19 de junio del 2017 DCA-1267 Al contestar refiérase Al oficio No. 06914 Señora Sofía Soto Maffioli Directora MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE Estimada señora: Asunto: Se deniega autorización para contratar de manera directa a la señora Alicia Zamora, cédula de identidad número 8-0048-0625. Se otorga autorización para realizar una contratación directa concursada para contratar el diagnóstico de estado de conservación de colecciones, hasta por un monto de máximo 7.313.360,00 y el servicio de restauración de obras de arte, por la suma máxima de 8.000.000,00. Nos referimos a su oficio No.MAC-DIR-232-2017, recibido en esta Contraloría General de la República el 22 de mayo del año en curso, mediante el cual solicita la autorización con la señora Alicia Zamora. Mediante oficio No. 06313 (DCA-1151) del 05 de junio anterior, este órgano contralor requirió información adicional, lo cual fue atendido por la Administración mediante nota No. MAC-DIR- 268-2017 del 07 de junio recién pasado. I. Antecedentes y justificación Como justificación de la solicitud planteada, destaca lo siguiente: 1. Que se solicita autorización para contratación directa de la señora Alicia Zamora para el diagnóstico de estado de conservación de colecciones por un monto de 7.313.360,00 y el servicio de restauración de obras de arte, por un monto de 8.000.000,00. 2. Que el servicio se encuentra contemplado en el Plan de Compra del año 2017, disponible y publicado en La Gaceta No. 12, del 17 de enero anterior, cuenta con contenido presupuestario. 3. Que la señora Alicia Zamora ha realizado una gran cantidad de restauraciones de obras de arte en distintas instituciones públicas y privadas, así como a nivel internacional y laboró en el Museo de Arte Costarricense, por lo que cuenta con un diagnóstico general del nivel y naturaleza de la restauración y conservación preventiva que se requiera, además conoce los acopios donde se ubican y su equipo de trabajo cuenta con especialistas en arte contemporáneo, aunado a que cuenta con muchos años de experiencia y un taller especializado. 4. Que los objetos que están en juego, además de tener un valor monetario, tienen un incalculable valor patrimonial para todo el país, por lo que es fundamental que se contrate un profesional que cumpla todos los requerimientos a cabalidad y pueda ser responsable de la colección.
2 5. Que en el oficio No. MAC-DIR-268-2017 el Museo de Arte Costarricense, detalla los servicios y actividades que comprenderá el objeto contractual del diagnóstico y la restauración. 6. Que los montos requeridos se refieren a topes autorizados por el jerarca para el tratamiento de las colecciones del Museo para el año 2017. II. Criterio de la División Nuestra Carta Fundamental, particularmente en su artículo 182 establece un régimen para regular la actividad contractual del Estado, siendo uno de sus componentes principales que las contrataciones públicas deben observar los procedimientos ordinarios. No obstante que dichos procedimientos son la regla (Voto 998-98 de la Sala Constitucional), hay excepciones en las que el interés público no se ve satisfecho utilizando el procedimiento ordinario, de ahí que la Ley de Contratación Administrativa (LCA) ha establecido una serie de causales por medio de las cuales se faculta a la Administración a acudir a un procedimiento de excepción. Dentro de los supuestos de excepción se encuentra el dispuesto en el numeral 2 bis inciso c) de LCA y 146 de su Reglamento, según el cual es posible que este órgano contralor autorice la realización de una contratación directa, siempre y cuando se acrediten razones suficientes para considerar que éste constituye el mejor medio para la debida y oportuna satisfacción del interés público. En estos casos, la Contraloría General debe hacer un análisis de las condiciones y razonamientos que la Administración señala, a efectos de determinar la existencia de motivos suficientes que justifiquen obviar los procedimientos ordinarios y determinar que el mecanismo de excepción viene a ser la mejor vía para la satisfacción del interés público. Para el caso en estudio, la Administración justifica que requiere contratar los servicios del diagnóstico de estado de conservación de colecciones y la restauración de una colección compuesta por 150 obras que, según se entiende, son de un gran valor monetario y de un incalculable valor patrimonial para nuestro país. Ante dicho escenario plantean contratar en forma directa y sin mediar concurso, a la señora Alicia Zamora, quien, según justifican, cuenta con gran experiencia y el conocimiento técnico para proceder a realizar dichas tareas. Al respecto, resulta indispensable señalar que si bien se comprende que existe una necesidad que debe ser satisfecha por parte del Museo para no afectar la integridad de las obras de arte que conforman la colección, lo cierto del caso es que no se encuentra se hubiesen desarrollado razones suficientes que permitan a este órgano contralor otorgar una autorización para que se contrate de manera directa a un sujeto en particular, en este caso, a la señora Alicia Zamora, de la cual si bien se nos indica que cuenta con amplia experiencia en el tema, lo cierto del caso es que eventualmente en el mercado nacional podrían encontrarse también otros profesionales que permitan satisfacer la necesidad que se pretende atender.
3 En ese sentido, es de suma importancia aclarar que no se desmeritan ni se cuestionan en ninguna forma todas las explicaciones rendidas por la Administración, respecto a porqué estima que la señora Zamora podría prestar los servicios requeridos, lo que se cuestiona es que no se ha justificado o planteado ningún tipo de desarrollo a partir del cual esta Contraloría General pueda tener por acreditado que la contratación con un sujeto en particular se constituya, en los términos del numeral 146 del RLCA, como (...) la mejora forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Ante dicho escenario, es nuestro criterio que si bien existen razones suficientes para obviar el procedimiento ordinario que por monto corresponde, a fin de atender de manera pronta la necesidad relacionada con las obras de arte, no se ha motivado por parte del Museo, que la contratación directa de la señora Zamora sea la mejor o única vía factible para llevar a cabo los servicios del diagnóstico y restauración de las obras respectivas. Así, se estima de importancia destacar que la finalidad perseguida con los procedimientos concursales consiste en permitir, en la medida de los posible, la más amplia participación de todos los potenciales oferentes que puedan satisfacer los requerimientos de la Administración y consecuentemente el interés público. Ello, en buena teoría, genera que la institución pública cuente con una amplia gama de propuestas que le permitan escoger aquélla que vendría a satisfacer adecuadamente de los servicios o bienes por adquirir. Bajo ese escenario, se deniega la autorización para contratar directamente con la señora Alicia Zamora, pero en su lugar se autoriza al Museo de Arte Costarricense a tramitar un procedimiento sustitutivo al ordinario, a saber, una contratación directa concursada, en la cual se podrá cursar invitación a la señora Zamora a participar, todo según las condiciones que más adelante se exponen. Así las cosas, analizadas las razones y justificaciones expuestas por el Museo, estima este órgano contralor que no debe postergarse más la satisfacción de dicha necesidad, en virtud de la afectación que podrían sufrir las obras de arte de la colección, por lo que con fundamento en lo dispuesto en el artículo 2 bis de la LCA y 146 del RLCA se concede autorización para que ese Museo realice una contratación directa concursada para el diagnóstico de estado de conservación de colecciones, hasta por un monto de máximo 7.313.360,00 y el servicio de restauración de obras de arte, por la suma máxima de 8.000.000,00. El detalle de los servicios que se autorizan se contraten, corresponden a lo señalado en el oficio MAC-DIR-268-2017 del 07 de junio del presente año, particularmente a lo indicado en el apare 1 Objeto contractual del Diagnóstico de Estado de Conservación de Colecciones y 2.- Objeto contractual de Restauración de obras de arte.
III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización La autorización se condiciona a lo siguiente: 4 1. Se concede autorización al Museo de Arte Costarricense para que realice una contratación directa concursada para la contratación para contratar el diagnóstico de estado de conservación de colecciones, hasta por un monto de máximo 7.313.360,00 y el servicio de restauración de obras de arte, por la suma máxima de 8.000.000,00, por el plazo máximo de un año. El detalle de los servicios que aquí se autoriza se contraten, corresponde únicamente a lo señalado en el oficio MAC-DIR-268-2017 del 07 de junio del presente año, particularmente a lo indicado en el apare 1 Objeto contractual del Diagnóstico de Estado de Conservación de Colecciones y 2.- Objeto contractual de Restauración de obras de arte. 2. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. De previo a dar la orden de inicio deberá verificarse se cumpla con los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual. 3. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 4. Deberá contarse con el contenido presupuestario suficiente y disponible para amparar las erogaciones producto de la presente autorización, debiendo verificarse que los montos puedan utilizarse válidamente para cubrir la necesidad propuesta. 5. La Administración deberá confeccionar un pliego de condiciones que incluya los aspectos esenciales de los servicios a contratar, donde además se fije la hora y fecha para la recepción de ofertas, y contenga un sistema de calificación de ofertas que permita seleccionar de manera objetiva la plica ganadora del concurso que será aquélla que obtenga la máxima calificación. Además deberá indicarse en el cartel que el concurso se realiza según lo establecido en el presente oficio. 6. Se deberá cursar invitación a tres potenciales oferentes idóneos que puedan prestar este tipo de servicios, dentro de los que podrá incluirse a la señora Alicia Zamora. Entre el día que se realice la invitación a todos los potenciales oferentes y el día fijado para la apertura de ofertas deberán mediar al menos cinco días hábiles. 7. Queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración, la selección del contratista que finalmente se seleccione. Para ello deberán mediar los estudios técnicos y legales que amparen la selección, todo lo cual deberá quedar constando en el expediente que se levante al efecto. De igual manera, deberá existir un análisis de razonabilidad de precios que deberá ser suscrito por funcionario responsable.
5 8. Contra el cartel del concurso no cabrá recurso alguno. Contra el acto de adjudicación, el que declare infructuoso o desierto el concurso se podrá interponer recurso de revocatoria, observando los plazos y formalidades señalados en el artículo 144 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, el cual deberá ser presentado y resuelto por esa Administración. Esta posibilidad recursiva deberá ser indicada en el cartel. 9. Deberá suscribirse un contrato con el oferente que resulte ganador del concurso, el cual, requerirá del refrendo interno. 10. Es deber de la Administración, verificar que los oferentes se encuentren al día en sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social así como con Fodesaf. De igual manera, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, debe verificar que la contratista se encuentre al día en la cancelación de tale contribuciones. 11. El procedimiento que aquí se autoriza deberá ser realizado y el acto final deberá ser dictado por quien ostente la competencia para ello. 12. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 208 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 208, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 13. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 14. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que la señora Alicia Zamora -en caso de participar-, y los demás oferentes, no cuenten con prohibiciones para contratar con el Estado entendido en sentido amplio- y que no se encuentren inhabilitados para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. De igual manera deberá verificar y acreditar que no se presente la causal de prohibición contemplada en el artículo 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa, inciso j) que dispone: Las personas físicas o jurídicas que hayan intervenido como asesoras en cualquier etapa del procedimiento de contratación, hayan participado en la elaboración de las especificaciones, los diseños y los planos respectivos, o deban participar en su fiscalización posterior, en la etapa de ejecución o construcción. Esta prohibición no se aplicará en los supuestos en que se liciten conjuntamente el diseño y la construcción de
6 la obra, las variantes alternativas respecto de las especificaciones o los planos suministrados por la Administración. 15. Considerando el objeto del concurso, deberá contarse con el recurso humano necesario que verifique que los servicios que se lleguen a brindar cumplen con los requerimientos plasmados en el cartel, lo cual se deja aquí expresamente advertido. 16. Bajo ningún concepto pueden ser objeto de la contratación funciones propias de la Administración, no susceptibles de ser delegadas según lo dispuesto en el artículo 66 de la Ley General de la Administración Pública. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en el presente oficio es responsabilidad de la señora Sofía Soto Maffioli, en su condición de Directora del Museo de Arte Costarricense o bien quien ejerza ese cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de sus competencias, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos aquí señalados. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada Andrés Sancho SImoneau Fiscalizador ASS/tsv Ci: Archivo Central NI 12615-14227 G: 2017001921-1