(4 C99eNtekuía 1~eal Lima, 2 6 MAYO 2011 N 0033-2011-JUS Visto, el Oficio N 821-2011-JUS/OGA-OFIN, de fecha 29 de abril de 2011, de la Oficina General de Administración; CONSIDERANDO: Que, como implementación a la recomendación N 2 del Informe N 007-2008-2-0281 "Auditoria a los Estados Financieros del Misterio de Justicia, periodo 2007", se ha dispuesto el diseño y mantenimiento de un sistema de control interno referido a la preparación y presentación de los Estados Financieros que garanticen la aplicación de políticas contables adecuadas; Que, el artículo 4 de la Ley N 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, señala que las entidades del Estado implantan obligatoriamente sistemas de control interno en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, orientando su ejecución, entre otros objetivos, a garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información; Que, la Oficina General de Administración identificó a los Órganos y Unidades Orgánicas del Ministerio de Justicia responsables de elaborar y remitir información mensual o anual a ser utilizada en el cierre contable y presupuestal, en plazos preestablecidos; Que, a propuesta de la Oficina General de Administración, la Oficina de Racionalización y Estadística de la Oficina General de Economía y Desarrollo ha formulado el proyecto de Directiva denominado "Lineamientos para la preparación y presentación de la información mensual y anual de carácter financiero y presupuestario, para el cierre contable y presupuestal", que es necesario aprobar; Con las visaciones de las Oficinas Generales de Administración, Asesoría Jurídica, Economía y Desarrollo; y, De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Ley N 25993, Ley Orgánica del Sector Justicia, el Decreto Supremo N 019-2001-JUS, Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia, sus modificatorias; y la Resolución Ministerial N 0623-2008-JUS que aprueba la Directiva N 001-2008-JUS "Lineamientos para la formulación y aprobación de directivas del Ministerio de Justicia";
SE RESUELVE: Articulo 1.- Aprobar la Directiva N 002-2011-JUS/OGA-OFIN "Lineamientos para la preparación y presentación de la información mensual y anual de carácter financiero y presupuestario, para el cierre contable y presupuestal", la misma que en anexo adjunto forma parte integrante de la presente Resolución. Articulo 2.- Publicar la presente Resolución y Directiva en el Portal Institucional del Ministerio de Justicia (www.minjus.qob.pe ). Articulo 3.- La Resolución y Directiva entrarán en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en el Portal Institucional. Regístrese y comuníquese. re Otárola Secretario General Ministerio de Justicia
DIRECTIVA N O O 2, -2011-JUS/OGA-OFIN "LINEAMIENTOS PARA LA PREPARACIÓN Y DE LA Y DE CARÁCTER FINANCIERO Y PRESUPUESTARIO, PARA EL CIERRE CONTABLE Y PRESUPUESTAL" Formulada por Tipo de Directiva Oficina General de Administración Oficina Financiera Directiva General 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la preparación de los Estados Financieros y Presupuestarios del Ministerio de Justicia y posterior presentación a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública. 2. BASE LEGAL,o de ih:1 --\\ Decreto Ley N 25993 "Ley Orgánica del Sector Justicia" Decreto Supremo N 019-2001-JUS que aprueba el "Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia". Ley N 28411 "Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto" Ley N 28112 "Ley marco de la Administración Financiera del Sector Público". Ley N 28708 "Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad". Ley N 29626 "Ley de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2011" Ley N 29628 "Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto Sector Público para el año Fiscal 2011" Ley N 29151 "Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales" y su Reglamento aprobado por D.S. N 007-2008-VIVIENDA. Resolución 039-98/SBN que aprueba el "Reglamento para el Inventario de Bienes Muebles", modificado mediante Resolución N 224-99/SBN. Resolución Directoral 009-2007-EF/93.01 que aprueba la Directiva 004-2007- EF/93.01 "Preparación y Presentación de la Información Financiera y Presupuestaria Trimestral y Semestral, por las entidades usuarias del Sistema de Contabilidad Gubernamental", modificado mediante Resolución Directoral N 004-2008-EF-93.01. Resolución Directoral N 001-2009-EF/93.01, que aprueba el uso obligatorio del Plan Contable Gubernamental 2009. Resolución Directoral N 018-2010-EF/93.01, que aprueba la Directiva N 003-2010-EF/93.01 "Cierre Contable y Presentación de Información para la Elaboración de la Cuenta General de la República". Resolución de Contraloría N 458-2008-CG, que aprueba la "Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado". Resolución de Contraloría N 320-2006-CG, que aprueban las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. 1
Resolución Directoral N 004-2010-EF/93.01 que aprueba la Directiva N 002-2010-EF/93.01 "Conciliación del Marco Legal del Presupuesto por las Entidades Gubernamentales del Estado". Resolución del Consejo Normativo de Contabilidad N 029-2002-EF/93.01, que oficializa la aplicación en el Perú de las "Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público NICSP de la 1 a la 5 de la 8 a la 10 y de la 12 a la 17". Resolución Directoral N 001-2006-EF/93.01, que oficializan la aplicación en el país de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público NICSP relativas a información financiera, NIC SP Nros. 18, 19 y 20. 3. ALCANCE La presente directiva alcanza a todos los Órganos y Unidades Orgánicas del Ministerio de Justicia que tienen la responsabilidad del manejo de los Recursos Financieros independientemente de la fuente de financiamiento. 4. RESPONSABILIDAD 4.1 Los Órganos y Unidades Orgánicas del Ministerio de Justicia son responsables de remitir a la Oficina Financiera la información financiera y presupuestal para la elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios del Ministerio de Justicia. 4.2 La Oficina General de Administración a través de la Oficina Financiera, es la responsable de la recepción y preparación de la información mensual y anual de carácter financiero y presupuestario para el cierre contable y presupuestal. 4.3 El Órgano de Control Institucional, es el encargado velar por el adecuado cumplimiento de la presente directiva. 5. DISPOSICIONES GENERALES La formulación y presentación de los estados financieros por parte del Ministerio de Justicia se efectuarán de conformidad con las normas emitidas por el órgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad y las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público NIC-SP, oficializadas por el Consejo Normativo de Contabilidad. 6. DISPOSICIONES ESPECIFICAS 6.1. PARA EL CIERRE CONTABLE Para la elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios, los Órganos y Unidades Orgánicas del Ministerio de Justicia remiten a la Oficina Financiera la siguiente información: 2
6.1.1. UNIDAD TESORERÍA OFICINA FINANCIERA Deberá presentar documentación e información referida a los Ingresos y Egresos por toda fuente de financiamiento, en la siguiente forma: Arqueo de Fondos y Valores al cierre de mes consignado en Acta, incluye: Fondo para pagos en efectivo, caja chica. Relación de Cartas Fianzas recibidas, entregadas. Relación de cheques en cartera al cierre de mes. Chequeras en custodia Caja Fuerte. Libro de Bancos y Extractos Bancarios mensuales, incluye Auxiliar Estándar por cuenta bancaria aperturada. Conciliaciones Bancarias mensuales. Archivo en orden correlativo de Cartas Orden y por cuenta bancaria. Documentos de Ingresos y Egresos correlativos (recibos de ingreso, comprobantes de pago, notas de anulación de cheques, reversiones al Tesoro Público T-6, etc.) Devengados pendientes de giro al cierre de mes. Reporte de Recaudación de Ingresos por partidas especificas. Reporte de Recaudación de Ingresos mensuales en Sede Central, por fuente de financiamiento. Rendición y Liquidación de Fondo para Pagos en Efectivo y Caja Chica. Información de Cuentas Pendientes por Cobrar al cierre de mes (adjuntar relación de comprobantes de pago). Registro de Ventas, Retención de IGV (6%) y Registro de Retenciones rentas 4ta. Categoría. (10%) Documentos de Pago de Impuestos, Declaraciones de presentación del Programa de Declaración Telemática (Pdts) mensuales. Séptimo día mes siguiente al cierre mensual. al cierre mensual al cierre mensual ' Sétimo día mes siguiente al cierre mensual. Sétimo día mes siguiente al cierre mensual. Sétimo día mes siguiente al cierre mensual. De acuerdo a movimiento mensual al cierre mensual Tercera semana Séptimo día mes de enero de del mes de enero de cada año. Sétimo día mes de enero de Sétimo día mes de enero de Sétimo día mes de enero de 30 de diciembre Tercera semana 3
Conciliación de Cuentas de Enlace con el Tesoro Público. Registrar en el Sistema Integrado de Administración Financiera-SIAF la Información de Ingresos, Gastos y contabilización de fase girado, movimientos bancarios, anulaciones y otros movimientos concernientes al área. Presentación del Reporte de las adquisiciones de Bienes y Servicios del Estado en el programa denominado Confrontación de Operaciones Autodeclaradas-COA. Reporte de las habilitaciones de fondos por Entrega a Rendir Cuenta (encargos Internas) y de Encargos Generales, pendientes de rendición de cuenta al cierre de mes (viáticos y otros). Elaboración del Anexo Financiero "Movimiento de Fondos que Administra la Dirección Nacional del Tesoro Público" (AF9 y anexos, AF9A-AF9B- AF9C). Cuarta semana Séptimo día mes siguiente al cierre mensual. 4ta semana del mes siguiente al cierre mensual. 4ta. Semana del mes siguiente al cierre mensual. Primera Quincena del mes de febrero Séptimo día mes de enero de l mes de de febrero de cada _ año. 6.1.2. OFICINA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS La Oficina de Abastecimientoy Servicios del Ministerio de Justicia, deberá presentar por toda fuente de financiamiento la siguiente información: Relación Mensualizada de Órdenes de Compra y Órdenes de Servicios emitidas y atendidas. Rebajas y/o anulación de Órdenes de Compra y Órdenes de Servicios emitidas. Movimiento de entrada y salida de bienes del activo fijo al cierre de mes. Movimiento de entrada y salida de almacén de suministros de funcionamiento, al cierre de mes. Inventario Físico de los bienes del Activo Fijo valorizado al 31 de Diciembre, depreciables y no depreciables controlable en cuentas de orden. Entrega de Informe Final y Actas conciliadas. Inventario de los Inmuebles (edificios y terrenos) a valor histórico y autoavalúo agrupados en propios, incautados cedidos en uso y afectados en uso. Inventario Físico de suministros valorizado, debidamente conciliado con el área contable. Entrega de Informe y Acta conciliada. Semestral y Anual.. del mes Julio de (Semestral). del mes de febrero de cada año. del mes de febrero de cada año. (Anual). 4
Cálculo de la depreciación mensual y anual de activo fijo. Relación de Resolución Directoral de bienes dados de alta y baja respectivamente durante el período. Reporte mensual de suministros, accesorios, piezas y partes para equipos de cómputo. del mes de febrero de cada año. La Oficina de Abastecimiento y Servicios deberá disponer de la evaluación mensual de los compromisos pendientes de devengar, remitiendo a la Oficina Financiera las Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio debidamente sustentadas para devengar considerando que el cierre Presupuestario y Contable, será indefectiblemente el 31 de Diciembre 6.1.3. OFICINA DE PERSONAL La Oficina de Personal deberá presentar por toda fuente de financiamiento la documentación para el cierre mensual y anual en la siguiente forma: Cálculo de Compensación por Tiempo de Servicio mensual y anual D.L. N 276. Información del cálculo actuarial referente a servidores de la Ley 20530 al 31 de diciembre. Cuadro Resumen Anual de los gastos de personal ejecutados a través de las planillas de haberes u otros documentos generados por la Oficina de Personal. Cuadro Resumen Anual de los Gastos de Personal bajo la modalidad de Contrato Administrativo de Servicios (CAS). La Oficina de Personal deberá elaborar los siguientes anexos que integran la información financiera y presupuestaria a presentar en el cierre anual a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública: Gastos de Personal en las Entidades del Sector Público (0A4). Estadística del Personal en las Entidades del Sector Público (0A5). Reporte de Trabajadores y Pensionistas de la Entidad, comprendidos en los Ds. Ls. N 20530 y 19990 (0A6). al cierre mensual del mes de febrero de cada año. 5
6.1.4. PROCURADURIAS PÚBLICAS Las Procuradurías Públicas, Procuraduría Especializada Supranacional, Procuraduría Ad Hoc y Procuraduría Pública Especializada en Delitos de Corrupción (Descentralizadas), remitirán a la Oficina Financiera del Ministerio de Justicia el estado de situación de los Juicios que tuviera la entidad a favor y/o en contra, así como deberá informar sobre la previsión Financiera y Presupuestal, que deba efectuarse para la atención de posibles contingencias. Procuraduría Pública del Ministerio de Justicia Primera Quincena Procuraduría AD HOC Procuraduría Pública Especializada Supranacional Primera Quincena al cierre mensual Primera Quincena Última Uima semana Procuraduría Pública Especializada en Delitos de Corrupción (Procuradurías Descentralizadas). Primera Quincena 6.1.5. OFICINA GENERAL DE INFORMÁTICA La Oficina General de Informática deberá proporcionar a la Oficina Financiera del Ministerio de Justicia la siguiente información: INFORMACION Reporte valorizado de Software elaborados por la Institución, indicando los gastos incurridos en la elaboración como Mano de obra, Materiales, Programas adquiridos para el funcionamiento o mejoras, incorporaciones y bajas, así como la vida útil de cada programa. 6
6.1.6. OFICINA GENERAL DE ECONOMIA Y DESARROLLO La Oficina de Presupuesto de la Oficina General de Economía y Desarrollo, elaborará y/o remitirá por toda fuente de financiamiento, a la Oficina Financiera, la siguiente documentación: Elaboración y remisión de los siguientes documentos Conciliación del Marco Legal del Presupuesto Anual al interior del Pliego CP-3 Presupuesto Institucional Modificado (PIM) por Grupo Genérico de Gasto CP-4 Presupuesto Institucional Modificado (PIM) por Genérica de Ingreso Previa a la fecha de conciliación con la Dirección Nacional de Contabilidad Pública La Oficina de Presupuesto de la Oficina General de Economía y Desarrollo, elaborará y/o remitirá a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública del MEF, por toda fuente de financiamiento la siguiente documentación: o Elaboración, firma y/o visación y remisión de los siguientes documentos Conciliación del Marco Legal del Presupuesto Anual: CP-3 Presupuesto Institucional Modificado (PIM) por Grupo Genérico de Gasto CP-4 Presupuesto Institucional Modificado (PIM) por Genérica de Ingreso Firma y/o visación y remisión de los siguientes documentos Hoja de Trabajo de Resoluciones de Ingresos (HTRI) Hoja de Trabajo de Resoluciones de Gastos (HTRG) La Oficina de Presupuesto de la Oficina General de Economía y Desarrollo, remitirá a la Oficina Financiera por toda fuente de financiamiento la siguiente documentación: Firma y/o visación de los siguientes documentos Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y gastos (EP-1) 7
Estado de Fuentes y Uso de Fondos (EP-2)1 Clasificación Funcional del Gasto (EP-3) Distribución Geográfica del Gasto (EP-4) Presupuesto Institucional de Ingresos (PP-1) Presupuesto Institucional de Gastos (PP-2) de,cada año 6.1.7. PROYECTOS Y PROGRAMAS DEL MINJUS Los Proyectos y Programas del MINJUS deberán proporcionar a la Oficina Financiera del Ministerio de Justicia por toda fuente de financiamiento la siguiente información: Los Proyectos adscritos al Ministerio de Justicia deben remitir su información de gastos mensuales expresados en nuevos soles y su equivalencia en dólares. Remisión de las Actas de Transferencia y Resoluciones Ministeriales de incorporación de activos adquiridos en el año. Remisión de los documentos sustentatorios de gastos efectuados en años anteriores que se encuentran pendientes de rebaja contable. Conciliación de saldos finales contable entre el Ministerio de Justicia y los Proyectos, semestral y anual. FECHA MAXIMA DE de julio de cada año. de febrero de de febrero de de febrero de Hasta el 30 de enero de cada año. 6.2. UNIDAD DE CONTABILIDAD OFICINA FINANCIERA La Unidad de Contabilidad de la Oficina Financiera, elaborará y/o remitirá por toda fuente de financiamiento la siguiente documentación: Elaboración de los siguientes documentos Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y gastos (EP-1) 8
Estado de Fuentes y Uso de Fondos (EP-2)1 Clasificación Funcional del Gasto (EP-3) Distribución Geográfica del Gasto (EP-4) Presupuesto Institucional de Ingresos (PP-1) Presupuesto Institucional de Gastos (PP-2) Firma y/o visación de los siguientes documentos Conciliación del Marco Legal del Presupuesto Anual Conciliación del Marco legal del Presupuesto de Ingresos de activos adquiridos en el año. Hoja de Trabajo de Resoluciones de Ingresos (HTRI) Hoja de Trabajo de Resoluciones de Gastos (HTRG) 6.3. FORMULACIÓN Y DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESATRIOS La Unidad de Contabilidad de la Oficina de Financiera con toda la información remitida por los Órganos y Unidades Orgánicas se encargará de integrar, elaborar, formular y presentar los Estados Financieros y Presupuestarios trimestrales, semestral y anual dentro de los plazos establecidos por las Directiva N 004-2007- EF/93.01 (modificada por la R.D. N 004-2008-EF/93.01) y la Directiva N 003-2010-EF/93.01, de acuerdo a: Elaboración de los Estados Financieros, presupuestarios e información complementaria del Pliego con los anexos y documentación sustentatoria. De la Unidad de Contabilidad a la Oficina Financiera Presentación de los Estados Financieros, presupuestarios e información complementaria del Pliego con los anexos y documentación sustentatoria. De la Oficina Financiera a la Oficina General de Administración. De la Oficina General de Administración a la Secretaría General. De la Secretaría General al Despacho Ministerial Del Despacho Ministerial al Órgano Rector Contable FECHA MAXIMA DE 27 de marzo 28 de marzo 29 de marzo 30 de marzo 30 de marzo 9
Cabe indicar que la información financiera deberá ser elaborada de acuerdo a lo establecido en las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, y aplicando los Instructivos que para tal fin emite la Dirección Nacional de Contabilidad Pública. 6.4. DEL APOYO TÉCNICO La Oficina General de Informática proporcionará todo el apoyo técnico, profesional informático necesario en los sistemas que utiliza la Oficina Financiera (SIAF-SIGA- SISLOG y otros) hasta la culminación del cierre Contable y Presupuestal del ejercicio presupuestal, debiendo prever las posibles contingencias en la operatividad de los sistemas señalados. 7. DISPOSICION COMPLEMENTARIA A la aprobación de la presente Directiva los Órganos y Unidades Orgánicas responsables de la remisión y elaboración de la información mensual y anual de carácter financiero y presupuestario, deberán elaborar los procedimientos internos necesarios para dar cumplimiento de acuerdo a su competencia con la remisión de la citada información. 8. ANEXOS Anexo N 01: Glosario de Términos 10
ANEXO N 01 GLOSARIO DE TÉRMINOS Activo Fijo: Conjunto de bienes duraderos que posee una entidad para ser utilizados en las prestaciones de servicio u operaciones regulares de la entidad. Activo fijo se considera cuando es igual o superior a un 1/8 de la Unidad Impositiva Tributaria vigente. Carta Orden: Documento mediante el cual se solicita al Banco de la Nación, el abono y/o transferencia de fondos a las diferentes cuentas por los servicios prestados. Cuentas de Enlace: Son aquellas que permiten registrar una determinada operación u operaciones en dos o más subsistemas del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental. Como la función de estas cuentas es únicamente la de permitir el registro por separado de una misma operación en diferentes subsistemas, deben mantener saldos iguales de naturaleza contraria, o bien éstos quedar en cero. COA: Es el programa denominado "Confrontación de Operaciones Autodeclaradas". Es la información que deben presentarse a la SUNAT las Unidades Ejecutoras y Entidades del Sector Público Nacional señaladas en la norma, respecto de todas las adquisiciones de bienes y/o servicios, y que en algún momento involucren las utilizaciones de recursos del Estado, aún cuando el proceso de adquisición se realice por encargo de un tercero, sea éste una entidad u organismo público, privado o internacional. Devengado: Es el reconocimiento de un ingreso o gasto en un periodo contable a que se refiere, a pesar de que el desembolso o el cobro pueda ser hecha, todo o en parte, en el período vigente o posterior. También el Devengado es el Hipótesis fundamental de la contabilidad. Sobre esta base, los efectos de las transacciones y demás sucesos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente afectivo), y se informa sobre ellos en los Estados Financieros. Los Estados Financieros elaborados sobre la base de devengado informan a los usuarios no solo sobre transacciones pasadas que suponen ingresos o salidas de flujos de efectivo, sino también sobre obligaciones futuras y de los recursos que representan flujos de ingresos de efectivo o recibir en el futuro. Depreciación: Es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste y/o revalorización que sufre un bien por el uso que se haga de el. Encargo Interno: Habilitaciones de Fondos por Entrega a Rendir Cuenta. Dinero entregado a directivos, funcionarios y empleados,. Principalmente para cubrir gastos por cuenta de la entidad, tales como viajes, alojamiento, entre otros, de acuerdo con la política implementada por aquella. Encargo Generales: Habilitaciones de fondos en calidad de adelantos a contratistas y proveedores. 11
PDT: Es el Programa de Declaración Telemática. Es un sistema informático desarrollado por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) con la finalidad de facilitar la elaboración de las declaraciones juradas bajo condiciones de seguridad del registro de información. Se utiliza para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. SIAF: Son las siglas con las que buena parte de la Administración Pública Nacional y Regional se refiere al "Sistema Integrado de Administración Financiera del Estado". Este es un instrumento e gestión importante y trascendente en la dinámica diaria de la gestión pública. Es un sistema de registro automatizado de las operaciones y el procesamiento de la información en línea mediante el Registro Único de Operaciones, en forma alternativa y simultanea relacionados con la información financiera y presupuestal, que se genera en los subsistemas de Tesorería, Contabilidad, Almacenes, Personal y Presupuesto. Tiene la virtud de integrar a través de la información al gobierno nacional, a los gobiernos regionales, a los gobiernos locales, para preparar la Cuenta General de la República. 12