Asignación de tiempos

Transcripción

1 1. INTRODUCCIÓN L a principal dificultad con que se encuentra el director del proyecto cuando introduce la planificación en Project es establecer las duraciones de las tareas. Normalmente, estas estimaciones de tiempo se basan en la experiencia en proyectos similares, con el riesgo que esto representa. Esta forma de establecer los tiempos es determinista ya que el director u otras personas son los que determinan los tiempos según su experiencia o habilidad. A diferencia de ello, existen métodos probabilísticos, en los que la estimación de los tiempos se obtiene a través de cálculos estadísticos. Entre estos métodos destaca el método PERT. Tras establecer las duraciones de las tareas, Project calculará las fechas de inicio y fin de cada una de ellas, generando así el calendario o programa del proyecto. Sin embargo, para que este programa sea realmente válido, deberemos introducir otros detalles detectados durante la planificación del proyecto, como son las dependencias entre las tareas y los recursos necesarios para llevarlas a cabo. En esta lección veremos cómo establecer las duraciones de las tareas. 2. TIPO DE TAREAS H ay muchas formas de introducir los detalles de las tareas. Entre ellas se encuentra la de utilizar el comando Información de la tarea en el grupo Propiedades de la ficha Tarea. Aquí podremos establecer la duración de la tarea. Sin embargo, antes de eso quiero que conozca un concepto fundamental en Project: la programación condicionada por el esfuerzo. Podrá encontrar este detalle en la ficha Avanzado del cuadro de diálogo correspondiente a este comando. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 Otra forma de acceder a este cuadro de diálogo es haciendo doble clic sobre la tarea en la tabla. Podemos establecer que las tareas están condicionadas por el esfuerzo. Esto quiere decir que la duración de una tarea cambia al variar la asignación de los recursos que necesita. Así, al añadir recursos a una tarea, se estima que su duración se acorta; lo contrario ocurre cuando se reduce la asignación de recursos, obteniendo que se alarga la duración de la tarea. Sin embargo, en ningún caso varían las horas de trabajo o esfuerzo necesario para realizar la tarea, solo su distribución. Como se trata de un concepto que puede confundir inicialmente, veamos un ejemplo: "Un oficinista tiene que preparar tres mil sobres con invitaciones para la demostración del producto que va a lanzar la empresa. Se estima que para ello empleará cuatro días de su jornada laboral (32 horas)." En este escenario, si establecemos que esta tarea está condicionada por el esfuerzo, podríamos asignar otro empleado para que ayudase al primero y la duración de la tarea se reduciría a la mitad (2 días), aunque el trabajo seguiría siendo las 32 horas iniciales. Aquí se asume que ambos empleados pueden realizar dicha tarea de la misma manera. En versiones anteriores de Project, por defecto las tareas se entendían como condicionadas por el esfuerzo. En Project 2010 esto no es así. 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

3 Dependiendo del tipo de tarea que establezcamos en este cuadro de diálogo, el hecho de que esté condicionada por el esfuerzo producirá uno u otro efecto en la programación: Unidades fijas: cuantos más recursos se asignan a la tarea, menor es el trabajo que debe realizar cada uno de ellos y se reduce la duración de la tarea. Duración fija: cuantos más recursos se asignan, menos trabajo tendrá que hacer cada recurso, pero la duración de la tarea no variará. Trabajo fijo: en este caso se define la duración de la tarea y Project establece un porcentaje de esfuerzo de cada recurso que tiene asignado para terminarla en el tiempo estipulado. Si elige este tipo, siempre se tratará de una tarea condicionada por el esfuerzo. Volveremos a tratar este asunto cuando estudiemos la asignación de recursos. 3. ESTABLECER LA DURACIÓN I ntroducir la duración de una tarea al realizar la programación es tan sencillo como acudir a la ficha General del cuadro de diálogo anterior o bien hacer lo propio en la columna Duración de la tabla de tareas. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Podemos utilizar distintas abreviaturas de las unidades de tiempo. Por ejemplo, en el caso anterior indicamos 3 semanas. Puede utilizar estas abreviaturas: Minutos: m Horas: h Días: d Semanas: s Meses: me o ms Si el valor que introduce en la duración es provisional, entonces marque la casilla Estimada o escriba un interrogante tras la duración. Al introducir una duración, se actualiza el gráfico de la derecha de la vista Diagrama de Gantt, mostrando el tamaño adecuado para las barras que representan cada tarea. Lo mismo se puede decir de las tareas de resumen, que se extienden durante la duración necesaria para completar todas su subtareas. Obsérvelo en la figura siguiente. De esta forma iremos introduciendo las duraciones previstas. Inicialmente Project introduce las duraciones como estimadas, como puede ver gracias al interrogante que aparece en ellas. Sin embargo, cuando usted modifica la duración, ya no tienen este carácter, aunque puede indicarlo si así lo desea. Podemos utilizar el controlador de relleno de una celda para asignar la misma duración a varias tareas. El controlador de relleno es el pequeño cuadrado negro que aparece en la esquina inferior derecha de la celda que está seleccionada. Cuando sitúa el puntero del ratón en este controlador, cambia su aspecto al de una cruz, indicándole que puede utilizarlo. Otra forma de establecer la duración de una tarea es alargar o acortar su barra en el diagrama de Gantt. Arrastrando dicho controlador sobre otras celdas, hará que su contenido se extienda a las mismas. Si ha utilizado alguna vez la hoja de cálculo Excel, ya conocerá el funcionamiento del controlador de relleno. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

5 Es importante que se dé cuenta de un detalle: las semanas tienen 5 días laborables, por lo que la duración efectiva tiene en cuenta esta característica del calendario del proyecto. Por eso, al utilizar el controlador de relleno, Project ha indicado la duración de 5 días en lugar de 1 semana. Para la programación del proyecto, ambos valores son equivalentes. Esto es importante porque también podemos establecer la duración de una tarea indicando su fecha de inicio y de fin, aunque no suele ser lo más adecuado. En este caso, Project solo usará los días laborables dentro de ese intervalo para calcular la duración de la tarea. Sin embargo, introduciendo directamente el valor de la duración, Project calculará la fecha inicial y final de la tarea teniendo en cuenta los fines de semana y el resto de días marcados como no laborables. Veamos un ejemplo para que entienda esto mejor. Supongamos que tenemos una tarea programada para el 22 de diciembre y ha establecido su duración en 4 días. El día 25 de diciembre está marcado como festivo en el calendario del proyecto y supongamos que cae miércoles. Si introduce 22 de diciembre como fecha de inicio de la tarea y 25 de diciembre como fecha final, entonces Project calculará la duración de la tarea como de 3 días, con jornadas los días 22, 23 y 24. Sin embargo, si en lugar de ello, introduce solo la duración de 4 días, entonces Project programará la tarea para los días 22, 23, 24, 25 y 26. Por otra parte, hay un tipo de tarea especial, que son los hitos. Puede marcar una tarea como hito para indicar un momento importante en la programación del proyecto. Normalmente, la tarea que se marca como hito tiene duración cero, ya que realmente no representa la ejecución de ningún trabajo, sino un momento en la programación que es interesante establecer: aprobación de documentos, finalización de una fase, etc. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Project representa con un símbolo de diamante las tareas marcadas como hitos. Además, indica a su lado la fecha exacta en la que ocurren. Tenga en cuenta que no es necesario que la tarea tenga duración cero para que sea un hito. Es suficiente con que esté activada la casilla Marcar la tarea como hito en el cuadro de propiedades de la tarea, independientemente de la duración que hemos programado para la misma. La duración de las tareas de resumen se establece de forma que se extienda a lo largo de la programación de sus subtareas. Por lo tanto, no es posible establecer directamente la duración de una tarea de resumen, apareciendo desactivada entre sus propiedades. Project utiliza la duración de una tarea para calcular la cantidad de trabajo que necesita. Esto es importante a la hora de asignar recursos a la tarea. 4. CALENDARIO DE UNA TAREA D e manera predeterminada, todas las tareas se programan teniendo en cuenta el calendario establecido para el proyecto. Si las tareas tienen recursos asignados (lo que suele ser lo más frecuente), entonces también se tienen en cuenta los calendarios de estos recursos. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

7 Además, podemos crear calendarios para las propias tareas, definiendo, de esta forma, excepciones para programar tareas individuales. Al establecer un calendario para la tarea, esta se programa teniendo en cuenta el período laboral representado en dicho calendario. Veamos cómo hacerlo: 1. Acceda a la ficha Proyecto de la Cinta de opciones. 2. Pulse en Cambiar tiempo de trabajo. 3. Pulse en el botón Crear calendario. Al crear un calendario, podemos partir de uno que ya hemos modificado o crearlo desde el principio. Normalmente elegirá copiar el calendario Estándar y después lo modificará para ajustarlo a la programación de la tarea. Para asignar el nuevo calendario a una tarea, acceda al cuadro de diálogo de las propiedades de la misma y establézcalo en la propiedad Calendario de la ficha Avanzado. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 El valor inicial de esta propiedad es Ninguno, lo que representa que la tarea se programa según el calendario del proyecto, teniendo en cuenta también el de los recursos que tiene asignados. Por su parte, la casilla La programación omite los calendarios de recursos permite indicar si se tendrán en cuenta los calendarios de recursos o solo el establecido expresamente para la tarea. Tenga en cuenta que si se omiten los calendarios de recursos, puede programarse una tarea en una fecha en la que el recurso o recursos que tiene asignados no estén disponibles. 5. OPCIONES DE PROGRAMACIÓN P odemos cambiar las opciones que se aplican por defecto para la programación del proyecto a través de la ficha Archivo, comando Opciones. Deberá trabajar en la categoría Programación. Aquí tenemos varias opciones que determinan el modo en que Project calcula la programación del proyecto. Fíjese que las unidades para la duración de las tareas se establece en días. También tenemos que las unidades para representar el trabajo necesario es de horas. 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

9 Recuerde que la duración de una tarea y el trabajo que se necesita para realizarla no es lo mismo. Dependiendo de la asignación de recursos y de la naturaleza de la tarea, esta puede durar más o menos, pero siempre tendrá la misma cantidad de trabajo necesaria para poder llevarla a cabo, que es la que se establece al introducir por primera vez la duración de la tarea. Por otra parte, también podemos ver que, por defecto, las tareas serán del tipo Unidades fijas y que se programarán como si no estuvieran condicionadas por el esfuerzo. En nuestro caso cambiaremos esta última opción para que por defecto las tareas estén condicionadas por el esfuerzo. Esto se puede cambiar para cada tarea en particular, pero predeterminadamente lo haremos así. Finalmente, en la categoría Avanzado puede activar la casilla Mostrar tarea de resumen del proyecto. Esta tarea de resumen es una tarea ficticia que crea Project para representar todo el proyecto. Su duración es la duración calculada para el proyecto. En la figura de la página siguiente puede ver que aparece esa tarea como la número 0, en la parte superior de la programación. Gracias a esta tarea de resumen, podemos ver la duración total del proyecto, que en este caso es de 15 días. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 Lógicamente esta duración cambiará cuando establezcamos las duraciones de todas las tareas, definamos sus dependencias y asignemos recursos. Si en el campo duración de una tarea aparece el valor #######, significa que no cabe en la columna, por lo que debe cambiar su anchura. Para cambiar la anchura de una columna, haga clic en el límite de su marcador y arrástrelo hasta la nueva posición. 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO