Al contestar refiérase al oficio No. 16511 11 de noviembre de 2015 DCA-2928 Arq. Gabriela Murillo Jenkins Gerente de Infraestructura y Tecnologías Caja Costarricense de Seguro Social Fax: 22554547 Estimada señora: Asunto: Se autoriza a la Caja Costarricense de Seguro Social a contratar de manera directa con la empresa IT Servicios de Infocomunicación S.A. los servicios de Contact Center para el servicio de gestión de citas de la CCSS a partir del Sistema de Identificación, Agendas y Citas (SIAC) del Expediente Digital Único en Salud y por un monto aproximado de quinientos cuarenta mil dólares (USD$540.000) Nos referimos a su oficio No. 1349-2015 (GIT-46210-2015), de fecha 7 de octubre del 2015, recibido en este Despacho el 8 de octubre del año en curso, mediante el cual se remite solicitud de autorización descrita en el asunto. Mediante oficio N 15292 (DCA-2680) de 21 de octubre de 2015 se solicitó información adicional a efectos de continuar con el trámite, la cual fue remitida mediante oficio N 1349-2015 (GIT-46322-2015) de 23 de octubre de 2015 recibido en esta Contraloría el 28 de octubre del mismo año. I.-Antecedentes y justificación de la solicitud. Manifiesta la Administración, como razones que justifican la autorización solicitada, las siguientes: 1. De conformidad con lo señalado por la Organización Panamericana de la Salud, la gestión de citas médicas por medios más allá de los presenciales se convierte en un componente indispensable dentro de la promoción del acceso universal a la atención médica oportuna que pretende la cibersalud o esalud, definida como "el apoyo que la utilización costo eficaz y segura de las tecnologías de la información y las comunicaciones ofrece a la salud y a los ámbitos relacionados con ella, con inclusión de los servicios de atención de salud, la vigilancia y la documentación sanitarias, así como la educación, los conocimientos y las investigaciones en materia de salud", concepto
2 desarrollado en el país mediante el Proyecto Expediente Digital Único en Salud, del cual la gestión de citas médicas por medios alternos a los presenciales es inherente. 2. Señala que si bien la obtención de citas médicas a través del Contact Center no constituye el único mecanismo mediante el cual los asegurados pueden tener acceso a los servicios de la Institución, lo cierto es que dicho mecanismo adicional de obtención de citas ha venido a descongestionar las salas de espera de los 123 EBAIS que se benefician de este servicio, permitiendo además controlar de forma más eficiente la distribución de las agendas diarias de dichos equipos básicos de atención, de ahí la necesidad de asegurar la continuidad del servicio de contact center aún en la transición entre la ejecución de un programa licitatorio y otro. 3. También señala que mediante el proceso de licitación 2013LA-000001-4405 de los Servicios de Contact Center para el servicio de gestión de citas de la CCSS a partir del Sistema de Identificación, Agendas y Citas (SIAC) del Expediente Digital Único en Salud, adjudicado a IT Servicios de Infocomunicación S.A. y actualmente en ejecución, cuenta con recursos para proveer la demanda de servicios de contact center por todo el mes de octubre, tiempo que resulta razonable para que la nueva licitación 2015LN- 000001-1107 sea adjudicada por la Junta Directiva. 4. No obstante, considera que la Administración debe considerar la etapa recursiva de la cual harán uso los actuales oferentes luego de adoptado el acto de adjudicación por parte de la Junta Directiva, adicionado esto al plazo correspondiente para la presentación de garantía de cumplimiento y timbres por parte de la empresa que resulte adjudicataria, así como la elaboración y suscripción del contrato con el respectivo refrendo contralor. Todo esto antes de que la empresa adjudicataria de la licitación 2015LN-000001-1107 pueda dar inicio a la ejecución de los servicios que le serán contratados. 5. Finalmente señala que según las estadísticas en la gestión de las citas bajo la modalidad telefónica en las 10 Áreas de Salud que poseen el servicio, el 25% de las citas se otorgan bajo esta modalidad. Señala que estas cifras no resultan despreciables en el tanto son las poblaciones más vulnerables las que se han visto beneficiadas de la posibilidad de gestionar sus citas médicas vía telefónica sin tener que trasladarse al centro médico desde tempranas horas, aporte de especial valor para la población de la tercera edad, personas con discapacidad así como mujeres embarazadas y niños pequeños. 6. Por lo anterior considera que la forma óptima de asegurar la continuidad de los servicios de gestión de citas médicas vía telefónica en salvaguarda de una mejor atención a los asegurados y del interés público sería la contratación directa de los Servicios de Contact Center para el servicio de gestión de citas de la CCSS a partir del Sistema de Identificación, Agendas y Citas (SIAC) del Expediente Digital Único en Salud al actual proveedor IT Servicios de Infocomunicación S.A dentro de la Licitación Abreviada 2013LA-000001-4405, sea por el plazo estimado de nueve meses o bien hasta que
3 pueda entrar en fase de ejecución la nueva Licitación Pública 2015LN-000001-1107. Señala que se mantendrán las condiciones actuales de contratación. 7. En atención a la solicitud de información adicional remitida por esta Contraloría General presentan certificación de contenido presupuestario en donde se especifica la partida presupuestaria que ampara la erogación de la contratación para la cual se solicita autorización, declaración jurada del contratista en cuanto a que no le cubre el régimen de prohibiciones establecido en los artículos 22 y 23 de la Ley de Contratación Administrativa y cronograma de ejecución de la contratación directa solicitada. II.-Criterio de la División. La autorización de procedimientos de contratación directa cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos se encuentra regulada en los artículos 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y 138 de su Reglamento (RLCA), los cuales establecen lo siguiente: Artículo 2 bis.-autorizaciones. Exclúyanse de los procedimientos de concurso establecidos en esta Ley, los siguientes supuestos autorizados por la Contraloría General de la República: (...) c) Otras actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. La solicitud que dirija la administración deberá contener una justificación detallada de las circunstancias que motivan la aplicación de las excepciones establecidas en este artículo, así como el detalle de la forma que se ha previsto para seleccionar al contratista. Artículo 138.-Contrataciones autorizadas por la Contraloría General de la República. La Contraloría General de la República podrá autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios en otros supuestos no previstos por las anteriores disposiciones, cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Se entienden incluidos dentro del alcance de este artículo, los supuestos indicados en los incisos a) y b) del artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa. De igual manera, en casos en los que la naturaleza o frecuencia del objeto así lo recomienden, el Órgano Contralor podrá autorizar sistemas de precalificación alternativos a los procedimientos ordinarios. Para ello, la Administración deberá indicar en su solicitud, al menos, las razones para considerar que la propuesta es la mejor forma de satisfacer el interés general, el plazo razonable de vigencia del sistema, la forma de selección de los contratistas, el régimen recursivo que procede, las formas de pago y cualquier otra atinente. La prórroga del uso de estos sistemas será posible, siempre y cuando se acredite ante la Contraloría General de la República la permanencia de las razones que justificaron su autorización original. La Contraloría General de la República, resolverá la solicitud en el término de diez días hábiles y podrá establecer condiciones tendientes a la mejor satisfacción del interés público y a un manejo adecuado de la contratación autorizada. Asimismo especificará la vía recursiva que proceda en estos casos, así como los plazos aplicables al trámite respectivo. La no resolución de la solicitud dentro del término indicado, no podrá ser considerada como silencio positivo.
4 Así, de frente a una solicitud de autorización planteada con base en los artículos citados, esta División debe analizar si se han acreditado las razones por las cuales la Administración requiere de un mecanismo de un procedimiento sustitutivo para salvaguardar el interés público, en este caso mediante una mejor atención a los asegurados. De esta forma la Administración hace referencia a los resultados obtenidos por medio del proceso de licitación 2013LA-000001-4405 en relación con la implementación de servicios de Contact Center para el servicio de gestión de citas de la CCSS, en particular en relación al porcentaje de citas que se otorgan bajo esta modalidad. Al respecto, el informe adjunto a la solicitud relacionado con el Expediente Digital Único en Salud concluye como que la implementación del sistema de Contact Center "abre un mar de posibilidades en la gestión del proceso de citas dando beneficios a nivel externos (asegurados) pero también a nivel interno ya que permite disminuir las filas en horas tempranas en los centros, mejorar la atención en sitio de los pacientes ya que se disminuyen los aglomeramientos de pacientes en espera de ser atendidos." A partir de lo anterior la Administración concluye que la ampliación de servicios de Contact Center permitirá dar sostenibilidad al servicio de citas telefónicas EDUS de la CCSS el cual ha llegado a cumplir las expectativas de la población asegurada como una modalidad adicional para poder obtener una cita en los centros de salud. Por otra parte, la Administración en su solicitud señala que la autorización se requiere para efectos de garantizar la continuidad del servicio en el tanto inicie operaciones la empresa que resulte adjudicataria de la nueva Licitación Pública 2015LN-000001-1107. Por lo anterior y dado que se ha venido trabajando con la empresa IT Servicios de Infocomunicación S.A en un total de 123 EBAIS desde que la misma resultara adjudicataria de la Licitación Abreviada 2013LA-000001-4405, solicita autorizar la contratación directa con esta misma empresa la cual mantendrá las condiciones establecidas en el contrato original según señala la Administración en su oficio de solicitud. En este orden de ideas, la Administración ha estimado un promedio de sesenta mil dólares mensuales (USD$60.000) por un período de 9 meses lo cual resulta en un total aproximado de quinientos cuarenta mil dólares (USD$540.000) o lo que es lo mismo doscientos noventa y cuatro millones trescientos mil colones ( 294.300.000) De lo anteriormente expuesto, queda claro que la Caja Costarricense de Seguro Social, requiere suplir una necesidad institucional de manera oportuna, cual es la continuidad del servicio en procura de la salud de las personas, hasta que pueda ejecutarse la contratación producto de la Licitación Pública 2015LN-000001-1107, y de esta manera garantizar la continuidad de un servicio que en criterio de la Administración ha generado una importante serie de beneficios tanto para los asegurados como para la entidad en relación con la atención de pacientes. De esta forma, a partir de lo señalado por la Administración se demuestra que por medio de la contratación para la cual se solicita autorización se logra salvaguardar el interés público, por medio de una mejor atención a los asegurados. Así las cosas este órgano contralor, con base en lo dispuesto en el el artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, autoriza a la Caja Costarricense de Seguro Social, a realizar la contratación en cuestión.
5 Con respecto al régimen recursivo aplicable, este Despacho toma en consideración que se ha autorizado con una empresa específica, por lo que no resulta procedente realizar la referencia del régimen recursivo que dispone el artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa en la medida que no hay concurso. III.-Condiciones bajo las cuales se otorga la presente autorización. La autorización se condiciona a lo siguiente: 1. Se autoriza a la Caja Costarricense de Seguro Social a contratar de manera directa con la empresa IT Servicios de Infocomunicación S.A. los servicios de Contact Center para el servicio de gestión de citas de la CCSS a partir del Sistema de Identificación, Agendas y Citas (SIAC) del Expediente Digital Único en Salud bajo el mismo precio y condiciones de la anterior contratación. 2. La Administración deberá contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente a los compromisos derivados de la presente autorización, debiendo verificar igualmente, que dichos recursos puedan ser válidamente utilizados para la finalidad propuesta. 3. La contratación que por el presente oficio se autoriza, deberá ser formalizada mediante contrato, bajo las mismas bases que los anteriormente suscritos con la empresas, el cual se exime de los trámites de aprobación interna y refrendo. Lo anterior, en consideración al monto y a la inmediatez con que dicho la entidad requiere de los servicios a contratar. No obstante lo anterior, de conformidad con el artículo 16 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, deberán adoptarse las medidas de control interno necesarias, para garantizar la debida ejecución contractual. 4. El plazo de la presente autorización es por nueve meses contado a partir de la fecha de formalización del contrato, tal como lo dispone el cronograma aportado y el mismo comenzará a correr a partir de la fecha de suscripción del contrato, corriendo bajo absoluta responsabilidad de la Administración, cualquier actuación realizada con anterioridad a esta autorización. 5. La Administración asume la responsabilidad por las razones que motivaron la autorización en los términos indicados. 6. Deberá quedar constancia en un expediente levantado al efecto, de todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 7. Es deber de la Administración, tanto al momento de la formalización contractual como durante la fase de ejecución, verificar que las empresas contratistas, se encuentre debidamente al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación.
6 8. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración, la verificación del cumplimiento de parte del contratista de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 9. Las modificaciones contractuales se regirán por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 del respectivo Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 10. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 11. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que las contratistas no cuenten con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentren inhabilitadas para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 12. La Administración deberá verificar que las contratistas se encuentren al día en el pago del impuesto a las personas jurídicas, de conformidad con la Ley 9024, si corresponde. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad de la señora Gabriela Murillo Jenkins, en su condición de Gerente de Infraestructura y Tecnologías de la Caja Costarricense del Seguro Social, o quien ejerza ese cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Osvaldo Madrigal Méndez Fiscalizador OMM/chc Ci: Archivo Central NI: 27252 29490 G: 2015003413-1