proyecto. Seguidamente se comunica a la contraparte los datos de planificación anual del proyecto aprobado internamente. Cada financiador publica sus subvenciones a través de convocatorias en las que presentan las bases y condiciones de financiación. El departamento de proyectos registra 18
toda la información referente a las convocatorias. Esta información se consulta periódicamente para participar en el concurso con el proyecto o proyectos seleccionados. Además se realiza un seguimiento telefónico de los financiadores respecto a sus convocatorias y fechas de publicación. proyecto. A partir de ese momento, la contraparte comienza a elaborar la formulación del Figura 5. Planificación 19
2.1.4.2. Actividades y tareas del proceso de formulación Las actividades que componen el proceso de formulación de un proyecto son el análisis, la formulación y la presentación del proyecto. Además, puede llevarse a cabo una tarea complementaria si procede, que es la formulación del programa al que pertenece el proyecto. Descripción de las tareas de formulación El proceso comienza con la recepción de la formulación del proyecto por la contraparte. El departamento de proyectos de la parte solicitante procede al análisis de dicha formulación y evalúa si está completa. En este momento es posible añadir el proyecto a un programa ya existente. Si la formulación del proyecto no está completa, se envía de nuevo a la contraparte. En caso contrario, se procede a su formulación definitiva por parte del departamento de proyectos y se envían sendas copias a la contraparte y a la delegación territorial de parte solicitante que corresponda. A continuación el financiador procede al estudio y resolución de la propuesta. Si el financiador no aprueba la subvención del proyecto, la parte solicitante decide si el 20
proyecto se asigna a otro financiador. Si es así, se reanuda el proceso de presentación al nuevo financiador. En caso de que la parte solicitante decida no presentar el proyecto a un nuevo financiador, se lo comunica a la contraparte, finalizando así el proceso. El estado del proyecto cambia entonces a no activo. Si el financiador sí aprueba el proyecto, puede ocurrir que la subvención aprobada sea por el total solicitado o por parte de éste. En una aprobación parcial, o bien se busca otro financiador por el resto del monto asignado al proyecto, o bien se ajusta el presupuesto del proyecto a la cantidad aprobada por el financiador. En caso de optar por una financiación compartida, se busca un nuevo financiador y se reanuda el proceso de presentación del proyecto. Una vez que la financiación del proyecto queda aprobada por uno (financiación total) o más financiadores (financiaciones parciales), se firma el correspondiente convenio con el financiador/es. 21
Cabe destacar que a la financiación externa, se une siempre una parte de financiación propia por parte de la parte solicitante, de ahí que indistintamente se utilice el término financiadores o cofinanciadores. Tras la firma del convenio con el cofinanciador, comienza el proceso de seguimiento del proyecto. Figura 6. Proceso de seguimiento del proyecto. 22
Figura 7. Proceso de Formulación. 2.1.4.3. Actividades y tareas del proceso de seguimiento Las actividades principales que se llevan a cabo tras la aprobación de un proyecto, son la recepción de fondos por parte del financiador, el envío de fondos a la contraparte y la elaboración de informes sobre la marcha del proyecto. Descripción de las tareas de seguimiento La recepción de fondos por parte del solicitante normalmente marca el punto de partida de comienzo del proyecto. Sin embargo, en caso de que el proyecto sea urgente, puede empezar tras la firma del convenio con la contraparte correspondiente y una provisión de fondos interna, a modo de adelanto. 23
La recepción de fondos se lleva a cabo a través del departamento de contabilidad, ya que es éste quien recibe la información de las transferencias bancarias. Existe un calendario con las recepciones de fondos planificadas, también denominado planificación de cobros. Una vez que se reciben los primeros fondos se elabora y se firma el convenio con la contraparte responsable del proyecto (la excepción a esta situación es el caso de un proyecto urgente). El contrato con la contraparte contiene cláusulas generales y específicas, con los calendarios de envíos e informes, concretamente: Fecha de inicio real y cierre del proyecto Calendario de informes de seguimiento Calendario de envíos Condiciones generales Para la elaboración de dicho contrato se toman datos de las áreas de planificación y control de presentación de informes, y de planificación y control de envíos. 24
Otra de las actividades del proceso de seguimiento es el envío de fondos a la contraparte. Las tareas que se llevan a cabo durante esta actividad son: Generación de la orden de envío Anuncio del envío a la contraparte Envío de la orden al banco Envío del recibí a la contraparte Recepción del recibí de la contraparte Verificación de la correcta ejecución de la orden de envío Estas tareas se llevan a cabo en colaboración con el departamento de contabilidad, ya que es quien recibe la información a través del extracto bancario, y también quien envía la información sobre órdenes de pago al banco. A lo largo de la ejecución de un proyecto se elaboran uno o más informes, de acuerdo con la planificación y control de presentación de informes previamente realizada. 25
El flujo de tareas de esta actividad ocurre de la siguiente manera: la parte solicitante recibe el informe correspondiente de la contraparte y realiza el análisis técnico y económico del mismo, chequeando su completitud. Si el informe no está completo, se envía de nuevo a la contraparte y se reanuda esta actividad. Si está completo, la parte solicitante elaboran la versión definitiva del informe de seguimiento y envía copia a la contraparte y a la delegación territorial del proyecto, además de presentarlo al financiador. El proceso de seguimiento del proyecto continúa a lo largo de la vida activa del proyecto, hasta que este finaliza para todos y cada uno de los financiadores implicados. Figura 8. Proceso de seguimiento. 26
2.1.4.4. Actividades y tareas del proceso de cierre El proceso de cierre de un proyecto comienza cuando éste ha finalizado para todos y cada uno de los financiadores. Puede ocurrir, en proyectos de larga duración, que haya varios financiadores que actúen a lo largo de la vida del proyecto, de forma que aunque éste haya finalizado para un financiador, continúe con otro financiador distinto. Las actividades que definen el proceso de cierre son la elaboración del informe definitivo y su presentación al financiador o financiadores, y la ejecución de una evaluación del proyecto, si procede. Figura 9. Proceso de cierre 27
2.1.4.5. Descripción de las tareas de cierre Al igual que en los informes de seguimiento, la parte solicitante recibe el informe final de la contraparte y lo analiza tanto técnica como económicamente. Si no está completo se envía a la contraparte. Si está completo se elabora la versión definitiva del informe final del proyecto, y se envía una copia a la contraparte y a la delegación territorial de la parte solicitante que corresponda. Tras presentar el informe final al financiador, se recibe su respuesta. En caso de haber alegaciones por parte del financiador, se resuelven y se presenta de nuevo. Una vez admitido el informe por el financiador, se comunica a la contraparte y se procede al cierre del proyecto. El último paso es realizar una evaluación del proyecto. Dicha evaluación puede ser pedida internamente por la organización o externamente, por el financiador. Existe un plazo dentro del cual dicha evaluación puede ser solicitada. Los datos sobre cada proyecto permanecen archivados durante 5 años. 28