BASES CONCURSO FONDOS CONCURSABLE PARA CLUBES ESTUDIANTILES DIRECCIÓN NACIONAL DE ASUNTOS ESTUDIANTILES 2018 INACAP, a través de su (DNAE), invita a todos los alumnos de CFT, IP y UTC a participar en los FONDOS CONCURSABLES PARA CLUBES ESTUDIANTILES DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE ASUNTOS ESTUDIANTILES 2018, en adelante también denominado el concurso. Esta iniciativa tiene por objetivo fomentar la participación de los estudiantes en los distintos Clubes Estudiantiles ya formados oficialmente y apoyarlos a través de proyectos que potencien la disciplina de interés y la formación integral de los estudiantes. 1. ÁMBITOS DE LOS PROYECTOS LLAMADOS A POSTULAR. Los Clubes Estudiantiles abarcan distintas disciplinas de interés (cultural, deportivo, social, religiosa o de otra índole), lo que permite además del desarrollo de habilidades basadas en estos intereses, la integración transversal con la comunidad estudiantil, formación integral que en su conjunto enriquece la experiencia del estudiante durante sus años de formación. Por este motivo, cualquier proyecto que se relacione directamente con la disciplina del Club Estudiantil en cuestión, será admisible como proyecto a financiar. Siempre y cuando promueva las actividades, participación y disciplina del Club. 2. REQUISITOS DE POSTULACIÓN El concurso está dirigido solo aquellos Clubes Estudiantiles que ya estén formados oficialmente según el Procedimiento de Clubes Estudiantiles. El proyecto debe estar directamente relacionado con la disciplina del Club Estudiantil. Un estudiante puede presentarse como encargado de un solo proyecto. Cada grupo de alumnos organizado puede presentar un sólo fondo concursable DAE. Completar los formularios y hacer entrega de ellos, en los plazos y en la forma estipulada en las presentes bases. No tener deudas pendientes con INACAP (biblioteca, matrícula, arancel, etc.) 1
No haber sido sancionados en conformidad a la reglamentación académica institucional vigente. Los alumnos de último semestre de sus respectivas carreras podrán participar bajo la condición que no lo hagan en calidad de gerente de proyecto. Cada proyecto debe tener un alumno Gerente del Proyecto (responsable), quien representará al equipo y no podrá ser sustituído, salvo por motivos de fuerza mayor, debidamente justificados y acreditados. No podrán participar del concurso, alumnos en práctica en la Dirección de Asuntos Estudiantiles (DAE). 3. POSTULACIÓN A LOS FONDOS CONCURSABLES. CALENDARIO FONDOS CONCURSABLES 2018 Hitos Fondos Concursables Etapa postulación de proyectos Preselección Comité Ejecutivo Sedes Selección Comité Central Publicación de resultados Entrega de Fondos Ejecución de proyectos Rendición de gastos Fechas 15 27 de agosto 28 de agosto 7 de septiembre 10 14 septiembre 21 de septiembre 24 28 de sept 01 de octubre 21 de diciembre 10 días hábiles después de terminado el proyecto o antes del 21 de diciembre. (por cierre contable del año) PLAZO DE POSTULACIÓN: El plazo de inscripción se extiende entre el miércoles 15 de agosto a partir de las 09:00 horas, hasta el lunes 27 de agosto las 18:00 horas. Los proyectos deben ser enviados completos al mail del DAE de tu sede dentro de estas fechas. 2
4. PROCEDIMIENTO El procedimiento de postulación al concurso, comprenderá dos etapas: 1ra etapa: Inscripción de proyectos: El Gerente del proyecto de cada equipo postulante, deberá inscribirse y presentar una maqueta o descripción del proyecto, que contenga: Objetivos: Metas o logros que desea alcanzar, efecto o impacto del proyecto. Contenido del proyecto o evento: En qué consiste y cuáles son las actividades que realizará para la consecución de los objetivos: lugar, duración, personas involucradas, línea de desarrollo, etc. Y cuantificación de recursos necesarios. Para ello debe llenar el formulario de postulación (Anexo 2). Costos: Definición de los gastos de operación necesarios para la puesta en marcha del proyecto o evento, en una cuenta detallada similar a la que se propondrá para la rendición de gastos. En caso de compra de activos fijos, presentar tres cotizaciones por cada uno. Todos los proyectos serán recepcionados a través del DAE de tu sede, vía mail. Todos los proyectos deben presentarse a través del FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN y deben venir completos en todos sus ítems de lo contrario serán descalificados. Además, se debe adjuntar la carta de compromiso firmada. 2da etapa: Presentación, preselección, selección. Una vez entregados los proyectos, cada uno de los gerentes de los equipos postulantes recibirán una citación para presentar sus proyectos, presencialmente. Los alumnos deberán hacer una presentación, apoyándose en un PowerPoint, con su propuesta ante la comisión y responder las preguntas que los miembros deseen formular. La evaluación estará a cargo de un Comité Ejecutivo conformado para estos efectos en cada Sede, compuesto por el Vicerrector de Sede (VRS), el Director Académico (DAC), el Director de Administración y Finanzas (DAF), el Director de Asuntos Estudiantiles (DAE) y, opcionalmente, uno o más Directores de Carrera asignados por la Sede (no podrá ser un profesor guía) 3
La preselección de proyectos se efectuará desde el 27 de agosto al 7 de septiembre, según criterios definidos en Anexo 3. Los criterios que se considerarán en la evaluación, además del cumplimiento de los objetivos y requisitos que estipulan las presentes bases, serán los siguientes: Originalidad de la propuesta. Factibilidad de la implementación. Eficiencia del uso de los recursos planificados. Pertinencia respecto al ámbito de desarrollo escogido. Existencia de financiamiento compartido. Impacto en la comunidad. Evaluación y control de externalidades. Solo se seleccionarán y financiarán proyectos que sean concordantes con la Misión y Valores de INACAP, y que den cumplimiento a las normas y reglamentos que rigen a la Institución. Para la selección de proyectos por Sede, se le hará entrega a cada uno de los Comités ejecutivos un dossier con todos los proyectos postulados hasta el 27 de agosto, al inicio de la semana de evaluación. Se seleccionará un máximo de 6 proyectos por sede. Finalizada la preselección, el Comité Ejecutivo de la sede remitirá los proyectos preseleccionados a la Comisión Evaluadora Central, compuesta por el Vicerrector Nacional de Sede (VNS), un representante de la (DNAE) y uno de la Dirección de Emprendimiento. Esta comisión adjudicará los fondos según puntaje comparativo entre los proyectos de todas las Sedes y en conformidad a lo que se señala en el Nº 5 de las presentes Bases. 4
1. FINANCIAMIENTO Existen dos categorías de proyectos, a las que se podrá postular, dando cumplimiento a todos los requisitos generales y específicos que se contemplen en las presentes bases y sus anexos. Las categorías, según costo total de cada proyecto, son: Primera Categoría: desde $500.000 a $1.500.000 Segunda Categoría: hasta $499.999 2. PUBLICACIÓN DE RESULTADOS El viernes 21 de septiembre se publicarán los resultados. Si ningún proyecto cumple satisfactoriamente los requisitos, el concurso puede ser declarado desierto. 3. ENTREGA DE FONDOS Entre el 24 al 28 de septiembre se efectuará la entrega del Fondo adjudicado por cada proyecto, tras la firma de carta compromiso (Anexo 4). Monto máximo de asignación por proyecto: INACAP se reserva el derecho de asignar libremente entre él o los proyectos ganadores el monto que considere apropiado a cada propuesta, pudiendo cambiar de categoría. Se financiará un porcentaje máximo del 80 % del costo total bruto del proyecto. El otro 20% corresponderá a un cofinanciamiento, el cual deberá ser aprobado por el Comité Ejecutivo de su sede respectiva, independiente si es de carácter público o privado. Este cofinanciamiento puede ser efectivo o valorado. Los Fondos se entregarán a la Sede respectiva, a través del Director de Asuntos Estudiantiles quien los solicitará y será el responsable de realizar los gastos y rendirlos oportunamente antes del cierre del período contable 2018. 5
4. EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS SELECCIONADOS. La ejecución del proyecto se deberá materializar dentro del Semestre Primavera 2018, y ningún proyecto podrá exceder el año 2018, en caso de que el proyecto contemple una extensión temporal para el semestre otoño 2019 esto debe estar aprobado por el directorio de la Sede y todos los gastos asociados deben rendirse antes del cierre del año contable 2018. La ejecución del proyecto por parte del equipo se hará en coordinación directa con el DAE respectivo. Finalizada la ejecución de cada proyecto, el o los alumnos deberán entregar un informe de evaluación, máximo seis carillas tamaño carta, letra Arial 12, interlineado de 1,5 y justificado. En caso de información adicional, incorporar Anexos. En la eventualidad que el proyecto no pueda llevarse a cabo en los plazos establecidos o señalados, el Comité Ejecutivo de la Sede estará facultada para suspender total o parcialmente los aportes que no se hayan entregado, o requerir del alumno que se devuelvan los recursos que no fueron utilizados. Los Fondos asignados a los proyectos que resulten seleccionados, deberán ser destinados, de manera exclusiva, a la adquisición de insumos y materiales o traslados necesarios, y, en ningún caso serán para beneficio personal del equipo o alumno adjudicado. Tampoco se financiarán honorarios para los ejecutores. La Institución se reserva el derecho de estudiar la continuidad del proyecto, en caso de que alguno de sus integrantes perdiera su calidad de estudiante regular. 5. RENDICIÓN DE GASTOS. Los gastos deben ser rendidos hasta un máximo de diez días hábiles después de terminada la actividad, sin exceder el cierre del año contable 2018. La documentación de la rendición la realizará el DAE al DAF en conformidad de los procesos de compra establecidos en INACAP. El dinero no puede destinarse a otro fin que no sea la realización del proyecto. No se reembolsarán gastos que no estén respaldados, como tampoco boletas de honorarios. 6
En caso de solicitar un FAR, será con cargo al Código de actividad, Centro de Costo y Centro de Responsabilidad que la indique, luego el dinero será administrado por DAE, quien llevará un control, tanto en la entrega de los recursos como en la rendición de los gastos, en conjunto con el Gerente del Proyecto. Y finalmente, el DAE deberá rendir el FAR, acompañado de las boletas respectivas. 6. COORDINACIÓN DEL CONCURSO El concurso será coordinado por la Dirección de Asuntos Estudiantiles (DAE) de cada Sede en relación a la asignación de los Fondos. La supervisión de la ejecución de los proyectos ganadores es responsabilidad del Vicerrector de Sede (VRS) y del Director o Jefe de Asuntos Estudiantiles (DAE). 7. PROPIEDAD INTELECTUAL Propiedad intelectual: Los alumnos autores de cada proyecto serán dueños de la propiedad intelectual de este. Sin perjuicio de lo anterior, INACAP podrá siempre publicar o exponer parte o todo su contenido, obligándose siempre a citar al autor o autores de las obras correspondiente 7
ANEXO 1 CONDICIONES GENERALES DE FONDOS CONCURSABLES. FINANCIAMIENTO Y FONDOS Considerando los gastos aprobados en el proyecto, cada Sede por medio del DAE y DAF es responsable de la ejecución y rendición de los gastos en conformidad a las políticas de compras de INACAP. Cada equipo beneficiado deberá presentar un reporte financiero final, pudiendo ser objeto de una auditoría en cualquier momento. USO DE INSTALACIONES DE LA SEDE (salas, espacios abiertos, laboratorios, bibliotecas, etc.). Las instalaciones de la Sede estarán a disposición de los grupos beneficiados, siempre y cuando su uso sea aprobado por la autoridad de Sede correspondiente. El gerente de proyecto por equipo es el responsable de velar por el uso adecuado de las instalaciones y bienes de INACAP y por el respeto por las normas generales de la Institución. USO DE LA IMAGEN DE INACAP Y PUBLICIDAD Los grupos ganadores deben respetar el uso de la imagen de INACAP, es decir, el logo actualizado. Está absolutamente prohibido hacer un uso de la imagen de UTC, CFT, IP INACAP en Internet sin contar con la debida autorización de la Vicerrectoría de Sede. Para todo vínculo o link se tiene que contar con la debida autorización. Las actividades propuestas por los grupos pueden ser publicitadas a través de los medios oficiales de la Institución, contando con las autorizaciones respectivas. Está estrictamente prohibido realizar publicidad de eventos o temas no cubiertos por el Proyecto y calendario aprobados. Por lo tanto, no se puede hacer publicidad más allá de la actividad misma. 8
ANEXO 2 ASIGNACIÓN DE PUNTAJE Criterios Descripción Grado de cumplimiento Planteamiento del Tema Nivel organización del Grupo Cumplimiento Aspectos Formales Calendario (Carta Gantt) Se refiere a la claridad en el planteamiento de los objetivos, la metodología escogida para alcanzarlos y el grado de cumplimiento de las bases. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Se refiere al grado de cohesión de los participantes, el nivel de división de roles, funciones y tareas. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Considera la documentación entregada, la claridad en la estructuración del proyecto y su presentación oral ante la comisión. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Considera la planificación, los aspectos relacionados con los eventos que se quieren organizar, las fechas, los requerimientos. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Financiamiento Asociado Se valora aquellos proyectos que tengan financiamiento propio asociado, es decir, tiene mayor puntaje el cumplimiento de este factor. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Producto Se refiere al valor agregado que tiene el proyecto para la Institución. El producto va en beneficio del desarrollo del Club Estudiantil y está relacionada con la disciplina del club en cuestión. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 9
ANEXO 3 CARTA DE COMPROMISO Santiago,, de 2018 Yo,, Rut, he recibido de INACAP los recursos para la ejecución del proyecto en el marco del Concurso Fondos Concursables para Clubes Estudiantiles Dirección Nacional de Asuntos Estudiantiles 2018. A través de la presente me comprometo a utilizar estos recursos otorgados exclusivamente para los fines estipulados en mi postulación al Concurso Fondos Concursables para Clubes Estudiantiles 2018, alineado con lo establecido en sus Bases. Asimismo, me comprometo a entregar dentro de los plazos estipulados los comprobantes de depósito y a entregar el informe final de evaluación del Proyecto. Por último, autorizo expresamente a INACAP a publicar y/o exponer, por cualquier medio, todo o parte del contenido del proyecto. Firma Beneficiario 10