DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL INSTITUTO DE CAPACITACIÓN PARA EL TRABAJO DEL ESTADO DE SINALOA.
INDICE PÁGINA 1.-OBJETIVO. 1 2.-MARCO LEGAL. 2 3.-INTEGRACIÓN. 3 4.-FUNCIONES. 4 5.-POLÍTICAS Y FACULTADES DE ACTUACIÓN 6 6.-RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ. 7 7.-MECANICA DE OPERACIÓN. 9 8.-DEFINICIONES. 10
1.-OBJETIVO LOGRAR LA TRANSPARENCIA EN EL MANEJO DE LOS RECURSOS, MEDIANTE EL ESTABLECIMIENTO DE UN INSTRUMENTO ADMINISTRATIVO, QUE NOS PERMITA FIJAR LA NORMATIVIDAD Y LOS LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA LA INTEGRACIÓN Y OPERACIÒN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, Y CONTRIBUIR DE UNA MANERA EFICIENTE A LAS ACTIVIDADES QUE DESARROLLA EL INSTITUTO DE CAPACITACIÓN PARA EL TRABAJO DEL ESTADO DE SINALOA EN MATERIA DE ADQUISICIONES Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES. 1
2.-MARCO LEGAL CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO DE SINALOA. LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO. LEY DE ADQUISICIONES Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ESTADO. REGLAMENTO ORGANICO DE LA ADMINISTRACIÒN PÙBLICA DEL ESTADO DE SINALOA. 2
3.-INTEGRACIÓN. 1. LA INTEGRACIÓN DEL COMITÉ, ESTARÁ CONFORMADA POR UN PRESIDENTE, UN SECRETARIO EJECUTIVO Y VOCALES. 2. EL PRESIDENTE SERÁ EL TITUTLAR DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA. 3. EL SECRETARIO EJECUTIVO SERA EL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS. 4. LOS VOCALES SERÁN LOS TITULARES DE LAS SIGUIENTES AREAS: -DIRECTOR DE PLANEACIÒN Y EVALUACIÒN -JEFE DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO. -JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS. 5. EN CONSIDERACIÒN A LA IMPORTANCIA Y TRASCENDENCIA DE LOS ASUNTOS SOMETIDOS A LA CONSIDERACIÒN DEL COMITÉ, EL PRESIDENTE PODRÁ INVITAR A PARTICIPAR A LOS TITULARES DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE ESTA INSTITUCIÒN. 6. LAS AUSENCIAS DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ SERÁN SUPLIDAS POR EL SECRETARIO EJECUTIVO. 7. LOS VOCALES ASESORES PROPIETARIOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DESIGNARÁN A UN REPRESENTANTE SUPLENTE PARA EFECTOS DE CUBRIR AUSENCIAS. ESTA DESIGNACIÒN DEBERÁ HACERSE POR ESCRITO, OTORGANDOLE LAS FACULTADES DECISORIAS SUFICIENTES.. 3
4.- FUNCIONES. 4.1. EN MATERIA DE PLANEACIÒN 4.1.1 RELATIVAS A LA NORMATIVIDAD: A) APOYAR A LA DIRECCIÒN ADMINISTRATIVA EN LA FUNCIONES DE LAS ÁREAS QUE TIENE BAJO SU RESPONSABILIDAD, LAS RELATIVAS A ADQUISICIONES Y ADMINISTRACIÒN DE BIENES, ASI COMO LAS POLÍTICAS Y LOS PROCEDIMIENTOS Y PROPICIAR SU ESTRICTA OBSERVANCIA. B) COADYUVAR EN LA ACTUALIZACIÒN DE LAS NORMAS QUE REGULAN LA FUNCIONES DE ADQUISICIONES Y ADMINISTRACIÒN DE BIENES PROPONIENDO A QUIEN CORRESPONDA LO QUE RESULTE CONVENIENTE PARA MEJORAR LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS. C) EMITIR OPINIÓN, RESPECTO A LOS PROYECTOS DE NORMAS QUE SE LE SOMETAN A CONSULTA. D) CONOCER, RESPECTO A LOS MANUALES DE OPERACIÒN RELATIVOS A LAS AREAS DE ADQUISICIONES Y ADMINISTRACIÒN DE BIENES, QUE SE LE SOMETAN A CONSULTA. E) DICTAR, DENTRO DEL MARCO LEGAL APLICABLE, LAS NORMAS INTERNAS QUE RESULTEN NECASARIAS EN SITUACIONES ESPECIALES O DE EMERGENCIA. F) APROBAR ANUALMENTE LOS MONTOS QUE SIRVAN DE BASE PARA LLEVAR A CABO ADQUISICIONES MEDIANTE LICITACIÒN PUBLICA O UN PROCEDIMIENTO ALTERNO. 4.1.2 RELATIVAS A LA ORGANIZACIÒN. A) DEFINIR LA INTEGRACIÒN Y FUNCIONAMIENTO DE SUBCOMITES, POR FUNCIONES ESPECIFICAS QUE JUZGUE NECESARIO. 4
4.1.3 RELATIVAS A LA PROGRAMACIÒN Y PRESUPUESTACIÒN. A) CONOCER LOS LINEAMIENTOS GENERALES, PARA LA FORMULACIÒN DE LOS PROGRAMAS Y DE LOS PRESUPUESTOS QUE EN MATERIA DE ADQUISICIONES EMITA LA DIRECCIÒN ADMINISTRATIVA, Y LA DIRECCIÒN DE PLANEACIÒN Y EVALUACIÒN. B) CONOCER EL ANTEPROYECTO DE EGRESOS DEL INSTITUTO, EN LO RELACIONADO AL GASTO DE LA ADMINISTRACIÒN. C) APROBAR, PARA SU PRESENTACIÒN AL ÁREA CORRESPONDIENTE, LA INTEGRACIÒN DEL PRESUPUESTO, Y EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, ASÍ COMO EL RELATIVO A LA ADMINISTRACIÒN DE BIENES. 4.2. EN MATERIA DE EJECUCIÓN. 4.2.1 RELATIVAS A LA ADQUISICION Y ADMINISTRACIÒN DE BIENES. A) APROBAR LAS CONVOCATORIAS Y BASES DE LAS LICITACIONES PÙBLICAS. B) CONOCER DE LAS ADQUISICIONES Y ENAJENACIONES QUE SE REALICEN SIN REQUERIMIENTO DE LICITACIÒN PÚBLICA, EN LOS TERMINOS DE LA LEY APLICABLE. C) SOLICITAR, CUANDO SE JUZGUE PROCEDENTE, LA INTERVENCIÒN DEL ÁREA QUE CORRESPONDA, PARA EMITIR SU DICTAMEN EN TORNO A LAS DIFERENTES PROPUESTAS. 4.3. EN MATERIA DE INFORMACIÒN. 4.3.1 RELATIVAS AL AVANCE PROGRAMATICO-PRESUPUESTAL. A) CONOCER EL AVANCE PROGRAMÁTICO-PRESUPUESTAL. B) PROPONER LAS MEDIDAS CORRECTIVAS QUE PROCEDAN, A EFECTOS DE ASEGURAR QUE SE CUMPLAN LOS PROGRAMAS AUTORIZADOS. 5
4.3.2 RELATIVAS A ADQUISICIONES Y A LA ADMINISTRACIÒN DE BIENES. A) PROPICIAR EL ESTABLECIMIENTO DE MECANISMOS PARA VIGILAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS CONTRATOS DE COMPRA, ASI COMO LA ADJUDICACIÒN DE PEDIDOS QUE POR SU MONTO, NO SE REALICEN A TRAVÉS DEL PROCEDIMIENTO DE LICITACIÒN. B) PUGNAR PORQUE EL ÁREA DE ADQUISICIONES CUMPLA CON LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS VIGENTES. 5.-POLÍTICAS Y FACULTADES DE ACTUACIÓN. A) APLICAR LA LEY, ASI COMO LAS NORMAS Y LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN LA MATERIA. B) CUMPLIR Y HACER CUMPLIR LAS DISTINTAS NORMAS QUE EL MISMO ESTABLEZCA. C) CUIDAR QUE SE APROVECHEN EN FORMA OPTIMA LOS RECURSOS DESTINADOS PARA LAS ADQUISICIONES DE BIENES. D) ACTUAR SIEMPRE CON LA MAYOR AGILIDAD QUE SEA POSIBLE. E) NO PERMITIR QUE SE ADJUDIQUEN CONTRATOS Y PEDIDOS CUANDO NO SE CUENTE CON LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL NECESARIA. F) RECHAZAR AQUELLOS CASOS QUE NO SE AJUSTEN A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS. G) FOMENTAR LA RACIONALIZACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA ADQUISICIÓN DE BIENES. H) FOMENTAR LA ESTANDARIZACIÒN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES QUE SE ADQUIEREN EN FORMA REPETITIVA. I) FOMENTAR LA PROGRAMACIÒN DE LAS ADQUISICIONES, ASI COMO LA CONTRATACIÒN DE SERVICIOS, A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO. J) FOMENTAR EL DESARROLLO DE NUEVOS PROVEEDORES. 6
K) FOMENTAR QUE LAS ADQUISICIONES SE REALICEN EN SINALOA, DISTRIBUYENDOLAS EN EL ESTADO PARA APOYAR LA ECONOMÍA DE LAS DIVERSAS ZONAS LOCALES, SALVO LOS CASOS DE INEXISTENCIA O DE UN DIFERENCIAL EXTREMO DE PRECIOS, QUE SE OPTARA POR COMPRAS EN OTRAS ENTIDADES. L) FOMENTAR LA SUSTITUCIÒN DE IMPORTACIONES. 6.-RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ. 6.1 DEL PRESIDENTE. A) AUTORIZAR EL ORDEN DEL DIA QUE CORRESPONDA A LAS SESIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS. B) CONOCER LOS EXPEDIENTES CORRESPONDIENTES A LOS ASUNTOS QUE SE TRATARAN EN LA SESIÓN, Y EN SU CASO, ORDENAR LAS CORRECCIONES QUE JUZGUE NECESARIAS. C) PRESIDIR LAS SESIONES DEL COMITÉ. D) CONVOCAR A LAS REUNIONES DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES YA SEAN ORDINARIAS O EXTRAORDINARIAS. E) EMITIR SU VOTO DE CALIDAD, TOMANDO LAS DECISIONES QUE JUZGUE MAS ADECUADAS EN CASO DE EMPATE. F) FIRMAR LAS ACTAS CORRESPONDIENTES A LAS SESIONES QUE HUBIERE ASISTIDO. G) INFORMAR AL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO SOBRE EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DEL COMITÉ. 7
6.2 DEL SECRETARIO EJECUTIVO. A) COODINAR LAS ACTIVIDADES INHERENTES A LA REALIZACIÓN DE LAS SESIONES DEL COMITÉ. B) SUPERVISAR LA CORRECTA INTEGRACIÒN DE LOS DOCUMENTOS QUE SE PRESENTEN ANTE EL COMITÉ. D) PROPORCIONAR OPORTUNAMENTE A CADA UNO DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ, EL EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE A LA SESIÓN. E) LLEVAR A LAS SESIONES DEL COMITÉ, LA DOCUMENTACIÒN ADICIONAL REQUERIDA, TALES COMO REQUISICIONES, JUSTIFICACIONES QUE HUBIERAN PRESENTADO LOS USUARIOS, COTIZACIONES, CATALOGOS, MUESTRAS, ASI COMO LOS INFORMES QUE ESTIME CONVENIENTES. F) CONTROLAR LA DOCUMENTACIÒN QUE SE GENERE EN EL SENO DEL COMITÉ Y VIGILAR QUE SE CONSERVE POR UN PLAZO DE TRES AÑOS. G) EMITIR SU VOTO PARA CADA UNO DE LOS ASUNTOS QUE DEBERAN DECIDIRSE. H) EMITIR LAS CONVOCATORIAS PARA EFECTUAR LICITACIONES PÚBLICAS. I) VIGILAR QUE LOS ACUERDOS TOMADOS EN EL SENO DEL COMITÉ ESTEN DEBIDAMENTE VALIDADOS. J) FIRMAR LOS LISTADOS DE LOS CASOS DICTAMINADOS EN LAS SESIONES DEL COMITÉ QUE HUBIESE ASISTIDO. K) FIRMAR LAS ACTAS CORRESPONDIENTES A LAS SESIONES DEL COMITÉ, QUE HUBIESE ASISTIDO. L) REALIZAR LAS DEMAS FUNCIONES Y ACTIVIDADES QUE LE ENCOMIENDE EL COMITÉ EN PLENO O EL PRESIDENTE DEL MISMO, O QUE LE CORRESPONDAN DE ACUERDO CON ORDENAMIENTOS LEGALES APLICABLES. 8
6.3 DE LOS VOCALES. A) ENVIAR AL SECRETARIO EJECUTIVO DEL COMITÉ LA DOCUMENTACIÒN QUE LE CORRESPONDA Y EN FUNCION DE LOS CASOS QUE SEA NECESARIO SOMETER A LA CONSIDERACIÒN DEL COMITE. B) REVISAR LA ORDEN DEL DÍA, ASI COMO LOS DEMAS DOCUMENTOS CONTENIDOS EN EL EXPEDIENTE QUE CORRESPONDA A LOS DISTINTOS ASUNTOS QUE SE TRATARÁN EN LA SESIÒN. C) EMITIR SU VOTO PARA CADA UNO DE LOS ASUNTOS QUE DEBERÁN DECIDIRSE. D) FIRMAR LAS ACTAS DE LAS SESIONES A QUE HAYA ASISTIDO, ASI COMO EL LISTADO DE LOS CASOS DICTAMINADOS EN EL DESARROLLO DE LAS MISMAS. E) DAR CUMPLIMIENTO A LOS ACUERDOS TOMADOS EN EL SENO DEL COMITÉ. 7.-MECÁNICAS DE OPERACIÓN. 7.1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN A) EL COMITÉ DEBERÁ SESIONAR, UNA VEZ AL MES, EN FORMA ORDINARIA. B) CUANDO EL PRESIDENTE DEL COMITÉ O LA MAYORÍA DE SUS MIEMBROS LO CONSIDEREN NECESARIOS, SE PODRAN CELEBRAR SESIONES EXTRAORDINARIAS. C) LA ORDEN DEL DÍA, Y LOS DOCUMENTOS CORREPONDIENTES A CADA JUNTA, DEBERÁN ENTREGARSE A LOS MIEMBROS DEL COMITÉ, DE LA FORMA SIGUIENTE: 1) PARA SESIONES ORDINARIAS, CON UN MÍNIMO DE TRES DIAS HABILES DE ANTICIPACIÒN. 2) PARA SESIONES EXTRAORDINARIAS, CON UN MÍNIMO DE UN DÍA HÁBIL DE ANTICIPACIÓN. 9
D) LAS SESIONES SOLAMENTE PODRÁN CELEBRARSE CUANDO ASISTA MAYORÍA SIMPLE DE SUS MIEMBROS, ES DECIR, LA MITAD MAS UNO DE ELLOS. E) LAS DECISIONES SE TOMARÁN POR LOS VOTOS DE LA MAYORÍA SIMPLE DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ EN CASO DE EMPATE, QUIEN PRESIDA LA SESIÓN TENDRÁ VOTO DE CALIDAD. F) DE CADA SESIÓN DEBERÁ LEVANTARSE UN ACTA, QUE SERÁ FIRMADA AL INICIO DE LA SESIÓN SIGUIENTE, POR TODOS LOS MIEMBROS QUE HUBIESEN ASISTIDO. G) EL COMITÉ DEBERÁ INTEGRAR INFORMES DE SUS LABORES ANUALES DIRIGIDOS AL C. DIRECTOR GENERAL, CON COPIA A TODOS SUS MIEMBROS. H) LA DOCUMENTACIÒN QUE SE GENERE EN LAS SESIONES DEL COMITÉ O PARA ELLAS, SE CONSERVARA POR UN MINIMO DE TRES AÑOS, O POR EL TIEMPO QUE SEA NECESARIO PARA AQUELLOS ASUNTOS PENDIENTES. 7.2 MONTOS DE COMPRAS AUTORIZADOS. MONTO DE LA COMPRA DE 0,000 HASTA 20,000.00 DE 20,001.00 HASTA 500,000.00 DE 500,001.00 HASTA 1`300,000.00 PROCEDIMIENTO COMPRA DIRECTA COTIZACIONES POR ESCRITO DE POR LO MENOS TRES PROVEEDORE CON EL LA APROBACIÒN. DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSO MATERIALES Y HUMANOS Y EL DIRECTOR ADMINISTRATIVO. INVITACIÓN A PROVEEDORES, MEDIANTE COTIZACIÒN POR ESCRITO EN SOBRE CERRADO, QUE SERAN ABIERTOS EN PRESENCIA DEL CO- MITÉ Y DEL REPRESENTANTE DE LA SECRETARIA DE LA CONTRALO- RÍA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO. DE 1`300,001.00 EN ADELANTE SE ADJUDICA MEDIANTE CONCURSO A TRAVÉS DE CONVOCATORIA PÚBLICA. 10
INTEGRACIÒN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES DE BIENES DEL INSTITUTO DE CAPACITACIÒN PARA EL TRABAJO DEL ESTADO DE SINALOA. PRESIDENTE DEL COMITÉ DIRECTOR ADMINISTRATIVO GILBERTO PELAYO ANGULO SECRETARIO EJECUTIVO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS GONZALO MÉDINA OBREGÓN VOCAL DIRECTOR DE PLANEACIÒN Y EVALUACIÒN MIGUEL RODRÍGUEZ OVALLE VOCAL JEFE DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO EDGAR ASTORGA ORTIZ VOCAL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RESURSOS FINANCIEROS JUAN ANDRÉS VERDUZCO BELTRÁN