GUÍA DE MICROSOFT PROJECT Contenido INTRODUCCIÓN... 3 Unidad1. ENTORNO DE TRABAJO... 4 Escala Temporal... 4 Tabla de tareas... 4 Área del gráfico de Gantt... 4 Vistas y tablas.... 5 Tablas... 6 Mostrar y/u ocultar columnas... 7 Faces del proyecto... 8 Definir la fecha de comienzo del proyecto... 8 Definir períodos laborables.... 8 Unidad2. TAREAS... 11 Programación automática o manual... 11 Ingresar tareas... 11 Duración estimada y duración real.... 11 Duración transcurrida... 11 Hitos... 11 Tareas repetitivas... 12 Modificar datos de tareas... 15 Eliminar una tarea.... 15 Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas.... 16 Tareas de resumen y subtareas.... 16 Tipos de tareas... 17 Cambiar el tipo de tarea.... 17 Vincular tareas... 17
Tiempo de posposición y tiempo de adelanto... 18 Dividir tareas... 19 Tareas críticas... 19 Delimitaciones de tarea.... 19 Unidad3. RECURSOS... 20 Tipos de recursos... 21 Hoja de recursos... 21 Modificar datos de recursos... 22 Eliminar un recurso.... 23 Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados.... 23 Tipo de reserva.... 23 Disponibilidad de recursos... 24 Calendario de recursos.... 24 Unidad4. ASIGNACIÓN... 25 Asignar recursos a una tarea... 25 El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso... 28 El cuadro de diálogo Asignar recurso... 28 Unidad5. COSTOS... 29 Tipos de costo... 29 Ingresar costos... 29 Acumulación de costos.... 32 Diferentes tasas de costo.... 32
INTRODUCCIÓN Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar, personal, negocios, construcción, arte lo principal en ellos es tener un objetivo lo suficientemente claro como para tener la certeza de donde va a concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en cuenta tres puntos muy importantes que son la base de cualquier tipo de proyecto. Microsoft Office Project El Microsoft Project es un programa de administración de proyectos diseñado y desarrollado para ayudar en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al proceso, administrar presupuestos y analizar cargas de trabajo. En estudios realizados más del 85 % de los proyectos fracasan por no tener un buen cronograma de actividades. Acceder al programa Se accede siguiendo la ruta básica de todos los programas de la familia Microsoft. La ruta es: Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Project 2007 Para iniciar un proyecto y llevarlo a cabo lo primero que se debe saber son las tareas a desarrollar y su duración, fecha de inicio y fin de las mismas. Un proyecto debe tener en cuenta dos aspectos muy importantes, el primero son los RECURSOS (Trabajo, Materiales y los Costos) y por último el gestor del proyecto (La persona que administra el proyecto). A partir de los cambios realizados en el mes de junio en el PIA 02 donde plantea que los cronogramas de las obras tienen que ser ejecutados en Microsoft Project nuestra unidad se dio a la tarea de organizar un curso de Microsoft Project que le permitiera a los especialista refrescar conocimientos. Teniendo en cuenta que las actividades a desarrollar en un obra de investigación Ingeniero Geológica son complejas y totalmente diferentes a las actividades en una obra de Construcción, se comenzó la búsqueda por los Procedimientos de Investigaciones Aplicadas de Gestión de la Producción PIA 02 y la Instrucción 7 que establece las diferentes etapas de un obra de Investigación, con los recursos, precios y responsables del cumplimiento de estas etapas. Objetivo. Crear una plantilla en Microsoft Project para facilitar la confección del cronograma de obras de Investigaciones Ingeniero Geológicas a partir de los conocimientos adquiridos.
Unidad1. ENTORNO DE TRABAJO Escala Temporal La Escala Temporal se encuentra disponible en algunas vistas en la parte superior que consta de dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una secundaria debajo de ésta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado. Tabla de tareas La Tabla de Tareas muestra información acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cuándo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con una característica de la tarea, cada fila representa una tarea. La intersección de una fila con una columna se reconoce como Campo. Área del gráfico de Gantt El área del gráfico de Gantt muestra gráficamente cada una de las tareas. La posición de la barra en la línea de tiempo, así como su longitud, indica cuándo comienza y finaliza esa tarea. Además, la posición de una barra de tarea en relación a otra indica si las tareas se suceden o se superponen. La barra de herramientas, las opciones del menú, las vistas de Project y la guía de proyectos las estudiaremos a continuación. La Tabla de Tareas muestra información acerca de las tareas del proyecto: nombre de las tareas, duración, comienzo, fin, predecesoras y nombre de los recursos. Cada columna corresponde con una característica de la tarea, cada fila representa una tarea. La intersección de una fila con una columna se reconoce como Campo. Si hace falta alguna información que no aparezca en la Tabla de Tareas, utilizamos la opción "Agregar columnas de información personalizada". El Panel de Tareas nos proporciona ayuda para la creación de Tareas, definición de Recursos, dar Seguimiento a los proyectos y la preparación de Informes.
Vistas y tablas. Para un mejor manejo de la información Project nos ofrece diversas vistas. La vista predeterminada es Diagrama de Gantt, pero podemos ver los datos en otras vistas como Hoja de recursos, Uso de tareas, Uso de recursos y otras más que iremos utilizando a lo largo del curso.
La opción, Más vistas, abre un cuadro de diálogo en el cuál tenemos mayor cantidad de vistas. El botón Nueva nos da la opción de crear una Vista única o una Vista combinada. La vista única nos permite definir varios criterios a nuestro gusto. La vista combinada es muy útil porque nos permite ver de una vez información que tendríamos cambiado de vistas. Nota: Cuando creamos una vista nueva, de cualquiera de las dos formas, esta se sumará a las ya existentes en el cuadro de diálogo Más vistas para estar disponible cuando la necesitemos en el proyecto en que fue creada. Tablas Cada vista a su vez tiene distintas tablas donde nos muestra información, la tabla predeterminada es Entrada. Cambiar vistas y tablas. Las vistas las podemos cambiar dando clic derecho en.
Mostrar y/u ocultar columnas En Project las hojas del proyecto tienen una cantidad de columnas por defecto, pero podemos ocultar (sin perder los datos) o insertar nuevas columnas. Esto es muy útil ya que nos permite trabajar cómodamente teniendo los datos cuando los necesitemos. Mostrar columnas. 1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos que quede a la derecha de la columna a insertar y hacer clic con el botón derecho. 2. En el menú desplegable seleccionar Insertar columna. Ocultar columnas 1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos ocultar y hacer clic con el botón derecho. 2. En el menú desplegable seleccionar Ocultar columna.
Faces del proyecto En un proyecto tenemos dos fases principales: La fase de planificación: Desde que se inicia el proyecto (Hacemos tareas, recursos, asignamos). La fase de seguimiento. El punto de inflexión entre estas dos fases es guardar la línea base del proyecto, esta es la foto de partida del proyecto. Caso de estudio La empresa EMPIA desea realizar un proyecto para desarrollar los trabajos de geología. Este comenzará el 18-7-2017. Se trabajará según el cronograma establecido. Definir la fecha de comienzo del proyecto. Haciendo clic en Archivo, en información, ingresaremos la fecha en la cuál comenzará nuestro proyecto, este paso es muy importante ya que todas las tareas se programaran a partir de la fecha ingresada. Definir períodos laborables. Siguiendo con el panel de la Guía del proyecto iremos al segundo link Definir períodos laborables generales. Lo que aquí definiremos serán los días que trabajaremos en el proyecto, por ejemplo que días serán laborables y en que horarios. En base a éste calendario se definirá el proyecto. Nota: Más adelante veremos que podremos definir calendarios más específicos, por ejemplo definir un calendario para un recurso ó una tarea en particular. Podremos elegir entre tres tipos de calendarios predeterminados: Estándar: éste calendario muestra los días y horarios de trabajo tradicionales. De lunes a viernes de 8 AM a 5 PM con una hora de descanso. 24 horas: en este calendario no hay tiempo de descanso. Turno noche: éste muestra una programación desde el lunes por la noche hasta el sábado por la mañana de 11 PM hasta las 8 AM con una hora de descanso.
En este paso elegimos los días que vamos a trabajar. También elegiremos si vamos a dejar el horario predefinido por Project o si lo cambiaremos. En este último caso se abrirá (más abajo) una serie de opciones para poder cambiar las horas laborables a cada día. Por ejemplo establecer un feriado y/o un día en el cuál trabajaremos en un horario diferente.
Vista Diagrama de Gantt ficha proyecto información del proyecto (estadísticas). Veremos que ya se ha establecido una línea base del proyecto, ya se tiene previsto en comienzo, fin duración, trabajo y costo.
Unidad2. TAREAS Programación automática o manual Es algo que tenemos que centrar antes de lanzarnos a realizar tareas de planificación o la gestión de cambios: Programación automática: Dejar que Project 2013 realice los ajustes de programación de las tareas. Se basaba en que Project de forma automática calcula los campos de fecha de inicio y finalización de las tareas. Programación manual: Seamos nosotros los que controlemos el tener que introducir esas variables. Conociendo los efectos de ambas opciones podremos decidir, en cada momento, que nos interesa más, tanto para algunas tareas o para todo el proyecto. Si no decimos nada en automático, Project 2013, programa de forma manual. Normalmente, querremos todo lo automático. Lo que sí es cierto es que en algunos momentos, al comienzo cuando no tenemos mucha información del proyecto, o cuando hacemos una estimación desde los constreñimientos o asunciones claras hacía abajo, desglosando las tareas, no podemos usar la forma manual. Ingresar tareas En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, sólo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duración. La duración de las tareas puede ser en días (d), horas (h), minutos (m), semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 días. Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duración se representa por medio de una barra y comienza el día en que definimos como fecha de comienzo del proyecto (observar la escala temporal). Hay que tener en cuenta que el calendario establecido, esto se debe al tipo de tarea lo cual veremos más adelante. Duración estimada y duración real. Cuando creamos una tarea, Project asigna a ésta una duración estimada de 1 día, se identifica con un signo de interrogación cerrado. Cuando modificamos ese valor el signo de interrogación desaparece, con ello estamos diciendo que esa duración es de tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cuál va a ser la duración de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duración sacamos el signo y listo. Duración transcurrida Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duración como transcurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 días de secado. Tan sólo debemos agregar la 't' al final de la duración. Quedará de esta manera: 2dt Hitos Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algún lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duración cero, esto hará que la tarea se muestre automáticamente como hito.
Tareas repetitivas A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones. Project nos permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si estas no se repiten a intervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas regulares en el momento adecuado. Las tareas planteadas son: Fase de programación Tareas que comprenden la Nro. Recursos Fase de Programación 1 2 Revisión y aceptación de la tarea técnica del cliente Análisis de los antecedentes de la zona 3 Visita al área de estudio 4 Confección del Presupuesto y Contratación 5 Programa de Investigaciones Especialista Principal del Grupo de Investigaciones Ingeniero Geológicas, Jefe de la Obra, otros especialistas se considere deba participar y Jefe Equipo de Marketing y Contratación Jefe de la Obra Jefe de la obra, Especialista de Medio Ambiente, Seguridad y Salud del Trabajo, Topografía, Perforación, Geofísico en caso de ser necesario y Transporte Jefe Equipo de Investigaciones Aplicadas, Especialista Principal del Grupo de Investigaciones Ingeniero Geológicas, Jefe de la Obra y Jefe Equipo de Marketing y Contratación Jefe de la obra, Jefe del Grupo de Ingeniería Geológica y Jefe Equipo de Investigaciones Aplicadas Fase de Investigación. Tareas que comprenden la Nro. Fase de Investigación Ingeniero Geológica 1 Topografía 2 Geofísica 3 PerforaciónA 4 5 Pruebas de Investigación IN SITU Inspecciones de Supervisión, Control y Asesoramiento Recursos Especialista Principal de Topografía y Investigaciones Ingeniero Geológicas, Comisión de Topógrafos y Transporte Especialista Principal Investigaciones Ingeniero Geológicas, Geofísico y Transporte Especialista de Perforación, Dotación de las Máquinas Perforadoras, Jefe de la Obra y Transporte Especialistas Designados, y Transporte Especialista Principal del Grupo de Investigaciones Ingeniero Geológicas, demás
6 Trabajo de Laboratorio Especialistas designados y Transporte Jefe de la Obra, Técnicos y Laboratoristas, Especialista Principal del Grupo de Investigaciones Ingeniero Geológicas
Fase de Trabajo Técnico de Gabinete. Tareas que comprenden la Nro. Fase de Trabajo Técnico de Gabinete 1 Trabajo de Gabinete 2 Elaboración de Informe Ingeniero Geológico 3 Revisión del Informe 4 Presentación al Consejo Técnico de la UIC en caso de ser necesario 5 Expediente de Obra Recursos Jefe de la Obra, Especialista Principal del Grupo Investigaciones Ingeniero Geológicas, Geofísico de ser necesario Jefe de la Obra, Especialista Principal del Grupo Investigaciones Ingeniero Geológicas, Geofísico de ser necesario Especialista Principal del Grupo Investigaciones Ingeniero Geológicas, Jefe Equipo de Investigaciones Aplicadas, Especialista de Metrología Especialista Principal del Grupo Investigaciones Ingeniero Geológicas, Jefe de la Obra y Presidente del Consejo Técnico con sus integrantes Jefe de Obra, Especialista Principal del Grupo Investigaciones Ingeniero Geológicas Inteligencia Empresarial
Modificar datos de tareas Para modificar el nombre de una tarea podemos: Situarnos sobre ella y escribir. En la barra de función modificar lo que deseemos. Para modificar la duración podemos: Situarnos sobre ella y escribir. Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran en la celda. También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogoinformación de la tarea. Podemos acceder a el desde: Situándonos sobre la tarea y yendo al menú Proyecto Información de la tarea. Haciendo doble clic sobre la tarea. Clic derecho sobre la tarea y eligiendo del menú la opción Información de la tarea Eliminar una tarea. Para ello debemos seleccionar la tarea desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar tarea. El resto se reacomoda
Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas. Nos debemos situar en la tarea que quedaría debajo de la nueva, clic con el botón derecho y luego Nueva tarea ó ir al menú Insertar Nueva tarea. Se creará la fila para ingresar el nombre y demás datos de la misma. Tareas de resumen y subtareas. Con el fin de que el proyecto esté más organizado podemos agrupar las tareas que compartan las mismas características o estén dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen. Una tarea de resumen es una tarea que está compuesta por las subtareas. La información de ésta; duración, fecha de inicio y fin, etc se obtendrá de sus subtareas. En el listado de tareas las subtareas aparecen con sangría, pudiéndose establecer varios niveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente. Aplicar sangrías. Para ello debemos: 1. Seleccionar las tareas que pasarán a ser subtareas. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangría. Automáticamente se le aplica una sangría a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen. Sacar sangrías. Para ello debemos: 1. Seleccionar las subtareas. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangría.
Tipos de tareas Project nos permite definir tres tipos de tareas: Tareas de unidades fijas, tareas de duración fija y tareas de trabajo fijo, depende de lo que necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se ajuste a nuestras necesidades. Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duración o en el trabajo de la tarea no afecta a la cantidad de recursos asignados. Tarea de duración fija: Cuando se define una tarea como de duración fija la duración de la tarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duración de la misma. Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horas que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en la duración de la tarea no afecta al trabajo de la misma. El tipo de tarea se calcula por medio de esta formula: TRABAJO = DURACIÓN * UNIDADES Cambiar el tipo de tarea. 1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo. 2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado. 3. En Tipo de tarea desplegar el menú y seleccionar el tipo que queramos. Vincular tareas Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este paso marcar cuál es la tarea antecesora y cuál la predecesora. Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes según lo necesitemos: Fin Comienzo: Cuando finaliza una tarea recién ahí puede comenzar la tarea predecesora. Comienzo Fin: El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora. Comienzo Comienzo: Ambas tareas deben comienzan juntas.
Fin Fin: Ambas tareas finalizan juntas. Nótese que en todas las imágenes desde la primer tarea sale la flecha para terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quién la predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la predecesora. Como vincular tareas. 1. Seleccionar la tarea antecesora. 2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras. 3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Vincular tareas. 4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la línea que une las tareas. 5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculación y Aceptar. Desvincular tareas. 1. Seleccionar las tareas a desvincular. 2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Desvincular tareas. Tiempo de posposición y tiempo de adelanto. Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer un tiempo de posposición o adelanto según necesitemos. Esto hará que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido. Como establecer el tiempo de posposición o adelanto. 1.Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la línea que une las tareas. 2.En el cuadro de diálogo que aparece establecer el tiempo, si es de posposición el valor del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duración.
Dividir tareas Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede dividirse, la tarea va a tener la misma duración pera va a ejecutarse en diferentes etapas. Como dividir una tarea. 1.En la barra de Herramientas activar el botón Dividir tarea. 2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea. La tarea quedará de esta forma. Tareas críticas Una tarea crítica es la tarea que si se retrasara haría que el proyecto en general se retrase. A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser críticas. Ruta crítica La ruta crítica es el conjunto de las tareas críticas que retrasarían la finalización del proyecto. Podríamos decir que la ruta está formada por las tareas más importantes o a las que deberíamos prestarle más atención. Para visualizar la ruta crítica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vistas o desde el menú Ver. En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta crítica en color rojo. Delimitaciones de tarea. Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restricción ya sea en la fecha de comienzo o fin. Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice después de una fecha determinada. Las delimitaciones pueden ser flexibles, no ligadas a una fecha determinada o inflexibles ligadas a una fecha determinada. Esta flexibilidad depende del tipo de proyecto en que estemos trabajando, o sea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin. Fecha límite: Ponemos una fecha límite cuando una tarea debe completarse si o si en un determinado tiempo. Establecer esta fecha no afecta a la programación de la tarea y tampoco es una delimitación. Si nos pasamos de la fecha y todavía la tarea no está completa, un indicador nos avisará. 2.20. Tipos de delimitación Lo más tarde posible: Esta es una delimitación flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin límite, de acuerdo a los demás parámetros de programación que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitación predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de fin del proyecto. Lo antes posible: Esta es una delimitación flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin límite, de acuerdo a los demás parámetros de programación que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitación predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de comienzo del proyecto.
No finalizar antes del: Esta delimitación moderada indica la fecha más cercana posible en la que debe completarse esta tarea. No puede finalizar antes de la fecha indicada. No finalizar después del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede finalizar durante o antes de la fecha indicada. Debe finalizar el: Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que debe finalizar una tarea. Debe comenzar el: Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que debe comenzar una tarea. No comenzar antes del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede comenzar antes de la fecha indicada. No comenzar después del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede comenzar durante o antes de la fecha especificada. Introducir una fecha límite y/o una delimitación a una tarea 1. Doble clic sobre la tarea 2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado. 3. En los campos Fecha límite y Tipo de delimitación introducir los datos necesarios. Nota 1: Las delimitaciones afectan a la programación del proyecto, por eso es recomendable delimitar (con flechas inflexibles) lo menos posible las tareas. Nota 2: Tener en cuenta que si trabajamos con un proyecto programado con fecha de fin las delimitaciones flexibles serán las inflexibles para un proyecto programado con fecha de comienzo. Lo mismo para las delimitaciones inflexibles. Unidad3. RECURSOS Los recursos en un proyecto se refieren a personas, material y equipo necesario para completar las tareas en un proyecto. Hay dos factores importantes que manejar con Project; la disponibilidad de los recursos, que se refiere a cuando puede un recurso trabajar en una tarea y cuánto tiempo le toma en hacerla y los costos, que se refiere a cuánto dinero se necesita para pagar esos recursos. En el menú Recursos podemos definir los elementos que nos ayudan a preparar el proyecto. Se introduce y se modifica información acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de cálculo. En este capítulo vamos a tratar el tema de los RECURSOS. Los recursos son quienes llevan a cabo las tareas. Ellos son las Personas, equipos y materiales.
Tipos de recursos Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Consumen tiempo (horas o días) que es el que se utilizará para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y alquileres de máquinas. Recursos de tipo material: víveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel, CDs, etc. Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final como por ejemplo: una comida, un viaje, etc. Notas: Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duración de las tareas, pero sí en los costos. Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna Unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea. Los recursos de tipo Costo no tienen unidades. Si quisiéramos podríamos ingresar recursos directamente desde este cuadro de diálogo, éstos aparecerán en la hoja de recursos. Hoja de recursos La hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en el proyecto. Según la hoja de costo se estima la siguiente distribución de los recursos.
1. Nombre del recurso: Ingresamos el nombre del recurso. 2. Tipo: Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso. 3. Etiqueta de material: Aquí especificamos la unidad de medida del recurso. Sólo podemos escribir en esta celda si el recurso es de tipo material, sirve para tener un mejor control a la hora de asignar este tipo de recursos a una tarea. 4. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos utilizar la iniciales del recurso en vez de los nombres para ajustar más columnas en una vista. Por defecto Project pone la primer letra del nombre pero podemos cambiarlas. 5. Grupo: Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por ejemplo: albañiles, torneros. 6. Capacidad máxima: Aquí se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto en el que estamos trabajando. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por ejemplo, si Juan va a trabajar en este proyecto la mitad del tiempo deberíamos bajar a 50% la capacidad máxima de dicho recurso. Modificar datos de recursos Para modificar los datos de un recurso nos situamos en la celda correspondiente y hacemos el cambio que deseemos. También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogo Información del recurso. Podemos acceder a ella desde: Situándonos sobre el recurso y yendo al menú Proyecto Información del recurso. Haciendo doble clic sobre el recurso. Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del menú la opción Información del recurso.
Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las demás funciones de este cuadro de diálogo. Eliminar un recurso. Para ello debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar recurso. El resto se reacomoda. Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados. Nos debemos situar en el recurso que quedaría debajo del nuevo, clic con el botón derecho y luego Nuevo recurso ó ir al menú Insertar Nuevo recurso. Se creará la fila para ingresar el nombre y demás datos del mismo. Tipo de reserva. Un recurso puede estar confirmado, o sea ya comprometido con el proyecto, o propuesto, la incorporación al proyecto es una tentativa. Por defecto los recursos son confirmados pero podemos cambiar su estado de reserva. Para ello: 1. En la Hoja de recurso, doble clic sobre el recurso. 2. En el cuadro de diálogo Información del recurso, cambiar el estado mediante el recuadro Tipo de reserva:
Disponibilidad de recursos Puede suceder que un recurso no esté disponible de igual forma a lo largo de todo el proyecto. Por ejemplo, que esté disponible a partir de una fecha determinada ó hasta una fecha, también que entre un período determinado tenga una capacidad de trabajo menor o mayor ó cualquier combinación (de este tipo) posible. Para ingresar estos datos, debemos: 1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar la disponibilidad. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. 2. En la primer línea del cuadro Disponibilidad de recursos se encuentra por defecto: NOD en Disponible desde, esto significa que está disponible desde la fecha de comienzo del proyecto y NOD en Disponible hasta que está disponible hasta el final del proyecto y también en Unidades el valor que ingresamos en la hoja de recursos. En esas líneas cambiaremos las fechas y si es necesario el porcentaje de unidades. En la imagen, el recurso Pedro estará disponible desde el comienzo del proyecto hasta el 29/04/2011 al 100% de su capacidad. Luego volverá a estar disponible desde el 02/05/2011 hasta la finalización del proyecto, pero al 50% de su capacidad máxima. Nota: Sólo podemos cambiar la disponibilidad de recursos de tipo trabajo. Calendario de recursos. De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro proyecto podemos definir un calendario para un recurso en particular. Un ejemplo de ello sería si tenemos un recurso que tenga sus feriados independientemente del calendario del proyecto (motivos religiosos, personales, etc). Como establecer un calendario para un recurso en particular:
1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar el calendario. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. 2. Hacer clic en el botón Cambiar el calendario laboral. 3. Se abrirá el mismo cuadro de diálogo que cuando modificamos el calendario para el proyecto. Notar que en este caso es para el recurso solamente y también que podemos cambiar el calendario base, por ejemplo uno de nuestros recursos es el sereno por lo cual le correspondería el calendario Turno de noche. Unidad4. ASIGNACIÓN En esta unidad veremos como asignar recursos a las tareas. Asignar recursos a una tarea Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos asignárselo a las tareas. Para ello en la vista Diagrama de Gantt, debemos: 1. Pararnos sobre la tarea a la cuál le asignaremos el/los recursos. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Asignar recursos.
3. Aparecerá el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los recursos. Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a cabo la tarea. Observen que al asignar más de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la duración de ésta cambia, esto se debe a la programación que le asignemos y al tipo de tarea. También puede suceder que si vamos a la hoja de recursos algunos de estos se encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos están sobreasignados. Estos temas los veremos más adelante. Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duración de las tareas, pero sí en los costos. En la siguiente imagen veremos cómo se ven las tareas en el diagrama de Gantt cuando le hemos asignado recursos:
El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso. Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna Unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea.los recursos de tipo Costo no tienen unidades. Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de cemento, Juan trabajará el 65% de su capacidad máxima en esa tarea y Pedro lo hará al 100%.(Dicho porcentaje es por defecto) El cuadro de diálogo Asignar recurso Si quisiéramos podríamos ingresar recursos directamente desde este cuadro de diálogo, éstos aparecerán en la hoja de recursos. En la siguiente imagen se describen las demás funciones de este cuadro de diálogo:
NOTA: Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en cuenta los recursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que éstos pueden demorar la finalización de la tarea asignada. Unidad5. COSTOS En este capítulo vamos a tratar el tema de los costos, los costos son un factor muy importante en un proyecto, sobre todo si nuestro proyecto depende del factor económico. Tipos de costo Tenemos tres tipos de costos: Determinado por Tasa: Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estándar y la Tasa Hora Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora. Determinado por Uso: Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el recurso. Costo Fijo: Está enfocado a las tareas que, sin importar la duración o el trabajo elaborado se establece un costo en el que el recurso no interviene. Ingresar costos Ingresar un costo fijo: 1.Cambiar a la tabla Costos mediante el menú Ver Tabla:---- Costo. 2. Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona a la tarea que queramos ingresar un costo fijo.
3. Observar la columna Acumulación de costos fijos que veremos más adelante en este capítulo. Ingresar un costo de tasa estándar y hora extra. En la vista Hoja de recursos: 1. En la columna Tasa estándar en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta que el valor que ingresemos es por hora. 2. En la columna Tasa horas extra en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta al igual que en la tasa estándar que el valor que ingresemos es por hora. 3. Para los recursos de tipo material sólo ingresaremos el valor en el campo Tasa estándar. En este caso el valor es por unidad, no por hora. Ingresar un costo por uso: En la vista Hoja de recursos: 1. En la columna Costo/Uso ingresar el valor correspondiente.
Ingresar un costo a un recurso de tipo costo: Los recursos de tipo costo adquieren valores diferentes; por ejemplo, una cena puede haber salido para 'X' tarea un determinado valor y en otra tarea otro. Por eso el costo se ingresa una vez asignado el recurso a una tarea. Para ello debemos: 1. Asignar el recurso a una tarea. 2. Abrir la vista Uso de tareas desde la barra de vistas o desde el menú Ver. 3. Estando en dicha vista buscar la tarea. Debajo de la tarea se encuentran los recursos que componen la tarea. 4. Hacer doble clic sobre el recurso tipo costo, se abrirá el cuadro de diálogo Información de la asignación. 5. En la ficha general, ingresar el valor en el recuadro Costo.
Acumulación de costos. La acumulación de costos es determinar como se pagaran los mismos, esto es, si al comenzar a trabajar, al finalizar o a medida que transcurra la tarea (prorrateo). Tener en cuenta que esto influirá en el seguimiento económico del proyecto. Para ello: En la vista Hoja de recurso en la columna Acumular elegir el tipo de acumulación que necesitemos. Por defecto todos los recursos se prorratean. Diferentes tasas de costo. Un recurso puede tener diferentes tasas de costo, éstas pueden ser de dos maneras: Diferentes tasa de costo en períodos diferentes. Diferentes tasa de costo para trabajos diferentes. Establecer diferentes tasas de costo en períodos diferentes: 1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar las tasas de costo. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. 2. La pestaña Costos tiene una tabla donde la primer fila está reservada para los valores que hemos ingresado en la Hoja de recursos (Si es que lo hemos hecho). 3. En la segunda fila de la columna Fecha efectiva se despliega un calendario para que marquemos la fecha a partir de la cuál este recurso se va a regir por una tasa diferente. 4. Para ingresar el nuevo costo de cualquiera de los tres tipos, podemos ingresar el número directamente ó un porcentaje del costo de la fila de arriba. Por ejemplo, si a partir de esa fecha el
recurso va a tener un costo de un 15% más, sólo deberemos escribir +15% (si fuera menos escribiríamos -15%), Project hará los cálculos correspondientes, siempre basándose en la fila superior. Establecer diferentes tasas de costo para trabajos diferentes: 1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a aplicar nuevas tasas de costo. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. 2. En la pestaña Costos tenemos 5 tablas de costos, la predeterminada es la pestaña A, pero podemos definir otras tasas en las pestañas B, C, D y E. Observar que también podemos definir en cada una distintos costos para distintas fechas.
3. Por defecto, cuando asignamos un recurso a una tarea, este se rige por la tabla A. Para cambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una tarea en particular debemos ir a la vista Uso de tareas. 4. Buscar la tarea en la cuál queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre el recurso hacer doble clic para que se abra el cuadro Información de la asignación. 5. En el cuadro de diálogo, en el campo Tabla de tasas de costo, desplegar el menú y elegir la tabla por la cuál se regirán los costos de este recurso en esta tarea. 5.5. Horas extras.
El hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso no hace que estas se rijan, sino que debemos decidir nosotros cuáles horas de un recurso asignado a una tarea son horas extras. Aplicar horas extras. 1. Abrir la vista Uso de recursos. 2. Agregar la columna Trabajo de horas extras. 3. Buscar el recurso al cuál le tenemos que asignar horas extras, en la fila de la columna Trabajo de horas extras de la tarea que queramos, escribir que cantidad de las horas que nos muestra la columna Trabajo son horas extras. Es decir, no estamos agregando más horas a la tarea sino que estamos diciendo que del total de horas de la tarea, X cantidad son horas extras. Obviamente esto va a influir en los costos del proyecto. Actual es lo planificado, lo que tenemos programado en este momento.
Previsto lo da la línea base del proyecto. Real es el avance del proyecto (Que porcentaje está completado ya de la tarea o cuantas horas lleva ya un recurso dedicado a una tarea, y se va calculando ya ese avance). Variación será la diferencia entre previsto y actual, cuando estamos planificando; o entre previsto y real cuando ya tenemos real en el proyecto. El proyecto constituye una parte del proyecto general, todas las tareas se programarán automáticamente. El proyecto consta de tres etapas, en la etapa 1 todas las tareas comienzan cuando terminan las otras. En la etapa 2 'Colocar las cañerías' y 'Hacer el tendido' deben comenzar juntas y 'Hacer los desagües' debe comenzar cuando termine 'Colocar las cañerías'. En la etapa 3 'Colocar las aberturas' comienza tanto las tareas 'Colocar el techo' y 'Revocar' hayan concluido, y las demás comienzan cuando termine la antecesora. Entre 'Colocar el techo' y 'Colocar las aberturas' debe haber un tiempo de posposición de 2 días. Cada hito debe estar vinculado con la tarea anterior y la primera tarea de la fase siguiente.
Marcar el terreno debe ser tipo Duración fija. Nota: Duración es un punto muy importante ya que con este se determinará cuanto tiempo tardara en realizarse el proyecto.
Colocar pisos' debe tener una posposición de 5 días después de terminada la tarea Colocar las aberturas'. Hacer los desagües comienza cuando la tarea anterior tiene un inicio del 20%. Cada fase comienza cuando termina la anterior. Se desea observar cada una de las tareas a lo largo del tiempo.