Proceso de PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS SEDES ALTERNAS Y DEPENDENCIAS FUERA DE LA SEDE PRINCIPAL Página 1 de 11 Código:GD-P-010 Versión:03 1. OBJETIVO Elaborar, dar trámite y controlar las Comunicaciones Internas que se emiten y Externas que se reciben en las sedes alternas y dependencias ubicadas fuera de la sede principal de la Universidad del Magdalena. Describir las actividades y los responsables que intervienen en el seguimiento postentrega de las Comunicaciones Oficiales Internas y Externas de la Universidad del Magdalena, a fin de verificar que se dé curso a los trámites correspondientes de acuerdo al contenido y dentro de los plazos acordados. 2. ALCANCE Se ejecuta para centralizar el proceso de filtro de comunicaciones oficiales recibidas y enviadas, radicar y entregar un consolidado de las mismas. Tales comunicaciones son recibidas de lunes a viernes, en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Inicia al recibir las comunicaciones y finaliza al archivar las planillas. 3. RESPONSABLE El responsable de la adecuada aplicación de este documento son los Directores o Coordinadores de las s, Institutos, Centros y demás Unidades Administrativas ubicadas por fuera de la sede principal de la Universidad del Magdalena. Los responsables (Cargo o Rol) de la ejecución de las actividades están identificados en el ítem 5 Descripción de este procedimiento. 4. GENERALIDADES Glosario de Términos: COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación). CONTENEDOR: Elemento que sirve para contener documentos que van a ser enviados a través de correo o mensajería especializada, pueden ser de diversos materiales y formas: sobres de Manila, sobres para cartas, cajas metálicas y de cartón, cilindros, etc. CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. OFICINAS REMITENTES: Son el conjunto de Dependencias de la Institución que en un momento determinado asumen el rol de emisor o remitente de un mensaje escrito, considerado como comunicación oficial. Código: GD-P-010 Versión: 03 Página 1 de 11
RADICACIÓN: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación). REGISTRO: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad ingresa en su sistema manual o automatizado de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o Destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. (Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación). SELLO DE RADICACIÓN: Es el sello que estampa el número de radicación de cada documento tramitado a través del sistema de Filtro Centralizado de Correspondencia, así como también la fecha y la hora de su trámite. Código: GD-P-010 Versión: 03 Página 2 de 11
5. DESCRIPCIÓN 5.1. Recepción y trámite de Comunicaciones Oficiales. N o. 01 02 Responsable/ Dependencia Descripción de la Actividad Recibir comunicación: Recibe la comunicación de manos del remitente y establece si se trata de una comunicación externa recibida o de comunicación interna. Verificar comunicación: Verifica a cual dependencia ha sido enviada la comunicación, es decir, si la dependencia pertenece a la misma o si pertenece a alguna de las otras s de la Universidad, tales como: Administración Central Centro Cultural San Juan Nepomuceno Instituto de Educación a Distancia y formación para el trabajo. Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación Centro de Postgrados y Formación Continua. Centro de Desarrollo Pesquero y Acuícola Museo Etnográfico Centros Zonales (Magangué, El Copey, El Banco, Chimichagua, Astrea, El Difícil, Aguachica, Fundación) Centro Regional de Educación Superior (Pivijay, Aracataca, Dibulla) Para ello toma como referencia lo estipulado en los Instructivos GD-I03 Instructivo para la elaboración de comunicaciones oficiales escritas y GD-I06 Instructivo para la recepción de comunicaciones oficiales. Si se trata de una comunicación externa pasa a la actividad 03. Si se trata de una comunicación interna pasa a la actividad 04. Código: GD-P-010 Versión: 03 Página 3 de 11
N o. Responsable/ Dependencia Radicar: Descripción de la Actividad 03 04 Aplica el sello de radicación de comunicaciones externas recibidas al original y a las copias que le suministren y devuelve una de éstas al remitente. Si se presenta algún tipo de novedad en la radicación o en la comunicación en sí misma, pasa a la actividad 05, si no existe ninguna novedad que reportar, siga a la actividad 06. Nota: Para el caso del Instituto de Educación a Distancia y formación para el trabajo y el Centro de Postgrados y formación continua, las comunicaciones externas a enviar se tramitan y envían en cada una de éstas sedes. Para las demás dependencias, las comunicaciones externas a enviar deben ser tramitadas y enviadas a través del Grupo de. Radicar: Aplica el sello de radicación de comunicaciones internas al original y a las copias que le suministren y devuelve una de éstas al remitente. Si se presenta algún tipo de novedad en la radicación o en la comunicación en sí misma, pasa a la actividad 05, si no existe ninguna novedad que reportar, siga a la actividad 06. Nota: Para el caso de que la comunicación interna sea entregada por el mensajero interno con número de radicación de otra sede; no debe ser radicado, solo debe ser registrada y entregada a su destinatario. Código: GD-P-010 Versión: 03 Página 4 de 11
N o. 05 06 07 08 Responsable/ Dependencia Registrar novedades: Descripción de la Actividad En caso de presentarse alguna novedad con la comunicación, diligencia el formato de novedades. Para esta actividad aplica lo establecido en el Instructivo GD-I06 Instructivo para la recepción de comunicaciones oficiales. Nota: Las posibles novedades son: enmendaduras, anexos enviados por correo electrónico, radicado repetido, anexos incompletos y cualquier otra situación que deba ser reportada y que en determinado momento podría afectar la transparencia en la asignación de números de radicación. Enviar vía fax: Si la comunicación oficial tiene carácter urgente, envía a través de fax, correo electrónico la comunicación o, si es posible, entrega inmediatamente al destinatario correspondiente. Si la comunicación es entregada inmediatamente por planilla de radicación, pase a la actividad 14. Clasificar y registrar en las planillas de radicación: Dependiendo de la a la cual pertenecen los destinatarios de las comunicaciones, clasifica y registra éstas. Para lo cual, tiene en cuenta lo estipulado en el Instructivo GD-I01 Instructivo para el registro de comunicaciones oficiales. Imprimir planillas y preparar paquetes por s: Elabora una planilla por cada a la cual han sido remitidas las comunicaciones. Para el caso de las comunicaciones con destino a otras s distintas a aquella en la que se produjo la comunicación, radica en el libro de entrega de comunicaciones oficiales los números de radicado y el número total de comunicaciones que entrega al mensajero interno. Código: GD-P-010 Versión: 03 Página 5 de 11
N o. 09 10 11 12 13 Responsable/ Dependencia Mensajero Interno /Grupo de Funcionario o Contratista/ Mensajero Interno /Grupo de Mensajero Interno /Grupo de Descripción de la Actividad Entregar comunicaciones: Para el caso de las comunicaciones remitidas a las otras s, entrega al mensajero interno, las comunicaciones y la planilla correspondiente. Para el caso de las comunicaciones con destinatarios dentro de la misma, entrega la comunicación al destinatario correspondiente y le solicita que firme la planilla de radicación de comunicaciones oficiales, siguiendo los lineamientos del Instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad. Pase a la actividad 10. Verificar radicados y firmar planilla: Verifica que las comunicaciones radicadas en cada planilla, correspondan a lo consignado en éstas y firma el libro de entrega de comunicaciones oficiales que se encuentra disponible en cada, dejando constancia de la fecha y hora de recibo. Remitir planillas de radicación: Envía semanalmente, las planillas de radicación de comunicaciones oficiales al Grupo de Gestión Documental para centralizar su control. Entregar las comunicaciones oficiales: Entrega la comunicación al destinatario correspondiente y le solicita que firme la planilla de radicación de comunicaciones oficiales, siguiendo los lineamientos del Instructivo GD-I02 Instructivo para la Distribución de Comunicaciones Oficiales, como constancia de que se ha recibido a conformidad. Filtrar: En caso de que la comunicación oficial no sea recibida por el funcionario y/o dependencia destinataria, porque se considera que el asunto no es de su competencia, registra en la planilla a cuál dependencia o funcionario es filtrada la comunicación. Código: GD-P-010 Versión: 03 Página 6 de 11
N o. 14 15 16 17 18 19 Responsable/ Dependencia Mensajero Interno /Grupo de Auxiliar de Archivo /Grupo de Auxiliar de Archivo /Grupo de Auxiliar Administrativo / Grupo de Gestión Documental Profesional especializado Responsable del Grupo de Profesional especializado Responsable del Grupo de Entregar planillas: Descripción de la Actividad Una vez entregadas todas las comunicaciones en las distintas s, procede a entregar las planillas al Auxiliar de Archivo del Grupo de Gestión Documental para centralizar su control. Verificar: Recibe las planillas de radicación de comunicaciones oficiales y verifica que todos los registros estén debidamente firmados por los destinatarios, así como también las que hayan sido filtradas a dependencias distintas a las que inicialmente habían sido remitidas. Avala la conformidad de la planilla con su firma. Escanear: Digitaliza las planillas de radicación de comunicaciones oficiales. Esta actividad se lleva a cabo semanalmente. Archivar planillas de radicación: Archiva las planillas de radicación de comunicaciones oficiales, siguiendo los lineamientos del Acuerdo 042 de 2001 del Archivo General de la Nación. Evaluar el servicio prestado: Evalúa el servicio prestado a través de la aplicación del formato de encuesta de evaluación del servicio a los usuarios con herramientas y metodologías adecuadas a la prestación del servicio. Nota: Esta información debe ser consolidada y analizada en un informe de evaluación del servicio prestado. Evaluar servicio no conforme: Identifica no conformidades en la prestación del servicio y procede a ejecutar lo establecido en el procedimiento GC-P05 Procedimiento para el control del servicio no conforme. Código: GD-P-010 Versión: 03 Página 7 de 11
6. MARCO LEGAL Tipo de Norma Constitución Política de Colombia Ley Decreto Acuerdo Acuerdo Resolución Entidad que Emite Asamblea Nacional Constituyente República de Colombia Presidencia de la República Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Universidad del Magdalena Nº Identificación Fecha de Expedición (DD/MM/AAAA) N/A 20/07/1991 594 14/07/2000 229 01/02/1995 060 30/10/2001 042 31/10/2002 145 01/03/2012 Descripción de artículos, capítulos o partes de la Norma que aplican al documento Por la cual se expide la Constitución Política. Articulo 23 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Artículos 21, 22, 23 y 26. Por el cual se reglamenta el servicio postal. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Por la cual se actualiza la codificación y los acrónimos de las Dependencias, Grupos Internos de Trabajo, Consejos y Comités de la Universidad del Magdalena 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de calidad y Procedimientos de la Universidad del Magdalena. 8. REGISTROS Código Formato No Aplica No Aplica Identificación Nombre Planilla de radicación de Comunicaciones Oficiales Internas y externas recibidas Libro de Radicación de Comunicaciones de trámite urgente Almacenamiento (Archivo de gestión) Lugar y Medio Grupo de Gestión Documental (Magnético y Físico) Grupo de Gestión Documental (Físico) Tiempo de Retención 1 Año 1 Año Protección Responsable de Archivarlo Auxiliar de Archivo/ Grupo de Gestión Documental Auxiliar de Archivo/ Grupo de Gestión Documental Recuperación (clasificación para consulta) Cronológico Cronológico Disposición (Acción cumplido el tiempo de retención) Conservación Total Conservación Total El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al procedimiento GC-P02 Procedimiento para el Control de Registros. Código: GD-P-010 Versión: 03 Página 8 de 11
9. REGISTRO DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN 01 18/12/2009 5.1. Trámite de comunicaciones oficiales internas y recepción de comunicaciones oficiales externas y externas a enviar 02 31/01/2011 Todos Ajuste de cada una de las actividades a las necesidades de las s como del Grupo de. Modificación de la denominación de las dependencias involucradas en el Procedimiento, en concordancia con el Acuerdo Superior 017 de 2011 y la Resolución Rectoral 0145 de 2012. Elaboró Revisó Aprobó Melina Sofía Mercado G. Responsable del Grupo de 22/10/2013 Eira Rosario Madera Reyes Asesora de Calidad Grupo de Gestión de la Calidad 07/11/2013 Pedro Eslava Eljaiek Vicerrector Académico Delegado de funciones Rectorales 13/11/2013 10. ANEXOS 10.1. Flujograma para el procedimiento para el control de comunicaciones oficiales en las sedes alternas y dependencias fuera de la sede principal. Código: GD-P-010 Versión: 03 Página 9 de 11
10.1. Flujograma para el procedimiento para el control de comunicaciones oficiales en las sedes alternas y dependencias fuera de la sede principal. INICIO Comunicación Recibir la comunicación Direccionar la comunicación a la unidad administrativa competente Externa Tipo de comunicación recibida Interna Se empleó el formato de comunicaciones oficiales? Sí No Devolver la comunicación al remitente Los plazos indicados permiten entrega oportuna? No Sí 1 2 Aplicar sello de radicación No Es de carácter urgente la comunicación? Sí 2 Envíar por fax, correo electrónico o entrega inmediatamente Alguna novedad en la radicación del documento? No Sí Diligenciar formato de novedades de radicación Formato 3 1 Clasificar y registrar en las planillas de radicación Imprimir planillas y prepara paquetes por sedes Entregar comunicaciones Mensajero Interno / Grupo de Verificar radicados y firmar planilla Remitir planillas de radicación Mensajero Interno / Grupo de Entregar las comunicaciones oficiales Mensajero Interno / Grupo de Filtrar 1 Código: GD-P-010 Versión: 03 Página 10 de 11
1 3 Mensajero Interno / Grupo de Entregar planillas Auxiliar de Archivos / Grupo de Verificar Auxiliar de Archivos / Grupo de Escanear Auxiliar de Archivos / Grupo de Archivar planillas de radicación Unidad documental Planillas de Responsable / Grupo de Evaluar Servicio Prestado Responsable / Grupo de Encuesta de Evaluación del Servicio Informe de Evaluación del Evaluar Servicio No Conforme FIN Código: GD-P-010 Versión: 03 Página 11 de 11