Área Sistema Nacional de Contabilidad Área Sistema Nacional de Contabilidad Precisiones para el cierre de la información financiera y presupuestal correspondiente al III trimestre Ficha Técnica Autor : Staff de profesionales Título : Precisiones para el cierre de la información financiera y presupuestal correspondiente al iii trimestre Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 61 - Noviembre 2013 Sumario 1. Introducción 2. Precisiones contables 1. Introducción La información contable como instrumento de gestión no es muy aprovechada por quienes dirigen la Administración Pública en los diferentes niveles de gobierno, consideramos que la alta dirección debe tener conocimiento sobre los resultados de las cuentas contables para tomar decisiones oportunas y acertadas. Por otro lado, es lamentable que quienes tienen responsabilidad en la elaboración de los estados financieros y presupuestales no lo hagan en forma oportuna, comprensible y razonable, se espera que el resultado de un trabajo eficiente por parte de los profesionales contables cumplan con los principios de oportunidad, comparabilidad, comprensibilidad y confiabilidad, requisitos que son exigidos por las normas internacionales de contabilidad. En el presente artículo presentamos las precisiones previas para el cierre de la información financiera y presupuestal correspondiente al III trimestre. al III trimestre presentamos los siguientes lineamientos a tener en cuenta: 2.1. Oportunidad del registro contable El registro contable por las operaciones de ingresos, gastos y otros debe ser registrado tan pronto se realice el hecho económico, ello en mérito al principio generalmente aceptado de contabilidad Oportunidad que a la letra dice: «los cambios en el activo, pasivo y en la expresión contable del patrimonio neto, se deben reconocer formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esta medida en términos monetarios». Por otro lado, la Norma Internacional de Contabilidad 1 Presentación de estados financieros menciona que si se produce alguna demora indebida en la presentación de la información, esta puede perder su pertinencia. Para poder presentar la información en forma oportuna, puede ocurrir que se tenga que emitir la información antes de conocer todos los aspectos de una determinada transacción, menoscabándose así la confiabilidad. A la inversa, si la presentación de información se demora hasta poder conocer todos los aspectos, la información puede resultar de alta confiabilidad pero de poco valor para los usuarios, que, entretanto, habrán tenido que tomar decisiones sin ella. Para alcanzar el equilibrio entre pertinencia y confiabilidad, el factor predominante ha de ser cómo satisfacer mejor las necesidades del usuario respecto a la toma de decisión; para poder saber si las operaciones no han sido contabilizadas podemos ingresar al módulo contable del SIAF, eligiendo la siguiente opción: Registro/ Contabiliza/Registros Administrativos. Seguidamente, podemos filtrar los registros contabilizados y/o no contabilizados. 2. Precisiones contables Para la presentación de los estados financieros y presupuestales correspondiente Actualidad Gubernamental N 61 - Noviembre 2013 1
2.2. Tabla de operaciones El artículo 17 de la Ley 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad menciona que el registro contable que se efectúa utilizando el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP), tiene como sustento la tabla de operaciones cuya elaboración y actualización permanente es responsabilidad de la Dirección General de Contabilidad Pública. La tabla de operaciones está constituida por una matriz donde se registran distintas operaciones financieras de ingresos, gastos y otros, las mismas que son procesadas automáticamente mediante el sistema informático, armonizando la relación entre los clasificadores presupuestarios con las cuentas del Plan Contable Gubernamental, tipo de operación, así también permite el registro contable de transacciones complementarias que no afectan el presupuesto pero sí la contabilidad de la operación; sugerimos a los contadores revisar permanentemente la tabla de operaciones en la siguiente ruta del módulo contable del SIAF: Consultas/Tabla de Operaciones. 2.3. Arqueo de fondos de caja chica y valores El arqueo de caja chica consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y, por tanto, el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el cajero. El auditor, el administrador, el contador, el tesorero o ejecutivos asignados para ello suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes; por otro lado, es menester precisar que se deben practicar los arqueos de caja por lo menos una vez al mes y sería oportuno realizar dichos arqueos el último día del trimestre al que corresponde presentar la información, esto es: al 31 de marzo, 30 de junio, 30 de setiembre y 31 de diciembre. Asimismo, no solo se realiza el arqueo de caja al efectivo sino también a los títulos y valores disponibles y vigentes. Cabe recordar que cada vez que las entidades públicas reciben cartas fianzas de terceros esto se controla en cuentas de orden, por lo que el área de contabilidad realiza el respectivo registro contable mediante notas de contabilidad en la siguiente ruta: Registro/Notas de Contabilidad. Elegimos el código: 140000 y secuencia 19 garantías recibidas, generando el siguiente asiento contable: 9103 alores y garantía 340,000.00 910304 Garantías recibidas 9104 alores y garantía por el contrario 340,000.00 910404 Control de garantías de terceros X/x: Por el registro de la carta fianza recibida. Finalmente, recordemos que el saldo de las subcuentas 1101.05 Fondos sujetos a restricción, 1101.07 Depósitos en instituciones financieras no recuperados y 1102.99 Inversiones disponibles no recuperadas, se presentarán en el rubro Otras cuentas del activo. 2.4. Análisis de las cuentas por cobrar Es importante realizar la conciliación de las cuentas por cobrar, ello significa que la entidad debe saber a ciencia cierta quién o quiénes son los que tienen cuentas por cobrar. A efectos de una presentación adecuada en el Estado de situación financiera, los saldos de las cuentas 1201 Cuentas por cobrar, 1202 Cuentas por cobrar diversas y 1203 Préstamos deberán presentarse en el activo corriente y/o activo no corriente, en atención a las fechas de vencimiento de sus componentes (en los rubros que establece el Plan Contable Gubernamental). A continuación, presentamos un caso para analizar la incidencia de la cuentas por cobrar. La Municipalidad de Izcuchaca, con fecha 10 de setiembre, recauda por concepto de impuesto predial la suma de S/.8,000.00 y, según papeleta de depósito N 1234566 de fecha 11 de setiembre, lo deposita en la cuenta corriente del Banco de la Nación. 1201 Cuentas por cobrar 8,000.00 120101 Impuestos y contribuciones 12010101 Impuestos 4102 Impuesto a la propiedad 8,000.00 410201 Impuesto sobre la propiedad inmueble 41020101 Predial 41020101 Predial X/x: Por el registro de la emisión del recibo de ingresos (Fase determinado). 1101 Caja y bancos 8,000.00 110101 Caja 11010101 Caja 1201 Cuentas por cobrar 8,000.00 120101 Impuestos y contribuciones 12010101 Impuestos X/x: Registro por el ingreso a caja. (Fase recaudado) 1101 Caja y bancos 8,000.00 110103 Instituciones financieras 11010301 Cuentas corrientes 1101030109 Impuestos municipales 1101 Caja y bancos 8,000.00 110101 Caja 11010101 Caja X/x: Por el depósito realizado al BN. (Fase recaudado) 2 Actualidad Gubernamental N 61 - Noviembre 2013
Área Sistema Nacional de Contabilidad 8501 Ejecución de ingresos 10,000.00 850105 Recursos determinados 85010503 Impuestos municipales 8201 Presupuesto de ingresos 10,000.00 820105 Recursos determinados 82010503 Impuestos municipales X/x: Por la ejecución presupuestal de ingresos. (Fase recaudado) 2.5. Toma de inventarios y control de salidas Se debe practicar por lo menos un vez al año la toma de inventarios, la Directiva N 003-2012-EF/51.01 Cierre contable y presentación de información para la elaboración de la cuenta general de la República dice: efectuar las conciliaciones y pruebas de comprobación de saldos de las cuentas de balance, considerando fundamentalmente lo siguiente: - Inventario físico de bienes en almacén. - Inventario físico de vehículos, maquinarias y otros. - Inventario físico de edificios y estructuras. - Inventario físico de bienes no depreciables. - Otros. Para el caso del inventario físico de edificios y estructuras, la administración adoptará los procedimientos alternativos de acuerdo a la magnitud de estos bienes y ubicación geográfica, determinando el tamaño de la muestra. Nótese que el inventario es aquel registro documental de los bienes y demás objetos pertenecientes a una entidad pública y que está elaborado a partir de mucha precisión en la plasmación de los datos. También y como consecuencia de la situación recién mencionada, se llama inventario a la comprobación y recuento, tanto cualitativo como cuantitativo de las existencias físicas con las teóricas que fueron oportunamente documentadas. A efectos de registro de los bienes relacionados a los almacenes, en el SIAF-SP se utiliza el grupo 020000, el cual tiene las siguientes secuencias: - 001 Costo de bienes fabricados por la entidad. - 003 Donaciones y transferencias de bienes corrientes y de capital otorgados. - 004 Faltantes de existencias y mermas por pérdida de peso. - 005 Bienes reingresados al almacén. - 006 Costo neto por retiro bienes de capital. - 007 Traslado de construcciones en curso a edificios y/o estructuras. - 008 Donaciones recibidas en bienes de capital e inversiones intangibles. - 009 Bienes corrientes y de capital sobrantes de inventario y alta de bienes. - 010 Aportes a empresas en bienes de capital e intangibles. - 011 Donaciones recibidas en bienes corrientes. - 012 Entradas al almacén de bienes en tránsito. - 013 Traslado de estudios definitivos y otros a construcciones en curso. - 014 Castigo de existencias provisionadas. - 015 Entrega de suministros para consumo, producción e inv. intangibles. - 016 Retribuciones al personal administrativo en bienes. - 019 Transferencias de bienes de capital recibidos y entregados entre entidades públicas. - 020 Entradas al almacén de unidades por recibir. - 024 Traslado de productos terminados a existencias y otros. - 026 Baja de bienes corrientes y de capital. - 029 Entrega de medicamentos por gratuidad de cobertura del SIS. - 030 Transferencia de bienes corrientes. - 031 Entrega de bienes de asistencia social. - 032 Traspaso de bienes entre unidades ejecutoras del mismo pliego. - 033 Edificios, estructuras y terrenos afectados en uso. - 034 Baja contable de edificio y terreno por enajenación de inmuebles. - 035 Traslado a bienes para las ventas por edificio y terrenos. - 037 Desafectación en uso de edificios, estructuras y terrenos La unidad ejecutora BBB recibe de su Pliego 123456 en calidad de transferencia un vehículo, valorizado en S/.22,000.00, para este caso la oficina de contabilidad elabora la nota contable usando los siguientes códigos: 020000-019: 1503 ehículos, maquinarias y otros 22,000.00 150301 ehículos 15030101 Para transporte terrestre 4403 Donaciones de capital recibidas 22,000.00 440302 En bienes 44030203 De otras unidades de gobierno 4403020301 Gobierno nacional X/x: Por la transferencias recibidas de bienes de capital. A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: La Municipalidad Nuevo alle según Pecosa Nº 040 realiza la salida de bienes de los almacenes por la suma de S/.3,000.00, para este caso la oficina de contabilidad elabora la nota de contabilidad usando los siguientes códigos: 020000-015: 5301 Consumo de bienes 530103 Combustible, lubricantes 53010301 Combustible 1,000.00 530105 Materiales y útiles 53010501 De oficina 53010502 Papelería en general 2,000.00 1301 Bienes y suministros de funcionamiento 130103 Combustible, lubricantes 13010301 Combustible 1,000.00 130105 Materiales y útiles 13010501 De oficina 13010502 Papelería en general 2,000.00 X/x: Por la salida de bienes de los almacenes. A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: Actualidad Gubernamental N 61 - Noviembre 2013 3
2.6. Cálculo de las depreciaciones Se entiende por depreciación a una disminución en el valor de la propiedad debido al uso, al deterioro y la caída en desuso. Existen varias razones por las cuales un activo puede disminuir su valor original. De esta manera una máquina puede estar en perfecto estado mecánico, pero cuyo valor puede valer mucho menos que cuando era nueva debido a los adelantos técnicos en el campo de la maquinaria. Sin tomar en cuenta la razón de la disminución del valor de un activo, la depreciación debe ser considerada y registrada en la contabilidad, cuyo registro se registra a través de notas de contabilidad. La Directiva N 003-2012-EF/51.01 Cierre contable y presentación de información para la elaboración de la cuenta general de la República señala que se debe efectuar el cálculo y registro contable de los ajustes técnicos realizados en forma mensual, a excepción de las estimaciones para obligaciones previsionales que son de periodicidad anual de conformidad con los lineamientos emitidos por el órgano rector del Sistema Nacional de Contabilidad, a efectos de registro en el SIAF-SP, se utiliza las notas del grupo 090000, el cual tiene las siguientes secuencias: - 001 Anulación de provisiones del ejercicio vigente. - 002 Provisiones en defecto de ejercicios anteriores. - 003 Devolución de provisiones de ejercicios anteriores. - 004 Estimaciones y provisiones del ejercicio. - 005 Rebaja de otras inversiones intangibles. - 007 Regularizaciones de estimaciones por las planillas de pensiones pagadas en el periodo. - 008 Castigo de amortización de inversiones intangibles. - 009 Corrección de provisiones de ejercicios anteriores. La UE amos Región realiza las depreciaciones de los edificios y unidades de transporte del mes por la suma de S/.5,000.00, en tal sentido, la entidad registra la nota de contabilidad utilizando los códigos 090000-004. 5801 Estimaciones del ejercicio 580101 Depreciación acumulada edificios 58010102 Edificios no residenciales 3,500.00 58010103 Otras estructuras 1,000.00 580102 Depreciación acumulada maquinaria 58010201 ehículos 500.00 1508 Depreciación, amortización y agotamiento 150801 Depreciación acumulada edificios 15080102 Edificios no residenciales 3,500.00 15080103 Otras estructuras 1,000.00 150802 Depreciación acumulada de vehículos 15080201 ehículos 500.00 X/x: Por las depreciaciones mensuales. 2.7. Operaciones de endeudamiento Existen entidades que han celebrado operaciones de deuda, sin embargo estas no se reflejan en la contabilidad. Según el artículo 3 del TUO de la Ley General del Sistema Nacional de Endeudamiento - Ley Nº 28563, las operaciones de endeudamiento público vienen a ser el financiamiento sujeto a reembolso acordados a plazos mayores de un año, destinado a realizar proyectos de inversión pública, la prestación de servicios, para el apoyo de la balanza de pagos y el cumplimiento de la función previsional del Estado, bajo las siguientes modalidades: a) Préstamos. b) Emisión y colocación de bonos, títulos y obligaciones constitutivos de empréstitos. c) Adquisición de bienes y servicios a plazo. d) Avales, garantías y fianzas. e) Asignaciones de líneas de crédito. f) Leasing financiero. g) Titulizaciones de activos fijos o flujos de recursos h) Otras operaciones similares, incluidas aquellas que resulten de la combinación de una o más de las modalidades mencionadas. La Municipalidad Todo Transparente acuerda celebrar un préstamo del Banco de la Nación por la suma de S/.426,837.50 para la compra de un camión compactador, el cual será pagado en el periodo de un año (junio 2013-mayo 2014). Esta operación constituye una operación de endeudamiento de corto plazo, debido a que el periodo de pago abarca dos ejercicios. Asimismo, los intereses generados producto del préstamo ascienden a S/.21,160.99. El contrato del préstamo será contralado a través de cuentas de orden por el monto del préstamo, el cual será registrado mediante Nota de contabilidad. Y en el SIAF se utiliza los códigos 140000-003. 9101 Contratos y compromisos aprobados 426,837.50 910102 Contratos de préstamos internos 9102 Contratos y compromisos por contra 426,837.50 910202 Contratos de préstamos internos X/x: Por el contrato aprobado del préstamo. A continuación, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: 4 Actualidad Gubernamental N 61 - Noviembre 2013
Área Sistema Nacional de Contabilidad Seguidamente, se registrará la siguiente operación por la recepción del desembolso, la misma que es registrada mediante nota de contabilidad y a efectos del SIAF se utiliza los códigos 140000-004. 9102 Contratos y compromisos por contra 426,837.50 910202 Contratos de préstamos internos 9101 Contratos y compromisos aprobados 426,837.50 910102 Contratos de préstamos internos X/x: Por la recepción del desembolso. Según las normas contables, los intereses por devengar deberán ser controlados mediante cuentas de orden, las mismas que son elaboradas mediante notas de contabilidad, que para nuestro ejemplo los intereses son de S/.21,160.99 y a efectos del SIAF se utiliza los códigos 140000-040. Los préstamos aceptados implican modificar el presupuesto institucional, por tal motivo la dependencia correspondiente elabora la resolución de modificación presupuestal en el nivel institucional y el registro de los asientos contables serán registrados mediante Notas de contabilidad, para ello, en el SIAF utilizaremos los siguientes códigos: 100000-020 para la modificación presupuestal de ingresos y 100000-021 para las modificaciones presupuestales de gastos. 9103 alores y garantías 21,160.99 910310 Intereses por devengar 9104 alores y Garantías por contra 21,160.99 910410 Intereses por devengar X/x: Por el registro de los intereses por devengar. 8201 Presupuesto de ingresos 426,837.50 820103 Recursos Operaciones oficiales de crédito 82010301 Crédito interno 8101 Presupuesto institucional de apertura, modificaciones 426,837.50 810103 Recursos Operaciones oficiales de crédito 81010301 Crédito interno X/x: Por el crédito suplementario-ingresos. 8101 Presupuesto institucional de apertura 426,837.50 810103 Recursos Operaciones oficiales de crédito 81010301 Crédito interno 8301 Presupuesto de gastos 426,837.50 830103 Recursos operaciones oficiales de crédito 83010301 Crédito interno X/x: Por el crédito suplementario-gastos. En el SIAF se registran las siguientes notas de contabilidad: 2.8. Transferencias financieras recibidas y/o otorgadas El registro de las transferencias financieras recibidas y/o entregadas es a nivel de unidad ejecutora, cuya información es consolidada por la sede central a nivel pliego. Las transferencias financieras deben corresponder al ejercicio. El registro de las transferencias financieras recibidas se efectuará utilizando el formato Transferencias Financieras Recibidas - TFR, considerando lo siguiente: - Fuente de financiamiento: 04 Donaciones y transferencias - Rubro: 13 Donaciones y transferencias - Clasificadores: 141311 141312 141313 141314 142311 142312 142313 142314 El registro de las transferencias financieras otorgadas se efectuará a través de los formatos: - Transferencias Financieras Otorgadas TFO-1 Actualidad Gubernamental N 61 - Noviembre 2013 5
- Clasificación Funcional de las Transferencias Financieras Otorgadas TFO-2 - Distribución Geográfica de las Transferencias Financieras Otorgadas TFO3 Asimismo, se debe considerar lo siguiente: - Fuente de financiamiento: Según corresponda - Rubro: Según corresponda - Clasificadores: 241311 241312 241313 241314 242311 242312 242313 242314 Si la unidad ejecutora requiere corregir la información registrada, solicitará la apertura al pliego, y si el pliego ha cerrado la información, solicitará la apertura al sectorista responsable de la DGCP. A efectos de la conciliación de las transferencias financieras recibidas o entregadas, las entidades utilizarán el aplicativo WEB y generarán a través de ella el acta correspondiente: <http:// apps.mef.gob.pe/appconciliacion/index.jsp>. 2.9. Intereses generados Los intereses generados por la entidades públicas tales como el canon minero, canon hidroenergético, canon forestal, regalías mineras, Foncomún, entre otros, deben ser registrados en la oportunidad en la que se generaron, de manera que el responsable del área de tesorería tiene la responsabilidad de dicho registro. Por otro lado, para saber a ciencia cierta el monto real de los intereses generados debemos ingresar al link: <http:/apps2.mef. gob.pe/siafcut/index.jsp>, o sino ingresando a la página de la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público del MEF. Seleccionamos la opción techos financieros. A continuación, podemos visualizar los intereses generados a favor de la entidad pública. Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público DGETP Reporte de techos financieros Montos en nuevos soles (S/.) Página: 1 de 1 Fecha: 22/10/2013 Hora: 07:35:21 Entidad Siaf: Municipalidad Distrital de Pilcomayo Rubro: Fondo de Compensación Municipal Tipo Recurso: Subcuenta - FONCOMUN Año Mes Día Techo financiero Origen programación 2013 Octubre 10 33,213.80 Asignación 2013 Octubre 10 101.63 Intereses 2013 Setiembre 10 37,701.97 Asignación 2013 Agosto 29 169.53 Intereses 2013 Agosto 12 33,259.15 Asignación 2013 Julio 19 607.56 Intereses 2013 Julio 10 83,360.60 Asignación 2013 Junio 26 52.98 Intereses 2013 Junio 10 94,410.94 Asignación 2013 Mayo 10 84,574.76 Asignación 2013 Abril 18 201.09 Intereses 2013 Abril 11 74,834.40 Asignación 2013 Marzo 18 1,510.53 Intereses 2013 Marzo 12 72,046.93 Asignación 2013 Marzo 81 102,464.91 Asignación 2013 Enero 28 1,042.23 Intereses 2013 Enero 10 86,797.06 Asignación Total 706,350.07 2.10. Información contable correspondiente al III trimestre Según la Resolución Directoral Nº 008-2013-EF/51.01, se debe presentar la siguiente información: Información financiera EF-1 Estado de situación financiera EF-2 Estado de gestión Hoja de trabajo EF-1 Balance de comprobación Notas a los estados financieros Información presupuestaria EP-1 Estado de ejecución del presupuesto de ingresos y gastos PP-1 Presupuesto institucional de ingresos Anexo PP-1 (a nivel específico) PP-2 Presupuesto institucional de gastos Anexo PP-2 (a nivel específico) Otros anexos TFR Transferencia Financiera Recibida (a nivel pliego) Anexo 1 TFR (A nivel unidad ejecutora) TFO-1 Transferencias Financiera Otorgadas (a nivel pliego) Anexo 1 TFO-1 Transferencias Financieras Otorgadas (a nivel ejecutora) TFO-2 Clasificación Funcional de las Transferencias Financieras otorgadas (a nivel ejecutora) Anexo 1 TFO-2 Clasificación Funcional de las Transferencias Financieras Otorgadas (a nivel ejecutora) TFO-3 Distribución Geográfica de las transferencias Financieras Otorgadas (a nivel pliego) Anexo 1 TFO-3 Distribución geográfica de las Transferencias Financieras Otorgadas (a nivel unidad ejecutora) Acta de conciliación por las transferencias financieras recibidas y otorgadas entre entidades del Estado. 6 Actualidad Gubernamental N 61 - Noviembre 2013