ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DEL SECRETARIADO Organización de viajes nacionales e internacionales INTRODUCCIÓN Razones por las que se hacen viajes profesionales. Negociaciones que deben efectuarse personalmente. Cerrar acuerdos y celebrar contratos. Publicidad y promoción de los productos o servicios de la empresa: participación en conferencias, exposiciones, etc. Intercambio de información con otros profesionales. En ocasiones, desde la empresa se pueden organizar viajes con fines lúdicos: incentivos a los empleados, etc. Para su organización, necesitaremos recurrir a las agencias de viajes, aunque también, si tenemos conocimientos, podremos organizar el viaje desde la propia empresa. LAS AGENCIAS DE VIAJES Concepto Sociedades mercantiles que, con la licencia correspondiente, se dedican en exclusiva a la mediación y/u organización de servicios turísticos, con medios ajenos y, en ocasiones, propios (transporte, hostelería, alojamiento, etc.). Como agencias, tienen la obligación de informar sobre todas las alternativas del mercado a la hora de ofrecer un servicio (un agente es un mediador entre proveedores y clientes, que trabaja a comisión). Servicios de las agencias de viajes Como mediadores: 1. Venta de billetes. 2. Reservas de plazas. 3. Venta de paquetes turísticos (servicios integrados: viaje, alojamiento, manutención, etc.). 4. Representación de otras agencias. Como proveedores de servicios: 1. Información turística: distribución de folletos y propaganda, etc. 2. Cambio de divisas y venta y cambio de cheques de viajeros. 3. Expedición de equipajes. 1
4. Formalización de seguros turísticos. 5. Alquiler de vehículos. 6. Reserva, compra y venta de billetes para espectáculos museos, monumentos, etc. 7. Fletes de medios de transporte. 8. LAS RESERVAS: MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN DE RESERVAS Las reservas permiten obtener de antemano un servicio turístico que, de demandarse en fechas de alta demanda ( temporada alta ), no se podrían conseguir por agotamiento de plazas. Para la tramitación de una reserva, se suele seguir el siguiente procedimiento: 1. Contactar con la agencia de viajes, o proveedor de servicios. 2. Consultar sobre la disponibilidad de plazas de transporte o alojamiento en las fechas deseadas. 3. De existir tal disponibilidad, y estar conforme con las tarifas y condiciones (y previa consulta al interesado, por supuesto), confirmar la plaza, para lo cual, se nos solicitará una serie de datos. a) Identificación del viajero. b) Nº de documento de identificación (NIF o pasaporte). c) Medio de pago (habitualmente, con tarjeta de crédito, de la que se nos pedirán los números de identificación y la fecha de caducidad; o por transferencia bancaria, y en ese caso nos darán su número de cuenta corriente). d) Pago de un depósito previo (un 40%) cuya devolución, en caso de cancelación anticipada, dependerá de la antelación con que se haga. La reserva puede efectuarse directamente en la oficina de la agencia, por teléfono, o a través de Internet. ORGANIZACIÓN DEL VIAJE Preparación Un modelo de plan para la preparación de un viaje, podría ser el siguiente: Objetivo del viaje. Destino. Itinerario de ida y vuelta. Medio preferente de transporte, medios alternativos. Duración de la estancia. Fecha de salida. 2
Actividades a realizar. Logística: De oficina. De financiación. Documentación. Servicios complementarios en destino (medios de transporte en destino, actividades lúdicas o culturales, etc.). Fecha de regreso. Información necesaria Tanto si la reserva la gestiona una agencia de viajes como si la hacemos personalmente, necesitaremos tener a mano una serie de informaciones. Sobre el viaje mismo Datos identificativos del viajero: Nombres y apellidos, fecha de nacimiento, nº de documento identificativo (DNI, pasaporte, etc.), etc. Lugar de destino. Fecha y hora prevista de salida. Fecha y hora prevista de llegada. Medios de transporte preferentes y alternativos. Asientos de fumador, o no fumador (si existe la opción). Medios de transporte a utilizar en destino (coche o autobús de la compañía, coche de alquiler, taxi, etc.). Tipo de alojamiento y categoría. Menús preferidos, y dietas requeridas. Opciones de seguro (equipaje, accidentes, enfermedad, etc.). Presupuesto. Sobre el lugar de destino Idioma, necesidades de intérprete. Situación económica: nivel de precios y de renta (para prever los gastos de estancia). Moneda del lugar, divisas y tipos de cambio. Medios de pago disponibles: tarjeta de crédito, cheques o divisas (pagar en euros u otra moneda foránea). Situación política, usos y costumbres. Especial atención a lo que pueda estar prohibido. Sedes diplomáticas en destino (embajadas, consulados u otras oficinas de representación). 3
Callejero, plano y guía turística. Distancias a recorrer en destino: entre el alojamiento y los lugares de actividades (a tener en cuenta a la hora de buscar alojamiento). Actividades de ocio y cultura accesibles. Conocimiento del transporte público disponible en destino (autobuses, metro, cercanías, etc.). Equipaje Del equipaje personal se va a ocupar el propio viajero, naturalmente, pero del profesional, podría dejarlo en manos de su asistente o personal de secretariado. Debe planificarse con anticipación el material que necesitará: Documentación. Agenda (en papel, o PDA). Ordenador portátil. Teléfono móvil. Calculadora. Complementos: cargadores, soporte para software, datos, etc. material de escritura: cuaderno, pluma, etc. Respecto a equipaje en conjunto, es preciso informar al viajero (y por tanto, informarse previamente) sobre las posibles limitaciones del equipaje en cuanto al: número de bultos, peso y volumen máximo, pago de suplementos en caso de sobrepasar estos límites, restricciones del equipaje de mano (muy importante en vuelos: es una normativa que varía continuamente y es muy restrictiva), regulación de mercancías especiales (animales, mercancías peligrosas, etc.) Formalización de seguros por pérdida, daños o demoras en la entrega de equipajes. PROGRAMA DE VIAJE Y CONCLUSIONES AL REGRESO Antes de iniciar el viaje, conviene programar las actividades a realizar. Se llevará a cabo una planificación de actividades a realizar en destino. Algo así como: Fecha Hora Actividad Observaciones 4/4/2007 10:50 Llegada al aeropuerto. Recogida en autobús de la compañía. 4
4/4/2007 12:00 Llegada al hotel. Inscripción en recepción para el congreso. No olvidar presentar la invitación. Al regreso, el viajero seguramente traerá una buena cantidad de documentación, no necesariamente ordenada. Será preciso ordenarla y archivarla en los expedientes correspondientes. También se procederá a la contabilización y liquidación de los gastos de viaje, de acuerdo a la relación de gastos que traiga el viajero, o de las justificaciones de gasto que pueda aportar (recibos, tickets, etc.). ACTIVIDADES 1. Consulta en una agencia de viaje por una reserva en un hotel lejano, y anota los datos que te requieren. 2. Comprueba qué medios de transporte existen para ir a París a final de mayo, y cuánto cuesta cada uno. 3. Doña Laura Casademont Delpí tiene unas Jornadas de Trabajo en Bruselas, relacionadas con el estudio de la especialidad de la empresa. Se celebrarán en el Crowne Plaza Brussels City Centre, hotel en el que no podrá hospedarse por falta de plazas. Estará tres días fuera. Su actividad diaria será la siguiente: (a) Horario de trabajo: de 10:00 a 18:00. (b) Horario de almuerzo: de 14:00 a 15:30. (c) Descanso por la tarde: de 16:30 a 17:00. Preparad la siguiente documentación: i. Itinerario de ida y vuelta. ii. Documentación necesaria para el viaje. iii. Medios de pago disponibles. Divisas que se pueden utilizar. iv. Residencia en Destino. Buscad un hotel adecuado y cercano al lugar de trabajo. v. Medios de transporte disponibles en destino. vi. Logística para el viaje (material mínimo necesario). vii.posibles actividades lúdicas al finalizar el trabajo. 5